Báo cáo phân tích thiết kế hệ thống quản lý nhập khẩu và bán hàng ở công ty TNHH thiết bị và dịch vụ

Đối tượng hàng hoá Các mặt hàng của công ty là các máy móc sử dụng trong các ngành khai thác mỏ than,…, xây dựng, công trình thuỷ điện,… như là: máy khoan đá, máy khoanhầm, máy xúc,

LỜI NÓI ĐẦUNgày nay, trước những vai trò, khả năng ứng dụng thực tiễn hết sức to lớn củaTin học- ngành mà thâm nhập vào mọi lĩnh vực của đời sống Từ những việc đơngiản (soạn thảo văn bản, …) đến những việc phức tạp như để quản lý công ty,trường học… Với sự trợ giúp của máy tính đã làm giảm sức lao động của conngười, làm cho việc quản lý trở nên chính xác hơn, cụ thể hơn và giúp con ngườirất nhiều việc mà con người không thể làm được.

Các ứng dụng của tin học phát triển ngày càng phức tạp hơn, tinh vi hơn Từnhững ứng dụng trên những máy tính cá nhân đơn lẻ đến những ứng dụng trên cảmột hệ thống máy tính và được làm bởi nhiều người chứ không phải chỉ của một cánhân riêng lẻ nào Đi đôi với sự phát triển đó, yêu cầu, nhu cầu, đòi hỏi của conngười cũng tăng lên Để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao đó đòi hỏi các nhà xâydựng hệ thống thông tin phải đưa ra được các sản phẩm có chất lượng cao, có khảnăng nâng cấp, phát triển và gần gũi với người dùng Để có được các hệ thống như

vậy thì yêu cầu phải có bản phân tích thiết kế hệ thống tốt Việc xây dựng bản phân

tích, thiết kế hệ thống thông tin tốt không những bảo đảm cho hệ thống hoạt độngmột cách an toàn, đáng tin cậy và được người dùng tin tưởng mà nó còn góp phầngiảm chi phí cho việc bảo hành, bảo trì, nâng cấp phát triển hệ thống

Từ hệ thống thực tế để xây dựng thành phần mền phải thông qua các bước:đặc tả, thiết kế, lập trình, kiểm thử và cuối cùng là đưa vào sử dụng

Phân tích thiết kế hệ thống là công việc tìm hiểu và mô phỏng lại hiện trạngquy trình nghiệp vụ trong thế giới thực từ đó xây dựng hệ thống để giải quyết bàitoán đặt ra trong thực tế

Qua điều tra của công ty IBM cho thấy: khi xây dựng hệ thống có bước phântích thì ban đầu phải tốn kinh phí cho bước phân tích nhưng sau đó kinh phí bảo trì,kiểm thử nhỏ hơn rất nhiều so với việc xây dựng hệ thống không phân tích Vàkinh phí toàn bộ cho việc xây dựng hệ thống cũng nhỏ hơn.

Nói tóm lại, dù hệ thống cần xây dựng không lớn lắm thì việc phân tích, thiết

kế hệ thống thông tin cũng là vô cùng quan trọng Nó giúp cho người xây dựng hệthống hiểu kỹ về hệ thống mà mình xây dựng, là rất cần thiết để làm việc theonhóm, giúp giảm chi phí xây dựng phần mềm, dễ bảo hành bảo trì, dễ nâng cấp sửachữa và đồng thời nó cũng là thể hiện tính chuyên nghiệp trong xây dựng phầnmềm-yếu tố giúp người dùng tin tưởng và chọn lựa

Học tập môn Phân tích thiết kế hệ thống, người học sẽ nắm được những kiếnthức cơ bản nhất về phân tích, thiết kế một hệ thống thông tin; từng bước biết cáchphân tích, thiết kế một hệ thống nhỏ, là điều kiện để phân tích và thiết kế một hệthống lớn sau này

Với mục đích làm quen với việc phân tích thiết kế hệ thống thông tin Tôichọn đề tài là “Quản lý nhập khẩu và bán hàng ở công ty TNHH thiết bị và dịchvụ”

Quá trình thực hiện đã được sự nhiệt tình giúp đỡ, chỉnh sửa của giáo viênChu Thị Hường Tôi xin chân thành cảm ơn

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 1

MỤC LỤC 3

CHƯƠNG 1: KHẢO SÁT ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG 5

1.1 KHẢO SÁT HỆ THỐNG “QUẢN LÝ NHẬP KHẨU” 5

1.1.1 Nhiệm vụ cơ bản của hệ thống 5

1.1.2 Cơ cấu tổ chức và phân công trách nhiệm 6

1.1.3 Đối tượng và dịch vụ quản lý 8

1.1.4 Một số mẫu biểu 9

1.1.5 Đánh giá hiện trạng 10

1.2 XÂY DỰNG DỰ ÁN 11

1.2.1 Mục tiêu chính của dự án 11

1.2.2 Tính khả thi của dự án 12

1.2.3 Lập kế hoạch triển khai 13

1.2.4 Quy trình xử lý của hệ thống 15

CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ CHỨC NĂNG 18

2.1 SƠ ĐỒ PHÂN CẤP CHỨC NĂNG 18

2.1.1 Xác định các chức năng chi tiết và gom nhóm chức năng 18

2.1.2 Vẽ sơ đồ phân cấp chức năng 26

2.2 SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU 26

2.2.1 Định nghĩa các ký hiệu sử dụng trong sơ đồ 26

2.2.2 Sơ đồ DFD mức khung cảnh 27

2.2.3 Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh 28

2.2.4 Sơ đồ dòng dữ liệu của các chức năng 28

2.3 ĐẶC TẢ TIẾN TRÌNH 31

2.3.1 Quản lý xuất nhập khẩu – Đặt hàng 31

2.3.2 Quản lý xuất nhập khẩu – Nhận hàng 32

2.3.3 Quản lý kỹ thuật – Bổ sung linh kiện 33

2.3.4 Quản lý kỹ thuật – Tiếp nhận yêu cầu bảo hành 34

CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ DỮ LIỆU 36

3.1 MÔ HÌNH THỰC THỂ LIÊN KẾT (E/A) MỞ RỘNG 36

3.1.1 Xác định kiểu thực thể, kiểu thuộc tính 36

3.1.3 Định nghĩa ký hiệu sử dụng trong E/A mở rộng 39

3.1.4 Vẽ mô hình E/A mở rộng 41

3.2 CHUYỂN ĐỔI TỪ MÔ HÌNH E/A MỞ RỘNG SANG MÔ HÌNH E/ A KINH ĐIỂN 42

3.2.1 Các quy tắc chuyển đổi từ mô hình E/A mở rộng sang mô hình E/A kinh điển áp dụng trong bài toán 42

3.2.2 Vẽ mô hình E/A kinh điển 44

3.3 CHUYỀN ĐỔI TỪ MÔ HÌNH E/A KINH ĐIỂN SANG MÔ HÌNH E/ A HẠN CHẾ 45

3.3.1 Các quy tắc chuyển đổi từ mô hình E/A kinh điển sang mô hình E/ A hạn chế áp dụng trong bài toán 45

3.3.2 Định nghĩa các ký hiệu sử dụng trong mô hình 47

3.3.3 Vẽ mô hình E/A hạn chế 48

3.4 CHUYỂN ĐỔI TỪ MÔ HÌNH E/A SANG MÔ HÌNH QUAN HỆ 49

3.4.1 Các quy tắc chuyển đổi từ mô hình E/A hạn chế sang mô hình quan hệ áp dụng trong bài toán 49

3.4.2 Vẽ mô hình quan hệ 53

3.4.3 Mô tả chi tiết các bảng trong mô hình quan hệ 54

CHƯƠNG 4: THIẾT KẾ HỆ THỐNG 64

4.1 THIẾT KẾ TỔNG THỂ 64

4.1.1 Phân định các hệ con 64

4.1.2 Phân định công việc giữa người và máy 66

4.2 THIẾT KẾ GIAO DIỆN 69

4.2.1 Thiết kế menu chương trình 69

4.2.2 Thiết kế form 70

4.2.3 Thiết kế báo cáo 82

4.3 THIẾT KẾ KIỂM SOÁT 85

4.3.1 Xác định nhu cầu bảo mật của hệ thống 85

4.3.2 Phân định nhóm người dùng 86

4.3.3 Quy định quyền hạn cho các nhóm người dùng 86

4.4 THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU VẬT LÝ 87

4.4.1 Xác định các bảng dữ liệu phục vụ yêu cầu bảo mật 87

4.4.2 Mô hình dữ liệu của hệ thống 89

ĐÁNH GIÁ CÔNG VIỆC VÀ KẾT LUẬN 91

TÀI LIỆU THAM KHẢO 92

CHƯƠNG 1: KHẢO SÁT ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG

1.1 KHẢO SÁT HỆ THỐNG “QUẢN LÝ NHẬP KHẨU”

1.1.1 Nhiệm vụ cơ bản của hệ thống

Ngày nay trong thời đại kinh tế thị trường thì chiến lược kinh doanh đối vớimỗi công ty là vô cùng quan trọng Đặc biệt là đối với công ty xuất nhập khẩu tưnhân thì đó là vấn đề sống còn để nâng cao lợi nhuận, đảm bảo sự tồn tại trong sựtranh chấp ngày càng quyết liệt của thời đại mở cửa Ở công ty xuất nhập khẩu tưnhân thì công việc quản lý hệ thống bao gồm một số bộ phận chính là marketing,xuất nhập khẩu, kỹ thuật, kế toán và hành chính… Trong một số bộ phận thì việcquản lý về nhân viên, khách hàng và sản phẩm đã tin học hoá, tuy nhiên cũng chỉdừng lại ở mức cập nhật danh sách, chưa có sự kết hợp linh hoạt giữa các vấn đềcần quản lý, và đặc biệt chưa có sự năng động và sáng tạo trong việc marketing tìmkiếm thị trường, khách hàng và quảng bá thông tin về công ty và sản phẩm bằngnhiều hình thức khác nhau, có hiệu quả mà lại tiêu tốn nhiều thời gian, năng suấtlao động thấp Mặt khác, “xuất nhập khẩu” đòi hỏi thường xuyên làm việc với đốitác nước ngoài, do đó việc tin học hoá càng cần thiết trong điều kiện toàn cầu hoánhư hiện nay

Nhiệm vụ cơ bản của hệ thống là khi có khách hàng có nhu cầu mua hàng thìtrước hết cần cung cấp cho khách hàng danh sách những thông tin cần thiết và chitiết về những sản phẩm mà công ty đang có bán hoặc có thể nhập Và để kháchhàng có thể linh động hơn trong việc đặt hàng cần có hệ thống website của công ty

để khách hàng có thể liên hệ xem hàng và mua hàng qua điện thoại, internet hoặctrực tiếp đến công ty Khi khách hàng có yêu cầu đặt hàng thì lấy thông tin chi tiết

về khách hàng (trong trường hợp xem xét này khách hàng thông thường là cáccông ty hoạt động trong ngành khai thác mỏ, xây dựng, các công trình thuỷ điện,

…), kiểm tra thông tin về khách hàng, và sau khi đã kiểm tra các thông tin là hợp

lệ thì làm thủ tục tiến hành kí hợp đồng, hẹn ngày giao hàng Sau đó tiến hành hỏihàng, đặt hàng, kí kết hợp đồng và nhận hàng từ đối tác công ty nước ngoài; giaohàng cho khách hàng trong nước Vì vậy mà ngoài quản lý nhân viên, hàng hoá,thông tin về khách hàng còn cần quản lý thông tin các dịch vụ thương mại trong

việc marketing quảng bá sản phẩm và tìm kiếm khách hàng, quản lý hợp đồng giaonhận hàng, quản lý về hành chính và kế toán.

Những nhiệm vụ cơ bản được tóm lược như sau:

 Sử dụng chương trình để quản lý toàn bộ hồ sơ khách hàng

 Quản lý toàn bộ hồ sơ nhân viên làm việc trong công ty

 Thống kê những sản phẩm đang hiện có bán và những sản phẩm có khảnăng nhập khẩu được

 Quản lý hợp đồng giao nhận hàng, thủ tục đăng kiểm trong xuất nhậpkhẩu

 Quản lý các thông tin về sản phẩm trong quá trình sử dụng của kháchhàng, những thông tin về sự hỏng hóc, ngày tháng bảo hành, tiến hànhsửa chữa

 Tìm kiếm và đưa ra thông tin về sản phẩm như số lượng, chất lượng, nhucầu đặt hàng…khi có khách hàng có nhu cầu muốn xem xét mua hàng

 Quản lý và tìm kiếm đưa ra những thông tin về đối tác và những sảnphẩm mà đối tác đó có thể cung cấp đề tiến hành đặt hàng

 Tính toán lương cho nhân viên, doanh thu theo ngày, theo tháng, theonăm

1.1.2 Cơ cấu tổ chức và phân công trách nhiệm

Qua khảo sát về tình hình hoạt động của công ty xuất nhập khẩu tư nhân đãđưa ra được cơ cấu tổ chức của công ty theo sơ đồ dưới đây:

Ban giám đốc: Là đại diện pháp nhân của công ty trong mọi giao dịch, quản

lý và điều hành mọi hoạt động trong công ty

Phòng xuất nhập khẩu: có nhiệm vụ tiến hành hỏi hàng, đặt hàng, nhậphàng và giao hàng cho khách hàng khi có khách hàng có nhu cầu mua sảnphẩm

Phòng bán hàng: có nhiệm vụ marketing, đưa thông tin lên mạng để quảng

bá về sản phẩm và công ty nhằm thu hút khách hàng, tìm kiếm khách hàng

và tăng doanh thu lợi nhuận cho công ty, cung cấp cho khách hàng nhữngthông tin cần thiết về sản phẩm Vì mặt hàng công ty kinh doanh là cácloại máy móc giá thành cao nên thông thường chủ yếu bán hàng qua đấuthầu Phòng bán hàng sẽ tìm kiếm thông tin về đấu thầu, tiến hành mua hồ

sơ thầu, mở thầu và nếu thắng thầu thì nhập hàng

Phòng kỹ thuật: có nhiệm vụ bảo đảm mọi mặt về kỹ thuật cho sản phẩm

và công ty, hướng dẫn sử dụng, bảo quản máy móc, tiến hành bảo hànhcho sản phẩm của công ty đã bán, sửa chữa những máy móc có hỏng hóctrong thời gian bảo hành ở tại công ty hoặc đến địa điểm của khách hàng

Phòng kế toán: Tính toán doanh thu lợi nhuận sau mỗi hợp đồng bán hàng;giám sát và chịu trách nhiệm thu chi về mọi mặt trong công ty, tính toán vàphân phát lương cho nhân viên

Phòng hành chính: Có nhiệm vụ bảo đảm mọi mặt về hành chính như cácloại giấy tờ, hợp đồng bán hàng và hợp đồng nhập hàng,các thủ tục hảiquan để nhập khẩu…

Trong chương trình này tôi chỉ phân tích công việc quản lý của phòng bánhàng và phòng xuất nhập khẩu

1.1.3 Đối tượng và dịch vụ quản lý

1.1.3.1 Đối tượng khách hàng

Khách đặt hàng của công ty thường là các công ty hoạt động trong ngànhkhai thác mỏ (than,…), xây dựng, công trình thuỷ điện,…

Việc xác định khách hàng là cũ hay mới rất quan trọng Nếu khách đã từngmua hàng của công ty thì việc thu thập thông tin về khách sẽ nhanh hơn, kháchhàng cũng đã biết những mặt hàng công ty có bán, do đó việc kí kết hợp đồng sẽdiễn ra nhanh và thuận lợi hơn

1.1.3.2 Đối tượng hàng hoá

Các mặt hàng của công ty là các máy móc sử dụng trong các ngành khai thác

mỏ (than,…), xây dựng, công trình thuỷ điện,… như là: máy khoan đá, máy khoanhầm, máy xúc, máy đào, bơm bê tong, các dụng cụ khoan…

Những máy móc này tương đối cồng kềnh, giá thành cao nên thông thườngkhi khách hàng xem hàng và đặt hàng thì công ty mới tiến hành hỏi hàng ở đối táccông ty nước ngoài, nếu có thể nhập khẩu thì khi đó mới tiến hành kí hợp đồng vớikhách hàng và khi nhập hàng về thì tiến hành giao hàng

Hàng ngày công ty sẽ luôn cập nhật thông tin về những mặt hàng có thể đưavào trong danh sách bán, thông tin mới về những sản phẩm mới để kịp thời thôngtin cho khách hàng, những thông tin về đối tác nước ngoài là nơi đặt hàng

1.1.3.3 Dịch vụ bán hàng

Để tìm kiếm được nhiều khách hàng, đưa thông tin tới khách hàng một cáchnhanh nhất, công ty tổ chức một website của công ty trong đó có các thông tin vềcông ty, về các mặt hàng, và khách hàng có thể liên hệ đặt hàng bằng internet,bằng điện thoại hoặc trực tiếp đến công ty Như vậy sẽ rất thuận tiện cho kháchhàng vì khách hàng có thể ở xa không trực tiếp đến công ty xem hàng mà có thểxem thông qua trang web của công ty Và nhân viên phòng bàn hàng sẽ ghi nhận

lại các thông tin về khách hàng, những số liệu về những mặt hàng được nhiều khách hàng quan tâm để từ đó góp phần vào chiến lược kinh doanh của công ty

1.1.4 Một số mẫu biểu

Mẫu “đặt hàng”:

PHIẾU ĐẶT HÀNG

Số thứ tự/Order No:………

Ngày….tháng….năm……

Tên công ty:………

Địa chỉ công ty:………

Số điện thoại công ty:………

Người đại diện:………

Địa chỉ người đại diện:………

Số điện thoại người đại diện:………

Tên mặt hàng Số lượng Ghi chú: Khách hàng/Customer Mẫu “thống kê - báo cáo”: THỐNG KÊ HÀNG BÁN TRONG THÁNG/QUÝ/NĂM…

Mẫu “giao hàng” PHIẾU GIAO HÀNG Tên mặt hàng:…….……… ……… Số lượng:………

Ký hiệu:………

Ngừơi giao:………

Địa chỉ người giao:………

Số điện thoại bên giao:………

Ngừơi nhận:………

Địa chỉ người nhận:………

Số điện thoại bên nhận:………

Địa điểm:………

Thời gian:………

Kiểm tra chất lượng:………

1.1.5 Đánh giá hiện trạng

Qua việc khảo sát hệ thống làm việc của công ty, nhìn chung cơ cấu tổ chức của hệ thống là hợp lý Song với tính chất công việc của từng phòng ta thấy còn nhiều vấn đề cần được sửa đổi và thay thế bằng những hình thức thực hiện cũng như thể chế mới cho phù hợp với những mục tiêu được đề ra, cụ thể như: việc quản

lý hợp đồng, các thủ tục giao nhận hàng của công ty chủ yếu qua giấy tờ, văn bản Công việc này khá phức tạp và khó quản lý

Phòng bán hàng chưa chủ động trong việc marketing tìm kiếm khách hàng.Nghĩa là phòng bán hàng phải chủ động tìm kiếm thông tin về những công ty hoạtđộng trong lĩnh vực, ngành có liên quan và thông tin cho họ về những mặt hàngcủa công ty Việc quản lý thông tin về khách hàng, các mặt hàng và việc thu thậpthông tin mới phải đồng bộ và liên tục cập nhật do đó giữa các phòng phải có mỗiliên hệ mật thiết để thông tin cập nhật nhanh chóng và chính xác, mang lại hiệusuất cao trong công việc.

1.2.XÂY DỰNG DỰ ÁN

1.2.1 Mục tiêu chính của dự án

Đối với hệ thống

Hệ thống phải đáp ứng được chiến lược phát triển mở rộng của công ty

Hệ thống phải tạo ra thống nhất và liên hệ chặt chẽ giữa các phòng bantrong công ty, quản lý nhanh và hiệu quả các vấn đề hợp đồng và thôngtin khách hàng, các vấn đề về thủ tục xuất nhập khẩu,…

Hệ thống mới phải mang lại kết quả tốt hơn hệ thống cũ

Đối với chương trình

Tổ chức thống nhất một hệ thống cơ sở dữ liệu nhằm lưu giữ thống nhấttoàn bộ dữ liệu về hoạt động của công ty như: khách hàng, hàng hoá, hợpđồng, các thủ tục xuất nhập khẩu

Tin học hóa công tác quản lý khách hàng, quản lý hợp đồng

Tin học hóa các quy trình đặt hàng, kí kết hợp đồng,…

Tin học hóa việc cung cấp thông tin hàng hoá và thông tin chi tiết về hợpđồng cho khách hàng

Tổng hợp và lập báo cáo thông kê về: hàng hóa, khách hàng, mặt hàngbán chạy nhất, những mặt hàng mang lợi nhuận cao…

1.2.2 Tính khả thi của dự án Đơn giản để sử dụng

Các modul tích hợp cao, hệ thống menu ngắn gọn phân chia theo chủ đềgiúp cho việc tìm kiếm, cập nhật dữ liệu dễ dàng.

Hệ thống danh mục trợ giúp trong quá trình tạo báo cáo giúp bạn dễ dàngchọn lọc số liệu theo yêu cầu Tự động hiện lên các danh sách tùy chọnphù hợp cho phép bạn chọn mỗi khi nhập sai mã số

Cho phép xem sơ đồ trạng thái phòng có thể đăng ký nhập phòng, thanhtoán trực tiếp trên sơ đồ phòng

Tự động tính toán toàn bộ các chi phí cho khách hàng khi Checkout chỉvới một vài phím nhấn chuột Cho phép in hoá đơn tính tiền cho kháchnhanh nhất

Tính mở cao, mềm dẻo, linh hoạt

Có thể tạo báo cáo hoặc tìm kiếm số liệu theo thời gian bất kỳ Như vậybạn có thể phân tích số liệu kinh doanh của một khoảng thời gian nào đóbạn quan tâm

Các báo cáo có thể chuyển ra file Excel và các loại dữ liệu khác

Sử dụng CSDL SQL Server lưu trữ lượng dữ liệu rất lớn

Tính bảo mật cao, môi trường nhiều người sử dụng

Cơ sở dữ liệu đã có hệ thống bảo mật riêng cho dù việc truy nhập vào cơ

sở dữ liệu có thông qua chương trình ứng dụng hay không

Chương trình cho phép sử dụng hệ thống bảo mật của môi trường Lớp bảomật thứ hai đó là hệ thống bảo mật của ứng dụng thông qua Password vàphân quyền sử dụng Mỗi đối tượng được phân lớp vào các nhóm có cácquyền khác nhau, tương ứng với công việc của các phòng ban Chỉ nhữngngười quản trị có quyền hệ thống mới truy nhập được vào các chức năng

hệ thống và có quyền thay đổi các tham số hệ thống

Tự động lưu lại các thông tin về người sử dụng trong quá trình sử dụngchương trình bao gồm ngày, tháng, năm, thời gian người sử dụng vàomục nào của chương trình, làm gì giúp cho người quản trị hệ thống có thểgiám sát được các hoạt động của hệ thống

Tự động lưu lại các lỗi phát sinh, ngày tháng xảy ra, chức năng phát sinhtrong quá trình sử dụng để người lập trình tiện lợi trong quá trình bảo trìphần mềm, nâng cao chất lượng phần mềm.

Tính ổn định cao, giao diện đẹp, in ấn tiện lợi

Môi trường hoạt động: Chương trình có thể cài đặt trên nhiều môi trường

Sử dụng công cụ lập trình là ngôn ngữ C#.NET một công cụ lập trình ứngdụng chuẩn của MicroSoft nên các giao diện rất đẹp dễ nhìn, tốc độnhanh

Bố trí hợp lý các chức năng tạo nên tính logic trong quá trình sử dụng, hỗtrợ các thao tác nhập xuất dữ liệu

Database dựa trên cơ sở dữ liệu là: SQL Server nên tính ổn định cao vàkhả năng bảo mật tốt

1.2.3 Lập kế hoạch triển khai

Đặc tả yêu cầu hệ thống mới

Hệ thống mới có khả năng thay thế một phần hệ thống và giúp phòng bánhàng, phòng xuất nhập khẩu tiến hành các hoạt động nhanh hơn nhớ tinhọc hoá các khâu về thủ tục, giấy tờ, giảm đáng kể thời gian trong việc điđến kí kết hợp đồng

Có khả năng hiển thị thông tin chi tiết về tất cả các loại mặt hàng, thống

kê, tổng hợp theo nhiều hình thức, kết xuất dữ liệu theo các dạng khácnhau Tự động cập nhật thông tin khi khách hàng có yêu cầu đặt hàng vàcung cấp thông tin

Hệ thống có thể kết xuất báo cáo về tổng doanh thu, danh sách kháchhàng đặt hàng, thông tin về những mặt hàng có thể nhập khẩu

Những lợi ích của hệ thống mới

Chất lượng hoạt động bán hàng và quá trình nhập khẩu được cải thiện

 Khách hàng sẽ được phục vụ nhanh hơn, nhanh chóng được cung cấpthông tin chi tiết về hàng hoá

 Quá trình kí kết hợp đồng nhanh hơn, tiết kiệm thời gian, xác định các vấn

đề liên quan đến hợp đồng chặt chẽ hơn, giảm sự phức tạp và thời gian làmthủ tục nhập hàng

 Tiến hành thống kê, tổng hợp, tìm kiếm nhanh hơn

 Tính toán chi phí, lợi nhuận, doanh thu thuận lợi và nhanh gọn

Sự thi hành tốt hơn

 Dễ dàng quản lý thông tin khách hàng, thông tin hàng hoá, thông tin về đốitác nước ngoài

 Dễ tìm kiếm thông tin khách hàng, thông tin hàng hóa

 Kiểm soát được sự thay đổi của hệ thống nhờ có sự liên hệ mật thiết giữacác chức năng của các bộ phận

Nhiều thông tin hơn

 Cung cấp nhiều thông tin hơn về khách hàng, về thông tin hàng hoá, về đốitác nước ngoài

 Cung cấp nhiều thông tin về các dịch vụ bán hàng, marketing hàng hóa

Điều khiển mạnh hơn

 Các lỗi nhập dữ liệu sẽ bị loại bỏ

 Kiểm soát các lỗi hệ thống

 Kiểm soát quyền người dùng

 Bảo mật cao

Giảm giá thành

 Cắt giảm biên chế nhân viên

 Chi phí các loại giấy tờ, thủ tục được loại bỏ

1.2.4 Quy trình xử lý của hệ thống

Khi khách hàng có nhu cầu muốn xem danh sách các mặt hàng, khách hàng

có thể vào website của công ty để xem chi tiết hoặc gọi điện đến công ty, phòngbán hàng sẽ nhanh chóng cung cấp cho khách hàng catalogue chi tiết (gửi yêu cầubáo giá cho khách hàng) (thường gọi là bảng báo giá) về các mặt hàng của công ty.Khi khách hàng quyết định mua hàng và đặt yêu cầu với công ty thì sẽ tiếp nhậnyêu cầu đặt hàng của khách hàng, thu thập thông tin chi tiết về khách hàng, kiểmtra thông tin khách hàng, cập nhật dữ liệu về khách hàng, cập nhật dữ liệu yêu cầuđặt hàng là khách cũ hay mới và các thông tin cần thiết về khách hàng Sau đóchuyển yêu cầu đặt hàng tới phòng xuất nhập khẩu

Phòng xuất nhập khẩu:

Phòng xuất nhập khẩu tiếp nhận yêu cầu đặt hàng từ phòng bán hàng hoặcphòng kỹ thuật thì cập nhật dữ liệu về hàng hoá cần nhập tiến hành hỏi hàng nhàcung cấp là đối tác công ty nước ngoài để thực hiện việc nhập hàng Nếu có thểnhập hàng thì tiến hành ký kết hợp đồng với khách hàng trong đó có đầy đủ cácthông tin chi tiết về hàng hoá, giá cả; thống nhất về thời gian giao hàng (đảm bảo

đủ thời gian để nhập hàng về), cách thức vận chuyển và nhận hàng; khách hàngphải chuyển tiền trước 30% giá của mặt hàng Sau đó tiến hành đặt hàng: liên hệvới đối tác nước ngoài, thống nhất hai bên những điều khoản về giá cả, thời hạngiao hàng (đảm bảo kịp thời hạn với khách hàng trong nước), cách thức giao hàng(thông thường chuyên chở bằng tàu thuỷ qua đường biển); sau khi đã thoả thuận ổnthoả thì ký kết hợp đồng với nhà cung cấp

Quá trình nhập hàng: bên đối tác nước ngoài phải thông báo cho công ty biếtnhững thông tin: ngày tháng giao hàng, tàu chuyên chở, ngày xuất phát từ cảng đinào, ngày dự kiến ở cảng đến, tên tàu, và những thông tin chung về hàng hoá.Phòng xuất nhập khẩu sẽ chuẩn bị đầy đủ các thủ tục đăng kiểm hải quan để nhậphàng, trong đó có các chứng từ nhận hàng, phiếu giao nhận hàng, bảng thống kê sốlượng hàng, trọng lượng hàng, trị giá lô hàng và những giấy tờ liên quan khác.Công ty phải thanh toán về khoản tiền chuyên chở Ngày nhận hàng khi tàu đến,tiến hành kiểm tra chất lượng hàng, khối lượng hàng, các thông số kỹ thuật dophòng kỹ thuật đảm nhiệm Sau khi hoàn thành các thủ tục, thanh toán tiền với nhàcung cấp thì kết thúc hợp đồng với công ty nước ngoài Nếu là yêu cầu nhập hàng

của phòng kỹ thuật lập phiếu nhập kho Nếu là hàng theo đơn đặt hàng của kháchhàng thì tiến hành bàn giao công việc cho phòng bán hàng để giao hàng cho kháchhàng.

Phòng xuất nhập khẩu thường xuyên cập nhật thông tin về các nhà cung cấp(công ty nước ngoài) và cập nhật, chỉnh sửa, bổ sung mặt hàng mới

Phòng bán hàng:

Giao hàng: khách hàng có thể trực tiếp đến công ty để nhận hàng và thanhtoán 70% tiền còn lại hoặc công ty tổ chức chuyên chở giao hàng cho khách hàng.Nhân viên phòng kỹ thuật sẽ cung cấp cho khách hàng những thông tin cụ thể vềhàng hoá, hướng dẫn sử dụng Sau khi khách đã hoàn thành việc kiểm tra hànghoá, tiến hành viết phiếu bảo hành, nhận tiền từ khách hàng thì kết thúc hợp đồngvới khách hàng, cập nhật lại dữ liệu sau khi đã kết thúc hợp đồng

Phòng kỹ thuật:

Trong thời hạn bảo hành nếu có hỏng hóc thì hoặc khách hàng đưa máy mócđến công ty bảo hành hoặc nhân viên kỹ thuật trực tiếp đến nơi công ty của kháchhàng để sửa chữa máy móc Phòng kỹ thuật sẽ tiếp nhận yêu cầu bảo hành: sửachữa, thay thế phụ tùng, yêu cầu thay thế phụ tùng quá thời gian bảo hành Nếu đãhết thời hạn bảo hành thì có thể tiến hành sửa chữa nhưng khách hàng phải chi trảphí sửa chữa Công ty cung cấp các phụ tùng thay thế và đảm bảo kỹ thuật cho cácmặt hàng mà công ty đem bán Phòng kỹ thuật thường xuyên kiểm tra những linhkiện tương ứng với các máy móc đã bán, cập nhật, chỉnh sửa, bổ sung dữ liệu vềkhách hàng, yêu cầu của khách hàng, thống kê số lượng hàng trong kho, nếu cần

bổ sung linh kiện thì lập danh sách linh kiện cần bổ sung và gửi yêu cầu đặt hàngtới phòng xuất nhập khẩu

Và để chương trình hoạt động được an toàn trên mạng và có tính bảo mật,người quản trị cơ sở dữ liệu sẽ cấp cho mỗi nhân viên sử dụng một tên và mật khẩukhi sử dụng chương trình

CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ CHỨC NĂNG

2.1 SƠ ĐỒ PHÂN CẤP CHỨC NĂNG

2.1.1 Xác định các chức năng chi tiết và gom nhóm chức năng

Bước 1: Dựa vào quy trình xử lý của hệ thống ta gạch chân các động từ + bổ

ngữ liên quan đến công việc của hệ thống như sau:

Phòng bán hàng:

Khi khách hàng có nhu cầu muốn xem danh sách các mặt hàng, khách hàng

có thể vào website của công ty để xem chi tiết hoặc gọi điện đến công ty, phòng

bán hàng sẽ nhanh chóng cung cấp cho khách hàng catalogue chi tiết (gửi yêu cầu

báo giá cho khách hàng) (thường gọi là bảng báo giá) về các mặt hàng của công ty.

Khi khách hàng quyết định mua hàng và đặt yêu cầu với công ty thì sẽ tiếp nhận

yêu cầu đặt hàng của khách hàng, thu thập thông tin chi tiết về khách hàng, kiểm tra thông tin khách hàng, cập nhật dữ liệu về khách hàng, cập nhật dữ liệu yêu cầu đặt hàng là khách cũ hay mới và các thông tin cần thiết về khách hàng Sau đó chuyển yêu cầu đặt hàng tới phòng xuất nhập khẩu.

Phòng xuất nhập khẩu:

Phòng xuất nhập khẩu tiếp nhận yêu cầu đặt hàng từ phòng bán hàng hoặc

phòng kỹ thuật thì cập nhật dữ liệu về hàng hoá cần nhập tiến hành hỏi hàng nhà

cung cấp là đối tác công ty nước ngoài để thực hiện việc nhập hàng Nếu có thể

nhập hàng thì tiến hành ký kết hợp đồng với khách hàng trong đó có đầy đủ các

thông tin chi tiết về hàng hoá, giá cả; thống nhất về thời gian giao hàng (đảm bảo

đủ thời gian để nhập hàng về), cách thức vận chuyển và nhận hàng; khách hàng

phải chuyển tiền trước 30% giá của mặt hàng Sau đó tiến hành đặt hàng: liên hệ

với đối tác nước ngoài, thống nhất hai bên những điều khoản về giá cả, thời hạngiao hàng (đảm bảo kịp thời hạn với khách hàng trong nước), cách thức giao hàng(thông thường chuyên chở bằng tàu thuỷ qua đường biển); sau khi đã thoả thuận ổn

thoả thì ký kết hợp đồng với nhà cung cấp.

Quá trình nhập hàng: bên đối tác nước ngoài phải thông báo cho công ty

biết những thông tin: ngày tháng giao hàng, tàu chuyên chở, ngày xuất phát từ cảng

đi nào, ngày dự kiến ở cảng đến, tên tàu, và những thông tin chung về hàng hoá.

Phòng xuất nhập khẩu sẽ chuẩn bị đầy đủ các thủ tục đăng kiểm hải quan để nhập

hàng, trong đó có các chứng từ nhận hàng, phiếu giao nhận hàng, bảng thống kê sốlượng hàng, trọng lượng hàng, trị giá lô hàng và những giấy tờ liên quan khác.Công ty phải thanh toán về khoản tiền chuyên chở Ngày nhận hàng khi tàu đến,

tiến hành kiểm tra chất lượng hàng, khối lượng hàng, các thông số kỹ thuật do phòng kỹ thuật đảm nhiệm Sau khi hoàn thành các thủ tục, thanh toán tiền với nhà

cung cấp thì kết thúc hợp đồng với công ty nước ngoài Nếu là yêu cầu nhập hàng

của phòng kỹ thuật lập phiếu nhập kho Nếu là hàng theo đơn đặt hàng của khách hàng thì tiến hành bàn giao công việc cho phòng bán hàng để giao hàng cho khách

hàng.

Phòng xuất nhập khẩu thường xuyên cập nhật thông tin về các nhà cung

cấp (công ty nước ngoài) và cập nhật, chỉnh sửa, bổ sung mặt hàng mới.

Phòng bán hàng:

Giao hàng: khách hàng có thể trực tiếp đến công ty để nhận hàng và thanh

toán 70% tiền còn lại hoặc công ty tổ chức chuyên chở giao hàng cho khách hàng

Nhân viên phòng kỹ thuật sẽ cung cấp cho khách hàng những thông tin cụ thể về

hàng hoá, hướng dẫn sử dụng Sau khi khách đã hoàn thành việc kiểm tra hàng

hoá, tiến hành viết phiếu bảo hành, nhận tiền từ khách hàng thì kết thúc hợp đồng với khách hàng, cập nhật lại dữ liệu sau khi đã kết thúc hợp đồng.

Phòng kỹ thuật:

Trong thời hạn bảo hành nếu có hỏng hóc thì hoặc khách hàng đưa máy mócđến công ty bảo hành hoặc nhân viên kỹ thuật trực tiếp đến nơi công ty của khách

hàng để sửa chữa máy móc Phòng kỹ thuật sẽ tiếp nhận yêu cầu bảo hành: sửa

chữa, thay thế phụ tùng, yêu cầu thay thế phụ tùng quá thời gian bảo hành Nếu đã

hết thời hạn bảo hành thì có thể tiến hành sửa chữa nhưng khách hàng phải chi trảphí sửa chữa Công ty cung cấp các phụ tùng thay thế và đảm bảo kỹ thuật cho các

mặt hàng mà công ty đem bán Phòng kỹ thuật thường xuyên kiểm tra những linh

kiện tương ứng với các máy móc đã bán, cập nhật, chỉnh sửa, bổ sung dữ liệu về khách hàng, yêu cầu của khách hàng, thống kê số lượng hàng trong kho, nếu cần

bổ sung linh kiện thì lập danh sách linh kiện cần bổ sung và gửi yêu cầu đặt hàng tới phòng xuất nhập khẩu.

Bước 2: Trong danh sách các chức năng đã liệt kê ở bước 1, ta loại bỏ

những chức năng trùng lặp Ta thấy, trong các chức năng trên có:

2 chức năng “giao hàng” và “giao hàng cho khách hàng” có sự trùngnhau, ta bỏ đi một chức năng là “giao hàng cho khách hàng”, giữ lạichức năng “giao hàng” vì chức năng này đã đầy đủ nghĩa và ngắn gọnhơn

Chức năng “bổ sung linh kiện” bao gồm chức năng “gửi yêu cầu đặthàng tới phòng xuất nhập khẩu” và chức năng “lập danh sách linhkiện cần bổ sung” nên ta bỏ 2 chức năng này và giữ lại chức năng “bổsung linh kiện”

Những chức năng còn lại sau bước 2 là:

 Gửi yêu cầu báo giá cho khách hàng

 Tiếp nhận yêu cầu đặt hàng của khách hàng

 Thu thập thông tin chi tiết về khách hàng

 Kiểm tra thông tin khách hàng

 Cập nhật dữ liệu về khách hàng

 Cập nhật dữ liệu yêu cầu đặt hàng

 Chuyển yêu cầu đặt hàng tới phòng xuất nhập khẩu

 Tiếp nhận yêu cầu đặt hàng từ phòng bán hàng hoặc phòng kỹ thuật

 Chuẩn bị các thủ tục đăng kiểm hải quan

 Kiểm tra chất lượng hàng nhập

Thanh toán tiền với nhà cung cấp

 Cập nhật lại dữ liệu sau khi kết thúc hợp đồng

 Cập nhật thông tin về các nhà cung cấp

 Cập nhật, chỉnh sửa, bổ sung các mặt hàng mới

 Tiếp nhận yêu cầu bảo hành: sửa chữa, thay thế phụ tùng, yêu cầuthay thế phụ tùng quá thời gian bảo hành

 Cập nhật, chỉnh sửa, bổ sung dữ liệu về khách hàng, yêu cầu củakhách hàng

 Kiểm tra linh kiện tương ứng với hàng đã bán

 Thống kê số lượng hàng trong kho

 Bổ sung linh kiện

Bước 3: trong những chức năng xác định ở mức 2, ta thực hiện gom nhóm

Hệ thốngquản lýnhậpkhẩu

và bán hàng

Chuyển yêu cầu đặt hàng tới phòng xuất nhập khẩu

Viết phiếu bảo hành

Cập nhật lại dữ liệu sau khi kết

Hỏi hàng

Ký kết hợp đồng với nhà cung

Chuẩn bị các thủ tục đăng

kiểm hải quan

Kiểm tra chất lượng hàng nhập

Thanh toán tiền với nhà cung

Tiếp nhận yêu cầu bảo hành: sửa chữa, thay thế phụ tùng, yêu

cầu thay thế phụ tùng quá thời gian bảo hành

Cập nhật, chỉnh sửa, bổ sung dữ liệu về khách hàng, yêu cầu của

khách hàng

Kiểm tra linh kiện tương ứng với hàng đã bán

Quản

lý kỹthuật

Thống kê số lượng hàng trong kho

Bổ sung linh kiện

Bước 4: Trong những chức năng được chọn ở bước 3, ta thực hiện loại bỏ

những chức năng không có ý nghĩa với hệ thống

Trong nhóm chức năng “quản lý bán hàng” ta loại bỏ các chức năng sau:

Kiểm tra thông tin khách hàngNhận tiền

Trong nhóm chức năng “quản lý xuất nhập khẩu” ta loại bỏ các chức năngsau:

Hỏi hàngKiểm tra chất lượng hàng nhậpThanh toán tiền với nhà cung cấp

Ta bỏ chức năng “Ký kết hợp đồng với nhà cung cấp” vì nó được baohàm trong chức năng “đặt hàng”

Trong nhóm chức năng “quản lý kỹ thuật” ta loại bỏ các chức năng sau:

Kiểm tra linh kiện tương ứng với hàng đã bánSau khi đã loại bỏ bớt một số chức năng ta còn lại các chức năng như sau:Gửi yêu cầu báo giá

Hệ thốngquản lýnhậpkhẩu

và bán hàng

Ký kết hợp đồng với khách hàng

Cung cấp cho khách hàng

những thông tin cụ thể về hàng

hoá, hướng dẫn sử dụng

Viết phiếu bảo hành

Cập nhật lại dữ liệu sau khi kết

Tiếp nhận yêu cầu bảo hành: sửa chữa, thay thế phụ tùng, yêu

cầu thay thế phụ tùng quá thời gian bảo hành

Cập nhật, chỉnh sửa, bổ sung dữ liệu về khách hàng, yêu cầu của

khách hàng

Thống kê số lượng hàng trong kho

Bổ sung linh kiện

Quản

lý kỹthuật

Bước 5: chỉnh sửa lại tên các chức năng ở bước 4, ta có kết quả sau

Gửi bảng báo giá

Tiếp nhận đặt hàng

Thu thập thông tin

khách hàng

Chuyển yêu cầu đặt

hàng tới phòng xuất nhập khẩu

Hệ thốngquản lýnhậpkhẩu

và bán hàngKhách hàng

Đặt hàng

Chuẩn bị các thủ tục đăng

kiểm hải quan

Tiếp nhận yêu cầu bảo hành

Cập nhật, chỉnh sửa, bổ sung dữ liệu

Thống kê hàng trong kho

Bổ sung linh kiện

Quản

lý kỹthuật

2.1.2 Vẽ sơ đồ phân cấp chức năng

Qu¶n lý xuÊt nhËp khÈu vµ b¸n hµng

TiÕp nhËn yªu cÇu kh¸ch hµng

CËp nhËt th«ng tin c¸c nhµ cung cÊp

CËp nhËt mÆt hµng míi

TiÕp nhËn yªu cÇu b¶o hµnh

CËp nhËt d÷ liÖu

Thèng kª hµng trong kho

Bæ sung linh kiÖn

2.2 SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU

2.2.1 Định nghĩa các ký hiệu sử dụng trong sơ đồ.

Tiến trình

Luồng dữ liệu:

Kho dữ liệu

Tỏc nhõn ngoài

Tỏc nhõn trong

Quan hệ giữa kho, luồng dữ liệu và tiến trỡnh

2.2.2 Sơ đụ̀ DFD mức khung cảnh

Hệ thống quản lý nhập khẩu và bán hàng

Khách hàng

Giám đốc

Nhà cung cấp Yêu cầu báo giá

Danh sách báo giá

Đặt hàng

Giao nhận hàng

Đáp ứng yêu cầu Yêu cầu bảo hành

2.2.3 Sơ đụ̀ luụ̀ng dữ liợ̀u mức đỉnh

Khách hàng

Giám đốc

Nhà cung cấp

Yêu cầu báo giá

Danh sách báo giá

Đặt hàng Giao hàng

Yêu cầu lập báo cáo

Quản lý xuất nhập khẩu

2.2.4 Sơ đụ̀ dòng dữ liợ̀u của các chức năng

2.2.4.1 Chức năng “quản lý bán hàng”

Khách hàng

Bảng báo giá

Yêu cầu báo giá

Cập nhật thông tin

Giao hàng

Tiếp nhận yêu cầu khách hàng

Khách hàng, hàng hoá

Quản lý xuất nhập khẩu

Viết phiếu bảo hành

Nhận hàng

Hỗ trợ kỹ thuật Quản lý

kỹ thuật

Giám đốc

Đặt hàng

Ký kết hợp đồng Giao hàng

Yêu cầu cập nhật

Yêu cầu báo cáo

Báo cáo tổng hợp

Yêu cầu giao hàng

Yêu cầu

đặt hàng

Yêu cầu cập nhật

H ớng dẫn sử dụng

2.2.4.2 Chức năng “quản lý xuṍt nhọ̃p khõ̉u”

Nhµ cung cÊp

Th«ng tin tr¶ lêi

Hái hµng

CËp nhËt d÷ liÖu

§Æt hµng

NhËp hµng

Kh¸ch hµng, hµng ho¸

TiÕp nhËn yªu cÇu

Yªu cÇu cËp nhËt

Yªu cÇu giao hµng

2.2.4.3 Chức năng “quản lý kỹ thuật”

Khách hàng

Đáp ứng yêu cầu

Yêu cầu bảo hành

Cập nhật dữ liệu

Thống kê hàng trong kho

Tiếp nhận yêu cầu bảo hành

Khách hàng, hàng hoá

Linh kiện

Bổ sung linh kiện

đặt linh kiện

Kờ́t luọ̃n:

Kết quả thu được sau bước phõn tớch chức năng là ta thu được mụ hỡnh của

hệ thống đó xõy dựng được với 3 dạng dữ liệu quan trọng nhất đó hoàn thành, đúlà:

+ Sơ đồ phõn cấp chức năng

+ Sơ đồ luồng dữ liệu

+ Đặc tả cỏc chức năng chi tiết

2.3 ĐẶC TẢ TIấ́N TRÌNH

2.3.1 Quản lý xuṍt nhọ̃p khõ̉u – Đặt hàng

End

Yêu cầu đặt hàng

Hỏi nhà cung cấp có hàng cần nhập không?

End

Yêu cầu nhập hàng từ bộ phận đặt hàng

Chuẩn bị thủ tục đăng kiểm hải quan

Gửi yêu cầu đặt hàng tới nhà cung cấp

Ký kết hợp đồng nhập hàng.

Nhận hàng từ nhà cung cấp

Yêu cầu cập nhật dữ liệu

Gửi yêu cầu giao hàng tới bộ phận

“tiếp nhận yêu cầu khách hàng”

2.3.3 Quản lý kỹ thuọ̃t – Bụ̉ sung linh kiợ̀n

- Phần tiờu đề:

+ Tiờu đề: Bổ sung linh kiện

+ Đầu vào: Bỏo cỏo thống kờ số lượng linh kiện trong kho, linh kiện đỏp ứng

yờu cầu bảo hành và sửa chữa của khỏch hàng

+ Đầu ra: Cú thể nhập được linh kiện cần thiết hay khụng

- Phần thân:

Begin

End

Yªu cÇu mua linh kiÖn b¶o hµnh.

B¸o c¸o thèng kª sè l îng linh kiÖn trong kho

Th«ng tin tr¶

lêi tõ phßng XNK?

NhËn hµng Göi th«ng tin tr¶ lêi lµ

Yªu cÇu cËp nhËt d÷ liÖu

2.3.4 Quản lý kỹ thuật – Tiếp nhận yêu cầu bảo hành

- Phần tiêu đề:

+ Tiêu đề: Tiếp nhận yêu cầu bảo hành

+ Đầu vào: Yêu cầu bảo hành hoặc sửa chữa của khách hàng

+ Đầu ra: Có thể đáp ứng yêu cầu của khách hàng hay không?

- Phần thân:

End

Yêu cầu bảo hành hoặc sửa chữa

Tìm kiếm linh kiện trong kho linh kiện?

Yêu cầu bổ sung linh kiện

Đáp ứng yêu cầu khách hàng

Có

Không

Có thể bổ sung linh kiện hay không?

Có

Không thể

đáp ứng yêu cầu của khách hàng

CHƯƠNG 3 : PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ DỮ LIỆU

3.1 MÔ HÌNH THỰC THỂ LIÊN KẾT (E/A) MỞ RỘNG

3.1.1 Xác định kiểu thực thể, kiểu thuộc tính

Dựa vào bản mô tả quy trình xử lý của hệ thống, ta gạch chân các từ sau:

Phòng bán hàng:

Khi khách hàng có nhu cầu muốn xem danh sách các mặt hàng, khách hàng

có thể vào website của công ty để xem chi tiết hoặc gọi điện đến công ty, phòng

bán hàng sẽ nhanh chóng cung cấp cho khách hàng catalogue chi tiết (gửi yêu cầu

báo giá cho khách hàng) (thường gọi là bảng báo giá) về các mặt hàng của công ty.

Khi khách hàng quyết định mua hàng và đặt yêu cầu với công ty thì sẽ tiếp nhận

yêu cầu đặt hàng của khách hàng, thu thập thông tin chi tiết về khách hàng, kiểm

tra thông tin khách hàng, cập nhật dữ liệu về khách hàng, cập nhật dữ liệu yêu cầuđặt hàng là khách cũ hay mới và các thông tin cần thiết về khách hàng Sau đó

chuyển yêu cầu đặt hàng tới phòng xuất nhập khẩu.

Phòng xuất nhập khẩu:

Phòng xuất nhập khẩu tiếp nhận yêu cầu đặt hàng từ phòng bán hàng hoặc

phòng kỹ thuật thì cập nhật dữ liệu về hàng hoá cần nhập tiến hành hỏi hàng nhà cung cấp là đối tác công ty nước ngoài để thực hiện việc nhập hàng Nếu có thể

nhập hàng thì tiến hành ký kết hợp đồng với khách hàng trong đó có đầy đủ cácthông tin chi tiết về hàng hoá, giá cả; thống nhất về thời gian giao hàng (đảm bảo

đủ thời gian để nhập hàng về), cách thức vận chuyển và nhận hàng; khách hàngphải chuyển tiền trước 30% giá của mặt hàng Sau đó tiến hành đặt hàng: liên hệvới đối tác nước ngoài, thống nhất hai bên những điều khoản về giá cả, thời hạngiao hàng (đảm bảo kịp thời hạn với khách hàng trong nước), cách thức giao hàng(thông thường chuyên chở bằng tàu thuỷ qua đường biển); sau khi đã thoả thuận ổnthoả thì ký kết hợp đồng với nhà cung cấp

Quá trình nhập hàng: bên đối tác nước ngoài phải thông báo cho công ty biếtnhững thông tin: ngày tháng giao hàng, tàu chuyên chở, ngày xuất phát từ cảng đinào, ngày dự kiến ở cảng đến, tên tàu, và những thông tin chung về hàng hoá

Phòng xuất nhập khẩu sẽ chuẩn bị đầy đủ các thủ tục đăng kiểm hải quan để nhậphàng, trong đó có các chứng từ nhận hàng, phiếu giao nhận hàng, bảng thống kê sốlượng hàng, trọng lượng hàng, trị giá lô hàng và những giấy tờ liên quan khác.Công ty phải thanh toán về khoản tiền chuyên chở Ngày nhận hàng khi tàu đến,tiến hành kiểm tra chất lượng hàng, khối lượng hàng, các thông số kỹ thuật dophòng kỹ thuật đảm nhiệm Sau khi hoàn thành các thủ tục, thanh toán tiền với nhàcung cấp thì kết thúc hợp đồng với công ty nước ngoài Nếu là yêu cầu nhập hàng

của phòng kỹ thuật lập phiếu nhập kho Nếu là hàng theo đơn đặt hàng của khách

hàng thì tiến hành bàn giao công việc cho phòng bán hàng để giao hàng cho kháchhàng

Phòng xuất nhập khẩu thường xuyên cập nhật thông tin về các nhà cung cấp (công ty nước ngoài) và cập nhật, chỉnh sửa, bổ sung mặt hàng mới.

Phòng bán hàng:

Giao hàng: khách hàng có thể trực tiếp đến công ty để nhận hàng và thanhtoán 70% tiền còn lại hoặc công ty tổ chức chuyên chở giao hàng cho khách hàng.Nhân viên phòng kỹ thuật sẽ cung cấp cho khách hàng những thông tin cụ thể vềhàng hoá, hướng dẫn sử dụng Sau khi khách đã hoàn thành việc kiểm tra hàng

hoá, tiến hành viết phiếu bảo hành, nhận tiền từ khách hàng thì kết thúc hợp đồng

với khách hàng, cập nhật lại dữ liệu sau khi đã kết thúc hợp đồng

Phòng kỹ thuật:

Trong thời hạn bảo hành nếu có hỏng hóc thì hoặc khách hàng đưa máy mócđến công ty bảo hành hoặc nhân viên kỹ thuật trực tiếp đến nơi công ty của kháchhàng để sửa chữa máy móc Phòng kỹ thuật sẽ tiếp nhận yêu cầu bảo hành: sửachữa, thay thế phụ tùng, yêu cầu thay thế phụ tùng quá thời gian bảo hành Nếu đãhết thời hạn bảo hành thì có thể tiến hành sửa chữa nhưng khách hàng phải chi trảphí sửa chữa Công ty cung cấp các phụ tùng thay thế và đảm bảo kỹ thuật cho các

mặt hàng mà công ty đem bán Phòng kỹ thuật thường xuyên kiểm tra những linh

kiện tương ứng với các máy móc đã bán, cập nhật, chỉnh sửa, bổ sung dữ liệu về khách hàng, yêu cầu của khách hàng, thống kê số lượng hàng trong kho, nếu cần

bổ sung linh kiện thì lập danh sách linh kiện cần bổ sung và gửi yêu cầu đặt hàng

tới phòng xuất nhập khẩu.

Và để chương trình hoạt động được an toàn trên mạng và có tính bảo mật,người quản trị cơ sở dữ liệu sẽ cấp cho mỗi nhân viên sử dụng một tên và mật khẩukhi sử dụng chương trình.

Từ kết quả trên và áp dụng các quy tắc xác định kiểu thực thể và kiểu liênkết ta thu được các kiểu thực thể và kiểu thuộc tính sau:

(1) Khách hàng (mã khách hàng, tên khách hàng, địa chỉ, số tài khoản,

tên người đứng đầu, ghi chú)(2) Máy (mã máy, tên máy, giá gốc, giá bán, các thông số kỹ thuật, chức

năng, thời gian bảo hành, trọng lượng, mã nhà cung cấp, ghi chú)(3) Linh kiện (mã linh kiện, tên linh kiện, số danh điểm, chức năng, giá

gốc, giá bán, trọng lượng, thời gian bảo hành, số lượng tồn trong kho,

mã hàng, ghi chú)(4) Nhà cung cấp (mã nhà cung cấp, tên nhà cung cấp, địa chỉ, tên người

đứng đầu, ghi chú)(5) Yêu cầu mua hàng (mã yêu cầu mua hàng, mã khách hàng, các mặt

hàng, ngày mua hàng, ngày giao hàng, đã giao hàng, ghi chú)(6) Yêu cầu bảo hành (mã yêu cầu bảo hành, mã khách hàng, tên khách

hàng, ghi chú)(7) Linh kiện bảo hành (mã linh kiện, sửa chữa_thay thế, mã yêu cầu

bảo hành)(8) Yêu cầu nhập khẩu (mã yêu cầu nhập khẩu, mã phòng, các mặt

hàng, ngày đặt hàng, ngày nhập hàng, đã nhập hàng, ghi chú)(9) Nhân viên (mã nhân viên, tên nhân viên, địa chỉ, chức vụ, mã phòng,

từ ngày, user name, password, ghi chú)

(10) Phòng ban (mã phòng, tên phòng, chức năng, ghi chú)

3.1.2 Xác định kiểu liên kết

(1) Kiểu liên kết mua: một khách hàng có thể đặt mua hàng nhiều lần do

đó có thể có nhiều yêu cầu mua hàng, mỗi yêu cầu mua hàng thì tươngứng chỉ với một khách hàng nhất định

(2) Kiểu liên kết thuộc: mỗi yêu cầu mua hàng có thể gồm nhiều loại

hàng (máy móc hoặc linh kiện), mỗi loại hàng tương ứng là một máymóc trong danh mục máy hoặc là một linh kiện trong danh mục linh kiện.(3) Kiểu liên kết cung cấp: mỗi nhà cung cấp có thể cung cấp nhiều loại

máy móc và nhiều loại linh kiện Mỗi máy hoặc máy móc thì tương ứngvới một nhà cung cấp

(4) Kiểu liên kết thuộc: mỗi loại linh kiện tương ứng là một phụ tùng của

một máy móc nào đó Mỗi loại máy thì có nhiều linh kiện

(5) Kiểu liên kết thuộc: mỗi nhân viên thì thuộc vào một phòng ban nào

đó, và mỗi phòng ban thì có nhiều nhân viên

(6) Kiểu liên kết yêu cầu: mỗi phòng ban có thể yêu cầu nhập khẩu nhiều

lần, do đó tương ứng với nhiều yêu cầu nhập khẩu,còn mỗi yêu cầu nhậpkhẩu thì tương ứng với một phòng ban nhất định (phòng bán hàng hoặcphòng kỹ thuật)

(7) Kiểu liên kết thuộc: mỗi yêu cầu nhập khẩu có thể gồm nhiều loại hàng cần nhập, mỗi mặt hàng cần nhập thuộc danh mục máy hoặc danh

mục linh kiện

(8) Kiểu liên kết thuộc: mỗi yêu cầu bảo hành thì tương ứng với khách hàng đó thuộc trong danh sách khách hàng đã mua hàng.

(9) Kiểu liên kết gồm: mỗi yêu cầu bảo hành có thể gồm nhiều linh kiện

cần sửa chữa hoặc thay thế Mỗi linh kiện bảo hành thì tương ứng vớimột yêu cầu bảo hành

3.1.3 Định nghĩa ký hiệu sử dụng trong E/A mở rộng

Max: Số phần tử lớn nhất tham gia vào quan hệ.

Min: Số phần tử nhỏ nhất tham gia vào quan hệ

3.1.4 Vẽ mụ hình E/A mở rụ̣ng

Thời gian bảo hành Trọng l ợng Mã nhà cung cấp Ghi chú

máy Mã linh kiện

Tên linh kiện

Số danh điểm Chức năng Giá gốc Giá bán Trọng l ợng Thời gian bảo hành

Số l ợng tồn kho Mã hàng Ghi chú LINH KIệN

Mã nhà cung cấp Tên nhà cung cấp

Địa chỉ Tên ng ời đứng đầu Ghi chú

NHà CUNG CấP

Mã yêu cầu mua hàng Mã khách hàng Các mặt hàng Ngày mua hàng Ngày giao hàng

Đã giao hàng Ghi chú Yêu Cầu mua hàng

Mã yêu cầu bảo hành

Mã yêu cầu bảo hành

Linh kiện bảo hành

Mã yêu cầu nhập khẩu

Địa chỉ Chức vụ Mã phòng

Từ ngày Username Password Ghi chú nhân viên

Mã phòng Tên phòng Chức năng Ghi chú Phòng ban

mua

thuộc

yêu cầu

cung cấp

thuộc thuộc

thuộc

cung cấp

thuộc

gồm

thuộc

thuộc

3.2 CHUYỂN ĐỔI TỪ MÔ HÌNH E/A MỞ RỘNG SANG MÔ HÌNH E/A KINH ĐIỂN

3.2.1 Các quy tắc chuyển đổi từ mô hình E/A mở rộng sang mô hình E/A

kinh điển áp dụng trong bài toán

Thuộc tính “Địa chỉ” trong thực thể “KHÁCH HÀNG” là thuộctính phức hợp, ta tách ra thành các thuộc tính: Số điện thoại, Địa chỉ công

ty, Số điện thoại người đại diện

Thuộc tính “Địa chỉ” trong thực thể “NHÂN VIÊN” là thuộc tínhphức hợp, ta tách ra thành các thuộc tính: Số điện thoại nhà, Số điện thoại

di động, Địa chỉ nhà

Thuộc tính “Địa chỉ” trong thực thể “NHÀ CUNG CẤP” là thuộctính phức hợp, ta tách ra thành các thuộc tính: Số điện thoại, Địa chỉ công

ty, Số điện thoại người đại diện

Thuộc tính “Các mặt hàng” trong thực thể “YÊU CẦU MUAHÀNG” là thuộc tính đa trị, có thể gồm nhiều mặt hàng với số lượngkhác nhau Áp dụng các quy tắc chuyển đổi thuộc tính đa trị ta có kết quảnhư sau:

M· yªu cÇu mua hµng

Yªu CÇu mua hµng

M· yªu cÇu mua hµng M· kh¸ch hµng Ngµy mua hµng Ngµy giao hµng

§· giao hµng Ghi chó

Yªu CÇu mua hµng

M· hµng

Sè l îng M· yªu cÇu mua hµng

hµng b¸n

gåm

Thuộc tính “Các mặt hàng” trong thực thể “YÊU CẦU NHẬPKHẨU” là thuộc tính đa trị, có thể gồm nhiều mặt hàng với số lượngkhác nhau Áp dụng các quy tắc chuyển đổi thuộc tính đa trị ta có kết quảnhư sau: