Báo cáo phân tích thiết kế hệ thống quản lý cán bộ tại HVKTQS

 Nếu là quá trình xét về hưu: - Khi có yêu cầu từ các đơn vị về việc xét về hưu, bộ phận quản lý cán bộphải dựa vào yêu cầu là danh sách cán bộ đến tuổi nghỉ hưu của một đơn vị nào đó

Lêi nãi ®Çu 4

Chương I Mô tả hệ thống 5

1.1 Mô tả nghiệp vụ của hệ thống 5

1.1.1 Nhiệm vụ cơ bản 5

1.1.2 Cơ cấu tổ chức và sự phân công trách nhiệm 5

1.1.3 Quy trình xử lý 5

1.1.4 Mẫu biểu 9

1.1.5 Mô hình tiến trình nghiệp vụ của hệ thống 13

1.2 Xử lý sơ bộ, tổng hợp kết quả khảo sát 13

1.2.1Mô tả chi tiết công việc 13

1.2.2 Mô tả chi tiết dữ liệu 22

1.2.3.Tổng hợp các xử lý 30

1.2.4.Tổng hợp dữ liệu 31

Chương II Phân tích hệ thống về chức năng 33

2.1 Sơ đồ phân rã chức năng 33

2.2.1 Xác định các chức năng chi tiết 33

2.2.2 Gom nhóm chức năng 41

2.2.3 Sơ đồ phân ra chức năng 42

43

2.2 Sơ đồ luồng dữ liệu 43

2.2.1 Định nghĩa các ký hiệu sử dụng trong sơ đồ 43

2.2.2 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0 45

2.2.3 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 45

2.2.4 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 2 46

2.3 Đặc tả một số chức năng trong hệ thống 47

Chức năng 1 Chức năng lập danh sách cán bộ lên quân hàm 47

Chức năng 2 Lập danh sách cán bộ nghỉ hưu 48

Chức năng 3 Lập thống kê chức vụ - độ tuổi 48

Chức năng 4 Lập thống kê cấp bậc – độ tuổi 49

Chức năng 5 Lập thống kê đơn vị - độ tuổi 50

Chương III Phân tích hệ thống về dữ liệu 51

3.1 Mô hình thực thể liên kết mở rộng 51

3.1.1 Xác định kiểu thực thể, kiểu thuộc tính 51

3.1.3 Định nghĩa ký hiệu sử dụng trong ER mở rộng 59

3.2 Chuyển đổi từ mô hình thực thể mở rộng sang mô hình thực thể kinh điển 61 3.2.1 Các quy tắc chuyển đổi từ mô hình thực thể mở rộng sang mô hình thực thể kinh điển áp dụng trong bài toán 61

3.2.2 Vẽ mô hình thực thể kinh điển 62

3.3 Chuyển đổi từ mô hình thực thể kinh điển sang mô hình thực thể hạn chế 62 3.3.1 Các quy tắc chuyển đổi từ mô hình thực thể kinh điển sang mô hình thực thể hạn chế áp dụng trong bài toán 63

3.3.2 Định nghĩa các ký hiệu trong mô hình 63

3.3.3 Vẽ mô hình thực thể hạn chế 64

3.4 Chuyển đổi từ mô hình thực thể hạn chế sang mô hình quan hệ 64

3.4.1 Cỏc quy tắc chuyển đổi từ mụ hỡnh thực thể hạn chế sang mụ hỡnh

quan hệ ỏp dụng trong bài toỏn 65

V Kết luận 66

Chơng IV Thiết Kế hệ thống 67

I Thiết kế các hệ thống con cho hệ thống 67

1 Mô-đun quản lý hệ thống 67

2 Mô-đun quản lý cỏn bộ 67

3 Mô-đun điều động cỏn bộ 67

II Thiết kế cơ sở dữ liệu của hệ thống 67

1 Mụ tả chi tiết cỏc bảng trong CSDL 67

2 Mô hình quan hệ giữa các bảng dữ liệu trong hệ thống: 74

III Thiết kế giao diện 75

1. Đăng nhập hệ thống: 75

2.Kiểm tra chi tiết cán bộ: 76

3.Cập nhật cán bộ: 77

4Cập nhật quá trình công tác: 78

5.Cập nhật quá trình cấp bậc: 79

6 Lập thống kê theo chức vụ độ – tuổi, cấp bậc- độ tuổi, đơn vị - độ tuổi, chức vụ đơn vị, chức vụ- cấp bậc: 80

TÀI LIỆU THAM KHẢO 81

Lời nói đầu

Ngày nay với sự phát triển với tốc độ chóng mặt, mạnh mẽ của khoa học công nghệ đã đem lại cho chúng ta nhiều thành tựu to lớn, nhiều ứng dụng khoa học quan trọng đợc áp dụng vào cuộc sống Chính cuộc cách mạng khoa học đó đã đa con ngời vào thời đại tự động hoá, hiện đại hoá, thay vào sức lao động nặng nhọc tốn nhiều công sức, sự có mặt nhiều ngời, phải quản

lý một bộ máy làm việc cồng kềnh không đem lại hiệu quả cao, tốn thời gian, thì giờ đây đợc thay thế bằng các hệ thống máy thông minh

Quản trị cơ sở dữ liệu là một lĩnh vực quan trọng của khoa học công nghệ thông tin, cho phép ứng dụng tính ưu việt của máy tính vào việc quản

lý hệ thống thông tin của các đơn vị một cách hiệu quả nhất Công tác quản

lí trong th viện là một hoạt động phức tạp nh quản lí bạn đọc, sách, giáo trình, tài liệu, thống kê v v Các khâu quản lí trên đều có mối quan hệ chặt chẽ với nhau

Qua môn học phân tích thiết kế hệ thống do cô giáo Chu Thị Hờng

h-ớng dẫn, tôi xin đợc trình bày đề tài “ Quản lý cán bộ tại HVKTQS” Trong quá trình làm bài, do là môn học còn mới, kiến thức còn nhiều hạn chế, cha

đợc thực tế nên còn nhiều sai sót Rất mong đợc sự giúp đỡ của giáo viên để tôi hoàn thành tốt hơn đề tài này Tôi xin chân thành cảm ơn.

- Khi có bất cứ yêu cầu nào về thống kê, báo cáo thì bộ phận quản lý này sẽphải lập các bản thống kê, báo cáo theo đúng yêu cầu và gửi cho đơn vị yêucầu.

1.1.2 Cơ cấu tổ chức và sự phân công trách nhiệm

Bộ phận quản lý cán bộ được chia làm hai nhóm hoạt động tương đối độc lậpnhau là: Bộ phận điều động cán bộ và bộ phận quản lý các quá trình công tác

Bộ phận điều động cán bộ: Công việc chính của bộ phận này là tiếp nhận cán

bộ mới, phân công công tác Thực hiện xét việc luân chuyển công tác của cán bộ

từ bộ phận này sang bộ phận khác hoặc từ đơn vị này sang đơn vị khác hoặc rakhỏi HVKTQS Thực hiện việc xét về hưu Tất cả các quyết định đều được cậpnhật vào CSDL trên máy tính

Bộ phận quản lý: Nhiệm vụ của bộ phận này là quản lý tất cả các quá trìnhcông tác, sinh hoạt của cán bộ, quản lý hồ sơ của từng người, quản lý quá trìnhchức vụ, quá trình đơn vị, quá trình cấp bậc, quá trình khen thưởng kỷ luật, quátrình đi ra nước ngoài Các quản lý này đều được làm trên máy tính nhưng lại độclập với bộ phận điều động cán bộ, khi có một sự điều động nào đó thì bộ phận điềuđộng cán bộ lại gửi các giấy tờ đến cho bộ phận quản lý để bộ phận này cập nhậtvào CSDL của mình

1.1.3 Quy trình xử lý

Qua khảo sát hệ thống chúng tôi thấy quy trình xử lý như sau:

 Khi có cán bộ mới đến:

- Bộ phận điều động cán bộ phải kiểm tra xem người mới đến này có đủ trình

độ, năng lực, tiêu chuẩn vào làm việc tại HVKTQS hay không Nếu đủ tiêuchuẩn thì dựa vào yêu cầu bổ xung cán bộ của các đơn vị trong học viện vàchuyên ngành, chuyên môn của từng người mà đưa ra các quyết định phâncông công tác cho họ

- Sau đó lập quyết định phân công công tác cho cán bộ mới gửi lên cấp họcviện để giám đốc học viện phê duyệt Sau khi có được phê duyệt của giám đốchọc viện, bộ phận này lập các quyết định phân bổ công tác

- Gửi các quyết định này cho đơn vị nhận cán bộ này và gửi cho bộ phậnquản lý cán bộ trong toàn học viện để cập nhật cán bộ mới vào hồ sơ cán bộtrong học viện để quản lý

 Nếu là quá trình xét về hưu:

- Khi có yêu cầu từ các đơn vị về việc xét về hưu, bộ phận quản lý cán bộphải dựa vào yêu cầu là danh sách cán bộ đến tuổi nghỉ hưu của một đơn vị nào

đó hay trong toàn bộ học viện (Có thể một đơn vị nào đó yêu cầu có danh sáchcán bộ chuẩn bị nghỉ hưu để còn có kế hoạch bổ xung thêm cán bộ mới)

- Nếu yêu cầu từ một đơn vị nào đó trong học viện, bộ phận quản lý cán bộkiểm tra chi tiết cán bộ trong hồ sơ cán bộ tại học viện và xác định tuổi của cán

bộ này xem đã đến tuổi nghỉ hưu chưa? số năm phục vụ trong quân đội là baonhiêu? đang giữ chức vụ gì? Có khen thưởng hay kỷ luật gì không? Dựa vàocác tiểu chuẩn nghỉ hưu trong quân đội, trong học viện mà quyết định xemnhững cán bộ nào đủ tiêu chuẩn xét về hưu Lập danh sách tất cả các cán bộ đủtiêu chuẩn về hưu sau đó gửi cho đơn vị yêu cầu

- - Nếu là yêu cầu của học viện phục vụ cho việc xét về hưu trong toàn họcviện thì bộ phận quản lý cán bộ cũng kiểm tra chi tiết cán bộ và căn cứ vào cáctiêu chuẩn xét về hưu của cán bộ như trên, lập danh sách tất cả cán bộ tronghọc viện đủ tiểu chuẩn về hưu, trong danh sách này cần ghi rõ tuổi, chức vụ,đơn vị, cấp bậc, số năm công tác, số năm công tác trong học viện, tình trạngsức khỏe của mỗi cán bộ Sau đó gửi danh sách này lên trên học viện để học

viện xem xét và quyết định Sau khi học viện xem xét và quyết định chính thứcnhững cán bộ nào sẽ về hưu trong đợt này thì bộ phận quản lý cán bộ sẽ lập lạidanh sách cán bộ nghỉ hưu, xem xét giải quyết các chế độ ưu tiên cho các cán

bộ nghỉ hưu Căn cứ vào các quyết định của học viện để lập các quyết địnhnghỉ hưu cho từng cán bộ Gửi các quyết định này lên học viện để giám đốc kýthông qua Sau khi có các quyết định này thì sẽ gửi các quyết định này đến bộphận điều động cán bộ và bộ phận này sẽ thực hiện việc gửi các quyết định vềcác đơn vị Ngoài ra cũng phải gửi các quyết định này đến các bộ phận có liêuquan trong học viện để quản lý Đồng thời bộ phận này cũng phải cập nhật lại

dữ liệu vào hồ sơ cán bộ tại học viện, vào quá trình công tác của họ

 Quá trình xét lên quân hàm

- Đến kỳ hạn lên quân hàm, bộ phận điều động cán bộ gửi các yêu cầu đếncác đơn vị đề nghị đưa ra danh sách tất cả cán bộ mà đơn vị đề nghị xét lênquân hàm trong đợt này

- Sau khi nhận được các danh sách đề nghị cán bộ lên quân hàm trong đợtnày từ các đơn vị, bộ phận điều động cán bộ sẽ gửi danh sách này cho bộ phậnquản lý cán bộ

- Bộ phận quản lý cán bộ sẽ thực hiện kiểm tra chi tiết tất cả các cán bộ trongdanh sách, đối chiếu với các tiêu chuẩn: Năm lên quân hàm hiện tại là nămnào, cách đây bao nhiêu năm, chức vụ hiện tại, thành tích, khen thưởng, kỷ luậttrong bảng quá trình khen thưởng-kỷ luật, đơn vị Sau đó phải căn cứ vào cáctiêu chuẩn lên quân hàm trong quân đội mà xác định xem cán bộ này có đượclên quân hàm hay không

- Từ đó lập danh sách tất cả cán bộ đủ tiêu chuẩn lên quân hàm trong đợt này

từ danh sách cán bộ mà bộ phận điều động cán bộ gửi lên Ngoài ra bộ phậnnày cũng phải kiểm tra xem liệu có trường hợp nào bỏ xót không xét haykhông? Nếu có thì phải thông báo cho bộ phận điều động cán bộ biết

- Nếu có trường hợp sai sót, bộ phận điều động cán bộ sẽ gửi các yêu cầu đếncác đơn vị sảy ra sai sót này đề nghị kiểm tra lại các trường hợp đó và cho lý

do cụ thể

- Sau khi đã thống nhất danh sách lên quân hàm trong đợt này, bộ phận điềuđộng cán bộ sẽ gửi danh sách tăng quân hàm lên cấp học viện Học viện sẽxem xét và quyết định các trường hợp nào sẽ được lên quân hàm trong đợt này.Gửi danh sách này về ban cán bộ.

- Khi đã nhận được danh sách cán bộ lên quân hàm trong đợt, bộ phận điềuđộng cán bộ sẽ gửi danh sách lên quân hàm cho bộ phận quản lý để bộ phậnnày lập các quyết định tăng quân hàm cho các cán bộ trong danh sách đó đồngthời bộ phận quản lý cũng cập nhật quân hàm cho những người mới được lênquân hàm này trong hồ sơ cán bộ và quá trình cấp bậc của cán bộ này

 Nếu là quá trình thuyên chuyển công tác

- Theo từng giai đoạn, khi có yêu cầu của bộ phận điều động cán bộ Bộ phậnquản lý cán bộ sẽ lập các thống kê chức vụ-độ tuổi, cấp bậc-độ tuổi, chức vụ-cấp bậc Khi đó sẽ gửi các thống kê này cho này cho bộ phận điều động cán bộ

- Dựa vào các đơn, yêu cầu chuyển công tác của những cán bộ muốn chuyểncông tác, yêu cầu bổ xung cán bộ của các đơn vị trong học viện Căn cứ vàocác quyết định thuyên chuyển công tác của cấp trên Bộ phận điều động cán bộ

sẽ đưa ra các quyết định thuyên chuyển công tác Bộ phận này sẽ lập các quyếtđịnh thuyên chuyển công tác và gửi lên cấp trên (cấp học viện)

- Khi đã có các quyết định được cấp học viện phê duyệt, bộ phận điều động

sẽ gửi các quyết định này đến các đơn vị có cán bộ được chuyển công tác,đồng thời cũng thông báo cho đơn vị mới của cán bộ này biết

- Đồng thời bộ phận điều động cán bộ cũng phải gửi các quyết định này cho

bộ phận quản lý cán bộ, bộ phận này sẽ cập nhật lại vào trong hồ sơ cán bộ

 Đối với các yêu cầu lập thống kê, báo cáo

- Khi có yêu cầu về thống kê hay báo cáo gì đó về các quá trình sinh hoạtcông tác từ cấp trên thì bộ phận này dựa vào sự theo dõi các quá trình để lậpcác thống kê báo cáo đáp ứng yêu cầu cấp trên

Với bộ phận quản lý này, một nhiệm vụ quan trọng là đến định kỳ xét lênlương hay quân hàm cho cán bộ thì bộ phận này lại phải làm một bản danh sách tất

cả các cán bộ được xét lên quân hàm, được xét lên lương và khen thưởng kỷ luật

của họ nếu có Đây là một công việc có tính định kỳ nhưng trong quá trình quản lý

cứ đến kỳ hạn này thì người quản lý lại phải tự tay lọc ra danh sách và gửi lên cấptrên xem xét

1.1.4 Mẫu biểu

- Danh sách cán bộ lên quân hàm năm xxxx

- Danh sách cán bộ giữ chức vụ X trong năm yyyy

Danh s¸ch nh÷ng ng êi gi÷ chøc vô X trong n¨m yyyy

- Thống kê chức vụ - chức vụ đảng

Thống kê chức vụ - chức vụ đảng năm yyyy

CV

Chức vụ

đảng 1 Chức vụ

đảng 2

Chức vụ

đảng m

Nij là số cỏn bộ giữ chức vụ đảng i và chức vụ j

- Danh sỏch những cỏn bộ chậm lờn quõn hàm cấp bậc X

Danh sách những ng ời chậm lên quân hàm cấp bậc X

1 2

n

- Danh sỏch cỏn bộ đến hạn lờn quõn hàm cấp bậc X

Danh sách những ng ời đến hạn lên quân hàm cấp bậc X

1 2

n

- Danh sỏch cỏn bộ cú trỡnh độ văn húa X

Danh sách những ng ời có trình độ văn hóa X

- Thống kờ trỡnh độ văn húa – độ tuổi

Thống kê trình độ văn hóa - độ tuổi

ĐT

TĐVH 1 TĐVH 2

TĐVH m

- Thống kờ cấp bậc – độ tuổi

Thống kê cấp bậc - độ tuổi

ĐT

Thiếu úy Trung úy

Th ợng úy

CV m

1.1.5 Mụ hỡnh tiến trỡnh nghiệp vụ của hệ thống

- In DS cán bộ đến hạn lên quân hàm

DS CB đến kỳ nghỉ h u

DS CB nghỉ h u

- Lập các QĐ điều

động cán bộ

DS CB đến kỳ tăng quân hàm

- In DS cán bộ đến hạn lên quân hàm

1.2 Xử lý sơ bộ, tổng hợp kết quả khảo sỏt

1.2.1Mụ tả chi tiết cụng việc

Dự ỏn: Quản lý cỏn bộ tại

HVKTQS

Tiểu dự ỏn: Quản lý về quỏ trỡnh cấp bậc-chức vụ-độ tuổi

Loại : Phõn tớch hiện trạng Mụ tả chi tiết cụng việc Ngày 12 thỏng 5 năm

2007

Cụng việc: Lập danh sỏch cỏn bộ giữ chức vụ X trong năm yyyy

 Điều kiện bắt đầu

- Khi có yêu cầu từ các cơ quan khác trong HVKTQS

 Thông tin đầu vào

xem chức vụ này có tồn tại trong danh mục chức vụ tại học viện không.Nếu không có chức vụ này trong danh mục chức vụ thì sẽ thông báo cho cơquan yêu cầu lập danh sách là không có chức vụ này trong học viện Ngượclại, sẽ kiểm tra xem với năm yyyy trong quá trình chức vụ của các cán bộxem cán bộ nào có chức vụ X Liệt kê tất cả các cán bộ này và gửi chotrưởng nhóm, trưởng ban xem xét, ký tên và gửi đến đơn vị yêu cầu

Công việc: In danh sách thống kê chức vụ - chức vụ đảng

 Điều kiện bắt đầu

- Khi có yêu cầu từ các cơ quan khác trong HVKTQS cần cóbản thống kê chức vụ - chức vụ đảng

 Thông tin đầu vào

- Các chức vụ và chức vụ đảng hiện có tại HVKTQS

 Kết quả đầu ra

- Bảng thống kê, giá trị ô (i, j) là số cán bộ giữ chực vụ i vàchức vụ đảng j

học viện Liệt kê tất cả chức vụ trên trục dọc (trục tung) và tất cả chức vụđảng trên trục nằm ngang (trục hoành) Sau đó phải đếm xem có bao nhiêucán bộ vừa giữ chức vụ i, chức vụ đảng j để điền vào ô (i,j)

và gửi tới các cơ quan yêu cầu

Công việc: Lập danh sách cán bộ chậm lên quân hàm theo cấp bậc X

 Điều kiện bắt đầu

- Khi chuẩn bị đợt xét quân hàm mới cho cán bộ cấp X

- Khi kết thúc đợt xét quân hàm

- Khi có yêu cầu từ cấp trên

 Thông tin đầu vào

- Năm cần xem xét, cấp bậc nào (X = ?)

- Cán bộ phòng ban nào hay tất cả

- Số năm chậm tối thiểu, tối đa

 Kết quả đầu ra

- Một bản danh sách các cán bộ thỏa mãn yêu cầu của cấp trên

- Bộ phận điều động cán bộ

- Cơ quan cấp trên mà có yêu cầu lập danh sách này

- Sảy ra đột xuất khi có yêu cầu từ cấp trên

- Vào đầu giai đoạn chuẩn bị xét lên quân hàm và sau khi xétlên quân hàm xong

- Dựa vào quá trình cấp bậc của từng cán bộ Liệt kê ra danhsách gồm tất cả cán bộ hiện đang có cấp bậc X và năm lênquân hàm X cách hiện tại nhiều hơn 3 hoặc 4 năm tùy theoquân hàm X

- Dựa vào hồ sơ cán bộ để kiểm tra mỗi các cán bộ trong danhsách vừa lập được đang giữ chức vụ gì Với chức vụ đó vàquân hàm hiện tại thì có thể được xét lên quân hàm được nữakhông? Sau đó sẽ lập được một danh sách mới, với danh sáchnày phải ghi rõ lý do cán bộ không lên quân hàm tiếp được là

do chức vụ này thì quân hàm tối đa chỉ đến vậy

- Dựa vào quá trình khen thưởng – kỷ luật của từng cán bộtrong danh sách Kiểm tra mỗi cán bộ trong danh sách xemtrong giai đoạn vừa qua có vi phạm kỷ luật gì không? Cókhen thưởng gì không? Sau bước kiểm tra này lại liệt kê ramột danh sách cán cán bộ chậm lên quân hàm và thêm vào lý

do chậm là do bị kỷ luật gì

- Đôi khi phải in danh sách đột xuất theo yêu cầu từ cấp trên

Công việc: Lập danh sách cán bộ đến hạn lên quân hàm cấp bậc X

 Điều kiện bắt đầu

- Chuẩn bị có một đợt xét lên quân hàm mới cho cấp bậc X

- Khi có yêu cầu đột xuất từ cấp trên

 Thông tin đầu vào

- Xét cho năm nào? Cấp bậc nào?

 Kết quả đầu ra

- Danh sách cán bộ đến hạn lên quân hàm

- Cơ quan đảm nhiệm việc xét lên quân hàm

- Cơ quan cấp trên có yêu cầu

- Theo đợt xét lên quân hàm vào tháng 10 hàng năm

- Khi có yêu cầu đột xuất từ cơ quan cấp trên

- Dựa vào quá trình cấp bậc của từng cán bộ Liệt kê ra danhsách gồm tất cả cán bộ hiện đang có cấp bậc X và năm lênquân hàm X cách hiện tại 3 hoặc 4 năm tùy theo quân hàm X

- Dựa vào hồ sơ cán bộ để kiểm tra mỗi các cán bộ trong danhsách vừa lập được đang giữ chức vụ gì Với chức vụ đó vàquân hàm hiện tại thì có thể được xét lên quân hàm được nữakhông? Sau đó sẽ lập được một danh sách mới

- Dựa vào quá trình khen thưởng – kỷ luật của từng cán bộtrong danh sách Kiểm tra mỗi cán bộ trong danh sách xemtrong giai đoạn vừa qua có vi phạm kỷ luật gì không? Cókhen thưởng gì không? Sau bước kiểm tra này lại liệt kê ramột danh sách cán bộ đủ tiêu chuẩn lên quân hàm mới

- Có tính đột xuất theo yêu cầu của cấp trên

- Nên định kỳ cứ đến khoảng cuối tháng 9 hàng năm phải tựđộng in ra danh sách này

Công việc: In danh sách cán bộ có trình độ văn hóa X

 Điều kiện bắt đầu

- Khi có yêu cầu từ các cơ quan khác trong HVKTQS

 Thông tin đầu vào

- Trình độ văn hóa nào (X)

- Của phòng ban nào hay tất cả học viện

độ văn hóa này không Nếu không có thì báo cho đơn vị yêu cầu

văn hóa như yêu cầu

Công việc: In thống kê trình độ văn hóa – độ tuổi

 Điều kiện bắt đầu

- Khi có yêu cầu từ các cơ quan khác trong HVKTQS

 Thông tin đầu vào

- Các loại trình độ văn hóa, sự phân chi độ tuổi

hóa trên trục thẳng đứng (trục tung) và trên trục nằm ngang liệt kê các độtuổi: nhỏ hơn 25 tuổi, 25-30 tuổi, 30-35 tuổi, 35-40 tuổi, 40-45 tuổi, 45-50tuổi, 50-55 tuổi, 55-60 tuổi, trên 60 tuổi

thuộc vào độ tuổi j nào đó Điền giá trị tính được vào ô (i,j) trong bảngthống kê

Công việc: In thống kê trình độ văn hóa – đơn vị

 Điều kiện bắt đầu

- Khi có yêu cầu từ các cơ quan khác trong HVKTQS

 Thông tin đầu vào

- Các loại trình độ văn hóa, đơn vị trong học viện

 Kết quả đầu ra

- Bản thống kê trình độ văn hóa theo đơn vị, giá trị ô (i, j) là số

cán bộ có trình độ văn hóa i và thuộc vào đơn vị j

đứng (trục tung) và tất cả các loại trình độ văn hóa từ danh mục trình độvăn hóa trên trục nằm ngang (trục hoành)

có trình độ văn hóa j và điền giá trị đếm được này vào ô (i,j) của bảng thốngkê

Công việc: Lập thống kê cấp bậc – độ tuổi

 Điều kiện bắt đầu

- Có yêu cầu từ cơ quan cấp trên

- Muốn thấy được sự phân hóa cấp bậc theo độ tuổi để từ đó cóchính sách phát triển phù hợp

 Thông tin đầu vào

- Thống kê tại thời điểm là năm nào

- Bộ phận điều động cán bộ

- 6 tháng một lần

đứng (trục tung) và trên trục nằm ngang liệt kê các độ tuổi: nhỏ hơn 25 tuổi,25-30 tuổi, 30-35 tuổi, 35-40 tuổi, 40-45 tuổi, 45-50 tuổi, 50-55 tuổi, 55-60tuổi, trên 60 tuổi

tuổi thuộc vào độ tuổi j nào đó Điền giá trị tính được vào ô (i,j) trong bảng

thống kê

Công việc: Lập thống kê chức vụ - độ tuổi

 Điều kiện bắt đầu

- Có yêu cầu từ cơ quan cấp trên

- Muốn thấy được sự phân hóa chức vụ theo độ tuổi để từ đó cóchính sách phát triển phù hợp

 Thông tin đầu vào

- Thống kê tại thời điểm là năm nào?

đứng (trục tung) và trên trục nằm ngang liệt kê các độ tuổi: nhỏ hơn 25 tuổi,25-30 tuổi, 30-35 tuổi, 35-40 tuổi, 40-45 tuổi, 45-50 tuổi, 50-55 tuổi, 55-60tuổi, trên 60 tuổi.

vào độ tuổi j nào đó Điền giá trị tính được vào ô (i,j) trong bảng thống kê

1.2.2 Mô tả chi tiết dữ liệu

Tên dữ liệu: Họ tên cán bộ

Lời bình Tên cán bộ phải đầy đủ, chính xác theo tên trong giấy khai sinh

Tên dữ liệu: Ngày sinh của cán bộ

Định nghĩa Ngày sinh của từng cán bộ

Tên dữ liệu: Gới tính

Cấu trúc và

khuôn dạng

Kiểu số nguyên, bằng 1 là Nam, 0 là nữ

Lời bình

Tên dữ liệu: Số CMTND

Định nghĩa Số chứng minh thư nhân dân của cán bộ đó, nó phải là duy nhất

Không thể có hai người có cùng số CMND

Tên dữ liệu: Nơi sinh

Ví dụ Đông Lĩnh, Đông Hưng, Thái Bình

Lời bình Nơi sinh nên đầy đủ từ cấp xã (phường), huyện, tỉnh

Tên dữ liệu:Chỗ ở hiện nay

Cấu trúc và

khuôn dạng

Kiểu ký tự, độ dài tối đa 50 ký tự

Tên dữ liệu: Mã dân tộc

Định nghĩa Mã số cho mỗi dân tộc nhằm xác định loại dân tộcCấu trúc và

Tên dữ liệu: Dân tộc

Tên dữ liệu: Tôn Giáo

Cấu trúc và

khuôn dạng

Kiểu ký tự, độ dài tối đa 30 ký tự

Loại hình Sơ cấp

Lời bình

Tên dữ liệu: Họ tên vợ (Chồng)

Cấu trúc và

khuôn dạng

Kiểu ký tự, độ dài 30 ký tự

Tên dữ liệu: Số con

Định nghĩa Số con của cán bộ, mặc định là = 0

Tên dữ liệu: Mã trình độ văn hóa

Định nghĩa Xác định mã từng loại trình độ văn hóa, nó là duy nhất để xác định

từng loại trình độ văn hóa

Cấu trúc và

khuôn dạng

Số nguyên

Tên dữ liệu: Trình độ văn hóa

Định nghĩa Là trình độ văn hóa của cán bộ

khuôn dạng

Số nguyên

Lời bình

Tên dữ liệu: Mã đơn vị

Cấu trúc và

khuôn dạng

Chuỗi ký tự có độ dài 6 ký tự, 3 ký tự đầu xác định là mã của đơn

vị chỉ huy trực tiếp nó, 3 ký tự sau xác định mã của đơn vị này

Loại hình Sơ cấp

Lời bình

Tên dữ liệu: Tên đơn vị

Tên dữ liệu: Từ ngày

Định nghĩa Ngày bắt đầu nhận quyết định nhận chức vụ hay lên quân hàm để

mô tả quá trình công tác, hoạt động của cán bộCấu trúc và

Tên dữ liệu: Tới ngày

Định nghĩa Ngày mà cán bộ đó thôi giữ chức vụ, cấp bậc trong quá trình công

tác và hoạt động của mìnhCấu trúc và

STT Mô tả công việc Vị trí làm việc Tần suất Hồ sơ vào Hồ sơ ra

1 năm,

có độtxuất

1 năm,

có độtxuất

Theo yêucầu

T9 Lập thống kê chức vụ - độ

tuổi

Bộ phận quản lý

Theo yêucầu

1.2.4.Tổng hợp dữ liệu

 Bảng tổng hợp các hồ sơ

nhân về từng cán bộ

T1, T3, T4, T5, T6,T7, T8

đơn vị

htại

Chương II Phân tích hệ thống về chức năng

2.1 Sơ đồ phân rã chức năng

2.2.1 Xác định các chức năng chi tiết

Bước1: Gạch chân các động từ và bổ ngữ liên quan trong bảng khảo sát

chi tiết

 Khi có cán bộ mới đến:

- Bộ phận điều động cán bộ phải kiểm tra xem người mới đến này có đủ

trình độ, năng lực, tiêu chuẩn vào làm việc tại HVKTQS hay không Nếu

đủ tiêu chuẩn thì dựa vào yêu cầu bổ xung cán bộ của các đơn vị trong

học viện và chuyên ngành, chuyên môn của từng người mà đưa ra các

quyết định phân công công tác cho họ

- Sau đó Lập quyết định phân công công tác cho cán bộ mới gửi lên cấp

học viện để giám đốc học viện phê duyệt Sau khi có được phê duyệt của

giám đốc học viện, bộ phận này lập các quyết định phân bổ công tác

- Gửi các quyết định này cho đơn vị nhận cán bộ này và gửi cho bộ phận

quản lý cán bộ trong toàn học viện để cập nhật cán bộ mới vào hồ sơ cán

bộ trong học viện để quản lý

 Nếu là quá trình xét về hưu:

- Khi có yêu cầu từ các đơn vị về việc xét về hưu, bộ phận quản lý cán bộphải dựa vào yêu cầu là danh sách cán bộ đến tuổi nghỉ hưu của một đơn

vị nào đó hay trong toàn bộ học viện (Có thể một đơn vị nào đó yêu cầu

có danh sách cán bộ chuẩn bị nghỉ hưu để còn có kế hoạch bổ xung thêmcán bộ mới)

- Nếu yêu cầu từ một đơn vị nào đó trong học viện, bộ phận quản lý cán bộkiểm tra chi tiết cán bộ trong hồ sơ cán bộ tại học viện và xác định tuổicủa cán bộ này xem đã đến tuổi nghỉ hưu chưa? số năm phục vụ trongquân đội là bao nhiêu? đang giữ chức vụ gì? Có khen thưởng hay kỷ luật

gì không? Dựa vào các tiểu chuẩn nghỉ hưu trong quân đội, trong học viện

mà quyết định xem những cán bộ nào đến đủ tiêu chuẩn xét về hưu Lậpdanh sách tất cả các cán bộ đủ tiêu chuẩn về hưu sau đó gửi cho đơn vịyêu cầu

- Nếu là yêu cầu của học viện phục vụ cho việc xét về hưu trong toàn họcviện thì bộ phận quản lý cán bộ cũng kiểm tra chi tiết cán bộ và căn cứvào các tiêu chuẩn xét về hưu của cán bộ như trên, lập danh sách tất cảcán bộ trong học viện đủ tiểu chuẩn về hưu, trong danh sách này cần ghi

rõ tuổi, chức vụ, đơn vị, cấp bậc, số năm công tác, số năm công tác tronghọc viện, tình trạng sức khỏe của mỗi cán bộ Sau đó gửi danh sách nàylên trên học viện để học viện xem xét và quyết định Sau khi học việnxem xét và quyết định chính thức những cán bộ nào sẽ về hưu trong đợtnày thì bộ phận quản lý cán bộ sẽ lập lại danh sách cán bộ nghỉ hưu, xemxét giải quyết các chế độ ưu tiên cho các cán bộ nghỉ hưu Căn cứ vào cácquyết định của học viện để lập các quyết định nghỉ hưu cho từng cán bộ.Gửi các quyết định này lên học viện để giám đốc ký thông qua Sau khi

có các quyết định này thì sẽ gửi các quyết định này đến bộ phận điềuđộng cán bộ và bộ phận này sẽ thực hiện việc gửi các quyết định về cácđơn vị Ngoài ra cũng phải gửi các quyết định này đến các bộ phận cóliêu quan trong học viện để quản lý Đồng thời bộ phận này cũng phải cậpnhật lại dữ liệu vào hồ sơ cán bộ tại học viện, vào quá trình công tác củahọ

 Quá trình xét lên quân hàm

- Đến kỳ hạn lên quân hàm, bộ phận điều động cán bộ gửi các yêu cầu đếncác đơn vị đề nghị đưa ra danh sách tất cả cán bộ mà đơn vị đề nghị xétlên quân hàm trong đợt này.

- Sau khi nhận được các danh sách đề nghị cán bộ lên quân hàm trong đợtnày từ các đơn vị, bộ phận điều động cán bộ sẽ gửi danh sách này cho bộphận quản lý cán bộ

- Bộ phận quản lý cán bộ sẽ thực hiện kiểm tra chi tiết tất cả các cán bộtrong danh sách, đối chiếu với các tiêu chuẩn: Năm lên quân hàm hiện tại

là năm nào, cách đây bao nhiêu năm, chức vụ hiện tại, thành tích, khenthưởng, kỷ luật trong bảng quá trình khen thưởng-kỷ luật, đơn vị Sau đóphải căn cứ vào các tiêu chuẩn lên quân hàm trong quân đội mà xác địnhxem cán bộ này có được lên quân hàm hay không

- -Từ đó lập danh sách tất cả cán bộ đủ tiêu chuẩn lên quân hàm trongđợt này từ danh sách cán bộ mà bộ phận điều động cán bộ gửi lên Ngoài

ra bộ phận này cũng phải kiểm tra xem liệu có trường hợp nào bỏ xótkhông xét hay không? Nếu có thì phải thông báo cho bộ phận điều độngcán bộ biết

- Nếu có trường hợp sai sót, bộ phận điều động cán bộ sẽ gửi các yêu cầuđến các đơn vị sảy ra sai sót này đề nghị kiểm tra lại các trường hợp đó vàcho lý do cụ thể

- Sau khi đã thống nhất danh sách lên quân hàm trong đợt này, bộ phậnđiều động cán bộ sẽ gửi danh sách tăng quân hàm lên cấp học viện Họcviện sẽ xem xét và quyết định các trường hợp nào sẽ được lên quân hàmtrong đợt này Gửi danh sách này về ban cán bộ

- Khi đã nhận được danh sách cán bộ lên quân hàm trong đợt, bộ phận điềuđộng cán bộ sẽ gửi danh sách lên quân hàm cho bộ phận quản lý để bộphận này lập các quyết định tăng quân hàm cho các cán bộ trong danhsách đó đồng thời bộ phận quản lý cũng cập nhật quân hàm cho nhữngngười mới được lên quân hàm này trong hồ sơ cán bộ và quá trình cấp bậccủa cán bộ này

 Nếu là quá trình thuyên chuyển công tác

- Theo từng giai đoạn, khi có yêu cầu của bộ phận điều động cán bộ Bộphận quản lý cán bộ sẽ lập các thống kê chức vụ-độ tuổi, cấp bậc-độ tuổi,chức vụ-cấp bậc Khi đó sẽ gửi các thống kê này cho này cho bộ phậnđiều động cán bộ.

- Dựa vào các đơn, yêu cầu chuyển công tác của những cán bộ muốnchuyển công tác, yêu cầu bổ xung cán bộ của các đơn vị trong học viện.Căn cứ vào các quyết định thuyên chuyển công tác của cấp trên Bộ phậnđiều động cán bộ sẽ đưa ra các quyết định thuyên chuyển công tác Bộphận này sẽ lập các quyết định thuyên chuyển công tác và gửi lên cấp trên(cấp học viện)

- Khi đã có các quyết định được cấp học viện phê duyệt, bộ phận điều động

sẽ gửi các quyết định này đến các đơn vị có cán bộ được chuyển công tác,đồng thời cũng thông báo cho đơn vị mới của cán bộ này biết

- Đồng thời bộ phận điều động cán bộ cũng phải gửi các quyết định nàycho bộ phận quản lý cán bộ, bộ phận này sẽ cập nhật lại vào trong hồ sơcán bộ

 Đối với các yêu cầu lập thống kê, báo cáo

- Khi có yêu cầu về thống kê hay báo cáo gì đó về các quá trình sinh hoạtcông tác từ cấp trên thì bộ phận này dựa vào sự theo dõi các quá trình đểlập các thống kê báo cáo đơn vị-độ tuổi, cấp bậc-đơn vị, chức vụ-độ tuổi,cấp bậc-độ tuổi, cấp bậc-đơn vị đáp ứng yêu cầu cấp trên

Với bộ phận quản lý này, một nhiệm vụ quan trọng là đến định kỳ xét lênlương hay quân hàm cho cán bộ thì bộ phận này lại phải làm một bản danh sách tất

cả các cán bộ được xét lên quân hàm, được xét lên lương và khen thưởng kỷ luậtcủa họ nếu có Đây là một công việc có tính định kỳ nhưng trong quá trình quản lý

cứ đến kỳ hạn này thì người quản lý lại phải tự tay lọc ra danh sách và gửi lên cấptrên xem xét

Kết quả sau khi gạch chân các động từ + bổ ngữ như sau:

1 kiểm tra xem người mới

2 đưa ra các quyết định phân công công tác

3 Lập quyết định phân công công tác

4 lập các quyết định phân bổ công tác

5 Gửi các quyết định này cho đơn vị

6 cập nhật cán bộ mới vào hồ sơ cán bộ

7 kiểm tra chi tiết cán bộ

8 Lập danh sách tất cả các cán bộ đủ tiêu chuẩn về hưu

9 kiểm tra chi tiết cán bộ

10 lập danh sách tất cả cán bộ trong học viện đủ tiểu chuẩn về hưu

11 gửi danh sách này lên trên học viện

12 lập lại danh sách cán bộ nghỉ hưu

13 lập các quyết định nghỉ hưu cho từng cán bộ

14 Gửi các quyết định này lên học viện

15 gửi các quyết định này đến bộ phận điều động cán bộ

16 gửi các quyết định về các đơn vị

17 cập nhật lại dữ liệu vào hồ sơ cán bộ

18 cập nhật lại dữ liệu vào quá trình công tác

19 gửi các yêu cầu đến các đơn vị

20 gửi các quyết định này đến bộ phận điều động cán bộ

21 gửi danh sách này cho bộ phận quản lý cán bộ

22 kiểm tra chi tiết tất cả các cán bộ

23 lập danh sách tất cả cán bộ đủ tiêu chuẩn lên quân hàm

24 kiểm tra xem liệu có trường hợp nào bỏ xót không xét hay không

25 gửi các yêu cầu đến các đơn vị

26 gửi danh sách tăng quân hàm lên cấp học viện

27 Gửi danh sách này về ban cán bộ

28 gửi danh sách lên quân hàm cho bộ phận quản lý

29 lập các quyết định tăng quân hàm cho các cán bộ

hồ sơ cán bộ và quá trình cấp bậc

31 lập thống kê chức vụ-độ tuổi

32 lập thống kê cấp bậc-độ tuổi

33 lập thống kê chức vụ-cấp bậc

34 gửi các thống kê này cho này cho bộ phận điều động cán bộ

35 lập các quyết định thuyên chuyển công tác

36 gửi các quyết định này đến các đơn vị

37 gửi các quyết định này cho bộ phận quản lý cán bộ

38 cập nhật lại vào trong hồ sơ cán bộ

39 lập các thống kê báo cáo đơn vị-độ tuổi, cấp bậc-đơn vị, chức vụ-độtuổi, cấp bậc-độ tuổi, cấp bậc-đơn vị

Bước 2: Loại bỏ các chức năng trùng lặp

Sau khi loại bỏ các chức năng trùng lặp ta được danh sách các chức năng như sau:

1 Kiểm tra người mới đến (1)

2 Đưa ra quyết định phân công công tác (2)

3 Lập quyết định phân công công tác (3, 4)

4 Gửi các quyết định này cho các đơn vị (5, 16, 36)

5 Cập nhật cán bộ mới vào hồ sơ cán bộ (6)

6 Kiểm tra chi tiết cán bộ (7, 9, 22)

7 Lập danh sách tât cả các cán bộ đủ tiêu chuẩn về hưu (8, 10)

8 Gửi danh sách lên học viện (11, 26)

9 Lập danh sách cán bộ nghỉ hưu (12)

10 Lập các quyết định nghỉ hưu cho từng cán bộ (13)

11 Gửi các quyết định lên học viện (14)

12 Gửi các quyết định đến bộ phận điều động cán bộ (15, 20, 34)

13 Cập nhật dữ liệu vào HSCB (17, 30, 38)

14 Cập nhật dữ liệu vào quá trình công tác (18)

15 Cập nhật dữ liệu vào quá trình cấp bậc (30)

16 Gửi yêu cầu đến các đơn vị (19, 25)

17 Gửi danh sách cho bộ phận quản lý cán bộ (21, 28, 37)

18 Lập danh sách cán bộ lên quân hàm (23)

19 Kiểm tra xem có trường hợp nào bỏ xót không xét hay không (24)

20 Gửi danh sách tăng quân hàm lên học viện

21 Gửi danh sách về ban cán bộ (27)

22 Lập quyết định tăng quân hàm (29)

23 Lập thống kê chức vụ-độ tuổi (31)

24 Lập thống kê cấp bậc-độ tuổi (32)

25 Lập thống kê chức vụ-cấp bậc (33)

26 Lập quyết định thuyên chuyển công tác (35)

27 lập các thống kê báo cáo đơn vị-độ tuổi, cấp bậc-đơn vị, chức vụ-độ tuổi,cấp bậc-độ tuổi, cấp bậc-đơn vị (39)

Bước 3: Gom nhóm các chức năng đơn giản được chọn cho một người thực hiện

Kết quả thu được như sau:

1 Kiểm tra người mới đến (1)

2 Đưa ra quyết định phân công công tác (2)

3 Lập quyết định phân công công tác (3)

4 Gửi quyết định, danh sách đến các đơn vị (4, 16)

13 Gửi các quyết định đến bộ phận điều động cán bộ (12)

14 Gửi danh sách cho bộ phận quản lý cán bộ (17)

15 Lập danh sách cán bộ lên quân hàm (18, 22)

16 Gửi danh sách về ban cán bộ (21)

17 Lập thông kê chức vụ-độ tuổi (23)

18 Lập thống kê cấp bậc-độ tuổi (24)

19 Lập thông kê chức vụ-cấp bậc (25)

20 Lập thống kê đơn vị-độ tuổi (27)

21 Lập thống kê cấp bậc-đơn vị (27)

22 Lập quyết định thuyên chuyển công tác (26)

Bước 4: Loại bỏ những chức năng không có ý nghĩa đối với hệ thống Sau khi loại bỏ các chức năng không có ý nghĩa đối với hệ thống ta thu được kết quả sau:

1 Kiểm tra người mới đến (1)

2 Lập quyết định phân công công tác (3)

9 Lập danh sách cán bộ lên quân hàm(15)

10 Lập thông kê chức vụ-độ tuổi (17)

11 Lập thống kê cấp bậc-độ tuổi (18)

12 Lập thông kê chức vụ-cấp bậc (19)

13 Lập thống kê đơn vị-độ tuổi (20)

14 Lập thống kê cấp bậc-đơn vị (21)

15 Lập quyết định thuyên chuyển công tác (22)

Bước 5: Chỉnh sửa lại tên

(1) Kiểm tra chi tiết người mới đến (1)

(2) Lập QĐ phân công công tác (2)

(3) Kiểm tra chi tiết cán bộ (6)

(2) Lập QĐ phân công công tác

(5)Lập QĐ nghỉ hưu

(10)Lập QĐ thuyên chuyển công tác