Sử dụng phần mềm để trợ giúp quản lý dự án

Sử dụng phần mềm để trợ giúp quản lý dự án... Giới thiệu chung• Chọn một phần mềm thích hợp • Học sử dụng phần mềm thành thạo • Sử dụng phần mềm đúng cách và đúng mục đích • Phần mềm chỉ

Sử dụng phần mềm để trợ

giúp quản lý dự án

Giới thiệu chung

• Chọn một phần mềm thích hợp

• Học sử dụng phần mềm thành thạo

• Sử dụng phần mềm đúng cách và đúng mục đích

• Phần mềm chỉ mang tính trợ giúp không thể

thay thế công tác quản lý

• Dữ liệu trên phần mềm phải được cập nhật

• Người cập nhật : ít, Người xem: nhiều

• Dữ liệu trên phần mềm chỉ là dữ liệu thô Thực

tế còn nhiều yếu tố khác không thể định lượng

Phần mềm trợ giúp QLDA

• Dùng cho các dự án nhỏ

– Microsoft Project

– Fast track

– ManagePro

– TimeLine

– MacProject

• Dự án mức trung bình

– Project Management Workbench

– SuperProject

• Dự án lớn, phức tạp

– Primavera, Artimis, OpenPlan

Đặc điểm

• Ưu điểm:

– Dễ sử dụng

– Dùng để lập kế hoạch dự án rất tốt

• Công việc

• Thời gian

• Chi phí

• Nhân lực

• Khuyết điểm:

– Chưa đáp ứng tốt về

• Giám sát

• Điều khiển công việc

– Chỉ trợ giúp không thể QLDA

Phần mềm MS Project

• Các dữ liệu phải được sẵn sàng

– Lập kế hoạch dự án

– Xem tình hình thực hiện dự án

– Điều chỉnh kế hoạch làm việc

– Cập nhật tiến độ công việc

– Xem báo cáo

Lập kế hoạch dự án

• Các công việc phải làm

• Ràng buộc đối với công việc

• Đội ngũ thực hiện dự án

• Kinh phí cần thiết

Xem tiến độ công việc

• Trục thời gian

• Thông tin kèm theo sơ đồ công việc

• Menu view: Xem theo

– Lịch

– Lược đồ Gantt

– Lược đồ đường găng (PERT)

– Tình hình phân bổ Người – Việc (Task

usage)

– Tình hình diễn biến thực tế (Tracking Gantt) – Chi phí nhân công (Resource Sheet)

– Tình hình sử dụng nhân lực (Resource

Điều chỉnh kế hoạch làm việc

• Thêm, bớt các công việc

• Tăng, giảm thời gian cho mỗi công việc

• Bố trí lại nhân sự

• Tăng, giảm chi phí

Báo cáo

• Báo cáo tổng hợp (Overview)

• Báo cáo theo công việc (Current Activities)

• Báo cáo tài chính (Cost)

• Báo cáo giao việc (Assignement)

• Báo cáo phân tải công việc (Workload)

Project 2

Task1.1.1 Task1.2.1

• Nhập: Project

• -STT (Tự động)

• -Tên công tác: Name (Task)

• -Thời gian thực hiện; Duration

• -Công tác đi trước: Predecessor (Đi sau: Successor)

• _Nguồn lực; Resource

• -Loại : Type

BÁO CÁO (Report)

Tầm báo cáo:

- Tổng quát: Project Information

- Công tác : Task information

Dạng báo cáo:

– Dang lịch, đồ thị : View

– Bảng liệt kê: (chuẩn MS): Tool

Loại báo cáo:

– Công việc: Task usage

– Nguồn lực: Resource usage

Theo dõi dự án

• Kế hoạch ban đầu: Save: baseline1

• Cập nhật/đổi kế hoạch Save: baseline2; baseline3 v.v