BÁO CÁO PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN

BÁO CÁO PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠNTại các nước phát triển ngành hoạt động kinh doanh khách sạn, nhà hàng phát triển rất mạnh mẽ và...

TRƯỜNG CAO ĐẲNGTÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG HÀ NỘI

1 Trần Đức Doanh

2 Nguyễn Anh Hoàng

3 Nguyễn Văn Quy

4 Nhữ Thanh Tâm

Lớp : CD7C2

Khóa : 2009 – 2011

Hà Nội, tháng 6 năm 2010

I.Khảo sát 3

1.Lời mở đầu: 3

2.Nguồn khảo sát 3

3.Mục đích của việc khảo sát: 3

4.Nội dung khảo sát: 3

5.Đánh giá hệ thống: 5

6.Đề xuất giải pháp cho hệ thống: 6

II.Phân tích thiết kế hệ thống 7

1.Phân tích hệ thống về mặt chức năng 7

1.1 Xác định các UC 7

1.2 Biểu đồ luồng dữ liệu 7

1.3 Mô tả chi tiết các UC 9

I.Khảo sát

1.Lời mở đầu:

Tại các nước phát triển ngành hoạt động kinh doanh khách sạn, nhà hàng phát triển rất mạnh mẽ và có lợi nhuận cao vì có sự hỗ trợ của CNTT.Ở nước ta những năm gần đây ngành du lịch mới thực sự phát triển về quy mô cũng như ảnh hưởng đối với các lĩnh vực KT XH Tuy nhiên, việc áp dụng CNTT trong ngành vẫn còn hạn chế do đó việc áp dụng CNTT vào chương trình quản lý khách sạn cho ngành

du lịch là vô cùng cần thiết để nâng cao hiệu quả kinh doanh và chất lượng

2.Nguồn khảo sát

Việc khảo sát tiến hành tại khách sạn thông qua phỏng vấn một số người cónghiệp vụ liên quan đến qui trình cho thuê và trả phòng, cụ thể là:

-Lễ tân

-Phó giám đốc khách sạn (quản lí khối buồng phòng)

-Trưởng phụ trách khối buồng phòng

-Kế toán trưởng

3.Mục đích của việc khảo sát:

Quản lý khách sạn là một khối nghiệp vụ hết sức phức tạp, đòi hỏi một hệ thốngquản lý đồ sộ Trong khuôn khổ bài tập lớn môn học này, chúng tôi sẽ đi sâu vàokhảo sát hệ thống quản lý buồng phòng với các chức năng liên quan đến việc đặtphòng, cho thuê và trả phòng , thông qua đó phân tích, xem xét những ưu nhượcđiểm của hệ thống này và đề xuất ra một hệ thống quản lý mới hiệu quả hơn, linhhoạt hơn

4.Nội dung khảo sát:

4.1.Cơ cấu tổ chức của khách sạn:

Bộ phận có quyền lực cao nhất là ban giám đốc, ban giám đốc gồm nhiều ngườiđược phân chia theo 3 nhiệm vụ chính: quản lí khối buồng phòng và các dịch vụkhác, quản lí khối tài chính kế hoạch, quản lí khối bảo vệ và bảo dưỡng

Khối buồng phòng và các dịch vụ khác bao gồm các phòng ban sau: Lễ tân, bộ phậnbuồng phòng, bar, bếp, Các phòng dịch vụ khác (như giặt là, tắm hơi ).Khối tàichính kế hoạch bao gồm: phòng Tài chính-Kế hoạch, phòng Hành chính-Tổng hợp.Khối bảo vệ bảo dưỡng gồm có: phòng bảo vệ và phòng Bảo dưỡng

4.2.Các khối chức năng liên quan đến việc cho thuê và trả phòng

-Lễ tân: bộ phận này làm nhiệm vụ

+Giao tiếp với khách thông qua các hoạt động như nhận đặt phòng,thuê phòng và trả phòng từ phía khách

+Đầu mỗi ngày gửi một list sắp xếp phòng đặt trước cho bộ phậnbuồng phòng,báo cho bộ phận buồng phòng khi có thuê và trả phòng

+Thanh toán các hoá đơn trả phòng của khách cho bộ phận Tài

+Thay đổi các dịch vụ theo yêu cầu của khách, điều chỉnh có cân nhắc.+Đưa ra các quyết định về thay đổi mức phí cũng như chất lượng dịchvụ.

-Hầu hết các thông tin liên quan đến nghiệp vụ khách sạn đều được lưu trữtrên sổ sách, giấy tờ từ thông tin về khách hàng, các yêu cầu của khách đến sổ ghithông tin phòng, thông tin đặt phòng Điều này khiến cho việc cập nhật, tra cứu dữliệu, lập báo cáo trở nên hết sức khó khăn Công việc liên quan đến xử lý dữ liệu trởnên hết sức nặng nề, tốn nhiều công sức mà không hiệu quả, gặp nhiều sai sót nhầmlẫn

-Thông tin trùng lặp ở nhiều nơi không cần thiết (bộ phận lễ tân luôn phải lưugiữ thông tin về tình trạng buồng phòng, và mỗi khi có sự thay đổi, bộ phận lễ tânphải cập nhật trong sổ của mình đồng thời thông báo cho bộ phận buồng phòng biết

để cập nhật sổ thông tin của bộ phận mình

-Mọi công việc cập nhật, lập báo cáo, tính tiền… đều được nhân viên làm thủcông, hệ thống vi tính hỗ trợ rất ít, nên rất tốn thời gian và dễ xảy ra sai sót

-Với cách quản lý như trên thì sẽ khó lòng đưa ra các dự đoán chính xác,nhanh chóng để bộ phận quản lý có thể kịp thời điều chỉnh các chính sách của kháchsạn Vậy nên công việc này phụ thuộc rất nhiều vào kinh nghiệm cùa mỗi cán bộtrong khách sạn

-Các bộ phận trao đổi thông tin với nhau tương đối khó khăn, với các côngviệc gấp thì phải cử người đi trực tiếp thông báo, còn với những việc khác thì thôngthường là thống nhất một thời điểm trong ngày để trao đổi thông tin Điều này khiếncho luồng thông tin lưu chuyển giữa các bộ phận không được thông suốt và cũng cóthể phát sinh kẽ hở để kẻ gian (khách hàng và nhân viên) lợi dụng.

Hệ thống quản lý này cũng có được một số ưu điểm sau:

-Do hầu hết mọi công việc được thực hiện một cách thủ công, thế nên côngviệc được giải quyết một cách tương đối linh hoạt, mềm dẻo chứ không quá máymóc Điều này là hết sức cần thiết bởi với một hệ thống quản lý khách sạn thì việcmềm dẻo, linh hoạt thay đổi với mỗi khách hàng để làm hài lòng khách là hết sứccần thiết

-Khách sạn có một đội ngũ quản lý lâu năm nhiều kinh nghiệm, cơ chế quản

lý này có thể tận dụng tối đa kinh nghiệm của từng cán bộ, điều mà máy móc khôngthể làm nổi

6.Đề xuất giải pháp cho hệ thống:

Với mục đích khắc phục được nhưng nhược điểm của hệ thống cũ, chúng tôi xin

đề xuất ra một số giải pháp như sau:

-Xây dựng một hệ thống phần mềm quản lý đồng bộ, hiệu quả đồng thời thíchhợp với những đặc thù riêng của khách sạn

+Với việc đưa hệ thống này vào hoạt động, mọi thông tin sẽ được lưutrong một cơ sở dữ liệu chung của hệ thống, mọi công việc cập nhật, tra cứuthông tin, lập báo cáo sẽ trở nên hết sức dễ dàng với sự trợ giúp của máy tính

+Thông tin lưu chuyển giữa các bộ phận trở nên nhất quán, thông suốt(do các máy tính trong hệ thống dùng chung một cơ sở dữ liệu thống nhất vàđược kết nối với nhau thông qua mạng nội bộ)

+Các luồng thông tin trong hệ thống được lưu chuyển một các nhanhchóng, chính xác với độ an toàn cao

-Thực hiện đào tạo về nghiệp vụ, và kĩ năng sử dụng máy tính, kĩ năng sửdụng phần mềm

Báo cáo

1: tạo báo cáo mới2: sửa báo cáo3: xem báo cáo4: xóa báo cáo5: tim kiếm báo cáoQuản lý thuê phòng

Quản lý đổi phòng

Quản lý trả phòng

Quản lý sử dụng dịch vụ

1.2 Biểu đồ luồng dữ liệu

1.2.1 Mô hình UC chi tiết.

Mô hình gói UC "quản lý đặt phòng:

khách hàng

tao moi

Nhân viên

ban quan lý

tim thông tin dat phong

sua thông tin dat phong

tim bao cao

sua bao cao

1.3.1 UC "Quản lý đặt phòng"

a) Tạo thông tin đặt phòng mới

Actor: khách hàng, nhân viên, ban quản lý

Mục đích: giúp cho khách đặt phòng tại khách sạn trước khi khách đến ở tại khách sạn

Nhap thong tin

va y/c luu

Ktra thong tin dat phong

He thong ktra thong tin

Y/c nhap thong tin khach va phong dat

Luu va hien thi thong tin

HeThong NhanVien

Khach

Luồng sự kiện: - Phòng đặt không đạt được y/c của khách hàng

- Khách không đặt phòng nữa

b) Tìm thông tin đặt phòng.

Actor: Nhân viên

Mô tả: tìm thông tin đặt phòng khi có yêu cầu "xem","xóa", "sửa" thông tin đặt phòng

Tim va ktra thong tin

Hien thi thong tin

HeThong NhanVien

Luồng sự kiện: nếu thông tin tìm kiếm không tồn tại trong hệ thống thì thông báo

và dừng lại

d) Xem thông tin đặt phòng

Actor: khách hàng, nhân viên, ban quản lý

Mục đích: xem chi tiết thông tin đặt phòng tại khách sạn

Mô tả khái quát: khi cần xem thông tin đặt phòng Actor tìm phòng sau đó hệ thốngtìm kiếm và hiển thị thông tin

Biểu đồ hoạt động

Y/c xem thong

Luồng sự kiên phụ: không tìm thấy thông tin cần xem(thông tin chưa được tạo)

Hệ thống thông báo và dừng thao tác

1.3.2 UC " Thuê phòng"

a) Khách đặt phòng trước

Actor: khách hàng, nhân viên

Mục đích: sắp xếp phòng cho khách khi khách ở tại khách sạn

Mô tả khái quát: khi có yêu cầu láy phòng của khách thì nhân viên lễ tân sẽ

kiểm tra thông tin đặt phòng của khách sau đó sẽ cập nhật thông tin ngày, giò

khách đến ở tại khách sạn

Biểu đồ hoạt động:

Y/c lay phong y/c mo

Form_Dat

Nhap va y/c ktra thong tin

Nhap ngay, gio & y/c luu

Hien thi Form_Dat

Y/c nhap thong tin Khach

Ktra thong tin

Hien thi thong tin

Luu va hien thi KQ

HeThong NhanVien

KhachHang

b) Khách không đặt phòng trước

Actor: khách sạn, nhân viên

Mục đích: xếp phòng cho khách khi khách có yêu cầu thuê phòng tại khách sạn

Mô tả khái quát: khi có yêu cầu thuê phòng của khách nhân viên sẽ kiêm tra

thông tin phòng xem còn phòng phù hợp với yêu cầu của khách không Nếu còn

sẽ làm thủ tục thuê phòng cho khách

Biểu đồ hoạt động:

Y/c thue

phong

y/c mo Form_TT phong

Nhap va y/c ktra thong tin

Nhap & luu

Y/c mo Form_Thue phong

Mo Form_TT phong

Y/c nhap thong tin phong

Y/c nhap thong tin khach va phong

Luu va hien thi KQ

Mo Form_Thue phong

Ktra % hien thi thong tin

HeThong NhanVien

Khach

1.3.3 UC " đổi phòng"

Actor: khách hàng, nhân viên

Mục đích: ghi lai những thay đôỉ về thông tin thuê phòng của khách hàng

Mô tả khái quát: khi khách hàng có yêu cầu đổi phòng thì nhân viên khách sạn sẽkiểm tra thông tin phòng xem có phòng phù hợp với yêu cầu của khách không nếu

có thì yêu cầu hệ thống cập nhật thông tin khách và phòng mới

Biểu đồ hoạt động:

Y/c doi phong Y/c doi va mo he thong

Khach

Luồng sự kiện phụ: không có phòng phù hợp với yêu cầu đổi của khách

1.3.4 UC "trả phòng"

Actor: nhân viên, khách hàng

Mục đích: điều khiển trả phòng cho khách

Mô tả khái quát: khi có yêu cầu thanh toán của khách hàng thì nhân viên sẽ kiểm tra thông tin và lập hóa đơn thanh toán cho khách

luu lai thông tin thuê, tra phòng cua khách, tra

1: Y/c tra phòng

3: tra cuu thông tin

6: tao moi, in ,luu tru ho a don

7: tra hoa don cho khách

9: thông tin phòng rôi

2: Y/c tra cuu thông tin khách 4: hie n thi thong tin 5: Y/c thanh toan 8: Y/c câp nhât

1.3.5 UC " quản lý sử dụng dịch vụ"

Actor: khách hàng, nhân viên quản lý dịch vụ

Mục đích: quản lý được tất cả các dịch vụ mà khách hàng đã sư dụng tại khách sạn

hỗ trợ cho quá trình lập hóa đơn thanh toán

Mô tả khái quát: khách hàng yêu cẩu sử dụng dịch vụ nhân viên quản lý dịch vụ sẽcung cáp các dịch vụ của khách sạn cho khách hàng Sau khách hàng lựa chọn dịch

vụ thì nhân viên có nhiệm vụ cập nhật vào hệ thống

Nhap thong tin dich vu

Ghi lai dich vu khac

su dung & y/c luu

Mo Form_DichVu

Y/c nhap thong tin dich vu

Hien thi thong tin ve dich vu

Luu va hien thi ket qua

Y/c chon dich vu

HeThong NhanVienQuanLyDichVu

Khach

1.3.6 UC "báo cáo"

Tuỳ theo yêu cầu của ban quản lý mà các bộ phận chức năng sẽ phải đưa ra các báocáo Báo cáo có thể chia làm nhiều loại khác nhau: báo cáo bất thường hay báo cáo định kì (hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, hàng năm) báo cáo về số phòng bán

được, lượng khách hay doanh thu

Đây là một chức năng rất quan trọng của hệ thống, thông qua chức năng này, ban quản lý sẽ có được một cái nhìn bao quát, toàn diện về tình trạng của khách sạn và thông qua đó có thể đưa ra các chính sách, điều chỉnh phù hợp

Bao gồm: - Báo cáo tài chính

- Báo cáo tần suất sử dụng phòng

- Báo cáo tình trạng phòng

a) Chức năng : tạo báo cáo mới

Actor: nhân viên

Lóp thực thể: bản báo cáo lưu thông tin báo cáo của khách sạn

Lớp giao diện: Form_tạo mới cho phép tạo mới bản báo cáo

Lớp điều khiển: DK_tạo mới điều khiển tạo mói báo cáo

Biểu đồ cộng tác

b) Chức năng: sửa báo cáo

Actor: nhân viên

Lóp thực thể: bản báo cáo lưu thông tin báo cáo của khách sạn

Lớp giao diện: Form_sửa báo cáo cho phép sửa báo cáo

Lớp điều khiển: DK_sửa báo cáo thực hiện để sửa báo cáo

DK_tìm báo cáo thực hiện tìm báo cáo để sửa

Biểu đồ cộng tác

: nhan vien Form_suadecuong : bc DK_suabaocao :

ban bao cao : , DK_timbaocao :

1: Y/c sua bao cao

c) Chức năng: xem báo cáo

Actor: ban quản lý, nhân viên

Lóp thực thể: bản báo cáo lưu thông tin báo cáo của khách sạn

Lớp giao diện: Form_ xem báo cáo cho phép xem thong tin báo cáo

Lớp điều khiển: DK_tìm báo cáo thực hiện tìm báo cáo để xem

Biểu đồ cộng tác

4: hien thi

d) Chức năng: xóa báo cáo

Actor: nhân viên

Lóp thực thể: bản báo cáo lưu thông tin báo cáo của khách sạn

Lớp giao diện: Form_xóa báo cáo

Lớp điều khiển: - DK_tìm báo cáo thực hiện tìm báo cáo để xóa

- DK_thực hiện xóa báo cáo

Biểu đồ cộng tác

: nhan vien Form_xoabaocao DK_xoabaocao :

DK_tim : ban bao cao : ,

1: Y/c xoa bao cao

f) Chức năng : tim kiếm báo cáo

Actor: nhân viên

Lóp thực thể: bản báo cáo lưu thông tin báo cáo của khách sạn

Lớp giao diện:Form_tim kiếm cho phép nhập thông tin tìm kiếm báo cáo

Lớp điều khiển: DK_tim báo cáo thực hiện tìm kiếm báo cáo

Biểu đồ cộng tác

DK_timbaocao

1: Y/c tim 2: tim ban bao cao 3: lay thong tin

4: hien thi

1.5 Thiết kế lớp

MoTa TrangThai Tao() Them() Sua() Xoa() TimKiem()

1

1

1 1

Them() Sua() Xoa()

DichVu

MaDichVu TenDichVu Gia NgaySuDungDichVu MaKhach

Tao() Them() Sua() Xoa()

NhanVien

MaNhanVien TenNhanVien GioiTinh NgaySinh VaiTro Tao() Them() Sua() Xoa()

Khach

MaKhach TenKhach GioiTinh NgaySinh QuocTich DiaChi SoDienThoai MaPhongDat NgayKhachVao NgayKhachDi GhiChu TienPhong MaNhanVien SoCMND Tao() Them() Sua() Xoa() TimKiem()

Bảng 1: Thông tin về loại phòng

Tên trường Kiểu dữ liệu Kích cỡ Mô tả

Tạo mới():thực hiện tạo mới phòng mới

Thêm():Thực hiên thêm phòng mới

Xóa();thực hiện xóa phòng

Tìm kiếm ():thực hiện tìm phòng

Bảng 2: Thông tin về phòng

Mã Loại

Các thao tác:

Tạo mới():thực hiện tạo mới phòng mới

Thêm():Thực hiên thêm phòng mới

Xóa();thực hiện xóa phòng

Tìm kiếm ():thực hiện tìm phòng

Bảng 3: Thông tin về dịch vụ

Tên trường Kiểu dữ liệu Kích cỡ Mô tả

Ngày sử

Các thao tác:

Tạo mới():thực hiện tạo mới các dịch vụ

Thêm():Thực hiên thêm dịch vụ

Xóa();thực hiện xóa dịch vụ

Tìm kiếm ():thực hiện tìm dịch vụ

Bảng 4: Thông tin v kháchề khách

+LayTenkhach(): lấy tên khách hàng

+LayDiachi(): lấy địa chỉ của khách hàng

Bảng 5: Hóa đơn

Ngày lập

Cho biết ngày khách trả phòng khách

sạn

Tạo mới():thực hiện tạo mới hóa đơn

Thêm():Thực hiên thêm hóa đơn

Xóa();thực hiện xóa hóa đơn

Tìm kiếm ():thực hiện tìm hóa đơn

Bảng 6: Thông tin về nhân viên

Tên trường Kiểu dữ liệu Kích cỡ Mô tả

+Them():thêm nhân viên

+Sua():Sửa thông tin nhân viên

+Xoa():Xóa 1 nhân viên ra khỏi hệ thống

+LayHotenNV(): lấy họ tên của nhân viên

Tạo mới():thực hiện tạo mới phòng mới

Thêm():Thực hiên thêm phòng mới

Xóa();thực hiện xóa phòng

+LayTenkhach(): lấy tên khách hàng

+LayDiachi(): lấy địa chỉ của khách hàng