Sáng kiến kinh nghiệm HỆ THỐNG QUẢN LÝ CÔNG VĂN

Mô tả nghiệp vụ của công tác quản lý công văn của nhân viên văn thư Trong việc quản lý công văn, có nghiệp vụ chính như sau: quản lý công văn đến; quản lý công văn đi; quản lý lưu trữ, c

CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC MINH HẢI

BỘ PHẬN KẾ TOÁN – TÀI CHÍNH

Sáng kiến kinh nghiệm:

HỆ THỐNG QUẢN LÝ CÔNG VĂN

Người thực hiện:

TRẦN THỊ LOAN

CÀ MAU, NGÀY 17 THÁNG 3 NĂM 2014

A Đặt vấn đề:

Trong thời đại ngày nay, Công nghệ thông tin đang được phát triển mạnh mẽ, nhanh chóng và xâm nhập vào nhiều lĩnh vực khoa học, kỹ thuật cũng như trong cuộc sống Nó trở thành công cụ đắc lực trong nhiều ngành nghề và đặc biệt trong công tác quản lý nói chung và Quản Lý Công Văn nói riêng

Trước đây khi máy tính chưa được ứng dụng rộng rãi, các công việc Quản Lý Công Văn đều được làm thủ công nên rất mất thời gian Ngày nay, với sự phát triển công nghệ thông tin

mà máy tính đã được sử dụng rộng rãi đã giúp cho công việc được tốt hơn Việc sử dụng máy tính vào công tác Quản Lý Công Văn là một yêu cầu cần thiết nhằm xóa bỏ những phương pháp cũ gây tốn kém về nhiều mặt

Việc lưu trữ Công văn một cách khoa học và dễ truy xuất là một việc quan trọng trong doanh nghiệp Để thực hiện mục tiêu truy xuất Công văn nhanh chóng chính xác phục vụ các công tác liên quan, ta sử dụng hệ thống quản lý công văn để tìm kiếm công văn một cách nhanh chóng và chính xác Công văn lưu trữ được dựa vào các tiêu chí phân loại trên phần mềm

B Biện pháp thực hiện:

I Mô tả nghiệp vụ của công tác quản lý công văn của nhân viên văn thư

Trong việc quản lý công văn, có nghiệp vụ chính như sau: quản lý công văn đến; quản lý công văn đi; quản lý lưu trữ, cung cấp thông tin về công văn phục vụ cho cấp lãnh đạo

a Quản lý công văn đến:

Quy trình quản lý công văn đến gồm: tiếp nhận và đăng ký công văn đến; phân phối công văn đến cho các bộ phận, cá nhân có liên quan để giải quyết; giải quyết công văn đến; theo dõi tình hình quản lý công văn đến (lập báo cáo, thống kế, nhắc nhở) khi có yêu cầu

• Công văn đến có thể là do cơ quan gởi đến hoặc cá nhân gởi đến

• Tất cả công văn đến được nhân viên văn thư ghi vào sổ công văn đến, sau đó sẽ phân loại công văn thành các loại: công văn được chuyển trực tiếp đến bộ phận hoặc công văn gởi đích danh

• Sau đó công văn sẽ được chuyển đến những người có liên quan

• Nhân viên văn thư dựa vào nội dung để ghi những thông tin vào sổ công văn và chuyển công văn đi

* Công văn đến có các thông tin: STTCV: số thứ tự công văn Số CV: là số ghi trên công văn Ngày CV: ngày ghi trên công văn Ngày đến: ngày nhận công văn Ngày vào sổ: ngày nhận công văn Ghi chú: số trang, tài liệu đính kèm… Trích yếu nội dung: tóm tắt nội dung của văn bản

b Quản lý công văn đi:

Quy trình quản lý công văn đi gồm: soạn thảo công văn đi; ban hành và gởi công văn đi; vào sổ công văn; theo dõi hồi báo

• Công văn sẽ được soạn thảo bởi một người được sư phân công Sau khi soạn thảo xong, công văn sẽ được trình lên lãnh đạo để ký duyệt hoặc tự nhân viên soạn thảo ký nếu nằm trong quyền hạn của mình

• Công văn đã được ký sẽ được in ấn và nhân bản (copy) và sẽ được nhân viên văn thư đóng dấu vào sổ công văn đi, lưu bản gốc, làm thủ tục gởi công văn đến các địa chỉ cần thiết

• Những công văn đi cần theo dõi hồi báo được xác định rõ trong nội dung công văn Các công văn đến là hồi báo của một công văn đi nhất định được xác định rõ ở tiêu đề của công văn

• Công văn đi có các thông tin: Số CV: số của công văn đi Ngày CV: ngày gởi công văn đi Người nhận: có thể là cơ quan hoặc cá nhân Người ký: người chịu trách nhiệm xử lý công văn Ghi chú: số trang, tài liệu đính kèm… Trích yêu công văn: tóm tắt nội dung

c Quản lý lưu trữ, cung cấp thông tin:

Gồm: lưu trữ công văn đến, công văn đi; cung cấp thông tin phục vụ nhu cầu tra cứu, tìm kiếm phục vụ điều hành quản lý và giải quyết các công văn

• Công văn được sắp xếp và phân loại theo tên loại công văn

Danh mục loại Công Văn

Mã loại

…

II Các tiêu chuẩn tìm kiếm:

Tìm kiếm CVĐến: Tìm kiếm theo Số thứ tự công văn (STTCV) Tìm kiếm theo loại Tìm

kiếm theo lĩnh vực Tìm kiếm theo cơ quan Tìm kiếm theo nhân viên nhận Tìm kiếm theo ngày công văn đến T ìm kiếm theo ngày vào sổ

Tìm kiếm CVĐi : Tìm kiếm theo số công văn đi (SO CV DI) Tìm kiếm theo loại Tìm kiếm

theo lĩnh vực Tìm kiếm theo nhân viên ký Tìm kiếm theo ngày công văn đi

III Lưu đồ hồ sơ công việc.

1 Lưu đồ hồ sơ công việc của Công văn đến.

Quản lý hồ sơ bộ phận văn phòng Loại: Lưu đồ hồ

ngoài

Công văn đến

Tiếp nhận công văn đến

CVĐến cần xử lý

CV gửi sai địa chỉ

Đăng ký Trả lại CV

Sổ đăng ký CVĐến CV cần trả lại quanCơ

ngoài

Chuyển CVĐến cho Chủ tịch

CV chưa xử lý

Xử lý CV

CV đã xử lý

CV hồi đáp

Chuyển CV

Chuyển vào lưu trữ

Lưu trữ CVĐến

CVĐi Cơ

quan ngoài

Lưu đồ hồ sơ công việc của Công văn đi.

Quản lý hồ sơ bộ phận văn phòng Loại: Lưu đồ hồ sơ công việc Tên: Quản lý công văn đi

Nhân viên phụ

trách

Lãnh đạo Nhân viên văn thư Vị trí

ngoài

DÒNG LUÂN CHUYỂN THÔNG TIN THEO CHỨC NĂNG

• Công văn đến:

Yêu cầu soạn thảo Tiếp nhận

Đánh máy

Bản thảo

CVĐi

Trình ký duyệt

Công văn cần

duyệt

Ký duyệt

CV đã ký

Đăng ký vào sổ CVĐi

Sổ CVĐi

CV đã hoàn chỉnh

CV cần lưu trữ

Phát hành

CV cần chuyển Cơ

quan ngoài

Đưa vào lưu trữ

Lưu trữ công văn đi

• Biểu diễn các dòng:

Thứ tự Dòng Dữ liệu được mang Nguồn Đích D1 Nơi nhận công

văn đến

STTCV NGAYCV SOCV TRÍCHYẾU NƠI GỬI GHI CHÚ

Cơ quan ngoài

Văn thư

D2 Chuyển công

văn đến

STTCV NGAYCV SOCV TRÍCHYẾU NƠI GỬI GHI CHÚ

Văn thư Lãnh đạo

D3 Nhận lại công

văn đến và ý kiến lãnh đạo

STTCV NGAYCV SOCV TRÍCHYẾU NƠI GỬI GHI CHÚ

Ý KIẾN LĐ

Lãnh đạo Văn thư

D4 Nhận công văn

đến và ý kiến lãnh đạo (nếu cần sự hồi báo)

STTCV NGAYCV SOCV TRÍCHYẾU NƠI GỬI GHI CHÚ

Ý KIẾN LĐ

Văn thư Nhân viên phụ

trách

• Công văn đi:

D3

D4

D1 D2

• Biểu diễn các dòng:

Thứ tự Dòng Dữ liệu được mang Nguồn Đích D1 Yêu cầu

soạn thảo công văn

Nội dung yêu cầu Lãnh đạo Nhân viên

phụ trách

D2 Bản thảo

đã soạn, được trình lên

SOCVĐI NGÀYCV NGƯỜI NHẬN NƠI NHẬN NGƯỜI SOẠN THẢO TRÍCH YẾU

GHI CHÚ

Nhân viên phụ trách

Lãnh đạo

D3 Duyệt và

chuyển xử lý

SOCVĐI NGÀYCV NGƯỜI NHẬN NƠI NHẬN NGƯỜI SOẠN THẢO NGƯỜI KÝ

TRÍCH YẾU GHI CHÚ

Lãnh đạo Văn thư

D4 Phát hành

công văn đi

SOCVĐI NGÀYCV NGƯỜI NHẬN NƠI NHẬN NGƯỜI SOẠN THẢO NGƯỜI KÝ

TRÍCH YẾU GHI CHÚ

Văn thư Cơ quan

ngoài

Cơ quan ngoài Lãnh đạo

Chuyên viên phụ trách

DÒNG LUÂN CHUYỂN THÔNG TIN THEO VỊ TRÍ LÀM VIỆC

• Công văn đến:

Lưu

Công văn đến Vào sổ Xử lý Xét duyệt

công văn (kiểm tra Yêu cầu tính hợp soạn thảo Gửi đi của công CV hồi báo văn) • Công văn đi: Dư thảo Lập bản thảo Xét duyệt Ký công Vào sổ Chuyển Cơ quan Công văn công văn công văn văn ngoài ↕ (Xem/Sửa) Lưu trữ IV Các loại biểu mẩu, báo cáo 1 Các biểu mẩu, báo cáo Công văn đến: CÔNG VĂN ĐẾN STTCV:

Số CV:

Ngày công văn đến:

Ngày vào sổ:

Người ký:

Ghi chú:

Trích yếu:

SỔ CÔNG VĂN ĐẾN (tên sổ CV) Từ ngày Đến ngày

Ngày vào sổ

Nơi gửi Số

CV

Ngày CV

Loại CV

Trích yếu

Người nhận,

xử lý

Ghi chú

Văn thư

Nhân viên phụ trách

Văn thư

Mẩ uD0 4

Mẩ uD0 1

Sổ công văn đến được nhân viên văn thư dùng để ghi vào tất cả công văn đến.

BÁO CÁO TẤT CẢ CÔNG VĂN ĐẾN

STT Số

CV Tên Lĩnh Vực Loại Tên Tên CQ Gởi Họ Tên NV nhận vào sổ Ngày

Tổng số:

2 Các biểu mẩu, báo cáo Công Văn Đi:

CÔNG VĂN ĐI

Số CV:

Ngày công văn đi:

Người ký:

Người nhận:

Ghi chú:

Trích yếu:

SỔ CÔNG VĂN ĐI (tên sổ CV) Từ ngày Đến ngày

Ngày vào của CV Loại CV Ngày ký Trích yếu Nơi nhận Người ký Người soạn thảo Sổ công văn đi được nhân viên văn thư dùng để ghi vào tất cả công văn đi BÁO CÁO TẤT CẢ CÔNG VĂN ĐI Ngày: Số CV Đi Tên Loại Tên Lĩnh Vực Họ tên NV gởi Ngày CV Đi Người nhận Trích yếu Ghi chú Tổng số: V Yêu cầu tin học hóa • Quản lý công văn đến, công văn đi (thêm, xóa, sửa) • Tìm kiếm công văn đến, công văn đi (tìm theo STT CV, theo lĩnh vực, theo loại, theo nơi gởi/ nơi nhận, ), tìm kiếm lĩnh vực, loại, nhân viên

• Lập các báo cáo thống kê (báo cáo số công văn đến, số công văn đi, theo lĩnh vực, theo loại, theo nơi gởi/ nhận )

Mẩ uD1 2

VI Sơ đồ chức năng

Dựa vào yêu cầu tin học hóa, ta xây dựng sơ đồ chức năng của chường trình gồm có các chức năng sau:

nhân viên,… )

viên,… )

QUẢN LÝ CÔNG

VĂN

CẬP

NHẬT

THÔNG

TIN

TRA CỨU THÔNG TIN

BÁO BIỂU

TRỢ GIÚP

THOÁT CHƯƠNG TRÌNH Công văn

đến

Công văn

đi

Cơ quan

ngoài

Loại công

văn

Lĩnh vực

Nhân viên

Phòng ban

Công văn đến Công văn đi

Cơ quan ngoài Loại công văn

Lĩnh vực Nhân viên Phòng ban

Công văn đến Công văn đi

Cơ quan ngoài Loại công văn

Lĩnh vực Nhân viên Phòng ban

Nội dung

Thông tin chương trình

VII Giao diện, chức năng trên phầm mềm quản lý công văn

Màn hình này hiển thị toàn bộ danh sách công văn đến, cùng các công văn đi liên quan và nhân viên xử lý các công văn này.

Màn hình này cho phép xem công văn đến dưới dạng mã, cho phép thêm, xóa, hiệu chỉnh công văn đến.

Màn hình này hiển thị toàn bộ danh sách công văn đi, cùng các công văn đến liên quan, nhân viên ký các công văn này, cũng như nơi nhận các công văn này

Màn hình này cho phép xem công văn đi dưới dạng mã, cho phép thêm, xóa, hiệu chỉnh công văn đi.

Màn hình hiển thị các loại công văn, người sử dụng có thể thêm, xóa, hoặc hiệu chỉnh loại công văn.

Màn hình hiển thị danh sách nhân viên dưới dạng mã, cho phép thêm, xóa, hiệu chỉnh thông tin nhân viên.

Màn hình hiển thị danh sách các phòng ban, người dùng có thể click vào nút thêm, xóa, hiệu chỉnh phòng ban.

Màn hình tra cứu cho phép tra cứu công văn đến theo các tiêu chí được chọn từ các combobox.

Màn hình tra cứu cho phép tra cứu công văn đi theo các tiêu chí được chọn từ các combobox.

Xác nhận Hội đồng Khoa học kỹ thuật Người thực hiện

Trần Thị Loan