Báo Cáo Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống Quản Lý Giáo Trình Thư Viện

Báo Cáo Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống Quản Lý Giáo Trình Thư Viện Đứng trước nhu cầu sử dụng giáo trình để học tập của sinh viên,thư viện trường đại học Điện Lực đã tổ chức in giáo trình để cung cấp cho sinh viên.Với một số lượng lớn giáo trình được in ra hàng năm khiến công việc quản lý gặp rất nhiều khó khăn với cách quản lý thủ công hiện đang được sử dụng. Với sự phát triển của công nghệ thông tin luôn cố gắng đáp ứng các yêu cầu của con người.Việc đưa công nghệ thông tin áp dụng vào việc quản lý đã và đang được đưa vào thực hiện để cải thiện tốc độ và độ chính xác. Với việc tạo ra hệ thống :”Quản lý giáo trình thư viện EPU” chúng em mong muốn tạo ra một hệ thống giúp các cán bộ quản lý thư viện có thể quản lý dễ dàng các giáo trình.Với các tính năng được xây dựng trên nhu cầu thực tế mà cán bộ thư viện đang cần để xử lý công việc của mình.

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

Giảng viên hướng dẫn: THS NGUYỄN THỊ HỒNG KHÁNH

Sinh viên thực hiện: PHẠM TIẾN ĐẠT

ĐẶNG QUANG TRƯỜNG

ĐỖ TRANG VƯƠNG

Hà Nội - 2013

Mục Lục

CHƯƠNG I KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG VÀ THU THẬP YÊU CẦU

5

1.1 Hiện trạng quản lý giáo trình 5

1.2 Quy trình quản lý 5

1.3 Nhược điểm của quy trình hiện tại 5

1.4 Mong muốn của thư viện 5

CHƯƠNG II PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG 7

2.1 Lập bảng phân tích 7

1.1 Mô tả bài toán 7

1.2 Bảng phân tích 7

2.2 Các hồ sơ 8

2.2.1 Giáo trình khoa 8

2.2.2 Kế hoạch in 8

2.3 Mô hình nghiệp vụ 9

2.3.1 Biểu đồ ngữ cảnh 9

2.3.2 Biểu đồ phân rã chức năng 9

2.3.3 Mô tả chi tiết các chức năng lá 11

2.3.4 Liệt kê các hồ sơ dữ liệu được sử dụng 12

2.3.5 Lập ma trận thực thể chức năng 13

2.4 Phân tích mô hình quan niệm 14

2.4.1 Luồng dữ liệu mức 0 14

2.4.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 15

LỜI NÓI ĐẦU

Đứng trước nhu cầu sử dụng giáo trình để học tập của sinh viên,thư viện trường đại học Điện Lực đã tổ chức in giáo trình để cung cấp cho sinh viên.Với một số lượng lớn giáo trình được in ra hàng năm khiến công việc quản lý gặp rất nhiều khó khăn với cách quản lý thủ công hiện đang được sử dụng

Với sự phát triển của công nghệ thông tin luôn cố gắng đáp ứng các yêu cầu của con

người.Việc đưa công nghệ thông tin áp dụng vào việc quản lý đã và đang được đưa vào thực hiện để cải thiện tốc độ và độ chính xác

Với việc tạo ra hệ thống :”Quản lý giáo trình thư viện EPU” chúng em mong muốn tạo ra một hệ thống giúp các cán bộ quản lý thư viện có thể quản lý dễ dàng các giáo trình.Với các tính năng được xây dựng trên nhu cầu thực tế mà cán bộ thư viện đang cần để xử lý công việc của mình

CHƯƠNG I KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG VÀ THU THẬP YÊU CẦU 1.1 Hiện trạng quản lý giáo trình

Mô tả: Hiện nay thư viện đang in giáo trình để cho sinh viên các khoa lấy tài liệu học tập Hàng năm thư viện nhận được kế hoạch tuyển sinh từ phòng đào tạo vào đầu năm học, căn cứ vào đó đề ra kế hoạch in giáo trình cho sinh viên Việc nhập Giáo Trình

từ nhà in, giao Giáo Trình cho sinh viên được thực hiện thủ công dẫn đến khó khăn trong quản

lý

1.2 Quy trình quản lý

- Cán bộ quản lý thư viện nhập thông tin giáo trình:tên giáo trình,tên tác giả,NXB,số trang,số chương,giáo trình đó dành cho khoa nào học…

- Khi nhận được thông tin tuyển sinh của phòng đào tạo,căn cứ vào đó cán bộ quản lý

sẽ biết được số lượng yêu cầu in cho sinh viên với từng giáo trình,kiểm tra số lượng giáo trình trong kho còn tồn kho,từ đó để ra kế hoạch in cho hợp lý

- Khi nhận được giao trình từ nhà in thực hiện công việc nhập Giáo Trình đưa vào 2 kho ở cơ sở I và cơ sở II

- Sau đó giáo trình sẽ được lấy từ kho giao cho sinh viên ở hai cơ sở

- Khi nhận được yêu cầu từ nhà trường cán bộ quản lý cần phải thống kế báo về thông tin Giáo Trình,số lượng in,nhập xuất trong từng năm

1.3 Nhược điểm của quy trình hiện tại

- Tất cả các quy trình trên đều được làm bán tự động (tự động 1 phần bằng Microsoft Excel)

- Khi tạo ra kế hoạch in mất rất nhiều thời gian để kiểm tra giáo trình tồn kho,tổng hợp số liệu tuyển sinh từ phòng đạo tạo giao để có thể tạo ra kế hoạch in hợp lý

- Việc thống kế thông tin giáo trình gặp nhiều khó khăn với số lượng giáo trình lớn,quá trình thủ công nên mất nhiều thời gian

1.4 Mong muốn của thư viện

- Có một chương trình giúp cho việc quản lý được thuận tiện hơn:

 Quản lý được thông tin giáo trình

 Quản lý việc nhập xuất:số lượng,thời gian

 Truy xuất thông tin giáo trình:tên giáo trình,tên tác giả,NXB,năm in,số lương in

 Kiểm tra qua lại giữa thông tin giáo trình với tác giả

 Kiểm tra được tồn kho giáo trình tại từng thời điểm để có thế tổng kết báo cáo cũng như có kế hoạch in hợp lý

 Tạo ra được kế hoạch in khi nhập số liệu tuyển sinh từ phòng đạo tạo

 Tạo ra các báo cáo báo biểu để tổng hợp thông tin giáo trình

CHƯƠNG II PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG 2.1 Lập bảng phân tích

1.1 Mô tả bài toán

Trung tâm học liệu tổ chức in giáo trình cho sinh viên vào đầu năm học để sinh viên lấy tài

liệu học tập

Thông tin giáo trình được quản lý chặt chẽ từ tên, tên NXB, số trang, số chương, giá in, năm in, thông tin tác giả, đến khoa nào hệ nào dùng, khoa nào viết Các số liệu này sẽ được nhậpvào cơ sở dữ liệu rồi từ đó có thể tạo các báo cáo khi được yêu cầu Các báo cáo thống kê cần phải thống kê được tất cả các thông tin liên quan đến giáo trình cũng như liệt kê được thông tin

giáo trình qua các thông tin liên quan

Cán bộ quản lý có thông tin các giáo trình mà sinh viên sẽ sử dụng để học tập, từ đó tạo ra danh sách các Giáo Trình sẽ in để đáp ứng nhu cầu Vào đầu năm phòng đào tạo gửi trung tâm học liệu số liệu tuyển sinh, căn cứ vào đó để xét nhu cầu giáo trình đáp ứng cho sinh viên Trung tâm học liệu sẽ kiểm tra kho tại 2 cơ sở I và II xem số lượng giáo trình còn tồn kho là bao nhiêu,

từ đó đề ra kế hoạch in sao cho phù hợp nhất Khi giáo trình được nhà In in xong sẽ tiến hành nhập kho tại 2 cơ sở I và II Sau đó số lượng giáo trình sẽ được chuyển đến tay sinh viên tại 2 cơ

sở

Số lượng Giáo Trình in, nhập xuất tại 2 kho ở 2 cơ sở cần được quản lý về số lượng nhập xuất tồn kho tại từng thời điểm, từng năm để có thể dễ dàng quản lý cũng như thống kê báo cáo lên

1.2 Bảng phân tích

Cụm động từ+ bổ ngữ Cụm danh từ Nhận xét

Quản lý Thông tin giáo trình Giáo trình Hồ sơ DL

Nhập Thông tin tác giả Thông tin tác giả Hồ sơ DL

Kiểm tra Kho Kho Tác nhân

Thống kê Thông tin liên quan giáo trình Số liệu tuyển sinh Hồ sơ DL

2 Quản Lý Danh Mục Hệ

Quản lý danh mục

Quản lý giáo trình trường Đại học Điện Lực

3 Quản Lý Danh Mục Trình Độ

4 Quản Lý Danh Mục NXB

5 Quản Lý Danh Mục Tác Giả

6.Quản Lý Danh Mục Lớp

7 Quản Lý Danh Mục Kho

8 Quản Lý Danh Mục Giáo Trình

9 Quản Lý Nhập Kho

Quản Lý Nhập Xuất Kho

10 Quản Lý Xuất Kho

11 Lập Hóa Đơn Nhập Kho

12 Lập Hóa Đơn Xuất Kho

13.Nhập Số Lượng Tuyển Sinh Quản Lý Kế

Hoạch In

14 Lập Kế Hoạch in

Thống 16.Phân Quyền

17.Thống Kê Giáo Trình Tồn Kho

Thống Kê 18.Thống Kê Tác Giả

19.Thống Kê Giáo Trình

20.Thống Kê Nhân Viên

2.3.2.2 Biểu đồ phân rã chức năng

Hình 2.3.2.1 Biểu đồ phân rã chức năng

2.3.3 Mô tả chi tiết các chức năng lá

(1.1) Quản Lý DM Hệ Đào Tạo:Quản lý thông tin của Hệ Đào Tạo (Mã Hệ,Tên Hệ) (1.2) Quản Lý DM Khoa:Quản lý thông tin của Khoa (Mã Khoa,Tên Khoa)

(1.3) Quản Lý DM Trình Độ:Quản lý danh mục Trình Độ (Mã Trình Độ,Tên Trình Độ) (1.4) Quản Lý DM Lớp:Quản lý thông tin của Lớp (Mã Lớp,Tên Lớp)

(1.5) Quản Lý DM NXB:Quản lý thông tin của NXB (Mã NXB,Tên NXB)

(1.6) Quản Lý DM Tác Giả:Quản lý thông tin của Tác Giả (Mã TG,Tên TG,Khoa)

(1.7) Quản Lý DM Giáo Trình:Quản lý thông tin của Giáo Trình (Mã GT,Tên TG,Tác Giả,NXB,Số Trang,Số Chương…)

(1.8) Quản Lý DM Kho: Quản lý thông tin của Kho(Mã Kho,Tên Kho,Địa Chỉ )

(2.1) Quản Lý Nhập Kho: Quản lý thông tin của việc Nhập Kho khi giáo trình được chuyển về từ Nhà In (Mã PN,Mã Kho,Nhà In,Số Lượng,Giáo Trình)

(2.2) ) Quản Lý Xuất Kho: Quản lý thông tin của việc Xuất Kho khi giáo trình được chuyển từ Kho đến các Lớp (Mã PX,Mã Kho,Lớp,Số Lượng,Giáo Trình)

(2.3) Lập Hóa Đơn Nhập Kho:Tạo các hóa đơn chứng từ khi thực hiện nhập giáo trình (2.4) Lập Hóa Đơn Xuất Kho:Tạo các hóa đơn chứng từ khi thực hiện xuất giáo trình

(3.1) Quản Lý Số Lượng Tuyển Sinh: Nhập số lượng tuyển sinh để tạo ra kế hoạch in (3.2) Quản Lý Kế Hoạch In:Căn cứ vào số lượng tuyển sinh,số lượng giáo trình tồn kho tạo ra kế hoạch in hợp lý

(4.1) Quản Lý Nhân Viên: Quản Lý cán bộ sử dụng chương trình

(4.2) Phân Quyền:Phân quyền chức năng sử dụng chương trình

(5.1) Thống Kê Giáo Trình:Thống kế giáo trình mà Thư Viện có

(5.2) Thống Kê Giáo Trình Tồn Kho:Thống kê tồn kho giáo trình tại thời điểm

(5.3) Thống Kê Tác Giả: Thống kê các tác giả của các khoa trong trường

(5.4) Thống Kê Nhân Viên: Thống kê danh sách nhân viện đang sử dụng chương trình

2.3.4 Liệt kê các hồ sơ dữ liệu được sử dụng

2.4 Phân tích mô hình quan niệm

2.4.1 Luồng dữ liệu mức 0

Hình 2.4.1.1: Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0

2.4.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1

2.4.2.1 Biểu đồ tiến trình 1.0 – Quản Lý Danh Mục

Hình 2.4.2.1.1: Biểu đồ tiến trình 1.0 – Quản Lý Danh Mục

2.4.2.2 Biểu đồ tiến trình 2.0 – Quản Lý Nhập Xuất Kho

Hình 2.4.2.2.1: Biểu đồ tiến trình 2.0 – Nhập Xuất Kho

2.4.2.3 Biểu đồ tiến trình 3.0 – Quản lý kho

3.3 Kiểm tra tồn kho

F Kho

Danh sách và số

lượng sách thêm

Thông tin tồn kho

Danh sách và số lượng xuất

Yêu cầu kiểm tra

Không đủ dữ liệu

Hình 2.4.2.3.1: Biểu đồ tiến trình 3.0 – Quản lý kho

2.4.2.4 Biểu đồ tiến trình 4.0 – Quản lý kế hoạch in

4.1 Lập kế hoạch in

Cán bộ quản lý

4.2 In kế hoạch in

Kế hoạch

đề xuất

Hình 2.4.2.4.1: Biểu đồ tiến trình 4.0 – Quản lý kế hoạch in

2.4.2.5 Biểu đồ tiến trình 5.0 – Lập và in báo cáo

5.5 In báo cáo danh mục giáo trình cho từng khoa

5.4 Lập báo cáo danh mục giáo trình cho từng khoa

Y/c lập báo cáo

Đề xuất báo cáo

Chỉnh sửa báo cáo

Yêu cầu xem báo cáo

Thông báo phản hồi

Báo cáo tồn kho

Y/c in báo cáo Thông báo phản hồi

Y/c lập báo cáo

Đề xuất báo cáo

Chỉnh sửa báo cáo

Thông báo phản hồi

Yêu cầu xem báo cáo Báo cáo tồn kho

Y/c in báo cáo

Thông báo phản hồi

Hình 2.4.2.5.1: Biểu đồ tiến trình 5.0 – Lập và in báo cáo

2.5 Mô hình E-R

2.5.1 Liệt kê, chính xác hóa và lựa chọn thông tin

Tên được chính xác của các đặc

- Số Trang

- Số Chương -Giá Bìa

√

√

* Chú thích: dấu “√ “ đánh dấu mục tin được loại / chọn ở bước thứ i

Tiêu chí lựa chọn

1 Thuộc tính cần phải đặc trưng cho lớp các đối tượng được xét

2 Chọn thuộc tính một lần Nếu lặp lại thì bỏ qua

3 Một thuộc tính phải là sơ cấp (nếu giá trị của nó có thể suy ra từ giá trị khác thì

bỏ qua)

2.5.2 Xác định thực thể, thuộc tính, và định danh của chúng

Thuộc tính tên gọi

- Tên Nhân Viên

- Ng.sinh

- Địa chỉ

- SDT

X

2.5.3 Xác định các mối quan hệ và thuộc tính của chúng

a Các động từ tìm được là Nhập,Xuất,In,Quản Trị ,Thống Kê

Câu hỏi cho động từ: Nhập

Trả lời

Câu hỏi cho động từ: Xuất

Trả lời

Trả lời

Câu hỏi cho động từ: In Thực Thể Thuộc Tính

Câu hỏi cho động từ: Quản

Cặp Thực Thể Mối Quan Hệ Thuộc Tính

2.5.4 Vẽ biểu đồ và rút gọn

2.6 Thiết kế mô hình cơ sở dữ liệu Logic

2.6.1 Chuyển mô hình E – R sang mô hình dữ liệu quan hệ

2.6.1.1 Biểu diễn các thực thể

Khoa Khoa (Mã Khoa, Tên Khoa)

Trình Độ Trình Độ (Mã Trình Độ, Tên Trình Độ)

Nhà In Đề Thi (Mã Nhà In, Tên Nhà In)

Nhà Xuất Bản Câu Hỏi (Mã Nhà Xuất Bản, Tên Nhà Xuất Bản)

Tác Giả Tác Giả (Mã Tác Giả, Tên Tác Giả,Mã Khoa)

Giáo Trình Giáo Trình (Mã Giáo Trình, Mã Tác Giả,Mã Khoa,Mã

Hệ,Mã Trình Độ,Số Trang,Số Chương,Giá Bìa,Năm in,Nhà Xuất Bản)

2.6.1.2 Biểu diễn các liên kết

2.6.1.3 Chuẩn hóa lại bảng

Bảng mới tạo ở chuẩn 2NF, chuyển về dạng chuẩn 3NF

Tách thông tin các bảng Phiếu Nhập,Phiếu Xuất ,Phiếu In thành các bảng chi tiết

2.6.2 Cở sở đữ liệu vật lý

2.6.2.1 Bảng Tác giả (Author)

Phiếu Nhập Phiếu Nhập (Mã PN, Mã Kho,Mã Nhà In,Số Lượng,Tên

Giáo Trình)Phiếu Xuất Phiếu Xuất (Mã PX, Mã Kho,Mã Lớp,Số Lượng,Tên

Giáo Trình)Phiếu In Phiếu In (Mã PI, Mã Nhà In,Số Lượng,Tên Giáo Trình)

Phiếu Nhập Phiếu Nhập (Mã PN, Mã Kho,Mã Nhà In)

Phiếu Xuất Phiếu Xuất (Mã PX, Mã Kho,Mã Lớp)

Chi Tiết Phiếu Xuất Chi Tiết (Mã PX,Số Lượng,Tên Giáo Trình)

Chi Tiết Phiếu Nhập Chi Tiết (Mã PN, Mã Giáo Trình,Số Lượng)

Phiếu In Phiếu In (Mã PI, Mã Nhà In)

Chi Tiết Phiếu In Chi Tiết (Mã PI,Số Lượng,Tên Giáo Trình)

2.6.2.2 Bảng Hệ Đào Tạo (Degree)

2.6.2.3 Bảng Khoa (Department)

2.6.2.4 Bảng Trình Độ (Level)

2.6.2.5 Bảng Nhà Xuất Bản (Publisher)

2.6.2.6 Bảng Giáo Trình (Syllabus)

2.6.2.7 Bảng Kho (Warehourse)

2.6.2.8 Bảng User (Userprofile)

2.6.2.9 Bảng Nhà In (Printer)

2.6.2.10 Bảng Phiếu Nhâp (Import)

2.6.2.11 Bảng Phiếu Nhập Chi Tiết

2.6.2.12 Bảng Phiếu Xuất

2.6.13 Bảng Phiếu Xuất Chi Tiết

Diagram

A.Thông tin giáo trình

Cán bộ quản lý

B.Thông tin tác giả

D.Giáo trình khoa

E Số liệu tuyển sinh

1.2 Thêm mới đầu sách

1.3 Nhập danh mục giáo trình khoa

1.4 Nhập thông tin tác giả1.5 Nhập

Thông tin tác giả

Danh sách giáo trình cho từng khoa

Thông tin giáo trình sửa đổi

Thông tin tác giả Sửa đổi

Danh mục sửa đổi

Tiến trình 1.1: Quản lý danh mục HỆ ĐÀO TẠO

Quản lý thông tin các hệ đào tạo : các chức năng Thêm, Sửa, Xóa

Tiến trình 1.2: Quản lý Khoa

Quản lý thông tin các khoa, ngành : các chức năng Thêm, Sửa, Xóa

Tiến trình 1.3: Quản lý Trình Độ

Quản lý thông tin Trình Độ : các chức năng Thêm, Sửa, Xóa

Tiến trình 1.4: Quản lý danh mục Lớp

Quản lý thông tin Lớp : các chức năng Thêm, Sửa, Xóa

Tiến trình 1.4: Quản lý danh mục NXB

Quản lý thông tin NXB : các chức năng Thêm, Sửa, Xóa

Tiến trình 1.4: Quản lý danh mục Tác Giả

Quản lý thông tin Tác Giả : các chức năng Thêm, Sửa, Xóa

Tiến trình 1.4: Quản lý danh mục Kho

Quản lý thông tin Kho : các chức năng Thêm, Sửa, Xóa

Tiến trình 1.4: Quản lý danh mục Giáo Trình

Quản lý thông tin Giáo Trình : các chức năng Thêm, Sửa, Xóa

2.7.1.2 Sơ đồ luồng hệ thống cho tiến trình “2.0 – Quản lý nhập xuất kho”

Tiến trình 2.1: Quản lý nhập kho

Quản lý thông tin nhập kho : các chức năng Thêm, Sửa, Xóa

Tiến trình 2.2: Quản lý xuất kho

Quản lý thông tin xuất kho: các chức năng Thêm, Sửa, Xóa

2.7.1.3 Sơ đồ luồng hệ thống cho tiến trình “3.0 – Kế hoạch in”

Tiến trình 3.1: Quản lý Kế Hoạch In

Quản lý thông tin kế hoạch in: các chức năng Thêm, Sửa, Xóa

Tiến trình 3.2: Quản lý số lượng tuyển sinh

Quản lý thông tin số lượng tuyển sinh: các chức năng Thêm, Sửa, Xóa

2.7.1.4 Sơ đồ luồng hệ thống cho tiến trình “4 0 – Quản lý hệ thống”

Tiến trình 4.1: Quản lý Quyền

Quản lý thông tin Quyền: các chức năng Thêm, Sửa, Xóa

2.7.1.5 Sơ đồ luồng hệ thống cho tiến trình “5 0 – Thống Kê”

Tiến trình 5.1: Quản lý Thống Kê

Quản lý thông tin Thống Kê: các chức năng xuất report

Tiến trình 5.2: Quản lý Thống Kê Tác Giả

Quản lý thông tin Tác Giả: các chức năng xuất report

2.7 Thiết Kế Giao Diện

2.7.1 Đăng nhập hệ thống

2.7.2 Đăng ký tài khoản

2.7.3 Giao diện quản lý