1.1 Quản lý công văn đến: - Quy trinh quan ly công văn đến gồm: tiếp nhận và đăng ký công văn đến; phân phối công văn đến cho các đơn vị, cá nhân có liên quan để giải quyết; giải quyết c
Trang 1„ái
Bài tập lớn môn phân tích thiết
kế hệ thống - hệ thông quản lý
công văn
Trang 2
Mục Lục Phần 1 : Khảo sát hệ thống hiện tại . - 5 65+ 3+ S23 3+ E**+eE+eEeeEeeseerrerrerrersee 2
I9) 02v 3 1.3) Quản lý lưu trữ, cung cấp thông tÌn: . - 5 + ++s++s£+s£+ex+exeexeereesssrs 3
II Các loại biểu mẫu, báo Cáo - ¿+22 25+ +2S2E+E+ESES£EeEeEeEekrerererererrerxre 4
#*Một số khó khăn hiện nay của hệ thống hiện tại - 5 + 5+ s++s£++£+s+ 8 Phần 2: Xây dựng hệ thống mới . - + + 2+ ++*£**+k+E+EEeEek+eEeteereerereeeereeree 8
Trang 3Phần 1 : Khao sat hé thong hiện tai
- M6 tanghiép vu của công tác quản lý công văn của cán bộ chuyên trách văn phòng(văn thư) — thống kê của trường THCS
như sau: quản lý công văn đến; quản lý công văn đi; quản lý lưu trữ, cung cấp thông tin về công văn phục vụ cho cấp lãnh đạo
1.1 Quản lý công văn đến:
- Quy trinh quan ly công văn đến gồm: tiếp nhận và đăng ký công văn đến; phân phối công văn đến cho các đơn vị, cá nhân có liên quan để giải quyết; giải quyết công văn đến; theo dõi tình hình quản lý công văn đến (lập báo cáo, thống
kế, nhắc nhở)
-_ Công văn đến có thể là do cơ quan gửi đến hoặc cá nhân gửi đến
-_ Tất cả công văn đến được cán bộ chuyên trách văn phòng — thống kê ghi vào
sổ công văn đến, sau đó sẽ phân loại công văn thành các loại: công văn được
chuyển trực tiếp đến bộ phận nào hoặc công văn là loại thông báo, chỉ thị, đơn từ
khiếu nại
-_ Sau đó công văn sẽ được chuyển đến những người có liên quan
- Các cán bộ chuyên trách sẽ xem xét công văn, nếu tự giải quyết được họ sẽ phê ký rồi sẽ trình lên Hiệu trưởng, nếu không tự giải quyết được, cần có sự đồng ý giải quyết của cán bộ khác thì họ sẽ ký để chuyển đi Nội dung của công văn sau khi ký bao gồm: chuyển cho ai (nếu công văn cần chuyển đi), thời hạn giải quyết,
ngày ký (ký duyệt hoặc chuyển đi)
- Cán bộ chuyên trách văn phòng - thống kê dựa vào nội dung để ghi những
thông tin vào sổ công văn và chuyển công văn di
Nếu công văn là những thông báo thì cán bộ chuyên trách văn phòng - thống kê sẽ
soạn thảo, trình Hiệu trưởng, nếu được họ sẽ ban hành công văn đi
Công văn đến có các thông tin:
STTCV: số thứ tự công văn
Số CV: là số ghi trên công văn, nếu công văn là do Ï cơ quan gửi
Ngày CV: ngày ghi trên công văn
Ngày đến: ngày phường nhận công văn
Ngày vào sổ:
Người ký: có thể là người viết đơn nếu do cá nhân gửi; có thể là lãnh đạo
của cơ quan nếu do cơ quan gửi
Ghi chú: số trang, tài liệu đính kèm
Trích yếu nội dung: tóm tắt nội dung của văn bản
Trang 41.2) Quản lý công văn đi:
Quy trình quản lý công văn đi gồm: soạn thảo công văn đi; ban hành và gửi
công văn đi; vào sổ công văn; theo dõi hồi báo, theo dõi thực hiện, triển khai công
văn đi (lập báo cáo, thống kê, nhắc nhở)
— Công văn sẽ được soạn thảo bởi một người được sự phân công của cán bộ
chuyên trách Sau khi soạn thảo xong, công văn sẽ được trình lên lãnh đạo để
ký duyệt hoặc tự nhân viên văn thư ký nếu nằm trong quyền hạn của mình
chuyên trách văn phòng — thống kê đóng dấu và gửi đi
dấu, vào sổ công văn đi, lưu bản gốc, làm thủ tục gửi công văn đến các địa chỉ cần thiết
Những công văn đi cần theo dõi hồi báo được xác định rõ trong nội dung công
văn Các công văn đến là hồi báo của một công văn đi nhất định được xác định
rõ ở tiêu đề của công văn
Công văn đi có các thông tin:
Số CV: số của công văn đi
Ngày CV: ngày gửi công văn đi
Người nhận: có thể là cá nhân hoặc lãnh đạo của một cơ quan
Người ký: người chịu trách nhiệm xử lý công văn
Ghi chú: số trang, tài liệu đính kèm
Trích yêu công văn: tóm tắt nội dung
1.3) Quản lý lưu trữ, cung cấp thong tin:
Gồm: lưu trữ công văn đến, công văn đi; cung cấp thông tin phục vụ nhu cầu tra cứu, tìm kiếm phục vụ điều hành quản lý và giải quyết các công văn
Công văn được sắp xếp và phân loại theo 2 nhóm:
-_ Tên loại: lưu trữ công văn theo tên loại công văn
- _ Lĩnh vực: lưu trữ các công văn có liên quan đến một vấn đề, một công
việc nào đó
Danh mục loại Công Văn
ND Nghị định DA Dự án
QD Quyết định DL Điều lệ
Trang 5
TR Tờ trình DD Giấy đi đường
cv Công văn NP Giấy nghỉ phép
1 Các loại biểu mẫu, báo cáo
2.1) Các biểu mẫu báo cáo Công văn đến:
CÔNG VĂN ĐẾN
Người ký:
90.0
SỐ CÔNG VĂN ĐẾN >>
" (fên số CV)
Từ ngày Đến ngày
Ngày | Nơi Ngày | Loại| Trích | Người | Ghi
vào số | gửi | Số | CV | CV | yếu | nhận, | chú
Sổ công văn đến được cán bộ chuyên trách văn phòng — thống kê dùng để ghi vào tất cả công văn đến
Trang 6BÁO CÁO TẤT CẢ CÔNG VĂN ĐẾN
ST | Số [ Tên Lĩnh | Tên | TênCQGửi | HọTênNV | Ngày
BÁO CÁO CÔNG VĂN ĐẾN THEO LOẠI
Ngày:
Tên Loại:
ST |SốCV | Tên Tên Cơ Quan gửi | Họ tên NV nhận | Ngày
Vực
Tổng số:
Báo cáo công văn đến theo loại được cán bộ chuyên trách văn phòng _ thống
kê thực hiện nhằm báo cáo với cấp lãnh đạo về tất cả công văn đến theo từng loại
công văn cụ thể
BÁO CÁO CÔNG VĂN ĐẾN THEO NƠI GỬI
Ngày:
Tén CQ:
ST |S6CV | Tên Loại Tên Lĩnh Họ tên NV nhận Ngày
Tổng số:
Báo cáo công văn đến theo nơi gửi được cán bộ chuyên trách văn phòng _
thống kê thực hiện nhằm báo cáo với cấp lãnh đạo về tất cả công văn đến theo nơi
gửi cụ thể
Trang 7BÁO CÁO CÔNG VĂN ĐẾN THEO THỜI GIAN VÀO SỔ
Ngày:
ST |SốCV | Tên Loại | Tên Lĩnh Tén Co Quan Gui |
Tổng số:
Báo cáo công văn đến theo thời gian vào sổ được cán bộ chuyên trách văn phòng _ thống kê thực hiện nhằm báo cáo với cấp lãnh đạo về tất cả công văn đến
mà nhân viên này vào sổ trong một khoảng thời gian được nhân viên chỉ định ra
2.2) Các biểu mẫu báo cáo Công Văn Đi:
CONG VAN DI
Ngay công văn đi: . 55c sseeeeesersree
) ¡08 2
000) 11-35
90.11
SỐ CÔNG VĂN ĐI
" (ên sổ CV)
Từ ngày Đế ngày
Nsày | Loại | Ngày | Trích| Nơi Người Người
Trang 8
của
CV
Số công văn đi được cán bộ chuyên trách văn phòng — thong ké ding để ghi
vào tất cả công văn đi
BÁO CÁO TẤT CẢ CÔNG VĂN ĐI
Ngày:
Số | Tên | Tên | Họtên NV gửi | Ngày| Người | Trích |Gh
a
Tổng số:
BÁO CÁO CÔNG VĂN ĐI THEO LOẠI
Ngày:
Tên Loại:
Số | Tên | HọtênNVgửi | Ngày | Ngườinhận | Tríc | Ghi chú
Vực
Tổng số:
BÁO CÁO CÔNG VĂN ĐI THEO NHÂN VIÊN GỬI
Ngày:
Tên NV gửi:
Số Tên Tên Ngày Người nhận Tríc | Ghi chú
Trang 9
Các
Tìm
Tổng số:
BÁO CÁO CÔNG VĂN ĐI THEO THỜI GIAN VÀO SỐ
Số | Tên Loại Tên Lĩnh Tên Cơ Quan Nhận |
Đi
Tổng số:
kiếm CVĐến:
Tìm kiếm theo Số thứ tự công văn (STTCV)
II
0
0
0
0
0
Tim
0
0
0
0
0
Tim kiém theo loai
Tìm kiếm theo đơn vị gửi
Tìm kiếm theo nhân viên nhận
Tìm kiếm theo ngày công văn đến
Tìm kiếm theo ngày vào sổ
kiếm CVĐi :
Tìm kiếm theo số công văn đi (SO CV DỊ)
Tìm kiếm theo loại
Tìm kiếm theo đơn vị nhận
Tìm kiếm theo nhân viên ký
Tìm kiếm theo ngày công văn đi
*Môt số khó khăn hiện nay của hệ thống hiện tai
—_ Do số lượng công văn lớn và do thao tác thủ công nên gây ra sự chậm trễ,
tốn thời gian làm ảnh hưởng đến việc xử lý công văn giấy tờ
—_ Lữu trữ, trao đổi bằng giấy tờ, dễ bị thất lạc, mất mát
_— Tìm kiếm, tra cứu, tổng hợp, lập báo cáo khó khăn
Phần 2: Xây dựng hê thống mới
Trang 10Để khác phục được những nhược điểm của hệ thống cũ ta xây dựng một hệ thống
quản lý công văn mới với những mục tiêu sau:
> Quan lý công văn đến, công văn đi (thêm, xóa, sửa)
> Tìm kiếm công văn đến, công văn đi (tìm theo STT CV, theo lĩnh vực, theo loại, theo nơi gửi/ nơi nhận, ), tìm kiếm lĩnh vực, loại, nhân viên
> Lập các báo cáo thống kê (báo cáo số công văn đến, số công van di, theo lĩnh vực, theo loại, theo nơi gửi/ nhận )
Trang 11
QUẢN LÝ CÔNG VĂN
—Í Nhập CV đến | | Tra cv Đến theo Báo cáo tất cả
? — Tra CV Đến theo Báo cáo tất cả
|_ | Tra cứu CV Đến
văn theo loại
|_| Tra cứu CV Đến theo NV nhận
Báo cáo công văn theo đơn vi
ngay vào sổ
Báo cáo công
CV đi nhân
Tra CV Đi theo
vào sổ
Tra cttu CVD theo
nhân viên gửi
|_| Tra cttu CVD theo
ngay gui
Tra cttu CVD theo
| đơn vị nhận
Trang 12
Biểu đồ luồng dữ liệu
+* Mức khung cảnh
Yêu cầu
công văn
s* Mức đỉnh
công văn Cập nhật
"Tra cứu
công văn
Công văn
BPQL
Trang 13
+* Mức dưới đỉnh
BPQL
đi
Công văn đến Công văn đi
BPQL
Tra cứu theo tên
CV
Cong van dén công văn đi
"Tra cứu theo loại
cv
"Tra cứu theo nơi
gửi/nhận
Trang 14
Báo cáo công văn theo loại
Báo cáo
công văn
theo ngày
vào sổ
Công văn đến Công văn đi
Báo cáo
tất cả
công văn
đi
Báo cáo
công văn
đơn vị
Báo cáo tất cả công văn đến
BPQL
Trang 15
Xây dung biểu đồ cấu trúc dựa theo mô hình thực thể liên kết
Các thực thể: công văn đến,công văn đi,đơn vị,nhân viên, loại công văn
Công văn đến Nhân viên
Công văn đến Don vị ngoài
Công văn đến Loại công văn
Công văn đi Nhân viên
Công văn đi Don vị ngoài
Công văn đến Loại công văn
Ta có:
Nhân viên
B sttevden 'Ÿ manv Ÿ sttœdi
manv ngaysinh sohieucvdi madonvi diachi manv
noidung
Loai céng van Đơn vi ngoài
¥ maloai — madoni
diachi
dienthoai
Trang 16PHAN 3: THIET KE HE THONG
Qua phần khảo sát ở trên Để đưa vào thực tế em đã sử dụng chương trình
Microsoft Access 2007 để thức hiện công việc quản lý công văn Sau đây là một số giao diện sử dụng:
1 Form nhập thông tin công văn đến:
Nhập thông tin công văn đến
Số thứ tự công văn đến i
Mã đơn vị ror
Ngày công văn đến 5/25/2008
Số công văn 119
Người ký Hà Duy Tiệp
Ghi chú các trường nộp trước ng
Nội dung |vv Tham gia cuộc thi vở sạch chỮ đẹp
Trở
Trang 172 Form Tìm kiếm công văn đến theo số thứ tự
Tìm kiếm theo số thứ tự công văn đến
Nhập vào số TT công văn | h Tìm Thoát
đến:
[E” số thứ tự cô v¿ Mãloại + Mãnhânviê x¿ Mẫđơnvi + Ngày côngv: - [số hiệu CV 4
Record: l4 41lofi |? M!2| Norits |Seah | |4[maasl ›
3.Tìm kiếm công văn đến theo Mã công văn
Tìm kiếm theo mã loại công vẫn
EÃ số thứ tự côv| Mãloai + Mãnhânviê vị Mãđơnvị + Ngày côngv x Số hiệu CV Ngườiký «j
4.Tìm kiếm theo mã nhân viên
Trang 18Tìm kiếm theo mã nhân viên
Ma NV: tm |
5 Tìm kiếm theo ngày công văn đến
Tìm kiếm theo ngày CV đến
Ngày CV đến: ME j
SỐ thứ tự cô vị Mẫloại - |Mãnhânviê «| Mãđơnvị_- jNgày công v « (Số hiệu CV đ «¡ Người ký |
5/25/2008
6 Báo cáo toàn bộ công văn đến
Trang 19Báo Cáo toàn bộ công văn đến
[loz I 3] [vor | [vor | [He Duy Tiép |[ 5/25/2008] [ 119] [các trvéng nop] [wTham
[los I 2| [avo2 | [por | [Nguyen van A] | 5/25/2008] [ 1256] | | [WW Huér
Monday, April 20, 2009
Trên đây là một số giao diện sử dụng.Do thời gian có hạn nên có thể có
một số lỗi Mong cô và các bạn có thể góp ý cho em để phần bài tập này có thể
hoàn thiện hơn Em xin chân thành cám ơn.
Trang 20Kết luận
Xuất phát từ yêu cầu của đề bài, em đã tim hiểu được một số vấn đê khái quát Từ đó,giúp em hiểu được những kiến thức cơ bản cần có đối với bộ môn
Mặc dù đã nỗ lực trong quá trình tìm hiểu, khảo sát thực tế nhưng kết quả
thu được vẫn còn nhiều hạn chế Vì vậy em mong được sự giúp đỡ của thầy cô cũng
như các bạn để giúp em để bài toán được hoàn thiện hơn
Một lần nữa em xin chân thành cam ơn cô Lê Thu Trang cũng như các bạn
đã giúp em hoàn thành bài toán này
Em xin chân thành cẩm ơn.