BÁO cáo KIÊN tập quản trị văn phòng tại phòng Lưu trữ của Bộ tư pháp

MỤC LỤC A. LỜI MỞ ĐẦU 4 B.NỘI DUNG BÁO CÁO KIẾN TẬP 7 CHƯƠNG 1: CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA BỘ TƯ PHÁP 7 1.Vị trí và chức năng. 7 2.Nhiệm vụ, quyền hạn. 8 2.1. Lãnh đạo Bộ 9 2.2. Các Vụ giúp Bộ trưởng Bộ Tư pháp thực hiện chức năng quản lý Nhà nước gồm: 12 CHƯƠNG 2: CÔNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ VÀ HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH CỦA VĂN PHÒNG 13 1. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng, mô tả cụ thể các công việc của lãnh đạo văn phòng. 13 1.1 Chức năng: 13 1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn: 13 1.3. Cơ cấu tổ chức 14 2. Lề lối làm việc của Văn phòng Bộ Tư pháp 14 3. Công tác quản lý và phân công nhiệm vụ các nhân sự thuộc văn phòng 15 3.1. Chánh Văn phòng 15 3.2. Phó Chánh Văn phòng 16 3.3. Trưởng và phó trưởng các đơn vị trực thuộc Văn phòng 17 3.4. Công chức thuộc Văn phòng 18 CHƯƠNG 3: CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA BỘ TƯ PHÁP 20 1. Mô hình tổ chức Văn thư của cơ quan. 20 2. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Bộ Tư pháp. 20 2.1 Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của Bộ Tư pháp. 20 2.2. Thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản. 21 2.3. Quy trình soạn thảo văn bản quản lý của cơ quan. 22 2.3.1 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản. 22 2.3.2. Nhận xét 23 2.3.3Kỹ thuật soạn thảo văn bản. 23 2.4.Quy trình quản lý và giải quyết văn bản. 24 2.4.1 Sơ đồ hoá quy trình tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đi 24 2.4.2. Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến 24 2.4.3. Quy trình lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan: 24 2.4.3.1 Quy trình lập hồ sơ hiện hành 24 2.4.3.2. Giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan 25 2.4.3.3. Trách nhiệm đối với công tác lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành 26 2.5. Công tác lưu trữ của cơ quan. 26 2.5.1. Văn bản quản lý công tác lưu trữ. 26 2.5.2.Số lượng cán bộ. 26 2.5.3.Diện tích kho lưu trữ. 27 2.5.4.Các phương tiện bảo quản kho. 27 CHƯƠNG 4: CÔNG TÁC TỔ CHỨC,SỬ DỤNG TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG TRONG CƠ QUAN 28 1.Tim hiểu và nhận xét trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng. 28 2. Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một văn phòng là việc của văn phòng hiện đại và đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu. 28 2.1. Sơ đồ hoá phòng làm việc của phòng Hành chính. 28 2.2.Sơ đồ hoá phòng làm việc của Chánh Văn phòng. 29 2.3. Các ưu, nhược điểm, đề xuất phương án tối ưu trong việc bố trí phòng làm việc khoa học. 29 CHƯƠNG 4: ƯU ĐIỂM, NHƯỢC ĐIỂM CỦA CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG 31 I) Ưu nhược điểm trong công tác Hành chính văn phòng của cơ quan. 31 C.KẾT LUẬN 35 D. ĐỀ XUẤT VÀ KIẾN NGHỊ 38 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 41

MỤC LỤC

A LỜI MỞ ĐẦU 4

B.NỘI DUNG BÁO CÁO KIẾN TẬP 7

CHƯƠNG 1: CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA BỘ TƯ PHÁP 7

1.Vị trí và chức năng 7

2.Nhiệm vụ, quyền hạn 8

2.1 Lãnh đạo Bộ 9

2.2 Các Vụ giúp Bộ trưởng Bộ Tư pháp thực hiện chức năng quản lý Nhà nước gồm: 12

CHƯƠNG 2: CÔNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ VÀ HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH CỦA VĂN PHÒNG 13

1 Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng, mô tả cụ thể các công việc của lãnh đạo văn phòng 13

1.1 Chức năng: 13

1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn: 13

1.3 Cơ cấu tổ chức 14

2 Lề lối làm việc của Văn phòng Bộ Tư pháp 14

3 Công tác quản lý và phân công nhiệm vụ các nhân sự thuộc văn phòng 15

3.1 Chánh Văn phòng 15

3.2 Phó Chánh Văn phòng 16

3.3 Trưởng và phó trưởng các đơn vị trực thuộc Văn phòng 17

3.4 Công chức thuộc Văn phòng 18

CHƯƠNG 3: CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA BỘ TƯ PHÁP 20

1 Mô hình tổ chức Văn thư của cơ quan 20

2 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Bộ Tư pháp 20

2.1 Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của Bộ Tư pháp 20

2.2 Thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản 21

2.3 Quy trình soạn thảo văn bản quản lý của cơ quan 22

2.3.1 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản 22

2.3.2 Nhận xét 23

2.3.3Kỹ thuật soạn thảo văn bản 23

2.4.Quy trình quản lý và giải quyết văn bản 24

2.4.1 Sơ đồ hoá quy trình tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đi 24

2.4.2 Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến 24

2.4.3 Quy trình lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan: 24

2.4.3.1 Quy trình lập hồ sơ hiện hành 24

2.4.3.2 Giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan 25

2.4.3.3 Trách nhiệm đối với công tác lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành 26

2.5 Công tác lưu trữ của cơ quan 26

2.5.1 Văn bản quản lý công tác lưu trữ 26

2.5.2.Số lượng cán bộ 26

2.5.3.Diện tích kho lưu trữ 27

2.5.4.Các phương tiện bảo quản kho 27

CHƯƠNG 4: CÔNG TÁC TỔ CHỨC,SỬ DỤNG TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG TRONG CƠ QUAN 28

1.Tim hiểu và nhận xét trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng 28

2 Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một văn phòng là việc của văn phòng hiện đại và đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu 28

2.1 Sơ đồ hoá phòng làm việc của phòng Hành chính 28

2.2.Sơ đồ hoá phòng làm việc của Chánh Văn phòng 29

2.3 Các ưu, nhược điểm, đề xuất phương án tối ưu trong việc bố trí phòng

làm việc khoa học 29

CHƯƠNG 4: ƯU ĐIỂM, NHƯỢC ĐIỂM CỦA CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG 31

I) Ưu nhược điểm trong công tác Hành chính văn phòng của cơ quan 31

C.KẾT LUẬN 35

D ĐỀ XUẤT VÀ KIẾN NGHỊ 38

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 41

A LỜI MỞ ĐẦU

Văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý

và tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo Hiện nay nước ta đang bước vào thời kìCông nghiệp hóa-Hiện đại hóa đất nước nên công tác văn phòng cũng đóng gópphần lớn vào công tác xây dựng đất nước Công tác văn phòng là một công tácquan trọng đối với bất kì một cơ quan, tổ chức nào, nó góp phần rất lớn đến hoạtđộng của cơ quan đó.Công tác văn phòng thực hiện tốt sẽ là động lực thúc đẩy

sự phát triển của cơ quan, đơn vị

Nắm bắt được tình hình thực tiễn đó, năm 1971 Trường trung học văn thưLưu trữ được thành lập theo Quyết định số 109/QĐ-BT ngày 18/12/1971 của Bộtrưởng phủ Thủ tướng với nhiệm vụ đào tạo cán bộ làm công tác văn phòng,công tác văn thư, công tác lưu trữ có đầy đủ trình độ chuyên môn cung ứngđược nguồn cán bộ nhân lực mà xã hội đang cần trong đó có ngành Quản trị vănphòng

Quản trị văn phòng là một ngành rất rộng lớn nhằm đáp ứng nhu cầu thựctiễn của từng cơ quan, đơn vị, trang bị cho sinh viên những kiến thức và kỹ năngtrong quá trình tổ chức và thực hiện những hoạt động quản lý điều hành của cơquan, tổ chức Trường Đại học Nôi vụ Hà Nội đã tổ chức một đợt cho sinh viênkhoa Quản trị văn phòng được đi kiến tập ngành nghề tại các cơ quan, tổ chức,nhằm nâng cao trình độ nghiệp vụ sau khi ra trường và rèn luyện ý thức cho sinhviên theo phương châm:’’Học thật đi đôi với làm thật’’ và ‘’Học đi đôi vớihành’’

Trong quá trình đi kiến tập, sinh viên trường sẽ được củng cố kiến thức,nâng cao trình độ chuyên môn và năng lực, vận dụng lý luận và thực tiễn mộtcách hiệu quả nhất, được rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp, xây dựng phong cáchlàm việc của một cán bộ khoa học ngành Quản trị văn phòng

Nhận được sự giúp đỡ của trường và của khoa Quản trị văn phòng, cũngnhư sự tiếp nhận của phòng Tổ chức-Hành chính(Văn thư bên trong) và phòngLưu trữ của Bộ Tư pháp, em đã được kiến tập tại cơ quan bắt đầu từ ngày20/4/2015 đến ngày 25/5/2015

Trong suốt thời gian kiến tập, em đã được cán bộ phòng Tổ chức-Hànhchính( Văn thư bên trong), phòng Lưu trữ của Bộ Tư pháp tận tình chỉ dẫn.Trong gần một tháng kiến tập ,mặc dù còn nhiều bỡ ngỡ và lúng túngnhưng em

đã được cán bộ tại phòng hướng dẫn tận tình và chỉ bảo nên em đã làm tốt côngviệc được giao phó tại cơ quan, nhờ đó em đã tích lũy được rất nhiều kinhnghiệm và kiến thức thực tiễn về công tác văn phòng

Qua đây em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Thạc sĩ Lâm Thu giảng viên đã hướng dẫn em trong thời gian kiến tập vừa qua, đồng thời em xincảm ơn tới lãnh đạo cùng các cán bộ phòng Tổ chức-Hành chính (văn thư bêntrong), phòng Lưu trữ của Bộ tư pháp, đặc biệt là chị Nguyễn Xuân Anh, anhDương Đình Thịnh đã giúp đỡ em hoàn thành tốt chương trình kiến tập vừa qua

Hằng-Em xin bày tỏ lòng cảm ơn tới quý thầy, cô trong khoa Quản trị vănphòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã truyền đạt cho chúng em những kiếnthức là những bài giảng trên lớp và những ví dụ sát với thực tế để chúng em tíchlũy được kiến thức làm hành trang khi bước vào cuộc sống Với vốn kiến thức

đã được tiếp thu trong quá trình học không chỉ là nền tảng trong quá trình đithực tập mà để sau khi rời khỏi ghế nhà trường áp dụng lý luận vào thực tiễnxem có sự khác nhau như thế nào từ đó trang bị cho em những nghiệp vụ cơ bản

để sau khi tốt nghiệp ra trường áp dụng vào công việc một cách hiệu quả, tự tin

và vững chắc hơn

Em xin gửi lời cảm ơn, sự quan tâm giúp đỡ của các cán sự văn thư lưutrữ trong Bộ Tư pháp đã cho phép và tạo điều kiện giúp đỡ em được tiếp xúc vớithực tế công việc để tìm hiểu kỹ hơn và phát hiện ra những thiếu sót mà mìnhmắc phải.Em cũng xin bày tỏ lòng cảm ơn tới tất cả mọi người đã giúp đỡ emhoàn thành tốt đợt kiến tâp của mình qua quá trình học tập cũng như những kinhnghiệm thực tế của bản thân trong suốt khóa học

Cuối cùng em xin kính chúc các quý thầy, cô dồi dào sức khỏe và gặt háiđược nhiều thành công trong sự nghiệp trồng người.Đồng kính chúc các cô, chú,anh, chị trong Bộ Tư pháp luôn mạnh khỏe và đạt được nhiều thành công trongcông việc của mình

Dưới đây là phần báo cáo tổng kết quá trình kiến tập của em tại PhòngLưu trữ, Phòng Tổ chức-Hành chính (Văn thư bên trong) thuộc Văn phòng Bộ

Tư pháp Ghi lại và đánh giá một cách khách quan những gì mà em đã làm đượccũng như chưa làm được.Tuy nhiên do thời gian đi kiến tập có hạn mà số lượngtài liệu và công việc của cơ quan thì nhiều Một phần do trình độ, năng lực cònhạn chế nên khi làm bài báo cáo em không thể tránh khỏi những sai sót, hạn nhấtđịnh Em rất mong nhận được sự đóng góp, chỉ bảo của các thầy, cô giáo trongkhoa để bài báo cáo của em được hoàn chỉnh hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

B.NỘI DUNG BÁO CÁO KIẾN TẬP CHƯƠNG 1: CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ

CẤU TỔ CHỨC CỦA BỘ TƯ PHÁP1.Vị trí và chức năng.

Bộ Tư pháp là cơ quan của Chính phủ, thực hiện chức năng quản lý nhànước về công tác xây dựng và thi hành pháp luật, kiểm tra văn bản quy phạmpháp luật, kiểm soát thủ tục hành chính, phổ biến, giáo dục pháp luật; quản lýnhà nước về thi hành án dân sự, thi hành án hành chính, hành chính tư pháp, bổtrợ tư pháp, bồi thường nhà nước trong hoạt động quản lý hành chính và thihành án và các công tác tư pháp khác trong phạm vi cả nước; quản lý công tácthi hành pháp luật về xử lý vi phạm hành chính; quản lý nhà nước các dịch vụcông trong các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ

BỘ TƯ PHÁP VIỆT NAM

- Địa chỉ: 60 Trần Phú, Ba Đình, Hà Nội

- Điện thoại: 04.62739718

- Fax: 04.62739730

2.Nhiệm vụ, quyền hạn.

Bộ Tư pháp thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định tại Nghịđịnh số 36/2012/NĐ-CP ngày 18 tháng 4 năm 2012 của Chính phủ quy địnhchức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ, cơ quan ngang Bộ và

có các nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể sau đây:

-Trình Chính phủ dự án luật, dự thảo Nghị quyết của Quốc hội, dự ánpháp lệnh, dự thảo nghị quyết của Ủy ban Thường vụ Quốc hội…

-Trình thủ tướng Chính phủ chiến lược, quy hoạch … dài hạn hàng năm, 5năm

-Ban hành các thông tư, quyết định, chỉ thị về lĩnh vực thuộc phạm viquản lý Nhà nước của Bộ

-Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiện các loại văn bản

-Công tác xây dựng pháp luật:

+Trình Chính phủ dự thảo chiến lược xây dựng, hoàn thiện hệ thông Phápluật

+Lập dự kiến của Chính phủ về Chương trình xây dựng luật, Pháp lệnh…-Hướng dẫn kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện công tác rà soát, hệ thốnghoá văn bản quy phạm pháp luật

-Phổ biến, giáo dục pháp luật:

+ Trình Thủ tướng Chính phủ ban hành chương trình phổ biến giáo dụcpháp luật …

+ Xây dựng đội ngũ báo cáo viên pháp luật, biên soạn và xuất bản

-Thi hành án dân sự:

+ Tổ chức thực hiện công tác thi hành án dân sự trong phạm vi cả nước.+ Ban hành và chỉ đạo thực hiện các quy trình, thủ tục và tiêu chuẩn …giấy tờ thi hành án dân sự

ích của con nuôi.

- Hướng dẫn kiểm tra về tổ chức và hoạt động hoà giải ở cơ sở

-Hướng dấn nghiệp vụ công tác pháp chế Bộ, ngành, địa phương

-Cơ cấu tổ chức bộ máy hoạt động của Văn phòng Bộ Tư pháp:

+ Lãnh đạo Bộ gồm có: 01 Bộ trưởng và 4 Thứ trưởng

+ 20 tổ chức giúp Bộ trưởng thực hiện chức năng quản lý Nhà nước.+ 06 Tổ chức sự nghiệp thuộc Bộ

2.1 Lãnh đạo Bộ

Lãnh đạo Bộ Tư pháp gồm 01 Bộ trưởng và 04 Thứ trưởng:

- Bộ trưởng: Hà Hùng Cường

- Thứ trưởng:

+ Đinh Trung Tụng

+ Nguyễn Thúy Hiền

+ Nguyễn Khánh Ngọc

+ Phan Chí Hiếu

Bộ trưởng chịu trách nhiệm trước Chính phủ về các nhiệm vụ được giao;điều hành và chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi hoạt động của Bộ.

Các Thứ trưởng giúp việc cho Bộ trưởng và chịu trách nhiệm trước Bộtrưởng về lĩnh vực công tác được phân công

2.2 Các Vụ giúp Bộ trưởng Bộ Tư pháp thực hiện chức năng quản lý Nhà nước gồm:

- Vụ Các vấn đề chung về xây dựng pháp luật

-Cục Đăng ký quốc gia giao dịch bảo đảm

- Cục Bồi thường nhà nước

- Cục Bổ trợ tư pháp

- Cục Công nghệ thông tin

- Cục Công tác phía Nam

- Trung tâm lý lịch tư pháp quốc gia

CHƯƠNG 2: CÔNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ VÀ HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH CỦA VĂN PHÒNG

1 Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng, mô tả cụ thể các công việc của lãnh đạo văn phòng.

1.1 Chức năng:

-Văn phòng Bộ Tư pháp là cơ quan giúp việc của Bộ trưởng có chứcnăng tham mưu tổng hợp, tổ chức phối hợp các Cục, Vụ, Viện, Thanh tra Bộ,Trường Đại học Luật Hà Nội, Phân hiệu Đại học Luật thành phố Hồ Chí Minh,Tạp chí Dân chủ và pháp luật, Báo pháp luật Trong việc thực hiện quyết địnhcủa Bộ trưởng; là đầu mối quan hệ với các Bộ, ngành ở trung ương và địaphương theo sự chỉ đạo của Bộ trưởng; quản lý các công tác Văn phòng nhằmbảo đảm mọi hoạt động của cơ quan Bộ

Văn phòng Bộ có con dấu riêng để giao dịch, được mở tài khoản theo quyđịnh của pháp luật

-Làm đầu mối phối hợp với các đơn vị thuộc Bộ chuẩn bị chương trình,

Kế hoạch công tác hàng tuần, quý, 6 tháng, hàng năm

- Quản lý công tác Hành chính,Văn thư, Lưu trữ, in ấn tài liệu, thống kê

tư pháp, quản lý con dấu, công văn đến, công văn đi

- Quản lý công tác Kế toán tài chính cấp cơ sở bao gồm: lập dự toán kinhphí và quyết toán hàng quý, hàng năm của cơ quan Bộ

- Quản lý tài sản, bảo đảm cơ sở vật chất, phương tiện làm việc phục vụccho công tác của ngành theo sự phân công của lãnh đạo Bộ

- Bảo đảm in, phát hành Bản in Tư pháp đúng kỳ hạn

f Phòng Quản lý xe (Đội xe).

2 Lề lối làm việc của Văn phòng Bộ Tư pháp

- Văn phòng làm việc theo chế độ thủ trưởng, nguyên tắc tập trungdânchủ, bảo đảm sự chỉ đạo, điều hành thống nhất, thông suốt của Chánh Vănphòng đối với các lĩnh vực công tác của Văn phòng.Mọi hoạt động của Vănphòng phải tuân theo quy định của pháp luật và của Bộ Tư pháp

- Thực hiện phân công, phân cấp rõ ràng, đề cao trách nhiệm và phát huytính chủ động, sáng tạo của mỗi công chức Trong phân công công việc, mộtngười, một đơn vị được giao thực hiện nhiều công việc nhưng mỗi công việc chỉ

do một đơn vị, một người chịu trách nhiệm chính Công việc được giao cho đơn

vị nào thuộc Văn phòng thì Trưởng phòng hoặc tương đương (sau đây gọi làTrưởng phòng) đó phải chịu trách nhiệm chính về công việc được giao

CHÁNH VĂNPHÒNG

PHÓ CHÁNH

VĂN PHÒNG

PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG

PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG

- Công chức giải quyết công việc theo đúng thẩm quyền và phạm vi tráchnhiệm được phân công; tuân thủ trình tự, thủ tục và thời hạn giải quyết côngviệc theo quy định của pháp luật, của Bộ và Lãnh đạo Văn phòng; chịu tráchnhiệm trước Lãnh đạo cấp trên trực tiếp và trước pháp luật về việc thực hiện cáccông việc được giao.

- Phát huy năng lực, sở trường của công chức, đề cao sự phối hợp côngtác, trao đổi thông tin trong giải quyết công việc và trong mọi hoạt động theochức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được pháp luật quy định

- Thực hiện cải cách hành chính, bảo đảm dân chủ, công khai, minh bạch

và hiệu quả trong mọi hoạt động của văn phòng

3 Công tác quản lý và phân công nhiệm vụ các nhân sự thuộc văn phòng

3.1 Chánh Văn phòng

- Chánh Văn phòng là người lãnh đạo, quản lý, điều hành văn phòng vàchịu trách nhiệm trước Bộ trưởng và trước pháp luật về việc quản lý, điều hànhvăn phòng Chánh Văn phòng thực hiện các trách nhiệm theo quy định tại Điều

6 Quy chế làm việc của Bộ ban hành kèm theo Quyết định số 880/QĐ-BTP ngày28/4/2009 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp

- Chánh Văn phòng trực tiếp giải quyết các công việc sau đây:

+ Công việc thuộc lĩnh vực do Chánh Văn phòng trực tiếp quản lý;

+ Công việc đã giao cho Phó Chánh Văn phòng phụ trách nhưng thấy cầnthiết phải giải quyết vì cấp bách hoặc nội dung quan trọng hoặc do Phó chánhVăn phòng được phân công vắng mặt; những việc các Phó Chánh Văn phòngcòn có ý kiến khác nhau;

+ Những công việc khác theo quy định của pháp luật hoặc do Bộ trưởng,Thứ trưởng giao hoặc ủy quyền

- Chánh Văn phòng đưa ra thảo luận trong tập thể Lãnh đạo Văn phòngtrước khi quyết định các vấn đề sau:

+ Chương trình, kế hoạch công tác; báo cáo tổng kết của Văn phòng;+ Chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển dài hạn; dự án, dự thảo văn

bản quy phạm pháp luật do văn phòng chủ trì xây dựng để Bộ trưởng trình cơquan có thẩm quyền ban hành hoặc ban hành theo thẩm quyền;

+ Dự toán, quyết toán ngân sách; các phương án đầu tư xây dựng cơ bảnđối với những công trình văn phòng được giao làm chủ đầu tư; chế độ chi tiêunội bộ; kế hoạch mua sắm tài sản của Văn phòng và của cơ quan Bộ;

+ Công tác tổ chức bộ máy, nhân sự, thi đua, khen thưởng, kỷ luật củaVăn phòng;

+ Những vấn đề khác theo quy định của pháp luật hoặc do Chánh Vănphòng thấy cần thiết phải đưa ra thảo luận trong tập thể Lãnh đạo Văn phòng

3.2 Phó Chánh Văn phòng

- Phó Chánh Văn phòng giúp Chánh Văn phòng quản lý, điều hành Vănphòng, được Chánh Văn phòng phân công phụ trách một số lĩnh vực, nhiệm vụcông tác và tổ chức trực thuộc Văn phòng (sau đây gọi là Phòng); nhân danh và

sử dụng quyền hạn của Chánh Văn phòng khi giải quyết các công việc thuộclĩnh vực được phân công; chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng và trướcpháp luật về nhiệm vụ được giao

- Phó Chánh Văn phòng có trách nhiệm:

+ Chấp hành sự chỉ đạo, phân công công tác của Chánh Văn phòng;

+ Chỉ đạo, kiểm tra, đôn đốc viêc thực hiện công việc trong các lĩnh vực,nhiệm vụ được phân công phụ trách;

+ Giao nhiệm vụ và đánh giá kết quả thực hiện nhiệm vụ đối với Phòng

và lĩnh vực được phân công phụ trách;

+ Ký thay Chánh Văn phòng các văn bản trong lĩnh vực được phân côngphụ trách và các văn bản khác theo ủy quyền của Chánh Văn phòng;

+ Phối hợp với Phó Chánh Văn phòng khác trong Văn phòng giải quyếtcông việc có liên quan;

+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chánh Văn phòng giao

- Phó Chánh Văn phòng phải báo cáo Chánh Văn phòng những vấn đềsau:

+ Những vấn đề pháp luật chưa quy định, chưa có trong chương trình, kế

hoạch công tác của văn phòng hoặc mới phát sinh, nhạy cảm, quan trọng trongquá trình thực hiên các nhiệm vụ được giao.Đối với những nhiệm vụ, công việc

do Lãnh đạo Bộ giao trực tiếp cho Ban Thư ký, Phó Chánh Văn phòng kiêmTrưởng Ban Thư ký phải báo cáo kịp thời Chánh Văn phòng tiến trình và kếtquả thực hiện công việc;

+ Những vấn đề có liên quan đến từ hai Phó Chánh Văn phòng trở lênnhưng các Phó Chánh Văn phòng còn có ý kiến khác nhau hoặc liên quan đếnlĩnh vực do Chánh Văn phòng phụ trách;

+ Những vấn đề khác khi Phó Chánh Văn phòng thấy cần thiết hoặc theoyêu cầu của Chánh Văn phòng

3.3 Trưởng và phó trưởng các đơn vị trực thuộc Văn phòng

- Trưởng phòng các đơn vị trực thuộc Văn phòng quản lý, điều hành hoạtđộng của phòng và trực tiếp thực hiện một số công việc trong lĩnh vực chuyênmôn, nghiệp vụ được phân công; chịu trách nhiệm trước pháp luật và trướcChánh Văn phòng về việc thực hiện các nhiệm vụ được giao

tự, thủ tục và thời hạn giải quyết công việc;

+ Chỉ đạo, hướng dẫn và phân công công việc cho công chức thuộc phòngthực hiện chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn được giao; theo dõi, hướng dẫn,đôn đốc và đánh giá kết quả thực hiện công việc của công chức thuộc phòng;

+ Chủ động phối hợp với các phòng khác thuộc Văn phòng để giải quyếtcác công việc có liên quan; báo cáo Lãnh đạo Văn phòng trực tiếp phụ trách vềcác vấn đề vượt quá thẩm quyền hoặc những vấn đề còn có ý kiến khác nhaugiữa các phòng;

+ Uỷ quyền cho một Phó Trưởng phòng quản lý, điều hành phòng khivắng mặt; trường hợp vắng mặt trong giờ làm việc thì phải báo cáo và được sự

đồng ý của Lãnh đạo Văn phòng trực tiếp phụ trách;

+ Thực hiên chế độ thông tin, báo cáo theo quy định;

+ Quản lý tài sản, trang thiết bị, phương tiện làm việc của phòng đượcgiao theo quy định;

+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chánh Văn phòng hoặc Phó ChánhVăn phòng phụ trách giao

- Phó Trưởng phòng giúp Trưởng phòng điều hành hoạt động của phòng

và trực tiếp thực hiện một số công việc trong lĩnh vực chuyên môn, nghiệp vụđược phân công; chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng và trước pháp luật về kếtquả thực hiện các nhiệm vụ đó; báo cáo Trưởng phòng về kết quả thực hiệnnhững nhiệm vụ được giao phụ trách hoặc trực tiếp thực hiện; trường hợp vắngmặt trong giờ làm việc thì phải báo cáo và được sự đồng ý của Trưởng phòng

3.4 Công chức thuộc Văn phòng

- Chấp hành sự chỉ đạo, hướng dẫn, phân công công tác của Trưởngphòng; chịu trách nhiệm cá nhân trước pháp luật và trước Trưởng phòng; trườnghợp được Chánh Văn phòng hoặc Phó Chánh Văn phòng phụ trách phòng trựctiếp giao nhiệm vụ thì chịu trách nhiệm trước pháp luật và trước người đã giaonhiệm vụ, có trách nhiệm báo cáo Trưởng phòng để theo dõi và điều hành côngviệc của phòng

- Chủ động thực hiên các nhiệm vụ được phân công theo đúng trình tự,thủ tục, thời hạn giải quyết công việc Phối hợp với công chức khác có liên quangiải quyết công việc; báo cáo Trưởng phòng hoặc Lãnh đạo Văn phòng trực tiếpgiao nhiệm vụ các vấn đề vượt quá thẩm quyền hoặc còn có ý kiến khác nhau

- Nghiên cứu, đề xuất các biện pháp nâng cao chất lượng, hiệu quả thựchiện nhiệm vụ được giao Chấp hành nghiêm túc các quy định của pháp luậthiện hành, nội quy, quy chế của Bộ Tư pháp, Văn phòng, sự chỉ đạo của Lãnhđạo Văn phòng và Trưởng phòng; thường xuyên học tập, nghiên cứu để nângcao trình độ nghiệp vụ chuyên môn, trau dồi phẩm chất chính trị, đạo đức côngvụ

- Chấp hành chế độ thông tin, báo cáo; quản lý, lưu giữ hồ sơ công việc;quản lý và sử dụng tài sản, phương tiện, trang thiết bị làm việc được giao theoquy định.

- Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm của công chức theoquy định của pháp luật, cơ quan Bộ, Văn phòng và của phòng

CHƯƠNG 3: CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA

BỘ TƯ PHÁP

1 Mô hình tổ chức Văn thư của cơ quan.

- Bộ Tư pháp là một trong những Bộ có tiêu chuẩn chặt chẽ về mặt mẫucác loại văn bản Trước kia bộ phận Văn thư làm việc con thiếu nhiều kiến thứcchuyên môn, làm việc dựa vào kinh nghiêm lâu năm

- Từ 2005 đến nay đã đưa vào sử dụng bộ mã tiếng việt TCVN

6909-2001, nối mạng Lan và cài đặt phần mềm quản lý và đăng ký văn bản đi, đến vàlập hồ sơ công việc, tiếp tục phát triển và hoàn thiện phần mêm đến năm 2010

-Bộ đã có những quyết định số 145/QĐ-VP ngày 25/3/2004 quy định vềchức năng, nhiệm vụ, quyền hạn phòng Văn thư – Lưu trữ

-Thực hiện Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ

về công tác Văn thư Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT –BNV –VPCP ngày06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹthuật trình bày văn bản Văn bản được áp dụng tiêu chuẩn ISO 9000 : 2000 Quychế về công tác Văn thư, Lưu trữ của Bộ Tư pháp; Sổ tay chất lượng của Vănphòng

-Tất cả mọi công việc liên quan đến công tác Văn thư đều đượ quy định

rõ ở những văn bản theo quy định của Nhà nước: Từ khâu đầu tiên đến khâucuối Chủ yếu thực hiện theo Thông tư 55 và Nghị định 110 cả về việc sử dụngcon dẫu lẫn việc bảo quản công tác Văn thư và phục vụ khai thác từ các đơn vị,công tác lập Hồ sơ được thực hiện tốt

2 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Bộ Tư pháp.

2.1 Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của Bộ Tư pháp.

Xét nhu cầu công việc và chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chứccủa Bộ Tư pháp mà có thẩm quyền ban hành những loại văn bản sau: Quyếtđinh, Thông tư, Thông tư liên tịch, Chỉ thị do Bộ Trưởng Bộ Tư pháp ký

Ngoài ra Bộ Tư pháp còn ban hành nhiều loại văn bản khác như: Báo cáo,công văn, góp ý kiến, Ủy thác tư pháp…