Giao an day học excel

- Thanh tiêu đề Title bar: là dòng trên cùng của cửa sổ, ghi tên của ứng dụng và tên tệp tin hiện thời.- Thanh thực đơn Menu bar: Chứa các lệnh làm việc với Excel, mỗi mục chọn trên than

Bảng tính điện tử

GV Hồ viết thịnh

Khoa CNTT thinhvho@yahoo.com

đại học lương thế vinh

Chương I-Làm quen với excel

I- Excel là gì?

Là hệ bảng tính điện tử dùng để lưu trữ, tính toán, tổng hợp, thống

kê dữ liệu Nằm trong bộ Office của hãng Microsoft trên môi trường Windows

II-Một số khái niệm trong Excel

+ Dòng (Row): Là tập hợp các ô theo chiều ngang đánh thứ tự từ 1 đến 65536.

+ Ô (Cell): Là nơi giao giữa cột và hàng

+ Ô hiện thời: Là ô có khung viền đậm xung quanh với 1 chấm vuông nhỏ góc dưới bên phải ịa chỉ ô này được hiển thị trên thanh công thức i ịa chỉ ô này được hiển thị trên thanh công thức Đ Đ

+ Con trỏ bàn phím: là dấu  nhấp nháy, biểu thị vị trí mà ký tự sẽ được chèn vào.

+ Con trỏ chuột:

Dấu  : dùng để đưa trỏ về một ô nào đó.

Dấu : Dùng để chọn lệnh, biểu tượng hoặc cuộn bảng tính

Địa chỉ ô đầu góc trên bên trái : Địa chỉ ô cuối góc dưới bên phải

Ví dụ : A3:B8, C1:C2, D2:E9,

Vùng

chọn

d- Điạ chỉ tuyệt đối

- K/n: Là địa chỉ mà công thức của nó không thay đổi khi sao chép

đến địa chỉ mới

- Kí hiệu: $

+$<cột>$<dòng> : tuyệt đối như $A$2, $C$2,

+$<cột><dòng> : tuyệt đối cột, tương đối dòng

+<cột>$<dòng> : tương đối cột, tuyệt đối dòng

- Cách viết : Viết địa chỉ tương đối xong ấn phím F4

ví dụ: Gõ A1, ấn F4 -> $A$1

III- Cách khởi động và ra khỏi Excel

1- Cách khởi động và thành phần của cửa sổ Excel

-> Start/ Program/ Microsft Excel

-> Xuất hiện cửa sổ gồm các thành phần sau :

Thanh tiờu đề Thanh Menu

Thanh dụng cụ

Thanh cụng thức

Thanh trạng thỏi

Thanh cuộn

Tờn bảng tớnh

ễ hiện thời Tờn cột Tờn dũng

Nỳt

chuyển tới

bảng tớnh

Địa chỉ ụ

- Thanh tiêu đề (Title bar): là dòng trên cùng của cửa sổ, ghi tên của ứng dụng và tên tệp tin hiện thời.

- Thanh thực đơn (Menu bar): Chứa các lệnh làm việc với Excel, mỗi mục chọn trên thanh thực đơn ứng với một dãy các thực đơn tương ứng.

- Các thanh công cụ (Toolbar): Standard, Formating,… Chứa các nút lệnh tương ứng với các lệnh trong thanh thực đơn

- Thanh công thức (Formula bar): hiển thị địa chỉ ô, hiển thị, nhập, sửa dữ liệu trong ô.

- Thanh trạng thái (Status bar): là dòng cuối cùng hiển thị các chế độ hoạt động của Excel

 Read: ang sẵn sàng làm việc Đ

 Enter: ang nhập d liệu hay công thức Đ ữ

 Point: ang ghi công thức tham chiếu đến 1 địa chỉ Đ

 Edit: ang điều chỉnh d liệu hay công thức trong ô hiện thời Đ ữ

- Thanh ghi tên b ng tính ả (Sheet tabs): Là dòng nằm ngay trên dòng trạng thái, hiển thị tên các b ng tính ả

- Thanh cuộn dọc (Vertical Scroll bar), thanh cuộn ngang (Horizontal Scroll bar): dùng để

di chuyển tới phần khuất của b ng tính ả

ý nghĩa các biểu tượng trên thanh Standard

Insert Hyperlink: Chèn điểm liên kết

Auto Sum: Tính tổng Paste Function: Gọi hàm Sort Acsending: Sắp xếp tăng dần Sort Decsending: Sắp xếp tăng dần

Chart Wizard: Vẽ biểu đồ Zoom control : Tỷ lệ quan sát màn hình

Redo: Lặp lại thao tác trước Undo: Trở về thao tác trước

Format Painter: Copy định dạng Paste: Dán khối ra từ bộ đệm

Copy: copy khối vào bộ đệm Cut: cắt khối vào bộ đệm

ý nghĩa các biểu tượng trên thanh Standard

Font: Chọn Font chữ

Center Across Column: Nhập và căn giữa nhiều ô

Curency style: Điền dấu tiền tệ Percent Style: Nhân với 100 và điền dấu % Comma Style: Điền dấu ngăn cách nghìn, triệu, tỷ

Decrease Decimal: Bớt đi một chữ số thập phân

Increase Decimal: Tăng thêm 1 chữ số thập phân

Increase Indent: tăng thêm khoảng cách lề

Borders: Đường viền Fill color: Mầu nền của ô

Font Color: Mầu chữ

Right: Căn dữ liệu sang phải ô Center: Căn dữ liệu vào giữa ô Left: Căn dữ liệu sang trái ô

Size: Chọn cỡ chữ

More Buttons: Thêm nút lệnh

2- Tho¸t khái Excel.

C¸ch 1- Më Menu File, chän Exit C¸ch 2- Ên phÝm Alt+F4

I- Các thao tác trong bảng tính

1- Di chuyển trỏ text trong bảng tính:

- Một số tổ hợp phím cơ bản để di chuyển trỏ text trong bảng tính

,,,: Trái, phải, trên dưới.

 : Về ô phía dưới ().

Shift  : Về ô phía trên ().

Ctrl+Home: Về ô A1 Ctrl+End: Về ô cuối cùng của dữ liệu Ctrl+, Ctrl+,Ctrl ,Ctrl+  :Về ô ở các góc bảng tính.

- Chọn nhiều vùng rời rạc.

B1: Chọn vùng 1

B2: Nhấn và giữ Ctrl khi chọn các vùng khác

- Chọn bằng phím: ấn Shift đồng thời, ấn phím mũi tên

3- Chọn Font chữ, đặt độ rộng cột chiều, cao dòng

3.1-Đặt font chữ:

a- Đặt font chữ ngầm định cho các tệp bảng tính mới

Bước 1: Mở Menu Tools/Options/ General tab

b- §Æt font ch÷ cho b¶ng tÝnh hiÖn thêi

3.3-Chỉnh chiều cao của dòng:

Cách 1: Dùng chuột kích vào đường giao giữa 2 dòng kéo lên hoặc kéo xuống

Cách 2 : Dùng Menu

B1: Chọn dòng cần chỉnh

B2: Mở Menu Format/ Row, chọn :

+ Height : đặt chiều cao mới

+ AutoFit: tự động chỉnh vừa dữ liệu trong dòng

+ Hide : ẩn dòng

+ Unhide : Hiện dòng ẩn

4- Xử lý dữ liệu trong bảng tính bảng tính

4.1- Cỏc kiểu dữ liệu thường được sử dụng trong Excel

a- Dữ liệu kiểu chuỗi (Text): Là dữ liệu dùng để mô tả một đối tượng nào đó, không tham gia vào các phép tính Được kết hợp tất cả các loại ký tự, kể cả ký tự kiểu số

- Dữ liệu kiểu chữ gồm :

+ Các chữ cái : (Nguyễn Thế Giới, IBM,…)

+ Các chữ cái và chữ số: ( C500, N200, …)

+ Các chữ số và chữ cái: (2003A123, Số 1b Cảm hội,…)

+ Dữ liệu chuỗi dạng số như: Số điện thoại, số nhà, mã số Khi nhập bắt đầu bằng dấu nháy đơn (‘) và không có giá trị tính toán Ví dụ:

‘801, ‘0903445599,…

+ Chuỗi kiểu ngày/ tháng: ’20/05/1980,…

- Dữ liệu nhập ngầm định bên trái ô

b- Dữ liệu kiểu số (Number):

- Là các dữ liệu tham gia vào quá trình tính toán như: Tiền lương, điểm,

số lựơng, Gồm các số từ 0 đến 9, hoặc các dấu cộng(+), trừ(-),

nhân (*), phần trăm (%), ($), ngoặc đơn () Có thể là số nguyên, số thập phân và số phẩy động

- Dữ liệu nhập ngầm định bên phải ô

c-

c- Dữ liệu ngày tháng.

- Là dữ liệu ghi mốc thời gian, có thể tham gia các phép tính

- Khuôn dạng: MM/DD/YY hoặc DD/MM/YY tuỳ thuộc vào csc thông

số của Windows

Trong đó: DD: mô tả ngày

MM: tháng

YY: Năm

- Muốn thay đổi thông số ngày tháng ta làm như sau:

B1: Vào Start/Setting/Control Panel/Regional Options/ Chọn Date/ chọn dạng thức theo ý muốn

B2: Chọn OK

B3: Chọn vùng nhập dữ liệu,

Mở Format/Cells/ Number/ date/Custom

và chọn kiểu ngày tháng và nhập liệu

d- Dữ liệu kiểu công thức:

- Là biểu thức tính, ghép nối hoặc chuyển đổi dữ liệu,… bắt đầu là dấu

= hoặc dấu + Sau khi ấn Enter công thức nhập chỉ thể hiện trên thanh công thức, còn kết quả được thể hiện trong ô

Bảng mụ tả lỗi khi dữ liệu nhập công thức khụng hợp lệ

###### Ký hi u n y s hi n th khi d li u ki u s , ki u ng y ch a trong ô không có ệ à ẽ ệ ị ữ ệ ể ố ể à ứ

kích th c ể hi n th d li u.

đủ ướ đ ể ị ữ ệ Trong tr ườ ng h p n y c n t ng ợ à ầ ă độ ộ r ng c a c t ủ ộ

#VALUE Ký hi u n y s hi n th khi ki u c a các tham s trong h m không hợp l ệ à ẽ ể ị ể ủ ố à ệ

Vớ d : A1= “ABC”, A2=A1*10 ụ

#Name? Ký hi u n y s hi n th khi h m hay công th c m Excel không hiểu ệ à ẽ ể ị à ứ à Ví d : ụ

B1= Sum(A1A4) ; B2= ABC(A1:A4)

#DIV/0 Ký hi u n y s hi n th khi có m t phép tính chia cho 0 ệ à ẽ ể ị ộ

#N/A Ký hi u n y s xu t hi n khi tham s s d ng trong công th c không t n t i ệ à ẽ ấ ệ ố ử ụ ứ ồ ạ

Các toán tử so sánh cho kết quả True (đúng) hoặc False (sai)

Ví dụ: cho kết quả là True

- NhËp theo cét: Ên Enter sau mçi lÇn nhËp liÖu vµo 1 «

- NhËp theo hµng: Ên Tab sau mçi lÇn nhËp liÖu vµo 1 «

b- Nhập dữ liệu giống nhau trong nhiều ô:

B1: Chọn vùng cần nhập

B2: Nhập dữ liệu, kết thúc bằng Ctrl+Enter

c- Nhập dữ liệu trong ô theo qui luật :

- Nhập chuỗi số với bước tăng là 1 (Số thứ tự).

B1: Đưa trỏ về ô đầu của vùng nhập liệu, gõ số bắt đầu

B2: ấn Ctrl đồng thời Kích chuột vào góc dưới bên phải ô đó, giữ nút trái chuột- kéo- thả ở ô cuối của vùng (Điền tự động)

- Nhập chuỗi số với bước tăng bất kỳ:

B1: Nhập số bắt đầu vào ô thứ nhất, nhập số kế tiếp vào ô thứ 2 của vùng

B2: Đánh dấu khối 2 ô này

B3: Kích chuột vào góc dưới

bên phải ô đó, giữ nút trái

chuột- kéo- thả ở

ô cuối của vùng

- Nhập chuỗi ngày tháng tăng

B1: Nhập ngày tháng bắt đầu vào ô đầu của vùng

B2 : Kích chuột vào góc dưới bên phải ô đó, giữ nút trái chuột- kéo- thả ở ô cuối của vùng (Điền tự động)

- Nhập chuỗi ngày tháng tăng

B1: Nhập ngày tháng bắt đầu vào ô đầu của vùng

B2 : Điền tự động

- Nhập một danh sách tự tạo

B1: Mở Tools/ Options/ Custom List

B2: Nhập các giá trị vào hộp List Entries, mỗi giá trị cách nhau bởi phím Enter, OK

B3: Nhập 1 giá trị trong danh sách đã tạo, ở ô đầu của vùng

B4: Điền tự động

- Nhập công thức tính tự dộng theo qui luật:

B1: Nhập công thức tính, ở ô đầu tiên của vùng kết thúc bằng Enter B2: Điền tự động

Hoặc chọn vùng cần nhập công thức, ấn phím Ctrl+D

5- Tìm, Sửa và xoá dữ liệu

a-Sửa dữ liệu trong ô

B1: Đưa con trỏ đến ô cần sửa, ấn phím F2

B2: Thêm, bớt kí tự cần thiết, ấn Enter

b- Tìm và thay thế dữ liệu

B1: Mở Menu Edit, chọn Replace

B2: Đặt các tuỳ chọn

Find What : Giá trị cần tìm

Replace With: Giá trị thay thế

->Chọn nút Find next để tìm, nút Replace để thay thế giá trị tìm

được hoặc Replace All để thay thế tất cả giá trị tìm được trong bảng tính

c-Xo¸ d÷ liÖu

B1: Chän vïng chøa d÷ liÖu cÇn xo¸

B2: nhÊn phÝm Delete hoÆc më Menu Edit/ Clear/ All

- LÖnh Undo: Huû bá c¸c thao t¸c võa thùc hiÖn

Thao t¸c: Më menu Edit/Undo (Ctrl+Z)

- LÖnh Redo : LÆp l¹i thao t¸c võa thùc hiÖn

Thao t¸c: Më menu Edit/Redo (Ctrl+Y.)

8- ChÌn thªm «, dßng, cét

a-

a- ChÌn thªm cét

B1: Chän vÞ trÝ cét cÇn chÌn.B2: Më menu Insert/Columns

b- ChÌn thªm dßng.

B1: Chän vÞ trÝ dßng cÇn chÌn.B2: Më menu Insert/Rows

c- ChÌn thªm «.

B1: Chän vÞ trÝ « cÇn chÌn

B2: Më menu Insert/Cells

 Shif cells right: ChÌn « ®Èy sang bªn ph¶i

 Shif cells down: ChÌn « ®Èy xuèng dßng

 Entire row: ChÌn dßng

 Entire column: ChÌn cét

9- Xo¸ cét, dßng

B1: Chän cét,dßng cÇn xo¸.B2: Më menu Edit/Delete

10 Định dạng ô trong bảng tính (cell).

B1: Chọn ô cần định dạng

B2: M menu Format/Cells (Ctrl+1) / chọn các tabở

B2: M menu Format/Cells (Ctrl+1) / chọn các tabở

10.1 Number tab: Trình bày dữ liệu kiểu số và ngày tháng

Kiểu định dạng số

Số chữ số sau dấu thập phân

Sử sụng dấu phảy ngăn cách nghìn, triệu, tỷ

Kiểu định dạng ngày tháng

10.2 Alignment tab: Trình bày lề của dữ liệu trong ô

Căn lề theo chiều

ngang ô

Hướng của dữ liệu trong ô

10.3 Font tab: Tr×nh bµy Font ch÷ cho d÷ liÖu trong «

Mµu ch÷

Cì ch÷ Font ch÷

KiÓu g¹ch ch©n

10.4 Border tab: Trình bày đường viền và lưới

Kiểu đường viền

Huỷ bỏ đường

viền và lưới

Màu đường viền

Đặt đường viền Đặt đường lưới

10.5 Patterns tab: Tr×nh bµy mÇu nÒn c¸c «

Huû bá mµu nÒn «

§Æt mÇu nÒn «

Ví dụ: Bảng tính được định dạng như sau

II- Quản lý tệp bảng tính

1-Ghi tệp bảng tính mới

B1: Mở Menu File/Save (Ctrl+S)

B2: Đặt các tuỳ chọn :

+ Save in: chọn Folder chứa tệp bảng tính

+ File name: Viết tên tệp

-> Chọn save

Chú ý: Khi một File đã được lưu, nếu có sự thay đổi như thêm, bớt, sửa chữa dữ liệu, muốn ghi lại ta chỉ cần Mở File/ Save hoặc ấn phím Ctrl+S

2- Ghi một tệp bảng tính đã lưu thành một tệp mới

B1: Mở Menu File/Save As

B2: Đặt các tuỳ chọn :

+ Save in : chọn Folder chứa tệp bảng tính

+ File name: Viết tên tệp

-> Chọn save

3- Tạo 1 tệp bảng tính mới

Mở Menu Fille/New (Ctrl+N)/ WorkBook/ OK

III- Thao tác với bảng tính

1- Chọn bảng tính.

- Chọn một bảng tính: Kích cuột vào tên bảng tính cần chọn

- Chọn nhiều bảng tính: ấn Shift hoặc Ctrl đồng thời kích chuột vào các bảng tính cần chọn (có tác dụng tác động đồng thời lên nhiều bảng tính)

B1: Më Menu Format/Sheet/ Rename

B2: NhËp tªn míi, kÕt thóc b»ngB2: NhËp Enter Enter.

4-Xo¸ b¶ng tÝnh

C¸ch 1: KÝch nót chuét ph¶i lªn tªn b¶ng tÝnh chän Delete/ OK

C¸ch 2:

B1: Chän b¶ng tÝnh

B2: Më Edit/Delete Sheet/OK

9- Thay đổi số lượng bảng tính ngầm định cho tệp mới

Mở Tools/Options/ General/ chọn số bảng tính ngầm định trong tệp mới tại mục Sheets in new workbook

10- Liên kết thông tin giữa các bảng tính.

a-Liờn kết theo địa chỉ

- Liờn kết cỏc ụ trờn bảng tớnh khỏc trong cựng 1 tệp, cỳ phỏp:

=<tờn worksheet >!< địa chỉ ụ>

- Liờn kết cỏc ụ trong bảng tớnh ở một tệp khỏc, cỳ phỏp:

=[< tờn tập tin.xls >]<tờn worksheet >!< địa chỉ ụ>

Chọn số bảng tính ngầm

định cho workbook mới

11- Điều chỉnh kích cỡ hiển thị cửa sổ bảng tính.

Cách 1: Mở menu View/Zoom /chọn tỷ lệ cần thiết/ok

Cách 2: Kích vào biểu tượng Zoom trên thanh công cụ Standard/ chọn tỷ lệ

Fit to (Ép cho vừa trang)

Page size (Khổ giấy in)

Prin quality (Chất lượng in)

b.Margins tab (cài đặt lề cho trang in)

 Top (Lề trên)

 Bottom (lề dưới)

 Left (Lề trái)

 Right (Lề phải)

 Header (Khoảng cáchtiêu đề )

 Pooter (Khoảng cách dưới đến tiêu đề trên)

 Horizontally (Căn giữa trang theo chiều ngang của trang)

 Vertically (Căn giữa trang theo chiều dọc của trang)

c Header/Footer tab (Tiêu đề trang in)

- Custom Header (Thiết lập tiêu đề trên củ ủ a trang a trang).

- Custom Footer (Thiết lập tiêu đề dưới củ ủ a trang a trang).

Các tuỳ chọn của tiêu đề:

- Left section (Tiêu đề ntrái)

- CenTer section (Tiêu đề Giữa)

- Right section (Tiêu đề Phải)

Các nút chức năng tạo lập tiêu đề trang

Chèn tên tệp

d Sheet tab

 Print area (Chọn vùng in)

 Print Titles

 Rows to repeat top: (Tiêu đề phía trên mỗi trang).

 Columns to repeat left (Tiêu đề phía trái mỗi trang).

 Gridlines (In các đường kẻ lưới)

 Back and Writie (In đen trắng)

 Draft quality (Chất lượng in)

 Down, Then over (In theo hướng dọc)

 Over, then down (In theo hướng ngang )

IV- T O L P BI U T O L P BI U Ạ Ạ Ậ Ậ Ể ĐỒ Ể ĐỒ TRÊN B NG TíNH TRÊN B NG TíNH Ả Ả

1- Các loại biểu đồ:

 D ng c t (So sánh d li u theo chiờu d c) D ng c t (So sánh d li u theo chiờu d c) ạ ạ ộ ộ ữ ệ ữ ệ ọ ọ

 D ng dòng (So sánh d li u theo chiờu Ngang) D ng dòng (So sánh d li u theo chiờu Ngang) ạ ạ ữ ệ ữ ệ

 D ng D ng ạ ạ đườ đườ ng k (S thay ng k (S thay ẻ ự ẻ ự đổ ữ ệ đổ ữ ệ i d li u trong t ng o n) i d li u trong t ng o n) ừ ừ đ ạ đ ạ

 D ng hình tròn (Mô t m i quan h d li u) D ng hình tròn (Mô t m i quan h d li u) ạ ạ ả ỗ ả ỗ ệ ữ ệ ệ ữ ệ

 D ng t a D ng t a ạ ạ ọ độ ọ độ (Mô tả quan h c a hai lo i d li u) (Mô tả quan h c a hai lo i d li u) ệ ủ ệ ủ ạ ữ ệ ạ ữ ệ

 D ng mi n (Mô t s thay D ng mi n (Mô t s thay ạ ạ ề ề ả ự ả ự đổ đổ i qua m t giai o n) i qua m t giai o n) ộ ộ đ ạ đ ạ

…

2- C¸c th nh ph n cña bi u - C¸c th nh ph n cña bi u à à ầ ầ ể đồ ể đồ

Tiêu đề chung của biểu đồ

Chú thích cho biểu đồ

Tiêu đề trục hoành Lưới biểu đồ

B4: Yªu c u ki m tra ngu n d÷ liÖu.ầ ể ồ

B4: Yªu c u ki m tra ngu n d÷ liÖu.ầ ể ồ

 Data range: Ph m vi d÷ liÖuData range: Ph m vi d÷ liÖuạạ

 Series in: X¸c nh d÷ liÖu v bi u Series in: X¸c nh d÷ liÖu v bi u địđị ẽ ể đồẽ ể đồ ch a trªn dßng hay c t ch a trªn dßng hay c t.ứứ ộộ

B5: Khai báo tiêu đề, lưới, chú giải, nhãn dữ liệu, Next…

B5: Khai báo tiêu đề, lưới, chú giải, nhãn dữ liệu, Next…

Tiêu đề

của

biểu đồ

Giá trị của trục toạ độ

Đường lưới của biểu đồ

Chú giải của biểu đồ

Nhãn dữ

liệu trên các cột, cung

Bảng dữ

liệu