QUẢN TRỊ SỰ KIỆN VÀ LỄ HỘI

Tổ chức lễ hội và sự kiện: được hiểu như sự huy động sự tổ chức và điều hành các nguồn lực nhằm tạo ra một sản phẩm lễ hội và sự kiện đáp ứng các mục tiêu đã xác định trước của tổ chức có tư cách pháp nhân sở hữu sự kiện

NỘI DUNG:

I QUẢN LÝ LỄ HỘI VÀ SỰ KIỆN:

I.1 Khái niệm quản lý:

Quản lý là sự huy động - tổ chức và điều hành các nguồn lực nhằm đạt được mục tiêu đã xác định trước

Các nguồn lực được hiểu gồm tất cả những gì cần huy động để thực hiện và đạt được mục tiêu như: chính sách, luật pháp, khoa học, công nghệ, tài chính, nhân lực, vật lực, phương pháp, để thực hiện và đạt được mục tiêu đã đề ra 1

I.2 Khái niệm lễ hội:

Lễ hội là tổ hợp các yếu tố và hoạt động văn hóa đặc trưng của cộng đồng, xoay xung quanh một trục ý nghĩa nào đó, nhằm tôn vinh và quảng bá cho những giá trị nhất định

Một số tên gọi với cách hiểu tương đương như cụm từ "lễ hội" và đồng thời biểu

thị tính chất hay xuất xứ của lễ hội ấy như: lễ hội truyền thống, lễ hội cổ truyền, lễ hội dân gian, lễ hội Mới, festival, 2

I.3 Khái niệm sự kiện:

Sự kiện là cái gì, việc gì quan trọng đã xảy ra 3 Từ "sự kiện" trong tiếng Việt

còn được sử dụng để chỉ những sự việc quan trọng, sự cố bất ngờ xảy ra ở hầu hết các lĩnh vực của thế giới tự nhiên và đời sống xã hội 4

I.4 Khái niệm quản lý lễ hội và sự kiện:

Cần được hiểu theo hai góc độ, phù hợp với hai khu vực công tác chủ yếu, đó

là quản lý Nhà nước đối với hoạt động lễ hội và sự kiện; tổ chức lễ hội và sự kiện

Quản lý Nhà nước đối với hoạt động lễ hội và sự kiện: là việc sử dụng các công

cụ quản lý như chính sách, luật pháp, bộ máy và các nguồn lực, để kiếm soát hay can thiệp và các hoạt động lễ hội và sự kiện, nhằm duy trì hệ thống chính sách và luật

1 T.S Cao Đức Hải (2010), "Giáo trình Quản lý lễ hội và sự kiện", NXB Đại học Quốc gia Hà Nội.

2 T.S Cao Đức Hải (2010), "Giáo trình Quản lý lễ hội và sự kiện", NXB Đại học Quốc gia Hà Nội.

3 Nhiều tác giả (2005), "Từ điển Tiếng Việt", NXB Từ điển Bách khoa.

4 T.S Cao Đức Hải (2010), "Giáo trình Quản lý lễ hội và sự kiện", NXB Đại học Quốc gia Hà Nội.

pháp hiện hành có liên quan do nhà nước ban hành Cụ thể trong ngành Văn hóa, Thể thao và Du lịch là Quy chế tổ chức lễ hội

Tổ chức lễ hội và sự kiện: được hiểu như sự huy động - sự tổ chức và điều hành các nguồn lực nhằm tạo ra một sản phẩm lễ hội và sự kiện đáp ứng các mục tiêu

đã xác định trước của tổ chức có tư cách pháp nhân sở hữu sự kiện 1

II VẤN ĐỀ TRÌNH BÀY TRONG ĐỂ TÀI " ĐÁNH GIÁ CÔNG TÁC MARKETING LỄ HỘI " THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH - NGÔI NHÀ CHUNG CỦA CHÚNG TA" ":

Từ ngày 10 đến ngày 12/9/2013, tại Khu Du lịch Văn Thánh, quận Bình Thạnh,

UBND Thành phố Hồ Chí Minh đã tổ chức sự kiện lễ hội "Thành phố Hồ Chí Minh -Ngôi nhà chung của chúng ta" với tên tiếng Anh chính thức là "Ho Chi Minh City - Our common home festival"

Chương trình được thực hiện nhằm tạo điều kiện cho các nước giới thiệu và quảng bá những nét đặc trưng về văn hóa, bản sắc của nước mình cho nhân dân thành phố, tạo không khí lễ hội, tăng cường mối quan hệ hữu nghị đoàn kết, giao lưu văn hóa nghệ thuật giữa các nước; đồng thời thành phố cũng giới thiệu với cộng đồng quốc tế về những nét đặc trưng, đa dạng của bản sắc văn hóa Việt Nam nói chung và thành phố Hồ Chí Minh nói riêng; giữ gìn, phát huy bản sắc văn hóa dân tộc và các

1 T.S Cao Đức Hải (2010), "Giáo trình Quản lý lễ hội và sự kiện", NXB Đại học Quốc gia Hà Nội.

2 Nguồn: Quang Định, "Bế mạc Lễ hội "TP.HCM - Ngôi nhà chung của chúng ta" 2013",

http://www.tuoitre.vn.

giá trị tinh thần mang nét đặc trưng của thành phố Hồ Chí Minh và Việt Nam; đồng thời tạo môi trường phát triển, thu hút khách du lịch quốc tế đến thành phố Hồ Chí Minh và Việt Nam

Có thể nói, lễ hội "Thành phố Hồ Chí Minh - Ngôi nhà chung của chúng ta" đã

diễn ra thành công tốt đẹp, các hoạt động lễ hội được tổ chức với qui mô lớn, hoành tráng, có nhiều sự kiện mới, hấp dẫn, phong phú, các chương trình, nội dung lễ hội ngày càng thiết thực, bổ ích và sinh động, phục vụ nhiều đối tượng trong cộng đồng, thu hút đông đảo khách tham dự

Tuy nhiên, công tác marketing của lễ hội "Thành phố Hồ Chí Minh - Ngôi nhà chung của chúng ta" chưa được thực hiện một cách chuyên nghiệp, thiếu sự đồng bộ và

sự đầu tư hợp lí, đặc biệt là đối với một lễ hội được xem là một trong những sự kiện

du lịch lớn trong năm do thành phố tổ chức Đề tài này được thực hiện nhằm đánh giá một cách khách quan công tác marketing của lễ hội, nhằm đưa ra những phương hướng, giải pháp giải quyết những hạn chế, đồng thời củng cố những mặt tích cực của

nó, góp phần xây dựng và phát triển công tác marketing của lễ hội Thành phố Hồ Chí Minh trong những năm sau nói riêng và cho những sự kiện, lễ hội khác nói chung

III ĐÁNH GIÁ CÔNG TÁC MARKETING LỄ HỘI " THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH - NGÔI NHÀ CHUNG CỦA CHÚNG TA":

Marketing là một công việc trong tổ chức sự kiện, nhằm xác lập mối quan hệ giữa khán thính giả và sự kiện, hiểu được nhu cầu và động cơ của họ, phát triển các sản phẩm đáp ứng những nhu cầu này, xây dựng một chương trình truyền thông thể hiện mục đích và mục tiêu của sự kiện

Trong đề tài này, ta sẽ sử dụng chiến lược 4P của công tác marketing-mix, bao gồm: Product (sản phẩm), Price (giá cả), Place (thị trường phân phối), Promotion (xúc

tiến, quảng bá), để làm công cụ chuẩn để đánh giá công tác marketing lễ hội "Thành phố Hồ Chí Minh - Ngôi nhà chung của chúng ta".

III.1 Chiến lược Marketing-mix 1

III.1 Chiến lược sản phẩm (product):

Có thể nói, lễ hội "Thành phố Hồ Chí Minh - Ngôi nhà chung của chúng ta" là một sự kiện văn hóa - du lịch lớn của thành phố Dù gọi là "lễ hội" như thế, nhưng phần

lễ dường như là không có, đặc biệt là trong ngày khai mạc sự kiện (ngày 10/9/2013)

Như vậy, ta có thể hiểu đây là một sự kiện diễn ra theo hình thức "festival" (được dịch tương đối sang nghĩa Việt là "lễ hội") như nước ngoài, với nội dung xuyên suốt là những chương trình mang tính "hội" nhiều hơn, với các trò chơi dân gian, vừa thể hiện tính

khéo léo, vừa nêu cao tinh thần thượng võ, tính đoàn kết của cộng đồng Theo nhiều ý

kiến chuyên môn, ta nên dịch từ "festival" sáng tiếng Việt là từ "hội" hoặc "liên hoan" thì sẽ

hợp lí hơn2

Ngoài ra, với tên gọi tiếng Anh là "Ho Chi Minh City - Our common home festival" cũng vấp phải một số sai sót trong cách dùng từ, ở phần chiến lược xúc tiến

hỗn hợp (promotion) sẽ đề cập rõ hơn về nội dung này

Với những hoạt động, chương trình đặc sắc, lễ hội đã thể hiện dường như đầy

đủ các yêu cầu về quảng bá du lịch, nét đẹp văn hóa, ẩm thực đặc trung vùng miền, cũng như các trò chơi dân gian, đáp ứng được nhu cầu của khách tham quan Cụ thể được biểu hiện qua các nội dung hoạt động của chương trình như sau:

+ Khu vực Triển lãm "Hoạt động đối ngoại của Thành phố Hồ Chi Minh - Hội nhập và Phát triển": Triển lãm các hình ảnh giới thiệu thành tựu về công tác đối ngoại

1 Nguồn: Đoàn Văn Tình, "Chiến lược Marketing hỗn hợp 4P", http://tinhcdnv.blogspot.com.

2 Theo Tạp chí Ngôn ngữ và Đời sống, số 7/2005, trang 48.

của Thành phố Hồ Chí Minh; giới thiệu đất nước, con người Việt Nam nói chung và Thành phố Hồ Chí Minh nói riêng; trưng bày các bộ trang phục truyền thống các dân

tộc Việt Nam; tổ chức Liên hoan "Trang phục yêu thích của tôi", Cuộc thi "Bài hát yêu thích của tôi" do cộng đồng người nước ngoài sinh sống tại Thành phố Hồ Chí Minh

và khách du lịch theo sự giới thiệu của các cơ quan đại diện nước ngoài tại Thành phố

Hồ Chí Minh đăng ký tham gia

Những hoạt động trên đã mang đến cho khu vực triển lãm một không gian vừa mang tính truyền thống, vừa mang tính hiện đại trong bầu không khí gắn kết mật thiết giữa con người, văn hóa Việt Nam với du khách quốc tế

+ Khu gian nhà văn hóa các nước: Mỗi nước tự trang trí ít nhất một gian hàng (diện tích 3m x 3m) hoặc tự dựng gian hàng (diện tích do Ban Tổ chức phân bổ); tự trang trí, trưng bày các hình ảnh, hiện vật, trang phục, sản phẩm… thể hiện nét đặc trưng văn hóa, bản sắc của nước mình

Hoạt động này không những giúp quảng bá nét đẹp văn hóa truyền thống mà con giúp khách tham quan trong và ngoài nước hiểu rõ hơn về những nét đặc trưng riêng của mỗi quốc gia

1 , 2 Nguồn: IYC Vietnam, https://www.facebook.com/iycvietnam.

+ Khu sân khấu: Tổ chức chương trình Khai mạc Lễ hội kết hợp với diễu hành giới thiệu hình ảnh, đất nước và con người của các nước tham gia Lễ hội, vào lúc 18 giờ 30 ngày 10/ 9/2013; chương trình Bế mạc Lễ hội vào lúc 20 giờ 30 ngày 12 tháng

9 năm 2013; tổ chức chương trình giao lưu, biểu diễn nghệ thuật chuyên nghiệp do các đơn vị nghệ thuật của thành phố và cộng đồng nước ngoài tại thành phố thực hiện

Là điểm trung tâm thu hút nhiều khách tham quan đến nhất, khu sân khấu với những chương trình văn hóa, nghệ thuật độc đáo, đa dạng mang đậm tinh thần giao lưu giữa Việt Nam và bạn bè thế giới đã tạo nên một không gian đầy màu sắc, sôi động và náo nhiệt

+ Khu ẩm thực: Giới thiệu văn hóa ẩm thực của các nước do cộng đồng người nước ngoài và các khách sạn, nhà hàng tại thành phố thực hiện; Thực hiện khu vực ẩm thực mang đậm nét văn hóa của các vùng miền và các dân tộc Việt Nam; Tổ chức Hội

thi nấu ăn "Món ngon Đất Việt" do các gia đình người nước ngoài đang sinh sống, làm

việc tại Thành phố Hồ Chí Minh đăng ký tham gia và dự thi nấu ăn tại chỗ các món ngon, đặc sắc, tiêu biểu của các vùng miền Việt Nam

Thông qua các hoạt động của khu ẩm thực, lễ hội đã tạo điều kiện cho khách tham quan hiểu rõ hơn về văn hóa ẩm thực phong phú, đa dạng với những phong cách

ẩm thức khác nhau của mỗi quốc gia

+ Khu trò chơi: Giới thiệu các trò chơi dân gian của Việt Nam và các nước như nhảy sạp, bắn cung, đập niêu, bông vụ , thu hút sự tham gia nhiệt tình của khách tham quan trong và ngoài nước

Dựa vào chiến lược sản phẩm, ta có thể thấy rằng lễ hội "Thành phố Hồ Chí Minh - Ngôi nhà chung của chúng ta" đã có những nội dung hoạt động khá đầy đủ, thể hiện đúng trọng tâm của chương trình là một không gian giao lưu văn hóa, phát triển

du lịch, tạo được sự thu hút đối với khách tham quan

Ngoài ra, lễ hội còn phù hợp với nhiều đối tượng khách tham quan Theo thống

kê năm 2011 thì dân số thành phố Hồ Chí Minh gần khoảng 8 triệu người, trong đó có khoảng 500 nghìn người nước ngoài hiện đang làm việc và sinh sống trên toàn địa bàn thành phố Đây là một đối tượng mà chúng ta cần hết sức quan tâm để tạo điều kiện cho họ tiếp xúc và giao lưu văn hóa với Việt Nam

III.1.3 Du khách thích thú với những chú búp bê Nga đáng yêu 1

Đối với thành phần học sinh, sinh viên, thì họ đến để vui chơi, học hỏi và có

cơ hội hiểu rõ hơn về văn hóa các quốc gia tham gia lễ hội Riêng đối tượng nhân viên, công chức, hay những người hoạt động trong lĩnh vực du lịch, ngoài mục đích tham quan, họ còn đến để có cái nhìn tổng quát hơn về sự giao lưu văn hóa giữa Việt Nam ta và các quốc gia khác, nhằm phục vụ cho công tác tổ chức, hoạt động du lịch của họ Có thể nói, lễ hội đã thu hút được nhiều đối tượng, đặc biệt là thành phần khách tham quan nằm trong độ tuổi từ 16 đến 55 tuổi

Nhìn chung, lễ hội đã có những nội dung chương trình, hoạt động phù hợp với

đạ đa số các thành phần trong xã hội, với đủ mọi lứa tuổi, học vấn và nghệ nghiệp khác nhau

Với những hoạt động, chương trình của mình, lễ hội đã mang lại nhiều giá trị thiết thực, bao gồm giá trị truyền thống và giá trị hiện đại

Giá trị truyền thống đã khắc rõ nét trong các trò chơi dân gian, văn hóa ẩm thực, trang phục truyền thống và những hoạt động văn nghệ, diễu hành, qua đó giúp khách tham quan hiểu được phần nào nét đẹp truyền thống của các nước, tạo cơ hội cho họ tìm về với cội nguồn văn hóa của dân tộc Việt Nam ta

1 Nguồn: Đặng Kim Phương, "Thành phố Hồ Chí Minh - Ngôi nhà chung của chúng ta",

http://vietnam.vnanet.vn.

Giá trị hiện đại thể hiện rõ nét nhất ở khu vực triển lãm với các thành tựu về công tác đối ngoại của Thành phố Hồ Chí Minh trong thời kì hội nhập, giới thiệu đất nước, con người Việt Nam nói chung và Thành phố Hồ Chí Minh nói riêng, các cuộc thi giao lưu âm nhạc, biểu diễn nghệ thuật đương đại chuyên nghiệp, góp phần thể hiện sức sống của thành phố trong sự đa sạng văn hóa, bản sắc các dân tộc, các quốc gia

Tuy nhiên, lễ hội chưa mang được cái riêng, cái độc đáo, công tác tổ chức các chương trình hoạt động còn dựa trên những sự kiện văn hóa - du lịch (như chương

trình chương trình "Triển lãm quốc tế du lịch 2012", "Ngày hội du lịch Thành phố Hồ Chí Minh lần IX, năm 2013", ) đã tổ chức thành công trước đó Ngoài ra, không gian

tổ chức bó hẹp trong diện tích 7,7ha, khiến sức chứa số lượng khách tham quan của lễ hội bị hạn chế

III.2 Chiến lược giá (price):

Lễ hội "Thành phố Hồ Chí Minh - Ngôi nhà chung của chúng ta" là một sự kiện

văn hóa - du lịch ý nghĩa, góp phần tạo nên sự giao lưu văn hóa giữa Việt Nam và các quốc gia đã thiết lập mới quan hệ với nước ta trên các phương diện chính trị - văn hóa

1 Nguồn: Đặng Kim Phương, "Thành phố Hồ Chí Minh - Ngôi nhà chung của chúng ta",

http://vietnam.vnanet.vn.

- xã hội Chính vì lẽ đó nên chương trình và những hoạt động chủ yếu của nó cũng nhằm vào mục đích quảng bá thành phố, giao lưu, xây dựng mối quan hệ hữu nghị, hợp tác giữa các quốc gia với nhau

Đây là một chương trình mang tầm ý nghĩa nhất định, là cơ hội để các nước nói chung và Việt Nam nói riêng mang đến bản sắc văn hóa truyền thống của mình để giới thiệu đến với các quốc gia khác, đồng thời nhằm quảng bá hình ảnh một thành phố Hồ Chí Minh hiện đại, năng động, thân thiện, đang từng ngày hội nhập, hòa mình cùng sự phát triển của thế giới

Xuất phát từ những lí do đó, để mọi người có thể dễ dàng và thuận tiện tham gia lễ hội, Ban Tổ chức đã quyết định miễn phí vé vào cổng cho tất cả mọi người khi đến tham quan

Chính vì miễn phí hoàn toàn giá vé vào cổng cho nên đó cũng là một yếu tố hết sức thuận lợi cho những ai muốn tham gia, chính vì thế mà lễ hội sẽ thu hút được đông đảo mọi người chú ý và tham gia nhiều hơn

Tuy nhiên, tại Khu ẩm thực của lễ hội, giá của các món ăn được chế biến và

được bán tại đây được niêm yết với đơn vị tiền tệ là "đôla" ($) Đa số giá của các món

ăn có giá khá cao nên mọi người thường dừng lại để xem qua cho biết, chứ ít ai có điều kiện dùng thử nên phần nào gấy khó khăn cho khách tham quan khi muốn thưởng thức những món ăn của các quốc gia, trong đó có Việt Nam

Nhìn chung thì chiến lược về giá được Ban Tổ chức thực hiện rất phù hợp nhờ vào việc miễn phí hoàn toàn vé cho khách tham quan lễ hội, thu hút được sự tham gia của đông đảo người Việt, người nước ngoài đang sinh sống và làm việc tại thành phố

Hồ Chí Minh Tuy nhiên, sự hạn chế trong phương thức thanh toán của các dịch vụ trong lễ hội đã phần nào khiến ý nghĩa của lễ hội mất đi sự trọn vẹn, thành công như ý muốn

III.3 Chiến lược phân phối (place):

Quá trình phân phối sản phẩm là quá trình để đưa được các sản phẩm được tạo

ra đến với khách hàng Những quyết định gắn với quá trình đó chính là chiến lược phân phối sản phẩm

Đối với lễ hội "Thành phố Hồ Chí Minh - Ngôi nhà chung của chúng ta" thì đây

là một sự kiện văn hóa - du lịch, với sản phẩm là sự đa dạng về chương trình, nội dung hoạt động trong khuôn khổ lễ hội Vì đây là một sự kiện miễn phí nên không diễn ra quá trình mua bán sản phẩm trực tiếp lẫn gián tiếp, do vậy ta không có kênh phân phối phù hợ Nói cách khác, lễ hội này không có chiến lược phân phối

Mọi hoạt động nhằm truyền tải, quảng bá nội dung, hoạt động của lễ hội được tập trung vào chiến lược xúc tiến hỗn hợp (promotion)

III.4 Chiến lược xúc tiến hỗn hợp (promotion):

Chữ P thứ tư bao gồm tất cả các công cụ giao tiếp có thể chuyển thông điệp đến

thị trường mục tiêu So với các chữ P khác, chữ P trong "promotion" là chữ P quan trọng

nhất cần tập trung vào

Để thực hiện tốt chiến lược xúc tiến hỗn hợp, ta cần có các phương tiện truyền thông phù hợp Phương tiện truyền thông (media) là các kênh truyền thông qua đó thông điệp được truyền từ người gửi đến người nhận Người gửi cũng phải tạo ra các kênh để có thể nhận biết phản ảnh đáp lại của người nhận đối với thông điệp đã gửi

Trong trường hợp lễ hội "Thành phố Hồ Chí Minh - Ngôi nhà chung của chúng ta", Ban Tổ chức đã sử dụng chủ yếu là các kênh truyền thông gián tiếp, bao gồm:

+ Báo đài; truyền hình; các kênh thông tin; trang website của Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch trên mạng internet; quảng cáo ngoài trời như băng-rôn

+ Các sự kiện: Năm 2013, Việt Nam kỷ niệm 40 năm ngày thiết lập quan hệ ngoại giao với 25 nước, hưởng ứng sự kiện quan trọng này, ngoài các hoạt động chào mừng trên các lĩnh vực văn hóa, nghệ thuật, xúc tiến thương mại,…, góp phần tạo ra hiệu quả truyền thông đặc biệt đối với công chúng