Huong dan su dung MS outlook 2003 2007

r

MICROSOFT OFFICE OUTLOOK 2003 – 2007

I ng nh p vào ph n m m:

Microsoft Outlook là m t b ph n m m đi kèm cùng B ph n m m công c

v n phòng Microsoft Office Ch c n ng c a Microsoft Outlook là m t ph n m m mail client Công c qu n lý E-mail trên máy tính, cho phép qu n lý và s d ng nhi u tài kho n E-mail t các máy ch d ch v E-mail c a n i b Doanh nghi p ho c công

Sau đó l a ch n m c “Microsoft Office” và l a ch n “Microsoft Office Outlook”

Ngoài ra ng i dùng có th truy c p thông qua các bi u t ng phím t t trên các thanh công c nh sau:

Sau khi đã l a ch n ph n m m Microsoft Outlook đ đ ng nh p, màn hình s dung

ph n m m s xu t hi n nh sau:

Hình 1: Giao di n chính c a ph n m m Microsoft Outlook

II Cách kh i t o tài kho n E-mail:

có th s d ng ph n m m thì ng i dùng ngoài vi c l a ch n cài đ t gói

ph n m m thì vi c quan tr ng ti p theo là ph i kh i t o các tài kho n E-mail Các tài kho n E-mail này là các tài kho n n u là trong Doanh nghi p thì s do qu n tr m ng

c a Doanh nghi p đó kh i t o còn n u là công c ng (Ví d : Gmail , Yahoo mail…) s

do ng i dung t đ ng ký kh i t o trên các d ch v tr c tuy n

M t tài kho n e-mail có d ng nh sau: tennguoidung@tenmien cài đ t m t tài kho n trong Microsoft Outlook ng i dùng c n làm nh ng

b c nh sau:

- Sau khi đ ng nh p vào giao di n chính c a ph n m m, ng i dùng l a

ch n ch c n ng Tool å Acount setting… nh hình d i

Hình 2 : Truy c p vào ch c n ng cài đ t tài kho n E-mail

- Sau khi l a ch n b ng Account setting xu t hi n:

- Trong b ng “Account setting” l a ch n “New ” đ cài đ t tài kho n

- Sau khi nh n vào “New” b ng cài đ t tài kho n E-mail m i hi n th , ng i dùng c n khai báo đ y đ các khai báo vào b ng

- Sau khi đi n các thông tin khai báo, n u ng i dùng không l a ch n M c

“Manually configure server settings or additional server types” (C u

hình th công) thì h th ng s t đ ng dò tìm E-mail Tuy nhiên n u đ t

đ ng dò tìm s khó th c hi n n u E-mail không xác th c trên Internet Do

đó b c cài đ t ban đ u ng i dùng l a ch n vào c u hình th công, đ cài

đ t v i h th ng E-mail c a Doanh nghi p

- Sau kh ch n ch c n ng “c u hình th công”, ti p t c n “Next” đ chuy n

sang b ng cài đ t c u hình ti p theo

Ng i dùng đi n

đ y đ H và tên

i n thông tin

đ a ch E-mail

i n m t kh u hòm th

- Trong b ng trên ng i dùng đ m c đ nh giá tr là “Internet E-mail” vì đa

ph n máy ch E-mail c a các Doanh nghi p s d ng giao th c POP,IMAP đ giao ti p v i các E-mail client Sau đó n “Next” đ ti p

o T i m c “Server information”, thông tin v máy ch nh n, g i

mail c a T ng công ty:

̇ Account Type(Lo i tài kho n): đ m c đ nh là POP3

̇ Incoming mail server( a ch máy ch nh n mail): khai báo mail.songda.com.vn

̇ Outgoing mail server( a ch máy ch g i mail): khai báo

mail.songda.com.vn

o T i m c “Login Information” ng i dùng khai báo tên đ ng nh p hòm th và m t kh u hòm th :

̇ User name(tên đ ng nh p): đi n đ y đ E-mail

̇ Password(m t kh u): m t kh u đ ng nh p E-mail c a ng i dùng

o Sau khi đã đi n đ y đ các thông tin, đ i v i E-mail c a TCT c n thi t l p thêm m t s ch c n ng đ H th ng MS Outlook có th

giao ti p v i máy ch E-mail đ th c hi n vi c g i nh n th

th c hi n vi c này ng i dùng c n l a ch n m c “More setting”

- th c hi n các ch c n ng trên, sau khi hoàn thanh vi c xác th c tài kho n, ng i dung không thoát ra mà ti p t c chuy n sang tab Advanced trong h p tho i “Internet E-mail setting” đ c u hình

Máy ch g i mail

Xác th c tài kho n g i mail

- Vi c l a ch n ch c n ng l u th trên máy ch có nhi u ti n ích cho ng i dùng:

o N u ng i dùng có nhu c u dùng Webmail đ ki m tra th khi không dùng máy tính cá nhân đ ki m tra mail v i Microsoft outlook Ho c ng i dùng có nhu c u ki m tra e-mail v i máy tính

cá nhân t i n i làm vi c và t i gia đình

o Tuy nhiên d ng l ng hòm th cá nhân c a m i ng i dùng là có

gi i h n, nên vi c thi t l p m t kho ng th i gian nh t đ nh đ các mail này t xóa giúp cho các hòm th không b đ y, nh h ng đ n

e-vi c g i nh n E-mail

o Khi đã đ t các ch c n ng trên Microsoft outlook chính là công c giúp ng i dùng qu n lý, l u tr e-mail m t cách d dàng nahnh chóng nh t,

- Sau khi đã hoàn thành các b c cài đ t và c u hình ng i dùng có th l a

ch n OK đ hoàn t t các vi c cài đ t

m c đ nh các giá tr n u không

L a ch n th i gian t đ ng xóa

th

- Sauk hi cài đ t trên b ng “Account setting”, ng i dùng s th y E-mail v a

đ c cài đ t n m trong b ng c u hình, lúc này ng i dùng có th đóng

H p tho i đ b t đ u s d ng E-mail

III Cách th c s d ng:

1 Tìm hi u v các ch c n ng:

- Trong Microsoft Outlook c b n đ c chia làm 04 ph n:

o A: Thanh công c c b n c a Microsoft Office

o B: Thanh công c ch c n ng c a Microsoft Outlook

o C: Danh m c các th đi n t

o D: Hi n th n i dung chi ti t c a m t b c th

a Trên thanh công c c b n bao g m có n i dung nh sau:

o File: Kh i t o m t n i dung th m i, truy c p đ n các tác v , xu t,

nh p d li u, in n(Print), đ nh d ng, c n ch nh kh gi y …

o Edit: các công c c b n c a Office, nh sao chép (copy/cut), dán

n i dung sao chép(paste), khôi ph c (Undo) các tác v v a th c

hi n, đánh dâu(mask), di chuy n/sao chép th m c…

o View: Cho phép s p x p cách trình bày các n i dung th , s p x p các c t ch c n ng, v trí hi n th trong Microsoft Outlook…

o Go: truy c p nhanh đ n các tác v , danh m c th (Mail), l ch bi u

(Calendar), đánh d u vi c (Task), ghi chú (Notes)…

o Tools: nh n e-mail t các tài kho n đã cài đ t, ho c nh n toàn b

cùng lúc, c u hình ch c n ng cho Outlook, cài đ t các tài kho n, thi t l p các lu t (Rule)…

o Actions: th c hi n nhanh m t s tác v , đáh d u th , ph n h i th ,

l c th rác, so n th o th m i (New Mail Message )…

o Ti p t c trên thanh công c c b n ng i dùng có các ch c n ng t t cho phép t o các tác v m i nh th đi n th , đánh d u công vi c, ghi chú…, in n, ph n h i th , nh n th t các tài kho n E-mail…

o

2 G i và nh n th trong Microsoft Outlook

t o m t b c th m i, ng i dùng có th s d ng phím t t là Ctrl + N ho c

s d ng phím t t trên thanh công c c b n “New” sau đó l a ch n m c là

“Mail Message” Sau khi đã th c hi n tác v , h p tho i so n th o E-mail m i

xu t hi n, ng i dùng b t đ u ti n hành các b c so n th o E-mail

- Trong h p tho i so n th o E-mail m i bao g m các ch c n ng nh sau:

o To: đ a ch ng i nh n mail tr c ti p x lý, ti p nh n công vi c

Khung so n th o

n i dung th

Ô đi n đ a ch mail c a ng i

nh n

o CC: đ a ch ng i nh n mail gián ti p (m c đích báo cáo, thông báo

n i dung

o Subject: tiêu đ c a b c th

o Trên thanh công c c a h p tho i so n th o th m i c ng có các

ch ng n ng nh Microsoft word cho phép đ nh d ng v n b n, phông ch , chèn các ký t đ c bi t…

o Trong tr ng h p n i dung b c th c n g i m t file đính kèm,

ng i dùng có th ch n ch c n ng “Attach File” đ đ a m t ho c nhi u file đính kèm đi cùng b c th L u ý: th ng các máy ch

“Account” đ l a ch n, tài kho n E-mail có th dùng đ g i th

Tr ng h p ng i dùng có m t tài kho n E-mail thì khi ng i dùng

g i th thì tài kho n đó s m c đ nh là tài kho n th c hi n vi c g i mail

b L u tr c các E-mail đ n và đi:

Trong ph n các tác v chính c a Microsoft Outlook ng i dùng s th y m t tab là Mail, t i đây hi n th các Folder mail, các danh m c mail…

o i v i các E-mail đ n s đ c l u t đ ng vào m c “Inbox”

o Các E-mail g i đi s đ c l u vào m c “Sent Items”

o S l ng E-mail g i đ n s đ c hi n th trong b ng đóng (1) màu

xanh c nh Inbox

o Các th g i đ n nh ng ch a đ c đ c s hi n th trong m c

“Unread Mail”

o Ngoài ra ng i dùng có th t o ra các rule, đ v i m i đ a ch mail s đ c t đ ng chuy n đ n m t th u m c t ng ng, thu n

e-ti n cho vi c tìm ki m, tra c u và qu n lý E-mail m t cách nhanh trong d dàng (C th s đ c h ng d n trong ph n sau)

L ch bi u

Qu n lý danh sách Liên h

Qu n lý các n i dung nh c vi c

cá nhân

Khi ng i dùng l a ch n vào các tác v trong c t ch c n ng c a Microsoft thì trong c t bên ph i th hi n danh m c th g i đi, đ n đ c qu n lý th i gian theo ngày, tu n

d Hi n th chi ti t m t n i dung th :

Khi ng i dùng l a ch n m t b c th , n i dung b c th s đ c th hi n chi

ti t t i c t ngoài cùng bên ph i

3 Thi t l p lu t (Rule) đ t đ ng chu n th đ n m t th m c xác đ nh:

Khi đã dùng E-mail ng i dùng s nh n đ c nhi u th đi n t t nhi u ng i dùng khác nhau g i đ n, s l ng E-mail s t ng d n lên theo th i gian N u chúng ta luôn đ m c đ nh E-mail g i đ n trong th m c Inbox thì

vi c tìm ki m th s r t m t th i gian n u khi s l ng E-mail t ng lên hàng

tr m hàng nghìn b c th , ch a k th i gian tính theo hàng n m… Do đó vi c

t o ra các lu t(Rule) cho phép l c th g i đ n và t đ ng chuy n v các th

m c đã đ c đ nh danh s n s giúp vi c qu n lý và tìm ki m E-mail tr nên d dàng h n

th c hi n đ c công vi c này, đâu tiên ng i dùng c n t o ra các

th m c đ nh danh, có th là tên riêng, tên công ty… t ng ng v i m t mail c a đ ng nghi p, đ i tác, khách hàng

Ng i dùng s d ng c t công c ch c n ng c a Microsoft Outlook Trong m c “Mail Folder”, nh n chu t ph i vào m c “Personal Folder”,ch n

“New Folder” và đ t tên cho th m c này, ví d đây tôi có m t đ i tác là Công ty A (Th t các th m c s đ c s p x p theo b ng ch cái)

Sau khi đi n đ y đ thông tin ng i dùng s th y Th m c v a t o xu t hi n trong ph n Mail Folder

m c đã t n t i.

Vi c ti p theo là t o các lu t đ qu n lý E-mail Ng i vào thanh công c c

b n ch n “Tools” ti p theo ch n “Rules and Alerts ”

H p tho i “Rules and Alerts” xu t hi n

Ch n “New rule” đ t o m t lu t m i, h p tho i “Rule wizard xu t hi n

Danh m c các rule đ c thi t

Trong b c 2, ng i dùng nh n ch n vào dòng ch “people or distribution list” đ đ a

vào đ a ch e-mail c a đ ng nghi p, khách hàng, đ i tác đ t o lu t B ng Rule Adress

Sauk hi t o xong lu t, ng i dùng s quay tr l i b ng “Rule and Alert” s th y rule m i

đã đ c c p nh p Sau khi t o xong lu t này, b t c n i dung th nào chuy n t e-mail congtya@tenmien.com s đ c chuy n t đ ng đ n th m c Công ty A

4 Thi t l p ch ký đi n t (Signature):

Trong e-mail vi c dùng ch ký đi n t nh m cho ng i nh n th bi t

đ c các thông tin liên quan đ n ng i g i th nh H tên đ y đ , ch c danh,

s đi n tho i, công ty… các n i dung do ng i g i đ a vào Ch ký đi n t s

đ c t đ ng thêm vào cu i m i b c th khi ng i g i t o th m i ho c ph n

h i th

thi t l p và c u hình ch ký đi n t ng i dùng c n th c hi n nh sau:

Trên thanh công c c b n, ng i dùng vào “Tools” ch n “Options”

H p tho i “Options” xu t hi n, ch n tab “Mail Format” và l a ch n m c

“Signatures” đ ti n hành t o ch ký

M t m u ch ký

đi n t

Trong h p tho i “Signatures and Stationery” ng i dùng ti n hành t o m u

v i ch ký

Sau khi đã t o ra m u ch ký cá nhân, khi ng i dùng g i th , ho c ph n h i

th , ch ký s đ c t đ ng chèn vào cu i trang n i dung c a m i b c th Ng i dùng có th t o m t ho c nhi u đ nh d ng ch ký t ng ng v i m i tài kho n E-mail mà h có