Báo cáo phân tích thiết kế hệ thống quản lý cán bộ ngành giáo dục

Sở giáo dục và Đào tạo chịu trách nhiệm trước UBND tỉnh việcthực hiện những công việc có liên quan đến công tác Tổ chức cảnbộTCCB sau đây: - Theo dõi và quản lý hồ sơ cán bộ; Bổ sung cá

Häc viÖn kü thuËt qu©n sù Khoa c«ng nghÖ th«ng tin

Bµi tËp lín

Phân tích thiết kế hệ thống thông tin

Do còn thiếu kinh nghiệm thực tế nên trong báo cáo Phân tích còn

có nhiều điều sai sót và thiếu thực tế nên em rất mong nhận được

sự đóng góp ý kiến của cô giáo để hệ thống được hoàn chỉnh hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

Phụ lục

Phụ lục

Phần 1 Khảo sát hệ thống.

1 Nhiệm vụ công tác của Sở GDĐT tỉnh Vĩnh Phúc.

2 Hệ thống quản lý nhân sự hiện thời của Sở.

3 Hạn chế của Hệ thống hiện thời.

1 Ký hiệu các đối tượng sử dụng mô hình tiến trình nghiệp

vụ

2 Mô hình tiến trình nghiệp vụ;

1 Lợi ích của việc ứng dụng CNTT vào quản lý Cán bộ.

2 Mô hình bài toán.

III Biểu đồ luồng dữ liệu.

3 Chỉnh sửa thông tin cán bộ.

4 Tra cứu thông tin cán bộ.

5 Thống kê, báo cáo lên trên.

V Kết luận.

Phần 3 Phân tích hệ thống về dữ liệu.

1 Khái quát về phân tích dữ liệu.

2 Công cụ phân tích dữ liệu.

3 Các bước phân tích dữ liệu.

II Mô hình thực thể liên kết mở rộng.

1 Các quy tắc chuyển đổi từ mô hình thực thể mở rộng

sang mô hình thực thể kinh điển trong bài toán

V Chuyển đổi từ mô hình hạn chế sang mô hình quan

1 Giao diện chính của chương trình.

đó Việc khảo sát hiện trạng hệ thống là nhằm:

 Tiếp cận với nghiệp vụ chuyên môn, môi trường hoạt động của hệ thống

 Tìm hiểu các chức năng, nhiệm vụ và cung cách hoạt động của hệ thống

 Chỉ ra các chỗ hợp lý của hệ thống cần được kế thừa và những chỗ bấthợp lý của hệ thống cần được nghiên cứu khắc phục

Các bước tiến hành nghiên cứu hiện trạng:

Để thu được những thống tin như trên, em đã thực hiện các bước nghiên cứunhư sau:

-Bước 1: Khảo sát và đánh giá hiện trạng hoạt động của hệ thống cũ Tìm hiểucác hoạt động của hệ thống hiện tại nhằm xác định những điểm mạnh và nhữngđiểm yếu kém của nó

-Bước 2: Đề xuất mục tiêu cho hệ thống mới Xác định phạm vi ứng dụng và ưunhược điểm của hệ thống dự kiến Xác định rõ lĩnh vực mà hệ thống mới sẽ làm,những thuận lợi và những khó khăn khi cải tiến hệ thống

-Bước 3: Vạch kế hoạch cho dự án cùng với dự trù tổng quát Xây dựng kếhoạch triển khai cho các giai đoạn tiếp theo Dự trù các nguồn tài nguyên (Tàichính, nhân sự, trang thiết bị…) để triển khai dự án

II Mô tả nghiệp vụ của hệ thống.

1 Nghiệp vụ công tác của sở GDĐT tỉnh Vĩnh Phúc.

Sở giáo dục và Đào tạo chịu trách nhiệm trước UBND tỉnh việcthực hiện những công việc (có liên quan đến công tác Tổ chức cảnbộ(TCCB) ) sau đây:

- Theo dõi và quản lý hồ sơ cán bộ; Bổ sung các thông tinthay đổi của cán bộ: Các biến động trong quá trình công tác nhưnâng lương, chuyển ngạch, nâng ngạch, đề bạt, khen thưởng, kỷluật, phong học hàm, học vị, chuyển nơi công

tác, các thông tin về đào tạo và các thông tin cá nhân khác

- Theo dõi quản lý biên chế, chế độ lương của cán bộ, thựchiện nâng lương, nâng ngạch, chuyển ngạch hàng năm cho cán

bộ Thống kê về tình hình lương của tất cả các cơ sở trực thuộc.Lập báo cáo theo yêu cầu của các Sở,

Ngành liên quan về vấn đề lương và quĩ lương hàng năm Dự toánquĩ lương

năm tiếp theo.

- Phân tích và báo cáo tình hình nhân sự bằng việc sử dụngcác biểu mẫu về

chất lượng cán bộ hiện tại, tình hình cán bộ trong một thời điểmnhất định trong tương lai theo những tiêu chuẩn của nhà nước banhành để nghiên cứu chiến lược lâu dài, kế hoạch dài hạn trongphạm vi toàn Ngành cũng như trong phạm vi hẹp của một cơ sở vềcông tác cán bộ

- Tìm kiếm nhân sự theo một số tiêu chí cho các cấp yêu cầunhư thẩm tra lý lịch cán bộ, thẩm tra vì khiếu tố, tìm các bộ cónăng lực phù hợp cho các vị trí công việc, hay đưa đi đào tạo, nắm

số lượng cán bộ trong một lĩnh vực chuyên môn bất kỳ v.v

- Xây dựng các tiêu chuẩn định mức và chế độ chính sáchcho giáo viên các

cấp học; Xây dựng đội ngũ giáo viên, quản lý thống nhất việc đàotạo, bồi dưỡng sử dụng đội ngũ giáo viên các cấp học theo mụctiêu chương trình nội dung đào tạo

- Nghiên cứu các đề án trình UBND Tỉnh ban hành về chế độđãi ngộ, chính sách ưu đãi thu hút, khuyến khích học lên cao chogiáo viên và cán bộ quản

lý giáo dục

- Thực hiện các công việc nghiệp vụ khác về chế độ chínhsách như chế độ

hưu, chế độ bảo hiểm xã hội, thôi việc một lần v.v

- Giải quyết cho cán bộ đi đào tạo, bồi dưỡng ngắn hạn, dàihạn trong nước và ngoài nước, đi thăm thân nhân, đi vì lý do cánhân v.v

- Giải quyết đơn thư khiếu nại tố cáo, thanh tra, xét khenthưởng kỷ luật, bổ

nhiệm cán bộ v.v

- Thống kê, tổng hợp tình hình thực hiện các chế độ chínhsách theo qui định của nhà nước và của Ngành Cung cấp thông tin

để tra cứu và báo cáo theo

yêu cầu của các cấp lãnh đạo

Với chức năng nhiệm vụ quản lý của Ngành như vậy, việc lập cơ sở

dữ liệu về công chức của ngành GD & ĐT là hết sức cần thiết đểgiúp cho công tác quản lý của ngành đạt hiệu quả cao

2 Hệ thống quản lý nhân sự hiện thời của sở

Sau một thời gian tìm hiểu về hiện trạng công tác tổ chức cán

bộ hiện thời cho

hồ sơ công chức

- Tình trạng thông tin, số liệu thiếu chính xác, không đầy đủ Một trong những nguyên nhân của tình trạng trên là việc không cập nhật thông tin cá nhân thường xuyên và đặc biệt là tầm nhìn dường như họ cảm thấy không có ảnh hưởng gì đến công việc hiện tại, bởi thế người ta không cảm thấy sự cần thiết của việc quản lý

hồ sơ và bổ sung thông tin

3 Quy tắc quản lý.

Tóm tắt ở một số điểm chính cần chú ý sau :

1 Mọi hồ sơ khi được tiếp nhận đều phải hợp lệ với đầy đủ các thông tin yêu cầu

2 Việc cập nhật thông tin phải kịp thời và chính xác mỗi khi có sự thay đổi

3 Các yêu cầu , đề nghị cần đươc chuyên đến đúng bộ phận phụ trách và đều phải được giải quyết một cách hợp lý

4 Công việc kiểm tra , thông kê báo cáo cần phải đươc tiến hành thương xuyên để đảm bảo độ linh hoạt của hệ thống …

Sau đây là một số mẫu biểu đang được sử dụng:

HỒ SƠ CÁ NHÂN

Họ tên thường dùng:……… (Nam, Nữ)

Họ tên khai sinh:……….…

Bí danh:……… Tên khác:………

Sinh ngày:…………tháng………….năm………

Nơi sinh:………

Nguyên quán (Quê quán):………

Trú quán:………

Nơi ở hiện nay của gia đình:………

Dân tộc:……… Tôn giáo………

Thành phần gia đình:………

Thành phần bản thân:………

Ngày và nơi tham gia cách mạng:………

Ảnh

3*4

Ngày và cơ quan tuyển dụng:……….

Ngày và nơi kết nạp vào Đảng cộng sản Việt Nam:………

Nay và nơi tuyên bố chính thức:………

Họ tên, chức vụ, đơn vị của người giới thiệu vào Đảng:………

1………

2………

Nay và nơi và Đoàn TNCSHCM:………

Trình độ học vấn: - Văn hóa phổ thông:………

- Học hàm, học vị cao nhất:………

- Lý luận, chính trị (sơ, trung, cao cấp)………

- Chuyên môn kỹ thuật nghiệp vụ (sơ, trung, cao cấp)………

- Ngoại ngữ (trình độ, tháng năm)………

Các danh hiệu được phong (tháng, năm) ………

Đã đi học tập, công tác ở nước ngoài nào? thời gian? Lý do?………

Chiến trường đã qua (thời gian) chiến đấu, phục vụ chiến đấu (đối tượng, cương vị, đơn vị)………

Sức khoẻ loại:………Bệnh chính (mức độ)………

Thương tật, lý do (thời gian bị thương, vết thương, nơi bị thương, thời gian giám định, loại, tỷ lệ)………

Họ tên, địa chỉ của những người khi cần báo tin: ………

1………

2………

 Quyết định chuyển công tác

BỘ GIÁO DỤC ĐÀO TẠO CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

SỞ GDĐT VĨNH PHÚC Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Số: /QĐĐ - EĐ Vĩnh Phúc, ngày tháng năm

QUYẾT ĐỊNH CHUYỂN CÔNG TÁC

SỞ GD ĐT TỈNH VĨNH PHÚC

- Căn cứ vào luật …

- Căn cứ nhu cầu biên chế, phẩm chất đạo đức cách mạng và năng lực của cán bộ; - Căn cứ uỷ quyền của Bộ trưởng Bộ GDĐT QUYẾT ĐỊNH … Ngày tháng năm Trưởng Phòng nhân sự Giám đốc sở (Ký tên) (đã ký)  Quyết định khen thưởng BỘ GD&ĐT CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM SỞ GD&ĐT VĨNH PHÚC Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Số: /QĐ - KT Vĩnh Phúc, ngày tháng năm QUYẾT ĐỊNH KHEN THƯỞNG GIÁM ĐỐC SỞ GD&ĐT - Căn cứ………

………

………

………

- Nhận thấy: ………

………

………

QUYẾT ĐỊNH Ngày tháng năm Giám đốc sở GD&ĐT (Đã ký)  Quyết định kỷ luật BỘ GD&ĐT CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM SỞ GD&ĐT VĨNH PHÚC Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Số: /QĐ - KL Vĩnh Phúc, ngày tháng năm QUYẾT ĐỊNH KỶ LUẬT QUYẾT ĐỊNH CỦA GIÁM ĐỐC SỞ GD&ĐT Về việc thi hành kỷ luật cán bộ GIÁM ĐỐC SỞ GD&ĐT - Căn cứ………

………

………

………

- Nhận thấy: ………

………

………

………

QUYẾT ĐỊNH

Ngày tháng năm Giám đốc sở GD&ĐT

 Quyết định gửi đào tạo trong nước, ngoài nước.

BỘ GD&ĐT

SỞ GD&ĐT VĨNH PHÚC

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúcSỐ: Vĩnh Phúc, ngày tháng năm

QUYẾT ĐỊNH GỬI CÁN BỘ ĐI HỌC

 Quá trình khen thưởng , kỷ luât

Dương Quang Minh Tú Tin học 39 _13

QUÁ TRÌNH CÔNG TÁC

Mã cán bộ ………

Họ tên ……… Chức vụ ………

4 Hạn chế của hệ thống hiện thời

Với tình trạng như đã phản ánh ở trên, để có được những thôngtin trên diện rộng thì việc lấy thông tin từ hồ sơ lưu trữ là chuyệnbất khả thi Nghiên cứu cải tiến cơ cấu tổ chức, hoạch định chínhsách trên là việc khó khăn vất vả Trong tình hình như vậy, việc ápdụng công nghệ thông tin vào công tác tổ chức cán bộ nói chung

và công tác quản lý cán bộ nói riêng là việc làm hết sức cấp thiết

để thực hiện tốt chiến lược cán bộ của Đảng và Nhà nước ta

III Mô hình tiến trình hệ thống.

1.Ký hiệu các đối tượng sử dụng tiến trình nghiệp vụ.

Dùng ký hiệu hình chữ nhật để miêu tả một bộ phận của hệ thống, tên bộphận cấu thành hệ thống ghi bên trong Ví dụ bộ phận giáo viên

Dùng mũi tên chỉ thông tin chuyển đến theo chiều mũi tên

Sơ đồ trên có nghĩa là “Cán bộ” nhận được các quyết định của cấp trên từ

bộ phận tài chính

2.Mô hình tiến trình nghiệp vụ.

Cán bộ Thực thi QĐ Bộ phận tài chính

Cán bộ

IV Mô tả chức năng hệ thống mới.

1 Lợi ích của việc ứng dụng công nghệ thông tin vào

công tác quản lý nhân sự.

Trong giai đoạn hiện nay việc áp dụng công nghệ thông tin

trong công tác quảnlý nhà nước là rất cần thiết Khi có các thông

tin gốc chính xác và có quá trình cậpnhật thông tin liên tục, nhiều

công việc, nhất là những công việc sự vụ, có thể hoàn thành nhanh

chóng với hiệu quả cao với sự trợ giúp của các phần mềm quản lý (

hệ quản trị cơ sở dữ liệu ) Việc đưa ra kỹ nghệ tin học ( dùng phần

mềm quản lý ) vào công tác tổ chức cán bộ nói chung và công tác

quản lý nhân sự nói riêng mang lại nhiều lợi nhuận căn bản, cụ thể

là:

- Chương trình quản lý sẽ cung cấp đầy đủ những thông tin

chi tiết về một hay nhiều nhân sự, đảm bảo nhanh, đầy đủ chính

xác tại thời điểm thông tin được khai thác Loại thông tin này được

sử dụng nhiều nhất khi cần bố trí lại cơ cấu cán bộ, tìm các cán bộ

cho các vị trí mới nếu không tuyển mới Đề bạt cán bộ, tìm cán bộ

đủ tiêu chuẩn để cử đi đào tạo trong nước và nước ngoài Thẩm tra

lý lịch hồ sơ khi có nghi vấn hoặc giải quyết khiếu nại tố cạo vàgiải đáp các thắc mắc về nhân sự nói chung.

- Cung cấp nhưng thông tin tổng hợp về công chức, về cơ cấu

tổ chức của Sở, trường, và các phòng ban v.v Các thông tin dạngnày chủ yếu dùng cho việc

báo cáo hàng năm, dùng để tham khảo khi cần hoạch định nhưngchính sách lớn Chẳng hạn như vấn đề biên chế, tiền lương, kếhoạch toàn Ngành, biên chế từng trường, tổ bộ môn, phòng ban.Vấn đề theo dõi nắm chất lượng cán bộ v.v

- Cung cấp những thông tin dự báo về diễn biến tình hình cán

bộ Chẳng hạn như thông tin về số lượng cán bộ nghĩ hưu, đến tuổinghỉ quản lý Dự báo các thông số sẽ tăng lên hay giảm đi trongtương lai Những thông tin này có được chỉ sau vài phút với hệquản trị dữ liệu phân tán và với những yêu cầu phức tạp

Việc ứng dụng tin học vào công tác quản lý nhân sự để tự độnghóa việc xử lý thông tin, với những ứng dụng đắc lực nêu trên, đãtrở thành nhu cầu cấp thiết và bức bách trong các cơ quan nhànước nói chung và trong ngành giáo dục nói riêng Để đáp ứng yêucầu công tác, việc quản lý cán bộ của Ngành Giáo dục và Đào tạocần phải được cải tiến theo hướng tin học hóa hệ thống quản lý từ

cơ sở Đây là công việc phức tạp đòi hỏi phải có sự thống nhấttrong tất cả các đơn vị của ngành Giáo Dục và sự nhất trí từ Ủyban nhân dân tỉnh

2 Mô hình bài toán.

Quản lý hoạt động nghiệp vụ của ngành đào tạo tỉnh Vĩnh Phúctrong phạm vi

quản lý nhân sự bao gồm:

- Quản lý diễn biến lương: chức năng này giúp bộ phận quản

lý tài chính dễ

dàng theo dõi và ghi nhận các thông tin về việc chuyển ngạch,thay đổi bậc lương và các hệ số phụ cấp của nhân viên

- Quản lý quá trình bồi dưỡng nhân viên: theo dõi và ghi nhậncác thông tin vềquá trình bồi dưỡng của nhân viên.

- Quản lý quá trình đi công tác trong và ngoài nước của nhânviên: khi nhân

viên đi công tác ở trong nước hay ở nước ngoài, bộ phận quản lýnhân sự phải ghi nhận các thông tin này

- Quản lý đánh giá xếp loại cán bộ: mỗi khi nhân viên làmviệc có thành tích tốt, hay đã qua thời gian thử việc, hoặc nhânviên đã nghỉ hưu cần đánh giá xếp loại cán bộ và cập nhật loại cán

bộ mà nhân viên đã được thay đổi

- Quản lý quá trình đào tạo nhân viên: cập nhật quá trình đàotạo trước kia của nhân viên, và hàng năm, trong ngành thường tổchức đào tạo cho nhân viên bằng việc cử đi học ở nước ngoài, hay

ở các cơ sở đào tạo uy tín trong nước Bộ phận quản lý đào tạo cầnphải theo dõi những diễn biến này và ghi nhận diễn biến đó đểquản lý nhân viên dễ dàng

- Quản lý quá trình khen thưởng nhân viên: mỗi khi nhân viênđược khen thưởng bởi một thành tích nào đó trong dạy học, haycống hiến cho ngành những ý tưởng mới về việc đánh giá lại tổchức, cơ cấu ngành Nhân viên đó được trao bằng khen và quyếtđịnh khen thưởng của lãnh đạo ngành Bộ phận quản lý nhân sựphải ghi nhận quá trình khen thưởng của nhân viên trong quá khứ,hiện tại, và tương lai

- Quản lý quá trình kỷ luật của nhân viên: khi nhân viên viphạm nội qui của ngành, nhân viên đó phải bị kỷ luật dưới mọihình thức, khi có quyết định kỷ luật chính thức nhân viên của lãnhđạo ngành thì bộ phận quản lý nhân sự phải ghi nhận hình thức kỷluật mà nhân viên mắc phải vào trong hồ sơ

- Chuyển nhân viên tới đơn vị khác làm việc: nhu cầu chuyểnnhân viên tới cácđơn vị khác làm việc là rất lớn, ở những đơn vịthiếu giáo viên dạy học hay cần những giáo viên có trình độ cao.Khi một nhân viên được nhận quyết định chuyển tới một đơn vị

khác làm việc thì bộ phận quản lý nhân sự phải chuyển hồ sơ nhânviên tới đơn vị mà anh ta chuyển tới.

- Chuyển ngạch và thay đổi bậc lương của nhân viên: khinhân viên đã đến kỳ nâng lương theo qui định nhà nước haychuyển sang ngạch khác làm việc thì bộ phận quản lý nhân sựphải kịp thời thay đổi các thông tin về lương của nhân viên

- Thay đổi chức vụ của nhân viên: khi nhân viên được thăngchức hay giáng chức thì bộ phận quản lý nhân sự phải cập nhật lạichức vụ của nhân viên trong hồ sơ

- Theo dõi việc quản lý các lớp học của nhân viên như: lớphọc giảng dạy, thời gian giảng dạy, loại chứng chỉ

Hàng tháng, bộ phận quản lý tài chính phải lập bảng lương của cácnhân viên chịu trách nhiệm trả lương cho nhân viên trong ngành.Hình thức trả tiền có thể trả bằng tiền mặt hoặc thanh toán quathẻ tín dụng ngân hàng

Hàng năm, khi lãnh đạo ngành hoặc lãnh đạo các cấp yêu cầu xembáo cáo về tình hình nhân sự của ngành thì bộ phận quản lý nhân

sự phải kịp thời thống kê và đưa ra báo cáo về tình hình nhân sự

Bộ phận truyền thông phải thường xuyên theo dõi tình hình nhân

sự của ngành để đưa các thông báo tuyển dụng Thêm vào đó mỗikhi có quyết định mới của lãnh đạo về cán bộ thì bộ phận này phảikịp thời nhận được và đưa thông tin đến các đơn vị trực thuộc đểtoàn thể nhân viên và mọi người quan tâm được học

Việc cập nhật bổ sung các thông tin liên quan đến nhân viên, quản

lý quá trình lương cho nhân viên, quản lý việc thuyên chuyển cán

bộ, tìm kiếm nhân viên với các thông tin cần thiết, lập thống kêbáo cáo trình lãnh đạo ngành

3 Xây dựng hệ thống mới.

Với những hạn chế đã được xác định rõ của hệ thống cũ thìkhi xây dựng hệ thống quản lý mới chúng ta cần chú trọng vào cácyếu tố như: việc cập nhật thông tin phải theo hướng tự động tối đabằng cách gắn công việc nghiệp vụ với cơ sở dữ liệu hiện có, cho

phép thay đổi thông tin một cánh nhanh chóng có thể không dungđến bản khai bổ sung của cán bộ… Do đó hệ thống mới có thể xâydựng với các chức năng như sau:

- Chức năng cập nhật hồ sơ dữ liệu cán bộ:

+ Hồ sơ ban đầu của cán bộ cũ

+ Hồ sơ cán bộ mới hàng năm

+ Bổ sung những thay đổi của cán bộ hàng năm như: đềbạt, nâng lương,thuyên chuyển cán bộ, thay đổi hoàn cảnhgia đình, cá nhân, đi đào tạo trongvà ngoài nước v.v

- Chức năng tìm kiếm:

Đây là chức năng tiện dụng nhất trong việc tin học hóa cơ sở

dữ liệu, nhằm giúpcán bộ tổ chức dễ dàng trong việc tra cứu thôngtin cần tìm Cho phép tìm kiếm thông tin theo nhiều tiêu chí đồngthời về công chức

- Chức năng giải quyết lương:

Phục vụ cho công việc nghiệp vụ

- Chức năng chuyển công tác

Giải quyết hưu trí, thôi việc, chuyển cơ quan

- Chức năng giải quyết đi đào tạo trong và ngoài nước

Nhằm nắm số lượng và chất lượng cán bộ đi học tập công tác

ở trong và ngoài nước, giảm thủ tục hành chính rườm ra cho cán

bộ khi đi học, cũng như khi quay trở về nơi công tác cũ sau khi kếtthúc nhiệm vụ và học tập

- Chức báo cáo thống kê:

Nhằm đáp ứng các yêu cầu báo cáo theo biểu mẫu của cáccấp định kỳ hoặc đột xuất; giúp người làm chính sách dễ dàng sửdụng trong việc đưa ra các báo cáo định hướng chiến lược trongphát triển vi mô của toàn ngành

- Chức năng hệ thống

Thực hiện các chức năng hệ thống như sao lưu, in ấn hồ sơ,

lý lịch trích ngang, trao đổi dữ liệu, chuyển đổi các định dạng cơ sở

dữ liệu Xóa danh sách của một đơn vị ra khỏi danh mục đơn vị khicần thiết v.v.

* Giải pháp kỹ thuật:

- Xây dựng kho dữ liệu lưu trữ hồ sơ cán bộ, giáo viên

- Áp dụng công nghệ Client/Server để truy cập, trao đổi giữliệu trong kho

4 Hạn chế của hệ thống mới.

Do việc ứng dụng công nghệ thông tin của toàn tỉnh nóichung và các đơn vị giáo dục trong tỉnh còn hạn chế nên trong

hệ thống mới không hỗ trợ dung chung qua mạng giữa các đơn

vị trực thuộc sở GDĐT, nên một số công đoạn vẫn phải làm thủcông như việc gửi các quyết định của sở về các đơn vị trựcthuộc và các yêu cầu của đơn vị trực thuộc đối với sở…

5 Dự trù kế hoạch dự án.

- Về thiết bị: xuất phát từ mục đích áp dụng cho công ty nên thiết bị dự trù chỉcần 4 máy tính cá nhân ở 2 bộ phận để quản lý(phòng hành chính, phòng tàichính) , khai trác dữ liệu tra cứu thông tin Ngoài ra cần một máy chủ loại nhỏtrên đấy sử chạy phần mềm để tạo môi trường làm việc như SQL Server 2000

để quản trị cơ sở dữ liệu , các phần mềm khác được xây dựng để đảm bảo cácchức năng của các bộ phận

- Thời gian: dự tình khoảng sau 2 tháng dự án có thể áp dụng được ngay thực tế.Trong thời gian sử dụng tiếp tục bổ sung và nâng cấp cho phù hợp

- Thực hiện qua 3 giai đoạn: Khảo sát hệ thống, phân tích hệ thống về chứcnăng, phân tích hệ thống về dữ liệu, thiết kế hệ thống Cuối cùng là hướng dẫncài đặt chương trình và áp dụng vào thực tế

Phần 2 Phân tích hệ thống

về chức năng

I Cơ sở lý thuyết:

Phân tích hệ thống là công việc tiến hành tiếp theo ngay sau khi khảo sát hệthống Phân tích hệ thống nhằm xác định các thành phần của hệ thống và chỉ ra mốiquan hệ giữa chúng Phân tích hệ thống có hai phần: phân tích hệ thống về chứcnăng và phân tích hệ thống về dữ liệu

Trong phần này em sẽ trình bày phân tích hệ thống về chức năng Đầu tiên cầnhiểu: phân tích hệ thống về chức năng là gì? Phân tích hệ thống về chức năng phảixác định được hệ thống cũ làm những gì và những yêu cầu thay đổi đối với hệthống Như vậy, phân tích hệ thống về chức năng có nghĩa là phân tích các hoạtđộng của hệ thống và nhận dạng, xác lập các vấn đề cần giải quyết trong hệ thống

Cụ thể hơn chính là xây dựng mô hình chức năng của hệ thống hay còn gọi là sơ đồphân rã chức năng xử lý của hệ thống, nhằm trả lời câu hỏi “Hệ thống làm nhữnggì?”

Rõ ràng đây là một công việc hết sức quan trọng nó đảm bảo cho người sửdụng thấy rõ các tính năng ưu việt của hệ thống mới so với hệ thống cũ Từ đó thấyđược tính ưu điểm của hệ thống mới, xác lập được các vấn đề đã được giải quyết và

đó chính là lý do để phát triển hệ thống

Quá trình phân tích hệ thống về chức năng, em sử dụng hai công cụ thông

dụng để mô tả chức năng của hệ thống: đó là mô hình phân cấp chức năng và mô hình luồng dữ liệu

II Biểu đồ phân cấp chức năng:

Khi phân tích chức năng của hệ thống, người ta thường đi xây dựng biểu đồphân cấp chức năng của hệ thống Biểu đồ phân cấp chức năng (BFD) là một loạibiểu đồ diễn tả sự phân rã dần dần các chức năng từ đại thể đến chi tiết của hệthống Mỗi nút trong biểu đồ là một chức năng, và quan hệ duy nhất giữa các chứcnăng diễn tả bởi các cung nối liền các nút, là quan hệ bao hàm Biểu đồ này tạothành một cấu trúc cây và cấu trúc cây này phụ thuộc vào kích cỡ và độ phức tạpcủa hệ thống

Như vậy biểu đồ phân cấp chức năng là một công cụ hữu hiệu biểu diễn việcphân rã các chức năng cơ bản của hệ thống Bởi vì:

-Biểu đồ cho một cách nhìn khái quát, dễ hiểu, từ đại thể đến chi tiết về cácchức năng, nhiệm vụ cần thực hiện

- Rất dễ thành lập, bằng cách phân rã dần dần các chức năng từ trên xuống

- Rõ ràng qua biểu đồ phân cấp chức năng, ta xác định được phạm vi của hệthống cần phân tích Cho phép mô tả khái quát dần các chức năng của một tổ chứcmột cách trực tiếp khách quan Ngoài ra qua biểu đồ phân cấp chức năng còn giúp

ta phát hiện được các chức năng thiếu, trùng lặp Đồng thời, nó giúp nhà thiết kế vàngười sử dụng cùng làm việc trong khi phát triển hệ thống

Như phần khảo sát chúng ta đã xác định được những chức năng chính của hệthống và đây cũng chính là những công việc chính của công việc quản lý cán bộ.Các chức năng chính được xác định như sau:

- Chức năng cập nhật hồ sơ cán bộ.

- Chức năng tìm kiếm.

- Chức năng giải quyết lương

- Chức năng chuyển công tác.

- Chức năng giải quyết đi học trong và ngoài nước.

- Chức năng báo cáo thống kê.

- Chức năng hệ thống.

Từ những chức năng chính như vậy ta xây dựng biểu đồ chức năng của hêthống quản lý nhân sự của chúng ta như sau:

Giải quyết

đi học trongvà ngoài nước

Báo cáo thống kê

Hệ thống (In ấn

Hồ sơ )

H.1: Biểu đồ phân cấp ở mức đỉnh của hệ thống.

Cập nhật

Hồ sơ cán bộ

H.2: Biểu đồ phân cấp chức năng của chức năng CNHS cán bộ

Ta nhận thấy các chức giải quyết lương, chuyển công tác, giải quyết đi học ởtrong và ngoài nước đều có một quy trình chung đó là: Các đơn vị ở cấp cơ sởgửi các yêu cầu, đề nghị lên các bộ phận trực thuộc sở (BP tài chính, BP đào tao,

BP cán bộ) sau khi các yêu cầu đề nghị này được xem xét, kiểm tra, thẩm địnhcác tiêu chuẩn Sau đó bộ phận đó sẽ được trình lên ban lãnh đạo Sở chờ kýduyệt Sau khi ban lãnh đạo Sở ký duyệt xong sẽ gửi trả các BP trực thuộc cóliên quan, sau đó BP có liên quan này cùng với đơn vị, cá nhân ở cơ sở sẽ thựcthi quyết định

Ở đây ta xây dựng biểu đồ chức năng cho chức năng GQ đi học trong nước

và ngoài nước làm mẫu cho 2 chức năng còn lại:

Giải quyết

đi học trong và ngoài nước.

Kiểm tra,thẩm định các chỉ tiêu, tiêu chuẩn

Trình ban lãnh đạo

Thực thi quyết định

H.3: Biểu đồ chức năng của chức năng GQ đi học trong và NN

III Biểu đồ luồng dữ liệu:

Mặc dù biểu đồ phân cấp chức năng có nhiều ưu điểm ta không phủ nhận như

đã trình bày trong phần trên, tuy nhiên nó có một số nhược điểm mà cần phải khắcphục:

- biểu đồ phân cấp chức năng có tính chất tĩnh tức là chúng chỉ cho thấy cácchức năng của hệ thống mà không cho thấy trình tự xử lý các chức năng trong hệthống

- Biểu đồ phân cấp chức năng không cho ta thấy được sự trao đổi thông tingiữa các chức năng Từ đó làm ta không hiểu rõ được các tiến trình nghiệp xảy ratrong hệ thống, là cơ sở để hiểu sâu hệ thống

Xuất phát từ những lý do như vậy đòi hỏi phải có các biểu đồ khác hỗ trợ đượccác nhược điểm này Đó là lý do mà em sử dụng biểu đồ luồng dữ liệu

Biểu đồ luồng dữ liệu (DFD - Data Flow Diagram) là một công cụ mô tả mối

quan hệ thông tin giữa các công việc

Thật vậy, biểu đồ luồng dữ liệu giúp ta:

- Xác định nhu cầu thông tin ở mỗi chức năng

- Cung cấp bức tranh tổng thể của hệ thống và một thiết kế sơ bộ về thực hiệncác chức năng

- Là phương tiện giao tiếp giữa người phân tích thiết kế và người sử dụng

- Luôn có hai mức diễn tả vật lý và logic Mức vật lý trả lời câu hỏi như thếnào, mức logic trả lời câu hỏi làm gì

Tóm lại biểu đồ luồng dữ liệu là một trong những công cụ quan trọng nhấttrong việc phân tích hệ thống có cấu trúc Nó đưa ra được mối liên hệ giữa chứcnăng hoặc tiến trình của hệ thống với thông tin mà chúng sử dụng Nó là một phầnchủ chốt của đặc tả yêu cầu hệ thống, vì nó xác định thông tin nào phải có mặt trướckhi quá trình có thể được tiến hành

Biểu đồ luồng dữ liệu đầy đủ cho hệ thống đang nghiên cứu chắc là rất phứctạp không thể xếp gọn trong sơ đồ, nên ta cần dùng tới các kĩ thuật phân rã theothức bậc để chẻ biểu đồ ra theo một số mức Biểu đồ mức cao nhất gọi là mức 0 baogồm các tiến trình chính nằm trong hệ thống Tiếp theo là sơ đồ mức 1 bao gồm cácchức năng con nằm trong các chức năng chính Cuối cùng là sơ đồ mức 2 bao gồmcác chức năng nằm trong các chức năng mức 1

Biểu đồ luồng dữ liệu được xây dựng bằng cách dùng các chức năng đã đượcxác định trong biểu đồ phân cấp chức năng Để hoàn thiện biểu đồ luồng dữ liệu, cảhai mô hình này đều cần được xem xét lại về độ chính xác tính nhất quán và sự cânbằng

Thường trong thực tế tên tiến trình phải trùng với tên chức năng trong sơ

đồ phân rã chức năng

- Biểu diễn: một tiến trình được biểu diễn trong DFD bởi một hình oval, bêntrong có ghi tên tiến trình

Tên luồng dữ liệu

Tên kho dữ liệu

Tên tiến trình

Cập nhật Kho d li u ữ ệ

Tên tiến

trình

c Mô hình biểu đồ luồng giữ liệu:

 Mô hình luồng dữ liệu Mức 0(Mức khung cảnh):

Tên tác nhân ngoài

Tác nhân trong

Hệ thống Ql Nhân sự

 Mô hình luồng dữ liệu Mức 1(Mức đỉnh):

Cũng như phần biểu đồ chức năng do các chức năng Giải quyết lương, chuyển công tác, Giải quyết đi học trong nước và ngoài nước khi xây

dựng mô hinh luồng dữ liệu chúng ta chỉ vẽ đại diên 1 chức năng đó là

chức năng Giải quyết đi học trong nước và ngoài nước để đảm bảo cho

biểu đồ không quá phức tạp và rối

Tra cứu thông tin CB

Cập nhật mới HS

Báo cáo thống kê

Hồ sơ cán bộ

Chỉnh sửa thông tin CB

Danh sách cán bộ

Yêu cầu, đề nghị Yêu cầu, đề nghị

Ban lãnh đạo

- Mô hình chức năng GQ đi học trong và ngoài nước