Tổ chức quản lý và phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ về đất đai tại ở thái bình (Tóm tắt, trích đoạn)

LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đề tài nghiên cứu: “Tổ chức quản lý và phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ về đất đai ở Thái Bình” là công trình nghiên cứu của riêng tôi.. thế, tôi

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

BÙI THỊ LIỄU

TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ PHỤC VỤ KHAI THÁC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ VỀ ĐẤT ĐAI Ở

THÁI BÌNH

LUẬN VĂN THẠC SĨ Chuyên ngành: Lưu trữ học

Hà Nội – 2016

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

BÙI THỊ LIỄU

TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ PHỤC VỤ KHAI THÁC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ VỀ ĐẤT ĐAI Ở

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đề tài nghiên cứu: “Tổ chức quản lý và phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ về đất đai ở Thái Bình” là công trình nghiên

cứu của riêng tôi

Trong luận văn tôi có tham khảo một số kết quả nghiên cứu, bài viết của các nhà khoa học, các bạn học viên, các đồng nghiệp và sử dụng một số thông tin trong tài liệu nhưng đã được chú thích

Lời cam đoan của tôi là đúng sự thật, nếu sai tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm

Hà Nội, ngày 2 tháng 11 năm 2016

TÁC GIẢ

Bùi Thị Liễu

MỤC LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Mục tiêu đề tài 3

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 4

4 Nhiệm vụ của đề tài 4

5 Phương pháp nghiên cứu 5

6 Lịch sử nghiên cứu vấn đề 6

7 Các nguồn tài liệu tham khảo chính làm cơ sở khoa học cho đề tài 8

8 Đóng góp của đề tài 8

9 Bố cục của luận văn 9

Chương 1 KHÁI QUÁT VỀ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐẤT ĐAI 10

1.1 Khái niệm và đặc điểm hồ sơ lưu trữ đất đai 10

1.1.1.Khái niệm tài liệu lưu trữ đất đai 10

1.1.2.Đặc điểm tài liệu lưu trữ đất đai 10

1.2 Các loại tài liệu lưu trữ đất đai chủ yếu của Việt Nam 12

1.2.1 Tài liệu địa chính……… 13

1.2.2 Tài liệu địa chính……… 16

1.2.3.Tài liệu điều tra, đánh giá đất đai 17

1.2.4 Tài liệu thống kê, kiểm kê đất đai 18

1.2.5 Tài liệu quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai 20

1.2.6 Tài liệu đất đai dạng số 22

1.3 Ý nghĩa và tác dụng của tài liệu lưu trữ đất đai 24

1.3.1 Tài liệu lưu trữ đất đai là công cụ quản lý nhà nước về đất đai 24

1.3.2 Tài liệu lưu trữ đất đai là cơ sở pháp lý để các đối tượng sử dụng đất chuyển nhượng, cho thuê đất, thừa kế đất, thế chấp 26

1.3.3 Tài liệu lưu trữ đất đai làm bằng chứng để giải quyết tranh chấp đất đai 25

1.3.4 Tài liệu lưu trữ đất đai làm công cụ đấu tranh phòng, chống tham

nhũng 27

1.3.5 Tài liệu lưu trữ đất đai là nguồn sử liệu giá trị để nghiên cứu lịch sử, kinh tế, chính trị, văn hóa… 28

Tiểu kết chương 1 28

Chương 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ PHỤC VỤ KHAI THÁC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ VỀ ĐẤT ĐAI Ở THÁI BÌNH 29

2.1 Sự cần thiết phải quản lý và tổ chức phục vụ khai thác sử dụng tài liệu đất đai ở Thái Bình 29

2.2 Hệ thống các cơ quan lưu trữ tài liệu đất đai ở Thái Bình hiện nay 34

2.2.1 Chức năng, nhiệm vụ của VP đăng ký đất đai tỉnh Thái Bình 35

2.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của các Chi nhánh VP đăng ký đất đai 38

2.3 Thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ tài liệu đất đai tại Văn phòng đăng ký đất đai - Sở Tài nguyên và Môi trường Thái Bình 39

2.3.1 Tình hình thu thập tài liệu đất đai tại Văn phòng Đăng ký đất đai 39

2.3.2 Phân loại và lập hồ sơ tài liệu đất đai tại Văn phòng Đăng ký đất đai tỉnh Thái Bình 46

2.3.3 Xác định giá trị tài liệu lưu trữ đất đai tại Văn phòng Đăng ký đất đai tỉnh Thái Bình 55

2.3.4 Công tác thống kê tài liệu lưu trữ đất đai tại Văn phòng Đăng ký đất đai Thái Bình 58

2.3.5 Ứng dụng công nghệ thông tin để quản lý và tra tìm tài liệu đất đai tại Sở TN&MT Thái Bình 59

2.3.6 Tổ chức bảo quản tài liệu lưu trữ đất đai ở Văn phòng Đăng ký đất đai tỉnh Thái Bình 61

2.4 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ về đất đai ở Sở Tài nguyên và Môi trường Thái Bình 62

2.4.1 Hiệu quả khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ về đất đai 63

2.4.2 Các hình thức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ đất đai 63

2.5 Nhận xét về tình hình tổ chức quản lý và khai thác sử dụng tài liệu

lưu trữ đất đai ở Sở Tài nguyên và Môi trường Thái Bình 66

2.5.1 Ưu điểm trong công tác tổ chức quản lý và phục vụ khai thác sử dụng tài liệu đất đai tại Sở TN&MT Thái Bình 66

2.5.2 Hạn chế trong công tác tổ chức quản lý và phục vụ khai thác sử dụng tài liệu đất đai tại Sở TN&MT Thái Bình 72

2.5.3 Nguyên nhân của hạn chế 83

Tiểu kết chương 2 90

Chương 3 NHỮNG GIẢI PHÁP TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ PHỤC VỤ KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐẤT ĐAI Ở THÁI BÌNH 91

3.1 Nhóm giải pháp chung 91

3.1.1 Nâng cao nhận thức về công tác lưu trữ tài liệu đất đai cho cán bộ lãnh đạo, công chức, viên chức 91

3.1.2 Bổ sung, hoàn thiện văn bản quy định về công tác lưu trữ tài liệu đất đai 92

3.1.3 Tăng cường các hoạt động đào tạo và bồi dưỡng cán bộ nói chung và cán bộ lưu trữ đất đai nói riêng 96

3.1.4 Tăng cường đầu tư về cơ sở vật chất - hạ tầng công nghệ 99

3.1.5 Chú trọng công tác kiểm tra giám sát công tác lưu trữ TLĐĐ 100

3.2 Nhóm giải pháp về tổ chức quản lý lưu trữ tài liệu đất đai 103

3.2.1 Tổ chức khoa học tài liệu đất đai 103

3.2.2 Tiếp tục xây dựng và kiện toàn về tổ chức lưu trữ của Văn phòng Đăng ký đất đai một cấp(cấp tỉnh) 106

3.3 Nhóm giải pháp tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ đất đai

106 3.3.1 Đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý và tra tìm khai thác sử dụng tài liệu đất đai 106

3.3.2 Đối mới các hình thức khai thác, chia sẻ thông tin 108

KẾT LUẬN 109

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 110

PHỤ LỤC DANH MỤC BẢNG Bảng 2.1 Số lượng tài liệu, hồ sơ đất đai đã nộp lưu 41

Bảng 2.2 Số lượng tài liệu đo đạc địa chính thu thập được từ năm 2008 đến nay 42

Bảng 2.3 Tổng hợp số lượng các loại tài liệu đã được số hóa và đưa lên cổng thông tin điện tử 43

Bảng 2.4 Số lượng lượt khai thác sử dụng tài liệu từ 2013-2015 tại Trung tâm Công nghệ thông tin – Sở TN&MT Thái Bình 65

Bảng 2.5 Mục lục hồ sơ giao đất từ năm 1971 – 2014 74

Bảng 2.6 Thực tiễn khai thác thông tin đất đai tại một số tỉnh 82

DANH MỤC HÌNH Hình 2.1 Sổ, biên bản giao nhận tài liệu thu nộp 44

Hình 2.2 Tài liệu, hồ sơ đất đai được đưa vào cặp, hộp phông số 5 48

Hình 2.3 Quản lý văn bản lưu 49

Hình 2.4 Sắp xếp hồ sơ địa chính 53

Hình 2.5 Công cụ thống kê công tác lưu trữ 57

Hình 2.6 Kho bảo quản bản đồ 60

Hình 2.7 Trang thiết bị trong kho lưu trữ 61

Hình 2.8 Biên mục hồ sơ lưu trữ đất đai 78

1

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Đất đai là nguồn tài nguyên thiên nhiên vô cùng quý giá đối với mỗi quốc gia, là điều kiện tồn tại và phát triển của con người cùng các sinh vật khác trên trái đất Việt Nam hiện nay đang tiến hành công cuộc đối mới, công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước theo nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa nên nhu cầu sử dụng đất đai cũng như các thông tin về đất đai ngày một nhiều hơn, phức tạp hơn Nhu cầu sử dụng về thông tin, dữ liệu đất đai rất lớn và đa dạng từ từng người dân, từng hộ gia đình đến các tổ chức, đoàn thể Vì vậy, yêu cầu đặt ra là phải tổ chức quản lý thống nhất và hiệu quả tài liệu lưu trữ về đất đai để có thể đáp ứng một cách nhanh nhất, đầy đủ nhất và tiện lợi nhất các nhu cầu thông tin về đất đai Trong bối cảnh chung của cả nước hiện nay, các số liệu điều tra cơ bản, các loại bản đồ, sổ sách có liên quan đến tài nguyên đất còn chưa thống nhất, lưu trữ cồng kềnh, tra cứu thông tin khó khăn đã làm ảnh hưởng không nhỏ đến sự phát triển kinh tế, xã hội của đất nước Đây không chỉ là vấn đề của Nhà nước nói riêng mà nó đòi hỏi phải có sự chung tay, góp sức của các cấp, các ngành từ trung ương đến địa phương để xây dựng được một hệ thống thông tin đất đai hiện đại, thống nhất phục vụ tối ưu cho các nhu cầu khai thác sử dụng

Thái Bình là một tỉnh ven biển thuộc lưu vực sông Hồng, là tỉnh thuần nông, diện tích đất tự nhiên 154.542,0396 ha, dân số1.845.000 người Nhiều thập kỷ, dưới sự lãnh đạo của Đảng và Nhà nước, người dân Thái Bình đã lao động cần cù, "một nắng, hai sương", sử dụng đất có hiệu quả, ít có vi phạm pháp luật đất đai; đã lập nên những kỳ tích với "Bài ca 5 tấn", rồi 10 tấn, 12 tấn thóc/ha Tuy nhiên ở Thái Bình đã xảy ra khiếu kiện về đất đai, đặc biệt nhất là vào năm 1997, gây mất ổn định chính trị và trật tự an toàn xã hội; một trong những nguyên nhân đó là do " cấp đất, bán đất trái thẩm quyền một

2

cách phổ biến; chính quyền ở nhiều cơ sở đã lạm dụng việc xử phạt hành chính một cách tùy tiện, trái quy định, quá sức chịu đựng của dân, gây bất bình trong dân" Sau sự kiện trên, các cấp, các ngành trong tỉnh đã rút kinh nghiệm; đề ra các chủ trương, giải pháp sửa chữa, khắc phục những khuyết điểm, thiếu sót, chấn chỉnh công tác quản lý về đất đai, vì vậy các vi phạm pháp luật về đất đai ngày càng giảm Những năm gần đây, Thái Bình đẩy mạnh chuyển dịch cơ cấu kinh tế, nâng cao tỷ trọng công nghiệp, dịch vụ; xây dựng nhiều khu công nghiệp, cụm công nghiệp tập trung; với phong trào "xây dựng cánh đồng đạt giá trị sản xuất 50 triệu đồng/ha/năm và hộ gia đình có thu nhập đạt 50 triệu đồng/ha/năm" Với quyết tâm trên, Thái Bình từ tỉnh có thu ngân sách trên địa bàn đạt 235 tỷ đồng năm 2001, đã vinh dự được vào câu lạc bộ tỉnh có thu ngân sách trên địa bàn đạt 1.000 tỷ đồng năm 2004 Tuy nhiên, công tác quản lý nhà nước về đất đai trong tỉnh còn bị buông lỏng; còn tình trạng cấp đất, giao đất sai thẩm quyền Một số địa phương lợi dụng chủ trương chuyển đổi cơ cấu cây trồng, vật nuôi đã chuyển đổi không đúng mục đích theo quy định của tỉnh Một số doanh nghiệp trong cụm công nghiệp của huyện Đông Hưng còn vi phạm nghiêm trọng Luật Đất đai Việc xử lý các vi phạm trên chưa kịp thời, gây bức xúc trong nhân dân

Một trong những nguyên nhân gây ra tình trạng đó là do chính quyền các cấp cũng như người dân chưa ý thức hết được vai trò cũng như tầm quan trọng như một bằng chứng của tài liệu lưu trữ về đất đai để khai thác sử dụng vào các mục đích khác nhau Có thể khẳng định rằng tài liệu lưu trữ nói chung

và tài liệu lưu trữ về đất đai là một trong những nguồn tài nguyên vô cùng quý giá, nếu chúng ta biết giữ gìn và khai thác chúng có hiệu quả thì nó sẽ góp phần không nhỏ vào trong sự nghiệp phát triển kinh tế, xã hội Đặc biệt tài liệu lưu trữ về đất đai không chỉ có giá trị đối với hoạt động quản lý đất đai nói riêng mà nó còn có giá trị đối với nhiều ngành khác như ngành nông nghiệp, thuế, giao thông, xây dựng…

thế, tôi chọn đề tài: “ Tổ chức quản lý và phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ về đất đai ở Thái Bình” làm đề tài luận văn thạc sĩ của mình để

góp phần nhỏ công sức của mình làm cho công tác tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ về đất đai ở Thái Bình được tốt hơn và quan trọng hơn cả là có thể phục

vụ khai thác sử dụng tối đa các nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu đất đai, góp phần vào sự phát triển kinh tế của tỉnh

2 Mục tiêu đề tài

Nghiên cứu đề tài này, tác giả nhằm thực hiện các mục tiêu sau:

Thứ nhất, nghiên cứu và chỉ ra được các đặc điểm hồ sơ lưu trữ về đất đai, thành phần tài liệu, hồ sơ về đất đai; giá trị và ý nghĩa của các hồ sơ lưu trữ sản sinh trong hoạt động quản lý đất đai

Thứ hai, giới thiệu hệ thống tổ chức, các biện pháp quản lý tài liệu lưu trữ đất đai, tình hình khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ về đất đai ở Thái Bình (chủ yếu ở chính quyền cấp tỉnh) Từ đó, đánh giá và chỉ ra được những ưu điểm, hạn chế còn tồn tại và nguyên nhân của những tồn tại đó trong việc tổ chức quản lý và phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ về đất đai ở Thái Bình

Thứ ba, đề xuất và kiến nghị một số giải pháp tổ chức quản lý và phục

vụ khai thác có hiệu quả tài liệu lưu trữ đất đai ở Thái Bình

4

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

3.1 Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là:

- Các loại tài liệu lưu trữ về đất đai ở Thái Bình, chủ yếu tài liệu lưu trữ đất đai được quản lý ở chính quyền cấp tỉnh

- Các biện pháp tổ chức quản lý về tài liệu lưu trữ đất đai ở Thái Bình như: hệ thống tổ chức, các văn bản quy phạp pháp luật về quản lý đất đai

- Tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ tài liệu đất đai như: công tác phân loại; xác định giá trị; thống kê; ứng dụng tin học vào công tác lưu trữ…

- Thực trạng về công tác khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ về đất đai ở Thái Bình

- Tình hình kiểm tra các hoạt động lưu trữ tài liệu đất đai ở tỉnh

3.2 Phạm vi nghiên cứu

Đề tài nghiên cứu về các biện pháp tổ chức quản lý và phục vụ khai thác sử dụng tài liệu đất đai (chủ yếu là tài liệu dạng giấy) ở Thái Bình Tác giả nghiên cứu, khảo sát về các hồ sơ đất đai và các biện pháp tổ chức quản

lý, phục vụ khai thác sử dụng tại các cơ quan có trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ về đất đai ở Thái Bình trong đó chủ yếu là ở chính quyền cấp tỉnh tại Văn phòng Đăng ký đất đai trực thuộc Sở Tài nguyên Môi trường Thái Bình(các Chi nhánh văn phòng đất đai tác giả chưa có điều kiện để khảo sát) Ngoài ra, tác giả chủ yếu nghiên cứu, khảo sát khối tài liệu đất đai được sản sinh chủ yếu từ năm 2003 đến nay (từ khi có Luật Đất đai ban hành)

4 Nhiệm vụ của đề tài

Để thực hiện được các mục tiêu đặt ra, đề tài cần thực hiện các nhiệm vụ:

Một là, khảo sát về hệ thống các cơ quan chịu trách nhiệm quản lý và

phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ về đất đai: khảo sát về chức năng, nhiệm vụ của từng cơ quan trong việc tổ chức quản lý và phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ về đất đai

5

Hai là, nghiên cứu các quy định của nhà nước nói chung và của tỉnh

Thái Bình nói riêng về tổ chức quản lý và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ đất đai

Ba là, mô tả về các loại hồ sơ lưu trữ đất đai hiện đang được bảo quản,

phục vụ khai thác sử dụng và các biện pháp tổ chức tài liệu lưu trữ đất đai ở Văn phòng Đăng ký đất đai Thái Bình

Bốn là, phân tích được những ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân của

hạn chế các biện pháp tổ chức quản lý và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ đất đai ở Thái Bình

Năm là, trên cơ sở lý luận và thực tiễn, so sánh, phân tích và đề xuất

được các biện pháp quản lý và phục vụ khai thác sử dụng khai thác sử dụng

tài liệu lưu trữ ở Văn phòng Đăng ký đất đai Thái Bình

5 Phương pháp nghiên cứu

Dựa trên cơ sở phương pháp luận chung của lưu trữ học là nguyên tắc chính trị, nguyên tắc lịch sử, nguyên tắc toàn diện tổng hợp , tác giả còn sử dụng các phương pháp nghiên cứu khoa học cụ thể như: phương pháp điều tra, khảo sát; phương pháp thống kê; phương pháp phân tích, tổng hợp

- Phương pháp điều tra, khảo sát thực tế: phương pháp này dùng để nghiên cứu cơ sở thực tiễn Tác giả tiến hành khảo sát về hệ thống các cơ quan quản lý tài liệu lưu trữ đất đai, hệ thống tài liệu lưu trữ về đất đai, hệ thống các biện pháp tổ chức quản lý và phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ về đất đai ở Thái Bình (Phụ lục1)

- Phương pháp thống kê: qua kết quả điều tra, khảo sát thực tế, trên cơ

sở các tài liệu thu thập được như các kế hoạch, báo cáo về các mặt hoạt động: thu thập, giao nộp, lưu giữ, bảo quản và cung cấp, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ về đất đai; xây dựng các bảng thống kê về số lượng tài liệu lưu trữ, thống kê các kết quả khai thác sử dụng tài liệu Từ đó, tác giả có thể đánh giá

và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ đất đai

- Phương pháp so sánh: so sánh giữa thực tế công tác tổ chức quản lý

và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ về đất đai với các quy định của nhà nước chỉ đạo và các hướng dẫn đã được cơ quan nhà nước, ngành tài nguyên môi trường hoặc các quy chế tổ chức thực hiện ở từng địa phương; so sánh các ưu điểm, hạn chế về tổ chức quản lý và khai thác sử dụng tài liệu đất đai giữa Văn phòng Đăng ký đất đai Thái Bình với một số tỉnh Từ đó, phân tích để chỉ

ra các ưu điểm và hạn chế

6 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Tổ chức quản lý và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ đất đai là một hướng nghiên cứu được rất nhiều người quan tâm nghiên cứu ở nhiều góc độ khác nhau Trong quá trình làm luận văn tôi thấy có các đề tài nghiên cứu khoa học, sách giáo trình; các luận văn thạc sĩ, khóa luận chuyên ngành lưu trữ học, chuyên ngành quản lý đất đai ở khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng và các trường đại học khác; các bài báo cũng đã đề cập đến vấn đề tổ chức quản lý và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ đất đai

- Các đề tài nghiên cứu khoa học, sách giáo trình:

+ Đề tài “Nghiên cứu cơ sở lý luận, thực tiễn và đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng lưu trữ, cơ chế quản lý, khai thác và chia sẻ thông tin đất đai phuc vụ mục tiêu phát triển kinh tế - xã hội” do tác giả Nguyễn Thị Xuân

Hương, Tổng cục Quản lý đất đai (2011 – 2013)

+ Giáo trình “Hệ thống hồ sơ địa chính” của tác giả Nguyễn Trọng

7

Đợi, Trường Đại học Quy Nhơn, năm 2009;

+ Giáo trình “Quản lý đất đai” của tác giả Nguyễn Khắc Thái Sơn,

NXB Nông nghiệp Hà Nội, năm 2007; Ngoài ra, tôi có tham khảo các luận văn thạc sĩ, khóa luận tốt nghiệp chuyên ngành lưu trữ học, quản lý đất đai ở các trường đại học:

- Đề tài Luận văn thạc sĩ:

+ Luận văn “Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ ở Tổng Cục quản lý đất đai phục vụ cho công tác quản lý đất đai của Bộ Tài nguyên và Môi trường” của tác giả Nguyễn Thị Thùy Dương, năm 2014(Tư liệu khoa

Lưu trữ học &QTVP – Trường ĐH KHXH& NV Hà Nội)

+ Luận văn “Đánh giá công tác đăng kí đất đai và lập hồ sơ địa chính tại Đông Hưng, Thái Bình” Nguyễn Thu Hoài (2012), Trường ĐH Nông

nghiệp Hà Nội

- Các bài báo liên quan như bài “Tiếp tục hoàn thiện và kiện toàn công tác lưu trữ lài liệu đất đai gắn liền với công tác xây dựng và hoàn thiện hệ thống thông tin đất đai và xây dựng cơ sở dữ liệu đất đai”, Cao Tiến Nam,

Trung tâm Dữ liệu và Thông tin đất đai, năm 2015

Tuy nhiên, các công trình nghiên cứu, giáo trình, bài viết trên đây chỉ tập trung nghiên cứu về mặt lý luận chung của công tác tổ chức quản lý và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Mới có số ít bài viết đề cập đến thực tế tổ chức quản lí và sử dụng tài liệu lưu trữ ở một vài cơ quan cụ thể nhưng chưa

có đề tài nào đi sâu nghiên cứu về tình hình tổ chức quản lý và khai thác, sử

dụng tài liệu lưu trữ đất đai ở tỉnh Thái Bình nên tôi đã chọn đề tài “Tổ chức quản lý và phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ về đất đai ở Thái Bình” làm luận văn tốt nghiệp Trong quá trinh thực hiện đề tài chúng tôi có

tham khảo và kế thừa nội dung về mặt lý luận chung về công tác này nhưng không trùng lặp với bất cứ các công trình nghiên cứu trước nào trước đây

8

7 Các nguồn tài liệu tham khảo chính làm cơ sở khoa học cho đề tài

Trong quá trình nghiên cứu đề tài, tôi đã sử dụng các nguồn tài liệu tham khảo chính như sau:

- Nhóm tài liệu pháp lý: đó là hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước,TW, tỉnh Thái Bình có liên quan đến lưu trữ tài liệu đất đai và việc tổ chức quản lý, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ đất đai nói chung và của tỉnh Thái Bình nói riêng

- Nhóm tài liệu là các các công trình nghiên cứu khoa học liên quan đến vấn đề mà đề tài đang tìm hiểu của các cơ quan ở TW và của tỉnh Thái Bình;

- Nhóm tài liệu là các quy chế, quy định của các cơ quan quản lý nhà nước ở TW và địa phương về tổ chức quản lý, sử dụng tài liệu lưu trữ đất đai;

- Các luận văn cao học, khóa luận tốt nghiệp của các học viên, sinh viên và các bài báo có liên quan đến chuyên đề này

- Các loại tài liệu lưu trữ đất đai được bảo quản tại Văn phòng Đăng ký đất đai Thái Bình

- Những kết quả ứng dụng công nghệ thông tin để quản lý và khai thác

sử dụng tài liệu lưu trữ đất đai ở Thái Bình

- Đề xuất 3 nhóm giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động trong công tác quản lý và phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ đất đai ở tỉnh Thái Bình Các nhóm giải pháp đó là: nhóm giải pháp về tổ chức, cơ chế - chính sách; nhóm giải pháp về nghiệp vụ; nhóm giải pháp về cơ sở vật chất,

hạ tầng công nghệ

9

Luận văn có thể được dùng làm tài liệu tham khảo cho Văn phòng Đăng ký đất đai tỉnh để có thể tổ chức quản lý và phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ đất đai có hiệu quả; các sinh viên, học viên để nghiên cứu các vấn đề có liên quan đến việc tổ chức quản lý và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ đất đai

9 Bố cục của luận văn

Ngoài phần mở đầu, kết luận nội dung luận văn gồm:

Chương 1: Khái quát về tài liệu lưu trữ đất đai ở tỉnh Thái Bình

Chương 2: Thực trạng tổ chức quản lý và phục vụ khai thác sử dụng tài

liệu lưu trữ đất đai ở Thái Bình (chủ yếu ở cấp tỉnh)

Chương 3: Những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức quản lý

và phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ đất đai tại Thái Bình

Mặc dù đã cố gắng nhưng do đây là một đề tài tương đối mới, liên quan đến lĩnh vực khá đặc thù và do thời gian, khả năng có hạn nên luận văn không thể tránh khỏi những thiếu sót, chúng tôi rất mong nhận được ý kiến đóng góp của thầy cô và các bạn để luận văn có thể hoàn thiện hơn

Qua đây, tác giả xin bày tỏ sự cảm ơn chân thành tới các thầy cô giáo, các cơ quan, cá nhân và đặc biệt là sự hướng dẫn nhiệt tình, chu đáo của PGS.TS Nguyễn Minh Phương đã hướng dẫn, giúp đỡ tác giả hoàn thành đề luận văn này

10

Chương 1

KHÁI QUÁT VỀ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐẤT ĐAI

1.1 Khái niệm và đặc điểm hồ sơ lưu trữ đất đai

1.1.1.Khái niệm tài liệu lưu trữ đất đai

“Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp”.[42, tr.14]

Tài liệu lưu trữ về đất đai là tài liệu có giá trị, được lựa chọn trong toàn

bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của ngành đất đai, được bảo quản trong kho lưu trữ để khai thác phục vụ cho các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử của toàn xã hội [54, tr.18]

Như vậy, có thể nói tài liệu lưu trữ về đất đai là loại tài liệu đặc thù, đóng vai trò quan trọng trong lĩnh vực quản lý nhà nước về đất đai, được hình thành trong quá trình hoạt động về quản lý nhà nước đất đai Tài liệu được lập

ở tất cả các đơn vị hành chính và các cấp hành chính, ở các thời kỳ lịch sử khác nhau và sử dụng nhiều phương tiện kỹ thuật khác nhau Tài liệu lưu trữ đất đai bao gồm cả dạng giấy và dạng số các dữ liệu địa chính, dữ liệu quy hoạch sử dụng đất, dữ liệu giá đất, dữ liệu thống kê, kiểm kê đất đai

1.1.2 Đặc điểm tài liệu lưu trữ đất đai

- Về nội dung

Nội dung tài liệu lưu trữ đất đai rất đa dạng, phong phú phản ánh nhiều vấn đề về tự nhiên, kinh tế, pháp lý về đất đai Tài liệu đất đai mang tính chuyên môn cao và mang nhiều đặc thù kỹ thuật của ngành, là tài liệu chuyên môn nghiệp vụ

Theo quy định của Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính Phủ, tài liệu chuyên môn nghiệp vụ là tài liệu kỹ thuật, nghiệp vụ hình