Xây dựng hệ thống quản lý công văn trên MICROSOFT SHAREPOINT SERVER

Xây dựng hệ thống quản lý công văn trên MICROSOFT SHAREPOINT SERVER

KHOA MẠNG MÁY TÍNH VÀ TRUYỀN THÔNG

BÁO CÁO THỰC TẬP DOANH NGHIỆP NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN NAM Á

Trong thời gian được thực tập ở ngân hàng TMCP Nam Á, chúng em đã xây dựng hoàn thiện đề tài “Tìm hiểu và xây dựng hệ thống quản lý công văn nội bộ trong ngân hàng trên nền tảng Share Point”, qua đề tài này, chúng em đã có thể cũng cố lại những kiến thức đã được học ở trường, đồng thời cũng như rút ra được nhiều bài học bổ ích ,những kiến thức và kinh nghiệm quý báu cho công việc sau này của mình

Đầu tiên, nhóm chúng em xin gửi lời cảm ơn tới Khoa Mạng Máy tính và Truyền thông, Đại học Công nghệ Thông tin – Đại học Quốc gia TP.HCM, và đặc biệt là thầy (Th.s) Tô Nguyễn Nhật Quang đã chuẩn bị cho chúng em một nền tảng kiến thức khá rộng, đồng thời giới thiệu và hỗ trợ cho nhóm có cơ hội được thực tập tại Ngân hàng Nam Á

Nhóm chúng em cũng xin chân thành cảm ơn Ngân hàng Nam Á, đơn vị đã nhận nhóm vào thực tập, và cũng rất cảm ơn các anh sau đã tạo điều kiện giúp đỡ và hướng dẫn cho nhóm trong quá trình làm việc:

- Anh Huỳnh Chí Hiếu, Giám đốc Trung tâm CNTT

- Anh Nguyễn Vĩnh Tuyên, Trưởng phòng Phát triển Ứng dụng

- Anh Trịnh Thanh Quang, Tổ trưởng tổ Lập trình

Đồng cảm ơn tới các anh, chị là chuyên viên của Trung tâm CNTT tại Ngân hàng TMCP Nam Á đã cho nhóm có được môi trường thuận tiện để hoàn thành tốt đề tài này Cuối cùng, xin dành sự biết ơn tới gia đình, thầy cô và bạn bè đã tạo động lực cho các thành viên trong nhóm để đạt được các mục tiêu đã đề ra

Nhóm sinh viên thực tập

1 Công việc thực tập 1

1.1 Về ngân hàng Thương mại Cổ phần (TMCP) Nam Á.[1] 1

1.2 Trung tâm Công nghệ Thông tin 4

1.3 Công việc và thời gian thực tập 5

2 Nội dung thực tập 7

2.1 Nhiệm vụ được giao 7

2.2 Kiến thức, công nghệ được tìm hiểu 8

2.2.1 SharePoint Server 8

2.2.2 SQL Server 2008 10

2.2.3 Quản lý và bảo mật trong SharePoint 12

2.2.4 Site, Library, List trong SharePoint [2] 13

2.3 Triển khai hệ thống 13

2.3.1 Yêu cầu chung: 13

2.3.2 Các bước triển khai, cài đặt 13

2.3.3 Xây dựng hệ thống 14

2.3.4 Kết quả 21

3 Ý kiến đóng góp 30

TÀI LIỆU THAM KHẢO 32

1 Công việc thực tập

1.1 Về ngân hàng Thương mại Cổ phần (TMCP) Nam Á.[1]

Ngân hàng TMCP Nam Á chính thức hoạt động từ ngày 21/10/1992, là một trong những ngân hàng thương mại cổ phần đầu tiên được thành lập sau khi Pháp lệnh

về Ngân hàng được ban hành vào năm 1990, trong bối cảnh nước ta đang tiến hành đổi mới kinh tế Ban đầu, Ngân hàng Nam Á chỉ có 3 chi nhánh với số vốn điều lệ 5 tỷ đồng và gần 50 cán bộ nhân viên

Qua gần 20 năm hoạt động, cơ sở vật chất, công nghệ khoa học kỹ thuật và mạng lưới hoạt động của Ngân hàng ngày càng mở rộng, đời sống cán bộ nhân viên ngày càng được cải thiện, uy tín của Ngân hàng ngày càng được nâng cao Đến nay, qua những chặng đường phấn đấu đầy khó khăn và thách thức, Ngân hàng Nam Á đã không ngừng lớn mạnh

Tính đến cuối năm 2011, Ngân hàng Nam Á đã phát triển mạng lưới với 52 điểm giao dịch trên cả nước Tổng số cán bộ nhân viên là 1.050 người tăng 21 lần so với ngày đầu thành lập, phần lớn là cán bộ trẻ, nhiệt tình được đào tạo chính quy trong

và ngoài nước, có năng lực chuyên môn cao; tổng tài sản đạt gần 19.036 tỷ đồng

và lợi nhuận trước thuế năm 2011 đạt 321 tỷ đồng Vốn điều lệ đạt 3.000 tỷ đồng tăng 600 lần so với ngày đầu thành lập

Mục tiêu hiện nay của Ngân hàng Nam Á là phấn đấu thành một trong các ngân hàng hiện đại của Việt Nam trên cơ sở phát triển nhanh, vững chắc an toàn và hiệu quả, trở thành một trong các ngân hàng thương mại hàng đầu cả nước và không ngừng đóng góp cho sự phát triển kinh tế của cộng đồng, xã hội

 Sứ mệnh của ngân hàng Nam Á

Góp phần vào sự nghiệp phát triển kinh tế của đất nước trên cơ sở đáp ứng kịp thời các nhu cầu hợp lý về phát triển sản xuất – kinh doanh – dịch vụ của khách hàng bằng các phương tiện hiện đại, sản phẩm dịch vụ mới với phong cách phục

vụ chuyên nghiệp và tận tâm, nhằm đem lại lợi nhuận và lợi ích cao nhất cho tập thể Ngân hàng Nam Á, cho từng cổ đông Ngân hàng Nam Á và tạo điều kiện thuận lợi cho bản thân và cũng như gia đình của toàn thể cán bộ nhân viên Ngân hàng Nam Á

 Tầm nhìn

Ngay từ ngày đầu hoạt động, Ngân hàng Nam Á đã xác định tầm nhìn là trở thành NHTMCP bán lẻ hàng đầu Việt Nam với khách mục tiêu là cá nhân, doanh nghiệp vừa và nhỏ

 Chiến lƣợc

- Đầy mạnh tăng trưởng bằng cách tạo nên sự khác biệt trên cơ sở hiểu biết

nhu cầu khách hàng và hướng tới khách hàng;

- Xây dựng hệ thống quản lý rủi ro đồng bộ, hiệu quả và chuyên nghiệp để

đảm bảo cho sự tăng trưởng được bền vững;

- Xây dựng Ngân hàng trở thành một định chế tài chính vững mạnh có khả

năng vượt qua mọi thách thức trong môi trường kinh doanh còn chưa hoàn hảo của hệ thống ngành Ngân hàng Việt Nam;

- Có chiến lược chuẩn bị nguồn nhân lực và đào tạo lực lượng nhân viên

chuyên nghiệp nhằm đảm bảo quá trình vận hành của hệ thống liên tục, thông suốt và hiệu quả;

- Quyết tâm xây dựng thương hiệu mạnh trên cơ sở phát huy nội lực, hoạt

động minh bạch, gắn xã hội trong kinh doanh

- Duy trì tình trạng tài chính ở mức độ an toàn cao, tối ưu hóa việc sử dụng

vốn cổ đông

- Tích cực xây dựng “Văn hóa Nam Á Bank” trở thành yếu tố tinh thần gắn

kết nội bộ toàn hệ thống một cách xuyên suốt và cục bộ

Bước vào giai đoạn mới, toàn ngành Ngân hàng Việt Nam đang trong quá trình hội nhập kinh tế quốc tế với nhiều thách thức nhưng cũng có nhiều cơ hội phát triển Với mục tiêu phấn đấu giữ vững là một trong những Ngân hàng thương mại

cổ phần mạnh tại Việt Nam, Ngân hàng Nam Á đang xây dựng chiến lược “Phát triển mạnh mẽ nguồn nhân lực” Trong quá trình hình thành và phát triển, Ngân hàng luôn quan tâm đến công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực, coi cán bộ nhân viên là tài sản quý giá nhất của Ngân hàng Phần lớn cán bộ nhân viên của Ngân hàng Nam Á được đào tạo và đào tạo lại nhằm đáp ứng ngày càng tốt hơn những kỹ năng và trình độ chuyên môn cần thiết, cam kết phục vụ hài lòng khách hàng, trung thực trong giao dịch và đoàn kết vì mục tiêu chung của Ngân hàng

 Sơ đồ tổ chức của ngân hàng TMCP Nam Á

Hình 1.1: Sơ đồ tổ chức Ngân hàng Nam Á

1.2 Trung tâm Công nghệ Thông tin

Trung tâm CNTT là một trung tâm điều hành trong cơ cấu tổ chức của Ngân hàng Nam Á; có chức năng tham mưu, giúp Hội đồng quản trị và Tổng Giám đốc quản

lý, chỉ đạo, điều hành các hoạt động liên quan đến xây dựng chiến lược đầu tư CNTT phù hợp theo chiến lược kinh doanh của Ngân hàng Nam Á; vận hành, bảo trì, bảo dưỡng, xử lý sự cố, đề xuất, tham mưu các giải pháp hệ thống CNTT toàn

hệ thống nhằm mang lại hiệu quả cao nhất trong hoạt động của Ngân hàng Nam Á

Phòng Phát triển Ứng dụng: nơi trực tiếp hướng dẫn thực tập, có chức năng:

- Quản trị, phát triển, hỗ trợ, khai thác, vận hành hệ thống Corebanking và

xây dựng, duy trì, phát triển, khai thác các phần mềm ứng dụng ngoài

CoreBanking

- Thực hiện mục tiêu tin học hoá các quy trình nghiệp vụ và đưa ra các sản

phẩm, công cụ nhằm đảm bảo tính liên tục công việc hàng ngày của toàn

hệ thống; đảm bảo tính liên tục và sẵn sàng cho hệ thống thông tin; nâng cao, cải thiện môi trường kinh doanh của Ngân hàng Nam Á và các công

việc quản lý khác

- Tham gia, xây dựng, đề xuất, đánh giá, cải tiến và hỗ trợ các quy trình

nghiệp vụ ngân hàng với các phòng ban liên quan

- Bám sát các thay đổi về quy chế, quy trình nghiệp vụ, quy định của Ngân

hàng Nam Á trong từng thời kỳ, để kịp thời điều chỉnh tham số và hướng

dẫn bằng văn bản cho toàn hệ thống thực hiện

- Tổ chức lưu trữ các hồ sơ, tài liệu phát sinh từ khi triển khai hệ thống đến

vận hành hệ thống thực tế

- Quản lý các dữ liệu tài chính và phi tài chính trên hệ thống Corebanking và

các ứng dụng ngoài Corebanking; đảm bảo tính đúng đắn của số liệu của

toàn hệ thống

- Tham gia đóng góp ý kiến, đánh giá, đề xuất giải pháp về an toàn, bảo mật

thông tin

- Đảm bảo hoạt động ổn định và xuyên suốt của hệ thống CNTT khi tích hợp

với các hệ thống khác từ bên ngoài

- Tiếp nhận nhu cầu xây dựng, triển khai các ứng dụng theo nhu cầu quản lý

- Triển khai, phân công nhân sự, thiết kế tài liệu kỹ thuật, quản lý yêu cầu,

thiết kế chương trình, giao diện, mẫu biểu theo quy trình quản lý và triển khai phần mềm ứng dụng tại Ngân hàng Nam Á

- Quản lý và tuân thủ các quy trình thiết kế phần mềm; vận hành các quy

trình từ quản lý yêu cầu, thiết kế, phát triển, kiểm chứng hệ thống, viết tài liệu kỹ thuật Quản trị kỹ thuật (administrator) của các phần mềm ứng dụng tích hợp

- Triển khai các ứng dụng phần mềm ngoài hệ thống Corebanking theo chủ

trương của Ngân hàng Nam Á

1.3 Công việc và thời gian thực tập

Thời gian đăng kí thực tập tại ngân hàng Nam Á là 2 tháng (từ 25/6/ 2012 đến 25/8/2012) Trong thời gian thực tập, nhóm đã hoàn thành về cơ bản công việc được giao

Trong đợt thực tập này, sinh viên được giao tìm hiểu và xây dựng hệ thống quản

lý công văn nội bộ trong ngân hàng trên nền tảng SharePoint

Cụ thể:

- Tìm hiểu về Share Point Server 2010

- Xây dựng hệ thống Share Point trên máy chủ Server 2008

- Tìm hiểu quy trình luân chuyển của công văn trong nội bộ

- Thiết kế và xây dựng database cho toàn bộ chương trình quản lý công văn

- Lập trình Web Part

- Xây dựng quy trình quản lý công văn trên nền tảng Share Point

Các kiến thức cần có để thực hiện đề tài này:

- Cần có kiến thức về mô hình Domain Controller, DNS Server, cấu hình IIS

server của Microsoft

- Sinh viên phải nắm vững kiến thức về Microsoft SQL và thiết kế cơ sở dữ

liệu

- Nắm được quy trình hình thành và luân chuyển của công văn trong nội bộ

- Có nền tảng kiến thức về lập trình ASP.NET, HTML, lập trình Visual Web

Part…

- Ngoài ra, sinh viên thực tập cũng cần tuân thủ đầy đủ các quy định về bảo

mật thông tin và quy trình, giờ giấc làm việc của Trung tâm

2 Nội dung thực tập

2.1 Nhiệm vụ đƣợc giao

 Nghiên cứu tìm hiểu về công nghệ Microsoft SharePoint Server 2010

 Xây dựng ứng dụng Quản lý công văn trên SharePoint Server

Cụ thể: quy trình lưu chuyển công văn trong ngân hàng gồm các bước

Công văn sau khi được lãnh đạo kí tên, đóng dấu, văn thư sẽ số hóa công văn này bằng việc scan công văn (định dạng PDF) Sau đó văn thư sẽ thêm các thông tin về dữ liệu công văn như Tên công văn, Số hiệu công văn, Độ mật, Độ khẩn, Loại công văn, Ngày ban hành, Ngày áp dụng, Trích yếu, Phòng ban nhận, Người nhận…bằng chức năng tạo mới công văn Công văn soạn xong sẽ được gửi tới Trưởng văn thư để chờ phê duyệt (mục đích của việc phê duyệt là kiểm tra tính đúng đắn, hợp lý của công văn gửi đi) Trưởng văn thư sẽ quyết

định công văn được gửi đi hay trả về cho văn thư Tùy vào thuộc tính Khẩn hay Mật của

công văn sẽ có những quy định riêng về phê duyệt cũng như chia sẻ công văn sau khi nhận

Cụ thể, công văn Khẩn sẽ được gửi thẳng tới người nhận và không cần thông qua phê duyệt Đối với công văn Mật thì người nhận công văn sẽ không thể chia sẻ cho người nào khác

Trường hợp công văn được duyệt, nó sẽ được gửi tới người nhận là phòng ban hay nhân viên Tùy vào quyền hạn của người nhận hoặc thuộc tính của công văn mà công văn sẽ được chia sẻ cho nhân viên khác hay không

Dữ liệu công văn cần được lưu trong cơ sở dữ liệu riêng, không dùng chung với cơ sở dữ liệu của SharePoint

Bảng dưới đây sẽ tóm tắt các chức năng cụ thể của các nhóm chính:

Văn Thƣ

 Tạo công văn mới

 Xem trước, chỉnh sửa các công văn đang soạn

 Xem các công văn đã gửi, trạng thái công văn (đã duyệt hay chưa)

 Kiểm tra trạng thái đọc của người nhận, trạng thái chia sẻ của công văn

Trưởng văn thư

 Xem, xóa, sửa công văn các công văn chờ duyệt

 Phê duyệt công văn

 (Bao gồm các chức năng mà văn thư có)

Người nhận

 Xem công văn đến

 Trưởng đơn vị: có thể chuyển tiếp cho các trưởng đơn vị khác (ngang cấp), nhóm hoặc nhân viên phòng ban mình

Bảng 2.1: Bảng tóm tắt nhóm chức năng

Bên cạnh đó cần xây dựng hệ thống các role để quy định các quyền, nhóm quyền, kiểm tra đăng nhập hệ thống của từng phòng ban hay nhân viên Cụ thể:

 Role văn thư: quyền tạo mới, xóa, sửa công văn, xem công văn được phê hay

chưa? Người nhận đã đọc công văn hay chưa? Công văn được chia sẻ cho những phòng ban, nhân viên nào

 Role mặc định: nhân viên, có chức năng xem, lưu công văn về máy

 Role trưởng đơn vị (chung): có các quyền mặc định của trưởng đơn vị như gửi

công văn mật, khẩn, chia sẻ công văn

 Role trưởng phòng ban (phòng ban cụ thể): quy định các quyền riêng của từng

 Windows Server với AD, IIS Web Server, Application Server

 SQL Server

 SharePoint Server

SharePoint là một nền tảng (platform) dựa trên web (web based) do Microsoft phát triển, SharePoint đóng vai trò là nền tảng trao đổi dữ liệu, thông tin trong phạm vi mạng intranet (nội bộ) hoặc extranet (với đối tác bên ngoài) SharePoint có thể là một cổng thông tin (portal) nội bộ,

cho phép các người dùng trong mạng quản lý, trao đổi, chia sẻ thông tin như tài liệu, lịch hẹn, các khảo sát thăm dò…Hỗ trợ người dùng làm việc cộng tác, quy trình phân cấp là điểm mạnh

và nổi bật của SharePoint Bên cạnh đó là khả năng tích hợp mạng xã hội, các tác vụ email, các

nội dung online, offline (SharePoint Workspace)

Tuy có nền tảng là web nhưng SharePoint cho phép tạo ra các trang web mới, các ứng dụng một cách dễ dàng dựa trên các tùy biến, kéo – thả hoặc lập trình

Một hệ thống ổn định, các dịch vụ, phần mềm tương thích từ trên xuống dưới là điều quan trọng trong việc xây dựng, phát triển hạ tầng mạng, các hoạt động khác bên trong SharePoint đứng giữa tất cả, liên kết các sản phẩm ứng dụng, dịch vụ lại với nhau Xây dựng trên nền tảng

AD (thuộc MS Windows Server), sử dụng SQL Server để quản lý, lưu trữ dữ liệu, gia tăng sức mạnh, phát huy tối đa chức năng các phần mềm trong bộ Microsoft Office Điều này tạo nên một nền tảng thống nhất, với các công cụ đa năng

Một vài ưu điểm của SharePoint:

 Tính cộng tác: cung cấp khả năng làm việc nhóm trực tiếp, quản lý, liên kết người dùng

Hình 2.2: Minh họa ưu điểm của SharePoint

 SharePoint Workspace: cho phép người dùng truy cập nội dung offline, đồng bộ hóa khi cần thiết

 Business Process Automation: xây dựng các biểu đồ thao tác, quy trình một cách

tự động, xử lý các vấn đề trong kinh doanh

 Tìm kiếm dữ liệu thông minh: FAST Search

 Thiết kế Website dễ dàng, ở mức độ đơn giản không cần nhiều kiến thức về lập trình

 Giao diện thân thiện

2.2.2 SQL Server 2008

Microsoft SQL Server là nơi chứa tất cả các list và thư viện lưu trữ của SharePoint 2010, có thể nói đây là nơi lưu trữ mọi thông tin của SharePoint kể cả thông tin cấu hình Hơn 90% thông tin SharePoint nằm trong SQL Server Là một quản trị hệ thống, bạn cần làm quen với các thành phần trong SQL Server để sử dụng SharePoint hiệu quả, ngoài ra có thể tối ưu hóa khả năng vận hành của SharePoint Trong các doanh nghiệp lớn khi triển khai SharePoint, thường có một DBA riêng đóng vai trò quản lý hạ tầng SQL này

Cơ sở dữ liệu này được sinh ra tự động trong quá trình cài đặt SharePoint Server, tùy vào người dùng sử dụng mà có sự thay đổi các dữ liệu này

Hai database quan trọng nhất của SharePoint là SharePoint_Config và

SharePoint_AdminContent Ngoài ra còn có các database khác như: ReportServer, WSS_Content, WSS_Logging, User Profile Service Application_, Search_Service_Application_

Ngoài ra còn có database CongVan, đây là cơ sở dữ liệu riêng của hệ thống quản lý công văn

Hình 2.3: SharePoint Database SharePoint_Config

Lưu trữ toàn bộ thông tin cấu hình của SharePoint, từ các bản vá, nâng cấp, phiên bản của database, các thông tin user, template, feature Database này gồm một số bảng như sau:

 Binaries:

 Classes:

 EmailEnabledLists



Database này được tao ra sau khi người dùng hoàn tất các cài đặt ban đầu cho SharePoint, gọi

là “Config Wizard”, trình này tạo ra các application cho trang Central Admin

2.2.3 Quản lý và bảo mật trong SharePoint

Tùy vào điều kiện thực tế của công ty mà chúng ta sử dụng cơ chế đăng nhập hệ thống sao cho phù hợp với nhu cầu Có hai cơ chế chính trong SharePoint 2010 là Claims Based Authentication (cũ hơn là Form based Authentication) và Windows Authentication

Claims Based Authentication: phương thức chứng thực mới, cho phép chứng thực và ủy quyền các tài khoản user từ hệ thống cung cấp chứng thực, định danh bên ngoài như LiveID của Microsoft

Windows Authentication: chứng thực qua tài khoản đăng nhập Windows, nằm trong AD Active Directory được sử dụng trong SharePoint 2010 với nhiều mục đích khác nhau, mỗi mục đích yêu cầu những sự chuẩn bị khác nhau Đầu tiên, SharePoint sử dụng tài khoản user thuộc domain controller khi chạy các dịch vụ Thứ 2, các tài khoản user thuộc domain controller được cấu hình application pool trong Internet Information Services (IIS)

Các tài khoản user từ Active Directory sẽ được đưa vào database SharePoint Profile để bạn có thể mở rộng khả năng tìm kiếm

Do nhu cầu tái sử dụng các tài khoản, các role có sẵn từ trước nên ở đây chúng ta sử dụng giải pháp Form – based Authentication

 Forms Based Authentication (FBA) lưu trữ các dữ liệu đăng nhập trong cơ sở dữ liệu ASP.NET Membership Provider SQL

2.2.4 Site, Library, List trong SharePoint [2]

a Site

SharePoint tổ chức lưu trữ nội dung theo kiến trúc gọi là Site Khi cài đặt Sharepoint trên Server sẽ mặc định tạo ra một Site được sử dụng để quản lý Sharepoint Farm, được gọi là Central Administration

Trong một Site có thể chứa một Sub-Sites (Site con) và trong một Sub-Sites có thể chứa một Sub-Sites khác (addintional sub-Sites) Trong đó các Sub-Sites sẽ được thừa hưởng quyền trên các đối tượng từ Parent Site (Site cha)

Với một Site chúng ta có thể tạo ra các nhóm liên qua đến Page, Library và List, Khi tạo mỗi Site sẽ có một trang chủ, gọi là Default Page, đây là trang đầu tiên bạn gặp khi đi vào một Site, chúng thường cung cấp cho người dùng thông tin về các danh mục có trong một Site hay các liến kết trong và ngoài Site

b Document Library (Thư viện tài liệu)

Library lưu trữ tài liệu, hình ảnh, báo cáo và các đối tượng khác Chúng ta có thể tạo

ra các Library dành cho các mục đích khác nhau, lưu trữ các định dạng tập tin cụ thể được cho phép, do đó loại thông tin Library sẽ phụ thuộc vào kiểu thông tin mà chúng ta lưu trữ trên nó

c List (Danh sách lưu trữ)

Là danh sách lưu trữ các đối tượng, thông tin được định nghĩa bởi người dùng

2.3 Triển khai hệ thống

2.3.1 Yêu cầu chung:

 Hệ điều hành Windows Server 2008 x64

 Microsoft Sharepoint Server 2010

 SQL Server 2008 R2

2.3.2 Các bước triển khai, cài đặt

 Windows Server 2008 64 bits

 Nâng cấp lên Domain Controller

 Cài đặt SQL Server 2008 R2

 Cài đặt SharePoint Server 2010

 Cài đặt Microsoft Office 2010, SharePoint Designer 2010, Visual Studio 2010

 Cài đặt hệ thống Role Membership Provider

Sau khi hoàn tất việc cài đặt hệ thống, giao diện trang chủ quản lý SharePoint Server

Hình 2.4: Giao diện trang chủ quản lý (Home Administration)

2.3.3 Xây dựng hệ thống

a Thiết kế cơ sở dữ liệu quản lý công văn