Báo cáo kiến tập quản trị văn phòng tại Vụ Khoa học Công nghệ Địa phương

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 Phần I .KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ 3 1.Chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ KHCN 3 1.1 Vị trí chức năng 3 1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn 3 1.3 Cơ cấu tổ chức và sơ đồ 10 2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoat động công tác hành chính văn phòng của Bộ KHCN 12 2.1 Tổ chức và hoat động của Vụ Khoa học Công nghệ Địa phương 12 2.1.1 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Vụ Khoa học Công nghệ Địa phương 12 2.1.1.1 Vị trí, chức năng 12 2.1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 12 2.1.1.3 Cơ cấu tổ chức của Vụ KHCN Địa phương 13 2.1.2 Mô tả việc phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong Vụ Địa phương 14 3. Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Khoa học Công nghệ 15 3.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lí của cơ quan về công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Khoa học và Công nghệ 15 3.2 Mô hình tổ chức văn thư của Bộ Khoa học và Công nghệ 16 3.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Bộ KHCN 18 3.3.1 Xác định thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lí của Bộ KHCN 18 3.3.2 Nhận xét về thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản của Bộ KHCN 22 3.3.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí của Bộ KHCN 24 3.4 Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản 27 3.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyến văn bản đi – đến của Bộ KHCN. 28 3.4.2 Tìm hiểu về lập hồ sơ hiện hành của Bộ KHCN 29 3.5 Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của Bộ KHCN 32 3.5.1 Hệ thống văn bản quản lý công tác lưu trữ 32 3.5.2 Thực trạng về công tác lưu trữ tại Bộ KHCN 33 3.6 Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong Bộ KHCN 35 3.6.1 Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của Vụ Địa phương 35 3.6.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong phòng làm việc của Vụ Địa phương( phòng hiện tại). Đề xuất mô hình tối ưu. 37 3.6.3 Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của Bộ KHCN ( phần mềm quản lí nhân sự, quản lí văn bản, quản lí tài sản, quản lí tài chính. Nhận xét bước đầu và những hiệu quả mang lại. 39 Phần II. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 41 1. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu điểm, nhược điểm trong công tác văn phòng của Bộ KHCN 41 2. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm 44 KẾT LUẬN 49 PHỤ LỤC 50

Trang 1

LỜI NÓI ĐẦU

Việt nam trên con đường hội nhập kinh tế thế giới đã tạo ra nhiều cơ hội cũngnhư thách thức đòi hỏi đất nước chúng ta không ngừng đổi mới, toàn diện trên tất cảmọi lĩnh vực nhằm nâng cao ưu thế và khả năng canh tranh của mình Để tận dụngmột cánh triệt để những cơ hội trong công tác điều hành về quản lí nhà nước và quản

lí xã hội về các lĩnh vực cũng đòi hỏi phải nâng cao năng lực, hiệu quả bộ máy lãnhđạo để tăng tính chủ động cũng như ứng phó với những sự thay đổi của tình hình hiệnnay Xã hội ngày càng phát triển kéo theo đó là sự phát triển đa dạng của các ngànhnghề, con người phải có vốn kiến thức, năng lực và nghiệp vụ chuyên môn thì mớiđáp ứng được đòi hỏi của xã hội

Ngày nay, bộ máy văn phòng với đội ngũ nhân viên và người quản lí không thể thiếu

ở bát kì cơ quan, tổ chức nào Tuy nhiên nguồn nhân lực vừa có kiến thức vừa có kĩnăng chuyên môn để thực hiên tốt các nghiệp vụ của văn phòng tại các cơ quan cònrất thiếu

Nhận thấy từ nhu cầu thực tiễn của xã hội cũng như tình hình về nguồn nhân lực củađội ngũ văn phòng nói riêng và năng lực đáp ứng của nhà trường

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã triển khai kế hoạch tổ chức cho sinh viên KhoaQuản trị Văn phòng đến kiến tập ở các cơ quan, tổ chức trong thời gian một tháng từngày 20/4/2015 đến ngày 25/5/2015

Với chức năng quyền hạn của mình Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là ngôi trườngđào tạo công tác hành chính với các ngành học phong phú như: Quản trị Văn phòng,văn thư lưu trữ, tin học, thông tin thư viện, quản trị nhân lực… đặc biệt là chuyênngành Quản trị Văn phòng là ngành rất cần thiết của xã hội hiện đại - phục vụ nguồnnhân lực trong quá trình hội nhập của đất nước

Được sự đồng ý và tiếp nhận của Lãnh đạo Vụ Phát triển Khoa học Công nghệ Địaphương sự quan tâm của Khoa Quản trị Văn phòng thời gian qua em đã hoàn thànhđợt kiến tập tại Vụ Phát triển Khoa học Địa phương thuộc Bộ khoa học và Công nghệ

Trang 2

Kiến tập ngành nghề là một nội dung quan trong trong trương trình đào tạo ngànhQuản trị Văn phòng của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nhằm kết hợp giữa lí luận vàthực hành,được xác định như một môn học và là một trong những điều kiện để xết dựthi tốt nghiệp.

Kiến tập giúp sinh viên vận dụng kiến thức đã được học để bước đầu tìm hiểu thựctiễn công tác van phòng.Đây là cơ hội để sinh viên làm quen với thực tiễn, tự tin tronggiao tiếp và có thêm nhưng kinh nghiệm

Mục đích của đợt kiến tập chủ yếu là làm sáng tỏ lý thuyết đã học, bước đầu giúp mỗisinh viên quen với công việc, trực tiếp vận dụng những kiến thức đã học vào thựctiễn, có kinh nghiệm vững vàng khi ra công tác Qua đó cũng là dịp để học sinh tậpdượt, rèn luyện đạo đức tác phong nghề nghiệp của một cán bộ văn phòng trongtương lai.Qua đợt kiếnc tập này là cơ hội tốt cho sinh viên vận dung các kỹ năng thựchành cơ bản vào nghiệp vụ chuyên môn của mình, học hỏi được nhiều khinh nghiệmthực tế nâng cao năng lực của bản thân

Trong thời gian kiến tập ở Vụ Khoa học Công nghệ Địa phương đã nhận được sựgiúp đỡ tận tình của các anh chị trong Vụ Địa phương là cơ sở để em hoàn thành tốtđợt kiến tập lần này

Em xin chân thành cảm ơn !

Người thực hiện

Triệu Văn Thuật

Trang 3

Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ 1.Chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ KH&CN

1.1 Vị trí chức năng

Bộ Khoa học và Công nghệ là cơ quan của chính phủ, thực hiện chức năng quản

lí nhà nước về Khoa học và công nghệ, bao gồm ; hoạt động khoa học và công nghệ;phát triển tiềm lực khoa học và công nghệ; sở hữu trí tuệ; tiêu chuẩn đo lường chấtlượng; năng lượng nguyên tử; an toàn bức xạ và hạt nhân; quản lí nhà nước các dịch

vụ công trong lĩnh vực thuộc Bộ quản lí theo quy định của pháp luật

1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn

Bộ Khoa học và Công nghệ có trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn theoquy định tại Nghị định số 178/2007/NĐ-CP ngày 03 tháng 12 năm 2007 của Chínhphủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ, cơ quanngang Bộ và những nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể sau đây:

1 Trình Chính phủ các dự án luật, dự thảo Nghị quyết của Quốc hội, dự án pháp lệnh,

dự thảo nghị quyết của Ủy ban Thường vụ Quốc hội, dự thảo nghị quyết, nghị địnhcủa Chính phủ theo chương trình, kế hoạch xây dựng pháp luật hàng năm của Bộ đãđược phê duyệt và các dự án, đề án theo sự phân công của Chính phủ, Thủ tướngChính phủ

2 Trình Thủ tướng Chính phủ chiến lược, quy hoạch phát triển, kế hoạch dài hạn,năm năm, hàng năm của toàn ngành; quy hoạch mạng lưới các tổ chứ nghiên cứu vàphát triển; phê duyệt các chương trình nghiên cứu phát triển, chương trình mục tiêu,các dự án quan trọng của quốc gia; các dự thảo quyết định, chỉ thị thuộc thẩm quyềnban hành của Thủ tướng Chính phủ

3 Phê duyệt chiến lược, quy hoạch, chương trình phát triển các ngành, lĩnh vực thuộcphạm vi quản lý nhà nước của Bộ theo phân cấp và ủy quyền của Thủ tướng Chínhphủ

Trang 4

4 Ban hành các quyết định, chỉ thị, thông tư; xây dựng và ban hành tiêu chuẩn, quychuẩn kỹ thuật, quy trình, định mức kinh tế - kỹ thuật trong các ngành, lĩnh vực thuộcphạm vi quản lý nhà nước của Bộ.

5 Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật,chiến lược, quy hoạch, kế hoạch thuộc lĩnh vực quản lý của Bộ sau khi được phêduyệt; tuyên truyền, giáo dục, phổ biến các văn bản quy phạm pháp luật; chỉ đạo vàhướng dẫn nghiệp vụ hoạt động của các cơ quan chuyên môn thuộc các lĩnh vực quản

lý nhà nước của Bộ; tổ chức quản lý, hướng dẫn, kiểm tra đối với ngành nghề kinhdoanh có điều kiện thuộc ngành, lĩnh vực theo danh mục do Chính phủ quy định

6 Quản lý việc cấp, điều chỉnh, thu hồi, gia hạn các loại giấy phép, giấy chứng nhận,giấy đăng ký trong phạm vi quản lý nhà nước về các ngành, lĩnh vực của Bộ theo quyđịnh của pháp luật

7 Về hoạt động khoa học và công nghệ:

a) Chỉ đạo thực hiện phương hướng, mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu khoa học và pháttriển công nghệ 5 năm và hàng năm, chuyển giao công nghệ, thúc đẩy việc hình thànhcác ngành, lĩnh vực kinh tế - kỹ thuật trên cơ sở đổi mới công nghệ, tập trung pháttriển công nghệ mới, công nghệ cao;

b) Chủ trì hướng dẫn các bộ ngành, địa phương thực hiện chuyển đổi các tổ chứckhoa học và công nghệ công lập hoạt động theo cơ chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm;hướng dẫn thành lập và phát triển doanh nghiệp khoa học và công nghệ; hỗ trợ các tổchức, cá nhân phát huy sáng kiến, cải tiến kỹ thuật áp dụn vào sản xuất; hướng dẫncác tổ chức, cá nhân thực hiện hoạt động ươm tạo công nghệ, ươm tạo doanh nghiệpkhoa học công nghệ;

c) Thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về khu công nghệ cao trong việc xây dựngtrình Chính phủ ban hành tiêu chí, điều kiện hình thành khu công nghệ cao và xâydựng cơ chế, chính sách phát triển công nghệ cao; trực tiếp quản lý Khu công nghệcao Hoà Lạc;

Trang 5

d) Quy định việc xác định và tuyển chọn, xét chọn, đánh giá, nghiệm thu nhiệm vụkhoa học và công nghệ; đẩy mạnh hoạt động ứng dụng, công bố, tuyên truyền kết quảnghiên cứu khoa học và phát triển công nghệ; quản lý các nhiệm vụ khoa học và côngnghệ trọng điểm cấp Nhà nước;

đ) Quy định, hướng dẫn, tổ chức thực hiện việc đăng ký hoạt động đối với các tổ chứcnghiên cứu và phát triển, các tổ chức dịch vụ khoa học và công nghệ theo quy địnhcủa pháp luật;

e) Quy định, hướng dẫn, tổ chức thực hiện việc đăng ký hoạt động của quỹ phát triểnkhoa học và công nghệ các cấp (quốc gia, Bộ, tỉnh, tổ chức, cá nhân), quỹ đổi mớicông nghệ, qũy đầu tư mạo hiểm công nghệ cao theo quy định của pháp luật;

g) Quy định hoạt động chuyển giao công nghệ và dịch vụ tư vấn chuyển giao côngnghệ; hướng dẫn về hoạt động đánh giá, định giá, thẩm định, giám định công nghệ vàcông nhận tổ chức giám định cộng nghệ; chứng nhận đăng ký hợp đồng chuyển giaocông nghệ theo phân cấp; thẩm định nội dung khoa học và công nghệ của các dự ánđầu tư, quy hoạch phát triển kinh tế - xã hội thuộc thẩm quyền chấp thuận của Thủtướng Chính phủ và dự án đầu tư có điều kiện; xây dựng và ban hành danh mục côngnghệ khuyến khích chuyển giao, danh mục công nghệ hạn chế chuyển giao và danhmục công nghệ cấm chuyển giao;

h) Thường trực Hội đồng Chính sách khoa học và công nghệ Quốc gia, Thường trựcHội đồng giải thưởng Hồ Chí Minh và giải thưởng Nhà nước về khoa học và côngnghệ;

i) Hướng dẫn các Bộ, ngành, địa phương về nghiệp vụ quản lý hoạt động khoa học vàcông nghệ

8 Về phát triển tiềm lực khoa học và công nghệ:

a) Chủ trì, phối hợp với các Bộ, ngành và địa phương thực hiện quy hoạch phát triểncác tổ chức nghiên cứu và phát triển trong phạm vi cả nước Quy định cụ thể điềukiện hoạt động đối với các loại hình tổ chức nghiên cứu và phát triển, tổ chức dịch vụ

Trang 6

khoa học và công nghệ; hướng dẫn các Bộ, ngành quản lý hệ thống các phòng thínghiệm trọng điểm quốc gia;

b) Xây dựng, trình cấp có thẩm quyền ban hành và tổ chức thực hiện các cơ chế,chính sách về sử dụng, trọng dụng cán bộ khoa học và công nghệ trong nước và nướcngoài; tổ chức thực hiện kế hoạch đào tạo đồng bộ xây dựng đội ngũ chuyên gia đầungành và hỗ trợ phát triển các lực lượng hoạt động khoa học và công nghệ;

c) Phối hợp với Bộ Tài chính xây dựng cơ chế tài chính phát triển khoa học và côngnghệ và biện pháp thực hiện chính sách xã hội hoá hoạt động khoa học và công nghệ;phối hợp với Bộ Kế hoạch và Đầu tư xây dựng cơ cấu vốn đầu tư thuộc ngân sách nhànước dành cho khoa học và công nghệ phân bổ theo ngành, lĩnh vực và thẩm tra, giámsát việc thực hiện phương án phân bổ dự toán ngân sách dành cho khoa học và côngnghệ hàng năm; kiểm tra, giám sát việc sử dụng ngân sách khoa học và công nghệ đốivới các Bộ, ngành và địa phương theo quy định của Luật Ngân sách nhà nước và phùhợp với đặc thù của hoạt động khoa học và công nghệ;

d) Quy định và hướng dẫn hoạt động thông tin, truyền thông, thư viện, thống kê khoahọc và công nghệ và phát triển thị trường công nghệ; chỉ đạo và hướng dẫn hoạt độngcủa mạng lưới các tổ chức dịch vụ thông tin khoa học và công nghệ; xây dựng cơ sở

hạ tầng kỹ thuật cho thông tin và thống kê khoa học và công nghệ, tổ chức các chợcông nghệ và thiết bị, các trung tâm giao dịch công nghệ, triển lãm khoa học và côngnghệ, xây dựng cơ sở dữ liệu về nhân lực và thành tựu khoa học và công nghệ, đầu tưphát triển các mạng thông tin khoa học và công nghệ tiên tiến kết nối với khu vực vàquốc tế

Trang 7

b) Tổ chức thực hiện xác lập quyền sở hữu công nghiệp, bao gồm cả nhãn hiệu; thựchiện các biện pháp bảo vệ quyền lợi hợp pháp của Nhà nước, tổ chức, cá nhân tronglĩnh vực sở hữu công nghiệp;

c) Quy định và chỉ đạo hoạt động của hệ thống tổ chức quản lý hoạt động sở hữu côngnghiệp; hướng dẫn về nghiệp vụ sở hữu công nghiệp đối với các ngành, địa phương,doanh nghiệp và cơ sở;

d) Chủ trì tổ chức giải quyết các tranh chấp về sở hữu công nghiệp và tranh chấpthương mại liên quan đến sở hữu công nghiệp theo quy định của pháp luật;

đ) Phối hợp với Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch, Bộ Thông tin và Truyền thông, BộNông nghiệp và Phát triển nông thôn thực hiện quản lý nhà nước về sở hữu trí tuệ đốivới các lĩnh vực liên quan theo phân công của Chính phủ

10 Về tiêu chuẩn, đo lường, chất lượng:

a) Quản lý hệ thống tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật của Việt Nam; thẩm định vàcông bố tiêu chuẩn quốc gia; hướng dẫn xây dựng và thẩm định quy chuẩn kỹ thuậtquốc gia; tổ chức xây dựng tiêu chuẩn quốc gia và quy chuẩn kỹ thuật thuộc lĩnh vựcđược phân công quản lý; hướng dẫn áp dụng tiêu chuẩn quốc tế, tiêu chuẩn khu vực,tiêu chuẩn nước ngoài ở Việt Nam; tổ chức và quản lý hoạt động của mạng lưới quốcgia thông báo và điểm hỏi đáp về hàng rào kỹ thuật trong thương mại; thực hiện quản

lý nhà nước về mã số, mã vạch và phân định sản phẩm, hàng hóa;

b) Quản lý hệ thống chuẩn đo lường; quy định về phép đo, phương pháp đo, phươngtiện đo; tổ chức và quản lý hoạt động kiểm định phương tiện đo; chứng nhận mẫuchuẩn, phê duyệt mẫu phương tiện đo, chứng nhận kiểm định viên đo lường; quy địnhđiều kiện hoạt động kiểm định và công nhận cơ sở có đủ điều kiện kiểm định;

c) Chủ trì, phối hợp với các bộ, ngành có liên quan tổ chức thực hiện quản lý nhànước về chất lượng hàng hoá lưu thông trên thị trường, hàng hoá xuất khẩu, hàng hoánhập khẩu theo quy định của pháp luật; hướng dẫn và quản lý hoạt động đánh giá sựphù hợp về tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật, công nhận năng lực của phòng thử

Trang 8

nghiệm, phòng hiệu chuẩn, tổ chức chứng nhận sự phù hợp, tổ chức giám định; chủ trìthực hiện chương trình quốc gia nâng cao năng suất, chất lượng và khả năng cạnhtranh của sản phẩm, hàng hóa; thực hiện các thoả thuận và điều ước quốc tế về việcthừa nhận lẫn nhau đối với kết quả đánh giá sự phù hợp về tiêu chuẩn và quy chuẩn

kỹ thuật, đo lường và chất lượng sản phẩm, hàng hóa

11 Về năng lượng nguyên tử, an toàn bức xạ và hạt nhân:

a) Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chương trình, dự án ứng dụng năng lượngnguyên tử; tổ chức triển khai hoạt động ứng dụng năng lượng nguyên tử trong cácngành kinh tế - kỹ thuật trên phạm vi cả nước;

b) Tổ chức điều hành mạng lưới quan trắc phóng xạ môi trường quốc gia và hệ thốngphòng chuẩn quốc gia trong lĩnh vực đo lường bức xạ và hạt nhân;

c) Quy định và hướng dẫn việc khai báo, cấp giấy phép về an toàn bức xạ và an toànhạt nhân Tiến hành thanh tra và xử lý vi phạm đối với các hoạt động phát triển ứngdụng năng lượng nguyên tử và bảo đảm an toàn bức xạ và an toàn hạt nhân;

d) Thống nhất quản lý nhiên liệu, vật liệu hạt nhân, vật liệu hạt nhân nguồn và hoạtđộng dịch vụ hỗ trợ ứng dụng năng lượng nguyên tử; quản lý xuất nhập khẩu côngnghệ, thiết bị, nhiên liệu, vật liệu hạt nhân và nguồn phóng xạ phục vụ cho các hoạtđộng triển khai ứng dụng năng lượng nguyên tử trong phạm vi cả nước;

đ) Quy định việc quản lý chất thải phóng xạ, kiểm soát và xử lý sự cố bức xạ, sự cốhạt nhân

12 Về dịch vụ công:

a) Hướng dẫn các tổ chức sự nghiệp thực hiện dịch vụ công trong các ngành, lĩnh vựcthuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ;

b) Xây dựng các quy trình, thủ tục, định mức kinh tế - kỹ thuật đối với các hoạt động

tổ chức cung ứng dịch vụ công thuộc ngành, lĩnh vực do Bộ quản lý;

c) Hướng dẫn, tạo điều kiện hỗ trợ cho các tổ chức thực hiện dịch vụ công theo quyđịnh của pháp luật

Trang 9

13 Quản lý các ngạch viên chức chuyên ngành khoa học và công nghệ:

a) Quản lý ngạch viên chức khoa học và công nghệ theo quy định của pháp luật;

b) Ban hành tiêu chuẩn, quy chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ của ngạch viên chức thuộcngành, lĩnh vực do Bộ được phân công, phân cấp quản lý sau khi có ý kiến thẩm địnhcủa Bộ Nội vụ; xây dựng tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ của ngạch công chứcthuộc ngành, lĩnh vực do Bộ được phân công, phân cấp quản lý để Bộ Nội vụ banhành; ban hành tiêu chuẩn nghiệp vụ cụ thể của người đứng đầu cơ quan chuyên mônthuộc ngành, lĩnh vực do Bộ quản lý thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trựcthuộc Trung ương;

c) Tổ chức thi nâng ngạch và công nhận kết quả kỳ thi nâng ngạch đối với các ngạchviên chức khoa học và công nghệ theo quy định của pháp luật

14 Về hợp tác quốc tế:

a) Tổ chức thực hiện các chương trình, hiệp định, thỏa thuận hợp tác song phương và

đa phương, đề án hội nhập quốc tế và khu vực về khoa học và công nghệ đã được phêduyệt; triển khai mạng lưới đại diện khoa học và công nghệ ở nước ngoài theo chỉ đạocủa Chính phủ;

b) Chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện các quy định của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ

về tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế liên quan đến các lĩnh vực quản lý nhà nước củaBộ;

c) Đại diện chính thức của Việt Nam tại các tổ chức quốc tế về ngành, lĩnh vực do Bộquản lý theo phân công, ủy quyền của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ

15 Hướng dẫn, kiểm tra các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy bannhân dân các địa phương về việc thực hiện chủ trương, chính sách, quy định của phápluật và chuyên môn, nghiệp vụ trong lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ

16 Hướng dẫn, tạo điều kiện cho Hội, Hiệp hội, tổ chức phi Chính phủ (gọi tắt làHội) tham gia vào hoạt động của ngành; tổ chức lấy ý kiến của Hội để hoàn thiện các

Trang 10

quy định quản lý nhà nước về khoa học và công nghệ; kiểm tra việc thực hiện các quyđịnh của nhà nước đối vớt Hội.

17 Quản lý và tổ chức việc thực hiện các dự án đầu tư thuộc Bộ theo quy định củapháp luật về đầu tư và xây dựng

18 Tổ chức và chỉ đạo thực hiện kế hoạch nghiên cứu khoa học, ứng dụng tiến bộkhoa học và công nghệ tại các đơn vị thuộc Bộ quản lý

19 Kiểm tra, thanh tra giải quyết khiếu nại tố cáo, chống tham nhũng, tiêu cực và xử

lý các vi phạm pháp luật theo các lĩnh vực công tác thuộc thẩm quyền quản lý nhànước của Bộ

20 Thực hiện đại diện chủ sở hữu phần vốn của Nhà nước tại doanh nghiệp có vốnnhà nước thuộc Bộ theo quy định:

a) Xây dựng đề án sắp xếp, tổ chức lại, chuyển đổi sở hữu để trình Thủ tướng Chínhphủ phê duyệt và chỉ đạo tổ chức thực hiện đề án sau khi được phê duyệt;

b) Trình Thủ tướng Chính phủ bổ nhiệm, miễn nhiệm hoặc bổ nhiệm, miễn nhiệmtheo thẩm quyền các chức danh cán bộ lãnh đạo, quản lý, kế toán trưởng;

c) Phê duyệt theo thẩm quyền hoặc trình Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Điều lệ tổ tổchức và hoạt động

21 Chỉ đạo và tổ chức thực hiện kế hoạch cải cách hành chính của Bộ theo chươngtrình cải cách hành chính nhà nước đã được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt

22 Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, quyết định việc bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, điềuđộng, luân chuyển, từ chức, miễn nhiệm, biệt phái, thực hiện chế độ tiền lương và cácchế độ, chính sách đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật đối với cán bộ, công chức, viênchức; xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn,nghiệp vụ đối với cán bộ, công chức, viên chức thuộc phạm vi quản lý của Bộ

23 Xây dựng dự toán ngân sách hàng năm của Bộ, phối hợp với Bộ Tài chính lập,tổng hợp dự toán thu, chi ngân sách theo ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý đểChính phủ trình Quốc hội; quản lý, tổ chức thực hiện quyết toán ngân sách nhà nước;

Trang 11

thực hiện các nhiệm vụ khác về ngân sách nhà nước, tài chính, tài sản theo quy địnhcủa pháp luật.

24 Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công hoặc uỷ quyền của Chính phủ,Thủ tướng Chính phủ

1.3 Cơ cấu tổ chức và sơ đồ

Bộ trưởng là người đứng đầu cơ quan chịu trách nhiệm trước chính phủ, Quốchội và pháp luật quản lí nhà nước về các ngành, các lĩnh vực mà bộ quản lí, đưa ranhững quy hoạch quyết định chiến lược để phát triển ngành khoa học công nghệ củanước ta trong thời kì mới đầy thách thức trên con đường hội nhập

1 Vụ Khoa học Xã hội và Tự nhiên;

2 Vụ Khoa học và Công nghệ các ngành kinh tế - kỹ thuật;

3 Vụ Đánh giá, Thẩm định và Giám định công nghệ;

14 Cục Năng lượng nguyên tử;

15 Cục Thông tin khoa học và Công nghệ quốc gia;

16 Cục An toàn bức xạ và Hạt nhân;

17 Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng;

18 Ban Quản lý Khu công nghệ cao Hoà Lạc;

Trang 12

19 Viện Chiến lược và Chính sách Khoa học và Công nghệ;

20 Văn phòng các Chương trình trọng điểm cấp nhà nước;

21 Trung tâm Tin học;

22 Báo Koa học và Phát triển;

23 Tạp chí Hoạt động khoa học;

24 Trường Quản lý khoa học và Công nghệ

Sơ độ tổ chức bộ máy của Bộ Khoa học và Công nghệ (xem chi tiết tại phụ lục 1)

2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoat động công tác hành chính văn phòng của Bộ

2.1 Tổ chức và hoat động của Vụ Khoa học Công nghệ Địa phương

2.1.1 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Vụ Khoa học Công nghệ Địa phương

Theo Quyết định số 780/QĐ-BKHCN ngày 22 tháng 4 năm 2013 của Bộ trưởng

Bộ Khoa học và công nghệ về việc ban hành Quy chế Tổ chức và hoạt động của VụPhát triển Khoa học Công nghệ Địa phương

2.1.1.1 Vị trí, chức năng

Vụ Phát triển Khoa học và Công nghệ Địa phương (được thành lập trên cơ sở tổchức lại Ban Khoa học và Công nghệ địa phương) là đơn vị trực thuộc Bộ Khoa học

và Công nghệ, giúp bộ trưởng thực hiện chức năng quản kí nhà nước về khoa học vàcông nghệ (KH&CN), phát triển tiềm lực, ứng dụng KH&CN ở địa phương

2.1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn

1 Chủ trì, xây dựng trình Bộ trưởng cơ chế, chính sách, văn bản pháp luật về quản líhoạt động KH&CN, phát triển tiềm lực KH&CN ở địa phương vad tổ chức hướngđẫn, kiểm tra việc thực hiện sau khi được cấp có thẩm quyền ban hành

2 Chủ trì, phối hợp với các đơn vị có liên quan theo dõi, đon đốc việc xây dựng, thựchiện chiến lược,quy hoạch, kế hoạch phát triển KH&CN 5 năm, hàng năm của địaphương

Trang 13

3.Chủ trì tổng hợp kế hoạch KH&CN của địa phương (gồm cả kinh phí sự nghiệpkhoa học và kinh phí đầu tư phát triển).

4 Phối hợp với các đơn vị có liên quan kiểm tra, giám sát việc thực hiện chiến lược,quy hoạch, kế hoạch KH&CN vad việc sử dụng ngân sách nhà nước dành choKH&CN địa phương

5 Chủ trì tiếp nhận, lựa chọn, tổng hợp các nhiệm vụ KH&CN trọng điểm của địaphương; chương trình KH&CN triển khai tại địa phương sau khi được phê duyệt theophân công của Bộ trưởng

6 Trủ trì hoặc phối hợp với Vụ hợp tác quốc tế xây dưng và tổ chức thực hiện cácchương trình, nhiêm vụ KH&CN có tài t rợ của nước ngoài liên quan đến phát triểnKH&CN ở địa phương

7 Chủ trì xây dựng kế hoạch và tổ chức các cuộc làm việc của Lãnh đạo Bộ với Lãnhđạo các địa phương Phối hợp với các Sở KH&CN và các đơn vị liên quan trong Bộxây dưng và cụ thể hóa kế hoạch đã được thống nhất giữa Bộ trưởng và Lãnh đạo cáctỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; theo dõi, đôn đốc, kiểm tra và định kì báo cáo

Bộ trưởng về kết quả thực hiện

8 Phối hợp với các đơn vị có liên quan hỗ trợ, hướng dẫn các địa phương về nghiệp

vụ quản lí hoạt động KH&CN cơ sở, phat triển tiềm lực KH&CN của Bộ

9 Tổng kết, đánh giá tình hình, kết quả hoạt động KH&CN ở địa phương theo yeucầu của Bộ trưởng; chủ trì xây dựng cơ sở dữ liệu về hoạt động KH&CN địa phương,kết nối với hệ thống cơ sở dữ liệu chung về KH&CN của Bộ

10 Phối hợp với Vụ thi đua- Khen thưởng trong công tác thi đua khên thưởng đối vớicác tập thể, cá nhân của các địa phương Tổng hợp kết quả công tác thi đua khênthưởng của các địa phương

11 Xây dựng kế hoạch và dự toán kinh phí dể triển khai các hoạt động của Bộ với địaphương

Trang 14

12.Quản lí cán bộ, công chức, tài sản, tài liệu của Vụ theo phân cấp và quy định củapháp luật.

13 Thực hiện các nhiệm vụ khác được bộ trưởng giao

2.1.1.3 Cơ cấu tổ chức của Vụ KH&CN Địa phương

1 Lãnh đạo Vụ Phát triển KH&CN địa phương (sau đây gọi tắt là Vụ Địa phương)gồm Vụ trưởng và các Phó Vụ trưởng

2 Vụ trưởng Vụ Địa phương do Bộ trưởng Bộ KH&CN bổ nhiệm, miễn nhiệm vàchịu trách nhiệm trước Bộ trưởng về toàn bộ hoạt động của Vụ

3 Các Phó Vụ trưởng Vụ Địa phương do Bộ trưởng Bộ KH&CN bổ nhiệm, miễnnhiệm theo đề nghị của Vụ trưởng, có trách nhiệm giúp Vụ trưởng trong việc lãnh đạocông tác của Vụ và thực hiện các chức năng, nhiệm vụ do Vụ trưởng phân công, đượcquyền quyết định những vấn đề thuộc phạm vi nhiệm vụ được giao và chịu tráchnhiệm trước Vụ trưởng về nhiệm vụ được phân công

4 Trong trường hợp Vụ trưởng Vụ Địa phương đi vắng một phó Vụ trưởng được ủyquyền thay mặt Vụ trưởng lãnh đạo và điều hành hoạt động của Vụ

Vụ Trưởng

Phó Vụ

Trưởng

Phó Vụ Trưởng

Nhân Viên

Trang 15

2.1.2 Mô tả việc phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong Vụ Địa

phương ( xem chi tiêt tại phụ lục 2)

Ngày 22/4/2014 Vụ Địa phương đã có Quyết định số 89/QĐ-VĐP Về việc phâncông công tác cho Lãnh đạo Vụ và chuyên viên Vụ Địa phương

Vụ địa phương làm việc theo chế độ trưởng,kết hợp với bàn bạc tập thể Vụ Địaphương thực hiện chế độ chuyên viên làm việc trực tiếp với Lãnh đạo Vụ Trongtrường hợp cần thiết, Vụ trưởng Vụ Địa phương được thành lập các tổ, nhóm công tác

để thực hiện nhiệm vụ được giao và quy định cụ thể nhiệm vụ của các tổ, nhóm côngtác này Vụ Địa phương thực hiện chế độ làm việc, quan hệ công

tác với đơn vị thuộc Bộ theo Quy chế làm việc của Bộ và các quy định khác có liênquan Vụ Địa phương có trách nhiệm phối hợp với các cơ quan, tổ chức, cá nhânngoài Bộ có liên quan theo đúng quy định trong việc thực hiện chức năng nhiệm vụđược giao

3 Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Khoa học Công nghệ

Quy chế công tác văn thư, lưu trữ (xem tại phụ lục 3)

3.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lí của cơ quan về công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Khoa học và Công nghệ

 Luật lưu trữ số 01/2011(QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011);

 Nghị định 110/2004/NĐ-CP nhày 08 tháng 4 năm 2004 của chính phủ về côngtác văn thư;

 Nghị Đinh số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửađổi, bổ sung một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP nhày 08 tháng 4 năm 2004của chính phủ về công tác văn thư;

 Quyết định 4148/QĐ-BKHCN ngày 30 tháng 12 năm 2013 của Bộ trưởng BộKhoa học và Công nghệ về việc ban hành Quy chế về công tác văn thư, lưu trữ của

Bộ Khoa học và Công nghệ

Trang 16

 Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ Nội vụhướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan tổ, tổ chức;

 Thông tư 25/2011/TT-BTP ngày 27 tháng 12 năm 2011 của Bộ trưởng Bộ Tưpháp về thể thức, kĩ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ, Thủtướng Chính phủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ và văn bản quy phạmpháp luật liên tịch;

 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ trưởng BộNội vụ hướng dẫn thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản hành chính;

 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quyđịnh chi tiết thi hành Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước

 Thông tư số 12/2002/TT-BCA ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công Anhướng dẫn Nghị định số 33/2002/NĐ-CP

3.2 Mô hình tổ chức văn thư của Bộ Khoa học và Công nghệ

Công tác văn thư là công tác quan trọng không thể thiếu được trong việc thựchiện chức năng, nhiệm vụ của các cơ quan, tổ chức các cơ quan, tổ chức đều phải sửdụng văn bản, tài liệu đẻ phổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánh tình hình lêncấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hienj tượng xảy ratrong hoạt động hàng ngày Nếu chúng ta làm tốt công tác văn thư sẽ đảm bảo cungcấp đầy đủ thông tin, góp phần nâng cao năng suất, chất lượng công tác của cơ quan,

tổ chức và phòng chống tệ quan liêu giấy tờ Công tác văn thư bao gồm nhiều việcliên quan đến nhiều người, nhiều bộ phận, do đó kết quả của công tác văn thư sẽ giúpLãnh đạo cơ quan chỉ đạo công việc chính xác, hiệu quả, không để chậm việc, sótviệc, tránh quan liêu giấy tờ, mệnh lệnh hành chính Làm tốt công tác văn thư gópphần giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và mỗi cơ quan Nó sẽ tạo điều kiên chocông tác lưu trữ

Do khối lượng văn bản trong hoạt động giải quyết công cũng như theo yêu cầu vềchức năng nhiêm vụ của Bộ KH&CN hàng năm sản sinh ra rất nhiều văn bản giấy tờ,

Trang 17

những văn bản giấy tờ đó khi phát hành trong nội bộ hay phát hành ra ngoài cơ quan

tổ chức thì đều phải qua văn thư cơ quan vì thế công tác văn thư phải được chứ trọng

nó mang ý nghĩa quyết định tới những ý kiến chỉ đạo Việc xây dựng văn thư lưu trữmột cách khoa học, thống nhất và thuân tiện nhất sẽ giúp hiệu quả công việc đượcnâng cao và tiết kiêm thời gian trong khâu thủ tục

Nội dung công tác văn thư bao gồm những việc sau;

 Thảo văn bản, ghi biên bản các cuộc họp, hội nghị -> chuyên viên, cán bộ phụtrách

 Sửa và duyệt bản thảo -> chuyên viên, thủ trưởng

 Đánh máy, in -> chuyên viên, cán bộ được phụ trách

 Trình ký -> cán bộ người trực tiếp soạn thảo

 Ký -> Lãnh đạo đơn vị, lãnh đạo cơ quan

 Quản lí con dấu chặt chẽ, sử dụng con dấu đúng quy định -> văn thư

 Vào sổ làm thủ tục gửi đi -> văn thư

 Cấp phát giấy đi đường, giấy giới thiệu -> văn thư

 Nhận vào sổ công văn đến -> văn thư đơn vị, văn thư cơ quan

 Phân phối công văn đến -> văn thư đơn vị, cơ quan

 Chuyển giao công văn đến -> văn thư đơn vị, cơ quan

 Theo dõi giải quyết công văn đến -> văn thư đơn vị, cơ quan

 Theo dõi giải quyết nội dung -> lãnh đạo đơn vị, cơ quan

 Theo dõi thời gian giải quyết -> văn thư đơn vị, cơ quan

 Lập hồ sơ -> tất cả những người có liên quan đến công tác giấy tờ

Nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan -> tất cả mọi người có hồ sơ

+ Nhận xét:

Hiện nay mô hình công tác văn thư của Bộ KH&CN được tổ chức theo hình thứctập trung;

Trang 18

Hình thức tổ chức Văn thư có tầm ảnh hưởng không nhỏ đến toàn bộ quá trình xử

lý văn bản, giấy tờ cơ quan đến kết quả hoạt động của cơ quan đến kết quả hoạt độngcủa cơ quan, do đó trong từng cơ quan, tổ chức phải lựa chọn hình thức công tác Vănthư cho phù hợp trên cơ sở phân tích cơ cấu tổ chức, số lượng văn bản đi và đến, chứcnăng, nhiệm vụ của từng cơ quan Có rất nhiều hình thức tổ chức công tác Văn thưnhưng thông thường người ta áp dụng ba hình thức tổ chức là hình thưc tổ chức tậptrung, hình thức tổ chức phân tán và hình thức tổ chức hỗn hợp Hình thức Văn thưtập trung: được áp dụng hầu hết các tác nghiệp chuyên môn, công tác Văn thư đượctập trung giải quyết ở một đơn vị, hình thức này thông thường được áp dụng tại một

cơ quan, đơn vị có cơ cấu ít phức tạp, có quy mô nhỏ, số lượng văn bản ít Hình thứcVăn thư phân tán: được áp dụng khi hầu hết các khâu nghiệp vụ được giải quyết ở các

sở đơn vị, tổ chức trực thuộc cơ quan, đơn vị có cơ cấu phức tạp, nhiều văn bản đi vàđến có nhiều cơ sở cách xa nhau Hình thức Văn thư hỗn hợp: được áp dụng khi một

số khâu nghiệp vụ chủ yếu nhưu đánh máy, sao, in, đăng ký văn bản, tổ chức thựchiện ở một số nơi, còn các khâu nghiệp vụ như theo dõi, giải quyết văn bản lưu trongquá trình thực hiện ở các đơn vị, bộ phận khác của cơ quan, hình thức này thôngthường được áp dụng tại các cơ quan, tổ chức trong hệ thống hành pháp quản lý hànhchính Nhà nước

Văn thư tập trung: tất cả các công việc tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao và theo dõi

thời hạn giải quyết công văn đến; đánh máy, in; trình ký, đóng dấu, vào sổ và làm thủtục gửi công văn đi của cơ quan và các đơn vị trực thuộc đều tập trung ở Văn phòng

cơ quan

Văn thư phân tán: các nội dung công việc trên được tiến hành phân tán ở Văn

phòng cơ quan và ở từng đơn vị chuyên môn

Văn thư hỗn hợp: kết hợp cả hai hình thức trên Một số công việc như đánh máy,

in, nhận và gửi công văn giấy tờ thì tập trung giải quyết ở Văn phòng cơ quan, cònnhững việc khác vừa tiến hành ở Văn phòng cơ quan, vừa ở các đơn vị chuyên môn

Trang 19

3.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Bộ KH&CN

3.3.1 Xác định thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lí của Bộ

KH&CN

Hệ thống văn bản thuộc thẩm quyền ban hành của Bộ KH&CN bao gồm các hìnhthức sau;

-Hình thức văn bản quy phạm pháp luật

+Thông tư của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ được ban hành để quyquyđịnh các vấn đề sau đây;

1 Quy định chi tiết thi hành luật, nghị quyết của Quốc hội, pháp lệnh, nghị quyết của

Ủy ban thường vụ Quốc hội, lệnh, quyết định của Chủ tịch nước, Nghị định củaChính phủ, Quyết định của Thủ tướng Chính phủ;

2 Quy định về quy trình, quy chuẩn kỹ thuật, định mức kinh tế - kỹ thuật của ngành,lĩnh vực do mình phụ trách;

3 Quy định biện pháp để thực hiện chức năng quản lý ngành, lĩnh vực do mình phụtrách và những vấn đề khác do Chính phủ giao

+ Thông tư liên tịch giữa các Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ được ban hành

để hướng dẫn thi hành luật, nghị quyết của Quốc hội, pháp lệnh, nghị quyết của Ủyban thường vụ Quốc hội, lệnh, quyết định của Chủ tịch nước, nghị định của Chínhphủ, quyết định của Thủ tướng Chính phủ có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn của bộ, cơ quan ngang bộ

- Văn bản hành chính

Hệ thống văn bản hành chính hình thành trong quá trình hoạt động hàng ngàythuộc thẩm quyền ban hành của Bộ bao gồm hình thức văn bản sau

+ Hình thức văn bản Hành chính cá biệt là những quyết định quản lí thành văn nhằm

áp dụng pháp luạt do cơ quan Bộ KH&CN ban hành theo trình tự, thủ tục nhất địnhnhằm đưa ra các quy tắc xử sự riêng áp dụng một lần đối với một hoặc nhiều cán bộđược chỉ định rõ trong cơ quan

Trang 20

Quy chế là hình thức văn bản mà các cơ quan nhà nước có thẩm quyền dùng để đặt

ra các quy định về nghĩa vụ phát lý cho từng đối tượng trong một lĩnh vực nhất định

Quy định là hình thức văn bản dùng để quy định các nguyên tắc, tiêu chuẩn, chế

độ, phương pháp tiến hành đối với một lĩnh vực công tác nhất định để thực hiện trong

cơ quan hoặc trong các cơ quan cùng hệ thống

Kế hoạch là hình thức văn bản dùng để xác định phương hướng, nhiệm vụ, chỉ

tiêu, biện pháp tiến hành một lĩnh vực, một nhiệm vụ công tác của Nhà nước nóichung hoặc từng ngành, cơ quan, đơn vị, địa phương nói riêng

Quy hoạch là văn bản dùng để xác định mục tiêu, phương án, giải pháp lớn cho

một vấn đề hoặc một lĩnh vực hoạt động cần thực hiện trong thời gian tương đối dài

Chương trình là hình thức văn bản dùng để trình bày toàn bộ những văn bản dùng

để trình bày toàn bộ những việc cần làm đối với một lĩnh vực công tác hoặc tất cả cácmặt hoạt động công tác của cơ quan, một ngành chủ quản hay của Nhà nước nóichung theo một trình tự nhất định và trong thời gian nhất định

Chiến lược là hình thức văn bản dùng để trình bày quan điểm, phương châm mục

tiêu chủ yếu và các giải pháp có tính toàn cục về phát triển một hoặc một số lĩnh vựctrong giai đoạn nhất định

Trang 21

Đề án là văn bản dùng để trình bày về một dự kiến, kế hoạch, giải pháp thực hiện

một nhiêm vụ công tác hoăc một công việc nào đó

Hướng dẫn là hình thức văn bản được ban hành để giải thích, hướng dẫn cụ thể

việc tổ chức thực hiện văn bản của cơ quan

Thông cáo là văn bản dùng đẻ công bố một quyết định hoặc một sự kiện quan

trọng về đối nội hoặc đối ngoại của cơ quan

Báo cáo là văn bản dùng để phản ánh tình hình, tường trình lên cấp trên hoặc với

tập thể về vấn đề, sự việc có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của mình, sơ kết,tổng kết công tác

Thông báo là hình thức văn bản dùng để truyền dật, phổ biến, bao tin cho các cơ

quan, cán bộ, viên chức, quần chúng nhân dân về tình hình công tác, các quyết định

về quản lí, hoặc các vấn đề, sự việc có lien quan để thực hiên hay để biết

Tờ trình là hình thức văn bản của cấp dưới gửi cấp trên trình bày về một chủ

trương, một chế đọ chính sách, một đề án công tác, một dự thảo văn bản, các tiêuchuẩn định mức, hoặc sửa đổi bổ sung chế độ chính sách và đề nghị cấp trên phêduyệt

Công văn hành chính để chỉ loại văn bản không có tên gọi cụ thể được dùng để

giao tiếp chính thức với cơ quan và quần chúng nhân dân vào các mục đích: đề nghị,hỏi, trả lời, phản ánh tình hình, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra công việc…

Giấy giới thiệu hình thức văn bản cấp cho cán bộ, viên chức cơ quan khi đi liên hệ,

giao dịch với cơ quan khác để thực hiện nhiệm vụ được giao hoặc giải quyết côngviệc riêng

Giấy mời là loại văn bản dùng để mời đại diện cơ quan khác hoặc cá nhân tham dự

một công việc nào đó hoặc tới cơ quan để giải quyết một vấn đề có liên quan

Giấy đi đường là loại văn bản cấp cho cán bộ, viên chức khi được cử đi công tác,

dùng làm căn cứ để thanh toán tiền tàu xe và các khoản chi phí khác trong thời gian đicông tác

Trang 22

Giấy chứng nhận là hình thức văn bản cấp cho cá nhân, cơ quan, đơn vị hoặc một

tập thể để xác nhận một vấn đề, sự việc nào đó là có thực

Phiếu gửi là văn bản kèm theo công văn đi để cơ quan nhận ký xác nhận là mình

đã nhận được công văn đó và gửi trả lại cho cơ quan gửi

Biên bản là văn bản ghi chép tại chỗ về một sự việc đang diễn ra hoặc đã xảy ra có

chữ kí xác nhận của người có liên quan hoặc người làm chứng

Hợp đồng là hình thức văn bản thể hiện sự thỏa thuận giữa hai bên trong việc xác

lập quan hệ pháp lý về quyền lợi và nghĩa vụ của mỗi bên

3.3.2 Nhận xét về thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản của Bộ KH&CN

Văn bản là phương tiện dùng để ghi lại và truyền đạt lại thông tin trong đời sống

xã hội Nó giữ vai trò quan trọng không thể thiếu trong hoạt động đời sống con người.Trong mỗi lĩnh vực đời sống xã hội, có tính chất và đặc điểm khác nhau cho nên vănbản cũng được thể hiện dưới những hình thức khác nhau Trong lĩnh vực quản lý nhànước, văn bản còn được thể hiện tính quyền lực, trình độ quản lý, tính trang trọng, uynghiêm của nhà nước, của một quốc gia dân tộc Vì vậy văn bản nhà nước luôn đượcthể hiện bằng một hình thức đặc biệt so với văn bản ở các lĩnh vực khác

Hình thức văn bản được tập hợp nhiều yếu tố thể thức cấu thành Chính các yếu tốthể thức văn bản được trình bày theo đúng quy định của nhà nước tạo nên hình thứcvăn bản, phản ánh đúng tính chất và đặc điểm của văn bản nhà nước và nó sẽ gópphần đảm bảo giá trị pháp lý cho văn bản Trong thời gian kiến tập tại Bộ KH&CN có

sự quan sát, nghiên cứu tìm hiểu về thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản của BộKH&CN thì hình thức trình bày trong mỗi văn bản đều đã đảm bảo các yếu tố bắtbuộc của thể thức sau; Quốc hiệu, tên cơ quan ban hành, số kí hiệu, địa danh ngàytháng năm, trích yếu, tên loại văn bản, chữ kí, nơi nhận

Các văn bản đều đã thể hiện được bố cục văn bản, tương đối rõ ràng, giúp ngườitiếp nhận văn bản dễ nắm bắt thông tin hơn

Trang 23

Kĩ thuật trình bày văn bản đều áp dụng theo ( Thông tư 01/2011/TT-BNV ) về kĩthuật đều đúng theo tiêu chuẩn mà cơ quan có thẩm quyền quy định.

Phông chữ của các văn bản trong Bộ KH&CN soạn thảo, ban hành đều theo(Thông tư 01/2011/TT-BNV ) đúng cách và trình bày đẹp về cỡ chữ, kiểu chữ

Các văn bản được trình bày có sự phù hợp giữa cơ quan ban hành với thẩm quyền,chức vụ người kí và dấu cơ quan

Khi soạn thảo văn bản người soạn thảo đã bước đầu chú ý đến vấn đề thể thức vănbản, cụ thể văn bản của Bộ KH&CN ban hành ra đều được đánh số, kí hiệu và đượclưu văn thư nên thuận tiện cho việc tìm kiếm văn bản mỗi khi có yêu cầu phục vụ giảiquyết công việc nội bộ và với các đơn vị cơ quan ở bên ngoài

Số lượng văn bản do Bộ KH&CN được soạn thảo và ban hành ra tương đối kịpthời so với diễn biến sự việc mà Bộ KH&CN thực hiện giải quyết, nhanh chóng kịpthời tổ chức, triển khai hướng dẫn các văn bản của cơ quan Nhà nước của cấp trênliên quan đến vấn đề soạn thảo và ban hành văn bản

Bên cạnh những ưu điểm trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản vẫn cònnhững tồn tài cần được khắc phục, hoàn thiện về thể thức và kĩ thuật trình bày vănbản

Một số ít văn bản còn viết tắt tên cơ quan ban hành không theo quy định Phần địadanh, ngày, tháng, năm phần trình bày yếu tố này trong thể thức văn bản là yếu tố ítsai sót, tuy nhiên ở một số văn bản vẫn còn hạn chế như để kiểu chữ nghiêng chữ đậmhoặc thêm số “0” đằng trước chữ số chỉ ngày tháng năm

Tên loại và trích yếu nội dung phần trình bày yếu tố thể thức này trong các văn bảnmột số văn bản khi soan thảo, người soạn thảo quên ghi phần trích yếu văn bản dẫnđến văn bản thiếu yếu tố này Hạn chế số ít văn bản thường hay gặp phải giấy mời,công văn…

Trang 24

Đặt phần trích yếu nội dung chưa cân so với trang văn bản và các yếu tố thể thứckhác của văn bản Theo quy định chữ “về việc” chỉ có công văn mới được viết tắt “V/v” nhưng trên các văn bản khác nhau đều sử dụng chữ viết tắt này.

Những tồn tại, yếu kém trên có nguyên nhân khách quan và chủ quan, nhưngkhông thể không nói đến năng lực và trình độ hạn chế về kỹ thuật soạn thảo văn bản

vì những cán bộ soạn thảo chưa được đào tạo về chuyên môn nghiệp vụ văn thư cũngnhư văn phòng, sự tắc trách, quan liêu, tùy tiện, thiếu trách nhiệm, thiếu cẩn trọngcủa một số cán bộ, công chức làm công tác soạn thảo văn bản Do đó, yêu cầu đặt ratrước mắt là cán bộ, công chức một mặt phải được trang bị kiến thức và kinh nghiệmlàm việc, mặt khác cũng cần rèn luyện thái độ nghiêm chỉnh tuân thủ pháp luật và tinhthần mẫn cán đối với công việc Từ đó có những phương hướng cụ thể để triển khaibồi dưỡng thêm cho cán bộ, công chức, viên chức về những kĩ năng soạn thảo và banhành văn bản

3.3.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí của Bộ KH&CN.

- So sánh với quy định hiện hành và nhận xét, đánh giá.

Quy trình soạn thảo văn bản quản lí của Bộ KH&CN là các bước đi cần thiết vàviệc bố trí chúng sao cho hợp lý trong quá trình soạn thảo một văn bản Việc soạnthảo văn bản cần theo quy trình khoa học, bao gồm các giai đoạn: chuẩn bị; soạn đềcương; viết bản thảo, xét duyệt và ký văn bản, ban hành và tổ chức thực hiện văn bản.+Giai đoạn chuẩn bị:

- Định hình khái quát về nội dung văn bản, xác định những nội dung chủ yếu củavấn đề định viết, làm cơ sở cho việc thu thập tài liệu, thông tin cần thiết để viết vănbản hoặc bổ sung, chỉnh lý, chọn lọc các tài liệu thông tin đã có

- Xác định mục đích, yêu cầu của việc ban hành văn bản, xác định rõ văn bản banhành để làm gì ? nhằm giải quyết việc gì ? giới hạn giải quyết đến đâu ? từ các vấn đề

đó người viết mới có cơ sở để cân nhắc cách viết, giới hạn khuôn khổ văn bản, chọncách trình bày hợp lý, đồng thời kiểm tra việc chuẩn bị thông tin, tư liệu đã đủ chưa ?

Trang 25

- Xác định đối tượng tác động của văn bản, tức là văn bản viết cho ai đọc, ai thựchiện và sẽ gửi đến cơ quan cấp trên, cấp tương đương hay cấp dưới trực thuộc,… trên

cơ sở đó lựa chọn cách trình bày, ngôn ngữ, văn phạm, thể thức cho phù hợp và lựachọn thời điểm ban hành văn bản cho hiệu quả nhất

+Giai đoạn soạn đề cương:

- Căn cứ vào các yếu tố như: phạm vi điều chỉnh của văn bản, thể thức của văn bản,thẩm quyền ban hành văn bản và phương thức quản lý theo chế độ tập thể hay chế độthủ trưởng để xây dựng đề cương cho phù hợp

- Đề cương là những ý tưởng, những quy định, những mệnh lệnh cơ bản phải cótrong văn bản được thể hiện, làm đề cương kỹ sẽ tiết kiệm được thời gian viết thànhbản thảo sau này, tránh cho bản thảo phải xoá đi, xoá lại nhiều lần Cấn tranh thủ xin

ý kiến góp ý của những người có kinh nghiệm đối với đề cương trước khi viết bảnthảo

+ Giai đoạn viết thành văn bản:

- Việc viết bản thảo chính là làm cho những ý chính trong đề cương được thể hiệnthành các đoạn văn, câu văn có mối liên kết lôgic với nhau chặc chẽ Quá trình viếtbản thảo nên tiến hành liên tục để giữ cho khỏi đứt mạch ý, dòng suy nghĩ của ngườiviết không bị gián đoạn và đảm bảo cho lời văn thống nhất từ đầu đến cuối Nếu vănbản có nội dung dài, khó viết một mạch toàn bộ thì nên viết một mạch những phần,những chương trong văn bản một cách dứt điểm

- Sau khi viết xong cần kiểm tra, xem xét lại càng nhiều lần càng tránh cho văn bảnkhỏi những sai sót, khiếm khuyết, đảm bảo thật hoàn chỉnh trước khi trình duyệt ký.+ Giai đoạn xét duyệt và ký văn bản:

- Người có trách nhiệm soạn thảo văn bản tức là làm chức năng tham mưu quantrọng cho thủ trưởng duyệt và ký văn bản được đầy đủ, chính xác Vì vậy, người trựctiếp soạn thảo văn bản cần trực tiếp rà soát lại việc in ấn, đánh máy trước khi trình thủtrưởng ký

Trang 26

- Thủ trưởng có trách nhiệm xem xét, duyệt và ký văn bản, là người phải chịu tráchnhiệm pháp lý lớn nhất về nội dung văn bản mình ký Sau khi ký văn bản phải tiếnhành đóng dấu vào văn bản theo quy định.

+ Giai đoạn ban hành và tổ chức thực hiện văn bản:

- Việc ban hành văn bản phải được tiến hành trước thời hạn có hiệu lực của văn bảnmột thời gian phù hợp để có thể tổ chức tuyên truyền, phổ biến, hướng dẫn cho cácchủ thể cách thức thực hiện những quy định và mệnh lệnh trong văn bản

- Phải chọn thời gian và hoàn cảnh nhất định để ban hành văn bản cho phù hợp vớitâm lý đối tượng thi hành, động viên, tổ chức cho đoàn viên thanh thiếu nhi tự giácchấp hành

- Quy trình soạn thảo văn bản của Bộ KH&CN bao gồm các bước;

 Bước 1: Xác định nhu cầu công việc, theo yêu cầu của Lãnh đạo mà đặt tên loại

văn bản

 Bước 2: Thu thập và sử lí thông tin, xác định các ý chính để soạn đề cương thảovăn bản

 Bước 3: Trình duyệt nội dung và tổ chức lấy ý kiến trao đổi với các đơn vị liên

quan, xin ý kiến của các bộ phận

 Bước 4: Tổng hợp ý kiến và hoàn chỉnh văn bản

 Bước 5: Kiểm tra và hoàn chỉnh văn bản, kiểm tra về văn phong, kiểm tra yêu

cầu thể thức sau đó sửa chữa và hoàn chỉnh

 Bước 6: Trình kí văn bản

 Bước 7: Đóng dấu (ghi này tháng năm, số kí hiệu văn bản,

 Bước 8: Phát hành và lưu văn bản (gửi trực tiếp văn bản, gửi qua bưu điện, quaweb, lưu tại đơn vị soạn thảo và văn thư cơ quan)

Các bước theo quy định hiện hành bao gồm các bước sau:

 Bước 1: Thu thập thông tin, xử lý thông tin

 Bước 2: Soạn thảo, xây dựng bản thảo

Trang 27

 Bước 3: Lấy ý kiến dự thảo

 Bước 4: Chỉnh sửa và hoàn thiện bản thảo

 Bước 5: Trình ký văn bản

 Bước 6: Đóng dấu, ghi ngày, tháng, năm, hoàn thiện thủ tục phát hành

 Bước 7 Theo dõi: việc thực hiện văn bản

So sánh với quy định hiện hành nhận xét và đánh giá;

Quy trình soạn thảo là một trong những trình tự thực hiện các bước được sắp xếpmột cách khoa học theo quy định của cơ quan thẩm quyền ban hành về trình bày thểthức văn bản hành chính, văn bản quy phạm phát luật mà cơ quan, tổ chức được phépban hành theo đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn phạm vi hoạt động mà chính phủ

đã quy định cho Bộ KH&CN Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của BộKH&CN một số loại văn bản hành chính về thành phần thể thức thì qua quá trình

quan sát cũng như có thời gian kiến tập trên Vụ Địa phương thì Bộ KH&CN tuân thủ

tương đối theo các văn bản hướng dẫn về quy trình soạn thảo văn bản Các bước trongquy trình soạn thảo đều bám sát đúng theo những quy định Vì thế khi mà các văn bảncủa Bộ KH&CN được soạn thảo, ban hành việc chuyển giao văn bản đi đến giữa cácđơn vị trong cơ quan với nhưng đơn vị ở ngoài cơ quan trở nên dễ dàng và thuận tiệnhơn cũng như việc nhập, lưu văn thư trở nên dễ dàng hơn cho người trực tiếp quản lí

và cho công tác lưu trư, tìm kiếm tài liệu phục vụ cho công việc sau này.Về thể thứctrình bày sau khi thu thập đầy đủ các thông tin liên quan đến văn bản cần dự thảo thìcách trình bày thể thức quốc hiệu, ghi số, ngày, tháng, năm, kí, nơi nhận đều đúng đềutheo thông tư Bố cục trình bày văn bản đều hợp lý quy trình soạn thảo cũng như banhành văn bản đều theo đúng thủ tục phát hành Bộ KH&CN rất quan tâm tới quy trìnhsoạn thảo và ban hành văn bản hang năm vẫn tổ chức tập huấn cho cán bộ, nhân viêntrong cơ quan về những thủ tục hành chính trong đó có quy trình soạn thảo văn bản,

Bộ KH&CN quan tâm tới vấn đề này có thể thấy rõ được Bộ rất hiểu biết về tầm quantrọng, giá trị văn bản mang lại vì khi ban hành văn bản soạn thảo văn bản phục vụ cho

Định dạng
Số trang	55
Dung lượng	336,5 KB