Tìm hiểu về Microsoft Project

TÌM HIỂU VỀ MICROSOFT PROJECTTỔNG QUAN VỀ MICROSOFT PROJECTLẬP DỰ ÁNSỬ DỤNG TÀI NGUYÊN CỦA DỰ ÁNTÀI CHÍNH CỦA DỰ ÁNCÁC CÔNG CỤ XỬ LÝ TRONG MS PROJECT Thanh công cụ Quick Access là nơi bạn có thể tùy biến giao diện, có thể thêm các tùy chọn bạn thường xuyên sử dụng lên thanh công cụ này. Thanh tab và giao diện Ribbon thân thiện. Tab là nơi để bạn thao tác trên Microsoft Project 2010. Trong Microsoft Project 2010 có 5 tab chính là Task, Resource, Project, View, Team, ngoài ra có 2 tab có thể thay đổi là Addin (sử dụng thêm các công cụ hỗ trợ bên ngoài) và Format (tùy theo đối tượng bạn chọn) Group: trên mỗi tab có nhiều group, group là các chức năng được sắp vào một nhóm.

BÁO CÁO NHÓM Môn học: QUẢN TRỊ DỰ ÁN NHÓM 8

Nhóm thực hiện:

1 Phạm Đình Quang: 71306668

2 Nguyễn Hoàng Phước Thành: 71306691

3 Nguyễn Minh Sang: 71306676

4 Đinh Trịnh Quý: 71306671

5 Nguyễn Lê Uyên Phương: 71306303

6 Nguyễn Lê Trúc Nhi: 71306252

7 Lê Trọng Nhân: 71306638

8 Huỳnh Nhật Trường: 71306762

TÌM HIỂU VỀ MICROSOFT PROJECT

1 2 3 4

TỔNG QUAN VỀ MICROSOFT

PROJECT

Microsoft Project (MSP hoặc WinProj) là một phần mềm quản lí dự án được 

phát triển và bán bởi Microsoft. Chương trình này được thiết kế để hỗ trợ quản 

lí dự án trong việc phát triển các kế hoạch, phân công nguồn lực cho dự án, theo  dõi tiến độ, quản lí ngân sách và phân tích khối lượng công việc. Mặc dù mang  nhãn hiệu như là một thành viên của gia đình Microsoft Office nhưng nó chưa  bao giờ được đi kèm trong bất cứ trong bộ Office nào (như  Visio ). Tương tự,  Office 2010 cũng như vậy. Project có hai phiên bản, Standard và Professional. 

Đuôi mở rộng của Microsoft Project là .mpp Microsoft Project và Microsoft 

Project Server là nền tảng của Microsoft Office  Enterprise Project Management   Microsoft Project 2010 sử dụng giao diện  Ribbon

a Microsoft Project là gì?

GIỚI THIỆU GIAO DIỆN

Quick access toolbar Nhóm lệnh ( group) Lệnh Trợ giúp

View và tên Thanh trạng thái Phím tắt view Thanh trượt zoom

•  Thanh công cụ  Quick Access là nơi bạn có thể tùy biến giao  diện,  có thể thêm các tùy chọn bạn thường xuyên sử dụng  lên thanh công cụ này. 

• Thanh tab và  giao diện Ribbon thân thiện. Tab là nơi để bạn  thao tác trên Microsoft Project 2010. Trong Microsoft Project 

2010 có 5 tab chính là  Task, Resource, Project, View, Team,

ngoài ra có 2 tab có thể thay đổi là  Add-in  (sử dụng thêm các  công cụ hỗ trợ bên ngoài) và  Forma t (tùy theo đối tượng bạn  chọn)

•   Group:  trên mỗi tab có nhiều group, group là các chức năng  được sắp vào một nhóm. 

• Fluent – thường được gọi là giao diện  Ribbon

Với các ứng dụng Office 2010 phía client vẫn  thừa hưởng giao diện Fluent. Project 2010 

cũng gia nhập nhóm sản phẩm Office 2010  trong việc áp dụng giao diện Fluent. 

CÁC CỬA SỔ LÀM VIỆC

 • Task và Resource liên quan đến dữ liệu bạn thường xuyên làm 

việc với Microsoft Project.   • Project chứa các chức năng để áp dụng cho toàn 

Các từ khóa trong Microsoft Project

b Các thao tác cơ bản khi làm việc trên Microsoft Project

KHỞI ĐỘNG PHẦN MỀM

Bước 1: Kích vào nút Start  ->  

  All Programs ->  Microsoft  Office ->  Project 2010. 

Bước 2: Trên màn hình khởi động của Project bấm vào  Blank Project. Khi đó cửa sổ làm việc của phần mềm  Project sẽ xuất hiện như hình dưới đây. 

Cách 2 đơn giản nhất chính là nhấn nút

X (CLOSE) trên thanh Quick access toolbar

Phần mềm sẽ tự động hỏi bạn có muốn SAVE dự án trước khi tắt không.

TẠO DỰ ÁN MỚI

Backstage là một thành phần mới trong các sản phẩm Office 2010 giúp bạn có thể quản

lý tập tin cũng như thiết lập về Microsoft Project 2010 Backstage chứa các tùy chọn, chức năng chia sẻ, bên cạnh đó với các mở tập tin (Open), tạo mới (New) và lưu (Save).

Để đến Backstage, click vào File trên giao diện Microsoft Project Microsoft Project 2010

sẽ hiển thị Backstage

• Save, Save As, Open và Close là các chức năng chuẩn trong Office.

• Info là nơi để bạn truy cập đến các tập tin dự án.

• Recent hiển thị các tập tin Project bạn sử dụng gần đây nhất

• New cho phép bạn tạo một dự án mới dựa trên các mẫu có sẵn.

• Print là tùy chọn cho phép bạn có thể in một dự án.

• Help là tùy chọn cho phép bạn xem các trợ giúp, hướng dẫn trực tuyến về cài đặt

Project hoặc hoặc các thông tin về bản quyền sản phầm Microsoft Project

• Options cho phép bạn thiết lập cho chương trình Microsoft Project 2010

LỰA CHỌN DỰ ÁN MẪU

Vào  FILE  > chọn 

OPEN : để mở  một dự án mẫu 

đã có sẵn

KHAI BÁO CÁC THÔNG TIN

VỀ DỰ ÁN

TA THIẾT LẬP CÁC THÔNG TIN:

• Thông tin dự án

• Thông số options

• Định dạng lịch và loại công việc.

Thông tin dự án

1/ File/ Info/ Project/ Information/ Advancde Properties: Nhập tên dự án, người quản lý dự

án, công ty,… để dễ dàng quản lý sau này

Project/ Project Information: 

• Khai báo ngày bắt đầu – Start date ( hoặc kết thúc – Finish date) dự kiến của dự án 

• Chọn ngày hiện hàng trong Current date ( mặc định lấy bằng ngày của máy tính, có thể 

chọn bằng ngày khác)

• Chọn loại lịch áp dụng cho dự án trong Calender

Thông số options: File/ Option/ …

Calendar type: mặc định là loại lịch dương mà chúng ta hay dùng nên không cần thay đổi

Trong currence có thể chọn loại đơn vị tiền tệ sử dụng trong dự án (ví dụ: VNĐ, có thể chọn đơn

vị sau dấu phẩy trong Decimal digits)

Việc tạo ra một định dạng lịch riêng  cho riêng mỗi người/công ty là rất cần 

thiết. Vì mỗi một dự án yêu cầu một

lịch làm việc khác nhau, mỗi công ty 

yêu cầu một lịch làm việc khác nhau.

ĐỊNH DẠNG LỊCH

• Week start on: chọn ngày bắt đầu trong 1 tuần mới cho dự án

• Fiscal year starts in: chọn năm tài chính bắt đầu bằng thắng nào của năm Thông thường là

tháng 1 dương lịch

• Default start time/ end time: chọn thời điểm bắt đầu/ kết thúc ngày làm việc.

• Xác định số giờ làm việc trong ngày (Hours per day), số giờ làm việc trong tuần (Hours per week), số ngày làm việc trong tháng (Days per month)

• Xác định kiểu đơn vị tài nguyên là thập phân (Decimal) hay % (percentage) trong show assignment unit as a

• Mặc định cách tạo ra các công việc mới trong New tasks created là tự động (Auto

schedule) hay thủ công (Manual schedule) Nện chọn Auto để quen thuộc với các phiên bản

MP trước

• Lựa chọn thời điểm tính tiến độ của dự án theo ngày bắt đầu (Project start date) hay ngày hiện tại (current date) trong Auto schedule tasks scheduled on

• Lựa chọn đơn vị thời gian trong dự án trong Duration is entered in (thông thường chọn

là ngày) và đơn vị công việc trong dự án trong Work is entered in ( thông thường là giờ công)

• Chọn định dạng công việc trong Default task type (chọn fix Duration – đây là lựa chọn phổ biến ở Việt Nam)

• Bỏ chọn New task are effort – driven Nếu chọn thì khi thay đổi tài nguyên cho 1 công việc thì thời gian sẽ được MP tự động tính toán lại cho phù hợp

• Bỏ chọn Autolink inserted or moved tasks Nếu chọn thì khi chèn thêm hay di chuyển vị trí các công tác thì MP sẽ tự động nối chúng lại

• Bỏ chọn Task will always honor their constraint dates Nếu chọn thì MP sẽ tuân thủ các ràng buộc mà không quan tâm đến thực tế thực hiện

• Chọn chế độ On trong Calculator project after each edit để Dự án luôn được tính toán lại ngay khi có sự thay đổi

• Bỏ chọn Update task status updates resource status ( trong giai đoạn lập kế hoạch,

chúng ta đang lập dữ liệu ban đầu, chưa kiểm soát đo lường tiến trình hay cập nhật thì nên loại bỏa đặc điểm này)

• Lựa chọn chi phí cố định được tính phân bổ (prorated) ngay khi bắt đầu công việc (Start) hay khi kết thúc công việc (Finish) trong Default fixed cost accrual

Tạo lịch làm việc riêng:

Project/ Change Working Time

Để tạo lịch mới nhấn Creat New Calendar khi đó sẽ có 2 lựa chọn Tạo mới

Create nes base calendar hoặc tạo một bản lịch sao chép – Make a copy of

Standar của MP sẵn có (Standard, 24 hours, Night Shift) Người dùng có thể

đặt tên cho lịch mới.

Chọn work week/ Details chọn các ngày sẽ làm việc của 1 tuần trong dự án, sau

đó chọn Set days to these specific working times rồi khai báo thời gian làm việc của buổi sáng và chiều Sau khi xong thì bấm OK

Lưu lịch vào danh sách lịch hiện hành của MP

Việc tạo ra một lịch chung cho tất cả dự án của 1 công ty là việc tất yếu Thế nên sau khi tạo được 1 lịch chuẩn Chúng ta có thể lưu lại để sử dụng cho các dự án

khác mà không cần phải khai báo lại, thực hiện như sau:

File/ Infor/ Organizer/ Calendar sẽ hiện ra và chỉ cần chọn lịch có tên đã lưu bên

khùng phải rồi ấn Copy để lưu sang cột Global.MPT Và các dự án sau chỉ cần chọn lịch đã lưu có sẵn trong khung Change working time là được

Loại công việc

Trong MP giữa Work, Unit, Duration liên hệ bằng công thức sau:

Work = Duration x Unit

Theo công thức trên, nếu ta nhập vào tổng số giờ công (Work) và số giờ công sử dụng cho 1 ngày làm việc (Units) thì MP sẽ tự động tính ra Duration.

Từ công thức trên mà MP sinh ra 3 loại công việc khác nhau Khi chúng ta chọn cố định một đại lượng ( Fixed Work, hoặc Fixed Duration, hoặc Fixed Units) thì 2 đại lượng còn lại sẽ thay đổi tương ứng theo công thức trên.

Chọn chế độ tự động lưu dự án đang thực hiện sau 1 thời gian nhất định trong Auto save every để tránh khi gặp sự cố máy tính làm mất dự liệu

Display options for this project)

• Lựa chọn cách tính toán EVM trong dự án tỏng Earn Value Option for this project

• Lựa chọn số ngày dự trữ (slack) của một công việc để MP tính toán là công tác. Theo mặc định và lý thuyết thì lấy bằng 0. 

LƯU DỰ ÁN (LƯU LẦN ĐẦU, LƯU KHI ĐÃ CÓ TÊN)

+  Save & Send là tùy chọn cho phép bạn đính kèm  một tập tin Project vào e-mail, tạo một tài liệu định  dạng PDF hoặc XPS. Ngoài ra bạn có một số tùy 

LẬP DỰ ÁN

3 4

SỬ DỤNG TÀI NGUYÊN CỦA DỰ

ÁN

TÀI CHÍNH CỦA DỰ ÁN

CÁC CÔNG CỤ XỬ LÝ TRONG

MS PROJECT

Thank

you