skkn tiện ích trong quá trình sử dụng phần mềm quản lý tài chính trường học

Tuy nhiên, trong quá trình sử dụng phần mềm này vẫn còn một số hạn chế: Tốc độ xử lý không nhanh và hay bị lỗi, không thể chỉ ra những sai sót trong quá trình hạch toán, không thể coppy

TRƯỜNG THPT TRỊ AN



Mã Số:………

SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM

TIỆN ÍCH TRONG QUÁ TRÌNH SỬ DỤNG

PHẦN MỀM QUẢN LÝ TÀI CHÍNH TRƯỜNG HỌC

Người thực hiện: TRẦN THỊ KIM HƯƠNG Lĩnh vực nghiên cứu:

- Quản lý giáo dục: 

- Phương pháp dạy học bộ môn: ……… 

I THÔNG TIN CHUNG VỀ CÁ NHÂN

1 Họ và tên: TRẦN THỊ KIM HƯƠNG

2 Ngày tháng năm sinh: 12/12/1980

3 Nam, nữ: Nữ

4 Địa chỉ: Khu phố 3 – Thị Trấn Vĩnh An - Vĩnh Cửu - Đồng Nai

5 Điện thoại: 0613861143 (CQ)/ ………… (NR); ĐTDĐ: 0938112990

7 Chức vụ: Tổ phó tổ hành chính

8 Nhiệm vụ được giao: Kế toán

9 Đơn vị công tác: Trường THPT TRỊ AN

II TRÌNH ĐỘ ĐÀO TẠO:

- Học vị (hoặc trình độ chuyên môn, nghiệp vụ) cao nhất: CỬ NHÂN

- Năm nhận bằng: 2011

- Chuyên ngành đào tạo: KẾ TOÁN

III KINH NGHIỆM KHOA HỌC

- Lĩnh vực chuyên môn có kinh nghiệm: KẾ TOÁN

- Số năm có kinh nghiệm: 13 năm

- Các sáng kiến kinh nghiệm đã có trong 5 năm gần đây: 02

- “Một số biện pháp để làm tốt công tác kế toán tại Trường THPT Trị An”

- “Tiện ích trong quá trình sử dụng phần mềm quản lý tài chính trường học”

Sáng kiến kinh nghiệm:

“TIỆN ÍCH TRONG QUÁ TRÌNH SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ

TÀI CHÍNH TRƯỜNG HỌC”

I LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI

Xã hội ngày càng phát triển, kéo theo đó thì lĩnh vực công nghệ thông tin không thể thiếu đối với tất cả các ngành nghề

Với sự phát triển công nghệ thông tin hiện nay đã góp phần rất lớn trong tất

cả các công việc Trong đó, lĩnh vực kế toán là một trong những công tác không thể không cần đến công nghệ thông tin

Thời gian trước đây khi chưa áp dụng phần mềm quản lý tài chính vào đơn

vị thì hầu hết các mẫu biểu báo cáo đều phải làm bằng tay và không thể không tránh sai sót trong quá trình làm báo cáo và mất rất nhiều thời gian mới có thể hoàn tất báo cáo

Sau khi được áp dụng phần mềm quản lý tài chính vào trường học thì phần nào đó giúp cho công tác kế toán được nhẹ nhàng hơn Tuy nhiên, trong quá trình

sử dụng phần mềm này vẫn còn một số hạn chế: Tốc độ xử lý không nhanh và hay

bị lỗi, không thể chỉ ra những sai sót trong quá trình hạch toán, không thể coppy dữ liệu từ máy tính này sang máy tính khác sử dụng được, phần mềm chạy trên nền Microsoft Office 97 rất dễ bị lỗi khi cài một chương trình khác song song…

Được sự đồng ý của Ban Giám hiệu nhà trường năm vừa qua Trường THPT Trị An được cung cấp phần mềm kế toán MISA để thay thế cho phần mềm trước đây mà đơn vị đang dùng nhằm rút ngắn thời gian cũng như hạn chế những rủi ro khi máy vi tính bị lỗi mà vẫn có thể coppy dữ liệu từ máy này sang máy khác vì người sử dụng không thể tự cài phần mềm vào một máy vi tính khác để tiếp tục sử dụng được, dẫn đến tình trạng đối lúc báo cáo lên cấp trên không đúng thời gian quy định Trong quá trình sử dụng phần mềm, tôi nhận thấy chương trình kế toán MISA giúp ích cho tôi rất nhiều trong các công việc liên quan đến lĩnh vực kế toán: In phiếu thu - chi, báo cáo tài chính, sổ sách kế toán, quản lý tài sản đạt được

độ chính xác cao, tốc độ xử lý nhanh, sạch sẽ, dễ kiểm tra kiểm soát và tiết kiệm được rất nhiều thời gian so với phần mềm trước đây mà tôi đã sử dụng Do đó tôi

chọn đề tài “Tiện ích trong quá trình sử dụng phần mềm quản lý tài chính trường học”

Căn cứ Nghị định số 43/2006/NĐ-CP ngày 25/04/2006 do Chính phủ ban hành quy định quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ

máy, biên chế và tài chính đối với các đơn vị sự nghiệp công lập;

Căn cứ quyết định số 32/2008/QĐ-BTC ngày 29/5/2008 của Bộ tài chính Về việc ban hành Chế độ quản lý, tính hao mòn tài sản cố định trong các cơ quan nhà nuớc, đơn vị sự nghiệp công lập và các tổ chức có sử dụng ngân sách nhà nước;

Căn cứ Quyết định số 33/2008/QĐ-BTC ngày 02/6/2008 về việc ban hành

hệ thống Mục lục Ngân sách nhà nước;

Căn cứ Thông tư 110/2012/TT-BTC ngày 03/07/2012 v/v sửa đổi bổ sung một số điều của quyết định số 33/2008/QĐ-BTC ngày 02/06/2008 của Bộ trưởng

Bộ Tài chính về hệ thống mục lục ngân sách nhà nước;

Căn cứ thông tư số 08/2013/TT-BTC ngày 10/01/2013 v/v hướng dẫn thực hiện kế toán nhà nước áp dụng cho Hệ thống thông tin quản lý Ngân sách và Kho bạc (TABMIS)…

2 Nội dung, biện pháp thực hiện các giải pháp của đề tài

Sau khi nghiên cứu các văn bản hướng dẫn để từ đó vận dụng cụ thể vào phần mềm kế toán bao gồm các công việc như: In phiếu thu – chi, các giấy rút, chuyển khoản kho bạc, các sổ sách báo cáo tài chính, quản lí tài sản một cách sạch

sẽ, nhanh chóng, chính xác

Sáng kiến này được trình bày tượng trưng một vài nghiệp vụ và được minh họa bằng hình ảnh cụ thể để người sử dụng có cái nhìn một cách tổng quát chương trình quản lý tài chính trường học để từ đó có thể vận dụng vào công việc của mình được dễ dàng và đạt hiệu quả hơn Những nghiệp vụ phát sinh còn lại người sử dụng có thể tìm hiểu và khai thác thêm theo từng cách làm khác nhau tùy theo từng người sử dụng và có thể áp dụng vào phần mềm nhằm tiết kiệm tối đa thời gian nhưng vẫn đạt được độ chính xác cao trong quá trình sử dụng phần mềm này

III TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC GIẢI PHÁP

3.1 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán MISA .

- Hướng dẫn sử dụng: Khai báo thông tin ban đầu

Vào Tiện ích/Danh mục khai báo thông tin ban đầu/Thông tin về đơn vị/Đồng ý

Hình 1: Khai báo thông tin chung về đơn vị

Trong danh mục khai báo thông tin ban đầu chúng ta có thể dễ dàng nhìn thấy tất cả các hệ thống liên quan mà chúng ta có thể khai báo một lần và bổ sung (nếu có) như: Mã đơn vị, đơn vị, số tài khoản

Nhận xét: Phần mềm kế toán MISA có chức năng tùy chọn hệ thống cho phép thiết lập một số tùy chọn mặc định của đơn vị trong chương trình khi mới bắt đầu sử dụng một cách dễ dàng thông qua phân hệ khai báo thông tin ban đầu: Khai báo thông tin đơn vị, khách hàng, nhà cung cấp, cán bộ mà không cần phải nhập lại những nội dung đã tạo mặc định khi phát sinh một chứng từ khác

3.2 So sánh giao diện của phần mềm kế toán MISA và phần mềm kế toán DTsoft

a Giao diện của phần mềm kế toán MISA

Đẹp, dễ hiểu giúp người sử dụng tiếp cận nhanh nhất các phân hệ trong chương trình và có thể di chuyển chuột vào các biểu tượng trên màn hình để chọn một trong những phân hệ có liên quan;

Có thể nhìn một cách tổng quát về tình hình kinh phí, số dư trên giao diện màn hình thông qua biểu đồ hiển thị trên phần mềm

Hình 2: Biểu đồ hiển thị tình hình kinh phí trên giao diện phần mềm kế toán MISA

b Giao diện của phần mềm kế toán DTSoft

Hình 3: Biểu đồ hiển thị giao diện phần mềm kế toán DTsoft

Nhận xét: Từ biểu đồ trên cho chúng ta một cái nhìn tổng quát về tình hình kinh phí của phần mềm kế toán MISA mà không cần phải mở từng nguồn kinh phí

để theo dõi như phần mềm kế toán DTSoft mà đơn vị đã sử dụng trước đây

3.3 Một số tiện ích trong quá trình sử dụng phần mềm kế toán MISA

- Phân hệ từng quy trình hạch toán ngay trên phần mềm giúp người sử dụng

có thể nhanh chóng xác định được từng phần hành kế toán: Kế toán tiền mặt, tiền gửi, kho bạc

- Người sử dụng có thể trực tiếp tự cài mới hoặc cài lại chương trình trong trường hợp máy vi tính bị lỗi

- Có thể chép file dữ liệu đang làm từ máy này sang máy khác để tiếp tục sử dụng một cách dễ dàng và tiện lợi

- Những nghiệp vụ có 02 bút toán, phần mềm cho phép phát sinh tự động bút toán thứ 02 ngay sau khi hạch toán xong bút toán thứ nhất

- Có thể tìm ra chỗ sai ngay trong quá trình hạch toán cũng như trên báo cáo

và kích chọn trực tiếp chứng từ mà người sử dụng hạch toán sai mà không cần phải đóng báo cáo để quay lại chứng từ đó

- Chức năng “Nhân bản” một chứng từ với nội dung tương tự và sửa nội dung thông tin cho phù hợp với chứng từ mới: Sửa diễn giải, số tiền

VD: Thanh toán tiền điện T6

Vào phân hệ Kho bạc/Rút dự toán/danh sách rút dự toán/chọn chứng từ chuyển khoản tiền điện T5/nhấp chuột phải chọn “nhân bản”.

Hình 4a: Thêm mới một chứng từ thông qua nhân bản một chứng từ đã hạch toán tương tự trước đó

Sửa lại ngày tháng, nội dung, số tiền/Cất/In giấy rút dự toán.

Hình 4b: Sửa lại một số nội dung ngày, diễn giải, nội dung thanh toán, số tiền.

Nhận xét: Qua quá trình sử dụng có thể nhận thấy phần mềm kế toán MISA này rất hiệu quả, tiết kiệm được rất nhiều thời gian thông qua biện pháp “nhân bản” một chứng từ giống nhau đã có sẵn trong hệ thống ngay tại màn hình danh sách chứng từ của phân hệ hiện tại mà không cần phải hạch toán một bút toán mới

- Chức năng lọc dữ liệu cho phép người sử dụng tìm kiếm nhanh tên một đối tượng hoặc nội dung nào đó

VD: Tại màn hình danh sách phiếu chi, tìm phiếu chi với tên người nhận tiền

là Đỗ Minh Nguyệt

Hình 5: Danh sách phiếu chi sau khi đã lọc dữ liệu

Nhận xét: Từ kết quả sau khi thanh lọc dữ liệu đối tượng cần tìm giúp ta có thể tìm nhanh một đối tượng hoặc nội dung nào đó mà chúng ta cần tìm một cách chính xác và đầy đủ thông tin yêu cầu

- Và một số tiện ích cao cấp khác…

Phần mềm kế toán được cập nhật các chế độ kế toán, tài chính: Thông tư, văn bản theo quy định hiện hành mới nhất

3.4 Hướng dẫn nhập liệu phiếu thu – chi

VD1: Rút tiền mặt từ nguồn Ngân sách Tỉnh.

Vào giao diện tiền mặt/phiếu thu hoặc phiếu chi/chọn phiếu thu hoặc phiếu chi

Hình 6 Giao diện lập phiếu thu trên phân hệ tiền mặt

Điền nội dung người nhận, ngày tháng, diễn giải, số tiền Sau đó định khoản đúng nguồn kinh phí đã khai báo mặc định từ ban đầu

Hình 7: Rút dự toán tiền mặt ngân sách Tỉnh về nhập quỹ theo hình thức thực chi

VD2: Hoặc chi tiền mua VPP từ nguồn Học phí

Hình 8: Chi tiền mặt từ nguồn ngân sách học phí

Nhận xét: Phần mềm MISA hạch toán mặc định hoàn toàn những thông tin

mà người sử dụng đã khai báo ban đầu giúp hạn chế được tối đa thời gian một cách

có hiệu quả nhất thông qua hạch toán tài khoản Nợ, Có và từng nguồn kinh phí đã định sẵn trong phần mềm và từ những phiếu thu, chi này có thể “nhân bản” tiếp một chứng từ mới với nội dung tương tự mà không mất nhiều thời gian

3.5 Hướng dẫn lập giấy rút dự toán ngân sách, sổ sách báo cáo tài chính, nạp dữ liệu báo cáo, kết chuyển số dư cuối năm.

3.5.1 Lập giấy rút dự toán ngân sách

Căn cứ vào các chứng từ phát sinh chuyển khoản hàng tháng (thực chi hoặc tạm ứng): Lương, BHXH, KPCĐ, điện, nước ta tiến hành lập chứng từ chuyển khoản theo từng nội dung phát sinh

VD: Chuyển khoản tiền điện T5

Vào phân hệ Kho bạc/Rút dự toán/Rút dự toán chuyển khoản/khai báo thông tin tài khoản thực chi hoặc tạm ứng, đơn vị nhận tiền, nội dung thanh toán, nguồn kinh phí, tiểu mục, số tiền/cất/đồng ý/cất/In “giấy rút dự toán ngân sách”

Hình 9: Hạch toán rút dự toán chuyển khoản tiền điện

Nhận xét: Trong quá trình hạch toán chuyển khoản, phần mềm cho phép ta gõ tắt tên một đối tượng cần chuyển khoản mà người sử dụng đã tạo mặc định từ lúc khai báo thông tin ban đầu hoặc nhấp vào biểu tượng dấu + trên tài khoản số hoặc đơn vị nhận tiền ngay tại phân hệ “Rút dự toán chuyển khoản” trong trường hợp mới chuyển khoản lần đầu mà chưa có tên trong danh sách “nhà cung cấp” và được phần mềm lưu trữ trực tiếp để sử dụng cho những lần tiếp theo mà không cần phải tạo lại cho lần sau Điều đó cho ta thấy phần mềm này rất có ích cho thời buổi công nghệ hiện đại ngày nay

3.5.2 In báo cáo tài chính

Sau khi kết thúc quý, năm Cơ quan tài chính yêu cầu nộp báo cáo tài chính Vào Báo cáo/Báo cáo tài chính/Bảng cân đối tài khoản (tổng hợp tình hình kinh phí, báo cáo tăng giảm TSCĐ )/Chọn kỳ báo cáo/Đồng ý

Hình 11: Chọn bảng cân đối tài khoản trong phân hệ báo cáo tài chính

Hình 12: Bảng cân đối tài khoản từ phân hệ báo cáo

Nhận xét: Quá trình in báo cáo tài chính phần mềm giúp ta có thể in được báo cáo theo từng thời gian cụ thể: Ngày hiện tại, tháng, quý, năm một cách rất nhanh chóng và chính xác Biểu mẫu đẹp, rõ ràng, dễ hiểu

3.5.3 Nạp dữ liệu báo cáo

VD: Tại Sổ quỹ tiền mặt người sử dụng phát hiện Phiếu thu số 001NS Người

sử dụng mở và sửa phiếu thu đó rồi thực hiện chức năng Nạp lại báo cáo.

Nhận xét: Chức năng này cho phép người sử dụng có thể sửa trực tiếp phiếu thu, chi bị sai sót số tiền trên một phiếu thu, chi bằng cách mở và sửa chứng từ đó rồi thực hiện chức năng Nạp lại báo cáo trên thanh công cụ của giao diện phần mềm để cập nhật một con số mới lên Sổ quỹ tiền mặt mà không cần phải đóng và

mở lại Sổ quỹ tiền mặt và có thể được thực hiện tương tự đối với các loại báo cáo

và sổ sách kế toán khác

3.5.4 Kết chuyển số dư cuối năm

Sau khi kết thúc năm tài chính Người sử dụng có thể chuyển số dư sang năm tiếp theo thông qua các bước sau:

Bước 01: Vào Sổ cái/chứng từ nghiệp vụ khác/chuột phải/kết chuyển cuối năm/31/12/2013/Cất

Bước 02: Vào hệ thống/khóa sổ kỳ kế toán/đặt ngày khóa sổ là ngày cuối năm/thực hiện

Bước 03: Tệp/đóng dữ liệu kế toán

Bước 04: Vào tệp/Tạo dữ liệu kế toán mới/tạo mới từ năm trước/đồng ý/tiếp tục/tạo mới dữ liệu từ năm trước/chọn thư mục lưu dữ liệu kế toán năm trước/tiếp tục/thực hiện/xuất hiện hộp thoại/đồng ý

Bước 05: Kiểm tra số dư đầu năm Vào nghiệp vụ/nhập số dư ban đầu (Số liệu này đã được chuyển từ năm trước sang) mà người sử dụng không cần phải nhập lại từ đầu

VD: Người sử dụng tiến hành kiểm tra số dư đầu năm thông qua hình thức

kết chuyển số dư cuối năm trước.

Hình 14: Kiểm tra số dư đầu năm thông qua hình thức kết chuyển số dư cuối năm trước

Nhận xét: Sau khi kết thúc năm chỉ cần một vài thao tác người sử dụng có thể kết chuyển được số dư sang năm sau tiếp tục sử dụng một cách chính xác mà không cần phải thông qua bất kỳ hình thức nhập thủ công nào

Qua quá trình ứng dụng phần mềm kế toán MISA vào công việc kế toán tôi nhận thấy ưu điểm của phần mềm này là tốc độ xử lý nhanh, chính xác, dễ cài đặt

và là công cụ hỗ trợ đắc lực cho các đơn vị hành chính sự nghiệp nói chung và ngành giáo dục nói riêng Người sử dụng chỉ cần nhập số liệu của các chứng từ phát sinh hàng ngày, còn lại đã được phần mềm tự động hóa hoàn toàn và có thể rút ngắn được rất nhiều thời gian thông qua biện pháp “nhân bản” một chứng từ giống nhau mà không cần phải nhập mới lại từ đầu Và đặc biệt hơn là phần mềm này kết hợp được cả phần mềm theo dõi tài sản cố định mà không phải phần mềm nào cũng có Nó giúp người sử dụng không phải vất vả sau khi hạch toán từ phần mềm quản lý tài chính này rồi phải nhập sang một phần mềm quản lý tài sản khác

Hình 15: Giao diện phần mềm quản lý tài sản DTSoft

IV HIỆU QUẢ CỦA ĐỀ TÀI

tôi khi sử dụng phần mềm này giúp kế toán giảm được ½ khối lượng công việc đang làm tại trường

Trong quá trình công tác tại Trường THPT Trị An, nhờ có công nghệ thông tin và đặc biệt là sự quan tâm của BGH nhà trường đã tạo điều kiện cho tôi được tiếp cận với phần mềm kế toán MISA để một phần nào đó giảm thiểu được một khối lượng công việc mà trước đây tôi đã từng làm từ phần mềm quản lý tài chính

khác và được thể hiện dưới dạng bảng so sánh giữa 02 phần mềm kế toán MISA và

phần mềm kế toán Dtsoft sau đây:

Phần mềm kế toán MISA Phần mềm kế toán DTsoft

- Phần mềm chạy trên tất cả các hệ điều

hành: Windows XP, Windows 7, 8

- Người sử dụng có thể tự cài đặt từ CD

- Dữ liệu có thể coppy sang máy khác

tiếp tục làm

- Phần mềm sử dụng bảng mã Unicode

- Phần mềm không bị lỗi font chữ

- Có thể “nhân bản” một chứng từ mới

từ chứng từ cũ

- Có thể chỉnh sửa trực tiếp chứng từ sai

sót ngay trên bảng báo cáo, sỗ quỹ tiền

mặt và các sổ sách kế toán khác

- Phần mềm chạy trên hệ điều hành Microsoft Access 97

- Người sử dụng không thể tự cài đặt

- Không thể coppy dữ liệu sang máy khác tiếp tục làm

- Phần mềm sử dụng bảng mã TCVN3 (ABC)

- Phần mềm hay bị lỗi font chữ

- Không thể “nhân bản” một chứng từ mới từ chứng từ cũ

- Không thể chỉnh sửa trực tiếp chứng từ sai sót ngay trên bảng báo cáo, sỗ quỹ tiền mặt và các sổ sách kế toán khác

Qua thực tiễn cho thấy, ứng dụng phần mềm kế toán MISA vào công tác kế toán là một điều rất cần thiết và cấp bách, không những nó có thể giúp cho công việc được rút ngắn thời gian mà còn đưa đến độ chính xác rất cao Điều này góp phần làm cho công tác kế toán của trường THPT Trị An nhìn chung đã hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao

V ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ KHẢ NĂNG ÁP DỤNG

Sau khi áp dụng phần mềm kế toán MISA tại Trường THPT Trị An tôi nhận thấy rất hiệu quả và có thể áp dụng cho tất cả các đơn vị hành chính sự nghiệp nói chung và ngành giáo dục nói riêng Phần mềm kế toán MISA giúp người sử dụng giảm tải và rút ngắn được rất nhiều thời gian Để công tác kế toán đạt hiệu quả cao hơn nữa đòi hỏi phải cần có sự quan tâm và tạo điều kiện của Ban giám hiệu đến đội ngũ kế toán thông qua hình thức học hỏi, trao đổi kinh nghiệm lẫn nhau giữa các đơn vị trong ngành giáo dục để từ đó có thể đưa ra những biện pháp tốt nhất nhằm nâng cao nghiệp vụ kế toán ngày càng phát triển và đi lên Đem lại hiệu quả cao nhất trong quá trình phục vụ cho hoạt động của nhà trường nói riêng và cho toàn ngành giáo dục nói chung