Giáo trình tin học Văn phòng

Chọn font chữ Kiểu chữ − Bôi đen đoạn văn bản cần thay đổi Font chữ.. − Chọn Format → Font → Tại dòng Font chọn mẫu tuỳ ý − ấn Enter Những nút thờng dùng trên thanh công cụ Standard v

Bài 1 : Trình bày, lu, đóng, mở văn bản

1 Khởi động chơng trình Microsoft Word

− Kích nút Start

− Chọn Programs

− Chọn Microsoft Word

2 Lu văn bản

− ấn phím CTRL + S (Hoặc ấn vào biểu tợng Save trên màn hình)

− Trong ô File Name gõ tên cho văn bản (tuỳ chọn, không dấu)

− Trong ô Save in chọn ổ đĩa và Folder – nơi sẽ lu văn bản

− ấn phím Enter.

3 Đóng văn bản

− ấn CTRL + W

 Nếu văn bản đã đợc lu thì máy sẽ thực hiện đóng ngay văn bản

Nếu văn bản cha lu thì màn hình sẽ xuất hiện:

Do you want to save the changes you made the document?

- Ta chọn Yes nếu muốn lu văn bản vào máy.

- Ta chọn No nếu không muốn lu

4 Mở văn bản cũ

− ấn phím CTRL + O

− Trong ô Look in chọn folder – nơi lu văn bản cần mở

− Trong ô File name : Gõ tên văn bản cần mở

− ấn phím Enter

5 Mở văn bản mới

− ấn phím CTRL + N hoặc chọn File →New →OK

6 Chọn font chữ ( Kiểu chữ )

− Bôi đen đoạn văn bản cần thay đổi Font chữ

− Chọn Format → Font → Tại dòng Font chọn mẫu tuỳ ý

− ấn Enter

Những nút thờng dùng trên thanh công cụ Standard và Formatting

Chữ nghiêng Chọn cỡ chữ

Chữ gạch chân Huỷ bỏ thao tác vừa chọn Tạo cột giả Căn thẳng lề trái

Xem bố cục văn bản

Chổi quét định dạng Căn thẳng lề phải

Bỏ đờng viền Căn thẳng hai mép

7 Đặt khoảng cách giữa các đoạn

− Nháy chuột vào dòng trên cùng của đoạn văn bản cần dãn

Chọn:

+ Before: Đặt khoảng cách so với đoạn văn trớc

8 dãn khoảng cách dòng

− Bôi đen các dòng cần dãn, chọn Format → Paraghrap → Line Spacing → chọn kiểu tuỳ ý :

+ Single : Khoảng cách giữa các dòng bằng 1 dòng.

+ 1,5 line : Khoảng cách giữa các dòng bằng 1,5 dòng.

+ Double : Khoảng cách giữa các dòng bằng 2 dòng.

+ At least : Khoảng cách tối thiểu giữa các dòng.

+ Multiple : Khoảng cách tối đa giữa các dòng.

+ Exactly : Khoảng cách chính xác giữa các dòng.

9 Chèn file

- Nháy chuột vào vị trí cần chèn thêm file → Insert → File →

Chọn File cần chèn →Insert

10 Thiết kế trang in

− Chọn File

− Xuất hiện hộp thoại

Margins

Top : Đặt lề trên

Bottom : Đặt lề dới

Left : Đặt lề trái

Right : Đặt lề phải

Gutter : Đặt gáy (khi đóng quyển)

Paper Size

Paper Size : Chọn A4 Orientation :

- Portrait : Đặt giấy dọc

- Landscape: Đặt giấy ngang

- OK

 Mẫu trình bày công văn chuẩn

*) Mẫu trình bầy văn bản có tên loại:

Tên cơ quan

Số, ký hiệu Trích yếu

Độ mật, độ khẩn (nếu có)

Tiêu đề (Quốc hiệu)

Địa danh, ngày tháng năm

Nơi gửi

Quyền hạn, chức vụ người ký Chữ ký và đóng dấu

Họ và tên người ký Nơi nhận

Nội dung

Bài 2 : Đặt tab

1 Đặt TAB

- Đa con trỏ vào vị trí cần đặt TAB

- Chọn Format

- Chọn Tabs

- Tại Tab Stop Position:

Gõ điểm dừng của TAB

- Tại Alignment chọn:

+ Left : Nếu muốn căn thẳng mép trái

+ Center : Nếu muốn căn thẳng từ giữa ra hai bên

+ Right : Nếu muốn căn thẳng mép phải

- Tại Leader chọn :

+ 1 None : Nếu không có đờng dẫn

+ 2 : Nếu muốn có đờng chấm

+ 3 - : Nếu muốn có đờng nét đứt

+ 4 : Nếu muốn có đờng nét liền mảnh

- Chọn Set

- Chọn OK

- Khi nào muốn hiện đờng TAB thì ta ấn phím TAB trên bàn phím

2 Muốn xoá các đờng TAB ta làm nh sau:

- Đặt con trỏ hoặc bôi đen các dòng cần xoá TAB

- Kích chuột vào Format

- Chọn Tabs

- Chọn điểm TAB muốn xoá

- Chọn Clear ( Nếu chọn Clear All thì tất cả các đờng TAB sẽ

đ-ợc xoá hết)

3 Đặt tên cho đoạn văn bản ( Tạo chữ gõ tắt )

- Bôi đen đoạn cần đặt tên

- Chọn Insert

- Chọn Auto Text

- Chọn Auto Text

- Gõ tên cho đoạn văn bản đó (Gõ chữ viết tắt)

- Chọn Add

Khi muốn hiển thị lại nội dung đoạn văn bản đã đợc đặt tên : gõ

chữ viết tắt – ấn phím F3

Muốn xoá :

- Thao tác nh trên từ bớc 2 - 5 sau đó ấn Delete – Chọn OK

Bài 3 : chèn ký tự đặc biệt Sao chép và di chuyển dữ liệu

1 chèn ký tự đặc biệt

− Đặt con trỏ tại vị trí cần chèn

− Chọn Insert

− Chọn Symbol

− Chọn ký tự cần chèn (Thờng dùng các ký tự trong font Wingdings)

− Chọn Insert

− Chọn Close

2 sao chép dữ liệu

− Bôi đen vùng cần sao chép

− ấn phím CTRL + C hoặc chọn biểu tợng (Copy)

− Nháy chuột vào vị trí cần sao chép tới

− ấn phím CTRL + V hoặc chọn biểu tợng (Paste)

3 di chuyển dữ liệu

− Bôi đen vùng cần di chuyển

− ấn phím CTRL + X hoặc chọn biểu tợng

− Nháy chuột vào vị trí cần chuyển tới

− ấn phím CTRL + V hoặc chọn biểu tợng (Paste)

Bài 4 : Chia cột báo làm chữ to đầu đoạn văn bản

1 Chia cột báo

− Bôi đen đoạn văn bản cần chia cột (Chú ý : khi bôi đen xong phải

ấn phím SHIFT +  để bỏ khoảng đen thừa cuối dòng)

− Chọn Format

− Chọn Columns

− Trong ô Number of column gõ số cột cần chia

− Muốn có đờng kẻ dọc giữa các cột ta đánh dấu vào Line between

− OK

2 Làm chữ to đầu đoạn

− Bôi đen chữ cần làm chữ to

− Chọn Format

− Chọn Drop Cap

− Chọn Dropped

− OK

Chú ý : Trong hộp thoại Drop Cap

− Tại Font : Dùng để thay đổi kiểu chữ cho chữ to

− Lines to Drop : Số dòng Drop Cap rơi xuống

− Distance from Text : Khoảng cách từ chữ đầu dòng tới các

chữ trong văn bản

3 Tìm kiếm và thay thế

− Chọn Edit

− Chọn Replace

− Tại ô Find what : Gõ từ cần tìm kiếm

− Tại ô Replace with : Gõ từ sẽ thay thế từ tìm đợc

− Chọn một trong các lựa chọn sau:

o Replace : Thay thế từng từ

o Replace All : Thay thế toàn bộ các từ tìm đợc

o Find next : Bỏ qua từ tìm đợc và tìm tiếp

− Chọn Close

4 Tự động sửa lỗi - Tạo từ gõ tắt

− Chọn Tools

− Chọn AutoCorrect

− Đánh dấu vào Replace text as you type

− Tại ô Replace : Gõ từ gõ tắt

− Tại ô with : Gõ từ sẽ thay thế từ gõ tắt

− Chọn Add

− Chọn OK

5 Bỏ chức năng tạo từ gõ tắt

− Cách 1 - (Tạm bỏ) :

o Chọn Tools → AutoCorrect → Bỏ dấu tích trong mục Replace text as you type

− Cách 2 - (Xoá hẳn) :

o Thao tác từ bớc 1 đến bớc 4 → Chọn Delete → OK

Bài 5 : chèn tranh

1 Cách chèn tranh

Cách 1:

− Chọn Insert

− Chọn Picture

− Chọn Clipart

− Chọn tranh bất kỳ

− Chọn Insert

Cách 2:

− Chọn Insert

− Chọn Picture

− Chọn From file

− Tại dòng Look in chọn ổ

đĩa C hoặc D

− Chọn Clipart (Nháy 2 lần)

− Chọn tranh bất kỳ

− Chọn Insert

2 Cách định dạng cho tranh :

− Nháy chuột vào tranh

− Chọn Format

− Chọn Picture

− Chọn kiểu định dạng:

Đối với Word 97

− Chọn Wrapping

o None: Không đẩy chữ

o Square hoặc Tight: Đẩy chữ

Đối với Word 2000

− Chọn Layout

o In front of text : Không đẩy chữ

o Square hoặc Tight: Đẩy chữ

o Behind text: Tranh nằm dới chữ

3 Kiểm tra lỗi chính tả và kiểm tra ngữ pháp tiếng anh

− Chọn Tools → Options → Spelling and Grammar

Bài 6 : Tạo ký hiệu, số tt tự động

1 Tạo ký hiệu tự động

− Bôi đen phần VB cần tạo

− Chọn Format

− Chọn Bullets and Numbering

− Chọn Bullets

− Chọn kiểu

− Chọn OK

2 Tạo số thứ tự tự động

− Bôi đen phần VB cần tạo

− Chọn Format

− Chọn Bullets and Numbering

− Chọn Numbered

− Chọn kiểu

− Chọn OK

3 Chọn kiểu ký hiệu và kiểu số tuỳ chọn

− Thao tác từ bớc 1 đến bớc 3 → Chọn một ô bất kỳ → Chọn Customize

Bài 7 : bảng biểu

1 Tạo bảng

− Nháy chuột vào vị trí cần tạo bảng

− Chọn Table → Chọn Insert → Chọn Table

− Xuất hiện hộp thoại Insert Table

o Trong ô Number of Columns : Gõ số cột cần tạo

o Trong ô Number of Rows : Gõ số dòng cần tạo

− OK

2 Định dạng bảng

− Liên kết nhiều ô thành một ô: Bôi đen số ô cần liên kết →

Chọn Table → Chọn Merge Cells

− Chia một cột thành nhiều cột : Bôi đen cột cần chia → Chọn Table → Chọn Split Cells → Gõ số cột cần chia tại dòng Number

of Columns → OK

− Xoá dòng, cột , ô, bảng : Table → Chọn Delete → Chọn Rows (Columns, Cells, Table )

− Chèn thêm dòng, cột, ô : Table → Insert → Rows (Columns, Cells, Table )

− Làm màu nền : Bôi đen cần làm mầu nền → Format → Borders and Shading → Shading → Chọn màu → OK

− Thay đổi đờng viền bên ngoài:

o Bôi đen toàn bộ bảng hoặc đặt con trỏ vào trong bảng

o Chọn Format

o Chọn Borders and Shading

o Chọn Border

− None : Bỏ toàn bộ đờng viền

− Box : Tạo đờng viền ngoài

− All : Tất cả các đờng đều giống nhau

− Grid : Tạo đờng viền ngoài theo ý,

các đờng trong là đờng mặc định.

− Custom : Tuỳ chọn đờng

− Style : Chọn kiểu đờng viền

− Color : Chọn màu đờng viền

− Width : Độ rộng của đờng viền

Chú ý : Các thuật ngữ dùng trong bài:

- Table : Bảng biểu

- Row : Dòng

- Columns: Cột

- Cell : Ô

- Border : Đờng viền

- Insert : Chèn

- Merge : Hợp

- Split : Chia

- Delete : Xoá

- Left : Bên trái

- Right : Bên phải

- Above : Phía trên

- Below : Phía dới

- None : Không

- Page Border : Viền trang

- Shading : Màu nền

Bài 8 : tạo tiêu đề đầu trang, cuối

trang và đánh số trang

1 Tạo tiêu đề đầu trang và cuối trang

− Chọn View → Chọn Header and Footer

− Xuất hiện hộp thoại Header

− Gõ nội dung cho tiêu đề đầu trang

Muốn đa con trỏ từ Header (trên) xuống Footer (dới) để làm tiêu đề cuối trang ta ấn mũi tên xuống trên bàn phím hoặc ấn chuột vào biểu t-ợng Swicth Between Header and Footer

 Kết thúc chọn nút Close để quay trở lại văn bản

2 Đánh số trang

− Chọn Insert → Chọn Page Numbers

− Tại Position : chọn vị trícho số trang

o Top of Page (Header) : Phía trên trang giấy

o Bottom of Page (Footer) : Phía dới trang giấy

− Tại dòng Alignmetn : Căn chỉnh số trang

− Left : Số trang nằm bên trái của trang giấy

− Right : Số trang nằm bên phải của trang giấy

− Center : Số trang nằm giữa của trang giấy

− Chọn OK

3 Tạo đờng viền giả bao quanh văn bản

− Tools → Options → Đánh dấu vào Textboundaries

− OK

4 Đặt mật khẩu cho văn bản (Password)

− Chọn Tools → Options → Save

− Nháy chuột vào ô Password to open : Gõ mật khẩu (Tối đa là 15

ký tự)

− OK

− Xuất hiện hộp thoại Confirm Password : Gõ lại mật khẩu (Gõ lại

ký tự đã gõ phía trên)

− OK

5 Xoá mật khẩu

− Chọn Tools → Options → Save

− Nháy chuột vào ô Password to open : Xoá mật khẩu

− OK

6 Đặt chú thích

− Nháy chuột vào từ cần đặt ghi chú

− Chọn Insert → Chọn Footnote →OK

− Gõ nội dung cần chú giải (Sau khi gõ xong ta ấn chuột vào VB)

7 ChÌn ngµy, giê

− Nh¸y chuét vµo vÞ trÝ cÇn chÌn

− Chän Insert

− Chän Date and Time

− OK

8 BËt, t¾t thanh c«ng cô

− Chän View

− Chän Toolbar

− Chän thanh c«ng cô (Hai thanh c«ng cô thêng dïng lµ Standard

vµ Formating)

9 Muèn ng¾t trang

− Nh¸y chuét vµo vÞ trÝ cÇn ng¾t

− Ên CTRL + Enter

HoÆc :

− Chän Insert

− Chän Break

− Page Break

− OK

Bài 9 : chèn khung

1 Chèn khung

− Chọn Insert

− Chọn Text Box

− Con trỏ xuất hiện hình dấu cộng (+) thì ta nhấn chuột để vẽ ra một khung (Khung không đẩy chữ)

2 Định dạng khung

− Muốn khung đẩy chữ ta phải nháy chuột vào trong khung

− Chọn Format

− Chọn Text Box

− Chọn Wrapping (hoặc Layout đối với Word 2000)

− Chọn Square

− OK

 Chú ý: Muốn làm màu nền cho khung Text Box ta làm nh sau:

− Nháy chuột vào trong khung

− Chọn biểu tợng Fill Color trên thanh Drawing

− Chọn màu bất kỳ

− OK

Hoặc ta nhấn vào biểu tợng trên thanh công cụ Drawing ở phía dới

Bài 10 : in văn bản

1 In văn bản

• Chọn File → Chọn Print

 Trong ô Number of copy : Gõ số bản cần in

 Trong ô Page Range

− All : In tất cả các trang

− Current Page: In trang hiện hành

− Pages : In trang tuỳ chọn

Ví dụ : In từ trang 1 đến trang 10 : Gõ 1-10

In trang 1 và trang 10 : Gõ 1,10

In trang 1 đến trang 5 và trang 10 : Gõ 1-5,10

2 Xem bố cục văn bản trớc khi in

 Chọn File → Chọn Print Preview

1 In văn bản

2 Đặt chế độ xem hoặc sửa

3 Xem một trang

4 Xem nhiều trang

5 Tỷ lệ văn bản

6 Bật tắt thanh thớc

7 Đặt VB vừa trong một trang

8 Hiển thị đầy màn hình

9 Đóng chế độ xem

10 Trợ giúp.