Quá trình áp dụng phân hệ Mượn - Trả của phần mềm Libol

K IL

.C O

M

NIÊN LU N

tài:

Quá trình áp d ng phân h M n - Tr c a ph n m m Libol t i Trung tâm

Thông tin – T vi n, i h c Qu c gia Hà N i

1 Tính c p thi t c a đ tài

Th i đ i c a s phat tri n m nh m c a công ngh thông tin và vi n thông…

đã làm bi n đ i sâu s c và toàn di n đ n s phát tri n c a nhi u ngành trong đó có

ngành thông tin – th vi n S thay đ i đó th hi n c n b n ph ng th c ho t đ ng

truy n th ng t thu th p, x lý tài li u đ n ph c v ng i đ c, đ ng th i t o ra các

ho t đ ng d ch v thông tin, các s n ph m thông tin có giá tr nh m đáp ng nhu

c u ngày càng cao c a ng i dùng tin

đáp ng nhu c u tin h c hoá, các t ch c, các công ty, các doanh

nghi p…đã nghiên c u và cho ra đ i nhi u ph n m m qu n tr th vi n, các phàn

m m đó liên t c phát tri n và thay đ i Th vi n ngày nay không còn là h vi n

theo truy n th ng mà tr thành m t kho tàng trí th c, k t h p sách, sách đi n t ,

CSDL…Trong đó không nh t thi t các ng n d li u, thông tin n m trong kho c a

mình

Vì v y, vi c hi n đ i hoá công tác ph c v b n đ c là bi n pháp t i u nh m

nâng cao ch t l ng ph c v b n đ c t i Trung tâm Thông tin – Th vi n

HQGHN nói riêng và các th vi n khác trong c n c nói chung ây là v n đ

quan tr ng và c p thi t mà em ch n làm đ tài cho niên lu n c a mình

2 M c đích nghiên c u

K IL

M

M c đích nghiên c u: phân tích, đánh giá th c tr ng vi c ng d ng ph n

m m qu n tr th vi n Libol t i Trung tâm Thông tin – Th vi n nh h ng sâu s c

đ n hi u q ph c v b n đ c, đáp ng nhu c u c a ng i dùng tin Trung tâm

Thông tin – Th vi n i h c Qu c gia Hà N i

3 i t ng và ph m vi nghiên c u

i t ng nghiên c u c a đ tài là: ng dung phân h M n- Tr c a ph n

m m Libol và công tác ph c v b n đ c

Ph m vi nghiên c u: T p trung nghiên c u quy trình m n tr tài li u tr c

và sau khi áp d ng ph n m m Libol t i Trung tâm Thông tin – Th vi n

HQGHN

4 B c c c a niên lu n

Ngoài ph n l i nói đ u, k t lu n, danh m c tài li u tham kh o niên lu n d c

chia thành 3 ch ng chính:

CH NG 1: Gi i thi u Trung tâm Thông tin – Th vi n i h c Qu c gia

Hà N i

CH NG 2: Quá trình áp d ng phân h M n - Tr trong công tác ph c v

b n đ c t i Trung tâm Thông tin – Th vi n i h c Qu c gia Hà N i

CH NG 3: M t s nh n xét và gi i pháp nh m nâng cao hi u qu ph c v

b n đ c t i Trung tâm Thông tin – Th vi n i h c Qu c gia Hà N i

K IL

M

N I DUNG

CH NG 1

GI I THI U KHÁI QUÁT V TRUNG TÂM THÔNG TIN – TH

VI N I H C QU C GIA HÀ N I (TTTT – TV HQGHN)

1.1 L ch s hình thành và phát tri n

c thành l p theo Ngh đ nh 97/CP ngày 10/12/1993 c a Th t ng Chính

ph , i h c Qu c gia Hà N i ( HQGHN) có v trí đ c bi t trong h th ng giáo

d c và đào t o c a đ t n c V i m c tiêu xây d ng HQGHN thành m t trung

tâm đào t o đa ngành, đa l nh v c, ch t l ng cao; đ ng th i đào t o m t đ i ng

các nhà khoa h c, các chuyên gia v công ngh , đáp ng nhu c u đa d ng c a th

tr ng lao đ ng trong quá trình công nghi p hoá và hi n đ i hoá đ t n c, m t

trong nh ng nhi m v đ c quan tâm đ u tiên ngay sau khi đ c thành l p mà Ban

Giám đ c HQGHN đã tri n khai là xây d ng m t Trung tâm Thông tin - Th vi n

hi n đ i

Ngày 14/02/1997, Giám đ c HQGHN đã ký Quy t đ nh s 66/TCCB thành

l p Trung tâm Thông tin - Th vi n (sau đây g i t t là Trung tâm) Trung tâm đ c

thành l p d a trên c s h p nh t th vi n c a 3 tr ng đ i h c thành viên là: i

h c T ng h p; i h c S ph m I Hà n i; i h c S ph m Ngo i ng Trung tâm

có tên giao d ch qu c t là Library and Information Center, Vietnam National

University, Hanoi và tên vi t t t là LIC

K IL

M

Ngày 12/10/1999 Tr ng i h c S ph m I Hà n i đã đ c tách ra kh i

HQGHN theo Quy t đ nh s 201/1999/Q -TTg c a Th t ng Chính ph , sau

đó Giám đ c HQGHN đã ký Quy t đ nh 1392/TCCB tách b ph n th vi n

tr ng S ph m kh i Trung tâm ngày 11/11/1999 Hi n nay HQGHN có 4 tr ng

đ i h c thành viên và 6 khoa tr c thu c

- 4 Tr ng đ i h c thành viên g m:

Tr ng i h c Khoa h c Xã h i và Nhân V n

Tr ng i h c Khoa h c T nhiên

Tr ng i h c Ngo i ng

Tr ng i h c Công ngh

- 6 Khoa tr c thu c g m:

Khoa Kinh t

Khoa Lu t

Khoa Qu n tr kinh doanh (HSB - Hanoi School of Business)

Khoa S ph m

Khoa Sau đ i h c

Khoa Qu c t

Hi n nay Trung tâm có tr s chính t i 144 đ ng Xuân Thu , qu n C u

Gi y, Thành ph Hà N i và các c s bao g m:

- Phòng ph c v b n đ c Chung (Nhà 7 t ng) t i Trung tâm

- Phòng ph c v b n đ c KHTN-KHXH&NV t i 336 đ ng Nguy n Trãi

(bao g m c b ph n ph c v M Trì t i 182 đ ng L ng Th Vinh và b ph n

ph c v Khoa Hoá t i 19 Lê Thánh Tông)

- Phòng ph c v b n đ c Ngo i ng t i đ ng Ph m V n ng

Hi n nay, Trung tâm có kh i l ng tài li u khá phong phú:

250 000 tên sách v i h n 1000 000 b n

300 tên t p chí v i 470 000 b n

2400 thác b n v n bia

K IL

M

B s u t p tài li u đi n t g m 6 CSDL đ ng t p chí n c ngoài trên

CD-ROM

Ngu n tin online g m 3 CSDL sách, t p chí, lu n v n ( 6000 bi u ghi) 8

CSDL do trung tâm Thông tin – T li u Khoa h c và Công ngh cung c p g m

CSDL sách c a Th vi n Qu c gia, CSDL sinh h c, CSDL n ng l ng, đi n t -

tin h c…và m t s CSDL khác nh bài trích v khoa h c công ngh , các đ tài

đang nghiên c u ho c đã k t thúc Vi t Nam

1 CSDL online ch y trên Intranet

Sách đi n t và giáo trình đi n t

Nhi u lo i tài li u không in n nh cassette, video, đ a CD-ROM

Trung tâm TTTV HQGHN còn có quan h h p tác, trao đ i v i h n 50

tr ng đ i h c, vi n nghiên c u và các t ch c qu c t nh : Vi n Harvard

Yenchinh; i h c Cornell; Th vi n Qu c gia Úc; Trung tâm nghiên c u và phát

tri n qu c t … Trung tâm còn là thành viên chính th c c a Ngân hàng Thông tin

qu c t các n c có s d ng ti ng Pháp

1.2 Ch c n ng, nhi m v

Trung tâm có ch c n ng thông tin và th vi n ph c v đào t o, nghiên c u

khoa h c, tri n khai ng d ng và qu n lý c a HQG Hà N i

Nhi m v c a Trung tâm là nghiên c u, thu th p, x lý, thông báo và cung

c p tin, t li u v khoa h c, giáo d c, ngo i ng và công ngh ph c v cán b và

sinh viên HQG Hà N i c th :

- Tham m u cho quy t đ nh c a lãnh đ o v ph ng h ng t ch c và ho t

đ ng thông tin, t li u, th vi n nh m ph c v nghiên c u khoa h c, gi ng d y và

h c t p trong HQG Hà N i

- Xây d ng k ho ch ng n h n và chi n l c phát tri n; t ch c và đi u ph i

toàn b h th ng thông tin, t li u, th vi n trong HQG Hà N i

K IL

M

- Thu th p, b sung – trao đ i, phân tích - x lý tài li u và tin T ch c, s p

x p, l u tr , b o qu n kho t li u HQG Hà N i bao g m t t c các lo i hình n

ph m và v t mang tin

- Xây d ng h th ng tra c u tìm tin thích h p; thi t l p m ng l i truy c p

và tìm ki m thông tin t đ ng hoá; t ch c cho toàn th b n đ c trong HQG Hà

N i khai thác, s d ng thu n l i và có hi u qu kho tin và kho tài li u c a Trung

tâm và các ngu n tin bên ngoài

Thu th p l u chi u các xu t b n ph m do HQG Hà N i xu t b n, các lu n

án ti n s , th c s b o v t i HQG Hà N i; ho c ng i vi t là cán b , sinh viên

HQG Hà N i; nh ng báo cáo t ng k t c a các đ tài nghiên c u c p HQG và

c p Nhà n c đã đ c nghi m thu đánh giá do các đ n v thu c HQG Hà N i ch

trì ho c do cán b HQG Hà N i th c hi n xây d ng các c s d li u đ c thù c a

HQG, xu t b n các án ph m thông tin tóm t t, thông tin chuyên đ ph c v công

tác qu n lý, nghiên c u khoa h c và đào t o

- Nghiên c u khoa h c thông tin, t li u, th vi n, góp ph n xây d ng lý

lu n khoa h c chuyên ngành, ng d ng nh ng thành t u khoa h c và k thu t m i

vào x lý và ph c v thông tin th vi n

- T ch c đào t o và b i d ng nh m nâng cao trình đ t ch c, x lý, cung

c p tin và tài li u c a đ i ng cán b thông tin, t li u, th vi n Trang b ki n th c

v hình th c cung c p tin, v ph ng pháp tra c u, tìm ki m tin và s d ng th

vi n cho cán b và sinh viên HQG Hà N i

- Phát tri n quan h trao đ i, h p tác tr c ti p v i các trung tâm thông tin,

th vi n, các t ch c khoa h c, các tr ng đ i h c trong và ngoài n c Tham gia

t ch c và đi u hành Liên hi p th vi n các tr ng i h c và hi p h i Thông tin –

th vi n Vi t Nam Tham gia các Hi p h i Th vi n Qu c t Làm đ u m i n i

m ng h th ng Thông tin – th vi n HQG Hà N i và ngành đ i h c vào m ng

qu c gia, khu v c và th gi i

1.3 C c u t ch c

K IL

M

Ngay t khi thành l p là m t đ n v s nghi p tr c thu c HQG Hà N i, có

t cách pháp nhân, có con d u và tài kho n riêng; đi đôi v i vi c duy trì và phát

tri ncác ho t đ ng ph c v b n đ c t t c các khu v c, trung tâm đã nhanh chóng

hình thành và ki n toàn b máy t ch c đ th c hi n đ c ch c n ng và nhi m v

c a mình C c u t ch c bao g m:

* Ban giám đ c:

- Giám đ c

- Phó giám đ c

* Các phòng ch c n ng:

- Hành chính - t ng h p

- Phòng tài v

* Các phòng chuyên môn:

- Phòng B sung – Trao đ i

- Phòng Phân lo i – Biên m c

- Phòng Thông tin – Th m c - Nghi p v

- Phòng máy tính và M ng

* H th ng ph c v b n đ c:

- Phòng ph c v b n đ c chung (nhà 7 t ng – Xuân Thu - C u Gi y, ph c

v chung và 3 khoa tr c thu c HQG Hà N i)

- Phòng ph c v b n đ c Ngo i ng (trong i h c Ngo i ng )

Phòng ph c v b n đ c Th ng ình (g m HKHXH&NV, HKHTN,

Khoa hoá)

Trong m i phòng ph c v b n đ c bao g m các b ph n:

+ Phòng đ c sách báo

+ Phòng đ c báo, t p chí

+ Phòng tra c u

+ Phòng m n sách tham kh o

+ Phòng m n giáo trình

K IL

M

+ Phòng đa ph ng ti n

Riêng phòng ph c v chung có phòng Iternet

Trung tâm có đ i ng cán b kho ng 120 cán b , trong đó có:

- 2 ti n s

- 7 th c s

- H n 80 c nhân

- H n 20 trung c p

CH NG 2 QUÁ TRÌNH ÁP D NG PH N M M LIBOL TRONG CÔNG TÁC PH C

V B N C T I TRUNG TÂM THÔNG TIN – TH VI N I H C

QU C GIA HÀ N I

2.1 Gi i thi u chung v ph n m m Libol

Ph n m m th vi n Libol - gi i pháp th vi n đi n t và tich h p nghi p v

th vi n, là ph n m m đ c phát tri n b i công ty công ngh tin h c Tinh Vân

Hi n nay, nó đ c đánh giá là m t trong nh ng ph n m m có hi u qu và kh n ng

ng d ng cao trong ho t đ ng th vi n c a Vi t Nam

Libol là ph n m m th vi n đi n t đ c thi t k theo hai nguyên t c ch

đ o là chu n hoá và d dàng tu bi n V m t công ngh , nó thích h p các phân h

nghi p v trong m t giao di n th ng nh t và cùng khai thác m t c s d li u

chung, đ ng th i nó có th liên k t v i nh ng ph n m m khác ho c b sung thêm

tính n ng, c u trúc d li u m i V m t nghi p v , Libol áp d ng các chu n qu c t

UNIMAC, ISO 2709, AACR2, ISBD… Tuy nhiên v n cho phép t o thêm các tính

n ng đ c thù c a th vi n Vi t Nam

Nh ng tính n ng n i tr i c a Libol g m:

K IL

M

- Qu n lý c s d li u l n ( h n 1 tri u bi u ghi) v i t c đ tra c u

nhanh

- H tr đ y đ 2 chu n biên m c MARC 21 ho c UNIMARC

- Qu n lý d li u đa ng c b ng UNICODE và cung c p giao di n làm

vi c theo nhi u b n ti ng vi t, ngôn ng khác nhau

- H tr ti ng vi t đ y đ v i kh n ng s p x p, tìm ki m phân bi t ho c

không phân bi t hoa, th ng

- Kh n ng tu bi n trong ki t su t thông tin biên m c theo HTML/XML

v i đ nh d ng template t xây d ng

- Giao di n 100% trên Web

- Tích h p v i m i d ng d li u s hoá

- M t phiên b n duy nh t v i m i tính n ng t ng ng cho c hai h qu n

tr c s d li u Serer và Oracle

Libol đã xây d ng 8 phân h v i các tính n ng phù h p v i toàn b ho t

đ ng c a c quan Thông tin - Th vi n

- Phân h tra c u OPAC

- Phân h b sung

- Phân h biên m c

- Phân h n ph m đ nh k

- Phân h qu n lý

- Phân h n ph m đi n t

- Phân h b n đ c

- Phân h M n - Tr

Phân h M n - Tr tin h c hoá quá trình l u thông n ph m gi a th vi n

và b n đ c c ng nh gi a các th vi n v i nhau ng th i nó c ng giúp th vi n

s d ng hi u qu các thông tin đ c ghi nh n trong quá trình m n, tr tài li u đ

ti n hành nh ng th ng kê đa d ng

- T đ ng hoá t i đa quy trình l u thông tài li u

K IL

M

- Tích h p mã v ch

- Th ng kê đa d ng, có th th ng kê theo th i gian: hàng ngày, hàng

tháng, hàng n m, theo nhom b n đ c ho c đ a ch ghi m n theo th i gian; th ng

kê theo thu c tính nh : n ph m có t n su t m n cao nh t, b n đ c có l n m n

cao nh t hay top 20 nhóm n ph m đ c m n nhi u nh t theo m t thu c tính nào

- X lý n ph m m n quá h n

- a ngôn ng theo chu n Unicode

- Báo cáo chính xác nh ng tài li u đang m n hay n m trong kho, báo

cáo và đ m s l t b n đ c theo th i gian nh t đ nh

2.2 ng d ng phân h M n - Tr c a ph n m m Libol t i Trung tâm

Thông tin – Th vi n HQGHN

2.2.1.Quy trình m n - tr tài li u khi ch a áp d ng ph n m m Libol

Ban đ u, công tác ph c v b n đ c t i Trung tâm còn thô s và thu công

Quy trình m n tr tài li u nh sau: Tr c tiên, b n đ c ph i có th th vi n và

phi u m n tài li u Khi m n tài li u b n đ c ph i vi t phi u yêu c u đ a cho cán

b th vi n trong đó ghi đ y đ nh ng thông tin c n thi t Sau đó d a vào phi u

yêu c u cán b th vi n vào kho tìm ki m tài li u đúng mong mu n c a ng i dùng

tin Tr c khi trao tài li u cho b n đ c, cán b th vi n ph i đi n đ y đ các thông

tin m n vào phi u m n nh :

Ngày, tháng, n m m n

H tên đ c gi

Nhan đ , tác gi … c a tài li u

S đ ng ký cá bi t c a tài li u

Khi tr tài li u thì cán b ph i l y phi u m n ra và hu nh ng thông tin

trong phi u m n đó

V i ph ng pháp m n tr tài li u nh trên m t r t nhi u th i gian đ b n

đ c và th th vi t và ti p nh n phi u yêu c u Quy trình m n tr ph c t p, d gây

nh m l n b n đ c ph i ch đ i lâu

K IL

M

2.2.2 Quy trình m n - tr tài li u khi áp d ng ph n m m Libol

TT TT-TV HQGHN đã s d ng ph n m m Libol c a công ty tin h c Tinh

Vân đ a vào ho t đ ng t n m 2001 V i m i phân h c a nó có nh ng ch c n ng

riêng, mang l i ti n ích l n Phân h M n - Tr đ c thi t k phù h p v i nhu

c u c a th vi n, cho phép các nghi p v v m n tài li u, qu n lý thông tin v b n

đ c, h tr ho t đ ng báo cáo th ng kê v ph c v b n đ c T đ ng hoá quy trình

l u thông tài li u nh m rút ng n các b c trong quy trình m n tr tài li u Modul

cho phép qu n lý th i gian mu n, th i gian tr , s tài li u m n, s ngày quá h n,

m c ti n ph t quá h n … Trung tâm đ c cung c p ph n m m th vi n Libol 5.0

và hi n t i là Libol 5.5 S có m t c a ph n m m này th c s làm thay đ i h n v

ch t l ng nghi p v c ng nh công tác ph c v ng i dùng tin

Hi n nay TT TTTV HQGHN có hai hình th c ph c v b n đ c ó là ph c

v đ c t i ch và m n v nhà

* Phòng ph c v đ c tài li u t i ch

Ph ng th c ph c v b n đ c tài li u t i ch theo ki u kho đóng truy n

th ng trung tâm là m n giáo trình, tài li u tra c u, báo và t p chí M i đ c gi

ch đ c m n m t tài li u v i m i l n m n đ c t i ch Khi m n b n đ c ph i

vi t phi u yêu c u ghi đày đ thông tin c n thi t Trong quá trình đ c tài li u, b n

đ c ph i b o qu n tài li u, n u dây m c làm b n sách ho c rách sách thì s b x

ph t

* Ph c v m n tài li u v nhà

- Phòng m n giáo trình: Có ch c n ng làm th th vi n cho ng i dùng tin,

cung c p giáo trình cho t t c sinh viên, cán b trong toàn tr ng, thanh toán ra

tr ng cho h T i phòng này, m i b n đ c đ c m n t i đa 8 cu ncho m t k

h c Khi m n phân theo l p, theo khoa

- Phòng m n sách tham kh o: Có nhi m cung c p cho ng i dùng tin

HQGHN các lo i sách tham kh o ph c cho chuyên ngành h c t p, nghiên c u…

c a mình T i phòng m n sách tham kh o, ng i dùng tin ch đ c m n t i đa 2