Excel 2003

Mở tệp mới: C1: Vào Menu File/New thì Excel sẽ mở hộp thoại New cho phép chọn 1 khuôn mẫu tuỳ ý rồi O.K C2: Nhấn tổ hợp phím CTRL + N hoặc kích chuột chọn biểu tượng New trên thanh công

Bài 1 : TỔNG QUAN VỀ EXCEL

1 GIỚI THIỆU

Microsoft Excel là một hệ chương trình xử lý Bảng tính điện tử rất đa dạng, tiện lợi và thông dụng Các nhiệm vụ chính của MS Excel:

 Tính toán (cộng, trừ, nhân, chia,…v v )

 Thống kê số liệu nhờ các chức năng của Hàm (Function).

 Khởi động:

C1: Vào nút Start\ Program\ Microsoft Office\ Microsoft Excel 2003

C2: Nhấp kép chuột vào biểu tượng Microsoft Excel ngoài màn hình nền Desktop

 Thoát khỏi Excel:

Cách 1: Nhấn tổ hợp phím Alt-F4

Cách 2: Chọn menu File\ Exit

Cách 3: Click chuột tại nút Close (X)

 Giao diện Excel:

Bảng tính điện tử (Worksheet) của Excel là một bảng tính có kích thước lớn gồm

256 CỘT (Column) được ký hiệu là A,B,C…Z; AA, AB,AC…AZ,…đến IV… và 65536 HÀNG (Row) được ký hiệu từ 1 đến 65536 Lập thành những đơn vị nhập dữ liệu và xử lý dữ liệu gọi là Ô (Cell)

⇒ Cũng như ở những cửa sổ khác, Excel gồm có: thanh tiêu đề (Title bar), thanh menu lệnh (Menu bar), thanh công cụ (Toolbar), thanh trạng thái (Status bar) Ngoài ra còn có thêm thanh công cụ định dạng (Formatting Toolbar), thanh công thức (Formula Bar), cửa sổ tập bảng tính (Workbook Windows)

⇒ Các thao tác trên Sheet

- Đặt lại tên Sheet: vào menu Format\ Sheet\ Rename, gõ tên mới

- Xoá Sheet: vào menu Edit\ Delete Sheet.

- Di chuyển Sheet: click chuột vào tên Sheet rồi di chuyển đi

- Seo chép Sheet: nhấn giữ phím Ctrl trong khi di chuyển

Chú ý: ta có thể click phải chuột vào tên Sheet rồi chọn lệnh: Rename, Insert, Delete để thực hiện các thao tác trên

2 CÁC THAO TÁC VỚI TỆP:

a Mở tệp mới:

C1: Vào Menu File/New thì Excel sẽ mở hộp thoại New cho phép chọn 1 khuôn mẫu tuỳ ý rồi O.K

C2: Nhấn tổ hợp phím CTRL + N hoặc kích chuột chọn biểu tượng New trên thanh công cụ

b Lưu tệp hiện hành thành một file.

B1: Vào Menu File/Save hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + S hoặc F12 hoặc kích chọn biểu tượng Save trên thanh công cụ Xuất hiện hộp thoại:

B2 Tại Save in: Chọn ổ đĩa hoặc thư mục để lưu file

c Mở một tệp đã có sẵn.

B1: Vào Menu File/Open hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + O hoặc kích chọn biểu tượng Open trên thanh công cụ Xuất hiện hộp thoại:

3 CÁC THAO TÁC CƠ BẢN

 Di chuyển con trỏ ô:

- Sử dụng chuột: Dùng chuột tác động lên 2 thanh trượt sao cho ô cần chuyển đến hiện ra trong khung cửa sổ rồi click chuột tại ô này

- Sử dụng phím: Dùng các phím mũi tên để di chuyển lên, xuống, trái, phải Hoặc dùng phím Enter để di chuyển xuống

 Nhập dữ liệu cho ô:

- Đặt dấu nháy tại ô muốn nhập dữ liệu, nhập dữ liệu cho ô có con trỏ

 Sửõa dữ liệu ô:

- Đặt con trỏ tại ô cần sửa, nhấn phím F2, hoặc Click chuột trên thanh công thức, hoặc click kép chuột tại ô cần sửa để chuyển sang chế độ hiệu chỉnh dữ liệu

 Xoá dữ liệu ô:

- Đặt con trỏ tại ô muốn xoá, nhấn phím Delete

- Nếu muốn xoá dữ liệu một khối ô, thì bôi đen chọn khối và nhấn phím Delete

 Thay đổi kích thước các cột bằng nhau:

- Tô khối các cột muốn thay đổi, chọn Format\

Columns\ Width… xuất hiện hộp thoại, tại khung

Column Width nhập độ lớn rồi chọn OK

 Chèn thêm cột:

- Chọn (các) cột muốn chèn thêm

- Vào Insert\ Columns, Hoặc nháy phải chuột tại khối cột chọn Insert

 Xoá cột:

- Chọn (các) cột muốn xoá, chọn Edit\ Delete…, hoặc nháy phải chuột chọn Delete

 Ẩn cột:

- Chọn (các) cột cần ẩn

- Chọn menu lệnh Format\ Column\ Hide

 Hiện cột:

- Chọn khối ngang qua các cột đã ẩn

- Chọn menu lệnh Format\ Column\ Unhide

Chú ý: Đối với ẩn hoặc hiện hàng thì cũng tương tự , chỉ thay Column thành Row.

 Chèn thêm hàng:

- Chọn (các) hàng muốn chèn thêm

- Vào Insert\ Rows, Hoặc nháy phải chuột tại khối hàng chọn Insert

 Xoá hàng:

- Chọn hàng muốn xoá, chọn Edit\ Delete…, hoặc nháy phải chuột chọn Delete

 Đối với khối:

- Khối là tập hợp từ 2 hay nhiều ô liên tiếp nhau

- Địa chỉ khối được ghi theo cú pháp:<địa chỉ ô góc trên bên trái : địa chỉ ô góc dưới bên phải> Ví dụ khối A1:C5 (đây là khối từ ô A1 tới ô C5)

Bài 2: ĐỊNH DẠNG BẢNG TÍNH

1 Định dạng font:

Ngoài cách sử dụng các công cụ có sẵn trên

thanh công cu,ï còn có những cách định dạng

khác

 Định dạng kí tự:

Tô khối ký tự muốn định dạng vào Format\

Cells\ Font hoặc click phải vào bảng tính

Excel chọn Format Cells….\ Font

⇒Tại Font: chọn Font chữ

⇒Tại Font Style: tạo các dạng chữ (đậm,

nghiêng )

⇒Tại Size: chọn cỡ chữ.

⇒Tại Color: chọn màu cho chữ

⇒Tại Normal font: chọn lại Font chữ mặc nhiên đã định trước đó.

⇒Tại Underline: tạo chữ có gạch dưới

⇒Tại Effects : tuỳ chọn.

- Strikethrough: gạch ngang thân chữ.

- Superscript: tạo chữ là chỉ số trên.

- Subscript: tạo chữ là chỉ số dưới.

2 Định vị trí dữ liệu trong ô:

- Chọn khối cần định dạng

- Chọn Format\ Cells\ Alignment

⇒Tại Horizontal: Canh dữ với chiều ngang

ô

⇒Tại Vertical: Canh dữ liệu chiều dọc ô.

⇒Tại Orientation: Xoay chữ theo chiều tuỳ ý.

⇒Tại Text control:

- Wrap text: Tạo nhiều dòng trong 1 ô, hoặc

có thể nhấn tổ hợp phím Alt-Enter để xuống

dòng trong ô

- Shrink to fit: Đặt dữ liệu vừa đủ ô.

- Merge cells: Gộp nhiều ô thành 1 ô.

3 Sao chép định dạng:

Khi muốn định dạng các ô giống như ô đã định dạng trước, ta dùng chức năng sao

- Click nút Format painter trên thanh công cụ để sao chép một lần, double click

để sao chép nhiều lần

- Chọn ô hay khối muốn định dạng theo mẫu

4 Kẻ khung:

- Tô khối phần bảng tính mà bạn muốn

kẻ khung Chọn Format\ Cells\ Border

Hoặc click vào dấu mũi tên xuống tại biểu

tượng Borders trên thanh công cụ.

5 Tô màu:

- Tạo màu cho khung: Vào menu Format\

Cells\ Patterns, hoặc click chuột vào biểu

tượng Fill Color trên thanh công cụ, hoặc

click chuột vào biểu tượng Fill Color dưới

thanh Drawing

- Tạo màu cho chữ: hoặc click chuột vào

biểu tượng Font Color trên thanh công cụ, hoặc click chuột vào biểu tượng Font

Color dưới thanh Drawing.

Chú ý: Có thể kích hoạt Format\ Cells, bằng cách nhấn tổ hợp phím Ctrl-1

6 Định dạng dữ liệu

 Dữ liệu số:

- Định dạng dữ liệu số có dấu phân biệt ngàn, triệu Vào menu Format\ Cells\ Number\ Number Chọn Use 100 Separator(.) Hoặc thêm bớt số lẻ tại khung Decimal places Có thể sử dụng công cụ Increase Decimal và Decrrease Decimal trên thanh công cụ để thêm bớt số lẻ

- Thêm số 0 phía trước của một số Vào menu Format\ Cells xuất hiện hôïp thoại, chọn Number Tại khung Category chọn Custom rồi click vào khung Type gõ 0.0

 Dữ liệu ngày:

- Nếu khi nhập dữ liệu ngày vào ô mà hiển thị không đúng ta phải định dạng lại

- Định dạng chọn Format\ Cells\ Number\ Date, chọn các dạng trong mục Type

- Muốn hiển thị theo ngày Việt Nam, chọn Custom\ Click vào Type gõ (dd/mm/yyyy)

 Dữ liệu giờ:

- Nếu khi nhập dữ liệu giờ vào ô mà hiển thị không đúng ta phải định dạng lại

- Định dạng chọn Format\ Cells\ Time\ OK, hoặc chọn Custom, click vào khung Type gõ (hh:mm:ss)

 Dữ liệu tiền tệ:

- Định dạng: Chọn Format\ Cells\ Number\ Currency Tại Symbol chọn đơn vị tiền tệ các nước

- Muốn định dạng theo ý muốn, chọn Custom Click vào Type gõ #,# # 0 “chuỗi”.

 Dữ liệu %:

- Click vào biểu tượng Percent Style trên thanh công cụ

 Dữ liệu công thức:

- Là một công thức và bắt đầu là dấu =

- Kế đến có thể là giá trị hằng, (nếu là chuỗi thì phải bao trong dấu ngoặc kép)

“…”, địa chỉ ô/ vùng hoặc tên ô/ vùng, hàm, các toán tử

7 Các loại địa chỉ ô

 Địa chỉ tương đối: Là địa chỉ bị thay đổi khi sao chép công thức đến vùng đích

và sẽ biến thiên theo vị trí ô chép đến

- Ví dụ: A1, D5, E9 ….

 Địa chỉ tuyệt đối: là địa chỉ không thay đổi khi sao chép công thức, nếu có yêu

cầu sao chép công thức mà địa chỉ ô tham chiếu trong công thức phải cố định Khi muốn biến thành địa chỉ tuyệt đối ta nhấn phím F4

- Ví dụ: B2: Địa chỉ tương đối.

$B2: Địa chỉ tuyệt đối cột, tương đối dòng

$B$2: Địa chỉ tuyệt đối cột và dòng (Cố định ô B2)

$B$2 : $B$3: cố định từ ô B2 đến ô B3

8 Sắp xếp CSDL (Sort) :

Đưa con trỏ vào ô cơ sở dữ liệu

Chọn Data, Sort: Xuất hiện hộp thoại Sort

My data range has:

Header Row: Xác định có dòng tên vùng tin trong vùng dữ liệu

No Heard Row: Xác định không có dòng tên vùng tin trong vùng dữ liệu

Lưu ý:

Có thể dùng công cụ Sort Ascending (Tăng dần) và Sort Descending (Giảm dần) Trên thanh công cụ để sắp xếp nhanh bằng cách đưa con trỏ vào ô của cột dùng làm khoá sắp xếp rồi Click vào các công cụ trên

Sắp xếp chính

(Khóa tiêu chuẩn)

Nếu sắp chính trùng

(Chọn khóa phụ nếu cần)

Tăng dần

A  Z Giảm dần Z A

Bài 3: TẠO CÔNG THỨC CƠ BẢN

1 Công thức cơ bản trong Excel:

- Công thức được tạo ra để tính toán và trả lại giá trị cho ô bảng tính Phải nhập

kí tự “=” trước khi nhập nội dung công thức Kí tự này giúp Excel nhận biết và thực hiện công thức

Ví dụ: Muốn tính tổng giá trị có trên ô C5, C6 và kết quả đặt ở trên ô D6, chúng ta nhập công thức “=C5 + C6” vào ô D6

- Kết quả tính toán sẽ hiển thị tại ô, còn nội dung công thức (gồm cả kí tự =) có thể nhìn thấy trên thanh công thức Formula Bar

- Chúng ta có thể chỉnh sửa nội dung công thức và cuối cùng là nhấn phím Enter để công thức được tính toán lại và trả về giá trị cho ô

2 Phép toán trong công thức số học

Danh sách các phép toán và các kí tự khác dùng trong công thức số học được liệt kê trong bảng sau:

/ (gạch chéo) Phép chia

( ) (cặp dấu ngoặc đơn) Toán tử trong dấu ngoặc luôn được tính toán trước

^ (dấu mũ) Phép mũ (VD: 2^3 tương đương 2*2*2)

* Nhận biết và sửa lỗi

- Lỗi #####: Lỗi xảy ra khi chiều rộng cột không đủ để hiển thị kết quả tính

toán Sửa lỗi bằng cách tăng chiều rộng cột đó hoặc thu nhỏ kích thước phông chữ

- Lỗi #VALUE!: Lỗi xảy ra do người sử dụng dữ liệu hoặc toán tử tham gia vào

công thức không đúng yêu cầu của công thức

- Lỗi #DIV/0!: Lỗi xảy ra khi chia một số cho 0 hoặc mẫu số của phép tính là

một ô không có dữ liệu Sửa lỗi bằng cách nhập công thức khác

- Lỗi #NAME?:Lỗi xảy ra khi Excel không xác định được các kí tự trong công

thức Ví dụ sử dụng một tên vùng ô chưa được định nghĩa

- Lỗi #N/A :Lỗi xảy ra do không có dữ liệu để tính toán

- Lỗi #NUM!:Lỗi xảy ra do sử dụng dữ liệu không đúng kiểu số Cần định dạng

lại dữ liệu tham gia vào công thức

Bài 4: SỬ DỤNG HÀM (FUNCTION)

I GIỚI THIỆU:

Hàm là một đoạn chương trình được soạn sẵn nhằm thực hiện một yêu cầu tính toán chuyên biệt Tại ô thực hiện, hàm sẽ cho kết quả là một giá trị, một chuỗi hoặc một thông báo lỗi

Dạng thức tổng quát của hàm như sau:

TÊN HÀM (tham số 1, tham số 2,……, tham số n)

• Tên hàm không phân biệt chữ chữ hoa hay chữ thường

• Nếu hàm đứng ở vị trí đầu công thức thì phải có dấu bằng (=) đặt phía trước

• Các tham số có thể là các trị số, các ô, hoặc khối Mỗi tham số phải được phân cách với nhau bằng dấu bằng dấu phẩy “,” hoặc dấu chấm phẩy “;” (Do sự chỉ

định trong chương trình Control Panel tại mục List Separator trong Regional

Settings).

NHÓM HÀM KÝ VĂN BẢN (TEXT)

1 Hàm LEFT:

a Tác dụng: lấy n kí tự từ bên trái của chuỗi

b Cú pháp: = LEFT (chuỗi ; n) ↵

Ví dụ:

2 Hàm RIGHT:

a Tác dụng: lấy n kí tự từ bên phải của chuỗi

b Cú pháp: = RIGHT (chuỗi ; n) ↵

Ví dụ:

3 Hàm MID:

a Tác dụng: Lấy n kí tự của chuỗi tính từ ký tự thứ m qua phải.

b Cú pháp: = MID(chuỗi;m;n) ↵

b Cú pháp: = LEN (chuỗi) ↵

Ví dụ:

5 Hàm TRIM:

a Tác dụng: Cắt bỏ các kí tự trắng vô ích của chuỗi.

b Cú pháp: =TRIM (chuỗi) ↵

Ví dụ:

= TRIM(“TTTH HỮU TUẤN ”)↵ → “TTTHHỮU TUẤN”

6 Hàm LOWER:

a Tác dụng: Đổi các kí tự trong chuỗi ra chữ thường

b Cú pháp: =LOWER (chuỗi) ↵

Ví dụ: = LOWER(“TRUNG QUANG”↵ → trung quang

7 Hàm UPPER:

a Tác dụng: Đổi các kí tự trong chuỗi ra chữ in hoa

b Cú pháp: = UPPER (chuổi) ↵

Ví dụ: = UPPER (“trung quang”↵ → TRUNG QUANG

8 Hàm PROPER:

a Tác dụng: Đổi các kí tự đầu của một từ trong chuỗi ra chữ in hoa các kí tự còn

lại thì có chữ thường

b Cú pháp: =PROPER (chuỗi) ↵

Ví dụ: = PROPER (“trung quang”↵ → Trung Quang

BÀI 5: NHÓM HÀM SỐ VÀ THỐNG KÊ

1 Hàm SUM:

a Cú pháp: = SUM(khối)↵

b Tác dụng: Tính tổng các trị số trong khối.

Ví dụ : =Sum(A1:A10) Tức là thực hiện phép công từ A1 đến A10

2 Hàm SUMIF:

a Cú pháp: = SUMIF(khối chứa điều kiện; “điều kiện”; khối tính tổng)↵

b Tác dụng: Tính tổng của một khối theo điều kiện nào đó.

Ví dụ: Tính tổng ĐIỂM TB của những người sinh năm 1983 (đk: năm “1983”).Tại ô F12: =SUMIF(B3:B9;1983;F3:F9)↵ → 12.3333

3 Hàm AVERAGE:

a Cú pháp: = AVERAGE (khối)↵

b Tác dụng: Tính trung bình cộng của một khối.

Ví dụ: Tính ĐIỂM TB của 3 môn học và tính tổng các cột trung bình phía dưới

4 Hàm ROUND:

a Cú pháp: = ROUND(X; n)↵

b Tác dụng: Làm tròn trị số X đến n vị trí chỉ định từ cột hàng đơn vị.

• n > 0 : làm tròn qua bên phải n vị trí tính từ cột hàng đơn vị

• n < 0 : làm tròn qua bên trái n vị trí tính từ cột hàng đơn vị

• n = 0 : làm tròn đến cột hàng đơn vị(không lấy số lẻ)

Ví dụ: = ROUND(12345.654;2)↵ → 12345.65

5 Hàm MOD:

a Cú pháp: = MOD(X; Y)↵

b Tác dụng: Lấy kết quả là phần dư của phép chia X cho Y (X là số bị chia, Y là

số chia)

6 Hàm MAX:

a Tác dụng: Cho ra kết quả là số lớn nhất của một khối

b Cú pháp: = MAX (khối) ↵

7 Hàm MIN:

a Tác dụng: Cho ra kết quả là số nhỏ nhất của một khối

b Cú pháp: = MIN (khối) ↵

8 Hàm COUNT:

a Tác dụng: Đếm tổng số ô chứa giá trị số, ngày, giờ của một khối không đếm ô

chứa giá trị là chuỗi (Text)

b Cú pháp: = COUNT (khối) ↵

Ví dụ: (Số liệu bảng 1)

9 Hàm COUNTA:

a Tác dụng: đếm số ô trong một khối kể cả các phần tử là giá trị số, ngày, giờ và

dữ liệu chữ, không đếm các ô rỗng

b Cú pháp: = COUNTA (khối) ↵

Ví dụ: (Số liệu bảng 1)

Đậu Đậu Rớt

Học đều

Giỏi toán Giỏi lý Cố gắng

1 Hàm IF:

a Cú pháp: = IF(điều kiện ; giá trị đúng; giá trị sai)↵

b Tác dụng: Nếu điều kiện đúng, trả về giá trị đúng, ngược lại trả về giá trị sai.

Chú ý: Có thể dùng hàm IF này lồng trong hàm IF khác để có hơn 2 điều kiện,

nhưng giới hạn của Excel là chỉ được sử dụng tối đa là 8 hàm IF lồng vào nhau

Ví dụ 1: ( Hàm IF chỉ có 2 điều kiện)

Yêu cầu: Tính kết quả của học sinh

• Nếu điểm >= 5 thì “Đậu”

• Nếu điểm < 5 thì “Rớt”

Tại ô C2: = IF(B2>=5;”Đậu”; “Rớt”)↵

Sau khi lập công thức tại ô C2 xong ↵ và sao chép công thức cho các ô còn lại ta được kết quả như mô phỏng ở trên

Yêu cầu: Xếp MỨC HỌC cho các học sinh trên Biết:

• Nếu Điểm Toán >= 8 và Điểm lý >=8 → “Học Đều”

• Nếu Điểm Toán < 8 và Điểm lý >=8 → “Giỏi Lý”

• Nếu Điểm Toán >= 8 và Điểm lý <= 8 → “Giỏi Toán”

• Còn lại → “Cố gắng”

- Nhập công thức tại ô D2 : =IF(AND(B2>=8;C2>=8);"học

đều";IF(AND(B2<8;C2>=8);"giỏi lý";IF(AND(B2>=8;C2<8);"giỏi toán";"cố

Yêu cầu: Tính ĐIỂM UT cho những học sinh trên Biết:

• Nếu ĐỐI TƯỢNG là “UT1” hoặc HỌC LỰC đạt loại “GIOI” thì ĐIỂM UT là 2 điểm

• Ngược lại ĐIỂM UT là 0 điểm

Tại ô E2: =IF(OR(C2="UT1";D2="GIOI");2;0)↵

Thì kết quả được mô phỏng như trên sau khi ta nhập công thức.

4 Hàm NOT:

a Tác dụng: Cho ra kết quả là sai, nếu giá trị đúng và ngược lại

Đối tượng dò nằm theo cột.

Không sắp xếp tăng dần.

Đối tượng dò ở bảng tính và bảng nguồn giống nhau

Cột 1 Cột 2 Cột 3

1 Hàm VLOOKUP:

Cú pháp: = VLOOKUP (đối tượng dò; bảng nguồn ; cột đối chiếu ; 0 hoặc 1) ↵

* Giải thích:

- Đối tượng dò : Dựa vào đối tượng trên bảng tính đang làm việc, đối tượng này

phải nằm ở cột đầu tiên của bảng nguồn

- Bảng nguồn : là bảng chứa giá trị dò tìm và giá trị đối chiếu Cột đầu tiên luôn

chứa giá trị dò tìm, các cột khác chứa giá trị đối chiếu Địa chỉ là toàn bảng nguồn trừ hàng tiêu đề, địa chỉ của bảng nguồn phải để trong giá trị tuyệt đối (F4) Tức là cố định vùng dò tìm

- Cột đối chiếu :là số thứ tự của cột chứa dữ liệu đối chiếu trong bảng nguồn, số

cột của bảng nguồn được tính 2,3…, (số cột đối chiếu >1)

- 0: Nếu đối tượng dò nằm trên bảng nguồn chưa được sắp xếp theo thứ tự tăng dần

- 1: Nếu đối tượng dò nằm trên bảng nguồn đã được sắp xếp theo thứ tự tăng dần

* Chú ý: Nếu khi làm bài ta thấy đối tượng dò trên bảng tính đang làm việc không giống bảng nguồn, thì dùng các hàm Left, Right, Mid…, để biến đối tượng này giống đối tượng trên bảng nguồn

Ví dụ minh hoạ:

Trường hợp đối tượng dò ở bảng tính, giống đối tượng dò ở bảng nguồn:

Yêu cầu:

Căn cứ vào MÃ HH, dò tìm ở bảng nguồn điền TÊN HÀNG, ĐƠN GIÁ cho bảng tính

Tại ô B2: =VLOOKUP(A2;$E$3:$G$6;2;0)↵

Tại ô C2: =VLOOKUP(A2;$E$3:$G$6;3;0)↵

(Nhận xét: vì đối tượng dò ở bảng nguồn nằm theo cột nên ta dùng hàm VLOOKUP)