BÀI 4 cấu TRÚC BẢNG

Các khái niệm chính- Dữ liệu trong Access được lưu trữ dưới dạng các bảng, gồm có các hàng và các cột.. Vd: trong bảng Hoc_sinh có các trường Maso, HoDem, Ten…  Bản ghiRecord: Mỗi bảng

Tuần 5.

Tiết 10.

BÀI 4:

CẤU TRÚC BẢNG

TRƯỜNG THPT QUANG TRUNG ĐÀ NẴNG

1 Các khái niệm chính

- Dữ liệu trong Access được lưu trữ dưới dạng các

bảng, gồm có các hàng và các cột.

- Bảng là thành phần cơ sở tạo nên CSDL

1 Các khái niệm chính

 Trường(Field): Mõi trường là một cột của bảng thể hiện

một thuộc tính của chủ thể cần quản lý

Vd: trong bảng Hoc_sinh có các trường Maso, HoDem,

Ten…

 Bản ghi(Record): Mỗi bảng ghi là một hàng của bảng,

gồm dữ liệu về các thuộc tính của chủ thể được quản lý Vd: trong bảng Hoc_sinh bản ghi thứ 2 có bộ dữ liệu là {2, Nguyễn Ngọc, Diễm, Nữ, 1/2/1991, 44 Lê Duẩn, 1}

 Kiểu dữ liệu(Data Type): là kiểu của dữ liệu lưu trong

một trường Mỗi trường có một kiểu dữ liệu

Vd: Maso có kiểu dữ liệu là Number

Ngaysinh có kiểu dữ liệu Date/Time Doanvien có kiểu dữ liệu Yes/No

Một số kiểu dữ liệu thường dùng trong Access

Kiểu dữ liệu Mô tả Kích thước lưu trữ

Text DL kiểu văn bản gồm

các kí tự

0255 kí tự

Number DL kiểu số 1, 2, 4 hoặc 8 byte Date/Time DL kiểu ngày/ giờ 8 byte

Currency DL kiểu tiền tệ 8 byte

AutoNumber DL kiểu số đếm, tăng tự

động 4 hoặc 16 byte Yes/No DL kiểu boolean(logic) 1 bit

Memo DL kiểu văn bản 065535 kí tự

2 Tạo và sửa cấu trúc bảng

a Tạo cấu trúc bảng

 Cách 1: Nháy đúp Create table in Design view

 Cách 2: Nháy vào nút lệnh , rồi nháy đúp

Design View

 Sau khi thực hiện thao tác trên, trên cửa sổ làm việc

của Access xuất hiện thanh công cụ thiết kế bảng

Table Design và cửa sổ cấu trúc bảng

 Cấu trúc bảng được thể hiện bởi các trường, mỗi

trường gồm có

 Tên trường (Field Name)

 Kiểu dữ liệu(Data Type)

 Mô tả trường(Description)

 Các tính chất của trường(Field Properties)

Định nghĩa trường

Các tính chất của trường

Cách tạo một trường

 Bước 1: Gõ tên trường vào cột Field Name.

 Bước 2: Chọn kiểu dữ liệu trong cột Data Type.

 Bước 3: Mô tả nội dung trường trong cột Description (không nhất

thiết phải có).

 Bước 4: Lựa chọn tính chất của trường trong phần Field Properties.

Các tính chất của trường

 Các tính chất của trường được dùng để quy định cách thức dữ liệu

được lưu trữ, nhập và hiển thị như thế nào.

 Tính chất của mỗi trường phụ thuộc vào kiểu dữ liệu của trường đó.

 Một số tính chất của trường thường dùng

Field Size Cho phép đặt kích thước tối đa cho dữ liệu lưu trong

trường.

Vd: Text(25)

Format Quy định cách hiển thị và in dữ liệu.

Vd: Date/Time(chọn Short Date thì dữ liệu nhập vào

có dạng dd/mm/yyyy)

Caption Cho phép thay tên trường bằng các phụ đề dễ hiểu

với người dùng khi hiển thị.

Vd: Caption là Tổ thay cho To

Default Value Dùng để xác định giá trị tự động đưa vào trường khi

Chỉ định khóa chính

 Khi xây dựng mỗi bảng trong Access người dùng cần

chỉ ra trường mà giá trị của nó xác định duy nhất mỗi

hàng của bảng Trường đó tạo thành khóa chính của

bảng

 Để chỉ định khóa chính, ta thực hiện:

1 Chọn trường làm khóa chính

2 Nháy chuột vào nút hoặc chọn lệnh Edit Primary

Key

Lưu cấu trúc bảng

 Sau khi thiết kế một bảng ta cần đặt tên và lưu cấu trúc

của bảng đó:

1 Chon lệnh File Save hoặc nháy nút lệnh

2 Gõ tên bảng vào ô Table Name trong hộp thoại Save As

3 Nháy nút OK hoặc nhấn phím Enter

b Thay đổi cấu trúc bảng

Để thay đổi cấu trúc bảng, ta hiển thị bảng ở chế độ thiết kế

 Thay đổi thứ tự các trường

1 Chọn trường muốn thay đổi vị trí, nhấn chuột và giữ Khi đó

Access sẽ hiển thị 1 đường nằm ngang ngay trên trường được chọn.

2 Di chuyển chuột, đường nằm ngang đó sẽ cho biết vị trí mới của

trường.

3 Thả chuột khi đã di chuyển đến vị trí mong muốn.

 Thêm trường

Để thêm một trường vào bên trên(bên trái) trường hiện tại, thực hiện:

1 Chọn Insert Rows hoặc nháy nút

2 Gõ tên trường, chọn kiểu dữ liệu, mô tả và xác định các tính chất

của trường (nếu có).

 Xóa trường

1 Chọn trường muốn xóa.

2 Chọn Edit Delete Rows hoặc nháy nút

c Xóa và đổi tên bảng

 Xóa bảng

Dùng để xóa các bảng không bao giờ dùng đến hay các bảng chứa thông tin sai, cũ

1 Chọn tên bảng trong trang bảng

2 Nháy nút hoặc chọn lệnh Edit Delete

 Đổi tên bảng

1 Chọn bảng

2 Chọn lệnh Edit Rename

3 Khi tên bảng có viền khung là đường nét liền thì gõ tên

mới cho bảng, rồi nhấn phím Enter

Chú ý:

 Sau khi bảng đã được tạo, cần nhập dữ liệu cho bảng

 Có nhiều cách nhập dữ liệu cho bảng, trong đó có

cách nhập trực tiếp trong chế độ trang dữ liệu hoặc

dùng biểu mẫu

Câu hỏi và bài tập

Câu 1: Khi tạo cấu trúc bảng, thao tác

nào sau đây không cần khai báo

Câu 2: Khi nhập dữ liệu, trường nào

sau đây không được bỏ trống hoặc trùng nhau.

Câu 3: Thay đổi cấu trúc bảng là:

Hãy chọn phương án đúng.

Câu 4: Một bảng có thể có tối đa bao

nhiêu trường?

Câu hỏi và bài tập

1 Tại sao trong một bảng không thể có hai

hàng giống hệt nhau?

2 Trong quản lý học sinh dự kì thi tốt

nghiệp, theo em có thể khai báo kiểu dữ liệu gì cho mỗi thuộc tính sau đây?

Số báo danh, họ tên, ngày sinh, điểm số.

3 Hãy nêu các bước chỉ định khóa chính

trong bảng dữ liệu gồm các thuộc tính

nêu trong câu 2.