hệ thống quản lý công văn đến

k thu t Tr ng phòng kho Tr ng phòng b o hành Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên... Thao tác x lý nhanh và chính xác... Th ng kê theo ngày... Ngôn ng l p trình Visual Basic không ch

Ngày nay, song song v i quá trình phát tri n công ngh khoa h c và k

thu t thì nghành khoa h c tính toán đã đóng vai trò quan tr ng Trên th gi i

c ng nh Vi t Nam, công ngh thông tin đã tr thành m t nghành công ngh

m i nh n, nó là m t nghành khoa h c k thu t không th thi u trong vi c áp

d ng vào các ho t đ ng xã h i nh qu n lý, đi u hành, kinh t …

M t trong nh ng ng d ng c a công ngh thông tin đó là áp d ng vào

qu n lý các ho t đ ng xã h i Thông tin, d li u đ c l u tr và bi u di n d i

d ng s hoá và các thu t toán Các ch ng trình đ c xây d ng trên nh ng công

ngh m i c a c s d li u đã làm t ng thêm đáng k các công vi c có liên quan

đ n công tác qu n lý nh : qu n lý sinh viên, qu n lý bán hàng, qu n lý th

vi n…

V i mong mu n áp d ng Visual Basic vào công tác qu n lý, em xin th c

hi n đ tài: Qu n lý công v n đ n trong báo cáo này Công vi c qu n lý công

v n b ng th công là r t ph c t p và d gây nh m l n vì các thao tác th công

nhàm chán, đ ng th i vi c tìm ki m công v n s r t lâu và khó, vì v y có m t

ph n m m h tr vi c s d ng máy tính đ qu n lý các công v n s giúp ng i

qu n lý d dàng h n

H th ng qu n lý tài li u công v n đ n s đ c xây d ng trên h qu n tr

d li u Microsoft Access, và s d ng ngôn ng l p trình Visual Basic 6.0

Báo cáo này g m 5 ph n:

+Cung c p và b o hành theo tiêu chu n c a chính hãng s n xu t các s n ph m,

thi t b tin h c, máy v n phòng do các hãng hàng đ u th gi i s n xu t nh :

IBM, COMPAQ, INTEL …

+Phân ph i các lo i linh ki n, ph ki n máy tính c a nhi u nhà phân ph i v i

ch t l ng cao và giá thành h p lý

+Cung c p các thi t b ngo i vi, h th ng m ng và gi I pháp t ng th v m ng,

c s d li u …

+Cung c p các linh ki n, ph ki n, v t d ng v n phòng chính hãng cho các lo i

máy tính, máy in, máy photocopy

+D ch v b o trì, b o d ng th ng k , dàI h n h th ng máy tính, máy v n

phòng khác … v i nhi u hình th c phong phú

+T v n, cài đ t ph n m m ng d ng, nâng c p máy tính theo yêu c u c a

khách hàng

3 S đ t ch c công ty

k thu t

Tr ng phòng kho

Tr ng phòng

b o hành

Nhân viên

Nhân viên

Nhân viên

Nhân viên

Chip: Intel Pentium 4 –1.4GHz SK 478/Bus 400 / 256 Kb

Main: Gigabyte titan SK 478 INTEL 845 2.4G,SDRam

Ram: SDRam 256 Kb Hyunix Bus133

HDD: Maxtor – Seagate 20Gb 5400 RPM

Fax moderm internal 56Kb – V90 Motorola

Keyboard + mouse: Mitsumi – Malaysia

Chip: Intel celeron 1.13GHz SK 370 – 256 Kb/Bus 133

Main: Giga 6.0_XT – chipset Intel 815 EP BUS 133 Upto

1.3 Ghz On sound (Tuatalin)

Ram: SD Ram 128 Mb Hynuix Bus 133

HDD: Seagate 20 Gh…

I KháI ni m và m c tiêu c a h th ng thông tin

1.Khái ni m v h th ng thông tin

M t h th ng thông tin bao gi c ng có ch c n ng chính sau:

1.1H th ng thông tin đ a vào

S p x p d li u hay b n ghi theo m t tr t t nào đó

Thâm nh p, ghi, s a đ i thông tin d li u trong h th ng

Tìm ki m, tra c u thông tin trong h th ng

L a ch n các thông tin theo tiêu chu n

Thao tác x lý nhanh và chính xác

1.3 H th ng thông tin l u tr

Cho phép l u tr thông tin theo d ng v n b n, hình nh, ti ng nói, thông

tin s hoá, ho c các thông tin đã đ c mã hoá

Nh p tài li u m i ( b xung tài li u)

S a đ i thông tin v các tài li u ( hi u đính )

Th ng kê theo tên công v n

Th ng kê theo lo i công v n

Th ng kê theo ngày

Tr giúp thay đ i m t kh u truy nh p

3.Gi i thích chi ti t các ch c n ng trong h th ng qu n lý công v n đ n

3.1 Ch c n ng qu n lý công v n đ n

Công v n sau khi nh n đ c s đ c chuy n cho v n th c a công ty, nhân

viên v n th s ti n hành phân lo i công v n, đánh mã s cho công v n đ phù

h p v i công tác qu n lý Sau đó ch c n ng c p nh t công v n s nh p thông tin

n i dung liên quan đ n công v n vào c s d li u Nhi m v quan tr ng nh t

c a công tác c p nh t, b xung là cung c p m t cách k p th i, h p lý ngu n tin

mà ng i dùng tin và c quan thông tin đang c n

Trong m t s tr ng h p c n ph i có s đi u ch nh m t s thông tin c a công

v n do khi c p nh t có sai sót ho c b xung thêm thông tin, cán b c a công ty

ch c n cung c p mã công v n đó đ tìm thông tin v công v n, s a đ i và c p

nh t l i Trong quá trình ki m kê và s p s p l i công v n, m t s công v n

không còn công d ng hay không có nhu c u th c t s đ c gom l i và quy t

đ nh h y b Khâu cu i cùng và quan tr ng nh t là lên danh sách công v n và in

ra phích tra c u, công vi c này làm hoàn toàn b ng máy nên đ tin c y cho các

phích r t cao, các phích này có th đ c thay đ i theo quy t đ nh

3.2 Ch c n ng tra c u

Ch c n ng ch y u dành cho ng i dùng tin Ta có th tìm đ c thông tin c

b n c a tài li u, tên công v n hay n i dung c b n c a công v n Ch c n ng tra

c u công v n t o đI u ki n thu n l i h tr các nhân viên trong vi c tìm ki m

Ch c n ng này nh m giúp ng i s d ng có th đ a ra nh ng thay đ i khi

c n đ i v i ch ng trình nh thay đ i m t kh u, xoá đi các thông tin không c n

thi t

III Xây d ng bi u đ lu ng d li u c a h th ng qu n lý công v n đ n

1.S đ m c khung c nh

M c đích xây d ng bi u đ m c khung c nh là đ v ch ra danh gi i c a h

th ng và xem xét m t cách t ng th toàn b h th ng Bi u đ này ch ra các

quan h chính gi a các tác nhân ngoài là n i cung c p tin và nh n thông tin đ u

Báo cáo th ng kê

Yêu c u b xung, hu tài li u

Tài li u

Bi u đ lu ng d li u m c đ nh(M c v t lý)

3.Bi u đ lu ng d li u m c đ nh (bi u đ logic)

Bi u đ này xây d ng đ phân tích h th ng m t cách chi ti t h n nh m gi m

r i ro khi h th ng đ a vào ho t đ ng Bi u đ này ch ra h th ng làm cái gì, c

g ng hoàn ch nh các ch c n ng c a h th ng d a trên bi u đ v t lý Các lu ng

d li u d li u trong bi u đ này ch ra các thông tin yêu c u đ i v i t ng ch c

n ng, mô t quá trình trao đ i thông tin qua l i gi a các ch c n ng trong h

th ng Các kho d li u là các kho thông tin d li u logic Các tác nhân ngoài

cung c p thông tin d li u cho h th ng và nh n thông tin tr l i t h th ng

V n th B ph n c p nh t

B ph n tra c u

B ph n

th ng kê

Nh n thông tin 1.1

con, ch c n ng nh n k ho ch t ng i qu n lý s quy t đ nh đ g i thông tin

đ n cho ch c n ng s a đ i thông tin, ch c n ng hu tài li u hay ch c n ng c p

nh t công v n Ch c n ng s a đ i thông tin s l y ra thông tin v công v n t

v n th qua lo i công v n, s a đ i theo yêu c u và c p nh t l i cho v n th

T ng t , ch c n ng hu công v n s xoá b toàn b thông tin v m t công v n

thông qua lo i công v n đ c cung c p Ch c n ng c p nh t s nh n yêu c u b

xung thêm công v n cho h th ng Sau khi nh n công v n s ti n hành phân lo i

theo ch ng lo i ho c n i dung, đánh mã cho t ng công v n và c p nh t vào h

th ng Ch c n ng báo cáo là ch c n ng s đ c ho t đ ng cu i cùng sau khi các

ch c n ng trên đã hoàn thành, ch c n ng này lên các danh sách báo cáo

1.5

S a đ i thông tin 1.3

V n th

Ti p nh n

thông tin

Th ng kê công v n

In n

Gi i thích: Ch c n ng th ng kê nh m giúp cho v n th bi t đ c tình hình

công v n c a công ty Khi v n th c n bi t thông tin gì, h s g i b n yêu c u

th ng kê, ch c n ng ti p nh n yêu c u th ng kê s phân lo i yêu c u đ g i đ n

cho ch c n ng c th h n là ch c n ng th ng kê công v n Sau đó ch c n ng

ti p nh n thông tin s nh n các thông tin k t qu th ng kê t các ch c n ng con,

phân lo i và lên báo cáo g i cho ng i qu n lý

Ng i ký

M c kh n

m t Thông tin ph n h i

H tin h c ng d ng trong công tác qu n lý công v n đ n là m t th c th

ph c t p vì v y vi c xây d ng m t h tin h c ng d ng trong công tác qu n lý

ph i tuân theo m t quy trình ch t ch và là s k t h p c a nhi u cán b chuyên

môn, mà thành ph n t i thi u c n ph i có là: cán b phân tích h th ng, cán b

chuyên môn trong lnh v c tin h c, cán b tin h c

Nhi m v t ng quát c a vi c thi t k m t h tin h c ng d ng trong trong

công tác qu n lý công v n có th đ c xác đ nh nh sau:

+T p h p các nhu c u thông tin và các nhu c u ng d ng tin h c trong công

tác qu n lý công v n đ n

+Tích nh p các nhu c u đó trong m t h tin h c ng d ng

M c tiêu ph i đ t t i c a quá trình thi t k h th ng qu n lý công v n đ n tin

Visual Basic là cách nhanh nh t và d nh t đ t o nên m t ng d ng trên MS

Windows Dù ng i l p trình đã có ho c ch a có kinh nghi m l p trình

Windows

Visual Basic c ng cung c p m t t p h p các công c hoàn thi n giúp làm đ n

gi n hoá vi c phát tri n nhanh các ng d ng

V y “ Visual Basic “ là gì ?

Ph n “Visual” (tr c quan ) cung c p ph ng pháp đ c s d ng đ t o

nên giao di n đ h a (Graphic User Interface ) Thay cho vi c ph i vi t

m t s l ng l n mã l nh đ mô t s xu t hi n và v trí c a các ph n t

giao ti p, ta có th d ràng thêm các ph n t đã xây d ng t tr c vào m t

ch trên màn hình N u là ng i đã dùng ch ng trình v nh Paint thì s

có h u h t các k n ng c n thi t đ t o m t giao di n ng i dùng hi u qu

Ph n “Basic” cung c p ngôn ng BASIC, m t ngôn ng đ c s d ng

b i nhi u l p trình viên h n b t c ngôn ng l p trình nào khác trong l ch

s t n t i c a máy tính Visual Basic đ c phát tri n t ngôn ng BASIC

ban đ u và bây gi nó ch a hàng tr m câu l nh, hàm, t khoá, ph n l n

trong s chúng có th liên k t tr c ti p v i giao di n đ ho Windows

Nh ng ng i m i b t đ u s d ng có th t o các ng d ng h u ích b ng

cách h c m t s t khoá, còn ph n m nh c a ngôn ng s cho phép ng i

l p trình chuyên nghi p hoàn thành b t c th gì mà các ngôn ng l p

trình Windows nào khác có th làm đ c

Ngôn ng l p trình Visual Basic không ch dành riêng cho Visual Basic H

th ng l p trình Visual Basic, Applications Editon ( n b n ng d ng ) đ c ch a

trong MS Exel, MS Access và nhi u ch ng trình ng d ng Windows khác s

d ng cùng ngôn ng VB Script là ngôn ng k ch b n đ c s d ng r ng rãI và

là m t t p con c a ngôn ng Visual Basic

front-end, các thành ph n server – side có th thay đ i t l đ c cho h u h t

các đ nh d ng c s d li u thông th ng bao g m Microsoft SQL Server và

các c s d li u m c enterprise ( khó ) khác

Công ngh Active XTM cho phép b n s d ng các ch c n ng đ c các

ng d ng khác cung c p nh b x lý v n b n MS Word, b ng công tác

Microsoft Excel và các ng d ng Windows khác Th m chí ta có th t đ ng

hoá các ng d ng đã t o ra b ng cách s d ng các n b n Professional ho c

Enterprise c a Visual Basic

Kh n ng r ng l n c a Internet là cho vi c cung c p truy c p các tàI li u

và các ng d ng qua Internet ho c Internet t trong các ng d ng ho c t o

các ng d ng t Internet đ c th c hi n d ràng

ng d ng k t thúc là m t file.exe, file này s d ng m t máy o Visual

Basic mà b n có th phân tán tho i mái

Visual Basic giúp b n xây d ng ng d ng Windows hoàn thi n b ng vi c xây

d ng m t c m đI u khi n trên m t form, vi t mã ch ng trình th c thi khi m t

s s ki n x y ra v i các đI u khi n đó ho c x y ra v i form Ví d nh nh có

th vi t mã đ th c hi n khi m t form đ c load ho c unload, ho c khi ng i

dùng thay đ i kích th c form C ng nh v y, ta có th vi t đo n mã th c thi

khi ng i dùng nh n chu t vào m t đI u khi n trong khi đI u khi n này đang có

focus

Mô hình l p trình này c ng đ c bi t đ n v i tên là l p trình event–driven (

h ng s ki n ), vì các ng d ng có th đ c t o thành t m t s th t c s ki n

đ c th c thi theo th t , ph thu c vào đI u gì x y ra lúc đang ch y ch ng

trình Nói chung th t th c hi n không th d ki n tr c khi ch ng trình đ c

xây d ng.Mô hình l p trình này trái ng c v i cách ti p c n theo th t c, cách

đã t ng có nh ng u th v t tr i

Visual Basic có nh ng ph ng th c đi u khi n c s d li u m nh nh t hi n

có (ví d nh Acces 97 ) Không nh ng v y, Visual Basic còn có th k t n i

đ c v i nhi u lo i c s d li u khác nhau ( ví d nh Dbase, Foxbasse,

Trong m t b ng, các b n ghi đ c t ch c trên nhi u dòng và trên nhi u c t

Các c t bi u th cho ph m vi các tr ng d li u, các dòng ch a các thông tin c

th và th hi n m i liên k t

các câu h i yêu c u thông tin

Sau khi c s d li u đ c thi t k trên Access, ch ng trình đ c xây d ng

trên ngôn ng Visual Basic 6.0 t o nên nh ng giao di n khá đ p m t và thu n

ti n

III.m c đích

M c đích chính c a ph n thi t k h th ng thông tin là làm sao d a vào các

nguyên lý và phân tích các ph n trên đ c th hoá đ c h th ng qu n lý

công v n đ n T m t mô hình phân tích t ng th , lmà th nào đ phân ho ch

chúng thành các kh i, thành ph n riêng l và hi u công vi c c n ph i ti n hành

m t cách đúng đ n h n các khái ni m đ c nêu ra ban đ u

Ti n trình thi t k s theo l n l t t nh b c sau:

1.Thi t k d li u

Ph n này đ c bi t quan tâm t i các d li u đ u vào và đ u ra c a h th ng, đó

chính là lu ng d li u thông tin chính đ duy trì ho t đ ng c a v n th

D a vào phân tích các th c th c a h th ng và các d li u vào ra, thi t k file

d li u làm sao cho chúng đ c b trí h p lý và logic v i nhau, l u gi đ c

đ y đ các thông tin c n thi t

1 Thi t k d li u vào ra và các file d li u

D li u thông tin đ u vào cho h th ng qu n lý công v n đ n đ c l y t các

báo cáo c a v n th Thông tin đ u vào x lý còn l y đ c t các yêu c u b

xung, l y t các thông tin c a ng i c n tìm v yêu c u công v n

Các thông tin liên h v i các phân vi c khác c a v n th đ c l y t các công

ây là công đo n c th hoá các file d li u c n thi t đ l u tr đ y đ các

thông tin v c s d li u c a h th ng qu n lý công v n đ n

C th hoá các b ng d li u, tr ng d li u và ph m vi c a các tr ng d li u

đ c l u tr trong máy tính

2.Thi t k ki n trúc ch ng trình và đ c t các kh i

c t toàn b c p b c h th ng, chi ti t vi c thi t k các kh i

H qu n lý công v n đ n đ c chia thành 3 phân l p chính ;

+Phân l p 1 là phân l p bao trùm, t ng th c a toàn b h th ng qu n lý công

v n đ n

+Phân l p 2 là phân l p c a các ch c n ng chính c a h th ng bao g m:

Qu n lý công v n đ n

Trong m t s tr ng h p c n xoá b hay s a đ i thông tin c a các công v n,

ch c n ng hu , s a đ i s tìm t i toàn b thông tin liên quan và th c hi n công

vi c c a mình

Công vi c in công v n c n ph i đ c th c hi n th ng xuyên và c p nh t ngay

khi có s thay đ i

Kh i ch c n ng này đ c hình thành nh m h tr cho công vi c c a v n th

trong công tác tìm ki m công v n i v i ng i c n bi t tin, khi c n tra c u

thông tin gì v công v n, h có th cung c p các thông tin nh lo i công v n,

ngày công v n ra …hay ch là các t mà h có th nh đ c Công c tìm ki m

đ m nh đ có th tìm ra thông tin đúng theo m c đích mà ch c n các thông tin

+Nh p tài li u m i: u vào là các thông tin v công v n đã đ c x lý c b n,

sau khi nh p thông tin vào máy tính

+S a/hu tài li u: th c hi n khi c n s a ch a ho c hu b công v n Nh p vào

m t s thông tin có liên quan đ n tài li u đ nh s a ho c hu b