Công nghệ thông tin – Thời cơ và thách thức đối với Lưu trữ Việt Nam

Công nghệ thông tin – Thời cơ và thách thức đối với Lưu trữ Việt Nam Thạc sỹ Lê Văn Năng Giám đốc Trung tâm Tin học - Cục VTLT Nhà nước Ngày nay, với sự phát triển của khoa học công nghệ

Công nghệ thông tin – Thời cơ và thách thức

đối với Lưu trữ Việt Nam

Thạc sỹ Lê Văn Năng Giám đốc Trung tâm Tin học - Cục VTLT Nhà nước

Ngày nay, với sự phát triển của khoa học công nghệ, đặc biệt là công nghệthông tin và thực tế quá trình ứng dụng công nghệ thông tin trong các cơ quan, tổchức đã sản sinh ra một loại hình tài liệu đó là tài liệu điện tử

Cũng giống như tài liệu giấy, tài liệu điện tử chứa đựng thông tin đa dạng,phong phú như: thông tin về hoạt động quản lý nhà nước, hoạt động nghiên cứukhoa học, hoạt động sản xuất, kinh doanh Tuy nhiên, khác với tài liệu truyềnthống là thông tin được ghi trên giấy và con người có thể đọc được trực tiếp thì đốivới tài liệu điện tử, thông tin được ghi trên đĩa cứng, đĩa mềm, băng từ, đĩa CD, đĩaDVD, các thiết bị lưu trữ khác và chỉ có thể khai thác, sử dụng  được thông qua máytính có chứa phần mềm tương thích Có thể nói, tài liệu điện tử đã và đang được sảnsinh với khối lượng lớn, các vấn đề như thu thập, xác định giá trị tài liệu, bảo quản,

tổ chức khai thác sử dụng đối với tài liệu lưu trữ điện tử đang là cơ hội và thách thứcđối với những người làm công tác lưu trữ các nước, cần phải được đầu tư nghiêncứu

1 Sự hình thành tài liệu điện tử

Tài liệu lưu trữ điện tử được định nghĩa như là một tài liệu được tạo ra, nhậnđược và được lưu giữ lại để phục vụ cho công việc tiếp theo ở dạng điện tử, có nghĩa

là một tài liệu nhận được ở dạng điện tử nhưng được lưu giữ lại ở dạng giấy thì đó làtài liệu giấy hoặc ngược lại một tài liệu ở dạng giấy, sau đó được quét vào máy tính

và được sử dụng ở dạng tài liệu điện tử thì là tài liệu điện tử Tuy nhiên, vấn đề khókhăn, phức tạp cần nghiên cứu là tài liệu được sinh ra bằng phương tiện điện tử, lưu

trữ và khai thác sử dụng ở dạng điện tử.

Theo Luật Giao dịch điện tử của Việt Nam, thì văn bản điện tử là văn bản đượcthể hiện dưới dạng thông tin được tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữbằng phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính,truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự Trong đó,những đặc điểm sau đây được coi là quan trọng để xác định tài liệu điện tử: 1 tồn tạimột cách hoàn chỉnh và không bị sửa đổi như khi nó được tạo ra và lưu giữ lúc banđầu; 2 có mối liên kết rõ ràng với các tài liệu khác ở bên trong hoặc bên ngoài hệthống số thông qua một mã số phân loại hoặc các chỉ số nhận dạng riêng khác dựatrên nguyên tắc phân loại; 3 có ngữ cảnh hành chính, có thể nhận dạng được; 4 cótác giả, địa chỉ và người tạo ra; 5 phản ánh một vấn đề, một sự việc, một đối tượng

cụ thể hoặc có một số đặc điểm chung

Vào những năm 1970, nhiều quốc gia đã bổ sung các thuật ngữ chuyên ngành

để ghi nhận rằng tài liệu “đọc bằng máy” hay “điện tử” được đưa vào trong địnhnghĩa tài liệu Ở một số quốc gia, luật pháp thường nhấn mạnh chức năng của tàiliệu hơn là hình thức của chúng bằng cách khẳng định luật pháp về lưu trữ và về tàiliệu áp dụng đối với tất cả tài liệu “không lệ thuộc vào vật mang tin hay đặc điểmcủa chúng”

Ngày nay, nhiều người vẫn còn cho rằng tài liệu điện tử được coi là nằm ngoàiphạm vi điều chỉnh của luật pháp lưu trữ, lý do là tài liệu điện tử trong các hệ thốngthông tin có thể dễ dàng bị chỉnh sửa mà không hề để lại bất kỳ một dấu vết nào.Chính vì lẽ đó mà giá trị của chúng như là bằng chứng pháp lý nhìn chung là yếu,nếu không muốn nói là chúng không được thừa nhận Tiến bộ liên quan tới sự thừanhận tài liệu điện tử trong các thủ tục tố tụng pháp lý chỉ có thể đạt được nếu các hệthống thông tin được thiết kế để giữ lại những bằng chứng tin cậy và an toàn về tất

cả các hoạt động tác nghiệp của các cơ quan, tổ chức Các phương pháp đặc biệtphải được thực hiện và các quy định quốc tế được thiết lập, nhằm bảo đảm tính xácthực của những thông tin được chuyển tải thông qua các mạng công cộng nhưInternet.

 Đối với loại hình tài liệu điện tử, để bảo đảm tính xác thực của tài liệu, yêu cầuquan trọng là phải giải quyết được vấn đề thiết kế các hệ thống thông tin, trong đótài liệu điện tử được sản sinh ra trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chứcphải được kiểm soát một cách chặt chẽ trong suốt vòng đời của chúng Chính vì lẽ

đó, vai trò của cơ quan lưu trữ cần được xác định rõ ràng trong mối quan hệ với các

cơ quan có chức năng quản lý nhà nước về công nghệ thông tin, về cung cấp vàquản lý chữ ký điện tử, về xây dựng các quy định pháp lý đối với tài liệu điện tử trong việc bảo đảm các yêu cầu kỹ thuật, các chuẩn dữ liệu, chuẩn trao đổi thôngtin có liên quan đến việc tạo lập và bảo đảm tính toàn vẹn của tài liệu điện tử Mộtkhi, cơ quan lưu trữ không có thẩm quyền đối với sự sản sinh của tài liệu điện tử, thì

sẽ sớm nhận ra rằng họ có rất ít phương án/giải pháp trong việc quản lý tài liệu điệntử

2 Công tác xác định giá trị tài liệu điện tử

Tài liệu điện tử sẽ trải qua nhiều thay đổi từ thời điểm chúng được sản sinh chođến khi hết giá trị hiện hành Công nghệ thông tin luôn ở trong trạng thái phát triển,các cơ quan/tổ chức sản sinh ra tài liệu liên tục phải cập nhật các thay đổi đó trongcác hệ thống thông tin của mình bao gồm cả các tài liệu “sống” trong các hệ thống

đó Trong mỗi lần thay đổi chuyển tài liệu hình thành trong một hệ thống đã lỗi thờisang  một hệ thống mới, bên cạnh những thay đổi có chủ định, những thay đổikhông cố ý vẫn xẩy ra vì mỗi công nghệ có một sự định dạng, cách thức tổ chức dữliệu khác nhau và đặc biệt là ngày càng ưu việt hơn Như vậy, sẽ hình thành một

“quy trình bảo quản liên tục” Quy trình này bắt đầu khi tài liệu được tạo lập theođúng những yêu cầu về tính xác thực đã đặt ra và tiếp tục với việc ghi chép lại/tàiliệu hoá toàn bộ những thay đổi đối với tài liệu cũng như các quá trình đánh giá,chuyển giao, tái tạo và bảo quản tài liệu.

Việc đánh giá tài liệu điện tử, vì vậy phải bao gồm các hoạt động sau: thu thậpthông tin về tài liệu và các bối cảnh của chúng; xác định giá trị của tài liệu; xác địnhtính khả thi của việc bảo quản tài liệu, và đưa ra quyết định đánh giá cuối cùng.Những thông tin về tài liệu cần được thu thập bao gồm thông tin về bối cảnh tạo lập

và về bối cảnh công nghệ - thông tin làm cơ sở và căn cứ vào đó, tài liệu được xem

là xác thực Việc xác định giá trị đòi hỏi phải xác định cả giá trị cần tiếp tục bảoquản của tài liệu điện tử và tính xác thực của chúng Tóm lại, việc xác định giá trị tàiliệu bao gồm 4 phần: thứ nhất, phải xem xét, xác định tính xác thực của tài liệu; thứhai, phải xác định tính khả thi của việc bảo toàn tính xác thực của tài liệu trong suốtquá trình bảo quản, khai thác sử dụng sau này; thứ ba, là các tiêu chuẩn đánh giá vàviệc đánh giá phải được thực hiện ngay từ đầu trong vòng đời của tài liệu; thứ tư, làphải liên tục giám sát tài liệu của cơ quan/tổ chức sản sinh ra tài liệu

Vấn đề thách thức đặt ra ở đây là quá trình đánh giá phải có một phương phápkhác mặc dù lý thuyết về đánh giá không hề thay đổi: mục đích vẫn là giữ lại nhữngtài liệu có giá trị, không trùng thừa mà quan trọng là tính xác thực mà thiếu chúng,tài liệu không thể được xem là đáng tin cậy với tư cách là những bằng chứng cũngnhư là nguồn lực thông tin Tuy nhiên, những thay đổi về phương pháp luận lànhững thay đổi khá căn bản, đòi hỏi những người làm công tác lưu trữ phải thamgia, phối hợp lâu dài với các cơ quan/tổ chức sản sinh ra tài liệu, giữa một bên là sựhướng dẫn theo thẩm quyền việc thực hiện các quy trình phù hợp trong tạo lập vàduy trì tài liệu và một bên là sự can thiệp một cách triệt để vào việc tạo lập và lưu trữtài liệu Đó là một công việc tuy khó thực hiện, có vai trò quyết định đối với việc

bảo đảm tính xác thực của tài liệu nhưng vẫn có thể thực hiện được nếu như có cácchính sách, chiến lược và tiêu chuẩn của cơ quan/tổ chức, của nhà nước và quốc tế

để hỗ trợ cho công việc của người làm lưu trữ.  Nhưng trở ngại lớn nhất hiện nayvới việc áp dụng phương pháp luận đánh giá mới vẫn là từ những người làm côngtác lưu trữ truyền thống và sự từ chối tham gia của họ vào những hoạt động mà họkhông cho là thuộc lĩnh vực lưu trữ Để vượt qua rào cản đó có thể mất nhiều năm

Hy vọng rằng trong thời gian đó, chúng ta sẽ không bị mất một phần đáng kể di sảntài liệu của thời đại này     

3 Công tác thu thập và bảo quản tài liệu điện tử

Việc lựa chọn các phương tiện và khuôn thức chuyển giao, bảo quản tài liệu làyêu cầu cần phải được nghiên cứu, quy định bởi các cơ quan có thẩm quyền Việcnày, đã được nhiều nước như Canada, Mỹ, Anh, Australia đầu tư nghiên cứu mộtcách có hệ thống Ở Việt Nam, Bộ Thông tin và Truyền thông đã ban hành Quyếtđịnh số 20/2008/QĐ-BTTTT ngày 09 tháng 4 năm 2008 về việc ban hành Danhmục tiêu chuẩn về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước Trong đóquy định các tiêu chuẩn: tiêu chuẩn về kết nối; tiêu chuẩn về tích hợp dữ liệu; tiêuchuẩn về truy cập thông tin; tiêu chuẩn về an toàn thông tin; tiêu chuẩn về dữ liệuđặc tả Trong đó đáng lưu ý là tiêu chuẩn về truy cập thông tin, đã quy định chuẩnnội dung web: HTML v4.01; chuẩn nội dung web mở rộng: XHTML v1.1; văn bản:(.txt), (.rtf), v1.8, (.pdf) v1.4, v1.5, (.doc), (.odt) v1.0; ảnh đồ họa: JPEG, GIF v89a,TIFF, PNG; phim ảnh/âm thanh: MPEG-1, MPEG-2, MP3, AAC; bộ ký tự và mãhóa: ASCII; bộ ký tự và mã hóa cho tiếng Việt: TCVN 6909:2001 Tuy nhiên việchướng dẫn sự lựa chọn hay quy định phương tiện chuyển giao hay lưu trữ chưađược thực hiện Trong khi hiện nay có rất nhiều phương tiện lưu trữ thông tin sốnhư: băng tuyến tính số (DLT IV, không nén); băng tuyến tính - mở (LTO); băng 9

rãnh; đĩa CD ghi (CR-R); đĩa (lưu giữ trực tuyến hoặc gần tuyến tính)

Đối với phương tiện lưu trữ thông tin số có 6 tiêu chí để đánh giá mộtphương tiện lưu trữ có tính ưu việt hay không bao gồm:

- Tuổi thọ của phương tiện lưu trữ được chứng minh là trong khoảng ít nhất

10 năm;

- Dung lượng lưu trữ;

- Có những phần mềm/dịch vụ phát hiện và sửa lỗi hiệu quả;

- Công nghệ/hãng sản xuất có tên tuổi trên thị trường;

- Chi phí thấp (bao gồm chi phí lưu trữ trên mỗi MB và tổng chi phí cho việcmua và duy trì các phần mềm và phần cứng cần thiết);

- Chi phí đào tạo cho các nhân viên quản lý phương tiện lưu trữ

Cùng với sự lựa chọn và thay đổi của các phương tiện lưu trữ này là  sự nângcấp nền tảng công nghệ Các băng được thực hiện trong môi trường công nghệ nàykhông thể sử dụng được trong môi trường công nghệ mới vì vậy phải có những biệnpháp kịp thời để xử lý Cơ hội đối với công tác thu thập, bảo quản tài liệu điện tử làvật mang tin có dung lượng lớn, có thể chuyển giao dưới nhiều hình thức: băng

từ, đĩa CD.ROM, DVD, đĩa lưu giữ trực tuyến tiết kiệm được thời gian, khotàng, nhân lực

Bên cạnh đó là những thách thức như tốc độ thay đổi của công nghệ chothấy bất kỳ sự lựa chọn về khuôn thức và phương tiện chuyển giao đều chỉ mangtính nhất thời Vì không có yêu cầu cụ thể nào về phương tiện lưu trữ nên việclựa chọn trách nhiệm chủ yếu ở đây dựa trên các nhân tố ảnh hưởng đến cơ quanlưu trữ Vì nỗ lực của lưu trữ không chỉ đơn thuần là bảo quản tài liệu mà yếu tốtruy cập, khai thác sử dụng tài liệu cũng là yếu tố quan trọng của công tác lưu trữ

Trong quá trình thu thập tài liệu điện tử, cần phải xem xét những vấn đề: khuônthức tệp dữ liệu chuyển giao được chấp nhận; xác định cần phải làm gì khi tàiliệu bị mất hoặc không hoàn chỉnh hoặc có vấn đề về tính xác thực của tài liệu;xác định phương tiện chuyển giao: chuyển giao trên các phương tiện số như bănghoặc đĩa quang hay chuyển giao trực tuyến Chuyển giao trên băng là các thao tácsao chép các dữ liệu sang băng, thường được thực hiện bằng cách  sử dụng cácphần mềm sao lưu, những phần mềm này thường có tính độc quyền cao, giáthành đắt Vì vậy, việc lựa chọn phương tiện chuyển giao cần phải được cân nhắc

và thoả thuận trước với các cơ quan/tổ chức sản sinh ra tài liệu là nguồn nộp lưuvào các lưu trữ lịch sử Sau khi tài liệu được thu thập về các lưu trữ lịch sử, vấn

đề quan trọng nhất và cũng là khó khăn nhất đối với công tác bảo quản tài liệulưu trữ điện tử là: duy trì các thành phần của tài liệu điện tử và các siêu dữ liệuliên quan; có thể tái tạo được tài liệu bảo đảm tính xác thực ban đầu Tái tạo lạitài liệu điện tử là việc khôi phục lại nó, tức là sắp xếp lại các thành phần số hoá

và trình bày nó dưới dạng ban đầu Ví dụ thông tin trên một trang web, có thể ởcác dạng văn bản, hình ảnh và nội dung của trang web này chỉ có thể đọc đượcthông qua một trình duyệt web Thế nhưng, trang web thường không có tệp ảnhhoặc thành phần ảnh nhưng thay vào đó là các phần văn bản chỉ dẫn cách làm chohình ảnh xuất hiện trên trang Bản thân hình ảnh được lưu dưới dạng một thànhphần tách rời khỏi trang web Vì vậy, có ít nhất hai thành phần cần được sắp xếplại để tạo thành trang web và sau khi khôi phục cũng chỉ đọc được nội dung củatrang web này thông qua một trình duyệt web Như vậy, thực tế phải bảo quản:nội dung trang web bao gồm cả các thành phần chỉ dẫn; các thành phần hình ảnh

đi kèm; trình duyệt web Trong quá trình bảo quản mà chỉ cần một trong ba yếu

tố này thay đổi là không thể tái tạo lại nội dung ban đầu của trang web Đây thực

sự là thách thức lớn đối với những người làm công tác lưu trữ trong thời đại công

nghệ liên tục thay đổi mà dung lượng lưu trữ tài liệu điện tử ngày một lớn trongcác cơ quan lưu trữ.

4 Công tác tổ chức phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử

Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin trong những năm gầnđây đã có những tác động to lớn tới mọi lĩnh vực đời sống kinh tế, văn hoá, xãhội của mọi quốc gia trên thế giới, về bản chất, công nghệ thông tin là phươngtiện tạo lập, truyền, xử lý và lưu trữ thông tin, tạo ra thông tin mới có giá trị caohơn dựa trên những thông tin có trước, nhằm cung cấp thông tin cho các hoạtđộng điều hành quản lý, sản xuất kinh doanh, nghiên cứu khoa học, nghiên cứulịch sử Như vậy, trong quá trình hoạt động của các cơ quan/tổ chức trong môitrường ứng dụng công nghệ thông tin đã xuất hiện tài liệu điện tử ngay từ lúc sảnsinh, ngoài ra tại các cơ quan lưu trữ với những tài liệu truyền thống hiện đangbảo quản cũng triển khai ứng dụng công nghệ thông tin bằng cách tạo lập các cơ

sở dữ liệu thông tin cấp một, thông tin cấp hai tài liệu lưu trữ phục vụ yêu cầuquản lý và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Để đáp ứng yêu cầu quản lý và khaithác hiệu quả thông tin tài liệu lưu trữ cần xây dựng  hệ thống thông tin đaphương tiện (hệ thống thông tin được xác định bao gồm cả phần cứng, phần mềm

và dữ liệu) cho phép độc giả truy cập thông qua hệ thống máy tính

Khác với các phương pháp lưu trữ truyền thống như lưu trữ trên giấy, băng

từ, Micro Film hay một số phương tiện mang tin khác, công nghệ thông tin tỏ rõthế mạnh trên tất cả các phương diện như: có thể tra cứu thông tin tài liệu lưu trữtheo nhiều chiều, đối với các loại hình tài liệu, đối với nhiều phông; có thể phục

vụ đồng thời nhiều độc giả cùng một thời điểm; có thể lưu trữ trên nhiều phươngtiện, bảo quản ở nhiều nơi, bảo đảm tính an toàn của các cơ sở dữ liệu; cung cấpcông cụ quản lý hiện đại cho công tác lưu trữ như thống kê lưu trữ, quản lý độc

giả, quản lý kho, quản lý môi trường bảo quản (nhiệt độ, độ ẩm), Ngày nay, đã

có một số thư viện số được tạo nên bằng kỹ thuật thư viện số (Library Digital) vàthông tin được lưu trữ trên các phương tiện số dưới dạng các cuốn sách điện tử,

có thể lưu trữ được nhiều chủ đề khác nhau, từ chủ đề văn hoá xã hội, lịch sử, âmnhạc, hội hoạ, thể thao cho tới những chủ đề về pháp luật, nhân vật lịch sử và thếgiới tự nhiên Thông qua mạng máy tính và các phương tiện truyền thông, độcgiả có thể truy cập vào thư viện số khổng lồ đó, tự chọn và tìm kiếm cho mìnhnhững thông tin cần thiết một cách nhanh chóng, thuận  tiện không phụ thuộc vàokhông gian, thời gian Không những vậy, hệ thống còn cho phép kế thừa, cậpnhật, liên kết các đối tượng dữ liệu từ những thư viện khác tạo thành những chủ

đề mới, tận dụng được công nhập dữ liệu của tất cả các điểm khác, mở ra triểnvọng to lớn trong việc tạo lập và khai thác sử dụng thông tin nói chung Bên cạnh

đó là những khó khăn như vấn đề truy cập trái phép, lấy thông tin trái phép, làmmất hoặc thay đổi thông tin; virus tấn công hệ thống phần mềm và cơ sở dữ liệu;các cơ quan lưu trữ luôn phải thay đổi công nghệ theo kịp sự thay đổi của côngnghệ trong xã hội vì tài liệu điện tử sẽ trở nên không thể tiếp cận khai thác đượcnếu như chúng lệ thuộc vào công nghệ lỗi thời

Hiện nay, lưu trữ tại các nước phát triển, đã thực hiện việc số hóa và xâydựng các cơ sở dữ liệu quốc gia, tạo lập các dịch vụ khai thác sử dụng thông tintài liệu lưu trữ như các hệ thống thông tin: dữ liệu địa chính, thăm dò tài nguyên,nông nghiệp, khoa học công nghệ,… Phải nói rằng các dịch vụ lưu trữ, khai thác

và tìm kiếm thông tin ngày càng phát triển với tốc độ nhanh chóng, bằng chứng

là hàng loạt các công ty dịch vụ tìm kiếm ra đời và đang rất thành công Bởi vậy,vấn đề thu thập, lưu trữ, bảo quản an toàn, xác định giá trị tài liệu, tổ chức khaithác sử dụng, bảo đảm tính xác thực và toàn vẹn thông tin đối với tài liệu điện

tử được hình thành trong quá trình hoạt động của một cơ quan, tổ chức là một

vấn đề có tính thời cơ và cũng là thách thức cần phải được các cơ quan lưu trữđầu tư nghiên cứu./.

MỘT SỐ GIẢI PHÁP TRIỂN KHAI PHỤC VỤ KHAI THÁC TRỰC TUYẾN TÀI LIỆU LƯU TRỮ QUỐC GIA

ThS Lê Văn Năng Giám đốc Trung tâm Tin học

Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước

I ĐẶT VẤN ĐỀ

Ngày nay, nền kinh tế thế giới đang chuyển từ nền kinh tế chủ yếu dựa vàonguồn tài nguyên thiên nhiên sang nền kinh tế thông tin và tri thức Tài liệu lưu trữquốc gia có giá trị đặc biệt đối với công cuộc xây dựng và bảo vệ đất nước, việcứng dụng công nghệ thông tin phục vụ công tác quản lý và khai thác sử dụng tàiliệu lưu trữ quốc gia một cách hiệu quả là một trong những nhiệm vụ cơ bản củangành Lưu trữ trong thời gian tới, đóng góp đáng kể cho mục tiêu công nghiệp hoá

và hiện đại hoá đất nước

Với tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ, có thể nói tài liệu lưu trữ là di sản và

là bộ nhớ của dân tộc Vì vậy, quan điểm của chúng tôi là cơ sở dữ liệu tài liệu lưutrữ là một trong những cơ sở dữ liệu Quốc gia, cần được đầu tư xây dựng và tổchức khai thác sử dụng trong đó có việc tổ chức khai thác trực tuyến nhằm bảo vệ

và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ như Nghị quyết Đại hội Đảng khoá X và Chỉthị số 05/2007/CT-TTg ngày 02 tháng 3 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ đã đềra

II GIẢI PHÁP CÔNG NGHỆ

1 Xây dựng hạ tầng CNTT

1.1 Lựa chọn công nghệ mạng

Công nghệ mạng cục bộ Share LAN Network là công nghệ mạng hiện đangđược sử dụng rộng rãi Công nghệ này hoạt động dựa trên nguyên lý chia sẻ băngthông và khả năng xung đột lớn Vì vậy, với số lượng người sử dụng lớn trongmạng cùng với các ứng dụng yêu cầu băng thông lớn thì công nghệ này phần nàokhông đáp ứng được Hiện nay, các kiến trúc mạng đang được sử dụng phổ biếnđối với công nghệ mạng này là kiến trục mạng hình sao START, kiến trúc mạngdạng đường trục BUS và kiến trúc mạng dạng kết hợp BUS – START

Công nghệ mạng Switched LAN network: công nghệ mạng này hoạt độngtrên các tầng cao hơn trong mô hình 7 lớp OSI so với công nghệ mạng cục bộShare LAN (tầng 1) Chính vì ưu điểm này của công nghệ Switched LAN network,công nghệ này có khả năng cung cấp toàn bộ dải thông cho một kết nối trong khi

đó các thiết bị HUB trong công nghệ Share LAN chỉ có khả năng chia sẻ băngthông, đồng thời công nghệ mạng này cũng cung cấp rất nhiều các tính năng hỗ trợcác dịch vụ đòi hỏi tính ưu tiên

Qua phân tích nói trên, hệ thống mạng nội bộ của các Trung tâm Lưu trữQuốc gia được xây dựng theo công nghệ mạng Switched LAN với kiến trúc hìnhsao phân tán Việc lựa chọn này mang lại cho hệ thống mạng một số lợi ích sau:tốc độ nhanh trong từng cụm máy; đáp ứng các chuẩn Ethernet, Fast Ethernet,Gigabit Ethernet; tốc độ lên tới 100 Mbps khi truy suất dữ liệu và 100 Mbps chocác kết nối giữa máy tính và SW, 54 Mbps giữa các Access poit và Switch; dễdàng tích hợp trong hệ thống; sửa chữa và mở rộng dễ dàng; độ tin cậy cao, khi có

sự cố ở một node mạng nào đó thì mạng vẫn duy trì hoạt động bình thường

Hệ thống mạng được lựa chọn thiết kết theo mô hình 3 lớp gồm: lớp truynhập, lớp ứng dụng và lớp hệ thống Với mô hình này, hệ thống mạng sẽ đem lạimột số ưu điểm sau: tính mở khá cao; độ bảo mật cao; dễ dàng khắc phục khi có sựcố; dễ dàng phát triển các ứng dụng phần mềm cao cấp; phù hợp với các ứng dụngWeb.

1.2 Lựa chọn thiết bị

Năng lực xử lý của các thiết bị chính trong hệ thống có ảnh hưởng đáng kểtới hoạt động và chất lượng của toàn bộ hệ thống Do đó, việc lựa chọn được cácthiết bị đáp ứng được các yêu cầu của hệ thống là một yêu cầu cần được hết sứcquan tâm trong quá trình thiết kế hệ thống

- Máy chủ lưu trữ dữ liệu: Mạng lưu trữ SAN (Store Area Network), đáp ứngđược tính ổn định, độ bảo mật cao, và quản trị mềm dẻo, đáp ứng được hoàn toàncác yêu cầu hệ thống tính toán và lưu trữ dữ liệu hiệu năng cao

- Máy chủ Firewall, DSN, Portal, LDAP: Đây là hệ thống các máy chủ thựchiện các chức năng như: Bảo mật, ngăn chặn truy nhập trái phép từ bên ngoài vàomạng, lọc các gói tin bất hợp pháp; quản lý tên miền; cung cấp thông tin chính xác,kịp thời, hỗ trợ nhiều thiết bị truy nhập; xác thực bảo mật, thiết lập danh mục bảomật, quản lý danh sách bảo mật

- Máy chủ ứng dụng Web: Đây là hệ thống máy chủ đảm nhiệm các chứcnăng: Logic quá trình trình bày; logic ứng dụng; xử lý các tác vụ; tích hợp ứngdụng

Khi các tác vụ trở lên phức tạp, dữ liệu có tính chất giống nhau và số lượngtác vụ lớn thì máy chủ này cần phải đáp ứng được một số yêu cầu sau: Tính sẵnsàng cao; có khả năng quản trị từ xa; khả năng mở theo chiều ngang; phân dải từngphần

- Máy chủ ứng dụng: Đây là máy chủ đảm nhiệm xử lý các ứng dụng phứctạp, thực thi các ứng dụng và gửi lại kết quả cho máy chủ Web.

1.3 Lựa chọn hệ điều hành và hệ quản trị CSDL

Qua phân tích một số tài liệu kỹ thuật về một số hệ điều hành mạng nhưUnix, Novell Netware và Microsoft Window kếp hợp với mức độ và khả năng khaithác cũng như kỹ năng sử dụng phần mềm hiện tại, phương án lựa chọn hệ điềuhành cho máy chủ và máy trạm tại như sau:

Đối với máy chủ: Sử dụng hệ điều hành mạng Windows Avanced Server2000/Windows Server 2003

Đối với máy trạm: Sử dụng hệ điều hành thông dụng như: Windows 9x/XPPro/2000 Pro (căn cứ theo cấu hình máy)

Hệ quản trị dữ liệu đóng vai trò then chốt trong việc quản lý và lưu trữ dữliệu Vì vậy, việc lựa chọn một hệ quản trị cơ sở dữ liệu phù hợp là rất quan trọng

và cần thiết

Hiện nay, có rất nhiều hệ quản trị cơ sở dữ liệu đang được sử dụng rộng rãitrên thị trường như Microsoft SQL, Oracle, DB2… Qua kinh nghiệm triển khaithực tế, dựa trên khảo sát sơ bộ về số lượng bản ghi cần quản lý, số lượng ngườitruy cập vào hệ thống CSDL; căn cứ vào các ưu điểm của hệ quản trị cơ sở dữ liệuOracle/SQL Giải pháp lựa chọn hệ quản trị cơ sở dữ liệu cho Cục Văn thư và Lưutrữ nhà nước như sau:

- Hệ quản trị cơ sở dữ liệu: Oracle/SQL Server;

- Mô hình: 03 lớp

1.4 Phương án kết nối hệ thống

Để đáp ứng được các yêu cầu đặt ra cho công tác quản lý và khai thác tàiliệu lưu trữ, tại mỗi trung tâm cần xây dựng được một hệ thống thông tin đầy đủ.Ngoài ra, dựa trên nhu cầu sử dụng, cần thực hiện kết nối các trung tâm với Trungtâm Tích hợp dữ liệu của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước dùng cho mục đíchtrao đổi và khai thác dữ liệu

a) Sơ đồ kết nối

Hệ thống mạng thực hiện kết nối trung tâm tích hợp dữ liệu của Cục Văn thư

và Lưu trữ nhà nước và các trung tâm lưu trữ quốc gia Kết nối giữa các điểm nàyđược thực hiện thông qua các đường leased line Để đáp ứng nhu cầu cung cấpdịch vụ cho người dùng thông qua web cũng như tăng cường khả năng phục vụnhu cầu truy xuất, tìm kiếm dữ liệu phục vụ công tác chuyên môn của Cục Văn thư

và Lưu trữ nhà nước, hiện nay hệ thống mạng của Cục Văn thư và Lưu trữ nhànước đã kết nối với Internet thông qua Leased Line

Hệ thống LAN tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia trang bị switch để xâydựng hệ thống LAN cho một trung tâm

Bên cạnh thiết bị NAS, cần sử dụng hệ thống băng từ để tăng cường khảnăng và dung lượng dữ liệu lưu trữ Dữ liệu ghi trên băng từ dùng cho mục đíchlưu trữ lâu dài và đặc biệt phù hợp các dữ liệu có dung lượng lớn

sở dữ liệu, phát triển ứng dụng.

Nhóm thứ hai là các public server nằm trong vùng DMZ Đây là các serverthực hiện giao tiếp trực tiếp với internet, cung cấp kết nối cho người dùng Cácserver loại này gồm có Web Server, Mail Server, DNS/Proxy Server

d) Mô tả hệ thống backup

Backup được sử dụng để phục vụ mục đích sao lưu dữ liệu Bên cạnh việclưu trữ dữ liệu trên các tủ đĩa cứng hoặc NAS server, việc lưu trữ dữ liệu trên băng

từ cũng là một giải pháp với nhiều ưu điểm như:

- Băng từ là thiết bị lưu trữ ngoại tuyến hoạt động theo chế độ truy nhập tuần

tự (Sequence Access mode) cho dung lượng lưu trữ rất lớn, lớn hơn rất nhiều lần

so với các thiết bị lưu trữ dùng đĩa quang và đĩa cứng;

- Băng từ cũng có tuổi thọ trung bình cao (MTBP - Mean Time BetweenFailure) cao hơn so với thiết bị quang, ổ đĩa cứng;

- Các thiết bị băng từ rẻ hơn nhiều so với đĩa cứng, đĩa quang

- Các ổ băng từ đã trở nên dễ sử dụng và phù hợp với việc lưu trữ dữ liệu.Các phần mềm điều khiển các ổ băng từ và quản lý lưu trữ trên băng từ cho khảnăng làm việc và sao lưu các loại cơ sở dữ liệu và các hệ điều hành phổ biến

Với các ưu điểm trên của băng từ, sử dụng thiết bị ghi đọc băng từ tại CụcVăn thư và Lưu trữ nhà nước dùng lưu trữ các dữ liệu cần bảo quản lâu dài Máychủ backup gắn trực tiếp với hệ thống ghi băng từ và thực hiện công việc sao lưutrên thiết bị này với phần mềm buckup chuyên dụng.

e) Switch

Trong hệ thống mạng LAN của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, các switchđóng vai trò là các điểm tập trung trong cấu trúc mạng hình sao, cung cấp các kết nốitốc độ cao đến các máy trạm của người dùng Tương tự như thiết bị Hub trong cácmạng cũ, nhưng catalyst có ưu điểm hơn nhờ băng thông lớn và cung cấp các kết nốidành riêng thay vì các kết nối sử dụng chung như Hub Nhờ vậy, các thiết bị catalystswitch đang dần thay thế thiết bị Hub

Các thiết bị switch được sử dụng phải bảo đảm cung cấp đủ băng thông chongười dùng Bên cạnh đó, hệ thống các switch cần hỗ trợ khả năng mở rộng trongtương lai khi số lượng người dùng và nhu cầu trao đổi dữ liệu tăng lên

Các switch dùng trong thiết kế được chia làm hai loại, các switch dùng chokết nối với máy chủ và các switch dùng kết nối với hệ thống máy trạm Các switchnày đều có hỗ trợ bảo mật, hỗ trợ voice/video, khả năng định tuyến với nhiều giaothức khác nhau Bên cạnh đó, các switch cần hỗ trợ khả năng quản lý thông quaphần mềm, điều này đặc biệt quan trọng trong trường hợp mở rộng nhu cầu sửdụng, khi số lượng switch tăng lên

Trung tâm lưu trữ Quốc gia và kết nối giữa Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước vớiInternet.

2 Phần mềm ứng dụng: Giải pháp cho việc xây dựng các ứng dụng tập

trung: Hiện nay, việc xây dựng các ứng dụng tập trung dựa trên 2 mô hình chủ yếu

là mô hình Client/Server và mô hình Web

Mô hình Client/Server: Dữ liệu được tập trung trên máy chủ và được xử lýtrên đó, người khai thác CSDL từ máy trạm sử dụng giao diện Client tương tác vớiứng dụng Server được cài trên máy chủ Mô hình này có điểm mạnh là khả năngkết hợp được cả sức mạnh của máy chủ và cả tính thân thiện dễ sử dụng và dễ pháttriển trên máy trạm Tuy nhiên tính phổ biến của chương trình này không cao, vìmuốn sử dụng CSDL trên máy chủ phải cài đặt chương trình Client trên máy trạm

Mô hình Web: Giống như mô hình Client/Server, đối với mô hình Web dữliệu được tập trung trên máy chủ và việc xử lý dữ liệu được đặt tập trung trênServer Các ứng dụng dựa trên Web triển khai đơn giản hơn nhiều so với các ứngdụng thông thường, người sử dụng chỉ cần cài đặt một trình duyệt Web Thôngthường trên bất cứ máy tính nào cũng có sẵn khi cài đặt hệ điều hành Windows.Khả năng liên kết giữa các trang Web, giữa các ứng dụng này với ứng dụng kháclàm cho các ứng dụng Web mềm dẻo và linh hoạt hơn rất nhiều so với các ứngdụng thông thường Công nghệ lập trình Web cho phép người lập trình xử lý tất cảcác dạng dữ liệu thuận lợi trong một ứng dụng Đặc biệt, mô hình Web còn chophép người dùng có thể truy cập CSDL trên máy chủ bất kỳ lúc nào và không phụthuộc vị trí hay máy tính sử dụng

Để phục vụ khai thác trực tuyến cần xây dựng các dịch vụ:

- Dịch vụ tìm kiếm dữ liệu;

- Dịch vụ đáp ứng nội dung theo yêu cầu;

- Giao diện web;

- Tích hợp được thông tin từ các nguồn dữ liệu bên ngoài, và từ các hệ thốngkhác;

- Có công cụ tìm kiếm mạnh;

- Có thư mục phân loại;

- Có các công cụ quản trị nội dung mạnh;

- Có khả năng tùy biến, cá nhân hóa cho từng người dùng hoặc từng lớp đốitượng người dùng;

- Khả năng quản lý, khai thác một khối lượng thông tin lớn từ hàng triệu đếnhàng trăm triệu trang văn bản;

- Đăng nhập một cửa;

- Hỗ trợ đa ngôn ngữ

3 Giải pháp bảo mật

Trong môi trường mạng, phải có sự bảo đảm rằng những dữ liệu có tính bímật phải được cất giữ riêng sao cho chỉ có người có thẩm quyền mới được phéptruy cập Bảo mật thông tin là việc làm quan trọng và việc bảo vệ hoạt động mạngcũng có tầm quan trọng không kém Nhiệm vụ của người quản trị mạng chính làbảo đảm cho mạng luôn là một công cụ làm việc an toàn, đáng tin cậy, không hề bị

đe doạ bởi bất kỳ hiểm hoạ nào An toàn hệ thống và bảo mật dữ liệu là một trongcác điều kiện tiên quyết bảo đảm cho việc ứng dụng công nghệ thông tin phục vụkhai thác trực tuyến tài liệu lưu trữ Vì vậy, cần phải có các phương án bảo mật dữliệu hợp lý bảo đảm tính an toàn cho dữ liệu cũng như hệ thống khi đưa vào triểnkhai thực tế

3.1 Bảo mật bằng hệ thống firewall

Một hệ thống thông tin quan trọng luôn phải đối mặt với những đe dọa gâymất mát dữ liệu Bên cạnh các nguyên nhân khách quan như hỏng hóc thiết bị, mấtđiện, còn có các nguyên nhân do những truy nhập trái phép của người dùng Vì thế,giải pháp xây dựng một trung tâm dữ liệu hoàn chỉnh cần trang bị các giải pháp antoàn dữ liệu thích hợp để bảo đảm ngăn ngừa các truy nhập trái phép Hệ thốngfirewall là một phần không thể thiếu góp phần thực hiện mục đích này

Firewall thực hiện ngăn cách hệ thống server với các truy nhập trái phép từ bênngoài đến dữ liệu lưu trữ trên server Yêu cầu của hệ thống firewall là phải ngăn ngừađược các truy nhập trái phép nhưng vẫn không làm giảm tốc độ truy nhập và trao đổi

dữ liệu của người dùng hợp lệ Nói cách khác, firewall phải bảo đảm cho việc trao đổithông tin trên mạng diễn ra bình thường

Hệ thống firewall có thể dựa trên các phần mềm firewall chuyên dụng(CheckPoint) hoặc có thể dùng các thiết bị phần cứng chuyên dụng cho firewall

(các sản phẩm firewall của Cisco, Nokia ) Các firewall phần cứng chuyên dụng

có các bộ xử lý dành riêng cho công việc của mình nên thường có tốc độ cao hơn

so với các firewall sử dụng phần mềm cài trên các hệ điều hành thông thường

Để thực hiện quản lý dùng firewall, các firewall được sử dụng phải hỗ trợnhiều giao diện kết nối để có thể phân vùng các khu vực quản lý thành nhiều vùngkhác nhau Các firewall càng có nhiều giao diện thì càng cung cấp cho người dùngnhiều tùy chọn trong việc phân vùng quản lý

Bên cạnh việc thực hiện kiểm soát truy nhập vào ra, nhiều firewall còn hỗtrợ khả năng mã hóa tạo mạng riêng ảo (Virtual Private Network - VPN) dùng chotrao đổi qua Internet Các tiêu chí về VPN cũng là một chỉ tiêu để đánh giá chấtlượng của các firewall khác nhau

Yêu cầu đối với hệ thống firewall dùng cho hệ thống khai thác trực tuyến tàiliệu lưu trữ:

- External Firewall: cung cấp ít nhất ba giao diện (dùng cho kết nối Internet,kết nối với hệ thống mạng LAN và vùng DMZ)

- Internal Firewall: có ít nhất hai giao diện dùng phân chia Internal LAN vàExternal LAN

- Các firewall có khả năng mở rộng để hỗ trợ thêm nhiều giao diện khi cần

- Có khả năng hỗ trợ phân chia và quản lý VLAN

- Hỗ trợ việc tạo và quản lý VPN với thông lượng cao, hỗ trợ nhiều kết nốiVPN đồng thời

- Khả năng bảo mật: hỗ trợ nhiều cơ chế bảo mật khác nhau, hỗ trợ cácchuẩn IKE và IPSec, hỗ trợ mã hóa DES 56 bit, 3DES 168 bit và AES 256 bit Hỗtrợ cơ chế AAA với các giao thức TACACS+ và RADIUS

- Hỗ trợ SNMP và syslog giúp có thể hoạt động với các sản phẩm quản trịmạng của nhiều hãng.

3.2 Nội quy bảo mật

Mỗi người sử dụng hợp pháp chỉ được truy cập vào hệ thống theo thẩmquyền thông qua quyền được cấp và mã nhận dạng trên mạng cục bộ cũng như đốivới truy cập từ xa Mỗi người dùng phải chịu trách nhiệm về nội dung dữ liệu domình cập nhât Dữ liệu cần được sao lưu và cất giữ theo quy chế bảo mật Nên sửdụng các thiết bị công nghệ thông tin (CNTT) có độ tin cậy, chất lượng cao và phải

có đủ thiết bị dự phòng Cần phải có một quy chế sử dụng hệ thống một cách antoàn, tăng cường phòng chống virus tin học và an toàn dữ liệu; quản lý tốt cácphiên truyền dữ liệu, sử dụng các biện pháp nén, mã hoá dữ liệu trên đường truyền;xây dựng một số phương án phản ứng trước các tình huống có thể xảy ra đối với hệthống

3.3 Sử dụng phần mềm bảo mật chuyên dụng cho việc kiểm tra và ngăn chặn truy cập trái phép

Sử dụng phần mềm bảo mật chuyên dụng được cài trên máy chủ Firewall vàmáy chủ bảo mật nhằm ngăn chặn, xác thực thông tin truy cập từ bên ngoài vào hệthống

3.4 Sử dụng công nghệ mã hóa khóa công khai (PKI) và IPSEC

Công nghệ mã hóa khóa công khai cho các giao dịch điện tử trên internet vàIPSEC cho các giao dịch trong mạng nội bộ LAN, WAN, để bảo vệ dữ liệu đã đượclưu trữ trong CSDL và an toàn cho các phiên trao đổi dữ liệu

Công nghệ mã hóa khóa công khai PKI: Các dữ liệu được trao đổi dưới dạng(file văn bản, email…) được xác thực về tính toàn vẹn và nguồn gốc tài liệu, và an

toàn khi sử dụng công nghệ chữ ký số, và mã hóa dữ liệu theo chuẩn RSA với độlớn lên tới 1024 bit PKI là hạ tầng mạnh, cho việc bảo vệ mạng riêng ảo (VPN)

Công nghệ IPSEC: Các máy chủ, trong mạng LAN, WAN được bảo vệ vàphòng tránh tối đa khả năng truy cập trái phép trong mạng LAN, WAN Công nghệIPSEC cũng cho phép mã hóa dữ liệu đối các giao dịch trong mạng LAN, WAN,

và điều quan trọng là IPSEC trong suốt với ứng dụng sẵn có, điều này có nghĩa làviệc mã hóa dữ liệu của ứng dụng, được IPSEC thực hiện mà không cần nhờ bất kỳ

sự can thiệp nào của ứng dụng

III KẾT LUẬN, KIẾN NGHỊ

Tổ chức khai thác trực tuyến tài liệu lưu trữ hiện nay nhiều nước đã thựchiện Ở Việt Nam vấn đề khó khăn là đầu tư ban đầu theo các chương trình, đề án

và đầu tư thường xuyên hằng năm Để khắc phục vấn đề này, hiện nay Cục Vănthư và Lưu trữ nhà nước đang phối hợp cùng các cơ quan hữu quan đề nghị Nhànước cho phép triển khai thực hiện một số đề án Trong đó có Đề án "Phát huy giátrị tài liệu lưu trữ Quốc gia", một trong những nội dung quan trọng của Đề án làxác định danh mục tài liệu hạn chế sử dụng và danh mục tài liệu sử dụng rộng rãi.Ngoài ra cần phải xây dựng các định mức trong lưu trữ, ban hành chế độ lệ phíkhai thác sử dụng tài liệu lưu trữ (bao gồm cả lệ phí khai thác trực tuyến) phù hợpvới thực tế, từ đó có chính sách đầu tư thường xuyên cho các quy trình nghiệp vụthu thập, xác định giá trị tài liệu, bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng trong đó cóviệc biên mục, cập nhật thông tin, bảo trì hệ thống thường xuyên hàng năm Trên

cơ sở đó có thể phục khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ một cách hiệu quả hơn, đápứng yêu cầu Pháp lệnh lưu trữ quốc gia là "Tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử đượckhai thác, sử dụng rộng rãi cho yêu cầu nghiên cứu của toàn xã hội, trừ tài liệu lưutrữ thuộc danh mục bí mật Nhà nước, tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm"

Chính phủ điện tử và một số đề xuất ứng dụng công nghệ thông tin trong

ngành lưu trữ trong môi trường Chính phủ điện tử

Ths Lê Văn Năng

Có nhiều định nghĩa về “Chính phủ điện tử”, ở đây chúng tôi chỉ đưa ra kháiniệm mang tính tương đối như sau: “Chính phủ điện tử” là môi trường quản lý,trong đó Chính phủ sử dụng các công nghệ mới trong hoạt động để làm cho ngườidân/doanh nghiệp tiếp cận các thông tin và dịch vụ công do Chính phủ cung cấpmột cách thuận tiện, cải thiện chất lượng dịch vụ công và mang lại cơ hội tốt hơncho người dân/doanh nghiệp trong cuộc sống, trong sản xuất, kinh doanh, trongviệc đóng góp các ý kiến với các cơ quan của Chính phủ

1 Mục đích của Chính phủ điện tử

- Người dân có thể đóng góp ý kiến dễ dàng hơn đối với Chính phủ;

- Người dân sẽ nhận được các dịch vụ công tốt hơn từ các cơ quan, tổ chứcchính phủ bất kỳ lúc nào (24h x 7 ngày) tại bất kỳ đâu (tại nhà, công sở, trạm điệnthoại, ) và vì bất kỳ lý do gì;

- Người dân sẽ nhận được nhiều dịch vụ tích hợp hơn từ các cơ quan Chínhphủ, bởi các cơ quan này sẽ phối hợp một cách hiệu quả hơn với nhau;

- Người dân sẽ có được thông tin một cách tốt hơn vì họ có thể nhận đượccác thông tin cập nhật toàn diện về các chính sách và dịch vụ của Chính phủ

2  Một số giải pháp về công nghệ thông tin để tiến tới “Chính phủ điện tử”

Trong môi trường “Chính phủ điện tử”, người dân có thể bị phân hoá nhanhchóng thành hai nhóm: nhóm những người có kỹ năng và có công cụ để sử dụngcác công nghệ mới và nhóm những người không có những điều kiện nói trên Mụcđính của “Chính phủ điện tử” là đưa mọi người xích lại gần nhau, chứ không phảitách họ ra, do vậy Chính phủ phải hoạch định kế hoạch tổng thể, chương trình và lộtrình để khắc phục những bất cập này như:

- Tạo điều kiện truy cập Internet công cộng cho những ai, vì lý do nào đókhông có khả năng truy cập Internet tại nhà riêng;

- Sử dụng các chương trình giáo dục và thông tin công cộng để giúp nhữngngười dân dù trẻ hay già sử dụng được các công nghệ mới

Trong giai đoàn đầu của “Chính phủ điện tử”, người dân có thể thực hiệnđược những việc sau:

- Đăng ký thông tin điện tử với Chính phủ;

- Tiến hành giao dịch tài chính với các cơ quan Chính phủ qua phương tiệnđiện tử;

- Điền và gửi toàn bộ các mẫu giấy tờ từ một nơi trên trang Web của Chínhphủ;

- Đóng góp ý kiến về các chính sách của Chính phủ qua Internet;

- Giảm thời gian trong các giao dịch tài sản bởi thông tin về đất đai đã đượcđiện tử hoá và các giao dịch có thể được tiến hành qua các phương tiện điện tử;

- Thông báo về thay đổi địa chỉ, qua đó chỉ một lần cập nhật trên Internet cóthể bảo đảm việc thông báo tự động cùng lúc tới nhiều cơ quan Chính phủ

Để đạt được các mục tiêu trên, cần phải thực hiện qua các giai đoạn sau:Giai đoạn 1: Phát hành/phân phối thông tin.

Giai đoạn 2: Giao dịch hai chiều chính thức

Giai đoạn 3: Tạo lập các cổng truy cập đa chiều

Giai đoạn 4: Cá nhân hoá các cửa dịch vụ

Giai đoạn 5: Phân cụm các dịch vụ công

Giai đoạn 6: Hoàn thành việc tích hợp các dịch vụ công

3 Cơ sở hạ tầng thông tin quản lý phục vụ tin học hoá của các cơ quan Chính phủ hướng tới “Chính phủ điện tử”

Khái niệm về nền kinh tế tri thức: khi thông tin và tri thức trở thành mộtdạng sản phẩm hàng hoá có giá trị cao trong nền kinh tế quốc dân thì những hànghoá này tạo ra giá trị thặng dư rất lớn, hơn nữa nó được kết tinh trong giá trị sảnxuất của tất cả các sản phẩm hàng hoá vật chất khác và có các đặc trưng sau:

- Về dạng kết cấu hạ tầng của nền kinh tế tri thức là kết cấu hạ tầng thông tinquốc gia;

- Về dạng sản phẩm: sản phẩm của kinh tế tri thức có hình thái thông tin, vìvậy cả 2 thuộc tính (giá trị và giá trị sử dụng) của loại hàng hoá sản phẩm này đều

có ý nghĩa lớn trong sự phát triển nền kinh tế dựa trên tri thức;

- Về dạng nguyên liệu: để tạo ra sản phẩm của hàng hoá này là các loạithông tin được số hoá;

- Về dạng lao động: ở đây đòi hỏi phải là loại hình lao động lành nghề đượcđào tạo công phu

Chiến lược điện tử hoá hoạt động quản lý được coi là bộ phận không thểtách rời của chiến lược phát triển kinh tế xã hội ở các quốc gia Trên cơ sở đónhanh chóng hình thành cơ sở hạ tầng thông tin quản lý của Chính phủ nhằm:

- Trợ giúp quá trình chỉ đạo điều hành của Chính phủ trong hoạch định chínhsách, phân tích tiến trình thực thi chính sách, kịp thời điều chỉnh định hướng chínhsách quản lý một cách hữu hiệu;

- Tích hợp và chuyển các hoạt động dịch vụ của Chính phủ đến người dân,

mà không bị ràng buộc bởi không gian và thời gian

4 Ứng dụng CNTT trong các cơ quan Chính phủ hướng theo mô hình

"Chính phủ điện tử" - Xu thế chung của quốc tế

Chính sách và biện pháp nhằm chuẩn bị cho việc phát triển kinh tế tri thức

và xã hội thông tin ở các nước tuy có những điểm khác nhau tuỳ thuộc vào trình độphát triển của mỗi nước, nhưng cũng có điểm chung đó là:

- Xây dựng một kết cấu hạ tầng thông tin vững chắc trên cơ sở phát triển cáctrung tâm dữ liệu điện tử và mạng máy tính với siêu xa lộ thông tin (Super HightWay Infomation);

- Phổ cập nền "Văn hoá thông tin" trong dân chúng, tạo tiền đề hình thành xãhội tri thức;

- Phát triển phương thức kinh doanh mới dựa trên công nghệ thông tin và trithức để tăng năng lực cạnh tranh của nền kinh tế, hình thành nền kinh tế thông tin

và môi trường thương mại điện tử;

- Đào tạo lại nguồn lao động và tạo ra những ngành nghề, việc làm mớitrong lĩnh vực kinh tế tri thức;

- Cơ cấu lại hệ thống các cơ quan quản lý nhà nước (về bộ máy, nhân sự,thông tin chính sách), tin học hoá các quy trình nghiệp vụ và thủ tục quản lý nhằmtăng cường hiệu quả hoạt động, hoàn thiện chức năng phục vụ của các cơ quanChính phủ theo hướng “Chính phủ điện tử”.

Các biện pháp thực hiện:

- Đào tạo đội ngũ công chức, viên chức làm quen với kỹ năng làm việc trongmôi trường tin học hoá;

- Tiến hành nối mạng trong các cơ quan Chính phủ, từng bước phát triển cơ

sở hạ tầng kỹ thuật thông tin theo yêu cầu;

- Đẩy nhanh việc cung cấp thông tin của Chính phủ cho người dân và doanhnghiệp thông qua môi trường Internet;

- Triển khai hệ thống thông tin điện tử của Chính phủ, làm cho thông tin củaChính phủ có khả năng đến được với người dân và doanh nghiệp nhiều hơn;

- Thúc đẩy việc tin học hoá các dịch vụ công;

- Nghiên cứu cách thức đưa ra các điểm giao dịch một cửa của Chính phủ,cho phép người dân hoàn thành việc điền các bản kê khai, đơn từ theo một thủ tục,tại một điểm

5 Một số đề xuất ứng dụng công nghệ thông tin trong ngành Lưu trữ trong môi trường “Chính phủ điện tử”

Bốn mức độ của dịch vụ hành chính công trực tuyến

Mức độ 1: Cổng thông tin điện tử có đầy đủ thông tin về quy trình, thủ tục

thực hiện dịch vụ, các giấy tờ cần thiết, các bước tiến hành, thời gian thực hiện, chiphí thực hiện dịch vụ

Mức độ 2: Ngoài thông tin đầy đủ như ở mức độ 1, cổng thông tin điện tử

cho phép người sử dụng tải mẫu đơn, hồ sơ để người sử dụng có thể in ra giấy,

hoặc điền vào các mẫu đơn Việc nộp lại hồ sơ sau khi hoàn thành được thực hiệnqua đường bưu điện hoặc người sử dụng trực tiếp mang đến cơ quan thụ lý  hồ sơ

Mức độ 3: Ngoài thông tin đầy đủ như ở mức độ 1 và các mẫu đơn, hồ sơcho phép tải về như ở mức độ 2, cổng thông tin điện tử còn cho phép người sử

dụng điền trực tuyến vào các mẫu đơn, hồ sơ và gửi lại trực tuyến các mẫu đơn,

hồ sơ sau khi điền xong tới cơ quan và người thụ lý hồ sơ Các giao dịch trong quátrình thụ lý hồ sơ và cung cấp dịch vụ được thực hiện qua mạng Tuy nhiên, việcthanh toán chi phí và trả kết quả sẽ được thực hiện khi người sử dụng dịch vụ đếntrực tiếp cơ quan cung cấp dịch vụ

Mức độ 4: Ngoài thông tin đầy đủ như ở mức độ 1, các mẫu đơn, hồ sơ chophép tải về như ở mức độ 2, gửi trực tuyến hồ sơ và thực hiện các giao dịch qua

mạng như ở mức độ 3, việc thanh toán chi phí sẽ được thực hiện trực tuyến,

việc trả kết quả có thể thực hiện trực tuyến hoặc gửi qua đường bưu điện

Đối với ngành Lưu trữ, trước mắt cần thực hiện các nội dung công việc màChính phủ đã giao tại Quyết định số 1605/QĐ-TTg ngày 29 tháng 10 năm 2010 vềviệc phê duyệt Chương trình ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơquan nhà nước giai đoạn 2011 - 2015 để hướng tới môi trường “Chính phủ điệntử”:

5.1 Quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ

Chủ trì, phối hợp với Bộ Thông tin và Truyền thông xây dựng, trình cơ quan

có thẩm quyền ban hành quy định về quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý văn bản điện

tử trên toàn quốc

5.2 Quản lý và phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ