báo cáo phân tích thiết kế hệ thống quản lý học viên

Khi có học viênđến đăng ký học, bộ phận tư vấn của phòng Tổ chức hành chính có nhiệm vụ tư vấncho học viên về các khóa học đang giảng dạy tại Trung tâm, thời gian và mức học phí cụ thể t

Báo cáo Phân tích thiết kế hệ thống Quản Lý Học Viên

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG I : BỐI CẢNH ĐỀ TÀI 2

I V ẤN ĐỀ ĐẶT RA 2

II M ỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI 2

III M ỤC TIÊU ĐỀ TÀI 2

IV D Ự KIẾN KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC 2

CHƯƠNG II :CƠ SỞ LÝ THUYẾT 4

I G IỚI THIỆU VỀ PTTKHTTT 4

II C ÁC LOẠI BIỂU ĐỒ 4

II.1 Biểu đồ chức năng nghiệp BFD 4

II.2 Sơ đồ dòng dữ liệu DFD 5

II.3 Mô hình thực thể ERD 5

CHƯƠNG III: KHẢO SÁT QUY TRÌNH QUẢN LÝ HỌC VIÊN 7

I M Ô TA ̉ QUY TRI ̀ NH NGHIÊ ̣ P VU ̣ QUA ̉ N LY ́ H O ̣ C VIÊN 7

II B Ộ MÁY TỔ CHỨC 9

II.1 Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận 9

III C ÁC GIẤY TỜ LIÊN QUAN 10

IV L ƯU ĐỒ CHỨNG TỪ 14

V P HÂN TÍCH HỆ THỐNG MỚI 15

V.1 Biểu đồ phân rã chức năng BFD 15

V.2 B IỂU ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU DFD 16

V.2.1 Sơ đồ ngữ cảnh 16

V.2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 16

V.2.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 2 17

V.2.4 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 3 19

V.3 B I ỂU ĐỒ ERD 20

V.3.1 Sơ đồ thực thể mối quan hệ ER 20

V.3.2 Mô hình vật lý 21

V.3.3 C HUẨN HÓA QUAN HỆ DỮ LIỆU 22

V.3.3 Mô hình tổ chức Cơ Sở Dữ Liệu 22

V.3.4 Cơ sở dữ liệu vật lý 23

CHƯƠNG IV: KẾT LUẬN 25

II K ẾT LUẬN 25

III H ƯỚNG PHÁT TRIỂN 25

MỤC LỤC 26

II Các loại biểu đồ 26

II.1 Biểu đồ chức năng nghiệp BFD 26

II.2 Sơ đồ dòng dữ liệu DFD 26

II.3 Mô hình thực thể ERD 26

I Mô tả quy trình nghiệp vụ quản lý Học viên 26

II Bộ máy tổ chức 26

II.1 Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phậ 26

III Các giấy tờ liên quan 26

IV Lưu đồ chứng từ 26

V Phân tích hệ thống mới 26

V.1 Biểu đồ phân rã chức năng BFD 26

V.2 Biểu đồ luồng dữ liệu DFD 26

V.2.1 Sơ đồ ngữ cảnh 26

V.2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 26

V.2.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 2 26

V.2.4 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 3 26

V.3 BiỂU ĐỒ ERD 26

V.3.3 Mô hình tổ chức Cơ Sở Dữ Liệu 27

V.3.4 Cơ sở dữ liệu vật lý 27

I Kết quả đạt được 27

II Kết luận 27

III Hướng phát triển 27

LỜI MỞ ĐẦU

Việc phát triển các ứng dụng của Công nghệ thông tin(CNTT)vào đời sống ngàynay đã trở thành nhu cầu và xu hướng phát triển của xã hội CNTT được ứng dụngtrên tấc cả các lĩnh vực Khoa Học-Xã Hội, nhằm giảm thiểu sức lao động, thời gianlàm việc cho con người Vì vậy đưa tin học vào công việc quản lý Giáo Dục là rất cầnthiết Với lý do này em đã chọn đề tài “Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống Quản Lý HọcViên” tại một trung tâm Ngoại Ngữ để phân tích, thiết kế và làm cở sở để phát triểnphần mềm sau này

Vì không có điều kiện khảo sát hiện trạng hệ thống cụ thể tại đơn vị, mà chỉ thamkhảo qua một số tài liệu có được, cộng với những kiến thức đã được học ở trường,nên đồ án này còn nhiều sai sót Mong thầy, cô thông cảm và hướng dẫn thêm

Em xin cám ơn sự hướng dẫn của thầy Nguyễn Đông Kỳ đã giúp đỡ em trong quátrình hoàn thành đồ án

CHƯƠNG I : BỐI CẢNH ĐỀ TÀI

Việt Nam đang thiết lập ngoại giao với các nước trên Thế Giới nhằm giao lưu,học hỏi kinh nghiệm, tạo mối quan hệ quốc tế.Vì vậy nhu cầu hiểu biết ngoại ngữngày càng được chú trọng đối với tất cả mọi người Trung tâm ngoại ngữ đã thành lập

từ lâu với đội ngũ giáo viên là Thạc sĩ, cử nhân sư phạm, có bề dày kinh nghiệm vàtrình độ chuyên môn cao, nhằm đào tạo ngoại ngữ cho học sinh, sinh viên, công nhânviên chức…

Hiện nay Trung tâm đang thực hiện giảng dạy các khóa học :

II Mục đích nghiên cứu đề tài

-Nghiên cứu, đánh giá một số phương pháp và ứng dụng của các công cụ hổ trợphân tích thiết kế hệ thống Power Desiger

-Vận dụng phương pháp PTTK để mô hình hóa hệ thống Quản lý, làm cơ sở choviệc xây dựng các ứng dụng phần mềm sau này

III Mục tiêu đề tài

- Thiết lập bản báo cáo Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống Quản Lý Học Viên

- Hệ thống cơ sở dử liệu dựa trên quá trình phân tích

IV Dự kiến kết quả đạt được

- Khảo sát quy trình quản lý tại trung tâm

- Thiết kế biểu đồ phân rả chức năng nghiệp vụ BFD( Bussiness Funtion Diagram)

- Thiết kế biểu đồ dòng dữ liệu DFD ( Data Flow Diagram )

- Thiết kế mô hình thực thể ERD

- Thiết kế các bảng vật lý

CHƯƠNG II :CƠ SỞ LÝ THUYẾT

I Giới thiệu về PTTKHTTT

Phân tích hệ thống thông tin là phương pháp luận để xây dựng và phát triển hệthống thông tin bao gồm các lý thuyết, mô hình, phương pháp và các công cụ sử dụngtrong quá trình phân tích Người phát triển hệ thống trước khi bắt tay vào phân tích,cần hiểu rõ phải lựa chọn một phương pháp phân tích thích hợp với hệ thống cần xâydựng trước khi phát triển thành chương trình Đối với phương pháp phân tích thiết kế

hệ thống hướng chức năng nó vừa dể hiểu nhưng vẩn chặc chẻ, phân tích hệ thốngtheo hướng chức năng là chính.Từ đó người đọc có thể hình dung được quy trình quản

lý của toàn bộ hệ thống và công việc của từng bộ phận

Để phân tích quy trình quản lý được rõ ràng cần phải tìm hiểu nhiệm vụ, chứcnăng của các biểu đồ: BFD, DFD, ERD

II Các loại biểu đồ

II.1 Biểu đồ chức năng nghiệp BFD

- BFD (Bussiness Funtion Diagram ) là dạng biểu đồ phân rã có thứ bậc các chứcnăng của hệ thống Mỗi chức năng có thể bao gồm nhiều chức năng con và được thểhiện trong một khung hình chủ nhật của sơ đồ

- Mục tiêu của sơ đồ BFD : + Nhằm xác định phạm vi hệ thống cần phân tích + Là cách tiếp cận logic tới hệ thống mà trong đó các chức năng đều được làmsáng tỏ để sử dụng cho các mô hình sau này

+ Làm sáng tỏ công việc và trách nhiệm của từng bộ phận trong hệ thống, qua

đó có thể lọc bỏ được những tiến trình trùng lặp dư thừa

- Thành phần của BFD

+ Bao gồm các chức năng con mô tả công việc của hệ thống

II.2 Sơ đồ dòng dữ liệu DFD

Khái niệm : DFD ( Data Flow Diagram) là sơ đồ chỉ ra một cách có thứ tự cácthông tin chuyển từ một chức năng hoặt là một tiến trình này sang một tiến trình khác.Tuy nhiên nó không xác định thứ tự thực hiện các chức năng cũng như thời gian haotốn cho việc truy xuất dữ liệu

Mục tiêu của sơ đồ DFD:

+ Xác định yêu cầu của người sử dụng + Lập kế hoạch và minh họa các phương án cho nhà phân tích và người sử dụngxem xét

+ Trao đổi giữa nhà phân tích và người sử dụng do tính tường minh của DFD + Làm tài liệu đặc tả yêu cầu hình thức và đặc tả thiết kế hệ thống

+ Tác nhân ngoài ( extenal entity): tác nhân ngoài ( đối tác) là một cá nhân hoặt tổchức ở bên ngoài lĩnh vực nghiên cứu, là nơi thu nhận, phát sinh thông tin nhưngkhông phải là nơi lưu trử chúng

+ Tác nhân trong (internal entity) : là nơi thu nhận, phát sinh, lưu trử và xử lýthông tin

II.3 Mô hình thực thể ERD

- Mô hình ER (Entity Relationship) bao gồm các thực thể, mỗi thực thể chứanhiều thuộc tính, chúng cung cấp thông tin chi tiết về thực thể Mỗi thực thể đều cócác thuộc tính riêng, đặc trưng dùng để phân biệt với các thuộc tính khác

- Các thực thể được liên kết với nhau thông qua mô hình quan hệ rằng buộc

- Thành phần của mô hình ER:

+ Tập hợp tấc cả các thực thể và thuộc tính của thực thể đó + Đường liên kết rằng buộc giữa khóa chính và khóa ngoại

CHƯƠNG III: KHẢO SÁT QUY TRÌNH QUẢN LÝ HỌC VIÊN

I Mô tả quy trình nghiệp vụ quản lý Học viên

Trung tâm ngoại ngữ có các lớp Anh văn tổng quát, Anh văn giao tiếp và TOEIC,

số lượng học viên ngày càng đông nên trung tâm cần phát triển hệ thống tin học để việc quản lý các lớp học và học viên hiệu quả hơn Nghiệp vụ của trung tâm như sau : Tiếp nhận học viên :

- Mỗi năm trung tâm có 4 đợt khai giảng cho tất cả các lớp, mỗi khóa học kéo dài

3 tháng Mỗi loại lớp được chia thành các cấp lớp ứng với trình độ học viên từ thấpđếncao

- Trước mỗi đợt khai giảng, Trung tâm bắt đầu nhận học viên mới Khi có học viênđến đăng ký học, bộ phận tư vấn của phòng Tổ chức hành chính có nhiệm vụ tư vấncho học viên về các khóa học đang giảng dạy tại Trung tâm, thời gian và mức học phí

cụ thể theo từng lớp học (danh sách khóa học như hình 2) Nếu học viên đồng ý đăng

ký học, nhân viên sẽ phát cho học viên tờ Phiếu Đăng Ký Học (như hình 1) Học viênđược tùy chọn giờ học (sáng, trưa, chiều) và loại lớp muốn học (Anh văn tổng quát,Anh văn giao tiếp hay TOEIC), sau đó điền các thông tin cần thiết theo mẫu trên.Nhân viên ghi danh thực hiện ghi nhận thông tin học viên Căn cứ vào Phiếu Đăng Kýcủa phòng Tổ chức hành chính, nhân viên thu học phí của phòng Kế Toán tiến hànhthu học phí của những học viên đã ghi danh, mức học phí phụ thuộc vào từng loại lớphọc mà học viên đã đăng ký, sau đó lập biên lai thu học phí (như hình 3), đồng thờihẹn ngày giờ để học viên đến thi xếp lớp Ngoài ra học viên cũ của trung tâm sau khithi đậu kỳ thi cuối khóa sẽ đến đăng ký học tiếp lớp cao hơn (hoặc nếu không thi đậu

sẽ đăng ký học lại) Các học viên này chỉ cần chọn giờ học, không cần tham gia kỳ thixếp lớp

Sau khi đã xếp các lớp, giáo vụ sẽ thông báo cho học viên kết quả xếp lớp vàphòng học, học viên bắt đầu khóa học mới.

Tổ chức thi cuối khóa :

- Cuối khóa học trung tâm không tổ chức thi tập trung mà giáo viên sẽ cho lớp thivào tuần cuối cùng Kết quả thi sẽ được lưu vào hồ sơ sinh viên Nếu học viên không

đủ điểm để qua kì thi thì phải học lại, tiền học sẽ được giảm 50% Học viên có kết quảthi cuối khóa xếp thứ 1 trong lớp sẽ được giảm 20% học phí, xếp thứ 2 được giảm10% học phí Học viên chỉ được xét giảm nếu đăng ký học ngay đợt khai giảng kếtiếp Khi đóng học phí học viên vẫn đóng đủ, và sẽ nhận lại phần được giảm sau khi

đã học được tuần

BP TU VAN BP GHI DANH BP LEN HOC PHIBP THU

KH ĐT

BP XEP LICH DAY

BP QL

HO SO

BP TRA LUONG

II.1 Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận

- Ban giám đốc : chi phối tất cả các hoạt động của trung tâm, xem xét, phê duyệt ýkiến của các phòng ban khác

- Phòng tổ chức hành chính: gồm 3 bộ phận + Bộ phận tư vấn: tiếp và tư vấn các vấn đề của học viên và những người ghidanh về việc đào tạo, chính sách ưu đãi và những vấn đề liên quan

+ Bộ phận ghi danh: phụ trách ghi các thông tin của những học viên đến đăng kýtại trung tâm

+ Bộ phận quản lý hồ sơ : quản lý hồ sơ các học viên học tại Trung tâm

- Phòng kế hoạch: gồm 2 bộ phận + Bộ phận xếp lịch dạy :sắp xếp thời khóa biểu cho học viên và giáo viên mộtcách khoa học

+ Bộ phận lên kế hoạch đào tạo: nhiệm vụ của bộ phận này là lên các kế hoạch

mở các khóa đào tạo để trình lên ban giám đốc

- Phòng kế toán: gồm 2 bộ phận

+ Bộ phận thu tiền học phí: thu tiến học phí khi học viên đã ghi danh ở Phòng TC-HC

+ Bộ phận thu, chi, trả lương: tính toán các khoảng thu, chi cần thiết của trung tâm và tính toán giờ dạy để trả lương cho giáo viên

Phòng giáo viên: nghiên cứu phương pháp giảng dạy cho học viên, biên soạn giáo trình

III Các giấy tờ liên quan

PHIẾU ĐĂNG KÝ HỌC

Họ và tên : .

Ngày sinh :

Địa chỉ :

Nghề nghiệp :

Mã khóa học : .

Thời gian học :

Hình 1: Phiếu đăng ký học

Khi có học viên đến đăng ký học, nhân viên tư vấn của bộ phận Tổ Chức- Hành Chính giới thiệu về các khóa học mà trung tâm đang tổ chức giảng dạy, thời gian và phương pháp đào tạo của Trung Tâm Nếu học viên có nhu cầu đăng ký khóa học thì nhân viên tại bộ phận ghi danh phát cho học viên tờ phiếu đăng ký học như trên

DANH SÁCH KHÓA HỌC

Mã khóa học Tên khóa học Học phí Ngày bắt đầu Ngày kết thúc

Hình 2: Danh sách các khóa học

Danh sách khóa học ghi tên tất cả các khóa học đang giảng dạy tại Trung Tâm, mức học phí tương đương với từng cấp lớp và loại lớp từ thấp đến cao, ngày bắt đầu

và ngày kết thúc khóa học

BIÊN LAI THU HỌC PHÍ

Số:………… Ngày:…………

Họ tên học viên :

Ngày sinh :

Thuộc diện :

Nội dung thu :

Số tiền :

Bằng chữ :

Người thu phí Người nộp

Ký tên Ký tên

Hình 3: Biên lai thu tiền học phí

Sau khi hoàn thành việc ghi danh và chọn lớp học ở phòng TC-HC, học viên tiến hành nộp học phí ở phòng Kế Toán, số tiền nộp tương ứng với từng cấp học của lớp học mà học viên đăng ký Sinh viên nào tiền học lại do không đủ điểm thì được giảm 50%, nếu học viên có kết quả thi cuối khóa xếp thứ 1 trong lớp, được giãm 20% khi học lớp tiếp theo, đứng thứ 2 được miễm giãm 10%

BÁO CÁO KẾT QUẢ HỌC TẬP

Mã khóa học: A2010K01 Tên khóa học : TOEIC

Mã môn học : GT1 Tên môn học : Giao tiếp Khóa học : 2010 Ngày khai giảng:1/4/2010

Hình 4: Báo cáo kết quả học tập cuối kỳ

Vào tuần học cuối cùng, giáo viên tổ chức thi cuối khóa với môn học mình phụtrách, kết quả thi được đưa về bộ phận quản lý hồ sơ để nhập và lưu trong bảng báocáo kết quả học tập trong hồ sơ học viên Nếu điểm thi < 5 học viên phải học lại khóahọc đó

THỜI KHÓA BIỂU

1 Văn phạm1 3,5,7 1 Trương Thu Minh

DANH SÁCH HỌC VIÊN

Mã học viên Tên học viên Ngày sinh Địa chỉ

ký học

Phiếu đăng ký

Nhận đăng ký

Kiểm tra thông tin

Lập phiếu

đk 2

Phiếu đăng ký 2

Nhận

đk 2

Thu tiền phí

Biên lai thu học phí

Lưu lại

Biên lai thu học phí

Lưu thông tin học viên

Tổng hợp thông tin học viên

Lập TKB và lên

kh đào tạo

Tổ chức thi xếp lớp

THE END

Hình 1: Lưu đồ chứng từ Quản Lý Học Viên

V Phân tích hệ thống mới

V.1 Biểu đồ phân rã chức năng BFD

QUAN LY HOC VIEN

QL THONG T IN

QUAN LY PHAN LOP

XAC NHAN TT HOC VIEN

LUU T T HOC VIEN

QUAN LY DIEM

T HI LAI

KIEM TRA TT DANG KY

T HU T IEN HOC PHI

QUAN LY DIEM T HI XEP LOP

QUAN LY DIEM T HI CUOI KHOA

TO CHUC THI XEP LOP

PHAN LOAI CAP LOP THEO DIEM THI

PHAN LOAI GIO HOC

T HONG BAO KET QUA XEP LOP

V.2 Biểu đồ luồng dữ liệu DFD

V.2.1 Sơ đồ ngữ cảnh

phiếu đăng ký khóa học phiếu đk đã kiểm tra biên lai thu học phí học phí

yêu cầu thông tin điểm danh sách bảng điểm

danh sách lớp

yêu cầu thông tin lớp

Hình 1: Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0

V.2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1

phi ếu đăng ký khóa học phi ếu đk đã kiểm

tra phiếu đk đã ki ểm tra

học phí biên l ai thu học phí

yêu cầu điểm thi bảng điểm

yêu cầu thông tin l ớp học danh sách

lớp học

HỌC VIÊN

1 QUẢN LÝ

T HÔNG T IN HỌC VIÊN

2 QUẢN LÝ HỌC PHÍ

3 QUẢN LÝ ĐIỂM

4 QUẢN LÝ LỚP HỌC

V.2.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 2

yêu cầu đk khóa học

phiếu đăng ký

phiếu đk đã xác nhận

phiếu đk 2

1 XÁC NHẬN THÔNG TIN HỌC VIÊN

2 LƯU THÔNG TIN HỌC VIÊN

HỒ SƠ HỌC VIÊN

Hình 1 : Biểu đồ DFD phân rã chức năng Quản Lý Thông Tin Học Viên

thông báo ngày thi xếp lớp

yêu cầu phiếu đk

biên lai thu tiền học phí

học phí

phiếu đk 2

phiếu đk đã kiểm tra HỌC VIÊN

1 KIỂM TRA THÔNG TIN

2 THU TIỀN HỌC PHÍ

1 biên lai thu tiền học phí

Hình 2 : Biểu đồ DFD phân rã chức năng Quản Lý Học Phí

yêu cầu thông tin điểm danh sách điểm

yêu cầu đề thi xếp lớp

đề thi xếp lớp yêu cầu kết quả thi bảng điểm

yêu cầu thông tin điểm danh sách điểm

yêu cầu thông tin điểm danh sách điểm

yêu cầu đề thi cuối khóa

đề thi

bảng điểm yêu cầu kết

quả thi

yều cầu đề thi lại bảng điểm

yêu cầu kết quả thi

đề thi GIÁO VIÊN

1 QUẢN LÝ ĐIỂM XẾP LỚP

2 QUẢN LÝ ĐIỂM THI CUỐI KHÓA

3 QUẢN LÝ ĐIỂM THI LẠI

HỌC VIÊN

1 BẢNG ĐIỂM

Hình 3 : Biểu đồ DFD phân rã chức năng Quản Lý Điểm Thi

HỌC VIÊN

1 THÔNG BÁO KẾT QUẢ XẾP LỚP

2

PL CẤP LỚP THEO ĐIỂM THI

3

TỔ CHỨC THI XẾP LỚP

4 PHÂN LOẠI GIỜ HỌC

1 DANH SÁCH LỚP

Hình 4 : Biểu đồ DFD phân rã chức năng Quản Lý Quản Lý Lớp Học

V.2.4 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 3

Bài thi

ds học viên lên lớp

ds học viên thi lại

Danh sách học viên được thi

điểm thi Điểm thi bài thi

HỌC VIÊN

1

TỔ CHỨC THI

2 CHẤM BÀI THI

3 LƯU ĐIỂM THI

4 THÔNG BÁO KẾT QUẢ THI

GIÁO VIÊN

1 BẢNG ĐIỂM

Hình 5 : Biểu đồ DFD phân rã chức năng Quản Lý Điểm Thi Cuối Khóa