BÁO cáo KIẾN tập Quản trị văn phòng tại huyện ủy huyện Văn Lâm Hưng Yên

MỤC LỤC BẢNG TỪ, CỤM TỪ VIẾT TẮT LỜI MỞ ĐẦU 1 Phần I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN KIẾN TẬP. 2 1.Chức năng , nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của huyện ủy huyện Văn Lâm 2 1.1. Chức năng 2 1.2.Nhiệm vụ,quyền hạn 2 1.3.Cơ cấu tổ chức của huyện ủy huyện Văn Lâm 3 2. Khảo sát tình hình tổ chức ,quản lí,hoạt động công tác hành chính văn phòng của UBKT huyện Văn Lâm 3 2.1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng UBKT huyện Văn Lâm 3 2.1.1 Tìm hiểu chức năng , nhiệm vụ ,cơ cấu tổ chức của văn phòng UBKT huyện Văn Lâm 3 2.Nhiệm vụ của Thường trực UBKT huyện ủy: 5 3.Nhiệm vụ của các thành viên UBKT huyện ủy: 5 2.1.2 Mô tả việc phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc của mỗi đồng chí cán bộ trong UBKT. 6 2. Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan. 8 2.1. Hệ thống hóa các văn bản quản lý về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan. 8 2.2 Mô hình tổ chức văn thư cơ quan 8 2.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan. 9 2.3.1. Xác định thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của cơ quan. 9 2.3.2. Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của cơ quan. 10 2.3.3. Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của UBKT. So sánh với quy định hiện hành và nhận xét đánh giá. 12 2.4. Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản 14 2.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi – đến 14 2.4.1.1 Quy trình quản lí và giải quyết văn bản đến: 14 2.4.1.2. Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi 20 2.4.2 Tìm hiểu về lập hồ sơ hiện hành của cơ quan,đơn vị 24 2.5. Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của cơ quan, tổ chức. 27 3. Tìm hiểu về công tác tổ chức, sử dụng trang thiết bị văn phòng trong cơ quan 28 3.1. Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng 28 3.1.1Trang thiết bị trong văn phòng cơ quan: 28 3.1.2 Nhận xét 29 3.2. Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của văn phòng (hiện tại). Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu. 30 3.3. Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của cơ quan. Nhận xét bước đầu về những hiệu quả mang lại. 30 PHẦN II: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 32 I.Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác văn phòng của cơ quan. 32 1.Ưu điểm. 32 2.Nhược điểm. 34 II.Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm , khắc phục những nhược điểm. 35 PHẦN III : PHỤ LỤC 39 LỜI CẢM ƠN 45

MỤC LỤC BẢNG TỪ, CỤM TỪ VIẾT TẮT

LỜI MỞ ĐẦU 1

Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN KIẾN TẬP 2

1.Chức năng , nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của huyện ủy huyện Văn Lâm 2

1.1 Chức năng 2

1.2.Nhiệm vụ,quyền hạn 2

1.3.Cơ cấu tổ chức của huyện ủy huyện Văn Lâm 3

2 Khảo sát tình hình tổ chức ,quản lí,hoạt động công tác hành chính văn phòng của UBKT huyện Văn Lâm 3

2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng UBKT huyện Văn Lâm 3

2.1.1 Tìm hiểu chức năng , nhiệm vụ ,cơ cấu tổ chức của văn phòng UBKT huyện Văn Lâm 3

2.Nhiệm vụ của Thường trực UBKT huyện ủy: 5

3.Nhiệm vụ của các thành viên UBKT huyện ủy: 5

2.1.2 Mô tả việc phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc của mỗi đồng chí cán bộ trong UBKT 6

2 Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan 8

2.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lý về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan 8

2.2 Mô hình tổ chức văn thư cơ quan 8

2.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan 9

2.3.1 Xác định thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của cơ quan 9

2.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của cơ quan 10

2.3.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của UBKT So sánh với quy định hiện hành và nhận xét đánh giá 12

2.4 Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản 14

2.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi – đến 14

2.4.1.1 Quy trình quản lí và giải quyết văn bản đến: 14

2.4.1.2 Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi 20

2.4.2 Tìm hiểu về lập hồ sơ hiện hành của cơ quan,đơn vị 24

2.5 Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của cơ quan, tổ chức 27

3 Tìm hiểu về công tác tổ chức, sử dụng trang thiết bị văn phòng trong cơ quan 28

3.1 Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng 28

3.1.1Trang thiết bị trong văn phòng cơ quan: 28

3.1.2 Nhận xét 29

3.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của văn phòng (hiện tại) Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu 30

3.3 Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của cơ quan Nhận xét bước đầu về những hiệu quả mang lại 30

PHẦN II: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 32

I.Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác văn phòng của cơ quan 32

1.Ưu điểm 32

2.Nhược điểm 34

II.Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm , khắc phục những nhược điểm 35

PHẦN III : PHỤ LỤC 39

LỜI CẢM ƠN 45

BẢNG TỪ, CỤM TỪ VIẾT TẮT

STT Từ, cụm từ viết tắt Từ, cụm từ viết đầy đủ

LỜI MỞ ĐẦU

Văn phòng là bộ máy của cơ quan ,tổ chức có trách nhiệm thu thập ,xử lý

và tổng hợp thông tin phục vụ cho lãnh đạo Có thế nói Văn phòng luôn đượcxác định là một tổ chức không thể thiếu,gắn liền với sự tồn tại và phát triển của

cơ quan ,đơn vị

Ngày nay bộ máy văn phòng với đội ngũ nhân viên và người quản lýkhông thể thiếu ở bất cứ cơ quan,tổ chức nào Tuy nhiên ,nguồn nhân lực vừa cóchuyên môn để thực hiện tốt các nghiệp vụ văn phòng ,vừa có trình độ quản lýtại các cơ quan còn rất thiếu Xuất phát từ nhu cầu của xã hội và năng lực đápứng của của Nhà trường ,năm 1971 Trường trung học Văn thư- Lưu trữ đượcthành lập theo Quyết định số 109/QĐ-BT ngày 18/12/1971 của Bộ trưởng phủThủ tướng với nhiệm vụ đào tạo cán bộ làm công tác văn phòng ,công tác vănthư ,công tác lưu trữ có đầy đủ trình độ chuyên môn cung ứng được nguồn cán

bộ ,nhân lực mà xã hội đang cần trong đó có ngành Quản trị văn phòng Lấy lýluận làm cơ sở cho hoạt động thực tiễn và ngược lại từ thực tiễn bổ sung nhữngkiến thức mới ,cập nhật và làm phong phú thêm kho tàng lý luận với phươngchâm này khoa Quản trị văn phòng trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đã tổ chứcmột đợt kiến tập tại các cơ quan ,tổ chức nhằm nâng cao trình độ nghiệp vụ saukhi ra trường và rèn luyện ý thức cho sinh viên Việc thực tế này giúp cho sinhviên vận dụng những kiến thức đã học tại trường đưa vào áp dụng thực tiễn tạicác cơ quan ; là tiền đề để sinh viên đến các cơ quan kiến tập tự tin trong giaotiếp ,và có kinh nghiệm thực tế đưa vào trong bài học của mình Thông qua việckiến tập này giúp sinh viên biết vận dụng lý thuyết để rèn luyện kỹ năng thựchành ,nâng cao tay nghề để sau khi ra trường có thể hoàn thành tốt công việcđược giao

Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN

Huyện ủy chịu trách nhiệm trước Tỉnh ủy ,trước Đảng bộ và nhân dântrong huyện về lãnh đạo ,chỉ đạo thực hiện đường lối ,chính sách củaĐảng ,pháp luật của nhà nước ;các chỉ thị ,nghị quyết của TW ,của tỉnh và nghịquyết Đại hội Đảng bộ huyện ,đảm bảo kết hợp tốt các lợi ích của huyện với củatỉnh và cả nước ;nghiêm chỉnh chấp hành pháp luật và nghĩa vụ với nhà nước ;lãnh đạo chính quyền làm tốt chức năng quản lý nhà nước trên địa bàn huyện

Là cơ quan tham mưu, giúp việc huyện uỷ mà trực tiếp, thường xuyên làban thường vụ và thường trực huyện uỷ trong tổ chức, điều hành công việc lãnhđạo, chỉ đạo, phối hợp hoạt động các cơ quan tham mưu, giúp việc huyện uỷ; làtrung tâm thông tin tổng hợp phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo của huyện uỷ

Trực tiếp quản lý tài sản, tài chính của huyện uỷ và bảo đảm cơ sở vật chấtcho các hoạt động của huyện uỷ, ban thường vụ, thường trực huyện uỷ và các cơquan tham mưu, giúp việc huyện uỷ

1.2.Nhiệm vụ,quyền hạn

a.Nghiên cứu, đề xuất:

Chương trình công tác của huyện uỷ, ban thường vụ, thường trực huyệnuỷ

Sơ kết, tổng kết công tác văn phòng huyện uỷ

b.Hướng dẫn, kiểm tra, giám sát:

Hướng dẫn, phối hợp bồi dưỡng nghiệp vụ công tác văn phòng, công táctài chính và công nghệ thông tin cho cấp uỷ cơ sở và các cơ quan đảng trực

thuộc huyện uỷ.

Kiểm tra, giám sát việc thu, nộp và sử dụng đảng phí ở các tổ chức cơ sởđảng

Theo dõi, đôn đốc các tổ chức đảng, các cấp uỷ trực thuộc huyện uỷ thựchiện chế độ thông tin, báo cáo theo quy định

c.Thẩm định, thẩm tra:

Đề án, văn bản của các cơ quan, tổ chức trước khi trình huyện uỷ, banthường vụ, thường trực huyện uỷ về: yêu cầu, phạm vi, quy trình, thẩm quyềnban hành và thể thức văn bản

Chủ trì phối hợp với các cơ quan liên quan thẩm định nội dung đề án, vănbản thuộc lĩnh vực kinh tế - xã hội, nội chính khi được thường trực, ban thường

vụ huyện uỷ giao trước khi trình huyện uỷ, ban thường vụ huyện uỷ

1.3.Cơ cấu tổ chức của huyện ủy huyện Văn Lâm

a.Lãnh đạo: Gồm Chủ nhiệm, không quá 2 phó Chủ nhiệm Riêng văn phòng

các quận uỷ, thị uỷ, thành uỷ trực thuộc tỉnh uỷ, thành uỷ: không quá 3 phó Chủnhiệm

b.Biên chế: Có từ 11-13 người (không bao gồm thường trực huyện uỷ)

* Sơ đồ tổ chức bộ máy của huyện ủy huyện Văn Lâm

( Xem phụ lục 01)

2 Khảo sát tình hình tổ chức ,quản lí,hoạt động công tác hành chính văn phòng của UBKT huyện Văn Lâm

2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng UBKT huyện Văn Lâm

2.1.1 Tìm hiểu chức năng , nhiệm vụ ,cơ cấu tổ chức của văn phòng UBKT huyện Văn Lâm

a Chức năng

UBKT Huyện ủy là cơ quan kiểm tra, giám sát chuyên trách của Ban chấphành Đảng bộ huyện thực hiện các nhiệm vụ quyền hạn do Điều lệ Đảng quyđịnh và các quy định của Bộ Chính trị, Ban Bí thư Trung ương Đảng; tham mưugiúp Ban Chấp hành, Ban Thường vụ Huyện ủy thực hiện và lãnh đạo, chỉ đạothực hiện nhiệm vụ kiểm tra, giám sát và thi hành kỷ luật trong toàn Đảng bộhuyện

UBKT Huyện ủy do Ban Chấp hành Đảng bộ huyện bầu, gồm một sốđồng chí trong Ban chấp hành Đảng bộ huyện và một số đồng chí ngoài BanChấp hành Đảng bộ huyện Chủ nhiệm Ủy ban Kiểm tra Huyện ủy do Ban Chấphành Đảng bộ huyện bầu trong số các thành viên Ủy ban Kiểm tra; các phó Chủnhiệm Ủy ban Kiểm tra Huyện ủy do Ủy ban Kiểm tra Huyện ủy bầu trong sốcác thành viên Ủy ban Kiểm tra; các thành viên Ủy ban Kiểm tra, chủ nhiệm vàcác phó chủ nhiệm Ủy ban Kiểm tra Huyện ủy được Ban Thường vụ Tỉnh ủy.Chủ nhiệm và các phó chủ nhiệm là tập thể thường trực của Ủy ban Kiểm traHuyện ủy Ủy ban Kiểm tra Huyện ủy phân công một đồng chí phó Chủ nhiệmThường trực

Tổ chức bộ máy cơ quan Ủy ban Kiểm tra Huyện ủy do Ban Thường vụHuyện ủy quyết định

b Nhiệm vụ

1.Nhiệm vụ của UBKT huyện ủy :

Thực hiện và giải quyết những công việc thuộc nhiệm vụ ,quyền hạn đãđược quy định tại Chương VII, Chương VIII của Điều lệ Đảng khóa X quy định Xem xét ,kết luận và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ trình Ban Thường vụ huyện

ủy ,Ban Chấp hành Đảng bộ huyện quyết định việc kỷ luật đảng viên,cán bộthuộc thẩm quyền quản lý của Ban Thường vụ và Ban Chấp hành Đảng bộhuyện

Hướng dẫn, kiểm tra các tổ chức Đảng trong Đảng bộ ,UBKT cấp dưới vàđảng viên,thực hiện những quy định tại Chương VII , Chương VIII Điều lệĐảng

Chuẩn bị nội dung và tham gia các kỳ họp của Ban Thường vụ huyện ủy

bàn về công tác kiểm tra ,giám sát và công tác xây dựng Đảng có lien quan đếnnhiệm vụ kiểm tra, giám sát ;tham dự các kỳ họp của BCH Đảng bộ huyện Phối hợp cùng với các ban ,ngành có liên quan tham mưu giúp Cấp ủy thựchiện nhiệm vụ kiểm tra, giám sát các tổ chức đảng và đảng viên chấp hànhCương lĩnh chính trị, Điều lệ Đảng, chỉ thị, nghị quyết của Đảng và thực hiệnQuy chế làm việc của Ban Chấp hành Đảng bộ huyện

Chỉ đạo, hướng dẫn và kiểm tra về nghiệp vụ công tác kiểm tra, về xâydựng bộ máy giúp việc và bồi dưỡng cán bộ UBKT cấp dưới

2.Nhiệm vụ của Thường trực UBKT huyện ủy:

Chỉ đạo, giải quyết những vấn đề nảy sinh hàng ngày trong việc thực hiệnnhiệm vụ của UBKT giữa hai kỳ họp UBKT; quyết định triệu tập và chuẩn bịnội dung các kỳ họp UBKT huyện ủy

Chỉ đạo, điều hành hoạt động của cơ quan UBKT huyện ủy

Giải quyết các công việc do UBKT huyện ủy ủy nhiệm và báo cáo kết quảvới UBKT vào phiên họp gần nhất về những nội dung được UBKT ủy nhiệm,cũng như công việc đã giải quyết theo thẩm quyền trong khoảng thời gian giữahai kỳ họp của UBKT huyện ủy

3.Nhiệm vụ của các thành viên UBKT huyện ủy:

Chủ nhiệm UBKT huyện ủy chủ trì mọi công việc của UBKT, trực tiếp chỉđạo thực hiện các nhiệm vụ trọng tâm trong từng thời gian Giữ mối quan hệcông tác của UBKT huyện ủy với UBKT tỉnh ủy, Ban Thường vụ huyện ủy,Thường trực huyện ủy và các ban ngành của huyện, cấp huyện và UBKT cấpdưới Chuẩn bị nội dung và duy trì cuộc họp của UBKT ; kết luận các vấn đề đãđược hội nghị thảo luận; ký các văn bản do UBKT kết luận, quyết định Đồngthời, duy trì chế độ làm việc hội họp của UBKT; giải quyết các công việc được

ủy quyền giữa hai kỳ họp, sau đó, báo cáo lại trước tập thể UBKT trong phiênhọp gần nhất

Chủ nhiệm UBKT huyện ủy quy định cụ thể nhiệm vụ, quyền hạn đối vớicán bộ chuyên trách trong cơ quan UBKT huyện ủy

Phó Chủ nhiệm thường trực ( huyện ủy viên) giúp Chủ nhiệm điều hành bộmáy giúp việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác và các quyết định của

việc hàng ngày thuộc về nội bộ cơ quan kiểm tra; giải quyết các công việc đượcphân công phụ trách.

Phó Chủ nhiệm tích cực tham gia vào sự chỉ đạo chung của Thường trựcUBKT; Chủ động tham mưu giúp Chủ nhiệm thực hiện chương trình, kế hoạchcông tác và các quyết định của tập thể UBKT; giải quyết các công việc đượcphân công phụ trách

Ủy viên UBKT huyện ủy tích cực tham gia vào sự chỉ đạo chung, chủ độngđóng góp vào việc thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn của UBKT theo quy địnhtại Chương VII, Chương VIII Điều lệ Đảng Đồng thời, thực hiện những nhiệm

vụ cụ thể do UBKT phân công Ủy viên UBKT dự các cuộc họp của cấp ủyhuyện

c Cơ cấu tổ chức của UBKT huyện ủy

Văn phòng UBKT huyện Văn Lâm bao gồm 01 Chủ nhiệm, 02 Phó chủnhiệm, 01 nhân viên, 01 ủy viên

* Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng UBKT huyện Văn Lâm

( Xem phụ lục 02)

2.1.2 Mô tả việc phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc của mỗi đồng chí cán bộ trong UBKT.

a Đồng chí Chủ nhiệm UBKT:

Là Thủ trưởng cơ quan UBKT huyện ủy, phụ trách chung, chịu trách

nhiệm trước cấp Ủy huyện và UBKT cấp trên về toàn bộ hoạt động của cơ quanUBKT trong công tác kiểm tra, giám sát do Điều lệ Đảng quy định Thườngxuyên đảm bảo tốt mối quan hệ công tác của cơ quan UBKT với các ban, ngànhcủa huyện, cấp ủy và UBKT các cấp

b Đồng chí Phó chủ nhiệm Thường trực UBKT:

Là Phó Thủ trưởng cơ quan UBKT, giúp việc Thủ trưởng cơ quan, trựctiếp phụ trách chuyên môn nghiệp vụ công tác kiểm tra, giám sát của Đảng.Thay mặt Thủ trưởng giải quyết những công việc được Thủ trưởng ủy quyền sau

đó phải báo cáo với đồng chí Thủ trưởng vào ngày gần nhất về những việc đãgiải quyết những việc chưa được giải quyết và đề xuất phương pháp giải quyết

tiếp theo

Chủ động cụ thể hóa bằng kế hoạch kiểm tra, giám sát theo chương trìnhhàng năm, chuyên đề, cũng như nhiệm vụ mà cấp ủy giao Những kết luận theochuyên đề kiểm tra, kết luận giải quyết vụ việc đều phải có sự bàn bạc, thảoluận, thống nhất chung của tổ công tác Mặt khác, những kết luận đó nhất thiếtphải được thông qua tập thể lãnh đạo cơ quan UBKT huyện ủy trước khi trìnhUBKT xem xét kết luận, là người chịu trách nhiệm chính về những vấn đềchuyên môn đưa ra để đi đến kết luận

Chỉ đạo cán bộ văn phòng cơ quan UBKT tổng hợp, soạn thảo văn bảnbáo cáo hàng tháng, quý, 06 tháng và cả năm trước cấp ủy và UBKT cấp trên.Chủ động xây dựng chương trình, kế hoạch, nội dung kiểm tra, giám sát 06tháng, 01 năm, báo cáo đồng chí Chủ nhiệm để thống nhất trước khi trình cấp ủy

và UBKT xem xét quyết định, cũng như một số công việc khác trong hoạt độngcủa cơ quan UBKT, bảo đảm thường xuyên giữ mối quan hệ công tác với cácban xây dựng đảng và các ngành, đoàn thể của Huyện ủy, cấp ủy và UBKT cấpdưới

Thực hiện tốt chế độ đi cơ sở nắm tình hình hoạt động của UBKT cấpdưới, phát hiện kịp thời để uốn nắn những nơi làm chưa tốt về công tác kiểm tra,giám sát thuộc thẩm quyền cá nhân Những vấn đề khó khăn, phức tạp, lien quanđến nhiều lĩnh vực nhất thiết phải báo cáo với đồng chí Thủ trưởng cơ quan đểcho ý kiến giải quyết

c Đồng chí phụ trách văn phòng cơ quan UBKT:

Là người chịu trách nhiệm về công tác văn phòng của cơ quan UBKT,cùng đồng chí Phó chủ nhiệm tổng hợp theo dõi tiến độ kiểm tra, giám sát đểbáo cáo kịp thời với UBKT cấp trên và cấp ủy theo tháng, quý, 06 tháng, 01năm Quản lý tài liệu, hồ sơ, tài sản thuộc cơ quan UBKT đảm bảo khoa học Tổng hợp phân loại các văn bản, đơn thư tố cáo, khiếu nại gửi đến cơquan, sau đó báo cáo hoặc chuyển đến Thủ trưởng cơ quan trước khi giao đếncác bộ phận và các đồng chí đảm nhiệm nhiệm vụ đó

Được dự họp theo định kỳ của UBKT để ghi nghị quyết và cùng với lãnh

đạo, tổ phụ trách chuyên đề, hoàn thành văn bản để phát hành kịp thời theo nghịquyết của UBKT đã thống nhất.

d Các đồng chí chuyên viên cơ quan UBKT:

Với chức năng và nhiệm vụ được giao, mỗi đồng chí được phân côngtheo dõi phụ trách địa bàn ( gồm một số đảng bộ xã, thị trấn, cơ quan) Chủ độngtrong công tác, phối kết hợp chặt chẽ để cùng cơ quan UBKT hoàn thànhchương trình, kế hoạch đã đề ra và đề xuất ý kiến giải quyết các vụ việc khi xảy

ra tại địa bàn được phân công phụ trách Báo cáo bằng văn bản kết quả thẩmtra, xác minh của mỗi vụ việc để trình UBKT cho ý kiến kết luận Đồng thờiphải chịu trách nhiệm trước cấp trên về những văn bản xác minh được phâncông giải quyết

Thường xuyên sâu sát cơ sở, nắm bắt kịp thời hoạt động của cấp ủy,UBKT đảng ủy trong địa bàn mình phụ trách Phản ánh kịp thời với lãnh đạohoặc tập thể cơ quan UBKT những vấn đề phức tạp để thống nhất biện pháp giảiquyết, đồng thời đảm bảo mối quan hệ công tác với các tổ chức Đảng trực thuộcHuyện ủy trong lĩnh vực công tác theo chức năng, nhiệm vụ của mình

Ngoài chức năng, nhiệm vụ của mỗi đồng chí đã được UBKT phân công,mỗi đồng chí cán bộ trong cơ quan thường xuyên học tập nghiên cứu để khôngngừng nâng cao nhận thức, nghiệp vụ chuyên môn hoàn thành tốt nhiệm vụ vớichất lượng cao trong quá trình thực hiện nhiệm vụ của cơ quan UBKT và thựchiện nhiệm vụ cấp ủy giao Xuất phát từ tình hình cụ thể trong từng thời gian,lãnh đạo cơ quan có thể phân công cán bộ trong cơ quan đảm nhiệm công việccần thiết nhằm hoàn thành nhiệm vụ chung của cơ quan

2 Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan.

2.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lý về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan.

- Công văn số 60/VTLTNN – NVĐP ngày 24 tháng 01 năm 2014 của Cục Văn

thư và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn phương hướng, nhiệm vụ công tácvăn thư, lưu trữ năm 2014 đối với các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương

- Công văn số 298/VTLTNN – NVTW ngày 08/5/2013 của Cục Văn thư và Lưutrữ Nhà nước về việc báo cáo tình hình công tác văn thư lưu trữ

- Thông tư số 09/2013/TT- BNV ngày 31/10/2013 của Bộ Nội Vụ quy định chế

độ báo cáo thống kê công tác Văn thư, Lưu trữ và tài liệu lưu trữ

2.2 Mô hình tổ chức văn thư cơ quan

Có 3 hình thức tổ chức công tác văn thư:

Văn thư tập trung: là tất cả các công việc tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao

và theo dõi thời hạn giải quyết công văn đến; đánh máy, in; trình ký, đóng dấu,vào sổ và làm thủ tục gửi công văn đi của cơ quan và các đơn vị trực thuộc đềutập trung ở Văn phòng cơ quan

Văn thư phân tán: các nội dung công việc trên được tiến hành phân tán ởVăn phòng cơ quan và ở từng đơn vị chuyên môn

Văn thư hỗn hợp: kết hợp cả hai hình thức trên Một số công việc như đánhmáy, in, nhận và gửi công văn giấy tờ thì tập trung giải quyết ở Văn phòng cơquan, còn những việc khác vừa tiến hành ở Văn phòng cơ quan, vửa ở các đơn

vị chuyên môn

Qua quá trình khảo sát thực tế ở Văn phòng UBKT huyện Văn Lâm, emnhận thấy UBKT huyện Văn Lâm được tổ chức theo hình thức văn thư hỗn hợpnghĩa là vừa có văn thư chung của toàn cơ quan vừa có văn thư ở các đơn vị

Ưu điểm : Với hình thức tổ chức công tác văn thư hỗn hợp, có sự phân công

công việc giữa văn thư cơ quan và văn thư đơn vị giúp cho quá trình giải quyếtcông việc được nhanh chóng, đem lại hiệu quả công việc cao cho cơ quan, đơnvị

Nhược điểm: Bên cạnh những ưu điểm hình thức tổ chức công tác văn thư này

vẫn còn tồn tại một số nhược điểm cụ thể như sau:

- Các văn bản, giấy tờ không tập trung tại một đầu mối nên việc tra tìm tàiliệu gặp rất nhiều khó khăn

2.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan.

2.3.1 Xác định thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của cơ quan.

Số 88 – QĐ/UBKTTU ngày 24/10/2014 của Uỷ ban Kiểm tra Tỉnh ủy Hưng Yên Quyết Định ban hành”Hệ thống mẫu văn bản nghiệp vụ về công tác

ủy, thành ủy, đảng ủy trực thuộc tỉnh ủy.

Dựa trên Quyết định đó UBKT Huyện Văn Lâm thực hiện theo Cụ thể như sau:

Chủ nhiệm hoặc Phó chủ nhiệm ký và ban hành các văn bản như: Quyết định, Kế hoạch, Báo cáo, Thông báo

VD: T/M ỦY BAN KIỂM TRA CHỦ NHIỆM HOẶC PHÓ CHỦ NHIỆM ( ký, ghi rõ họ và tên, đóng dấu)

………

2.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của cơ quan

Thể thức văn bản do cơ quan ban hành tuân thủ chặt chẽ theo các quyđịnh có trong thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của

Bộ Nội vụ quy định về kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

Việc soạn thảo và ban hành văn bản tuân thủ chặt chẽ theo Quy định tạiĐiều 1, Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 8 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ

về sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004của Chính phủ về công tác văn thư

Thường xuyên kiểm tra, theo dõi ,đôn đốc,giải quyết công việc

Các chuyên viên hầu như là được đạo tạo qua các lớp nâng cao nghiệp vụ.Tất cả các văn bản thuộc thẩm quyền kí của từng lãnh đạo được qui định

xuống văn thư đóng dấu.Vì vậy,nhiều văn bản còn sai chưa được chú ý nhiều vềthể thức, kĩ thuật trình bày Cần phải qua bộ phận chuyên viên tổng hợp chỉnhsửa trước khi ban hành.

145a

Ghi chú:

Ô số : Thành phần thể thức văn bản

1 : Quốc hiệu

2 : Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

3 : Số, ký hiệu của văn bản

4 : Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản

5a : Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

5b : Trích yếu nội dung công văn hành chính

6 : Nội dung văn bản

7a, 7b, 7c : Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền

8 : Dấu của cơ quan, tổ chức

13 : Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành

14 : Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-Mail; địa chỉ Website; số

điện thoại, số Telex, số Fax

2.3.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của UBKT So sánh với quy định hiện hành và nhận xét đánh giá.

Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản theo đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động (7 bước):

Bước 1 Xác định nhu cầu ban hành văn bản.

Cán bộ chuyên môn cần xác định mục đích ban hành văn bản là để làm gì? Gồm mấy mục đích? Giới hạn của nó đến đâu? Đối tượng giải quyết và thực hiện là ai? (Phải dựa vào từng trường hợp cụ thể, nội dung cụ thể để xác định đốitượng giải quyết và thực hiện văn bản) Từ đó sẽ xác định được loại văn bản cần ban hành

Bước 2 Chọn tên loại văn bản sao cho văn bản đó thể hiện tốt nhất những nội dung trên và thể hiện đúng chức năng, nhiệm vụ của UBKT huyện và của đơn vị soạn thảo văn bản đó.

Có một số căn cứ để chọn loại văn bản sau:

- Căn cứ vào mục đích, nội dung, tính chất của văn bản dự định ban hành

- Nắm được công dụng của từng loại văn bản.

- Nắm được thẩm quyền ban hành văn bản

- Nắm được đối tượng giải quyết và thực hiện văn bản

Bước 3 Tiến hành thu thập và xử lý thông tin để xây dựng văn bản.

 Thu thập thông tin: một cách đầy đủ từ các nguồn khác nhau:

- Tùy từng loại văn bản mà lựa chọn thông tin cho phù hợp

- Bên cạnh đó thu thập các thông tin thực tế: Báo cáo, Tờ trình, quá trìnhhoạt động…

 Xử lý văn bản:

- Đọc các thông tin mà đã thu thập được

- Xác định độ tin cậy và độ chính xác của thông tin

- Nếu thông tin thiếu phải bổ sung thêm

- Chọn lọc các thông tin có liên quan đến nội dung của văn bản (Tránh đưacác thông tin lạc hậu, hết hiệu lực vào nội dung văn bản)

Bước 4 Xây dựng đề cương và viết bản thảo văn bản.

Xây dựng đề cương văn bản áp dụng trong một số trường hợp sau: nhữngvăn bản quan trọng và những văn bản dài Để từ đó có thể làm rõ được bố cục,

nêu rõ được ý chính trong nội dung văn bản và không bỏ sót các ý Đồng thời

sắp xếp nội dung được logic

Viết bản thảo: cán bộ chuyên môn căn cứ vảo đề cương đã có viết bản dựthảo Sau khi dự thảo xong tổ chức dự thảo xin ý kiến của các đơn vị liên quan

Bước 5 Trình bản thảo để lãnh đạo duyệt và cho ý kiến chỉ đạo để hoàn thiện văn bản.

Sau khi soạn thảo văn bản xong, trước khi trình văn bản phải được duyệt:

- Lãnh đạo phụ trách trực tiếp (Chủ nhiệm hoặc Phó chủ nhiệm) duyệt nộidung bản thảo

- Trưởng phòng Hành chính tổ chức (hoặc Chánh văn phòng) duyệt thể thức

và tính pháp lý

- Lãnh đạo cơ quan duyệt và ký ban hành

- Có 3 chữ ký: ký nháy chịu trách nhiệm về nội dung, ký về thể thức của vănbản và chữ ký của người có thẩm quyền

Bước 6 Nhân bản văn bản để chuẩn bị ban hành.

- Trước khi nhân bản phải đưa xuống văn thư để ghi số văn bản, ngày,tháng, năm.

- Nhân bản sau khi văn bản đã được ký duyệt

- Dựa vào nơi nhận để nhân bản văn bản

Bước 7 Hoàn thiện văn bản để ban hành.

Trước khi trình thủ trưởng thì cán bộ soạn thảo xem xét lại văn bản, nếu sai sót thì cần sửa chữa ngay, nếu không có gì sai sót thì lãnh đạo phòng ký tắt vào nội dung văn bản sau đó chuyển lên Trưởng phòng (Chánh văn phòng) kiểmtra, ký nháy, đóng dấu để ban hành

Nhìn vào các bước soạn thảo văn bản của quản lý của UBKT huyện VănLâm cho thấy được công tác soạn thảo đã được lãnh đạo cơ quan và nhân viênvăn phòng chú trọng và tuân thủ đúng theo quy trình Có thể thấy được sự hiệuquả trong công tác soạn thảo văn bản của văn phòng UBKT huyện Văn Lâm,chất lượng văn bản khá cao, ít sai phạm, đội ngũ nhân viên trong văn phòng cótrình độ cao và tuân thủ tốt những quy tắc cơ bản trong quá trình soạn thảo vănbản Chính vì vậy mà các văn bản của huyện ban hành ra cơ bản là tốt và đápứng được mọi mục đích yêu cầu của cơ quan đề ra

2.4 Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản

2.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi – đến

2.4.1.1 Quy trình quản lí và giải quyết văn bản đến:

Tất cả các văn bản bao gồm văn bản QPPL, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành ( kể cả bản fax, văn bản được chuyển qua mạng và văn bản mật) và đơn thư gửi đến cơ quan, tổ chức được gọi chung là văn bản đến

Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến được quy định tại Nghị định

110 của Chính phủ và được quy định chi tiết hơn tại công văn NVTW ban hành về hướng dẫn và quản lý văn bản đi, văn bản đến

425/VTLTNN-*sơ đồ quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến

Tiếp nhận và kiểm tra

bì văn bản đến

Phân loại, bóc bì,đóng dấu đến

Đăng ký văn bản đến

Sao văn bản đến

Trình văn bản đến

Chuyển giaovăn bản đến

Giải quyết và theo dõi đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

*Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến:

a Tiếp nhận và kiểm tra bì văn bản đến

- Về nguyên tắc, tất cả các văn bản đến đều phải tập trung tại bộ phận văn thư thuộc văn phòng UBKT huyện Văn Lâm

- Khi tiếp nhận các văn bản do các cơ quan gửi đến, văn thư cơ quan kiểmtra sơ bộ về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận… Đối với văn bản mật đến thì kiểm tra đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận Khi phát hiện thiếu hoặc mất bì, bì không nguyên vẹn thì nhân viên văn phòng báo ngay cho Chủ nhiệm biết để xử lý

b Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến

- Sau khi tiếp nhận, bì văn bản đến được xử lý sơ bộ

+ Loại không bóc bì: Thư riêng, sách báo, tư liệu của cá nhân, đơn vị nào thì gửi thẳng cho họ Văn bản gửi cho đơn vị, cá nhân, đoàn thể thì chuyển trực tiếp mà không bóc bì

+ Loại bóc bì: Đối với văn bản gửi chung cho cơ quan thì tiến hành bóc bì

và đăng ký vào sổ

Bóc bì văn bản đến: Văn thư cơ quan bóc bì các văn bản đến gửi chung cho cơ quan Những bì có đóng các dấu chỉ mức độ khẩn được bóc bì trước

để giải quyết kịp thời

- Đóng dấu đến: Tất cả các văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư đều được đóng dấu đến

- Mẫu dấu đến, nguyên tắc đóng đến và cách ghi các nội dung trên dấu đến của UBKT huyện Văn Lâm

c Đăng ký văn bản đến

Mọi văn bản đến đều được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đến

Mẫu sổ đăng ký văn bản đến của UBKT huyện Văn Lâm

Sổ đăng ký văn bản đến được in sẵn có kích thước 210mm x 297mm Bìa và trang đầu

Ngày

tháng năm

Sốđến

Tác giảvănbản

Số,kýhiệuvănbản

Ngàytháng vănbản

Tên loại vàtrích yếunội dung

Chuyểncho ai

Lưuhồsơ

Ghichú

KH

02-03/11/2010 V/v xây

dựng cơ sở

dữ liệu vănkiện Đảnggiai đoạn2006-2011

x

27/12/2010 19 Tỉnh

ủyHưngYên

QC

02-01/12/2010 Quy chế

làm việccủa UBKTtỉnh ủy

Hưng Yênkhóa XVII31/12/2010 24 VBKT

tỉnh ủy

CTr

02-23/12/2010 Chương

trình kiểmtra giám sátcủa UBKTtỉnh ủyHưng Yênkhóa XVII( nhiệm kỳ

2010 –2015)21/01/2011 38 Ban

chấphànhTW

CT

50-05/01/2011 Chỉ thị của

ban chấphành vềlãnh đạocuộc bầu

cử đại biểuHĐND cáccấp nhiệm

kỳ 2011 2016

Các loại sổ đăng ký văn bản đến tại UBKT huyện Văn Lâm bao gồm: Sổđăng ký văn bản của cơ quan cấp trên; Sổ đăng ký văn bản của các cơ quanngang cấp; Sổ đăng ký văn bản của các cơ quan trực thuộc huyện; Sổ đăng kývăn bản mật

d Trình văn bản đến

Cán bộ văn phòng trình văn bản đến cho Chủ nhiệm để lấy ý kiến phân

phối và hướng giải quyết Những văn bản phức tạp thì phải xin ý kiến của thủtrưởng cơ quan.

e Sao văn bản đến

Sauk hi có ý kiến chỉ đạo việc giải quyết và sao văn bản của thủ trưởng cơquan hoặc của Chủ nhiệm, cán bộ văn phòng thực hiện việc sao văn bản TạiUBKT huyện Văn Lâm thường áp dụng hình thức sao y bản chính Ngoài ra,một số văn bản cũng đươc sao lục hoặc trích sao

f Chuyển giao văn bản đến

Các văn bản đến được chuyển ngay cho người có trách nhiệm trong thờigian ngắn nhất Các văn bản chỉ mức độ “khẩn” sau khi đã có ý kiến của người

có thẩm quyền phải chuyển ngay cho người có trách nhiệm giải quyết, chậmnhất là 30’ trong giờ hành chính và 60’ ngoài giờ hành chính

Khi chuyển giao văn bản đến, người nhận ký nhận đầy đủ vào sổ giao nhậntài liệu

Đối với văn bản mật, nếu nhân viên văn phòng không được giao phụ tráchvăn bản mật thì chỉ cần ghi vào sổ những thông tin ở bên ngoài bì, sau đóchuyển cả bì đến tay người nhận và ký vào sổ chuyển giao ( người nhận ký).Nếu cán bộ văn phòng được giao phụ trách văn bản mật thì sẽ thực hiện cáccông việc xử lý như văn bản thường

g Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

- Giải quyết văn bản đến ở UBKT huyện Văn Lâm thuộc trách nhiệm củaChủ nhiệm UBKT

- Việc theo dõi, đôn đốc tiến độ giải quyết văn bản đến thuộc về tráchnhiệm của cán bộ văn phòng, thủ trưởng cơ quan và thủ trưởng đơn vị

* Nhận xét ưu, nhược điểm:

- Sau khi đăng ký vào sổ thì văn bản đến được đăng ký trên máy vi tính, từ

đó giúp cán bộ văn phòng tiết kiệm thời gian trong việc đăng ký, tra tìm văn bảnđến; lưu giữ được khối lượng tài liệu lớn trong một thời gian dài

b Nhược điểm.

- Việc đăng ký văn bản đến trên máy vi tính vẫn còn trong giai đoạn thửnghiệm nên hiệu quả đạt được chưa cao

- Văn bản đến đôi khi không được chuyển giao ngay trong ngày

2.4.1.2 Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi

Mẫu sổ đăng ký văn bản đi của UBKT huyện Văn Lâm

*sơ đồ quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi

Trình ký văn bản đi

Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày, ghi số và ngày tháng

của văn bảnĐăng ký văn bản đi

Đóng dấu văn bản đi

Chuyển giao văn bản đi

Sắp xếp, bảo quản và phục vụ sử dụng bản lưu

Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản

- Trước khi thực hiện các công việc để phát hành văn bản cán bộ văn phòngcần kiểm tra lại về thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày văn bản Nếuphát hiện ra sai sót phải báo cho người được giao trách nhiệm xem xét,giải quyết

- Tuy nhiên, tại UBKT huyện Văn Lâm hiện nay có nhiều văn bản do cácđơn vị chức năng soạn thảo sai về thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày

- Kỹ thuật trình bày phải đảm bảo 9 yếu tố thể thức theo quy định tại thông

tư 01/2011/TT-BNV

- Ghi số và ngày tháng văn bản: Mỗi văn bản được ghi một số và ngày thángnhất định bằng chữ số Ả- rập.

 Ghi số văn bản: Số văn bản được ghi ở phía trên, bên trái, dưới tác giả vănbản và được đánh liên tục từ số 01 của ngày đầu năm và kết thúc vào ngày

 Trình ký văn bản

- Sau khi văn bản được thảo duyệt lần cuối thì trình cho người có thẩmquyền ký chính thức Trước khi trình ký cán bộ soạn thảo kiểm tra lại thểthức và nội dung văn bản để sửa chữa những thành phần còn thiếu hoặcsai; người phụ trách bộ phận soạn thảo văn bản xem xét và ký nháy trước

Ở UBKT huyện Văn Lâm có các thể thức ký như: ký thay mặt, ký thay,

ký thừa lệnh

 Đóng dấu văn bản đi

- Việc đóng dấu văn bản đi được quy định cụ thể tại Nghị định

58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 08 năm 2011 Khi đóng dấu văn bản phải được thựchiện theo đúng quy định của pháp luật

- Dấu cơ quan chỉ được đóng khi đã có chữ ký

- Việc đóng dấu chỉ mức độ “mật”, “khẩn”, “hỏa tốc” lên văn bản được thựchiện theo đúng quy định tại thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày19/01/2011

- Sau khi văn bản có chữ ký hợp lệ của người có thẩm quyền, văn thư cơquan đóng dấu và làm thủ tục gửi đi Dấu được đóng rõ ràng, ngay ngắntrùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái, đúng màu mực theo quy định củaNhà nước