Ứng dụng phần mềm Microsoft Project 2013 Quản lý dự án “Cải tạo và nâng cấp Hệ thống điện từ nút giao đương Cổ Linh với chân cầu Vĩnh Tuy tới đường đê sông Hồng”

Tuy nhiên các dự án xây dựng công trình năng lượng điện thường mang tính đặc thù với quy mô, thời gian thực hiện và nguồn vốn rất lớn với sự tham gia của nhiều bên liên quan chính vì vậy

TRƯỜNG ĐẠI HỌC ĐIỆN LỰC

Khoa Quản lý Năng lượng

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

PHIẾU THEO DÕI QUÁ TRÌNH LÀM ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP SINH VIÊN

Họ tên sinh viên: Nguyễn Ngọc Hồng

Giảng viên hướng dẫn: Ngô Ánh Tuyết

Tên đề tài: Ứng dụng phần mềm Microsoft Project 2013 Quản lý dự án “Cải tạo

và nâng cấp Hệ thống điện từ nút giao đương Cổ Linh với chân cầu Vĩnh Tuy tới đường đê sông Hồng”

TRƯỜNG ĐẠI HỌC ĐIỆN LỰC

Khoa Quản lý Năng lượng

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN

Giảng viên hướng dẫn: Ngô Ánh Tuyết

Họ tên sinh viên: Nguyễn Ngọc Hồng

Tên đề tài: Ứng dụng phần mềm Microsoft Project 2013 Quản lý dự án “Cải tạo

và nâng cấp Hệ thống điện từ nút giao đương Cổ Linh với chân cầu Vĩnh Tuy tới đường đê sông Hồng”

3 Hình thức đồ án:

a Hình thức trình bày:

………

………

………

b Kết cấu đồ án: ………

………

………

4 Những nhận xét khác: ………

………

………

………

II ĐÁNH GIÁ VÀ CHO ĐIỂM: Tổng cộng: ……… (Điểm:……….)

Hà Nội, ngày … tháng … năm…

GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN

TRƯỜNG ĐẠI HỌC ĐIỆN LỰC

Khoa Quản lý Năng lượng

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN PHẢN BIỆN

Giảng viên hướng dẫn: Ngô Ánh Tuyết

Họ tên sinh viên: Nguyễn Ngọc Hồng

Tên đề tài: Ứng dụng phần mềm Microsoft Project 2013 Quản lý dự án “Cải tạo

và nâng cấp Hệ thống điện từ nút giao đương Cổ Linh với chân cầu Vĩnh Tuy tới đường đê sông Hồng”

Tính chất đề tài:

………

………

………

I NỘI DUNG VÀ NHẬN XÉT 1 Nội dung đồ án: ………

………

………

………

………

2 Hình thức đồ án: a Hình thức trình bày: ………

………

………

b Kết cấu đồ án: ………

………

………

………

………

………

………

………

… ………

………

3 Những nhận xét khác: ………

………

………

………

II ĐÁNH GIÁ VÀ CHO ĐIỂM: Tổng cộng: ……… (Điểm:……….)

Hà Nội, ngày … tháng … năm…

GIẢNG VIÊN PHẢN BIỆN

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 1

CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ DỰ ÁN VÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN 3

1.1 TỔNG QUAN VỀ DỰ ÁN ĐẦU TƯ 3

1.1.1 Khái niệm về dự án đầu tư 3

1.1.2 Các đặc trưng cơ bản của dự án đầu tư 3

1.1.3 Phân loại dự án đầu tư 5

1.1.4 Các giai đoạn của dự án đầu tư 6

1.2 QUẢN LÝ DỰ ÁN 10

1.2.1 Khái niệm 10

1.2.2 Mục tiêu và Chức năng của Quản lý dự án 10

1.2.3 Nội dung của Quản lý dự án 11

1.2.4 Các mô hình quản lý dự án 22

1.2.5 Các phần mềm hỗ trợ quản lý quản lý dự án 23

1.3 QUẢN LÝ DỰ ÁN TRONG NGÀNH NĂNG LƯỢNG 27

1.3.1 Các đặc điểm cơ bản của dự án ngành năng lượng 27

1.3.2 Yêu cầu đặt ra đối với công tác quản lý dự án trong ngành năng lượng 27 TÓM TẮT CHƯƠNG I 28

CHƯƠNG II: GIỚI THIỆU PHẦN MỀM QUẢN LÝ DỰ ÁN 29

MICROSOFT PROJECT 2013 29

2.1 GIỚI THIỆU PHẦN MỀM MICROSOFT PROJECT 2013 29

2.1.1 Sự cần thiết của phần mềm hỗ trợ trong Quản lý dự án ngành năng lượng.… 29

2.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển 29

2.1.3 Tính năng nổi bật của phần mêm Microsoft Project 2013 30

2.1.4 Cơ sở dữ liệu và các cách hiển thị của Micosoft Project 2013 34

2.2 NỘI DUNG ỨNG DỤNG CỦA PHẦN MỀM MICROSOFT PROJECT 2013 QUẢN LÝ DỰ ÁN TRONG NGÀNH NĂNG LƯỢNG 35

2.2.1 Quản lý tiến độ dự án 35

2.2.2 Quản lý nguồn lực – Chi phí dự án 39

2.2.3 Dự đoán, Phân tích rủi ro dự án 42

2.2.4 Đánh giá chung về Phần mềm Microsoft Project trong quản lý dự án ngành năng lượng và các lĩnh vực cụ thể khác 43

TÓM TẮT CHƯƠNG II 44

CHƯƠNG III: ỨNG DỤNG PHẦN MỀM MICROSOFT PROJECT 2013 QUẢN LÝ DỰ ÁN “ CẢI TẠO VÀ NÂNG CẤP HỆ THỐNG ĐIỆN TỪ NÚT GIAO ĐƯỜNG CỔ LINH VỚI CHÂN CẦU VĨNH TUY TỚI ĐƯỜNG ĐÊ SÔNG HỒNG” 45

3.1 TỔNG QUAN VỀ DỰ ÁN 45

3.1.1 Giới thiệu chung về dự án 45

3.1.2 Sự cần thiết Quy mô xây dựng của dự án 46

3.2 DỮ LIỆU ĐẦU VÀO CHO QUẢN LÝ DỰ ÁN BẰNG PHẦN MỀM MICROSOFT PROJECT 2013 48

3.2.1 Dữ liệu về Lập kế hoạch tiến độ dự án 48

3.2.2 Dữ liệu chi phí dành cho dự án 52

3.3 QUẢN LÝ DỰ ÁN BẰNG PHẦN MỀM MICROSOFT PROJECT 2013 52

3.3.1 Quản lý tiến độ dự án 52

3.3.2 Quản lý chi phí dự án 58

3.3.3 Dự đoán, Phân tích rủi ro dự án 64

3.4 ĐÁNH GIÁ SỬ DỤNG PHẦN MỀM MICROSOFT PROJECT 2013 VÀO QUẢN LÝ DỰ ÁN 65

3.4.1 Đánh giá sử dụng phần mềm Microsoft Project 2013 vào quản lý dự án 65

3.4.2 Kiến nghị về sử dụng phần mềm Microsoft Project vào quản lý dự án tại công ty… 66

TÓM TẮT CHƯƠNG III 67

KẾT LUẬN 68

TÀI LIỆU THAM KHẢO 69

PHỤ LỤC 70

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

CĐT: Chủ đầu tư

MS Project : Microsoft Project

FF: Finish to Finish

FS: Finish to Start

QLDA: Quản lý dự án

SS: Start to Start

SF: Start to Finish

SX : Sản xuất

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Bảng 1 1 Các tình huống đánh đổi 10

Bảng 1 2 So sánh các phần mềm hỗ trợ quản lý dự án 26

Bảng 3 1 Tổng hợp dữ liệu đầu vào Hạng mục Trung thế 24kV 50

Bảng 3 2 Bảng dữ liệu đầu vào hạng mục Hạ thế 51

Bảng 3 3 Phân bổ tài nguyên vào các công việc dự án 58

Bảng 3 4 Kết quả tính toán chi phi dự án theo phương án cơ sở 61

Bảng 3 5 Theo dõi thay đổi chi phí công việc của dự án 63

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 1 1 Các giai đoạn của dự án đầu tư 6

Hình 1 2 Các lĩnh vực quản lý dự án 12

Hình 1 3 Nội dung của lập kế hoạch tổng thể 13

Hình 1 4 Nội dung của quản lý phạm vi 14

Hình 1 5 Nội dung của quản lý thời gian 15

Hình 1 6 Nội dung của quản lý chi phí 16

Hình 1 7 Nội dung của quản lý chất lượng 17

Hình 1 8 Nội dung của quản lý nguồn nhân lực 18

Hình 1 9 Nội dung của quản lý thông tin 19

Hình 1 10 Nội dung của quản lý rủi ro 20

Hình 1 11 Nội dung của quản lý hợp đồng và hoạt động mua bán 21

Hình 2 1 Giao diện khởi động Microsoft Project 2013 30

Hình 2 2 Giao diện làm việc của Microsoft Project 2013 31

Hình 2 3 Khai báo các đầu mục công việc của dự án điển hình 36

Hình 2 4 Đường cơ sở thời gian thực hiện dự án điển hình 38

Hình 2 5 Theo dõi tiến độ dự án điển hình 39

Hình 2 6 Thẻ Assign Resources khai báo tài nguyên cho một công việc 42

Hình 3 1 Tiến độ dự thầu thi công dự án 48

Hình 3 2 Khai báo thông tin tài nguyên 52

Hình 3 3 Biểu đồ Gantt dự án 53

Hình 3 4 Biểu đồ Gantt dự án tiếp theo 54

Hình 3 5 Tỉ lệ hoàn thành công tác dự án 56

Hình 3 6 Kiểm tra thời gian thực hiện dự án 56

Hình 3 7 Biểu đồ nhân lực của dự án 57

Hình 3 8 Theo dõi chi phí tài nguyên thực tế 62

Hình 3 9 Tổng hợp chi phí dự án 62

Hình 3 10 Sự thay đổi đường Găng dự án 64

LỜI NÓI ĐẦU

1 TÍNH CẤP THIẾT - LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI

Trong điều kiện nền kinh tế Việt Nam đang phát triển hội nhập mạnh mẽ như hiện nay để đáp ứng được nhu cầu đầu tư của các của các nhà đầu tư trong và ngoài nước thì vấn đề cấp bách được đặt ra là chúng ta phải xây dựng một hệ thống cơ sở

hạ tầng đồng bộ và hiện đại, tạo nền móng cho sự phát triển kinh tế, có như vậy các nhà đầu tư mới có thể yên tâm tham gia vào thị trường Việt Nam Một trong những yếu tố đầu tiên đó là phát triển hệ thống điện nhằm đảm bảo đời sống kinh tế xã hội

Từ đó đòi hỏi chúng ta phải có các dự án đầu tư xây dựng công trình điện để kịp thời đáp ứng nhu cầu của nền kinh tế.

Tuy nhiên các dự án xây dựng công trình năng lượng điện thường mang tính đặc thù với quy mô, thời gian thực hiện và nguồn vốn rất lớn với sự tham gia của nhiều bên liên quan chính vì vậy đòi hỏi phải có những công cụ, phần mềm hỗ trợ nhà quản lý dự án nhằm muc tiêu nâng cao hiệu quả quản lý dự án hướng đến mục tiêu

dự án thành công

Nhâ ̣n thức đươ ̣c tı́nh cần thiết của quản lý dự án, áp du ̣ng những kiến thức đã

ho ̣c đươ ̣c và trên cở sở thực tế em đã lựa cho ̣n đề tài : Ứng dụng phần mềm

Microsoft Project 2013 quản lý dự án “ Cải tạo và nâng cấp Hệ thống điện từ nút giao đường Cổ Linh với chân cầu Vĩnh Tuy tới đường đê sông Hồng ” từ đó đưa

ra những đánh giá mức độ hiệu quả khi sử dụng công cụ phần mềm để quản lý dự

án

2 MỤC TIÊU, NHIỆM VỤ

+ Tı̀m hiều tổng quát về phần mềm Microsoft Project 2013

+ Sử du ̣ng phần mềm Microsoft Project 2013 vào quản lý mô ̣t dự án cụ thể bao

gồm: quản lý tiến đô ̣ và quản lý chi phı́

+ Đánh giá hiệu quả của viê ̣c quản lý dự án khi áp du ̣ng phần mềm Microsoft

Project 2013 vào hỗ trợ thực hiện

3 ĐỐI TƯỢNG NGHIÊN CỨU

Đối tượng nghiên cứu: Dự án “ Cải tạo và nâng cấp Hệ thống điện từ nút giao đường Cổ Linh với chân cầu Vĩnh Tuy tới đường đê sông Hồng ” tại công ty Cổ

phần sản xuất xây dựng và lắp máy điện

4 KẾT CẤU ĐỒ ÁN

Kết cấu đồ án được thực hiện bao gồm ba chương:

Chương 1: Cơ sở lý thuyết về dự án và quản lý dự án

Chương 2: Giới thiệu phần mềm quản lý dự án Microsoft Project 2013

Chương 3: Ứng dụng phần mềm Microsoft Project 2013 quản lý dự án “Cải tạo

và nâng cấp Hệ thống điện từ nút giao đương Cổ Linh với chân cầu Vĩnh Tuy tới đường đê sông Hồng”

Trong quá trình thực hiện đồ án em đã cố gắng để hoàn thiện các nội dung đồ án Tuy nhiên do lượng kiến thức còn hạn chế và kinh nghiệm lên kế hoạch thực hiện,

sử dụng phần mềm quản lý dự án chưa được nhiều nên đồ án này còn nhiều thiếu sót Kính mong sự góp ý của các Thầy Cô giáo để em hoàn thiện bài đồ án hơn

Em xin chân thành cảm ơn Quý Thầy Cô!

Hà Nội, tháng 12 năm 2016 Sinh viên thực hiện

Nguyễn Ngọc Hồng

CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ DỰ ÁN VÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN

1.1 TỔNG QUAN VỀ DỰ ÁN ĐẦU TƯ

1.1.1 Khái niệm về dự án đầu tư

Có nhiều cách định nghĩa dự án đầu tư, tuy nhiên tùy theo mục đích và phương diện xem xét nhằm nhấn mạnh mặt nào đó của dự án mà ta có các định nghĩa về dự

án đầu tư là khác nhau

Trên phương diện phát triển, có thể hiểu dự án theo 2 cách bao gồm: cách hiểu

Như vậy, theo định nghĩa trên thì: Dự án không chỉ là một ý định phác thảo mà

có tính cụ thể và mục tiêu xác định Dự án không phải là một nghiên cứu trừu tượng

mà tạo nên một thực thể mới

Trên phương diện quản lý, có thể định nghĩa dự án như sau: Dự án là những nỗ lực có thời hạn nhằm tạo ra một sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất

Định nghĩa trên nhấn mạnh hai đặc tính: (1) Nỗ lực tạm thời (hay có thời hạn) Nghĩa là, mọi dự án đầu tư đều có điểm bắt đầu và kết thúc xác định; (2) Sản phẩm hoăc dịch vụ duy nhất là sản phẩm hoặc dịch vụ khác biệt so với những sản phẩm tương tự đã có hoặc dự án khác

Định nghĩa khác: Dự án đầu tư là một tập hợp những đề xuất bỏ vốn trung và dài hạn để tiến hành các hoạt động đầu tư trên địa bàn cụ thể, trong khoảng thời gian xác định

1.1.2 Các đặc trưng cơ bản của dự án đầu tư

Thứ nhất, dự án có mục tiêu, kết quả rõ ràng: Tất cả các dự án đều phải có kết

quả được xác định rõ ràng như xây dựng một nhà máy điện, Trạm biến áp, một hệ thống lưới điện truyền tải phân phối Mỗi dự án lại bao gồm một tập hợp nhiều nhiệm vụ cần được thực hiện Mỗi nhiệm vụ cụ thể lại có một kết quả riêng, độc lập Tập hợp các kết quả cụ thể của các nhiệm vụ hình thành nên kết quả chung của

dự án Nói cách khác, dự án là một hệ thống phức tạp, được phân chia thành nhiều

bộ phận, phân hệ khác nhau để thực hiện và quản lý nhưng đều phải thống nhất đảm

bảo các mục tiêu chung về thời gian, chi phí và việc hoàn thành với chất lượng cao

Thứ hai, dự án có chu kì phát triển riêng và có thời gian tồn tại hữu hạn: Giống

như các thực thể sống, dự án cũng trải qua các giai đoạn: hình thành, phát triển, có thời điểm bắt đầu, kết thúc… Nó không kéo dài mãi mãi khi dự án kết thúc kết quả

dự án được bàn giao đưa vào khai thác và sử dụng, tổ chức dự án được giải thể

Thứ ba, sản phẩm của dự án mang tính chất đơn chiếc, độc đáo: khác với quá

trình sản xuất liên tục và gián đoạn, kết quả của dự án không phải là các sản phẩm sản xuất hàng loạt giống nhau, mà nó có tính khác biệt cao thể hiện sự mới mẻ, sáng tạo của con người., hầu như không lặp lại Do đó sản phẩm và dịch vụ thu được từ

dự án là duy nhất và có sự khác biệt rõ ràng với các dự án khác Tuy nhiên trong nhiều dự án tính duy nhất thường khó nhận ra Vì vậy mỗi dự án cần phải tạo ra những giá trị mới lấy ví dụ như thiết kế sáng tạo, môi trường triển khai khác nhau, đối tượng sử dụng khác nhau Từ đó cho thấy nếu 2 dự án hoàn toàn giống nhau và không tạo được giá trị nào mới và cho biết sự đầu tư trùng lặp dẫn đến việc gây lãng phí nguồn lực đầu tư dự án

Thứ tư, dự án liên quan đến nhiều bên và có sự tương tác phức tạp giữa các bộ phận quản lý chức năng với quản lý dự án Dự án nào cũng có sự tham gia của

nhiều bên hữu quan như chủ đầu tư, người hưởng thụ dự án, các nhà tư vấn, nhà thầu, các cơ quan quản lý nhà nước Tùy theo tính chất của dự án và yêu cầu của chủ đầu tư mà sự tham của các thành phần trên cũng khác Giữa các bộ phận quản

lý chức năng và bộ phận quản lý dự án thường xuyên có quan hệ với nhau và cùng phối hợp thực hiện nhiệm vụ nhưng mức độ tham gia của các bộ phận không giống nhau

Thứ năm, môi trường hoạt động “va chạm” Quan hệ giữa các dự án là quan hệ

chia nhau cùng một nguồn lực khan hiếm của tổ chức Dự án “cạnh tranh” lẫn nhau

và với các hoạt động tổ chức sản xuất khác về tiền vốn, nhân lực, thiết bị… Trong

đó có “hai thủ trưởng” nên không biết phải thực hiện mệnh lệnh của cấp trên trực tiếp nào nếu hai lệnh lại mâu thuẫn nhau Do đó, môi trường quản lý dự án có nhiều quan hệ phức tạp nhưng năng động

Thứ sáu, tính bất định và rủi ro cao Hầu hết các dự án đòi hỏi quy mô tiền vốn,

vật tư và lao động rất lớn để thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định Mặt khác, thời gian đầu tư và vận hành kéo dài nên các dự án đầu tư phát triển thường

có độ rủi ro cao Tuy nhiên các dự án không chịu cùng một mức độ không chắc chắn, nó phụ thuộc vào: Tầm cỡ của dự án, mức độ hao mòn của dự án, công nghệ

được sử dụng, mức độ đòi hỏi của các ràng buộc về chất lượng, thời gian, chi phí, tính phức tạp và tính không thể dự báo được của môi trường dự án

1.1.3 Phân loại dự án đầu tư

Có nhiều cách để có thể phân loại dự án đầu tư tùy theo các tiêu chí và mục đích khác nhau một số cách phân loại gồm có:

- Phân loại dự án đầu tư theo chủ đầu tư:

+ Dự án đầu tư với chủ đầu tư là Nhà nước:

+ Dự án đầu tư với chủ đầu tư là thành phần kinh tế khác (doanh nghiệp, tư nhân, nhà đầu tư nước ngoài tại Việt Nam)

- Phân loại dự án đầu tư theo nguồn vốn:

+ Đầu tư từ vốn ngân sách nhà nước

+ Đầu tư từ vốn tín dụng do nhà nước bảo lãnh

+ Đầu tư vốn tín dụng đầu tư phát triển của nhà nước

+ Đầu tư tư các nguồn vốn khác: vốn tự huy động, liên doanh, đầu tư trực tiếp của nước ngoài

- Phân loại dự án đầu tư theo gốc độ tái sản xuất tài sản cố định:

+ Đầu tư xây dựng mới

+ Đầu tư xây dựng mở rộng

+ Đầu tư cho xây dựng để cải tạo, nâng cấp

+ Đầu tư xây dựng lại (khi công trình hết niên hạn sử dụng)

Ngoài ra có nhiều cách phân loại khác như: phân loại theo thời gian, theo ngành, theo vùng kinh tế, theo loại công trình, bao gồm: đầu tư ngắn hạn, đầu tư dài hạn, đầu tư cho ngành công nghiệp, đầu tư cho ngành nông nghiệp, đầu cho cho vùng xâu vùng xa, đầu tư cho công trình dân dụng, đầu tư cho công trình công nghiệp, cơ

sở hạ tầng

1.1.4 Các giai đoạn của dự án đầu tư

Các giai đoạn của dự án thay đổi tùy theo dự án, tổ chức hoặc lĩnh vực kinh doanh, thường được chia thành các giai đoạn như sau:

Hình 1 1 Các giai đoạn của dự án đầu tư

1.1.4.1 Chuẩn bị dự án

a) Nghiên cứu cơ hội đầu tư:

Đây là giai đoạn nghiên cứu, phát hiện và đánh giá các cơ hội đầu tư Nhằm xác định sơ bộ khả năng khai thác từng cơ hội, làm cơ sở lựa chọn những cơ hội có triển vọng và phù hợp với tình hình phát triển và khả năng đáp ứng của nền kinh tế để tiến hành các bước nghiên cứu xây dựng dự án tiếp theo

Mục tiêu của việc nghiên cứu cơ hội đầu tư là xác định một các nhanh chóng và

ít tốn kém nhưng lại dễ thấy về các khả năng đầu tư trên cơ sở những thông tin cơ bản đưa ra đủ để làm cho người có khả năng đầu tư phải cân nhắc, xem xét và đi đến quyết định có triển khai tiếp sang giai đoạn nghiên cứu sau hay không

Để phát hiện các cơ hội đầu tư cần xuất phát từ những căn cứ sau đây:

- Chiến lược phát triển kinh tế xã hội của vùng, của đất nước, hoặc chiến lược phát triển sản xuất kinh doanh dịch vụ của ngành, của cơ sở Đây là định hướng lâu dài cho sự phát triển

- Nhu cầu của thị trường trong nước và trên thế giới về các mặt hàng hoặc hoạt động dịch vụ cụ thể nào đó

- Những kết quả về tài chính, kinh tế xã hội sẽ đạt được nếu thực hiện đầu tư

- Hiện trạng của sản xuất và cung cấp các mặt hàng và hoạt động dịch vụ đó trong nước và trên thế giới còn chỗ trống trong một thời gian tương đối dài, ít nhất cũng vượt thời gian thu hồi vốn đầu tư

- Tiềm năng sẵn có về tài nguyên thiên nhiên, lao động, tài chính, quan hệ quốc tế… có thể khai thác để có thể chiếm lĩnh được chỗ trống trong sản xuất và tiến hành các hoạt động dịch vụ trong nước và thế giới Những lợi thế so sánh với thị trường ngoài nước so với các địa phương, các đơn vị khác trong nước

b) Nghiên cứu tiền khả thi:

Báo cáo tiền khả thi là báo cáo cung cấp thông tin một cách tổng quát về dự án Qua đó chủ đầu tư có thể đánh giá sơ bộ tính khả thi của dự án, đồng thời lựa chọn phương án đầu tư thích hợp nhất cho dự án

Nội dung nghiên cứu tiền khả thi bao gồm các vấn đề sau đây :

- Định hướng đầu tư, điều kiện thuận lợi và khó khăn, nghiên cứu thị trường về sản phẩm dịch vụ có liên quan đến cơ hội đầu tư

- Các bối cảnh chung về kinh tế, xã hội, pháp luật có ảnh hưởng đến dự án

- Quy mô dự án và hình thức đầu tư

- Khu vực và địa điểm đầu tư ( dự kiến các nhu cầu sử dụng đất, các vấn đề ảnh hưởng môi trường, xã hội, tái định cư ,nhân công ) được phân tích,đánh giá cụ thể

- Lựa chọn các phương án xây dựng

- Phân tích, đánh giá sơ bộ về thiết bị, công nghệ, kỹ thuật và điều kiện cung cấp các vật tư, nguyên vật liệu, dịch vụ, hạ tầng cơ sở

- Xác định sơ bộ tổng mức đầu tư, phương án huy động vồn, khả năng thu hồi vốn, khả năng trả nợ và thu lãi

- Có các đánh giá về hiệu quả đầu tư về mặt kinh tế - xã hội của dự án

- Thành phần, cơ cấu của dự án :tổng hợp hay chia nhỏ các hạng mục

Đặc điểm nghiên cứu các vấn đề trên ở giai đoạn này là chưa chi tiết, xem xét ở trạng thái tĩnh, ở mức trung bình mọi đầu vào, đầu ra, mọi khía cạnh kỹ thuật, tài chính kinh tế của cơ hội đầu tư và toàn bộ quá trình thực hiện đầu tư, vận hành kết quả đầu tư, do đó, độ chính xác chưa cao

c) Nghiên cứu khả thi:

Là bước sàng lọc cuối cùng để lựa chọn được dự án tối ưu Ở giai đoạn này phải khẳng định cơ hội đầu tư có khả thi hay không, có vững chắc, có hiệu quả hay không

Ở bước nghiên cứu này, nội dung nghiên cứu cũng tương tự như giai đoạn

nghiên cứu tiền khả thi nhưng khác nhau ở mức độ chi tiết hơn, chính xác hơn Mọi khía cạnh nghiên cứu đều được xem xét ở trạng thái động, tức là có tính đến yếu tố bất định có thể xảy ra theo từng nội dung nghiên cứu Xem xét tính vững chắc về hiệu quả của dự án trong điều kiện có sự tác động của các yếu tố bất định và đưa ra các biện pháp tác động đảm bảo cho dự án hiệu quả

Nội dung nghiên cứu của giai đoạn khả thi gồm những vấn đề sau:

- Xem xét các khía cạnh kinh tế – xã hội tổng quát có liên quan đến việc phát triển

và phát huy tác dụng của dự án đầu tư

- Nghiên cứu các vấn đề về thị trường tiêu thụ sản phẩm hoặc thị trường sử dụng dịch vụ của dự án

- Nghiên cứu khía cạnh kỹ thuật của dự án

- Phân tích khía cạnh tài chính của dự án

- Phân tích khía cạnh kinh tế – xã hội của dự án

Nhìn chung thì nội dung của báo cáo khả thi cần đáp ứng một số yêu cầu cơ bản như: tính hợp pháp, tính hợp lí, tính khả thi, tính hiệu quả, tính tối ưu Sản phẩm cuối cùng của nghiên cứu khả thi là dự án đầu tư xây dựng công trình

Nhận xét: Đối với dự án có quy mô và tính chất quan trong cần phải thực hiện

tất cả ba giai đoạn nghiên cứu nói trên nhằm đảm bảo từng bước phân tích sâu hơn, đầy đủ và chi tiết hơn,phát hiện và khắc phục dần những sai sót ở các giai đoạn nghiên cứu trước thông qua việc tính toán lại, đối chiếu các dữ kiện, các thông số, thông tin thu thập được qua mỗi giai đoạn

Đối với các dư án đầu tư có quy mô nhỏ, quá trình nghiên cứu có thể gom lại làm một bước thành báo cáo nghiên cứu khả thi hay “ báo cáo kinh tế kĩ thuật.”

1.1.4.2 Thực hiện dự án đầu tư

Đây là khoảng thời gian bắt đầu lập kế hoạch dự án đến khi dự án chấm dứt hoạt động Giai đoạn này gồm các công việc như :

- Xin giao đất hoặc thuê đất (đối với dự án có sử dụng đất)

- Xin giấy phép xây dựng nếu yêu cầu phải có giấy phép xây dựng và giấy phép khai thác tài nguyên (nếu có khai thác tài nguyên)

- Chuẩn bị mặt bằng xây dựng: đền bù giải phóng mặt bằng, thực hiện kế hoạch tái định cư và phục hồi (đối với dự án có yêu cầu tái định cư và phục hồi)

- Thực hiện việc khảo sát, thiết kế xây dựng

- Thẩm định, phê duyệt thiết kế và tổng dự toán, dự toán công trình

- Tiến hành thi công xây lắp

- Kiểm tra và thực hiện các hợp đồng

- Quản lý kỹ thuật, chất lượng thiết bị và chất lượng xây dựng

- Vận hành thử, nghiệm thu quyết toán vốn đầu tư, bàn giao và thực hiện bảo hành sản phẩm

1.1.4.3 Kết thúc dự án

Giai đoạn được tiến hành sau khi thực hiện dự án, được thực hiện bao gồm các công tác Nghiệm thu dự án và bảo hành công trình

a) Nghiệm thu dự án

Nội dung công việc nghiệm thu hoàn thành hạng mục công trình, dự án đưa vào

sử dụng bao gồm các công tác sau:

- Kiểm tra công trường

- Kiểm tra bản vẽ hoàn công công trình xây dựng

- Kiểm tra kết quả thử nghiệm vận hành thử đồng bộ hệ thống lò hơi, tuabin, truyền tải, thiết bị công nghệ

- Kiểm tra các văn bản chấp thuận của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về phòng chống cháy nổ, an toàn môi trường, an toàn vận hành

b) Bảo hành công trình

Nội dung bảo hành công trình gồm: Khắc phục, sửa chữa, thay thế thiết bị hư

hỏng, khiếm khuyết do lỗi của nhà thầu gây ra

Theo quy định thì nhà thầu thi công xây dựng có trách nhiệm bảo hành công trình do mình thi công Nhà thầu cung ứng thiết bị công trình, thiết bị công nghệ phải có trách nhiệm bảo hành thiết bị do mình cung cấp

Nhận xét: Đánh giá nghiệm thu có tác dụng làm rõ những thành công và thất bại trong toàn bộ quá trình xác định, phân tích và lập dự án, cũng như trong khi thực hiện để rút ra những kinh nghiệm và bài học cho quản lý các dự án khác trong tương lai

Kết thúc và giải thể dự án phải giải quyết việc phân chia sử dụng kết quả của dự

án, những phương tiện mà dự án còn để lại, và bố trí lại công việc cho các thành viên tham gia dự án

1.2 QUẢN LÝ DỰ ÁN

1.2.1 Khái niệm

Quản lý dự án là quá trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực và giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách được duyệt và đạt được các yêu cầu đã định về kỹ thuật và chất lượng sản phẩm dịch vụ, bằng những phương pháp và điều kiện tốt nhất cho phép

1.2.2 Mục tiêu và Chức năng của Quản lý dự án

1.2.2.1 Mục tiêu của Quản lý dự án

Mục tiêu chính của quản lý dự án nói chung là hoàn thành các công việc dự án theo đúng yêu cầu kỹ thuật và chất lượng, trong phạm vi ngân sách được duyệt và theo tiến độ thời gian cho phép

Ba yếu tố: thời gian, chi phí và mức độ hoàn thiện công việc có quan hệ chặt chẽ với nhau Tầm quan trọng của từng mục tiêu có thể khác nhau giữa các dự án, giữa các thời kì đối với cùng một dự án, nên để đạt được kết quả tốt đối với mục tiêu quan trọng hơn người quản lý dự án sẽ thường phải “đánh đổi, lựa chọn” một hoặc hai mục tiêu kia Chi tiết các tình huống đánh đổi được thể hiện trong Bảng 1.1 dưới đây

Bảng 1 1 Các tình huống đánh đổi

Loại tình huống Ký hiệu Thời gian Chi phí Hoàn thiện

A

Trong quá trình quản lý dự án, các nhà quản lý mong muốn đạt được một cách tốt nhất tất cả các mục tiêu đặt ra

Chính vì vậy khi phân tích đánh đổi mục tiêu trong Quản lý dự án thường được thực hiện theo quy trình bao gồm các bước như sau:

1 Nhận diện và đánh giá khả năng xung khắc

2 Nghiên cứu các mục tiêu của dự án

3 Phân tích môi trường dự án và hiện trạng

4 Xác định các lựa chọn

5 Phân tích và lựa chọn khả năng tốt nhất

6 Điều chỉnh kế hoạch dự án

1.2.2.2 Chức năng của Quản lý dự án

Quản lý dự án có các chức năng như sau:

- Chức năng lập kế hoạch, bao gồm việc xác định mục tiêu, công việc và dự tính nguồn lực cần thiết để thực hiện dự án

- Chức năng tổ chức, tiến hành phân phối nguồn lực gồm tiền, lao động, trang thiết bị, việc điều phối và quản lý thời gian

- Chức năng lãnh đạo

- "Quản lý điều hành dự án" hay chức năng phối hợp

- Chức năng kiểm soát, là quá trình theo dõi kiểm tra tiến độ dự án, phân tích tình hình thực hiện, tổng hợp, đánh giá, báo cáo kết quả thực hiện và đề xuất các giải pháp giải quyết các khó khăn trong quá trình thực hiện dự án

1.2.3 Nội dung của Quản lý dự án

1.2.3.1 Quản lý vĩ mô và quản lý vi mô đối với các dự án

a) Quản lý vĩ mô đối với dự án

Quản lý vĩ mô hay quản lý nhà nước đối với dự án bao gồm tổng thể các biện pháp vĩ mô tác động đến các yếu tố của quá trình hình thành, thực hiện và kết thúc

toán, bảo hiểm, tiền lương…

b) Quản lý vi mô đối với dự án

Quản lý dự án ở tầm vi mô là quản lý các hoạt động cụ thể của dự án Nó bao gồm nhiều khâu công việc như lập kế hoạch, điều phối, kiểm soát,… các hoạt động

dự án Quản lý dự án bao gồm hàng loạt vấn đề như quản lý thời gian, chi phí, nguồn vốn đầu tư, rủi ro, quản lý hoạt động mua bán,…Quá trình quản lý được thực hiện trong suốt các giai đoạn từ chuẩn bị đầu tư đến giai đoạn vận hành các kết quả của dự án Trong từng giai đoạn, tuy đối tượng quản lý cụ thể có khác nhau nhưng đều phải gắn với

ba mục tiêu cơ bản của hoạt động quản lý dự án là: thời gian, chi phí và kết quả hoàn thành

1.2.3.2 Lĩnh vực quản lý dự án

Theo đối tượng quản lý, quản lý dự án bao gồm 9 lĩnh vực chính cần được xem xét gồm:

Hình 1 2 Các lĩnh vực quản lý dự án

a Lập kế hoạch tổng thể

Lập kế hoạch cho dự án là quá trình tổ chức dự án theo một trình tự logic, là việc chi tiết hóa các mục tiêu của dự án thành những công việc cụ thể và hoạch định một chương trình thực hiện những công việc đó nhằm đảm bảo các lĩnh vực quản lý khác nhau của dự án đã được kết hợp một cách chính xác và đầy đủ

Để dự án hoàn thành thắng lợi, cũng cần tập trung vào quản lý hòa nhập giữa các thành phần của dự án bao gồm các thành phần khác nhau của tổ chức dự án và các thành phần khác nhau của chu kỳ dự án

Hình 1 3 Nội dung của lập kế hoạch tổng thể

- Kiến thức, kỹ năng của

các bên liên quan

- Chương trình hành động

2 Công cụ và kỹ thuật

- Kỹ năng quản lý chugn -Kiến thức, kỹ năng và sản phẩm

- Trình tự thực hiện các công việc dự án

- Các thủ tục về mặt tổ chức

3 Đầu ra

- Kết quả công việc

- Những yêu cầu thay đổi

Kiểm soát toàn bộ

sự thay đổi

1 Đầu vào

- Kế hoạch dự án

- Báo cáo thực hiện

- Yêu cầu thay đổi

b) Quản lý phạm vi

Quản lý phạm vi dự án là việc xác định , giám sát việc thực hiện mục đích, mục tiêu của dự án, xác định công việc nào thuộc về dự án và cần phải thực hiện, công việc nào nằm ngoài phạm vi của dự án

Kiểm tra sự thay đổi phạm vi

1 Đầu vào

- Cấu trúc phân chia dự án

- Những yêu cầu thay đổi, Báo cáo thực hiện

- Kế hoạch quản lý phạm vi

- Hoạch định chiến lược

- Tiêu chuẩn lựa chọn dự

- Các thông tin của dự

án tương tự

2 Công cụ và kỹ thuật

- Cấu trúc phân chia dự

án tương tự trước đây

- Phương pháp phân chia

c) Quản lý thời gian

Quản lý thời gian là việc lập kế hoạch, phân phối và giám sát tiến độ thời gian nhằm đảm bảo thời hạn hoàn thành dự án Nó chỉ rõ mỗi công việc phải kéo dài bao lâu, khi nào bắt đầu, khi nào kết thúc và toàn bộ dự án bao giờ sẽ hoàn thành

Hình 1 5 Nội dung của quản lý thời gian

Quản lý thời gian

- Các nhân tố tác động bên ngoài

-Các yếu tố ràng buộc, giả định

2 Công cụ và kỹ thuật

-Phương pháp sơ đồ mạng nut (AON)

-Phương pháp sơ đồ mạng AOA

- Biểu đồ Gantt

3 Đầu ra

-Biểu đồ mạng của dự án

- Cập nhật danh mục hoạt động

Ước tính thời gian thực hiện hoạt động

1 Đầu vào

- Danh sách hoạt động

- Những giả định

- Khả năng sẵn sàng các nguồn lực

-Thông tin của dự án trước

3 Đầu ra

- Ước tính thời gian thực hiện hoạt động

- Cập nhật danh mục hoạt động

- Lịch thực hiện dự án, Các báo cáo

tiến độ, yêu cầu thay đổi kế hoạch quản

lý thời gian

2 Công cụ và kỹ thuật

- Hệ thống kiểm soát những thay đổi

lịch thực hiện công việc

- Cách tính độ sai lệch thời gian, phần

d) Quản lý chi phí

Quản lý chi phí của dự án là quá trình dự toán kinh phí, giám sát thực hiện chi phí theo tiến độ cho từng công việc và toàn bộ dự án, là việc tổ chức, phân tích số liệu và báo cáo những thông tin về chi phí

Quản lý chi phí

Lập kế hoạch nhân lực

1 Đầu vào

- Cấu trúc phân chia công việc

- Thông tin tương tự dự án trước

- Giới hạn phạm vi

- Mô tả các nguồn lực đòi hỏi

- Chiến lược tổ chức thực hiện

2 Công cụ và kỹ thuật

- Đánh giá của chuyên gia

- Đề xuất nhiều phương án lựa chọn

3 Đầu ra

- Các nguồn lực đồi hỏi, số lượng

Ước tính chi phí

1 Đầu vào

- Cấu trúc phân chia công việc

- Các nguồn đòi hỏi

- Đơn giá, ước tính thời gian cho từng công việc

- Các thông tin từ các dự án tương tự,

- Các tính toán chi tiết bổ trợ

- Kế hoạch quản lý chi phí

- Các yêu cầu thay đổi

- Kế hoạch quản lý chi phí

- Ước tính chi phí điều chỉnh

- Tính toán lại ngân sách,

- Uớc tính tổng chi phí dự án

Hình 1 6 Nội dung của quản lý chi phí

e) Quản lý chất lượng

Quản lý chất lượng dự án là quá trình triển khai giám sát những tiêu chuẩn chất lượng cho việc thực hiện dự án, đảm bảo chất lượng sản phẩm dự án phải đáp ứng mong muốn của chủ đầu tư

- Danh mục nghiệm thu

- Đầu ra của các quy trình

Cải tiến chất lượng

Kiểm tra chất lượng

1 Đầu vào

- Kế hoạch quản lý chất lượng

- Xác định các chỉ tiêu vận hành

- Danh mục các tiêu chuẩn nghiệm thu

3 Đầu ra

- Cải thiện chất lượng

- Quy định nghiệm thu

- Hoàn tất bảng nghiệm thu như trong danh mục

Hình 1 7 Nội dung của quản lý chất lượng

f) Quản lý nguồn nhân lực

Quản lý nguồn nhân lực là việc hướng dẫn, phối hợp những nỗ lực của mọi thành viên tham gia dự án vào việc hoàn thành mục tiêu dự án Nó cho thấy việc sử dụng lực lượng lao động của dự án hiệu quả đến mức nào

Quản lý nguồn nhân lực

- Ý kiến nhận xét từ bên ngoài

2 Công cụ và kỹ thuật

- Kỹ năng quản lý tổng hợp

Hình 1 8 Nội dung của quản lý nguồn nhân lực

g) Quản lý thông tin

Quản lý thông tin là quá trình đảm bảo các dòng thông tin thông suốt một cách nhanh nhất và chính xác giữa các thành viên dự án và với các cấp quản lý khác nhau

Quản lý thông tin

Kế hoạch liên quan của dự án

1 Đầu vào

- Nhu cầu thị trường đòi hỏi

- Công nghệ thông tin, các ràng

- Kết quả công việc

- Kế hoạch quản lý thông tin

2 Công cụ và kỹ thuật

- Kỹ năng thông tin

- Hệ thống thu nhận thông tin

- Hệ thống phân phối thông tin

- Phân tích giá trị tăng thêm

- Công cụ và kỹ thuật phân phối

- Biên bản nghiệm thu thực hiện

- Bài học kinh nghiệm

Hình 1 9 Nội dung của quản lý thông tin

- Các sự kiện sinh ra rủi ro

- Đầu vào của các quy trình khác

Định lượng rủi ro

1 Đầu vào

- Sự chấp nhận rủi ro của các bên

- Các nguồn rủi ro, các sự kiện sinh ra rủi

- Các cơ hội đe dọa, chống lại rủi ro

- Các cơ hội chấp nhận, bỏ qua rủi ro

Biện pháp đối phó rủi ro

- Kế hoạch quản lý rủi ro

- Đầu vào các quyết định

i) Quản lý hợp đồng và hoạt động mua bán

Là quá trình lựa chọn nhà cung cấp hàng hóa và dịch vụ, thương lượng, quản lý các hợp đồng và điều hành việc mua bán nguyên vật liệu, trang thiết bị, dịch vụ,… cần thiết cho dự án

Hình 1 11 Nội dung của quản lý hợp đồng và hoạt động mua bán

Quản lý hợp đồng và mua sắm vật tư

1 Đầu vào

- Bản kê công việc

- Các kế hoạch đàu ra khác

2 Công cụ và kỹ thuật

Phân tích các nhà bán hàng

1 Đầu vào

- Tài liệu hàng mua

- Danh mục các nhà bán hàng

2 Công cụ và kỹ thuật

- Kết quả công việc

- Các yêu cầu thay đổi

- Hóa đơn bán hàng

2 Công cụ và kỹ thuật

-Hệ thống kiểm tra thay đổi

- Báo cáo bán hàng

- Hệ thống thanh toán

3 Đẩu ra

- Các thay đổi hợp đồng

- Yêu cầu thanh toán, trao đổi tiền hàng

Kết thúc hợp đồng

1 Đầu vào

- Tài liệu hợp đồng

2 Công cụ và kỹ thuật

- Kiểm kê, kế toán mua hàng

3 Đầu ra

- Dữ liệu hợp đồng

- Biên bản nghiệm thu thanh lý hợp đồng

1.2.4 Các mô hình quản lý dự án

Căn cứ vào điều kiện năng lực của tổ chức, cá nhân, yêu cầu của dự án, người quyết định đầu tư xây dựng công trình quyết định lực chọn một trong các mô hình quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình như sau:

a) Mô hình chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án

Trường hợp này chủ đầu tư thành lập Ban Quản Lý dự án để giúp chủ đầu tư làm đầu mối quản lý dự án Ban Quản Lý dự án phải có năng lực tổ chưc thực hiện nhiệm vụ quản lý dự án theo yêu cầu của chủ đầu tư Ban quản lý dự án có thể thuê

tư vấn quản lý, giám sát một số công việc mà ban quản lý dự án không đủ điều kiện, năng lực để thực hiện nhưng phải có sự đồng ý của chủ đầu tư

b) Mô hình thuê tư vấn quản lý dự án

Trường hợp chủ đầu tư thuê tổ chức quản lý điều hành dự án thì tổ chức tư vấn

đó phải có đủ điều kiện năng lực tổ chức quản lý phù hợp với quy mô và tính chất của dự án.Trách nhiệm và quyền hạn của tư vấn quản lý dự án được thực hiện theo hợp đồng thoả thuận giữa hai bên Tư vấn quản lý dự án được thuê tổ chức, cá nhân

tư vấn tham gia quản lý nhưng phải được chủ đầu tư chấp nhận và phù hợp với hợp đồng đã kí với chủ đầu tư

Khi áp dụng thuê tư vấn quản lý dự án, chủ đầu tư phải sử dụng các đơn vị chuyên môn hoặc bộ máy của mình hoặc chỉ định đầu mối để kiểm tra, theo dõi việc thực hiện hợp đồng của tư vấn quản lý dự án

c) Mô hình chìa khóa trao tay

Chủ đầu tư giao cho một nhà thầu (có thể do một số nhà thầu liên kết lại với nhau) thay mình thực hiện toàn bộ các công việc từ lập dự án đầu tư đến thực hiện

dự án và bàn giao toàn bộ dự án đã hoàn thành cho chủ đầu tư khai thác, sử dụng

d) Mô hình tổ chức quản lý dự án theo các bộ phận chức năng

Là mô hình trong đó chủ đầu tư không thành lập ra ban quản lý dự án chuyên trách mà thành viên của ban quản lý dự án là các cán bộ từ các phòng ban chức năng làm việc kiêm nhiệm hoặc chức năng quản lý dự án được giao cho một phòng chức năng nào đó đảm nhiệm

e) Mô hình tổ chức quản lý dự án có ban quản lý dự án chuyên trách

Là hình thức quản lý mà chủ đầu tư thành lập ra ban quản lý dự án chuyên trách, chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện toàn bộ các công việc của dự án Các thành viên trong ban quản lý dự án tách hoàn toàn khỏi phòng ban chức năng chuyên môn,

chuyên thực hiện quản lý điều hành dựa án theo yêu cầu được giao

f) Mô hình tổ chức quản lý dự án theo ma trận

Là sự kết hợp giữa mô hình tổ chức quản lý dự án theo chức năng và mô hình ban quản lý dự án chuyên trách trong đó thành viên của nhóm dự án được tập hợp

từ các cán bộ của các bộ phận chức năng khác nhau dưới sự điều hành của nhóm trưởng còn gọi là giám đốc (chủ nhiệm) dự án Mỗi cán bộ có thể tham gia cùng lúc vào hai hoặc nhiều dự án khác nhau và chịu sự chỉ huy đồng thời của cả trưởng nhóm dự án và trưởng bộ phận chức năng

1.2.5 Các phần mềm hỗ trợ quản lý quản lý dự án

Từ yêu cầu cấp thiết trong việc quản lý dự án, kể từ khi bắt đầu và đến khi kết thúc một dự án luôn có những vấn đề cần phải kiểm soát như tiến độ dự án, báo cáo quá trình thực hiện, những vấn đề phát sinh và cần giải quyết như nhân công nhân lực, nguồn vật tư, các rủi ro và thay đổi do các yếu tố của dự án luôn thay đổi Do

đó để nắm bắt thông tin một cách chặt chẽ, kiểm soát tiến độ, giải quyết việc công việc nhanh chóng và hiệu quả cao do đó rất cần đến phần mềm quản lý dự án Hơn thế nữa trong thời đại bùng nổ công nghệ thông tin hiện nay các ứng dụng, phần mềm hỗ trợ quản lý dự án đã và đang được phát hành và cải tiến để phục vụ người Quản lý dự án Hiện nay ở Việt Nam và trên thế giới có thể kể đến các công

biểu đồ Gantt : đó là một cách truyền thống để chuẩn bị và theo dõi một kế hoạch

dự án, cung cấp các thông tin như thời gian kế hoạch so với thời gian thực tế thực hiện công trình, phần trăm hoàn thành các hoạt động của dự án, nhìn chung tiến độ

Một số tính năng nổi bật:

- Chỉ cần nhập thông tin đầu vào đơn giản, phần mềm tự động xuất ra các văn bản

và báo cáo theo quy định của của pháp luật như lập tờ trình thẩm định, phê duyệt

dự án, thiết kế – dự toán, kế hoạch lựa chọn nhà thầu, báo cáo giám sát đánh giá đầu tư, báo cáo quyết toán dự án…;

- Lập kế hoạch và cập nhật thực tế thực hiện về chi phí, tiến độ, khối lượng cho gói thầu, hợp đồng Có thể tổng hợp thông tin về kế hoạch và thực tế thực hiện theo thời gian cho một hoặc nhiều dự án

- Tổng hợp tiến độ hợp đồng và thực tế thực hiện, cho phép cập nhật từ

MS PROJECT vào tiến độ thực tế Cho phép cảnh báo sắp đến ngày kết thúc hợp đồng, quá thời hạn nghiệm thu và trễ tiến độ hợp đồng

- Cho phép cập nhật khối lượng chi tiết công tác từ MS EXCEL được kết xuất từ phần mềm dự toán;

- Phần mềm cảnh báo tự động các sai sót về chi phí, tiến độ, khối lượng trong quá trình thực hiện dự án giúp chủ đầu tư tránh các rủi ro pháp lý;

- Có phân hệ quản lý công việc phù hợp với cách vận hành thực tế tại Việt Nam;

- Có chức năng phân quyền quản lý người sử dụng và bảo mật thông tin dự án

c) Phần mềm Microsoft Project

Là một phần mềm quản lý dự án được phát triển và bán bởi Microsoft Chương trình này được thiết kế để hỗ trợ quản lý dự án trong việc phát triển các kế hoạch, phân công nguồn lực cho dự án, theo dõi tiến độ, quản lí ngân sách và phân tích khối lượng công việc Sử dụng phần mềm Microsoft Project trong quản lý dự án có chức năng lập kế hoạch, theo dõi tiến độ, phân bổ chi phí, kiểm soát được sự cố và các vấn đề phát sinh cho từng công việc dự án giúp nhà quản lý tối ưu được các vấn

đề liên quan đến dự án một cách nhanh chóng, đơn giản và hiệu quả nhất có khả năng sao chép, liên kết cập nhật khối lượng với excel, phần mềm dự toán

d) Phần mềm Quản lý dự án Primavera

Primavera là phần mềm hàng đầu trong lĩnh vực quản lý dự án, với các giải pháp chuyên biệt trong lĩnh vực quản lý dự án, tập dự án ở tất cả các lĩnh vực kinh doanh Được phát triển từ những năm 1983 với chức năng cơ bản là hỗ trợ quản lý cho lĩnh vực Kỹ thuật và Xây dựng Ngày nay, Primavera đã đa dạng hóa các giải pháp chạy trên nền đơn lẻ đến các giải pháp chạy trên mạng LAN và Internet Các giải pháp có thể kết hợp cho phép lập kế hoạch, quản lý và tối ưu hóa các danh mục đầu

tư thông qua các dự án để luôn phát triển

Chức năng của phần mềm rất đa dạng hỗ trợ cho người quản lý dự án có thể quản lý tối ưu các vấn đề liên quan đến dự án thực hiên bao gồm:

- Khởi Tạo dự án – Project Initiation

- Quản lý kế hoạch và tiến độ – Planning & Scheduling Management

- Quản lý Nguồn lực – Resource Management

- Phân tích kịch bản – What-if Scenarios

- Quản lý vấn đề phát sinh – Issues Management

- Thực hiện công việc qua giao diện tương tác qua Web – Interactive Web Gantt Chart

- Kiểm chi phí dự án – Project Cost Tracking

- Quản lý dữ liệu tập trung – Centralized Document Management

- Báo cáo – Project Reports

e) So sánh các phần mềm hỗ trợ quản lý dự án

Cả 4 phần mềm đều có chức năng hỗ trợ quản lý dự án nên để có thể lựa chọn được công cụ quản lý dự án phù hợp, thì ta so sánh các chương trình về một số tính năng cụ thể như sau:

Bảng 1 2 So sánh các phần mềm hỗ trợ quản lý dự án

Tiêu chí Microsoft

Excel

Phần mềm PMS

Mricosoft Project

Phần mềm Privamera

Giao diện

và Hiển thị

Đơn giản, Hiển thị còn hạn chế

Giao diện thân thiện, Hiển thị nhiều nội dung

Giao diện thân thận, Hiển thị nhiều nội dung

Giao diện thân thận, Hiển thị nhiều nội dung Cập nhật

Dễ dàng, số lượng công việc

dự án dưới

1000

Dễ dàng, số lượng công việc

dự án dưới 1000

Phức tạp, số lượng công việc

dự án nhiều có thể hơn 1000 công tác Quản lý

tiến độ

Rất hạn chế Hỗ trợ quản lý

thời gian

Hỗ trợ quản lý thời gian

Hỗ trợ quản lý thời gian Quản lý

chi phí

Không hỗ trợ Hỗ trợ quản lý

chi phí

Hỗ trợ quản lý chi phí

Hỗ trợ quản lý chi phí

Chi phí

bản quyền

Kết luận : Xem xét dự án “Cải tạo và nâng cấp Hệ thống điện từ nút giao đường

Cổ Linh với chân cầu Vĩnh Tuy tới đường đê Sông Hồng” với tính chất và quy mô

của dự án có số đầu mục công việc dưới 1000 công tác kết hợp với các kết quả so sánh ở Bảng 1.1 thì có thể bỏ qua công cụ Privamera do quy mô của dự án là không lớn và chi phí cho phần mềm cao Công cụ Excel không được đánh giá cao do chức năng hỗ trợ quản lý dự án còn nhiều hạn chế, và ứng dụng chỉ phù hợp đối với các công trình có số lượng công tác là dưới 20

Còn lại hai Phần mềm là PMS và Microsoft Project có khá nhiều tính năng hỗ

trợ quản lý là giống nhau, nhưng việc chi phí bản quyền để có thể sử dụng đối với ứng dụng Project là thấp hơn nhiều so với phần mềm PMS Nên trong nội của đồ án

sẽ lựa chọn phần mềm Microsoft Project là công cụ để nghiên cứu thực hiện quản lý

dự án

1.3 QUẢN LÝ DỰ ÁN TRONG NGÀNH NĂNG LƯỢNG

1.3.1 Các đặc điểm cơ bản của dự án ngành năng lượng

Dự án đầu tư xây dựng công trình ngành năng lượng điện có một số đặc điểm cơ bản như sau:

- Các dự án thuộc loại dự án phát triển hạ tầng cơ sở, xuất phát từ nhu cầu kinh tế

- xã hội, và thường mang tích công ích chính vì vậy mà lợi nhật không phải là yếu tố hàng đầu

- Quy mô của dự án thường lớn từ đó đòi hỏi lượng vốn đầu tư cao

- Thời gian để xây dựng tương đối dài, và tính rủi do của dự án cao

- Các dự án thường dễ gây ảnh hưởng xấu tác động đến môi trường tự nhiên, và môi trường xã hội

1.3.2 Yêu cầu đặt ra đối với công tác quản lý dự án trong ngành năng lượng

Trước những đặc điểm đã trình bày ở trên thì yêu cầu đặt ra đối với công tác quản lý dự án trong ngành năng lượng đòi hỏi những yêu cầu sau:

- Quản lý chặt chẽ, toàn diện theo đúng trình tự để đảm bảo mục tiêu đầu tư, chất lượng, tiến độ dự án, tiết kiệm chi phí đồng thời đạt được hiệu quả dự án

- Trong quá trình quản lý cần quy rõ trách nhiệm, quyển hạn của cơ quan nhà nước, các bên tham gia dự án, các cá nhân tổ chức điều hành dự án tránh sự chồng chéo, quy kết trách nhiệm gây ảnh hưởng đến dự án

- Thận trọng trong đầu tư, các dự án lớn cần phải được tính toán, nghiên cứu các khả năng có thể xảy ra để hạn chế các rủi ro có thể sảy ra

- Cần nghiêm túc đánh giá giữa hiệu quả đầu tư và các tác động đến môi trường tự nhiên và môi trường xã hội

TÓM TẮT CHƯƠNG I

Chương I đã trình bày khái quát chung về cơ sở lý thuyết của dự án và quản lý dự

án, từ đó giúp chúng ta có cái nhìn tổng quan về dự án , quản lý dự án Dựa trên cơ

sở lý thuyết về dự án có thể hiểu dự án là như thế nào, các đặc trưng cơ bản của dự

án và những đặc điểm để phân loại dự án và áp dụng chúng Còn đối với quản lý dự

án cơ sở lý thuyết giúp chúng ta hiểu quản lý dự án là việc áp dụng các công cụ, kiến thức và kỹ thuật để lập kế hoạch, tiến hành triển khai, tổ chức, kiểm soát dự án Theo đó mỗi một dự án thì sẽ có cách lựa chọn hình thức và mô hình tổ chức quản

lý dự án khác nhau tùy thuộc vào quy mô dự án, thời gian thực hiện, công nghệ sử dụng, độ bất định và rủi ro của dự án, nguồn lực, chi phí cho dự án,… để có lựa chọn hình thức và mô hình quản lý và các công cụ, phần mềm quản lý phù hợp

Từ những kiến thức vể cơ sở lý thuyết về quản lý dự án và bên cạnh đó là một số đặc điểm, vai trò, tầm quan trọng, các giai đoạn của dự án và các công cụ quản lý

dự án Đây là những cơ sở lý thuyết cần thiết để lựa chọn và áp dụng trong công tác quản lý dự án Từ đó áp dụng trong công tác quản lý dự án công trình điện trong chương III

CHƯƠNG II: GIỚI THIỆU PHẦN MỀM QUẢN LÝ DỰ ÁN

MICROSOFT PROJECT 2013

2.1 GIỚI THIỆU PHẦN MỀM MICROSOFT PROJECT 2013

2.1.1 Sự cần thiết của phần mềm hỗ trợ trong Quản lý dự án ngành năng lượng

Chúng ta đều biết rằng xây dựng công trình ngành năng lượng cũng như xây dựng các công trình khác đều bao gồm hai quá trình chủ yếu là thiết kế và thi công Trong hai quá trình này thì các yếu tố bên ngoài luôn có sự tác động đến chúng, ví

dụ như quá trình thi công luôn bị ảnh hưởng bởi điều kiện về thời tiết, về nguồn vốn, về khả năng cung cấp vật liệu

Một nhu cầu được đặt ra là cần có công cụ để có thể quản lý, giám sát và điều hành một quá trình, như quá trình thiết kế hay thi công chẳng hạn Công cụ này cần phải được tổ chức dưới dạng một hệ quản lý cơ sở dữ liệu và cho phép người dùng

có thể tổ chức, theo dõi và cập nhật các công việc hàng ngày, đồng thời nó cũng phải đảm bảo tạo được các báo cáo về tất cả các loại tài nguyên, nhân lực, chi phí trong bất cứ giai đoạn nào của quá trình

2.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển

Microsoft Project là một sản phẩm của hãng Microsoft được sử dụng như một phần mềm chuyên dụng cho công tác quản lý dự án Microsoft Project có nhiều phiên bản khác nhau, các phiên bản càng mới càng được hoàn thiện và ưu hoá các tính năng hỗ trợ người sử dụng Trong các phiên bản ta có thể thấy được khả năng

hỗ trợ ngày càng tốt trong công nghệ hình ảnh, khả năng sàng lọc và tổng hợp thông tin, liên kết đa phương diện và một giao diện làm việc chuyên nghiệp thuận tiện trong sử dụng, đặc biệt thích ứng đối với các lĩnh vực xây dựng, giao thông và thuỷ lợi

Năm 1984, một công ty làm việc cho hãng Microsoft đã cho phát hành phiên bản đầu tiên của Microsoft Project chạy trên hệ điều hành DOS Microsoft đã mua lại toàn bộ bản quyền phần mềm này và phát hành phiên bản 2 vào năm 1985

Các phiên bản Microsoft Project tiếp theo cho Windows đã được phát hành và hoàn thiện vào các năm 1992 (phiên bản 3), 1993 (phiên bản 4), 1995, 1998, 2000,

2002, 2003,2007,2010,2013 và 2016

Các phiên bản của phần mềm từ: 3.0, 95, 97, 2000, XP, 2003, 2007, 2010, 2013,

2016 được sử dụng trong việc quản lý dự án ở nhiều lĩnh vực khác nhau Có thể ứng

dụng để quản lý dự án công nghệ thông tin, dự án về kế hoạch marketing,…Đặc biệt phần mềm Microsoft Project được ứng dụng cho việc quản lý dự án xây dựng công trình lại càng phát huy hiệu quả hơn nếu cung cấp đầy đủ thông tin tài nguyên sử dụng cho từng công việc (tài nguyên ở đây bao gồm nhân công, máy móc thiết bị thi công, vật tư)

Hình 2 1 Giao diện khởi động Microsoft Project 2013 Việc sử dụng phần mềm Microsoft Project giúp cho người Quản lý dự án dễ dàng hoạch định dự án và cộng tác với người khác Project Mang lại cho người dùng những cách thức mới để duy trì tổ chức và theo sát các dự án với một hệ thống quản lý duy nhất được thiết kế để làm việc liền mạch Cung cấp các công cụ tận dụng triệt để các tính năng linh hoạt giúp bạn bắt đầu và làm việc hiệu quả cũng như năng suất hơn và dễ dàng tạo các báo cáo hiện đại để đo tiến độ và trao đổi hiệu quả với nhóm và các bên liên quan

2.1.3 Tính năng nổi bật của phần mêm Microsoft Project 2013

a) Các chức năng mà Microsoft Pjoject 2013 hỗ trợ người dùng

Micrososft Project 2013 là một chương trình giúp người sử dụng có thể lập kế hoạch và quản lý một dự án Có thể kể như từ thời hạn của một cuộc họp quan trọng cho đến ngân sách thích hợp dành cho nguồn lực của dự án, bên cạnh đó Project 2013 giúp người dùng trải nghiệm một cách dễ dàng cũng như cung cấp những công cụ để mang lại hiệu quả làm việc tốt hơn Một số tính năng có thể thực hiện khi sử dụng Microsoft Project như:

- Tạo ra các kế hoạch cho dự án ở các cấp độ chi tiết cho một dự án Làm việc với các thông tin và dữ liệu một cách chi tiết giúp bạn kiểm soát dự án Kiểm soát các công việc mà Microsoft Project có thể tự động thiết lập lịch hoặc bạn sẽ thiết lập bằng tay

- Quản lý các công việc, chi phí, nguồn lực theo từng cấp độ

- Xem các thông tin, dữ liệu của dự án bằng nhiều cách Áp dụng các nhóm, đánh dấu, sắp xếp và lọc các thông tin mà bạn muốn

- Theo dõi và quản lý kế hoạch trong quá trình thực hiện dự án

- Cộng tác và chia sẻ dữ liệu với những thành viên trong nhóm để tăng năng suất làm việc

b) Các đặc trưng của phần mềm Microsoft Project 2013

 Trực quan và thân thiện

Hình 2 2 Giao diện làm việc của Microsoft Project 2013 Với phần mềm Microsoft Project 2013 chúng ta có thể “ Dễ dàng” lên kế hoạch

và quản lý dự án giúp mang lại các giá trị về mặt thời gian và kinh tế Các ưu thế có thể kể đến như:

- Nhanh chóng tập trung vào những nội dung quan trọng nhất, dễ dàng chọn hành động cần thực hiện và duyệt chức năng liền mạch với trải nghiệm trực quan nâng cao