TÀI LIỆU HƯỚNG dẫn sử DỤNG OUTLOOK EXPRESS trao đổi thư tín điện tử

- Để kết nối một máy tính lên Internet ngoài việc phải đảm bảo có cácđiều kiện như đã trình bày ở mục 2.1 thì cần phải có một phần mềm thực hiệnviệc kết nối, thông thường phần mềm này đã

BAN CHỦ NHIỆM CHƯƠNG TRÌNH MTQG GIÁO DỤC

CHƯƠNG TRÌNH HỖ TRỢ NGÂN SÁCH THEO MỤC TIÊU

DỰ ÁN NÂNG CAO NĂNG LỰC GIÁM SÁT - ĐÁNH GIÁ

CHƯƠNG TRÌNH MỤC TIÊU QUỐC GIA GIÁO DỤC

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN

SỬ DỤNG OUTLOOK EXPRESS

TRAO ĐỔI THƯ TÍN ĐIỆN TỬ

(Tài liệu lưu hành nội bộ)

HÀ NỘI, 07-2006

1.1 Các diều kiện để kết nối một máy tính cá nhân lên Internet

- Để kết nối được một máy tính cá nhân lên Internet phải đảm bảo các yêucầu sau:

+ Phải có thiết bị kết nối (thông thường là Modem)

+ Có đường truyền viễn thông tốt

+ Có nhà cung cấp dịch vụ kết nối

- Các phương thức kết nối Internet thông dụng hiện nay là:

+ Quay số (Dial Up)

+ ADSL

+ Leased Lines

1.2 Thiết lập mối kết nối lên Internet qua Dial-Up

- Trong tài liệu này hướng dẫn thực hiện trên Windows XP

- Để kết nối một máy tính lên Internet ngoài việc phải đảm bảo có cácđiều kiện như đã trình bày ở mục 2.1 thì cần phải có một phần mềm thực hiệnviệc kết nối, thông thường phần mềm này đã được đi kèm theo hệ điều hành,

do vậy chúng ta chỉ việc thực hiện việc thiết lập (configuration) để chươngtrình thực hiện

- Các bước thao tác tiến hành việc thiết lập như sau:

 Start  All Programs  Accessories  Communications  Network Connections  xuất hiện màn hình như sau:

 Nháy chuột vào Creat a new connection (vùng đánh dấu khoanh tròn) xuất hiện hộp thoại:

 bấm nút Next  xuất hiện hộp thoại:

 chọn Connect to the Internet  bấm Next  xuất hiện hộp thoại:

 chọn Set up my connection manually  bấm Next  xuất hiện hộp thoại:

 chọn Connect using a dial-up modem  bấm Next  xuất hiện hộp thoại:

 nhập tên của nhà cung cấp dịch vụ vào ISP Name (có thể đặt tên tuỳ ý, gợinhớ được mối nối kết này sẽ kết nối tới nhà cung cấp dịch vụ nào: ở Việt Nam

hiện nay có 2 nhà cung cấp dịch vụ phổ biến là VDC và FPT)  bấm Next 

xuất hiện hộp thoại:

 Nhập số điện thoại cần kết nối tới vào Phone Number (có các số điện thoạithông dụng của VDC cung cấp là: 1260, 1268, 1269 Nhưng để tiện sử dụng

và phù hợp với hệ thống viễn thông của các tỉnh nên chọn số 1269)  bấm

Next  xuất hiện hộp thoại:

- Do đã chọn quay số 1269 là số máy của nhà cung cấp dịch vụ VDC - Công

ty điện toán và truyền số liệu Cho nên phải khai báo như sau:

User name: vnn1269

Password: vnn1269

Confirm Password: vnn1269

Các kiểm đều đặt như hình minh hoạ trên

 bấm nút Next  xuất hiện hộp thoại:

 Đặt kiểm vào hộp Add a shortcut to this connection to my desktop để tạo

biểu tượng kết nối lên màn hình nền  bấm Finish để hoàn tất công việc thiết

lập mối kết nối

1.3 Gỡ bỏ một mối kết nối.

 Start  All Programs  Accessories  Communications  Network Connections  xuất hiện màn hình như sau:

 chọn biểu tượng của mối nối kết cần gỡ bỏ (trong mục Dial-up)  bấm phím

Delete  xuất hiện thông báo:

 bấm Yes

1.4 Kết nối và huỷ kết nối Internet.

- Để khai thác được thông tin trên mạng cũng như gửi và nhận thư tín điện

tử, trước tiên phải kết nối dược máy tính vào Internet Thực hiện bằng cáchkích hoạt mối kết tới nhà cung cấp dịch vụ đã được thiết lập ở trên để chochương trình thực hiện việc kết nối máy tính với Internet

- Có thể thực hiện bằng cách kích kép vào biểu tượng kết nối trên mànhình nền hoặc:

 Start  All Programs  Accessories  Communications  Network Connections  xuất hiện màn hình như sau:

 Kích kép vào biểu tượng cần kết nối  xuất hiện hộp thoại:

 bấm Dial để thực hiện việc quay số kết nối (nếu không muốn kết nối bấm

nút Cancel)  xuất hiện thông báo chương trình đang thực hiện việc kết nối:

Khi nào chương trình thực hiện xong việc kết nối, nó sẽ tự chuyển thànhmột biểu tượng có 2 máy tính kết nối với nhau trên thanh nhiệm vụ (taskbar)như hình minh hoạ dưới thì lúc đó có nghĩa là máy tính đã được kết nối vớiInternet.

- Việc kết nối nhiều khi không thành công, có rất nhiều nguyên nhân: Hệthống đang bận, đường truyền kém, cắm dây điện thoại chưa đúng, chưa bậtcông tắc điện cho Modem, sai mật khẩu hoặc User name

- Khắc phục:

+ Hệ thống bận: chờ một lát rồi thực hiện lại việc kết nối

+ Đường truyền kém: xác định bằng cách dùng điện thoại bấm số 1269nghe tiếng rít trong điện thoại, nếu tiếng rít đều là tín hiệu tốt, nếu tiếng rítkhông đều hoặc không có là tín hiệu yếu cần báo cho Bưu điện để khắc phục.+ Cắm dây điện thoại chưa đúng: Kiểm tra xem dây điện thoại đã cắmđúng vào chân LINE của Modem hay chưa, nếu chưa đúng thì cắm lại

+ Chưa bật điện cho Modem: Kiểm tra lại các công tắc và ổ cắm nguồncủa Modem, đèn Power của Modem phải được bật sáng

+ Sai mật khẩu, User name: nhập lại User name và mật khẩu

- Khi sử dụng mạng xong cần phải cắt máy tính ra khỏi mạng để tránhlãng phí không cần thiết Thực hiện bằng cách nháy phải chuọt vào biểu

tượng kết nối mạng trên thanh nhiệm vụ (taskbar)  chọn Disconnect

Lưu ý:

- Không nên sử dụng mạng khi rời có sấm sét, mưa to

- Nên tháo bỏ dây điện thoại nối với Modem khi không sử dụng mạng, khinào sử dụng mạng thì mới cắm dây điện thoại vào Modem

II THƯ TÍN ĐIỆN TỬ EMAIL.

2.1 Giới thiệu về hệ thống thư tín điện tử email.

- Muốn sử dụng được thư tín điện tử người sử dụng phải được nhà cungcấp dịch vụ cung cấp cho một địa chỉ hộp thư (Account) để sử dụng email córất nhiều nhà cung cấp dịch vụ thư tín điện tử, nhưng trong tài liệu này chỉ đềcập đến hệ thống thư tín điện tử của Dự án tăng cường năng lực quản lý, giámsát - đánh giá CTMTQG Giáo dục

- Khi một người đã được cấp một địa chỉ email thì có thể nhận thư điện tửtại bất kỳ đâu và gửi thư điện tử đến bất cứ nơi nào trên thế giới

- Khi người sử dụng gửi một thông điệp đến một người sử dụng khác, hệthống không chuyển trực tiếp mà thông điệp đó được chuyển đến và lưu lạitrên hệ thống các máy chủ quản lý thư (Mail Server) đến khi người nhận đăngnhập vào hệ thống máy chủ quản lý thư thì máy chủ quản lý thư mới chuyểnthư đó đến người nhận

- Dự án có một máy chủ thư (Mail Server) đặt trên Internet với tên miền là

tbsvn.org toàn bộ hệ thống này do Bộ phận quản trị hệ thống mạng vận hành,

quản lý và khai thác Bộ phận quản trị hệ thống cấp cho mỗi tỉnh một Account

để sử dụng trong việc trao đổi thông tin giữa Sở Giáo dục và Đào tạo các tỉnhvới Dự án

- Để gửi và nhận thư phải có chương trình thực hiện việc gửi và nhận thư:thông thường máy đặt tại văn phòng thì sử dụng Outlook Express (đây là mộtchương trình đi kèm theo hệ điều hành Windows) chương trình này sẽ tải toàn

bộ thư tín điện tử được gửi tới trên máy chủ về máy tính để xử lý, khi đi rangoài văn phòng để tránh mất thông tin thì có thể sử dụng webmail, máy chủthư (Mail Server) của Dự án có hỗ trợ thực hiện công việc này

2.2 Các Thiết lập trên Outlook Express để gửi và nhận E-mail.

2.2.1 Thiết lập Account.

- Trong tài liệu này lấy ví dụ: Sở Giáo dục và Đào tạo Hoà Bình được

quản trị mạng cấp cho Account: hoabinh.tbsvn.org

- Kích hoạt phần mềm Outlook Express

 Start  All Programs  Outlook Express  xuất hiện màn hình:

 chọn Menu Tools  chọn Accounts  xuất hiện hộp thoại:

 chọn thẻ Mail  bấm nút Add  chọn Mail  xuất hiện hộp thoại:

không dấu  bấm nút Next  xuất hiện hộp thoại:

 Nhập tên địa chỉ email (Account) đã được cấp vào dòng E-mail address(trong ví dụ này sử dụng Account cấp cho Sở Giáo dục và Đào tạo Hoà Bình

là hoabinh@tbsvn.org)  bấm nút Next  xuất hiện hộp thoại:

+ My incoming mail server: Chọn POP3

+ Incoming mail (POP3, IMAP or HTTP) server:

+ Account name: nhập đầy đủ tên Account đã được cấp (ví dụ ở đây là

hoabinh@tbsvn.org).

+ Password: Nhập vào mật khẩu (mật khẩu này người sử dụng có thể

thay đổi thông qua webmail sẽ đề cập đến sau)

+ Remember password: Nếu đặt kiểm vào đây chương trình sẽ lưu lại

mật khẩu và không hỏi đến mật khẩu khi sử dụng Outlook Express

 bấm nút Next  xuất hiện hộp thoại:

 Bấm nút Finish để kết thúc quá trình thiết lập, trở lại hộp thoại:

 chọn pop.tbsvn.org  bấm nút Properties  xuất hiện hộp thoại:

 chọn thẻ Servers  xuất hiện hộp thoại:

 Đặt kiểm vào My server requies authentication  OK để đóng hộp thoại

 bấm nút Close để đóng lại hộp thoại

2.2.2 Các thiết lập khác.

- Khi thực hiện chương trình Outlook Express, khởi động chương trìnhmáy không vào thẳng thư mục Inbox nơi lưu trữ thư gửi tới; chương trìnhkhông cho mở file đính kèm; chương trình liên tục tự động ngắt kết nối Đểkhắc phục các vấn đề trên thực hiện các thiết lập tuỳ chọn như sau:

 chọn menu Tools  chọn Options  xuất hiện hộp thoại:

starting, go directly to my “Inbox” folder (Trong thẻ Genaral nên đặt tất

cả các kiểm theo hình minh hoạ trên)

- Để chương trình không tự động cắt kết nối khi thực hiện: chọn thẻ

Connection  xuất hiện hộp thoại:

 Bỏ dấu kiểm ở mục Hang up after sending and receiving

- Để chương trình cho phép mở file đính kèm: chọn thẻ Security  xuất

hiện hộp thoại:

 bỏ kiểm ở hộp Do not allow attachments to be saved or opened that

could potentially be a virus

(nên đặt các kiểm như hình minh hoạ trên)

 OK để ghi lại sự thay đổi thiết lập và đóng lại hộp thoại.

2.2.3 Gỡ bỏ Account khỏi Outlook Express.

- Khi không muốn sử dụng Account nào đó trên Outlook Express có thể

gỡ bỏ Account đó ra khỏi Outlook Express bằng cách:

 chọn Menu Tools  chọn Accounts  xuất hiện hộp thoại:

 chọn thẻ Mail  chọn Account cần gỡ bỏ  bấm nút Remove  xuất hiệnthông báo:

 bấm nút Yes để đồng ý xoá  Bấm nút Close để đóng lại hộp thoại

2.3 Sử dụng Outlook Express để gửi, nhận, trả lời và xoá thư.

2.3.1 Gửi thư:

- Để gửi thư trước tiên máy tính phải được kết nối Internet, sau đó kíchhoạt chương trình Outlook Express  xuất hiện màn hình sau:

 bấm nút Creat Mail  xuất hiện màn hình New Message sau:

+ To: Nhập vào địa chỉ email cần gửi tới lưu ý địa chỉ phải gõ đầy đủ và

chính xác, thông thường địa chỉ email không chứa dấu cách Có thể gửi đồngthời tới nhiều địa chỉ, mỗi địa chỉ phân biệt nhau một dấu chấm phẩy (;) ví dụ:ngoclam@hoabinh.edu.vn; p.khtc@hoabinh.edu.vn; viethoang@yahoo.com;minhthuy@gmail.com

+ Cc: Nhập vào địa chỉ (các địa chỉ) thư điện tử đồng kính gửi (tương tự

như kính gửi)

+ Subject: nhập vào chủ đề thư (nên viết vắn tắt đầy đủ ý để người nhận

có thể hiểu được nội dung của thư, dòng này chỉ nên gõ chữ Việt không dấu

để tránh việc mã hoá người nhận rất khó hiểu; ví dụ: Bao cao cong tac thang

10 có nghĩa là Báo cáo công tác tháng 10)

+ Toàn bộ khung bên dưới dùng để gõ nội dung trao đổi Tuy nhiên khungnày chỉ nên để gõ những thông tin ngắn mang tính thông báo sự kiện, sự việcchứ không dùng để gõ văn bản báo cáo, nếu để gõ văn bản báo cáo vừa khótrình bày vừa tốn thời gian truy nhập Internet

Để việc sử dụng thư tín có hiệu quả thì sử dụng phương pháp đính kèmfile theo thư, các file văn bản, dữ liệu đã được chuẩn bị trước, đến khi gửithư sẽ được đính kèm vào theo thư như sau:

 chọn menu Insert  chọn File Attachment (trên màn hình New Massage)hoặc bấm nút có biểu tượng hình cái ghim trên thanh công cụ  xuất hiện hộpthoại:

 chọn file (hoặc các file) cần đính kèm  bấm nút Attach  xuất hiện mànhình tương tự dưới:

 bấm nút Send để gửi thư đi

Lưu ý: khi gửi thư mà máy vẫn lưu lại trên mục Outbox folder có nghĩa là

máy chưa thực hiện được việc gửi đi cần xem lại địa chỉ gửi đi đã đúng haychưa, đường truyền có bị ngắt hay không Khi thư gửi đi được thì hộp

Outbox folder phải trống

- Khi thư nhận về sẽ có danh sách nằm trên mục Inbox các thư chưa đọc

có chữ đậm như hình minh hoạ dưới:

 muốn đọc thư nào thì nháy kép chuột vào thư đó rên danh sách  máy sẽxuất hiện màn hình:

 có thể đọc, in và lưu lại nội dung thư (tương tự các thao tác đối với soạnthảo văn bản)

- Đối với thư có file đính kèm có thể mở trực tiếp file đính kèm hoặc cóthể lưu lại Để mở trực tiếp file đính kèm thì nháy kép chuột vào tên file cần

mở (lưu ý phải có chương trình tương ứng tạo ra file đó mới mở được file)

Để lưu lại có thể lưu lại từng file đính kèm hay lưu lại tất cả file đính kèm:

As  xuất hiện hộp thoại:

 Thực hiện các thao tác tương tự như thao tác lưu file văn bản

+ Lưu lại tất cả các file: nháy phải chuột vào khung File Attachments hoặc vào bất kỳ file nào  chọn Save All  xuất hiện hộp thoại:

 bấm nút Browse xuất hiện hộp thoại:

 chọn thư mục cần lưu trữ các file  OK  quay lại hộp thoại trước  bấm OK

để máy lưu lại toàn bộ các file vào thư mục đã được chọn

- Khi nhận được thư nên trả lời thư nhằm thông báo cho người gửi biết là

đã nhận được bằng cách nhận thư xong bấm vào nút Reply trên thanh công cụ

(vị trí hình khoanh tròn màn hình minh hoạ dưới)

 xuất hiện màn hình tương tự màn hình soạn thư mới như sau:

 chỉ việc gõ nội dung cần trả lời vào phần nội dung  bấm nút Send

pháp xoá hẳn chương trình sẽ xuất hiện thông báo:

 bấm nút Yes để đồng ý hoặc No để huỷ bỏ

2.3.4 Một vài lưu ý khi gửi và nhận thư.

- Khi nhận một thư đến mà không rõ địa chỉ người gửi, không hiểu nộidung bằng tiếng Anh, các file đính kèm mang phần mởrộng BAT; EXE; COM; PIF tuyệt đối không được mở vì có thể mở thư đóVirus sẽ xâm nhập và gây lỗi cho máy tính, nên sử dụng tổ hợp phím Shift-Delete để xoá hẳn thư ra khỏi hệ thống

- Khi dung lượng file đính kèm lớn hơn 100Kb nên sử dụng phươg phápnén dữ liệu trước khi gửi để giảm chi phí đường truyền.

- Trong tài liệu này chỉ đề cập đến việc sử dụng Winzip một chương trình

nén và giải nén dữ liệu đã dược cài đặt trên máy tính (có tài liệu Winzip đikèm) với các thao tác tắt đơn giản để thực hiện việc nén và giải nén file đínhkèm

- Để gửi file đính kèm theo thư đồng thời thực hiện việc nén dữ liệu, cácthao tác thực hiện tương tự như đính kèm file thông thường

 chọn menu Insert  chọn File Attachment (trên màn hình New Massage)hoặc bấm nút có biểu tượng hình cái ghim trên thanh công cụ  xuất hiện hộpthoại:

 nháy phải chuột vào file cần nén để gửi  xuất hiện menu như hình minh hoạdưới:

 chọn Add to tên_file.zip (khi chọn file tên file đó là gì thì chương trình sẽ tự

sinh ra menu có tên file tương ứng, trong ví dụ này chọn file Confirm.frm chương trình tạo ra menu file Confirm.zip)  khi chọn lệnh này chương trình

sẽ tạo ra file tên_file.zip (cụ thể trong ví dụ này là file Confirm.zip)  chọn file đã được nén tên_file.zip (cụ thể trong ví dụ này là file Confirm.zip)  bấm nút Attach để đính kèm file nén theo thư

- Khi nhận được một thư có đính kèm file nén, tiến hành các thao tác nhưnhận thư thông thường  xuất hiện màn hình nhận thư tương tự hình minh hoạdưới:

 nháy kép chuột vào file nén  xuất hiện hộp thoại:

 chọn Open it  OK  xuất hiện màn hình Winzip:

nhận file thông thường.

2.4 Webmail và một số thiết lập cơ bản trên Webmail.

2.4.1 Sử dụng Webmail để gửi và nhận thư.

- Khi ra khỏi văn phòng không nên thiết lập Outlook Express để gửi vànhận thư, nhưng vẫn có thể gửi và nhận thư với địa chỉ emai đã được cấpthông qua webmail Để thực hiện công việc này từ bất kỳ một máy tính nào

đã được kết nối Internet, sử dụng trình duyệt Internet Explorer (IE) tại dòng

địa chỉ gõ vào địa chỉ: http://webmail.tbsvn.org màn hình webmail sẽ xuất

hiện tương tự hình minh hoạ sau:

- Email Address: nhập account đã được cấp (ví dụ hoabinh).

- Password: nhập mật khẩu (cấp ban đầu là tbs123 khi sử dụng thì thay

đổi để bảo mật thông tin)

 bấm nút Login để đăng nhập vào hệ thống, xuất hiện màn hình như minhhọa như sau: