Sự tồn tại và phát triển của mỗi con người luôn gắn liền với sự tồn tại và phát triển của cộng đồng xã hội nhất định. Không ai có thể sống, hoạt động ngoài gia đình, bạn bè, địa phương, tập thể, dân tộc, tức là ngoài xã hội. Trong quá trình sống và hoạt động giữa chúng ta với người khác luôn tồn tại nhiều mối quan hệ. Đó có thể là quan hệ dòng họ, huyết thống như cha mẹ con cái, ông bà – cháu chắt, anh em, họ hàng. Quan hệ hành chính – công việc như thủ trưởng – nhân viên, nhân viên – nhân viên. Quan hệ tâm lý như bạn bè, thiện cảm, ác cảm … Trong các mối quan hệ đó thì chỉ một số ít là có sẵn ngay khi chúng ta chào đời, còn đa số các quan hệ khác chủ yếu được hình thành, phát triển trong quá trình chúng ta sống và hoạt động trong cộng đồng xã hội, thông qua các hình thức giao tiếp, gặp gỡ, liên lạc đa dạng với người khác mà chúng ta thường gọi là “giao tiếp”.B.Giải quyết vấn đề.I.Lý luận chung về giao tiếp.1.Khái niệm.Giao tiếp là một trong những nhu cầu quan trọng của con người. •Giao tiếp là sự tiếp xúc giữa người với người, thông qua đó mà con người trao đổi với nhau về thông tin, cảm xúc,tìm hiểu lẫn nhau, tác động qua lại với nhau. •Để thực hiện giao tiếp, con người sử dụng ngôn ngữ ( lời nói, chữ viết), các dấu hiệu phi ngôn ngữ (nét mặt, cử chỉ, trang phục…) nhằm tạo dựng các mối quan hệ trong đời sống, kinh doanh, quản trị…2.Chức năng của giao tiếp. 3.Mục đích của giao tiếp.•Để truyền đạt các mệnh lệnh, chỉ thị...•Để tìm hiểu, tiếp nhận các thông tin, từ đó đề ra những quyết định chính xác và kịp thời trong hoạt động, điều hành.•Nhằm mục đích trao đổi tâm tư, tình cảm, ý nghĩ với nhau.
Trang 1Note 1: Phụ Lục
Note 1: Phụ Lục 1
Note 2: Danh sách thành viên nhóm A10_Lớp KH12 Nhân Sự 01 2
A Đặt vấn đề 3
B.Giải quyết vấn đề 3
I Lý luận chung về giao tiếp 3
1.Khái niệm 3
2.Chức năng của giao tiếp 3
3.Mục đích của giao tiếp 3
4.Tính chất của giao tiếp 4
5.Các mô hình giao tiếp 4
II.Vai trò của giao tiếp 4
1.Vai trò của giao tiếp nói chung 4
a.Đối với xã hội 4
b.Đối với cá nhân 5
2.Vai trò của giao tiếp trong tổ chức nói riêng 7
III.Các hoạt động giao tiếp ( Nghe, nói, đọc, viết ) 11
1.Nghe 12
2.Đọc 14
3.Viết 15
4.Nói 16
C.Kết thúc vấn đề và liên hệ thực tế 20
I.Thực tế hiện trạng giao tiếp trong các tổ chức, đặc biệt là các tổ chức hành chính hiện nay 20
II.Giải pháp nâng cao chất lượng, hiệu quả giao tiếp nơi công sở 21
II.Kết luận 23
D.Tài liệu tham khảo 24
Trang 2Note 2: Danh sách thành viên nhóm A10_Lớp KH12
5.Lê Thị Hoài Thu;
6.Lê Phương Thảo;
Trang 3A.Đặt vấn đề.
Sự tồn tại và phát triển của mỗi con người luôn gắn liền với sự tồn tại vàphát triển của cộng đồng xã hội nhất định Không ai có thể sống, hoạt độngngoài gia đình, bạn bè, địa phương, tập thể, dân tộc, tức là ngoài xã hội.Trong quá trình sống và hoạt động giữa chúng ta với người khác luôn tồn tạinhiều mối quan hệ Đó có thể là quan hệ dòng họ, huyết thống như cha mẹ -con cái, ông bà – cháu chắt, anh em, họ hàng Quan hệ hành chính – côngviệc như thủ trưởng – nhân viên, nhân viên – nhân viên Quan hệ tâm lý nhưbạn bè, thiện cảm, ác cảm … Trong các mối quan hệ đó thì chỉ một số ít là
có sẵn ngay khi chúng ta chào đời, còn đa số các quan hệ khác chủ yếu đượchình thành, phát triển trong quá trình chúng ta sống và hoạt động trong cộngđồng xã hội, thông qua các hình thức giao tiếp, gặp gỡ, liên lạc đa dạng vớingười khác mà chúng ta thường gọi là “giao tiếp”
B.Giải quyết vấn đề.
I Lý luận chung về giao tiếp.
1.Khái niệm.
Giao tiếp là một trong những nhu cầu quan trọng của con người
Giao tiếp là sự tiếp xúc giữa người với người, thông qua đó mà conngười trao đổi với nhau về thông tin, cảm xúc,tìm hiểu lẫn nhau, tác độngqua lại với nhau
Để thực hiện giao tiếp, con người sử dụng ngôn ngữ ( lời nói, chữviết), các dấu hiệu phi ngôn ngữ (nét mặt, cử chỉ, trang phục…) nhằm tạodựng các mối quan hệ trong đời sống, kinh doanh, quản trị…
2.Chức năng của giao tiếp.
3.Mục đích của giao tiếp.
Để truyền đạt các mệnh lệnh, chỉ thị
Để tìm hiểu, tiếp nhận các thông tin, từ đó đề ra những quyết địnhchính xác và kịp thời trong hoạt động, điều hành
1 Thu nhận- trao đổi thông tin;
2 Giao lưu tình cảm, tư tưởng, văn hóa
Trang 4 Nhằm mục đích trao đổi tâm tư, tình cảm, ý nghĩ với nhau.
4.Tính chất của giao tiếp.
5.Các mô hình giao tiếp.
Mô hình giao tiếp Wiener
Theo quan điểm của Wiener thì giao tiếp là một quá trình hai chiều Môhình giao tiếp của Wiener
Điều chỉnh
Bộ phát Thông điệp Bộ thu
Phản hồi
Mô hình giao tiếp của Birdwhistell
Giao tiếp là một quá trình đa kênh, sử dụng tổng hợp các phương tiện vàgiác quan để làm cho các bên đối thoại hiểu nhau tối đa Các kênh đó là :Thính giác, thị giác, khứu giác, vị giác, xúc giác
II.Vai trò của giao tiếp.
1.Vai trò của giao tiếp nói chung.
a.Đối với xã hội.
Giao tiếp là điều kiện của sự tồn tại và phát triển xã hội Xã hội là tậphợp những mối quan hệ giữa người và người với nhau
Được nảy sinh, hình thành trong xã hội và sử dụng các phương tiện
do con người làm ra, được truyền từ thế hệ này sang thế hệ khác.
Tính cá nhân
Thể hiện ở nội dung, phạm vi nhu cầu, phong cách, kỹ năng giao tiếp của mỗi người.
Tính xã hội.
Trang 5 Trong xã hội loài người hoạt động giao tiếp lại càng không thể thiếunhằm trao đổi thông tin, nhận thức, tư tưởng tình cảm để bày tỏ mối quan hệ,cách ứng xử, giữa các thành viên của xã hội loài người với nhau và với thếgiới xung quanh Giao tiếp là 1 hoạt động đặc thù của con người Khi xã hộingày càng phát triển thì mối quan hệ giữ người và người thông qua giao tiếpngày càng phong phú đa dạng Chính vì sự phong phú đa dạng của hoạtđộng giao tiếp mà hiệu quả giao tiếp có thể mang đến sự thành công chongười này cũng như có thể làm cho người khác phải thất bại Chính vì vậy,giao tiếp có vai trò hết sức lớn lao đối với đời sống con người.
Ví dụ: Khi một con người sinh ra được chó sói nuôi, thì người đó sẽ có
nhiều lông, không đi thẳng mà đi bằng 4 chân, ăn thịt sống, sẽ sợ người,sống ở trong hang và có những hành động, cách cư xử giống như tập tínhcủa chó sói
b.Đối với cá nhân.
Giao tiếp là nhu cầu sớm nhất của con người từ khi tồn tại đến khi mất đi.
Từ khi con người mới sinh ra đã có nhu cầu giao tiếp, nhằm thỏa mãnnhững nhu cầu của bản thân
Ở đâu có sự tồn tại của con người thì ở đó có sự giao tiếp giữa conngười với con người, giao tiếp là cơ chế bên trong của sự tồn tại và pháttriển con người
Để tham gia vào các quan hệ xã hội, giao tiếp với người khác thì conngười phải có một cái tên, và phải có phương tiện để giao tiếp
Lớn lên con người phải có nghề nghiệp, mà nghề nghiệp do xã hộisinh ra và quy định Việc đào tạo, chuẩn bị tri thức cho nghề nghiệp phảituân theo một quy định cụ thể, khoa học… không học tập tiếp xúc với mọingười thì sẽ không có nghề nghiệp theo đúng nghĩa của nó, hơn nữa muốnhành nghề phải có nghệ thuật giao tiếp với mọi người thì mới thành đạttrong cuộc sống
Trong quá trình lao động con người không thể tránh được các mốiquan hệ với nhau Đó là một phương tiện quan trọng để giao tiếp và một đặctrưng quan trọng của con người là tiếng nói và ngôn ngữ
Giao tiếp giúp con người truyền đạt kinh nghiệm, thuyết phục, kíchthích đối tượng giao tiếp hoạt động, giải quyết các vấn đề trong học tập, sảnxuất kinh doanh, thỏa mãn những nhu cầu hứng thú, cảm xúc tạo ra
Qua giao tiếp giúp con người hiểu biết lẫn nhau, liên hệ với nhau vàlàm việc cùng nhau
Trang 6 Ví dụ : Từ khi một đứa trẻ vừa mới sinh ra đã có nhu cầu giao tiếp với
ba mẹ và mọi người để được thỏa mãn nhu cầu an toàn, bảo vệ, chăm sóc vàđược vui chơi,…
Thông qua giao tiếp con người gia nhập vào các mối quan hệ xã hội, lĩnh hội nền văn hóa xã hội, đạo đức, chuẩn mực xã hội.
Trong quá trình giao tiếp thì cá nhân điều chỉnh, điều khiển hành vicủa mình cho phù hợp với các chuẩn mực xã hội, quan hệ xã hội, phát huynhững mặt tích cực và hạn chế những mặt tiêu cực
Cùng với hoạt động giao tiếp con người tiếp thu nền văn hóa, xã hội,lịch sử biến những kinh nghiệm đó thành vốn sống Kinh nghiệm của bảnthân hình thành và phát triển trong đời sống tâm lý Đồng thời góp phần vào
sự phát triển của xã hội
Nhiều nhà tâm lý học đã khẳng định, nếu không có sự giao tiếp giữacon người thì một đứa trẻ không thể phát triển tâm lý, nhân cách và ý thứctốt được
Nếu con người trong xã hội mà không giao tiếp với nhau thì sẽ không
có một xã hội tiến bộ, con người tiến bộ
Nếu cá nhân không giao tiếp với xã hội thì cá nhân đó sẽ không biếtphải làm những gì để cho phù hợp với chuẩn mực xã hội, cá nhân đó sẽ rơivào tình trạng cô đơn, cô lập về tinh thần và đời sống sẽ gặp rất nhiều khókhăn
Trong khi giao tiếp với mọi người thì họ truyền đạt cho nhau những tưtưởng, tình cảm, thấu hiểu và có điều kiện tiếp thu được những tinh hoa vănhóa nhân loại, biết cách ứng xử như thế nào là phù hợp với chuẩn mực xãhội
Ví dụ: Khi gặp người lớn tuổi hơn mình thì phải chào hỏi, phải xưng
hô cho đúng mực, phải biết tôn trọng tất cả mọi người, dù họ là ai đi chăngnữa, phải luôn luôn thể hiện mình là người có văn hóa, đạo đức
Thông qua giao tiếp con người hình thành năng lực tự ý thức.
Trong quá trình giao tiếp, con người nhận thức đánh giá bản thânmình trên cơ sở nhận thức đánh giá người khác Theo cách này họ có xuhướng tìm kiếm ở người khác để xem ý kiến của mình có đúng không, thừanhận không Trên cơ sở đó họ có sự tự điều chỉnh, điều khiển hành vi củamình theo hướng tăng cường hoặc giảm bớt sự thích ứng lẫn nhau
Trang 7 Tự ý thức là điều kiện trở thành chủ thể hành động độc lập, chủ thể xãhội Thông qua giao tiếp thì cá nhân tự điều chỉnh, điều khiển hành vi theomục đích tự giác.
Thông qua giao tiếp thì cá nhân có khả năng tự giáo dục và tự hoànthiện mình.Cá nhân tự nhận thức về bản thân mình từ bên ngoài đến nội tâm,tâm hồn, những diễn biến tâm lý, giá trị tinh thần của bản thân, vị thế và cácquan hệ xã hội
Khi một cá nhân đã tự ý thức đươc thì khi ra xã hội họ thựờng nhìnnhận và so sánh mình với người khác xem họ hơn người khác ở điểm nào vàyếu hơn ở điểm nào, để nỗ lực và phấn đấu, phát huy những mặt tích cực vàhạn chế những mặt yếu kém
Nếu không giao tiếp cá nhân đó sẽ không biết những gì mình làm cóđược xã hội chấp nhận không, có đúng với những gì mà xã hội đangcần duy trì và phát huy hay không
Nếu con người khi sinh ra mà bị bỏ rơi, mà được động vật nuôi thìnhững cử chỉ và hành động của bản thân con người đó sẽ giống như cửchỉ và hành động của con vật mà đã nuôi bản thân con người đó
Ví dụ:
o Khi tham gia vào các hoạt động xã hội thì cá nhân nhận thức mìnhnên làm những gì và không nên làm những việc gì như: nên giúp đỡ nhữngngười gặp hoàn cảnh khó khăn, tham gia vào các hoạt động tình nguyện,không được tham gia các tệ nạn xã hội, chỉ đươc phép tuyên truyền mọingười về tác hại của chúng đối với bản thân, gia đình và xã hội
o Hoặc khi tham dự một đám tang thì mọi người ý thức được rằng phải
ăn mặc lịch sự, không nên cười đùa Bên cạnh đó phải tỏ lòng thương tiếtđối với người đã khuất và gia đình họ
2.Vai trò của giao tiếp trong tổ chức nói riêng.
Giao tiếp là các biểu hiện mang tính hướng ngoại và bề mặt khi conngười thể hiện các tiếp súc tương tác với các cá nhân khác trong cộng đồng
Giao tiếp trong tổ chức là một chủ đề thu hút được nhiều sự quan tâmcủa mọi người trong xã hội Có biết bao quyển sách dạy về ứng xử, giaothiệp xã hội, đắc nhân tâm, bí quyết thành công trong ứng xử….Tuy nhiên
để đạt được hiệu quả cao trong giao tiếp tổ chức không hề dễ dàng.Hiểu biếtnhững vấn đề chung trong tổ chức là cần thiết song chưa đủ mà bị chi phốibởi nhiều yếu tố khác nhau, đặc biệt là yếu tố chủ quan tiến hành từ cả haiphía giao tiếp Và quan trọng là chúng ta pải hiểu rõ được vai trò của giaotiếp trong tổ chức thì tiến hành giao tiếp mới mang lại hiệu quả cao đồngthời gian tiếp thực hiện được các mục tiêu của tổ chức Nếu giao tiếp mà
Trang 8dành được lợi ích cho cả hai bên cùng tham gia thì cả hai bên đều cảm thấytốt hơn, đều muốn cùng nhau làm việc, xây dựng các giải pháp tốt nhất đểgiải quyết vấn đề cùng quan tâm Trong tổ chức nói chung và trong các công
sở hành chính thì giao tiếp có các vai trò cơ bản sau:
Vai trò Định Hướng.
Đây là một vai trò rất quan trọng của giao tiếp trong tổ chức Trongmọi tổ chức, để thúc đẩy việc đạt được mục tiêu chung mà tổ chức hướng tớicần phải có sự hợp tác của tất cả các thành viên trong tổ chức đó Và sự hợptác đó chỉ có được thông qua hoạt động giao tiếp giữa các cá nhân trong tổchức và giữa tổ chức với môi trường bên ngoài Vì vậy, vai trò định hướng -giúp chia sẽ và truyền đạt cái đích cần hướng tới và cách thức để đạt đượcđiều đó, tránh trình trạng hướng tới các mục tiêu theo những cách khácnhau ở cấp độ này, có thể thấy giao tiếp có vai trò mang tính chiến lượctrong phát triễn của tổ chức
Trong tổ chức công sở, vai trò này được thể hiện thông qua các mặt sau:
Nhờ giao tiếp với cấp dưới thông qua hoạt động công việc hàng ngàyhoặc thông qua các cuộc họp, thảo luận hay gặp mặt của cơ trong cơ quan
mà cấp trên hiểu được tâm tư, nguyện vọng, tình cảm, ý chí, năng lực, thóiquen của họ; từ đó giúp cho việc lựa chọn, bố trí, sắp xếp, đề bạt, bổ nhiệm,phân công công việc phù hợp với từng người Nhờ đó mà sử dụng con ngườiđược tốt hơn, hướng tới việc đạt được hiệu quả hoạt động hành chính
Giao tiếp giữa các đồng nghiệp với nhau trong việc thực thi công vụgiúp cho hoạt động phối hợp, hợp tác trong thực thi chức năng, nhiệm vụđược giao Từ đó cùng nhau hướng tới mục tiêu chung của hoạt động hànhchính
Có thể nói vai trò định hướng trong giao tiếp đóng một vai trò quantrọng Không có giao tiếp, thâm chí khi giao tiếp không hiệu quả, không cómục tiêu, chủ đề thì các cá nhân, các nhóm sẽ tiếp cận vấn đề được đặt ra ởnhững góc độ khác nhau, hướng tới các mục tiêu khác nhau Điều này sẽ dẫntới nhiều nguy hại trong đó phải nói đến là việc chia rẽ, bất đồng và làm tổchức phải gánh chịu những thiệt hại không nhỏ trước khi bị tan rã hoặckhông hoàn thành chức năng , nhiệm vụ trong tổ chức công sở do tổ chứckhông truyền đạt đầy đủ và chính xác nội dung cần thực hiện
Trang 9Vai trò duy trì.
Mỗi tổ chức, đặc biệt là tổ chức hành chính nhà nước đều có những hệthống giá trị cần được duy trì và khuếch trương, giao tiếp là cơ chế giúp địnhhình và duy trì những giá trị đó
Mỗi tổ chức đều ẩn chứa trong mình những giá trị nhất định Trong tổchức công sở, hệ thống giá trị cốt lõi có thể là:
Lấy phục vụ nhân dân làm trọng tâm Uy tín là một trong những tàisản vô giá Sự tín nhiệm vào tổ chức là sức mạnh
Hoạt động hiệu quả nhưng không vụ lợi, mang tính phục vụ, đem lạinhững giá trị đích thực cho cuộc sống và xã hội
Yếu tố con người, mà cụ thể là cán bộ công chức có năng lực, kỹ năng
và phẩm chất đạo đức tốt
Công dân đến làm việc nơi cơ quan hành chính – công vụ, họ không giaotiếp với tổ chức chung chung mà là tiếp xúc, gặp gỡ với những cá nhân, conngười cụ thể Nhìn vào phong cách làm việc của từng cá nhân và tập thểnhân viên, có thể đánh giá được năng lực quản lý, phong cách lãnh đạo và
sự sâu sát trong chỉ đạo thực tiễn của lãnh đạo nơi đó đến đâu, văn hóa vàgiá trị của tổ chức đó Cách ăn nói, đi lại,tác phong làm việc nhanh nhẹn hay
lề mề, văn hóa trang phục và thái độ tiếp dân của cán bộ công chức - tất cảhình thành nên giá trị cốt lõi của công chức
Vai trò động viên, khuyến khích.
Giao tiếp trong quá trình hoạt động và thực thi không đơn thuần và duynhất liên quan đến các nhiệm vụ và cách giải quyết nhiệm vụ, nó liên quantới con người với tư cách là thực thể sống,có tâm tư, nỗi buồn, niềm vui, cóđiểm mạnh, điểm yếu, vì vậy, giao tiếp còn mang tính nhân bản, nhân văn,
hổ trợ việc hoàn thiện nhân cách của các cá nhân Thông qua giao tiếp, nhàquản lý hiểu rõ tâm tư, nguyện vọng, hoàn cảnh của nhân viên mà mìnhquản lý, từ đó có những chính sách hỗ trợ, chế độ sát sườn, thực tế đáp ứngđược các nhu cầu của nhân viện khuyến khích, động viên họ làm việc,nâng hiệu quả công việc
Một nhà quản lý giỏi luôn biết cách khen ngợi người lao.động mỗi khi
họ hoàn thành tốt nhiệm vụ hiện tại và điều đó sẽ là nguồn động viên lớn đốivới người lao động, khi họ làm sai, cần có sự nhắc nhở ngay lập tức để tránh
Trang 10những sai lầm tiếp theo Tránh trình trạng, nhân viên làm việc cả năm màkhông nhận được lời nhận xét trực tiếp từ nhà quản lý của mình.
Vai trò hợp nhất.
Trong những tổ chức nói chung và tổ chức công sở nói riêng, luôn cónhững con người cụ thể tham gia làm việc trong đó, họ mang trong mìnhnhững điểm khác biệt, khoảng cách nếu không có giao tiếp thì sự khác biệt,khoảng cách đó khó có thể xóa bỏ được Chính vì vậy, nhờ có giao tiếp, họhợp thành một chỉnh thể thống nhất, có chung môi trường làm việc, cóchung mục tiêu tổ chức giao tiếp giúp con người biết-hiểu-hành động vàcông tác
Cũng từ việc tổ chức các hoạt động mang tính trực tiếp như hội họp,thảo luận hay là các buổi hoạt động ngoại khóa như đi du lịch, thamquan biến các quan điểm cá nhân, lợi ích cá nhân thành lợi ích tập thể Kếtnối với nhau tạo lên sức mạnh tập thể và những điểm yếu được hỗ trợ, bùđắp để có thể ảnh hưởng tiêu cực ít nhất đến tổ chức
Vai trò đổi mới.
Giao tiếp là cơ chế trong đó các ý tưởng, sáng kiến được hình thành, chia
sẻ, thách thức và trải nghiệm
Giao tiếp nội bộ giữa cấp trên và cấp giới, giao tiếp giữa nhân viênvới nhau trong tổ chức nhằm trao đổi công việc, nhiệm vụ được giao Từ đótìm ra cái làm được, cái chưa làm được trong công việc đồng thời đề ra cácbiên pháp, sáng kiến để hoàn thành công việc tốt hơn Giao tiếp còn là sựtrãi nghiệm, thách thức đòi hỏi các cán bô, công chức phải tư duy,sáng tạotrong quá trình thực thi công vụ
Giao tiếp giữa các cơ quan nhà nước với công dân: tạo điều kiện chocông dân phát huy những sáng tạo, tham gia góp ý kiến, ý tưởng mỗi khitham gia vào hoạt động quản lý
Trong hoạt động của tổ chức, cần cho CB,CC nắm bắt được thông tin,nhiệm vụ hoạt động của tổ chức khi có sự thay đổi, cho họ biết được tổ chứcđang mong chờ những gì ở họ, để từ đó, họ cố gắng và không ngừng họchỏi,đưa ra những ý tưởng mới nhằm thực hiện công việc tốt hơn
Ví dụ : Khi tổ chức gặp khó khăn trong hoạt động, thay vì nhà quản lý,
lãnh đạo tự tìm cách giải quyết thì lấy vấn đề đó ra thảo luận thông qua mộtcuộc nói chuyện định kỳ trong tổ chức, khi đó mọi thành viên đều có thể đưa
ra ý kiến của mình, phát huy được sức mạnh tập thể, nhận được những ý
Trang 11kiến đổi mới mang tính sáng tạo trong việc giải quyết khó khăn của tổ chức
từ nhân viên
Tất cả đó là sự thể hiện vai trò của giao tiếp trong tổ chức nói chung vàtrong cơ quan hành chính nhà nước nói riêng Mỗi tổ chức đều có một mụctiêu nhất định, giao tiếp vừa là nội dung vừa là công cụ giúp tổ chức đạtđược mục tiêu đó
Nhận xét: Như vậy, nhằm nâng cao vai trò, hiểu quả của giao tiếp
trong tổ chức công sở, nhằm chú ý tới các điểm sau đây:
Một là, thay đổi nhận thức về giao tiếp công vụ, trong đó gốc rễ là nhận
thức về hành chính nhà nước – Cán bộ công chức cần ý thức về trách nhiệmthay đổi cách thức hoạt động để phục vụ dân chứ không phải là phục vụ bảnthân hay nền công vụ
Hai là, cải thiện giao tiếp công vụ phải được đặt trong tổng thể hệ thống
nổ lực để xây dựng văn hóa công sở, văn hóa quản lý tích cực
Ba là, chú trọng đúng mức giao tiếp nội bộ (để tăng hiểu quả thực thi),
giao tiếp liên tổ chức (để giải quyết các công việc phối hợp) và giao tiếp vớicông dân (để tăng mức độ lòng dân)
Bốn là, mở rộng bối cảnh giao tiếp, tăng khả năng thích ứng trong giao
tiếp đối với cán bộ, công chức, đòi hỏi cao hơn “ vai trò làm gương” của nhàquản lý
Năm là, tăng cường đối thoại, xây dựng văn hóa tranh luận, giảm độc
thoại, chỉ thị, giáo huấn một chiều, cũng như giảm thói “ im lặng và tuânthủ” trong giao tiếp của tổ chức
Sáu là, cải thiện chất lượng hệ thống thông tin quản lý, mở rộng và tăng
cường hiệu quả của các kênh giao tiếp trong tổ chức như tạp chí, bản tin, bảnthông báo, phòng tuyền thống và các hoạt động tập thể khác cần tranh thủứng dụng các thành tưu công nghệ trong giao tiếp nội bộ, tân dụng những ưuđiểm của văn hóa truyền thông hiện đại trong giao tiếp
Bảy là, giao tiếp một cách hiệu quả, theo tiêu chuẩn mà tổ chức và công
dân mong đợi không chỉ là sự lựa chọn, để rồi cá nhân “ tùy tâm” ,“ tùythích” thực hiện mà cần trở thành một thứ ràng buộc mà mọi vi phạm đều bịtrừng phạt trong khi tuân thủ hoặc được ghi nhận khi thực hiện và cải thiện
có nghĩa là có chế tài khi vi phạm
Ngoài ra cần tuân thủ các nguyên tắc khi giao tiếp nữa, khi đó giao tiếpmới phát huy hết được vai trò của mình trong tổ chức
Trang 12III.Các hoạt động giao tiếp ( Nghe, nói, đọc, viết ).
Trong giao tiếp giữa người với người, có 3 công cụ chủ yếu được sửdụng đó là: ngôn ngữ nói, ngôn ngữ biểu cảm ( ngôn ngữ hình thể ) và ngônngữ viết Tuy nhiên, theo giới hạn của đề tài, nhóm sẽ tập trung vào 2 công
cụ chính, đó là ngôn ngữ nói và ngôn ngữ viết với 4 hoạt động cơ bản sau:Nghe – nói – đọc – viết
1.Nghe.
Khái niệm: Nghe là gì?
Để hiểu rõ khái niệm, bạn hãy làm bài tập sau đây: Nhắm mắt lại 1phút Bạn nghe được gì? Những gì bạn nghe được là đó gọi là nghe thấy.Nghe thấy là quá trình sóng âm đập vào màng nhĩ và chuyển lên não Nghethấy là quá trình hoàn toàn tự nhiên từ khi bạn sinh ra đã như vậy rồi Lúcbạn ngủ thì quá trình đó vẫn xảy ra
Bây giờ bạn hãy làm bài tập thứ hai: Nhắm mắt lại và cố nghe xemngười ở phòng bên cạnh đang nói gì? Đây chính là quá trình lắng nghe Quátrình này nối tiếp ngay sau quá trình nghe thấy Nó biến đổi sóng âm thanhthành ngữ nghĩa Quá trình này cần sự tập trung và chú ý rất cao
Như vậy, nghe là quá trình tập trung chú ý để giải mã sóng âm thanhthành ngữ nghĩa
Vai trò của kĩ năng nghe.
Tầm quan trọng của việc nghe nói chung và lắng nghe nói riêng đượckhái quát trong câu: “ Nói là bạc, im lặng là vàng, lắng nghe là kim cương”.Đúng như vậy, lắng nghe là một trong những kỹ năng rất quan trọng tronggiao tiếp Trong giao tiếp người ta thường dùng 42% thời gian cho việcnghe, còn lại 58% thời gian cho việc nói, đọc và viết Lắng nghe có thể đemlại những lợi ích cơ bản sau:
Thực hiện tốt những gì được hướng dẫn và đưa ra lời khuyên mộtcách nhanh chóng, chính xác;
Lấy được ý kiến từ người khác;
Hiểu được nhu cầu, tình trạng của đối tượng giao tiếp;
Hiểu được khó khăn của đối tượng cần giúp đỡ