chuong 1 tong quan ve httt 4331

Quản trị kinh doanh luôn là một trong những ngành hấp dẫn các bạn trẻ năng động, đặc biệt trong xu thế hội nhập kinh tế Quốc tế của Việt Nam những năm gần đây. Việc tìm hiểu rõ về ngành Quản trị kinh doanh giúp bạn định hướng nghề nghiệp tốt hơn trước khi quyết định chọn ngành, chọn trường theo học. Chúng ta sẽ từng bước tìm hiểu qua tất cả những thông tin cần thiết, qua đó giúp bạn có cái nhìn rõ ràng hơn về ngành học này.

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

1

 Hiểu biết sâu sắc các khái niệm cơ bản của hệ thống thông tin quản lý cũng như tác động của nó đối với sự thành công của doanh nghiệp hiện đại.

 Nắm vững một số kỹ thuật để tham gia lập dự án phát triển hệ thống thông tin Hiểu rõ quy trình xây dựng hệ thống thông tin.

 Biết cách đánh giá hiệu quả kinh tế cho các dự án phát triển hệ thống thông tin.

 Biết cách quản trị Hệ thống thông tin

2

• Chương 1: Tổng quan về hệ thống thông tin (2 buổi)

• Chương 2: Công nghệ thông tin dưới góc độ quản lý (2buổi)

• Chương 3: Các hệ thống thông tin ứng dụng trong quản trị kinh doanh (2 buổi)

• Chương 4: Quản trị hệ thống thông tin (2 buổi)

• 2 buổi thuyết trình + 1 Buổi ôn tập

3

Tiêu chuẩn đánh giá:

Chuyên cần: 10 % Bài tập phân tích và trình bày: 30%

Thi cuối học kỳ: 60%

4

• Giảng viên: Phạm Mạnh Cương

5

Chương 1

TỔNG QUAN VỀ

HỆ THỐNG THÔNG TIN

6

Nội dung chính

I Tổ chức, thông tin và hệ thống thông tin

II Các yếu tố cấu thành hệ thống thông tin

III Vai trò của hệ thống thông tin đối với tổ chức doanh

I TỔ CHỨC, THÔNG TIN VÀ HỆ THỐNG THÔNG TIN:

1/ Tổ chức là gì?

Tổ chức là một tổ hợp các thành phần có quan hệ chặt chẽ với nhau, cùng hỗ trợ và thúc đẩy lẫn nhau nhằm thực hiện nhiệm vụ chung đểâ đạt được các mục tiêu đặt ra Tổ chức bao giờ cũng hoạt động trong một môi trường nhất định và chịu tác động của môi trường đó

Các tổ chức thường là các chủ thể ổn định, mang tính hình thức

pháp lý, có riêng những quy tắc và thủ tục nội bộ và phải tuân theo luật pháp Thông thường gồm các loại sau:

Tổ chức hành chánh sự nghiệp: như trường học, Ủy ban nhân dân,

Tổ chức xã hội: như bệnh viện, câu lạc bộ,

Tổ chức kinh tế: gọi chung là doanh nghiệp như các hãng, công ty, nhà máy, xí nghiệp,

.

9

Đặc điểm chung của các tổ chức là:

 Nhận các nguồn lực từ môi trường.

 Biến đổi chúng.

 Xuất các kết quả ra môi trường.

BIẾN ĐỔI

Các nguồn lực

từ môi trường

(vốn liếng, lao động, …)

Các kết xuất cho môi trường (sản phẩm, dịch vụ,…)

Tổ chức

(Doanh nghiệp)

Quy trình (sản xuất, kinh doanh,…)

Hình 1-01:Định nghĩa vi mô về một tổ chức

Ví du : Có các dữ liệu như sau:

NGUYỄN VĂN AN, MÃ SP 012, ngày 12/07/2005

Từ những dữ liệu trên, ta có thông tin sau:

Nhà cung cấp NGUYỄN VĂN A cung cấp sản phẫm có mã số 012 vào ngày 12/07/2005

Các dạng dữ liệu gồm: Dữ liệu chữ số, dữ liệu âm thanh, dữ liệu hình ảnh,

Các dạng thông tin gồm: Thông tin viết, thông tin nói, thông tin hình ảnh, các thông tin khác 11

Các nguồn thông tin trong doanh nghiệp:

12

Một số thông tin có thể:

Khai thác tức thì để ra một quyết định ( kế hoạch sản xuất, kế hoạch cải tiến thiết

bị, )

Cần xử lý sơ bộ hoặc thủ công hoặc tự động

 Xử lý tự động thông tin chỉ thực hiện được khi nó được tạo thành từ các dữ liệu có tính chất cấu trúc

- Nguồn thông tin bên ngoài :

- Nguồn thông tin nội bộ:

Các chứng từ, sổ sách

Các báo cáo kinh doanh thường kỳ

Mã MH Mô tả SL bán ra

331 OMO 7156

Doanh thu $9.231.24

Hình 1-02 Dữ liệu và Thông tin

Tại các quầy thu tiền ở một siêu thị cho thấy hàng triệu mẫu dữ liệu như

mã số nhận diện mặt hàng, giá cả trên mỗi mặt hàng được bán ra, các mẫu dữ liệu này có thể được cộng dồn cho ra một tổng số và còn có thể được phân tích để cho ra những thông tin có ý nghĩa, chẳng hạn tổng cộng số chai nước rửa chén được bán ra từ một quầy nào đóù, loại nước rửa chén nào bán chạy nhất ở cửa hàng nào hoặc ở địa phương nào.

Phần tử

Phần tử

Phần tử

Phần tử

Phần tử

Hệ thống khuyếch đại âm thanh:ại âm thanh:

Gồm các phần tử như loa, bộ khuyếch đại (amplifier), micro, , nhận đầu vào là âm thanh nhỏ và mục tiêu là làm khuyếch đại âm thanh đó ở đầu ra

15

Ví du:ï

Các phần tử của một hệ thống luôn tồn tại những quan hệ (hay những mối ràng buộc lẫn nhau), tạo thành một cấu trúc (tổ chức) Chẳng hạn một hệ thống hành chính bao gồm các cán bộ và nhân viên, thì giữa họ tồn tại các

mối ràng buộc về phân cấp, phân quyền, các quan hệ về đoàn thể, dân sự, .

Một hệ thống có thể hợp thành từ nhiều hệ thống con và trong mỗi hệ thống con đó lại có các hệ thống nhỏ hơn.

Ví dụ:

+ Trong hệ thống giao thông có các hệ thống con là hệ thống giao thông đường thủy, hệ thống giao thông đường hàng không, hệ

thống giao thông đường bộ.

+ Trong hệ thống kế toán có các hệ thống con là hệ thống kế toán tài chính và hệ thống kế toán quản trị.

16

Mối quan hệ giữa các phần tử:

Hệ thống thông tin có thể được thực hiện thủ công hoặc bằng máy tính

Ví dụ, một số nhà phân tích đầu tư vẽ biểu đồ và các đường xu hướng một

cách thủ công để hỗ trợ họ trong việc đưa ra quyết định đầu tư

Theo dõi dữ liệu về giá cổ phiếu (đầu vào) trong vài tháng cuối cùng của năm, các nhà phân tích phát triển các mô hình đồ thị trên giấy (xử lý), giúp họ xác định giá cổ phiếu có khả năng thực hiện trong vài ngày hay vài tuần tới (đầu ra) Một số nhà đầu tư đã thực hiện hàng triệu đô la bằng cách sử dụng hệ

thống thông tin phân tích chứng khoán thủ công

Tất nhiên, ngày nay nhiều hệ thống thông tin máy tính tuyệt vời đã được phát triển để theo dõi các chỉ số chứng khoán và thị trường và đề xuất khi khối

lượng lớn các cổ phiếu được mua hoặc bán (gọi là chương trình kinh doanh)

để tận dụng lợi thế sự khác biệt của thị trường Trong giáo trình này, khi sử

dụng cụm từ hệ thống thông tin, chúng ta chỉ quan tâm tới hệ thống thông tin

dựa trên máy tính (A computer-based information system -CBIS)

Hệ thống thông tin có thể được thực hiện thủ công hoặc bằng máy tính

Ví dụ, một số nhà phân tích đầu tư vẽ biểu đồ và các đường xu hướng một

cách thủ công để hỗ trợ họ trong việc đưa ra quyết định đầu tư

Theo dõi dữ liệu về giá cổ phiếu (đầu vào) trong vài tháng cuối cùng của năm, các nhà phân tích phát triển các mô hình đồ thị trên giấy (xử lý), giúp họ xác định giá cổ phiếu có khả năng thực hiện trong vài ngày hay vài tuần tới (đầu ra) Một số nhà đầu tư đã thực hiện hàng triệu đô la bằng cách sử dụng hệ

thống thông tin phân tích chứng khoán thủ công

Tất nhiên, ngày nay nhiều hệ thống thông tin máy tính tuyệt vời đã được phát triển để theo dõi các chỉ số chứng khoán và thị trường và đề xuất khi khối

lượng lớn các cổ phiếu được mua hoặc bán (gọi là chương trình kinh doanh)

để tận dụng lợi thế sự khác biệt của thị trường Trong giáo trình này, khi sử

dụng cụm từ hệ thống thông tin, chúng ta chỉ quan tâm tới hệ thống thông tin

dựa trên máy tính (A computer-based information system -CBIS)

Hệ thống thông tin thủ công và hệ thống thông tin máy tính

Định nghĩa:

Một hệ thống thông tin có thể được định nghĩa về mặt kỹ thuật như

là một tập hợp các thành phần có những liên hệ hỗ tương nhằm thu thập, xử

lý, lưu trữ, phân phối thông tin và cung cấp một cơ chế phản hồi để đáp ứng một mục tiêu nhằm hỗ trợ việc làm quyết định, phối hợp và kiểm soát trong một tổ chức.

Ngoài ra các hệ thống thông tin còn giúp các nhà quản lý và nhân

viên trong tổ chức phân tích các vấn đề mới, hình dung các đề mục phức

Input

(Đầu vào)

Ouput (Đầu ra)

Processing (Xử lý)

Storage (Lưu trữù)

đầu ra mong muốn.

+ Process (Xử lý): Trong hệ thống thông tin, xử lý liên quan đến việc chuyển đổi

dữ liệu thành kết quả đầu ra hữu ích Việc xử lý có thể liên quan đến tính toán, so sánh và những hành động như thay thế và lưu trữ dữ liệu để sử dụng trong tương lai Xử lý dữ liệu thành thông tin hữu ích là rất quan trọng trong các thiết lập kinh doanh Việc xử lý cũng có thể được thực hiện bằng tay hoặc bằng máy tính hỗ trợ

Ví dụ: Trong ứng dụng tiền lương, các yêu cầu xử lý đầu tiên có thể liên quan đến nhân số giờ làm việc bởi tỷ lệ chi trả theo giờ của nhân viên để có được tiền lương Nếu giờ làm việc hàng tuần vượt quá 40 giờ, tiền trả làm thêm giờ cũng

có thể được bao gồm Sau đó trích ra - ví dụ, các loại thuế, bảo hiểm, v v .- được trừ vào tiền lương

+ Output (Đầu ra):Trong các hệ thống thông tin, đầu ra liên quan đến thông tin

hữu ích thường ở dạng văn bản và báo cáo Các đầu ra có thể bao gồm ngân phiếu tiền lương cho nhân viên, các báo cáo cho các nhà quản lý, và các thông tin cung cấp cho các cổ đông, ngân hàng, cơ quan chính phủ, và các bộ phận khác Trong một số trường hợp, đầu ra từ một hệ thống có thể trở thành đầu vào cho hệ thống khác

Ví dụ: Đầu ra từ một hệ thống xử lý đơn đặt hàng có thể được sử dụng như là đầu vào cho một hệ thống thanh toán của khách hàng Thường thì đầu ra

từ một hệ thống có thể sử dụng làm đầu vào để điều khiển các hệ thống hoặc các thiết bị khác Đầu ra có thể được sản sinh bằng một số cách Đầu ra có thể

là các báo cáo và các văn bản viết tay Đối với một máy tính, máy in và màn

hình hiển thị là các thiết bị đầu ra phổ biến

+ Feedback (Thông tin phản hồi): Trong hệ thống thông tin, phản hồi là đầu ra

được sử dụng để thay đổi đầu vào hoặc các hoạt động xử lý.

Ví dụ: Các lỗi hoặc các vấn đề có thể làm cho nó cần thiết phải sửa dữ liệu đầu vào hoặc thay đổi một xử lý Hãy xem xét một ví dụ tiền lương: Có

lẽ số giờ một nhân viên làm việc đã được nhập vào một máy tính là 400 thay

vì 40 giờ Tuy nhiên, hầu hết các hệ thống thông tin kiểm tra để đảm bảo rằng dữ liệu nằm trong phạm vi nhất định Đối với số giờ làm việc, phạm vi

có thể là 0-100 giờ bởi vì nó không chắc rằng một nhân viên sẽ làm việc nhiều hơn 100 giờ cho bất kỳ tuần nào Vì vậy, hệ thống thông tin sẽ xác định rằng 400 giờ là ra khỏi phạm vi và cung cấp phản hồi, chẳng hạn như một báo cáo lỗi, phản hồi được sử dụng để kiểm tra và sửa các đầu vào về

số giờ làm việc là 40 Nếu không bị phát hiện, lỗi này sẽ cho kết quả là số tiền phải trả rất cao trên các phiếu in lương

22

Các yếu tố cơ bản khác:

Mục tiêu: lý do mà hệ thống tồn tại và là một tiêu chí được sử dụng để

đánh giá mức độ thành công của hệ thống

Ranh giới: phạm vi của hệ thống nhằm xác định những gì nằm trong và

những gì nằm ngoài hệ thống

Môi trường: Bao gồm tất cả những yếu tố nằm ngoài hệ thống.

Thủ tục xử lý

&

Quy tắc quản lý

Con người

Truyền thông & mạng máy tính

Một hệ thống thơng tin được cấu thành bởi các yếu tố

sau:

1) Phần cứng: bao gồm các thiết bi

tin học và phương tiện kỹ thuật

dùng để xử lý thông tin Trong đó

chủ yếu là máy tính, các thiết bị

lưu trữ các dữ liệu đã được xử lý.

4) Con người: gồm những người can

thiệp vào HTTT như :

- Các người sử dụng: là người sử

dụng trực tiếp HTTT mà hệ

thống tạo ra.

- Các chuyên gia về HTTT: là những người xây dựng và vận hành HTTT Đó là các nhà phân tích hệ thống, các nhà lập trình, các kỹ sư CNTT.

6) Truyền thông & mạng MT: là việc

truyền tín hiệu điện tử cho phép các tổ chức thực hiện các quy trình và nhiệm vụ của mình thông qua mạng máy tính hiệu quả

Các hoạt động xử lý thông tin trong HTTT bao gồm:

 Nhập dữ liệu vào

 Xử lý dữ liệu thành thông tin.

 Đưa thông tin ra

Điều khiển thực hiện hệ thống

Hình 1-05 Mô hình cơ bản của HTTT

Nguồn viễn thông: Truyền thông & Mạng MT

III VAI TRÒ CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN ĐỐI VỚI TỔ CHỨC DOANH

NGHIỆP:

1/- Các hệ thống kinh doanh/dịch vụ:

Hệ thống kinh doanh/dịch vụ:Là hệ thống mà mục đích là kinh doanh hay dịch vụ.– Kinh doanh: là hoạt động của con người nhằm mang lại lợi nhuận Chẳng hạn sản xuất, phân phối hay lưu thông sản phẩm là các hoạt động kinh doanh

– Dịch vụ: là hoạt động của con người nhằm mang lại lợi ích Tuy nhiên cũng có những dịch vụ là phi lợi nhuận, ví dụ các hoạt động y tế, giáo dục, từ thiện,

Hệ thống kinh doanh/dịch vụ nói trên có thể ở những quy mô khác nhau:

– Quy mô nhỏ: một phân xưởng, một cửa hàng,

– Quy mô vừa: một nhà máy, một công ty, một trường học, một bệnh viện, – Quy mô lớn : một tổng công ty, một ngành sản xuất, một tập đoàn đa quốc

gia, Tóm lại hệ thống kinh doanh/dịch vụ thường được ta gọi chung là một doanh

nghiệp

26

Hình 1-06 Sơ đồ quan hệ giữa doanh nghiệp và môi trường

Dòng cung cấp Chuù thích:

Đại lý

Ngân hàng

Nhà

cung cấp

Khách

hàng

Một hệ thống thông tin bao gồm ba hệ thống con: hệ thống tác nghiệp, hệ thống quyết định và hệ thống thông tin.

a) Hệ thống tác nghiệp:

Bao gồm người, phương tiện, phương pháp, quy trình tham gia trực tiếp vào việc

thực hiện mục tiêu kinh doanh.

Bao gồm người, phương tiện, phương pháp, quy trình tham gia vào việc đề xuất

các quyết định kinh doanh.

Quyết định là sự chọn lựa một trong những phương án hành động có thể để giải quyết một vấn đề nào đó Quyết định có thể ở nhiều mức (hay tầm quan trọng khác nhau) như sau:

 Quyết định chiến thuật hay điều phối: có ảnh hưởng ngắn hạn hay cục bộ đối với

mục đích bảo đảm cho tổ chức đạt được các mục tiêu đặt ra.

Hình 1-07 Các phận hệ của hệ thống kinh doanh/dịch vụ

Ta có thể diễn tả vai trò của nóù qua mô hình sau:

 HTTT phải tạo điều kiện để doanh nghiệp sử dụng hợp lý các thông tin cung cấp cho nó Vì các thông tin có các nguồn gốc khác nhau, dưới nhiều dạng khác nhau đến hệ thống, chúng

chưa được xử ly ùtrực tiếp mà phải qua khâu xử lý sơ bộ trước khi được khai thác để đáp ứng các mục tiêu của doanh nghiệp Nhiệm vụ chung của HTTT là thu thập, xử lý và cung cấp

thông tin cho người sử dụng khi có nhu cầu

30

Hình vẽ dưới đây sơ đồ hoá toàn bộ quá trình diễn ra trong HTTT:

i) Thu thập :

Đầu vào của một xử lý cĩ thể là:

+ Các dữ liệu phản ánh cấu trúc nội bộ của cơ quan như dữ liệu về nhân sự, nhà xưởng,

vật tư, Sự điều chỉnh lại dữ liệu cho thích hợp khi cĩ sự kiện tiến hố (biến động)

về cấu trúc nội bộ của cơ quan được gọi là sự cập nhật.

+ Các dữ liệu phản ánh các hoạt động kinh doanh/dịch vụ của cơ quan như dữ liệu về sản

xuất, mua bán, giao dịch, Mỗi khi cĩ một sự kiện hoạt động xảy ra thì chúng được

ghi nhận (hay thu thập ) lại Điều này cĩ nghĩa là làm cho các dữ liệu phản ánh các hoạt động kinh doanh sẽ thay đổi

Cĩ hai hình thức thể hiện của các dữ liệu:

- Sổ sách văn phịng

- Các tập tin, các cơ sở dữ liệu được lưu trữ trong máy tính

32

ii) Xử lý thông tin:

Đó là những quá trình làm biến đổi thông tin nhằm vào hai mục đích chính:

+ Sản sinh các thông tin theo thể thức quy định: chẳng hạn như các chứng từ giao

dịch (đơn hàng, hoá đơn, ), các báo cáo, các bản thống kê,

+ Trợ giúp cho các quyết định: thường là cung cấp những thông tin cần thiết cho

việc chọn lựa một quyết định của lãnh đạo hoặc thực hiện việc chọn lựa một quyết định ( một cách tự động) dựa trên giải thuật

Mỗi xử lý thường là áp dụng một quy tắc quản lý và được diễn ra theo một thủ tục (trật tự) định sẵn Các quy tắc quản lý và các thủ tục có thể được ấn định bởi hệ thống của doanh nghiệp và như vậy chúng có thể bị điều chỉnh theo ý muốn (chẳng hạn các quy tắc tiêu thụ sản phẩm, các quy định về khuyến mãi, )

Nhưng chúng cũng có thể được ấn định từ bên ngoài doanh nghiệp, đặc biệt là bởi nhà nước (ví dụ như quy tắc tính thuế VAT, cách tính lương, bảo hiểm xã hội, y

tế, ) và như vậy doanh nghiệp sẽ không được tuỳ tiện thay đổi

33

iii) Phân phát thông tin:

Đầu ra có thể là:

Các kết quả chuyển trực tiếp cho các cá nhân hay tổ chức ngoài doanh nghiệp (như đơn đặt hàng, hoá đơn, thống kê bán hàng, báo cáo tài chính, ) và được

gọi là kết quả ngoài.

Các kết quả được lưu trữ trở lại vào trong hệ thống đễ sau này dùng làm đầu vào cho các xử lý khác (thường là các thông tin về tình trạng, về lịch sử, ) và

được gọi là kết quả trong.

34