Quá trình áp dụng phân hệ mượn - trả của phần mềm Libol tại trung tâm thông tin thư viện, Đại học Quốc gia

Quá trình áp dụng phân hệ mượn - trả của phần mềm Libol tại trung tâm thông tin thư viện, Đại học Quốc gia

NIÊN LUẬN

Đề tài:

Quá trình áp dụng phân hệ Mượn - Trả của phần mềm Libol tại Trung tâm

Thông tin – Tư viện, Đại học Quốc gia Hà Nội

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Thời đại của sự phat triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin và viễn thông…

đã làm biến đổi sâu sắc và toàn diện đến sự phát triển của nhiều ngành trong đó có

ngành thông tin – thư viện Sự thay đổi đó thể hiện căn bản phương thức hoạt động

truyền thống từ thu thập, xử lý tài liệu đến phục vụ người đọc, đồng thời tạo ra các

hoạt động dịch vụ thông tin, các sản phẩm thông tin có giá trị nhằm đáp ứng nhu

cầu ngày càng cao của người dùng tin

Để đáp ứng nhu cầu tin học hoá, các tổ chắc, các công ty, các doanh

nghiệp…đã nghiên cứu và cho ra đời nhiều phần mềm quản trị thư viện, các phàn

mềm đó liên tục phát triển và thay đổi Thư viện ngày nay không còn là hư viện

theo truyền thống mà trở thành một kho tàng trí thức, kết hợp sách, sách điện tử,

CSDL…Trong đó không nhất thiết các ngồn dữ liệu, thông tin nằm trong kho của

mình

Vì vậy, việc hiện đại hoá công tác phục vụ bạn đọc là biện pháp tối ưu nhằm

nâng cao chất lượng phục vụ bạn đọc tại Trung tâm Thông tin – Thư viện

ĐHQGHN nói riêng và các thư viện khác trong cả nước nói chung Đây là vấn đề

quan trọng và cấp thiết mà em chọn làm đề tài cho niên luận của mình

2 Mục đích nghiên cứu

Mục đích nghiên cứu: phân tích, đánh giá thực trạng việc ứng dụng phần

mềm quản trị thư viện Libol tại Trung tâm Thông tin – Thư viện ảnh hưởng sâu sắc

đến hiệu qủ phục vụ bạn đọc, đáp ứng nhu cầu của người dùng tin ở Trung tâm

Thông tin – Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là: ứng dung phân hệ Mượn- Trả của phần

mềm Libol và công tác phục vụ bạn đọc

Phạm vi nghiên cứu: Tạp trung nghiên cứu quy trình mượn trả tài liệu trước

và sau khi áp dụng phần mềm Libol tại Trung tâm Thông tin – Thư viện

ĐHQGHN

4 Bố cục của niên luận

Ngoài phần lời nói đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo niên luận dược

chia thành 3 chương chính:

CHƯƠNG 1: Giới thiệu Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Quốc gia

Hà Nội

CHƯƠNG 2: Quá trình áp dụng phân hệ Mượn - Trả trong công tác phục vụ

bạn đọc tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội

CHƯƠNG 3: Một số nhận xét và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả phục vụ

bạn đọc tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội

NỘI DUNG CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƯ

VIỆN ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI (TTTT – TV ĐHQGHN)

1.1 Lịch sử hình thành và phát triển

Được thành lập theo Nghị định 97/CP ngày 10/12/1993 của Thủ tướng Chính

phủ, Đại học Quốc gia Hà Nội (ĐHQGHN) có vị trí đặc biệt trong hệ thống giáo

dục và đào tạo của đất nước Với mục tiêu xây dựng ĐHQGHN thành một trung

tâm đào tạo đa ngành, đa lĩnh vực, chất lượng cao; đồng thời đào tạo một đội ngũ

các nhà khoa học, các chuyên gia về công nghệ, đáp ứng nhu cầu đa dạng của thị

trường lao động trong quá trình công nghiệp hoá và hiện đại hoá đất nước, một

trong những nhiệm vụ được quan tâm đầu tiên ngay sau khi được thành lập mà Ban

Giám đốc ĐHQGHN đã triển khai là xây dựng một Trung tâm Thông tin - Thư viện

hiện đại

Ngày 14/02/1997, Giám đốc ĐHQGHN đã ký Quyết định số 66/TCCB thành

lập Trung tâm Thông tin - Thư viện (sau đây gọi tắt là Trung tâm) Trung tâm được

thành lập dựa trên cơ sở hợp nhất thư viện của 3 trường đại học thành viên là: Đại

học Tổng hợp; Đại học Sư phạm I Hà nội; Đại học Sư phạm Ngoại ngữ Trung tâm

có tên giao dịch quốc tế là Library and Information Center, Vietnam National

University, Hanoi và tên viết tắt là LIC

Ngày 12/10/1999 Trường Đại học Sư phạm I Hà nội đã được tách ra khỏi

ĐHQGHN theo Quyết định số 201/1999/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ, sau

đó Giám đốc ĐHQGHN đã ký Quyết định 1392/TCCB tách bộ phận thư viện

trường Sư phạm khỏi Trung tâm ngày 11/11/1999 Hiện nay ĐHQGHN có 4 trường

đại học thành viên và 6 khoa trực thuộc

- 4 Trường đại học thành viên gồm:

Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân Văn

Trường Đại học Khoa học Tự nhiên

Trường Đại học Ngoại ngữ

Trường Đại học Công nghệ

- 6 Khoa trực thuộc gồm:

Khoa Kinh tế

Khoa Luật

Khoa Quản trị kinh doanh (HSB - Hanoi School of Business)

Khoa Sư phạm

Khoa Sau đại học

Khoa Quốc tế

Hiện nay Trung tâm có trụ sở chính tại 144 đường Xuân Thuỷ, quận Cầu

Giấy, Thành phố Hà Nội và các cơ sở bao gồm:

- Phòng phục vụ bạn đọc Chung (Nhà 7 tầng) tại Trung tâm

- Phòng phục vụ bạn đọc KHTN-KHXH&NV tại 336 đường Nguyễn Trãi

(bao gồm cả bộ phận phục vụ Mễ Trì tại 182 đường Lương Thế Vinh và bộ phận

phục vụ ở Khoa Hoá tại 19 Lê Thánh Tông)

- Phòng phục vụ bạn đọc Ngoại ngữ tại đường Phạm Văn Đồng

Hiện nay, Trung tâm có khối lượng tài liệu khá phong phú:

250 000 tên sách với hơn 1000 000 bản

300 tên tạp chí với 470 000 bản

2400 thác bản văn bia

Bộ sưu tập tài liệu điện tử gồm 6 CSDL đăng tạp chí nước ngoài trên

CD-ROM

Nguồn tin online gồm 3 CSDL sách, tạp chí, luận văn ( 6000 biểu ghi) 8

CSDL do trung tâm Thông tin – Tư liệu Khoa học và Công nghệ cung cấp gồm

CSDL sách của Thư viện Quốc gia, CSDL sinh học, CSDL năng lượng, điện tử -

tin học…và một số CSDL khác như bài trích về khoa học công nghệ, các đề tài

đang nghiên cứu hoặc đã kết thúc ở Việt Nam

1 CSDL online chạy trên Intranet

Sách điện tử và giáo trình điện tử

Nhiều loại tài liệu không in ấn như cassette, video, đĩa CD-ROM

Trung tâm TTTV ĐHQGHN còn có quan hệ hợp tác, trao đổi với hơn 50

trường đại học, viện nghiên cứu và các tổ chức quốc tế như: Viện Harvard

Yenchinh; Đại học Cornell; Thư viện Quốc gia Úc; Trung tâm nghiên cứu và phát

triển quốc tế… Trung tâm còn là thành viên chính thức của Ngân hàng Thông tin

quốc tế các nước có sử dụng tiếng Pháp

1.2 Chức năng, nhiệm vụ

Trung tâm có chức năng thông tin và thư viện phục vụ đào tạo, nghiên cứu

khoa học, triển khai ứng dụng và quản lý của ĐHQG Hà Nội

Nhiệm vụ của Trung tâm là nghiên cứu, thu thập, xử lý, thông báo và cung

cấp tin, tư liệu về khoa học, giáo dục, ngoại ngữ và công nghệ phục vụ cán bộ và

sinh viên ĐHQG Hà Nội cụ thể:

- Tham mưu cho quyết định của lãnh đạo về phương hướng tổ chức và hoạt

động thông tin, tư liệu, thư viện nhằm phục vụ nghiên cứu khoa học, giảng dạy và

học tập trong ĐHQG Hà Nội

- Xây dựng kế hoạch ngắn hạn và chiến lược phát triển; tổ chức và điều phối

toàn bộ hệ thống thông tin, tư liệu, thư viện trong ĐHQG Hà Nội

- Thu thập, bổ sung – trao đổi, phân tích - xử lý tài liệu và tin Tổ chức, sắp

xếp, lưu trữ, bảo quản kho tư liệu ĐHQG Hà Nội bao gồm tất cả các loại hình ấn

phẩm và vật mang tin

- Xây dựng hệ thống tra cứu tìm tin thích hợp; thiết lập mạng lưới truy cập

và tìm kiếm thông tin tự động hoá; tổ chức cho toàn thể bạn đọc trong ĐHQG Hà

Nội khai thác, sử dụng thuận lợi và có hiệu quả kho tin và kho tài liệu của Trung

tâm và các nguồn tin bên ngoài

Thu thập lưu chiểu các xuất bản phẩm do ĐHQG Hà Nội xuất bản, các luận

án tiến sỹ, thạc sỹ bảo vệ tại ĐHQG Hà Nội; hoặc người viết là cán bộ, sinh viên

ĐHQG Hà Nội; những báo cáo tổng kết của các đề tài nghiên cứu cấp ĐHQG và

cấp Nhà nước đã được nghiệm thu đánh giá do các đơn vị thuộc ĐHQG Hà Nội chủ

trì hoặc do cán bộ ĐHQG Hà Nội thực hiện xây dựng các cơ sở dữ liệu đặc thù của

ĐHQG, xuất bản các án phẩm thông tin tóm tắt, thông tin chuyên đề phục vụ công

tác quản lý, nghiên cứu khoa học và đào tạo

- Nghiên cứu khoa học thông tin, tư liệu, thư viện, góp phần xây dựng lý

luận khoa học chuyên ngành, ứng dụng những thành tựu khoa học và kỹ thuật mới

vào xử lý và phục vụ thông tin thư viện

- Tổ chức đào tạo và bồi dưỡng nhằm nâng cao trình độ tổ chức, xử lý, cung

cấp tin và tài liệu của đội ngũ cán bộ thông tin, tư liệu, thư viện Trang bị kiến thức

về hình thức cung cấp tin, về phương pháp tra cứu, tìm kiếm tin và sử dụng thư

viện cho cán bộ và sinh viên ĐHQG Hà Nội

- Phát triển quan hệ trao đổi, hợp tác trực tiếp với các trung tâm thông tin,

thư viện, các tổ chức khoa học, các trường đại học trong và ngoài nước Tham gia

tổ chức và điều hành Liên hiệp thư viện các trường Đại học và hiệp hội Thông tin –

thư viện Việt Nam Tham gia các Hiệp hội Thư viện Quốc tế Làm đầu mối nối

mạng hệ thống Thông tin – thư viện ĐHQG Hà Nội và ngành đại học vào mạng

quốc gia, khu vực và thế giới

1.3 Cơ cấu tổ chức

Ngay từ khi thành lập là một đơn vị sự nghiệp trực thuộc ĐHQG Hà Nội, có

tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng; đi đôi với việc duy trì và phát

triểncác hoạt động phục vụ bạn đọc ở tất cả các khu vực, trung tâm đã nhanh chóng

hình thành và kiện toàn bộ máy tổ chức để thực hiện được chức năng và nhiệm vụ

của mình Cơ cấu tổ chức bao gồm:

* Ban giám đốc:

- Giám đốc

- Phó giám đốc

* Các phòng chức năng:

- Hành chính - tổng hợp

- Phòng tài vụ

* Các phòng chuyên môn:

- Phòng Bổ sung – Trao đổi

- Phòng Phân loại – Biên mục

- Phòng Thông tin – Thư mục - Nghiệp vụ

- Phòng máy tính và Mạng

* Hệ thống phục vụ bạn đọc:

- Phòng phục vụ bạn đọc chung (nhà 7 tầng – Xuân Thuỷ - Cầu Giấy, phục

vụ chung và 3 khoa trực thuộc ĐHQG Hà Nội)

- Phòng phục vụ bạn đọc Ngoại ngữ (trong Đại học Ngoại ngữ)

Phòng phục vụ bạn đọc Thượng Đình (gồm ĐHKHXH&NV, ĐHKHTN,

Khoa hoá)

Trong mỗi phòng phục vụ bạn đọc bao gồm các bộ phận:

+ Phòng đọc sách báo

+ Phòng đọc báo, tạp chí

+ Phòng tra cứu

+ Phòng mượn sách tham khảo

+ Phòng mượn giáo trình

+ Phòng đa phương tiện

Riêng ở phòng phục vụ chung có phòng Iternet

Trung tâm có đội ngũ cán bộ khoảng 120 cán bộ, trong đó có:

- 2 tiến sỹ

- 7 thạc sỹ

- Hơn 80 cử nhân

- Hơn 20 trung cấp

CHƯƠNG 2 QUÁ TRÌNH ÁP DỤNG PHẦN MỀM LIBOL TRONG CÔNG TÁC PHỤC

VỤ BẠN ĐỌC TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƯ VIỆN ĐẠI HỌC

QUỐC GIA HÀ NỘI

2.1 Giới thiệu chung về phần mềm Libol

Phần mềm thư viện Libol - giải pháp thư viện điện tử và tich hợp nghiệp vụ

thư viện, là phần mềm được phát triển bởi công ty công nghệ tin học Tinh Vân

Hiện nay, nó được đánh giá là một trong những phần mềm có hiệu quả và khả năng

ứng dụng cao trong hoạt động thư viện của Việt Nam

Libol là phần mềm thư viện điện tử được thiết kế theo hai nguyên tắc chủ

đạo là chuẩn hoá và dễ dàng tuỳ biến Về mặt công nghệ, nó thích hợp các phân hệ

nghiệp vụ trong một giao diện thống nhất và cùng khai thác một cơ sở dữ liệu

chung, đồng thời nó có thể liên kết với những phần mềm khác hoặc bổ sung thêm

tính năng, cấu trúc dữ liệu mới Về mặt nghiệp vụ, Libol áp dụng các chuẩn quốc tế

UNIMAC, ISO 2709, AACR2, ISBD… Tuy nhiên vẫn cho phép tạo thêm các tính

năng đặc thù của thư viện Việt Nam

Những tính năng nổi trội của Libol gồm:

- Quản lý cơ sở dữ liệu lớn ( hơn 1 triệu biểu ghi) với tốc độ tra cứu

nhanh

- Hỗ trợ đầy đủ 2 chuẩn biên mục MARC 21 hoặc UNIMARC

- Quản lý dữ liệu đa ngưc bằng UNICODE và cung cấp giao diện làm

việc theo nhiều bẳn tiếng việt, ngôn ngữ khác nhau

- Hỗ trợ tiếng việt đầy đủ với khả năng sắp xếp, tìm kiếm phân biệt hoặc

không phân biệt hoa, thường

- Khả năng tuỳ biến trong kiết suất thông tin biên mục theo HTML/XML

với định dạng template tự xây dựng

- Giao diện 100% trên Web

- Tích hợp với mọi dạng dữ liệu số hoá

- Một phiên bản duy nhất với mọi tính năng tương ứng cho cả hai hệ quản

trị cơ sở dữ liệu Serer và Oracle

Libol đã xây dựng 8 phân hệ với các tính năng phù hợp với toàn bộ hoạt

động của cơ quan Thông tin - Thư viện

- Phân hệ tra cứu OPAC

- Phân hệ bổ sung

- Phân hệ biên mục

- Phân hệ ấn phẩm định kỳ

- Phân hệ quản lý

- Phân hệ ấn phẩm điện tử

- Phân hệ bạn đọc

- Phân hệ Mượn - Trả

Phân hệ Mượn - Trả tin học hoá quá trình lưu thông ấn phẩm giữa thư viện

và bạn đọc cũng như giữa các thư viện với nhau Đồng thời nó cũng giúp thư viện

sử dụng hiệu quả các thông tin được ghi nhận trong quá trình mượn, trả tài liệu để

tiến hành những thống kê đa dạng

- Tự động hoá tối đa quy trình lưu thông tài liệu

- Tích hợp mã vạch

- Thống kê đa dạng, có thể thống kê theo thời gian: hàng ngày, hàng

tháng, hàng năm, theo nhom bạn đọc hoặc địa chỉ ghi mượn theo thời gian; thống

kê theo thuộc tính như : ấn phẩm có tần suất mượn cao nhất, bạn đọc có lần mượn

cao nhất hay top 20 nhóm ấn phẩm được mượn nhiều nhất theo một thuộc tính nào

- Xử lý ấn phẩm mượn quá hạn

- Đa ngôn ngữ theo chuẩn Unicode

- Báo cáo chính xác những tài liệu đang mượn hay nằm trong kho, báo

cáo và đếm số lượt bạn đọc theo thời gian nhất định

2.2 Ứng dụng phân hệ Mượn - Trả của phần mềm Libol tại Trung tâm

Thông tin – Thư viện ĐHQGHN

2.2.1.Quy trình mượn - trả tài liệu khi chưa áp dụng phần mềm Libol

Ban đầu, công tác phục vụ bạn đọc tại Trung tâm còn thô sơ và thu công

Quy trình mượn trả tài liệu như sau: Trước tiên, bạn đọc phải có thẻ thư viện và

phiếu mượn tài liệu Khi mượn tài liệu bạn đọc phải viết phiếu yêu cầu đưa cho cán

bộ thư viện trong đó ghi đầy đủ những thông tin cần thiết Sau đó dựa vào phiếu

yêu cầu cán bộ thư viện vào kho tìm kiếm tài liệu đúng mong muốn của người dùng

tin Trước khi trao tài liệu cho bạn đọc, cán bộ thư viện phải điền đầy đủ các thông

tin mượn vào phiếu mượn như:

Ngày, tháng, năm mượn

Họ tên độc giả

Nhan đề, tác giả… của tài liệu

Số đăng ký cá biệt của tài liệu

Khi trả tài liệu thì cán bộ phải lấy phiếu mượn ra và huỷ những thông tin

trong phiếu mượn đó

Với phương pháp mượn trả tài liệu như trên mất rất nhiều thời gian để bạn

đọc và thủ thư viết và tiếp nhận phiếu yêu cầu Quy trình mượn trả phức tạp, dễ gây

nhầm lẫn bạn đọc phải chờ đợi lâu

2.2.2 Quy trình mượn - trả tài liệu khi áp dụng phần mềm Libol

TT TT-TV ĐHQGHN đã sử dụng phần mềm Libol của công ty tin học Tinh

Vân đưa vào hoạt động từ năm 2001 Với mỗi phân hệ của nó có những chức năng

riêng, mang lại tiện ích lớn Phân hệ Mượn - Trả được thiết kế phù hợp với nhu

cầu của thư viện, cho phép các nghiệp vụ về mượn tài liệu, quản lý thông tin về bạn

đọc, hỗ trợ hoạt động báo cáo thống kê về phục vụ bạn đọc Tự động hoá quy trình

lưu thông tài liệu nhằm rút ngắn các bước trong quy trình mượn trả tài liệu Modul

cho phép quản lý thời gian muợn, thời gian trả, số tài liệu mượn, số ngày quá hạn,

mức tiền phạt quá hạn … Trung tâm được cung cấp phần mềm thư viện Libol 5.0

và hiện tại là Libol 5.5 Sự có mặt của phần mềm này thực sự làm thay đổi hẳn về

chất lượng nghiệp vụ cũng như công tác phục vụ người dùng tin

Hiện nay TT TTTV ĐHQGHN có hai hình thức phục vụ bạn đọc Đó là phục

vụ đọc tại chỗ và mượn về nhà

* Phòng phục vụ đọc tài liệu tại chỗ

Phương thức phục vụ bạn đọc tài liệu tại chỗ theo kiểu kho đóng truyền

thống ở trung tâm là mượn giáo trình, tài liệu tra cứu, báo và tạp chí Mỗi độc giả

chỉ được mượn một tài liệu với mỗi lần mượn đọc tại chỗ Khi mượn bạn đọc phải

viết phiếu yêu cầu ghi đày đủ thông tin cần thiết Trong quá trình đọc tài liệu, bạn

đọc phải bảo quản tài liệu, nếu dây mực làm bẩn sách hoặc rách sách thì sẽ bị xử

phạt

* Phục vụ mượn tài liệu về nhà

- Phòng mượn giáo trình: Có chức năng làm thẻ thư viện cho người dùng tin,

cung cấp giáo trình cho tất cả sinh viên, cán bộ trong toàn trường, thanh toán ra

trường cho họ Tại phòng này, mỗi bạn đọc được mượn tối đa 8 cuốncho một kỳ

học Khi mượn phân theo lớp, theo khoa

- Phòng mượn sách tham khảo: Có nhiệm cung cấp cho người dùng tin

ĐHQGHN các loại sách tham khảo phục cho chuyên ngành học tập, nghiên cứu…

của mình Tại phòng mượn sách tham khảo, người dùng tin chỉ được mượn tối đa 2