MỤC LỤC 1. Cấu hình outlook 2. Tạo một email và gửi thư theo mailing list 3. Tạo chữ ký trong nội dung email, đính kèm file vào email 4. Các công cụ tiện ích trên outlook 5. Đề nghị cuộc họp 6. Tạo lời nhắc cho cuộc họp 7. Hủy cuộc họp 8. Thêm danh sách liên hệ 9. Tổ chức lưu trữ thư
Trang 11.1.2 Tạo một Email và gửi thư theo mailing list 3
1.1.3 Tạo chữ ký trong nội dung email, đính kèm file vào email 6
1.1.4 Các công cụ tiện ích trên Outlook 8
1.1.5 Đề nghị cuộc họp 11
1.1.6 Tạo lời nhắc cho cuộc họp 14
1.1.7 Hủy cuộc họp 15
1.1.8 Thêm danh sách liên hệ 16
1.1.9 Tổ chức lưu trữ thư 19
Trang 21.1 Microsoft Office Outlook
1.1.1 Cấu hình Outlook
Click Start > Program > Microsoft Office > Mirosoft Office Outlook
2007, xuất hiện màn hình cấu hình Outlook, nhấn Next Xuất hiện hộp thoại,
chọn Yes rồi nhấn Next
Bạn điền đầy đủ các thông tin, sau đó nhấn Next
Trang 3Check chọn “Don’t ask me about this website again”, sau đó nhấn Allow
Điền đầy đủ các thông tin theo hướng dẫn, rồi chọn OK
Nhấn Finish để hoàn tất quá trình cấu hình
Trang 41.1.2 Tạo một Email và gửi thư theo mailing list
Tạo một email mới để gửi có nhiều cách Bạn có thể làm một trong các cách sau:
o Cách 1: Nhấp vào biểu tượng New Mail Message phía trên góc
bên trái màn hình
o Cách 2: Nhấp vào File chọn New chọn tiếp Mail Message
o Cách 3: Bạn có thể dụng phím tắt bàn phím: Ctrl + N
Sau khi mở được form (biểu mẩu) email mới, bạn gõ địa chỉ Email người bạn
muốn gửi vào hộp To và chủ đề vào hộp Subject Sau đó bạn nhập nội dung chủ đề ở form bên dưới Bước cuối cùng là bạn nhấp vào nút Send, thì email sẽ
được gửi đi
Nếu bạn muốn gửi thư cho nhiều người trong mail list của bạn, click nút “To ”,
xuất hiện hộp thoại:
Trang 5Nếu bạn muốn gửi thư cho tất cả các sinh viên lớp K12M01 Khoa CNMT, bạn chọn
Group “Khoa Công Nghệ Môi Trường – K12M01”, rồi nhấn nút “To ->”, sau đó nhấn “OK”, rồi bạn nhấn nút “Send”, giáo vụ/công tác sinh viên của Khoa sẽ nhận
được thư, kiểm tra nội dung thư và chuyển thư này đến tất cả các sinh viên của khoa theo các bước sau (bạn cũng làm thao tác tương tự đối với tất cả các Khoa khác trong trường):
Trang 6o Giáo vụ/công tác sinh viên nhận được thư (thư gửi cho tất cả các sinh viên trong Khoa) sẽ hiển thị như hình, bạn mở thư, kiểm tra:
Trang 7o Sau khi kiểm tra, bạn gửi cho tất cả các sinh viên trong khoa, bạn chọn mũi
tên bên dưới Vote -> Approve, thư sẽ được chuyển đến tất cả các sinh viên
trong khoa bạn
1.1.3 Tạo chữ ký trong nội dung email, đính kèm file vào email
Với Microsoft Outlook 2007 bạn có thể tạo chữ ký để đính kèm trong email gửi đi Bạn có thể thay đổi chữ ký hoặc tạo mới, cũng như thiết lập một chữ ký mặc định,
bằng cách nhấp vào Signature như hình dưới (có 2 phần chính)
Trang 8o Nếu bạn đã tạo chữ ký trước đó, bạn sẽ thấy các chữ ký được liệt kê phía dưới
o Để tạo chữ ký mới, thiết lập một chữ ký mặc định, hoặc sửa đổi hiện có chữ
ký, bấm vào Signature
Bạn muốn đính kèm file nào đó vào thông báo bạn gửi đi (VD: file Word, Exel) bạn làm các bước sau:
o Nhập địa chỉ người nhận Email ở hộp TO
o Nhập tiêu đề Email ở hộp Subject
o Nhấp vào biểu tượng Attach file, chọn đường dẫn đến nơi lưu trữ file đó, chọn file bạn muốn gửi Nhấn Insert hoặc phím Enter
o Bạn có thể nhập hoặc không nhập nội dung email muốn gửi, sau đó nhấn
vào nút Send, Email đã được gửi đi cùng file đính kèm
Trang 91.1.4 Các công cụ tiện ích trên Outlook
1.1.4.1 Đánh dấu bằng cờ cho Email
Có tác dụng phân biệt các Email, hoặc làm dấu cho các Email quan trọng Để đánh
dấu bằng cờ, hãy làm các bước sau:
o Nhấp chuột phải vào tiêu đề Email chọn Follow Up
o Sau đó chọn màu cờ (Cách đơn giản hơn, phía bên phải của tiêu đề Email có
hình lá cờ mờ, chỉ cần nhấp chuột phải để chọn màu cờ để đánh dấu)
1.1.4.2 Tô màu cho những email quan trọng:
Bạn muốn những Email quan trọng gởi cho bạn đều có màu nổi bật (VD: màu đỏ) hãy làm theo các bước sau đây:
o Từ MS Outlook, chọn Tool Organize, bạn sẽ thấy trên cùng của Outlook xuất hiện 1 hộp thoại Ways to Organize Outlook
Trang 10o Trong hộp thoại này, bạn chọn Using Colors Trong mục Color message, chọn From Nhập địa chỉ email của sếp ở hộp thoại kế bên, sau đó chọn
màu mà bạn muốn ở hộp thoại kế tiếp
o Nhấp vào Apply Color, vậy là những lá thư quan trọng sẽ có màu theo ý
bạn
1.1.4.3 Di chuyển thư đến thư mục khác
Bạn di chuyển thư đến thư mục khác bằng cách Click chuột phải vào thư bạn muốn di chuyển,
chọn Move to Folder
Trang 11 Di chuyển thư đến một thư mục có sẵn: Để chuyển email tới thư mục đã có, nhấp
chuột vào tên thư mục sau đó nhấp OK
Để chuyển email tới thư mục mới: Để tạo thư mục mới, nhấp vào New, Xuất hiện hộp thoại Nhập tên thư mục vào dòng trống và nhấn OK hoặc nhấp Enter
Trang 121.1.5 Đề nghị cuộc họp
◊ Bước 1 Nhấp vào thanh Calendar ở phía dưới bên tay trái màn hình
Trên lịch tháng, chọn ngày tháng phù hợp với yêu cầu của bạn (nhấp vào tháng
đó trên lịch ở góc trên cùng phía bên trái màn hình)
◊ Bước 2 Nhấp vào mũi tên bên cạnh nút New và nhấp Meeting Request
Trang 13◊ Bước 3 Trong màn hình Meeting Request, nhập vào thông tin sau:
• Tên cuộc họp trong hộp Subject
• Địa điểm họp trong hộp Location
• Thời gian cuộc họp trong Start Time và End Time
Trang 14• Địa chỉ email người nhận: click chọn “To…” , xuất hiện hộp thoại
Khi bạn gởi lời mời họp, những thành viên tham gia sẽ nhận được mail, những người tham gia phải trả lời lại là có tham gia cuộc họp hay không, mail người nhận sẽ hiển thị như sau:
Tùy chọn này cũng giống “Required ->” nhưng đây
là những thành viên không bắt buộc tham gia cuộc họp
Những thành viên buộc phải tham gia cuộc họp
Những thành viên
không buộc phải
tham gia cuộc họp
Bạn chọn Group muốn gửi và nhấn “Required ->”, hệ thống sẽ
thêm địa chỉ email của tất cả các thành viên trong Group vào, đây
là những địa chỉ email của những thành viên bạn buộc họ phải
tham gia cuộc họp
Bạn có thể tìm kiếm nhanh theo từng Group, Users, Contacts với tùy chọn này
Trang 151.1.6 Tạo lời nhắc cho cuộc họp
◊ Bước 1 Để tạo lời nhắc cho cuộc họp, vào Calendar và nhấp đôi chuột vào cuộc họp mà bạn muốn đặt lời nhắc
◊ Bước 2 Kiểm tra hộp thoại bên cạnh (Reminder) Thực đơn thả xuống để
chọn thời gian nhắc (trước cuộc họp bao nhiêu phút…)
Trang 161.1.7 Hủy cuộc họp
◊ Bước 1 Để hủy cuộc họp, vào Calendar, nhấp chuột vào cuộc họp bạn muốn hủy
Xem nội dung
Không muốn nhận lời nhắc thêm lần nữa
Sau khoảng thời gian này hệ thống sẽ tiếp tục hiển thị hộp thoại nhắc nhở
Trang 17◊ Bước 2 Chọn cuộc họp bạn muốn hủy và nhấn biểu tượng , xuất hiện hộp thoại
◊ Bước 3 Bạn nhấn “Send Cancellation”, hệ thống sẽ gửi lại email hủy cuộc họp
cho những thành viên tham gia cuộc họp mà bạn đã gửi mail mời họp trước đó
1.1.8 Thêm danh sách liên hệ
◊ Bước 1 Nhấp vào tùy chọn Contacts ở góc bên trái phía dưới màn hình
Trang 18◊ Bước 2 Nhấn vào mũi tên bên cạnh nút new, nhấn Contact (hoặc nhấn Ctrl + N)
◊ Bước 3 Nhập thông tin liên hệ Bạn muốn nhập thông tin “Fullname” chi tiết, bạn nhấn nút Fullname sẽ xuất hiện hộp thoại, bạn có thể nhập thông tin chi tiết
Bạn có thể chọn một email có sẵn trong hệ thống một cách nhanh chóng, bạn chọp nút
Trang 19Sau đó nhấp chuột vào Save and Close ở góc trên bên trái màn hình
Liên hệ mới của bạn đã được hiển thị trong Contact List
Chú ý: Để thêm liên hệ mới, bạn chỉ cần nhập FullName và E-mail Address Các
thông tin còn lại bạn có thể bổ sung sau nếu muốn
Trang 201.1.9 Tổ chức lưu trữ thư
Bạn muốn thư gửi đến thư mục inbox của bạn có thể được tự động phân chia theo từng lớp hay từng khóa, bạn làm theo các bước sau:
◊ Bước 1 Bạn chọn Tool -> Rules and Alerts
◊ Bước 2 Xuất hiện hộp thoại, bạn chọn “New Rule ”
Trang 21◊ Bước 3 Xuất hiện hộp thoại, bên dưới có rất nhiều chức năng bạn có thể chọn
di chuyển thư được gửi từ một người (bạn có thể add địa chỉ mail của người bạn muốn để thư của họ gửi đến sẽ được chuyển đến 1 thư mục riêng) đến một thư mục
Trang 22◊ Bước 4 Chọn chức năng “Move message from someone to a folder”, xuất hiện
hộp thoại:
Có nhiều chức năng cho bạn lựa chọn: chọn chức năng “from people or distribution
list”, chức năng này sẽ tự động chuyển thư từ địa chỉ mail bạn chọn (bạn chọn địa chỉ
mail bằng cách chọn “people or distribution list”, sau đó bạn chọn địa chỉ mail hoặc một khoa/lớp), xuất hiện hộp thoại như hình dưới, trong “Address Book” bạn có thể
lựa chọn nhanh các Group, Contact hay User có trong hệ thống, hoặc bạn cũng có thể
dùng chức năng “Search” để tìm kiếm nhanh một địa chỉ hay một khoa:
Trang 23Sau đó chọn “specified” (để chọn thư mục riêng bạn muốn lưu trữ) xuất hiện hộp thoại:
Bạn có thể chọn thư mục đã có sẵn hoặc tạo một thư mục mới bằng cách nhấn chọn
“New ” sau đó đặt tên cho thư mục mới, chọn “OK”
Khi bạn chọn Khoa Công Nghệ Môi Trường – K12M01 và chọn thư mục lưu là K12M01 thì tất cả thư gửi từ Khoa Công Nghệ Môi Trường lớp K12M01 sẽ được tự động chuyển đến thư mục K12M01 (trong thư mục Inbox)