chuong 4 quan tri httt 214

Quản trị kinh doanh luôn là một trong những ngành hấp dẫn các bạn trẻ năng động, đặc biệt trong xu thế hội nhập kinh tế Quốc tế của Việt Nam những năm gần đây. Việc tìm hiểu rõ về ngành Quản trị kinh doanh giúp bạn định hướng nghề nghiệp tốt hơn trước khi quyết định chọn ngành, chọn trường theo học. Chúng ta sẽ từng bước tìm hiểu qua tất cả những thông tin cần thiết, qua đó giúp bạn có cái nhìn rõ ràng hơn về ngành học này.

Chương 1V

Nội dung chính

I Quản trị các nguồn lực thông tin.

II Tổ chức các chức năng trong một hệ thống

doanh nghiệp.

III Lập kế hoạch và tái thiết hệ thống thông tin.

IV Những người hưởng lợi từ hệ thống thông tin

V Các hệ thống thông tin tiêu biểu.

2

2) Làm thế nào để quản lý việc sử dụng thông tin:

Trong một tổ chức, một HTTT thường phục vụ hai chức năng

quan trọng

Phản ảnh và giám sát các hành động trong hệ thống tác nghiệp

HTTT hỗ trợ tham mưu các hoạt động của ban quản lý

I QUẢN TRỊ CÁC NGUỒN LỰC THÔNG TIN:

1) Dẫn nhập:

các công ty, xí nghiệp sản xuất kinh doanh muốn thành công hoặc muốn tồn tại trong thị trường cạnh tranh khốc liệt và toàn cầu hoá đòi hỏi phải hoàn thành những mục tiêu dài hạn Việc cung cấp những thông tin hữu ích cho ban quản lý và hỗ trợ tham mưu kế

hoạch chiến lược của tổ chức là chức năng cốt tử của HTTT đối với

sự thành công của tổ chức.

a) HTTT phản ảnh và giám sát các hành động trong hệ thống tác nghiệp bằng cách ghi nhận các nghiệp vụ kinh doanh rồi cho xử lý các nghiệp vụ này

và cuối cùng báo cáo kết quả Chức năng này dựa trên các nghiệp vụ và thiên

về tác vụ.

VD: Trong HTTT xử lý các đơn đặt hàng của khách hàng, HT này sẽ ghi sổ những vụ việc buôn bán với khách hàng bằng cách nhật tu các tập tin Tiêu thụ (Sales), Tập tin Công nợ khách hàng (Accounts

Received) và tập tin Tồn kho (Inventory) và cuối cùng kết xuất những hoá đơn bán hàng, nhật ký bán hàng (Sales journal) và các bảng tổng kết tiêu thụ (sales summary)

4

b) HTTT hỗ trợ tham mưu các hoạt động của ban quản lý bao gồm việc làm các quyết định quản lý bằng cách sử dụng các thông tin với các mục đích:

+ Giám sát các thao tác hiện hành để giữ vững doanh nghiệp

VD: các nhà quản lý cần biết hàng tồn kho (do bên sản xuất đưa qua) có đủ số lượng để thoả mãn nhu cầu mua của khách hàng hay không?

+ Đạt những kết quả làm hài lòng đối với tất cả các đối tác (như khách hàng, cổ đông, )

VD: Thông tin có thể đo lường cách đạt đến mục tiêu liên quan đến chất lượng sản phẩm, giao hàng kịp thời, lượng tiền mặt lưu động và lãi kinh doanh.

+ Nhận ra những xu hướng trong môi trường mà tổ chức đang hoạt động và cố gắng thích nghi kịp thời với các xu hướng này.

VD: Ban lãnh đạo thường đặt ra câu hỏi như: “ Phải mất bao nhiêu thời gian để đưa ra thị trường một sản phẩm mới so với đối thủ cạnh tranh?” hoặc “Đơn giá sản xuất của ta so với đối thủ cạnh tranh thế nào?”

3) Chất lượng thông tin:

• Muốn cung cấp những kết xuất hữu ích hỗ trợ tham mưu các nhà quản lý và các đối tượng sử dụng thông tin khác, một HTTT phải lo thu thập dữ liệu rồi biến đổi chúng thành những thông tin quan trọng và mang tính chất lượng cao

• Những thông tin này cần phải thoả mãn các tính chất sau:

6

• Tính hiệu lực (effectiveness): là thông tin phải sâu sắc và có ý nghĩa, được cung cấp một cách kịp thời, đúng đắn, nhất quán và có thể dùng lại

được.

• Tính hiệu quả (efficiency): là thông tin được cung cấp đầy đủ thông qua việc sử dụng tối ưu các nguồn lực (năng suất cao nhất và kinh tế nhất)

• Tính bí mật (confidentiality): là bảo vệ thông tin nhạy cảm không cho rò rỉ một cách bất hợp pháp.

• Tính toàn vẹn (Integrity): là thông tin cần phải chính xác, đầy đủ và hợp lệ.

• Tính sẵn sàng đáp ứng: là nguồn lực thông tin được bảo toàn khi cần đến luôn có sẵn và dùng được liền.

• Tính tuân thủ (compliance): là thông tin phải tuân thủ các quy định của cơ quan chính quyền, của pháp luật và các nghĩa vụ dựa trên các quy định

hợp đồng (những tiêu chí kinh doanh)

• Tính khả tín (Reliability): Là thông tin cung cấp cho ban quản lý phải thích ứng đối với hoạt động tác nghiệp của chủ thể bằng các báo cáo tài

chính cho những người sử dụng thông tin tài chính lẫn việc cung cấp thông tin cho những cơ quan chính quyền bằng cách tuân thủ những quy định của pháp luật.

4) Phí tổn và lợi ích của thông tin:

• Ta phải bảo đảm là những lợi ích đem lại do việc cải thiện chất lượng thông tin phải vượt quá chi phí bỏ ra

• Trong thực tế thường khó lòng đo lường một cách chính xác lợi ích cũng như phí tổn của thông tin

• Chúng ta cũng phải đối mặt với những khó khăn trong việc xác định khi nào thực hiện được và/hoặc khả thi việc đo lường để cho thi công

bổ sung những thủ tục kiểm tra nội bộ

• Mỗi thủ tục kiểm tra muốn thêm vào sẽ có một phí tổn cũng như lợi ích tăng dần nên phải được đánh giá để xác định liệu xem có nên đưa

vào thủ tục kiểm tra nào đó hay không.

8

5) Xung khắc giữa các tính chất thông tin:

• Hầu như khó lòng cùng lúc ta có thể đạt đến mức tối đa cho tất cả các tính chất thông tin Trong thực tế, đối với vài chất lượng, việc tăng mức cho một chất lượng này sẽ kéo theo việc giảm mức cho môt chất lượng kia

• Trong một trường hợp, muốn có được toàn bộ thông tin cho một quyết định có thể đòi hỏi phải trì hoãn việc sử dụng thông tin này cho tới khi tất cả các nghiệp vụ liên hệ tới quyết định được thực hiện Việc trì hoãn này có thể hy sinh tính kịp thời của thông tin.

6) Quyết định ưu tiên đối với chất lượng thơng tin:

Trong những trường hợp có xung khắc giữa các tính chất của thông tin, ta có thể định nghĩa một thứ tự ưu tiên để thiết lập sự quan trọng tương đối của mỗi tính chất Chẳng hạn, ta có thể quyết định tính chính xác là quan trọng nhất trên bất cứ tính chất nào Hoặc ta có thể nhấn mạnh là tính kịp thời phải đạt được cho dù phải hy sinh tính chính xác

Ví dụ:

Trưởng phòng tiếp thị muốn biết nhanh tác động của chiến dịch quảng cáo mới như thế nào bằng cách kiểm tra tiêu thụ tại vài vùng lãnh thổ để biết sớm những chỉ báo, nên thông tin này có thể là kip thời, nhưng

vì thu thập nhanh và hơi hồ đồ nên độ khả tín bị hạn chế.

10

II TỔ CHỨC CÁC CHỨC NĂNG HỆ THỐNG THÔNG TIN

TRONG MỘT DOANH NGHIỆP:

• Vì có nhiều loại hình doanh nghiệp, nên cũng có nhiều cách tổ chức chức năng hệ thống

thông tin

• Trong một doanh nghiệp điển hình, chức năng HTTT (ISF – Information System Funtion) là

phòng ban lo triển khai và điều hành một HTTT của tổ chức.

• Chức năng điển hình (phòng điện toán chẳng hạn) bao gồm nhân sự, thủ tục và thiết bị

thường đuợc gọi là Information Services Department, IT Department, hoặc Data Processing Department chịu trách nhiệm duy trì hoạt động của các thiết bị phần cứng, hệ thống phần mềm, mạng lưới máy tính và lưu trữ dữ liệu.

• Chức năng HTTT điển hình được tổ chức theo cấu trúc của một HTTT tập trung (Centralized

IS Structure) trong đó chức năng HTTT nằm dưới quyền điều khiển của một Trưởng phòng điện toán (còn được gọi là Chief Information Officer hoặc CIO)

Phòng điện toán thường gồm các chuyên viên công nghệ thông tin như lập trình viên, phân tích viên hệ thống, kỹ sư thiết kế hệ thống, trưởng phòng điện toán,

12

Tổ chức Ban lãnh đạo Các người sử dụng chính (phòng ban nhà máy)

Kỹ sư thiết kế hệ thống Lập trình viên

Chuyên viên mạng Quản trị viên cơ sở dữ liệu Nhân viên hành chánh v.v

Hình 4-2 Các dịch vụ công nghệ thông tin

Sơ đồ cấu trúc sau đây mô tả cho tổ chức quản lý trong một doanh nghiệp có HTTT phát triển ở mức độ trung bình khá

Trưởng phòng điện toán

Bộ phận Phân tích và thiết kế

Bộ phận Lập trình

Bộ phận Vận hành

Bộ phận Quản lý tài liệu

Bộ phận Quản lý dữ liệu

Bộ phận Kiểm soát & phân phối

Bộ phận Nhập liệu

Hình 4-2 Sơ đồ phân chia trách nhiệm của HT xử lý Thông tin

Trưởng phòng điện toán(chief information officer – CIO): chịu trách nhiệm xây dựng có kế hoạch phát triển HTTT ngắn hạn và dài hạn,

có nhiệm vụ điều khiển các toán lập trình viên, phân tích viên, trưởng dự án, trưởng nhóm cơ sở vật chất, trưởng nhóm thông tin liên lạc và trưởng nhóm hệ thống văn phòng (đồng thời quản lý các tác nghiệp điều hành máy tính và đội ngũ nhân viên nhập liệu)

Trong nhiều tổ chức, vai trò của CIO là theo dõi việc sử dụng công nghệ thông tin áp dụng lên toàn tổ chức Trưởng phòng điện toán là người chịu sự chỉ đạo trực tiếp từ lãnh đạo cao nhất trong doanh nghiệp.

14

Trong đó:

Bộ phận phân tích và thiết kế hệ thống: phân tích hoạt động hệ thống thông tin làm thế nào kết nối các ứng dụng lại với nhau thành một hệ thống thống nhất, đánh giá HTTT hiện hành, thiết kế hệ thống mới, lập các thiết kế chi tiết cho việc lập trình

Bộ phận lập trình: gồm những chuyên viên kỹ thuật về lập trình có nhiệm vụ xây dựng sơ đồ logic của chương trình, viết chương trình (gồm các chỉ thị phần mềm máy tính dựa theo một ngôn ngữ nào đó)ù, chỉnh sửa chương trình

Bộ phận vận hành hệ thống: Vận hành hệ thống máy tính và điều khiển chương trình Những người vận hành hệ thống bao gồm các nhân viên vận hành các thiết

bị phần cứng máy tính, điều hành hệ thống mạng máy tính và các thiết bị ngoại vi khác.

Bộ phận nhập dữ liệu: gồm các nhân viên nhập dữ liệu, kế toán viên, thậm chí có thể là người sử dụng bên ngoài hệ thống hoặc các thiết bị nhập liệu tự động.

Bộ phận quản lý tài liệu: chịu trách nhiệm quản lý mọi tài liệu về HTTT như tài liệu phát triển hệ thống, các chương trình nguồn Quản lý tài liệu nhằm đảm bảo các tài liệu này chỉ được phân phối đến các nhân viên có trách nhiệm liên quan.

Bộ phận kiểm soát dữ liệu và phân phối thông tin: chịu trách nhiệm chung về dữ liệu nhận được thông qua xử lý bằng máy tính, kiểm tra, đối chiếu số liệu sau khi xử lý và kiểm tra thông tin đầu ra trước khi phân phối báo cáo đến các nơi nhận thông tin.

Bộ phận quản lý cơ sở dữ liệu: thiết kế nội dung và tổ chức cơ sở dữ liệu, quản lý quyền thâm nhập vào dữ liệu và sử dụng tài liệu.

16

 Người sử dụng cuối cùng(users): đại diện cho những phòng ban nhà máy nằm ngoài phòng điện toán thụ hưởng những thành quả các ứng dụng mà phòng điện toán đã triển khai Các người sử dụng cuối cùng giữ một vai trò rất lớn trong việc thiết kế và triển khai các các hệ thống thông tin.

III LẬP KẾ HOẠCH VÀ TÁI THIẾT HTTT:

để chọn lựa giữa các khả năng khác nhau dẫn tới các quyết định, bao gồm việc tìm

ra các phương tiện thích hợp nhất để thực hiện điều gì đó

Trong một tổ chức, việc xác định và hình thành rõ ràng các chính sách cho phép từng người có trách nhiệm biết được mình phải làm gì vào mỗi lúc và bao giờ thì làm

Chẳng hạn, mỗi khi lãnh đạo doanh nghiệp quyết định các điều kiện mở tín dụng cho một khách hàng thì đó không phải là một chính sách nhưng việc xác định những điều kiện chung để mở tín dụng áp dụng được cho các khách hàng, thì lại có thể được xem là chính sách.

Việc ấn định các mục tiêu và hình thành ra chính sách phải đi trước việc lập

kế hoạch, chương trình và ngân sách ở mọi cấp bậc của tổ chức

18

Một kế hoạch, xác định ra trước một hành động, được đặc trưng bởi ba yếu tố:

Liên quan tới tương lai: bao gồm một hành động và bao hàm sự can thiệp của con người để đảm bảo thực hiện kế hoạch.

Liên quan tới chương trình: là việc áp dụng các nguyên tắc đã được xác định thông qua các mục tiêu và chính sách vào một tình huống cụ thể Mỗi chương trình đều là một loạt các hoạt động đượcï đặt ra để hướng dẫn thực hiện hành động.

Liên quan tới ngân sách: là những ước lượng về nguồn tài nguyên cần thiết để hoàn thành một công việc đã lên chương trình và để thu được kết quả mong đợi.

Việc đưa một HTTT mới vào thường bao gồm nhiều vấn đề không chỉ có phần cứng và phần mềm mà còn bao gồm cả những thay đổi về công việc, kỹ năng, quản lý và tổ chức

Các HTTT mới thường có nghĩa là cách thức mới để tiến hành nghiệp vụ Khi chúng ta thiết kế một HTTT mới thì chúng ta đang thiết kế lại tổ chức và ai sẽ giữ vai trò quyết định trong tiến trình xây dựng HTTT này Vì thế, tổ chức cần có bản kế hoạch HTTT làm bản

lộ trình chỉ ra hướng phát triển hệ thống

Bản kế hoạch này bao gồm một phát biểu về mục tiêu của tổ chức và xác định công nghệ thông tin hỗ trợ thế nào cho việc đạt tới những mục tiêu này

Nó chỉ ra cách thức các mục tiêu tổng quát sẽ được đạt tới bằng việc xác định các dự án hệ thống, bố trí các ngày tháng đích riêng và các cột mốc dùng để đo lường và đánh giá tiến trình thực hiện kế hoạch

Trong lãnh vực mua sắm và thiết đặt những quy trình nhận diện, triển khai hoặc mua sắm

và thi công các giải pháp CNTT và cho hội nhập các giải pháp này vào quy trình kinh doanh

Một khi được thực hiện, các thủ tục cũng phải được thiết lập để duy trì và quản lý các hệ thống hiện hữu

Sự thất bại trong việc thi hành thành công các quy trình này có thể sẽ dẫn đến rủi ro phổ biến trong kinh doanh

Ví dụ, nếu ta không xác định đúng đắn các yêu cầu đối với một hệ thống thông tin mới và làm cho các nhu cầu này được đáp ứng bởi HTTT mới, thì hệ thống mới sẽ dẫn ta đến việc vi phạm những chuẩn mực kế toán hoặc thực hiện sai những tính toán Hoặc có thể ta không hoàn thành việc triển khai hệ thống kịp thời (dẫn đến bất lợi về cạnh tranh nếu đối thủ canh tranh thiết đặt một hệ thống như thế trước ta) Cuối cùng, nếu ta thất bại trong việc thiết lập những kiểm tra thích ứng, ta có thể gặp phải gián đoạn trong kinh doanh, gian lận và biển thủ, bị huỷ hoại hoặc mất mát nguồn lực.

Chu kỳ của triển khai hệ thống ( System development life cycle - SDSC) được đề cập sau đây gồm:

oMột tập hợp hình thức các hoạt động, hoặc một quy trình, được

dùng để triển khai và thi công một HTTT mới hoặc được thay đổi Thường gọi là một phương pháp luận về triển khai hệ

thống.

oPhần sưu liệu cho biết quy trình triển khai hệ thống Thường

được gọi là các chuẩn triển khai hệ thống.

oTiến triển của HTTT thông qua quy trình triển khai hệ thống, từ

khi tạo lập, thi công đến việc tiếp tục đuợc sử dụng.

22

Để bảo đảm là một hệ thống mới hoặc một hệ thống được đều chỉnh là hợp thời, SDLC phải cung cấp một hệ thống mới được hoạch định, được trắc nghiệm, được kiểm tra và chuyển đổi được chấp thuận SDLC phải duyệt xét lại để xác định liệu xem hệ thống mới có đáp

ứng những nhu cầu của người sử dụng được đánh giá theo phương

châm hiệu quả trên phí tổn Bất cứ thất bại nào trong một hệ thống mới

có thể sẽ đem lại những tai hoạ nhất định

HTTT mới có thể là công cụ mạnh mẽ cho việc thay đổi tổ chức Chúng không chỉ giúp làm hợp lý hoá các thủ tục và công việc mà còn định hình lại cách thức tổ chức tiến hành các nghiệp vụ của mình ( như phát triển một sản phẩm mới, đặt hàng từ nhà cung cấp, xử lý và thanh toán yêu cầu vê bảo hiểm, )

IV NHỮNG NGƯỜI HƯỞNG LỢI TỪ HTTT:

24

HTTT thường cho kết xuất các báo cáo Có hai loại báo cáo chính: báo cáo nội bộ và

báo cáo cho bên ngoài

o Các báo cáo nội bộ:

Dành cho ban quản lý trong việc điều hành công việc hàng ngày của mình tại doanh nghiệp

Loại báo cáo này tập trung vào thông tin cần thiết cho việc hoạch định kế hoạch, thiết lập kế hoạch chi tiết và kiểm soát chi phí

Các vị giám đốc doanh nghiệp thường có thể truy cập những thông tin đặc biệt mà người ngoài không thể có được

Ban quản lý thường dùng thông tin để lấy quyết định, chẳng hạn quyết định liệu xem

có nên tự mình sản xuất lấy một sản phẩm nào đó hay là mua ngoài từ một nhà cung cấp? Hoặc phải thay đổi giá thế nào? Hoặc giá thành mặt hàng nào là quá cao?

o Các báo cáo bên ngoài:

Bao gồm báo cáo thường niên của doanh nghiệp, thường được dùng bởi những cá nhân hay những tổ chức có mối quan tâm về kinh tế đối với doanh nghiệp nhưng lại không phải là thành phần ban quản trị của doanh nghiệp Đối với những đối tượng nằm ngoài công ty, thông tin sẽ được cung cấp dưới dạng những báo cáo tài chính mang tính chất chung chung hoăc những báo cáo đặc biệt dành cho cơ quan chính quyền và luật pháp

Sau đây là những người được coi

là hưởng lợi trong việc sử dụng thông tin trong các báo cáo trên

và các thông tin có sẵn khác từ

HTTT: