- Văn phòng còn được hiểu là nơi làm việc cụ thể của những người có chứcc vụ, có tầm cỡ như: thủ tướng, chủ tịch nước, tổng thống, nghị sỹ, tổng giám đốc, giám đốc,… - Văn phòng là một d
Trang 1CÂU HỎI ÔN TẬP KĨ NĂNG VĂN PHÒNG
1 Trình bày các cách hiểu khác nhau về văn phòng Văn phòng có chức năng và nhiệm vụ gì Liên hệ thực tế về việc thực hiện các chức năng, nhiệm vụ đã nêu của văn phòng hiện nay.
- Văn phòng là một thuật ngữ đã xuất hiện từ lâu trong lịch sử và khái niệm văn phòng
có thể hiểu theo các cách khác nhau: văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan chức năng phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo, các cơ quan thẩm quyền chung hoặc quy mô lớn thì thành lập văn phòng, những cơ quan nhỏ thì có văn phòng hành chính
- Văn phòng được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan đơn vị đú
- Văn phòng còn được hiểu là nơi làm việc cụ thể của những người có chứcc vụ, có tầm cỡ như: thủ tướng, chủ tịch nước, tổng thống, nghị sỹ, tổng giám đốc, giám đốc,…
- Văn phòng là một dạng hoạt động trong cơ quan, tổ chức trong đó diễn ra việc thu nhận, bảo quản lưu trữ các loại văn bản giấy tờ, tức là những công việc liên quan đến công tác văn thư
- Nghiên cứu về văn phòng chúng ta cần đề cập đến các chức năng và nhiệm vụ của
nó đối với cơ quan tổ chức:
- Chức năng của văn phòng được quan niệm bao gồm hai nội dung cơ bản: tham mưu tổng hợp và hậu cần Chức năng tham mưu tổng hợp nhìn nhận trên góc độ quan hệ
văn phòng và thủ trưởng cơ quan Trong hoạt động của mình văn phòng phải đóng vai trò
tham vấn cho lãnh đạo về tổ chức điều hành cơ quan VP thu thập, thống kê, xử lí thông
tin phục vụ cho hoạt động quản lí,
- Chức năng hậu cần là hình thức biểu hiện của mối quan hệ văn phòng với toàn bộ
cơ quan đơn vị
Thực hiện cv sắp xếp, bố trí phòng làm việc
Cấp, phát các trang thiết bị, các công cụ làm việc
Chuẩn bị tài chính, văn phong phẩm
Quản lý các trang thiết bị, các tài sản cố định trong vp
Ví dụ: Văn phòng Chính phủ (Việt Nam)
Văn phòng Chính phủ là một cơ quan ngang Bộ trong Chính phủ Việt Nam, thực
hiện nhiệm vụ là bộ máy giúp việc của Chính phủ và Thủ tướng Chính phủ
Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ đương nhiệm là ông Vũ Đức Đam Chức năng - nhiệm vụ
Trang 2Văn phòng Chính phủ có chức năng:
-Tổ chức các hoạt động chung của Chính phủ và Thủ tướng;
-Tham mưu cho Thủ tướng trong công việc chỉ đạo, điều hành các hoạt động chung của bộ máy hành chính nhà nước;
- Giúp Thủ tướng tổ chức việc điều hoà, phối hợp hoạt động của các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Hội đồng Nhân dân, Ủy ban Nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương để thực hiện chương trình kế hoạch công tác của Chính phủ, Thủ tướng
- Xây dựng, quản lý và thực hiện đúng Quy chế làm việc, chương trình và kế hoạch công tác của Chính phủ, Thủ tướng;
bảo đảm các điều kiện vật chất và kỹ thuật cho hoạt động của Chính phủ, Thủ tướng
2 Tại sao phải tổ chức lao động khoa học trong văn phòng Nội dung tổ chức lao động khoa học trong văn phòng là gì?
- Tổ chức lao động khoa học trong văn phòng có thể được hiểu là việc nghiên cứu và
áp dụng các biện pháp tổng hợp, các phương tiện hợp lý nhằm tạo điều kiện cho cán bộ đơn vị hoàn thành tốt nhất nhiệm vụ của mình với thời gian ngắn nhất, chi phí ít nhất nhưng hiệu quả quản lý nhà nước được đảm bảo và không ngừng nâng cao
- Ở một góc độ cụ thể hơn, tổ chức lao động khoa học trong văn phòng sẽ phát huy được trình độ năng lực của các cơ quan, tổ chức và giúp giải quyết được mối quan hệ
giữa cơ quan tổ chức và công chức viên chức tốt nề nếp, kỷ cương khoa học của văn phòng
sẽ là những tiền đề quan trọng, cần thiết để hoạt động điều hành quản lý chung diễn ra thông suốt và đạt được hiệu quả cao trên thực tế việc tổ chức lao động khoa học trong văn phòng đem lại nhiều ý nghĩa hết sức thiết thực, tạo tiền đề phát triển cho mỗi cơ quan tổ chức, giảm thời gian lãng phí và những ách tắc trong giao tiếp nhận xử lý chuyển tải thông tin phục vụ cho sự phát triển của cơ quan tổ chức, tăng cường khả năng sử dụng các nguồn lực, thực hiện tiết kiệm chi phí cho công tác văn phòng, nâng cao năng suất lao động cho
cơ quan tổ chức Trong điều kiện của công cuộc đổi mới hiện nay về công tác văn phòng vấn đề hiệu quả được đưa lên hàng đầu thì tổ chức lao động khoa học trong văn phòng được coi là hiến pháp thích hợp nhất
- Công tác tổ chức lao động khoa học trong văn phòng cũng không nằm ngoài những yêu cầu về tổ chức lao động khoa học trong cơ quan hành chính nói chung, theo đó tổ chức lao động văn phòng bao gồm một số nội dung:
-Thường xuyên trang bị, hoàn thiện và nâng cao trình độ chuyên môn hành chính cho cán
Trang 3bộ, công chức.
-Nghiên cứu, đánh gía các ảnh hưởng của môi trường xã hội đối với hoạt động của cơ quan, đời sống, tâm tư và nguyện vọng của cán bộ, công chức
-Thường xuyên hoàn thiện phong cách người lãnh đạo nâng cao tinh thần, thái độ làm việc của cán bộ, công chức, điều hoà quan hệ giữa lãnh đạo và nhân viên nhằm đảm bảo tổ chức
có hiệu quả công việc của đơn vị nói riêng và của toàn cơ quan nói chung
-Xây dựng và triển khai thực hiện có hiệu quả các kế hoạch trên cơ sở phối hợp, phát huy vai trò chức năng của các bộ phận trong đơn vị, tận dụng hết những khả năng sáng tạo trong điều hành và thực thi công vụ
-Đảm bảo đầy đủ và sử dụng triệt để có hiệu quả các công cụ và phương tiện làm việc -Làm tốt và luôn luôn hoàn thiện đổi mới công tác văn thư - lưu trữ
cơ sở để tổ chức lao động khoa học trong văn phòng là quy chế hoạt động Thực tế cho thấy ở những nơi quy chế được xây dựng tốt nghĩa là các quy định phù hợp với thực tế, với thẩm quyền được giao thì ở đó việc điều hành có nhiều thuận lợi Trái lại ở các đơn vị không có quy chế hoặc quy chế được xây dựng qua loa thì ở đó việc tổ chức điều hành công việc luôn gặp khó khăn Khi đã có quy chế tốt, … mỗi cán bộ nhân viên trang cơ quan sẽ xác định rõ trách nhiệm, công việc trong cơ quan sẽ xác định rõ trách nhiệm, công việc mình phải làm và yêu cầu đối với công việc cũng như đối với bản thân để phấn đấu thực hiện tốt Từ đó, năng suất lao động, quản lý sẽ được nâng cao hơn
3 Thông tin có vai trò như thế nào trong hoạt động quản lí nhà nước? Trình bày các cách phân loại thông tin
- Thông tin trong thời đại ngày nay được coi là nhân tố quyết định mọi sự thắng lợi trong hoạt động của mỗi cơ quan tổ chức.khái niệm "thông tin" là một khái niệm được
hiểu từ nhiều góc độ khác nhau ở mỗi góc độ thông tin có một nội hàm riêng, đặc trưng riêng dưới góc độ quản lý nhà nước thông tin được quan niệm là một tập hợp nhất định các thông báo khác nhau về các sự kiện xảy ra trong hoạt động quản lý và trong môi
trường bên ngoài có liên quan đến hoạt động quản lý đó, về những thay đổi thuộc tính của
hệ thống quản lý và môi trường xung quanh nhằm kiến tạo các biện pháp tổ chức các yếu
tố vật chất, nguồn lực, không gian và thời gian đối với các khách thể quản lý
Thông tin trong quản lý có vai trò đặc biệt quan trọng trong hoạt động quản lý nhà nước:
-Bảo đảm cho các quyết định quản lý hành chính nhà nước có đầy đủ căn cứ khoa họ cá tính khả thi, là yếu tố quyết định đối với vấn đề chất lượng quyết định nhà nước
-Thông tin quản lý rất đa dạng trong đó thông tin pháp lý chiếm một vị trí đặc biệt-hành lang pháp lý cho quản lý nhà nước Nó là những thông tin bổ sung và nâng cao chất lượng của kiểm tra trong quản lý nhà nước
-Xét về hiệu quả, sử dụng thông tin trong quản lý nhà nước gắn liền với hiệu quả của quản
Trang 4lý Nó cho thấy năng lực, tính khoa học của quản lý trong thực tiễn.
Thông tin có vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý nhà nước để xử lý tốt các thông tin, nâng cao hiệu quả sử dụng thông tin, cần phải nắm vững kỹ thuật phân loại thông tin một cách khoa học Việc phân loại thông tin có thể dựa trên các tiêu chí
1 phân loại theo tính hệ thống
-thông tin có hệ thống, thông tin có hệ thống là những thông tin được cập nhật theo
những chu kỳ, hệ thống định sẵn.( loại quy định thông tin này có đặc điểm là thường được quy định trước về yêu cầu, nội dung, trình tự hoặc biểu mẫu thống nhất là tuyệt đại đa số là cấp dưới gửi lên cấp trên.)
-thông tin không hệ thống là những thống tin xuất hiện bất kì, rời rạc
- 2 Phân loại theo tính chất, đặc điểm sử dụng thông tin
-thông tin tra cứu là những thông tin đến cho người quản lý những nội dung tài liệu có
tính quy ứơc, những căn cứ, những kinh nghiệm cho sự hoạt động quản lý của họ
-thông tin báo cáo là những thông tin về tình hình các sự kiện, các hoạt động đã và đang
xảy ra liên quan đến đối tượng bị quản lý nhằm đảm bảo điều kiện cho họ chủ đông xử lý đúng đắn và kịp thời tình hình thực tiễn nảy sinh
3.phân loại theo phạm vi của lĩnh vực hoạt động
-thông tin kinh tế là những thông tin phản ánh các quá trình hoạt động của mọi mặt của
lĩnh vực hoạt động kinh tế
-thông tin chính trị-xã hội là những thông tin liên quan đến tình hình văn hóa, y tế, giáo
dục
-Thông tin VHXH
4.theo tính chất thời điểm nội dung:
-thông tin quá khứ là những thông tin liên quan đến những sự việc đã được giải quyết
trong quá trình hoạt động đã qua của các cơ quan quản lý
-thông tin hiện hành là những thông tin liên quan đến những sự việc đang xảy ra hàng
ngày trong các cơ quan thuộc hệ thống bộ máy quản lý nhà nước
-thông tin dự báo là những thông tin mang tính kế hoạch tương lai, các dự báo chiến lược
hoạt động mà bộ máy quản lý cần dựa vào đó để hoạch định phương hướng hoạt động của mình Và một sô loại theo các tiêu chí khác
4 Chương trình, kế hoạch hoạt động công tác có ý nghĩa như thế nào trong hoạt động quản lí nhà nước Khi lập chương trình kế hoạch hoạt động công tác cần phải đảm bảo các yêu cầu gì?
Trang 5- Có nhiều người không đánh giá hết tầm quan trọng của việc lập chương trình kế hoạch công tác và thực hiện quản lý cơ quan, công sở theo chương trình kế hoạch Không thể tổ chức công việc của cơ quan công sở một cách nè nếp nếu không có kế hoạch khoa học
Chương trình kế hoạch công tác là sự xác định các mục tiêu cụ thể cần đạt được và những bước đi cụ thể để đạt đến các mục tiêu đó
- Chương trình kế hoạch công tác có ý nghĩa đặc điểm quan trọng.
- thứ nhất, chương trình kế hoạch công tác là cơ sở để tổ chức lao động khoa - học giúp
cho cán bộ công chức hoạt động có mục tiêu, nhiệm vụ cụ thể, rõ ràng, bố trí có trọng tâm công việc
- thứ hai, chương trình kế hoạch công tác là phương tiện hoạt động của cơ quan, tổ chức
nhằm đảm cho những hoạt động đó diễn ra liên tục, thống nhất đúng mục đích và yêu cầu đặt ra
- thứ ba, chương trình kế hoạch công tác là phương tiện bảo đảm sự chủ động của cơ quan
tổ chức với sự biến động của môi trường, là tiền đề phát triển bền vững
- thứ tư, chương trình kế hoạch công tác phục vụ cho hoạt động kiểm tra, kiểm soát hoạt
động của cơ quan, tổ chức
Trên thực tế, chương trình kế hoạch công tác chỉ có ý nghĩa đối với công tác quản lý hành chính nhà nước khi nó được xây dựng khoa học hợp lý, thiết thực Chính vì vậy, tất yếu phải đặt ra các yêu cầu đối với chương trình kế hoạch công tác
- Đảm bảo các Yêu cầu hiện nay, một số tài liệu nghiên cứu cho rằng chương trình kế hoạch công tác phải bảo đảm các yêu cầu, cụ thể, thiết thực, kịp thời, phù hợp với năng lực cán bộ, với mục tiêu hoạt động của cơ quan, có sự thống nhất giữa các biện pháp thực hiện
và có tính khả thi Một số khác khẳng định chương trình kế hoạch công tác phải đúng đường lối, nguyên tắc, chế độ, khoa học, linh hoạt, khả thi
tuy chưa có sự thống nhất về yêu cầu đối với một số chương trình kế hoạch song tựu chung chương trình kế hoạch phải bảo đảm các yêu cầu cơ bản:
-phải phù hợp với chủ trương, đường lối chính sách của đảng, nhà nước;
-phảo bảo đảm tính cụ thể, chi tiết chỉ rõ danh mục những công việc dự kiến, những người chịu trách nhiệm, thời hạn hoàn thành Trong trường hợp thật cần thiết có thể nêu thêm những chi phí cần thiết, những phương án dự phòng
-nội dung phải được xây dựng trên căn cứ pháp lý và căn cứ thực tiễn vững chắc, bảo đảm thực hiện chức năng nhiệm vụ cơ bản của cơ quan, đơn vị, chỉ tiêu mệnh lệnh của cấp trên -bảo đảm tính hệ thống của chương trình kế hoạch công tác các công việc phải được sắp xếp có hệ thống theo trình tự ưu tiên, liên hoàn có trọng tâm trọng điểm phải ăn khớp với chương trình, kế hoạch của tổ chức đảng, đoàn thể cấp trên, địa phương, bảo đảm sự cân
Trang 6đối giữa chương trình kế hoạch năm, quý, tháng.
-phải đảm bảo có tính khả thi tránh ôm đồm, nếu quá nhiều công việc mà khả năng thực hiện không được bao nhiêu phải phân bổ thời gian sao cho hợp lý, phải sắp xếp sap cho có thời gian dự phòng để điều chỉnh được khi có sự kiện bất ngờ xảy ra (tính mở cửa của chương trình kế hoạch công tác)
-nâng cao chất lượng, trình độ chuyên môn của bộ phận lập kế hoạch bảo đảm chương trình kế hoạch công tác phải được xây dựng bởi một đội ngũ có đủ năng lực trình độ Có thể khẳng định đây là vấn đề cốt yếu của lập chương trình kế hoạch
-chương trình kế hoạch công tác được xây dựng với những nguyên tắc căn bản đặc thù, quán triệt các nguyên tắc trong xây dựng kế hoạch
5 Ý nghĩa, vai trò của cuộc họp, hội nghị trong hoạt động quản lí nhà nước Để tổ chức cuộc họp hội nghị có hiệu quả cần phải chú ý những điều gì?
- Hội nghị là hình thức hoạt động của cơ quan hoặc cuộc tiếp xúc có tổ chức và mục tiêu của một tập thể nhằm quyết định một vấn đề thuộc thẩm quyền hoặc thảo luận lấy ý kiến để tư vấn, kiến nghị
Trong hoạt động quản lý nhà nước các cuộc họp, hội nghị có vai trò rất quan trọng Về mục đích các cuộc họp, mục đích thường không phải lúc nào cũng giống nhau Do vậy, muốn có kết quả, mỗi cuộc họp đều phải được xác định mục đích thật rõ ràng
Trong điều kiện thiếu thủ tục hành chính hưũ hiệu và những văn bản pháp luật cần thiết hội họp có ý nghĩa, vai trò thiết thực đối với hiệu quả quản lý nhà nước
-tạo sự phối hợp hành động trong công việc, nâng cao tinh thần tập thể và tạo ra năng suất lao động cao
-phát huy sự tham gia rộng rãi vào các công việc của cơ quan, đơn vị
-khai thức trí tuệ của tập thể, tạo cơ hội cho mọi người đóng góp từng ý kiến sáng tạo của bản thân để xây dựng tổ chức vững chắc mạnh;
-phổ biến những tư tưởng, quan điểm mới, bàn bạc, thảo luận, tháo gỡ những khó khăn, uốn nắn sửa chữa những lệch lạc trong quá trình thực hiện nhiệm vụ;
-nếu tổ chức tốt trong nhiều trường hợp hội họp cũng có thể đem lại những lợi ích kinh tế đáng kể
-bảo đảm tính chính xác của các quyết định trong hoạt động quản lý có ý nghĩa trực tiếp đối với hiệu lực, hiệu quả quản lý
Hội họp có ý nghĩa vai trò trong quản lý nhà nước như thế nào phụ thuộc rất lớn vào vấn để cuộc họp họp, hội nghị được tổ chức điều hành có khoa học hay không? Đối với các cuộc họp, hội nghị muốn có kết quả chúng ta có thể nêu ra một số yêu cầu:
-các cuộc họp phải có nội dung mục đích rõ ràng phải trả lời xác đáng câu hỏi việc họp có phải là cần thiết Không nên tổ chức các cuộc họp với nội dung nghèo nàn không cần thiết
Trang 7Những cuộc họp như vậy sẽ làm lãng phí thời gian của người họp và tạo nên sự ỷ lại của người lãnh đạo, quản lý
-các cuộc họp cần được tổ chức với một cơ cấu hợp lý về thành phần tham dự Việc triệu tập thành phần tham dự không thích hợp có thể làm cho chất lượng cuộc họp bị hạ thấp đồng thời cũng sẽ gây tốn kém vô ích
-bảo đảm các yếu tố vật chất cần thiết cho cuộc họp, yếu tố này góp phần không nhỏ cho thành công của cuộc họp ở đây cần chú ý đầy đủ các yếu tố như: chỗ ngồi, chỗ họp nhóm, chỗ nghĩ giải lao, các phương tiện truyền tin…
-chương trình nghị sự được xây dựng khoa học, hợp lý
-các văn bản cần thông qua tại cuộc họp và các tài liệu cần thiết phải được chuẩn bị chu đáo
-nắm vững những yêu cầu chính trong quá trình thảo luận tại cuộc họp để không đi xa trọng tâm đã để ra
-cân đối thời gian cho cuộc họp, hội nghị
-dự tính, dự báo được các tình huống phát sinh trong cuộc họp, hội nghị
Kết quả của cuộc họp là sự tổng hợp của nhiều yếu tố trong đó kỹ năng điều hành của người điều khiển có một vai trò quan trọng
6 Công tác văn thư có ý nghĩa ntn trong hoạt động quản lí nhà nước Nội dung của công tác văn thư gồm những hoạt động gì?
Công văn của cục lưu trữ nhà nước số 55/cv/tccb ngày 01/03/1991 về hướng dẫn thực hiện quyết định số 24-ct của chủ tịch hội đồng bộ trưởng đã đưa ra quan điểm về công tác văn thư như sau: "công tác văn thư là toàn bộ quá trình xây dựng và ban hành văn bản, quá trình quản lý văn bản phục vụ cho yêu cầu quản lý của cơ quan Mục đích chính của công tác văn thư là bảo đảm thông tin cho quản lý Những tài liệu, văn kiện được soạn thảo quản lý và sử dụng theo các nguyên tắc của công tác văn thư là phương tiện thiết yếu bảo đảm cho hoạt động của các cơ quan có hiệu quả"
Đối với mọi cơ quan, tổ chức, công tác văn thư là hoạt động không thể thiếu được Làm tốt công tác văn thư sẽ bảo đảm cho hoạt động này có những ý nghĩa sau đây
-công tác văn thư đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của cơ quan giúp cho việc giải quyết mọi công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, có năng suất chất lượng đúng đường lối chính sách, đúng nguyên tắc chế độ
-công tác văn thư tốt sẽ bảo đảm giữ gìn bí mật của đảng và nhà nước, ngăn chặn việc sử dụng công văn, giấy tờ con dấu của cơ quan để làm những việc phi pháp
-công tác văn thư có nề nếp sẽ góp phần giảm bớt những công văn, giấy tờ không cần thiết, tiết kiệm được công sức và tiền của
Ngoài ra, công tác văn thư giúp cho việc giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu cần thiết có giá trị để phục vụ tra cứu giải quyết công việc trước mắt và nộp lưu trữ để nghiên cứu và sử dụng lâu dài
Trang 8nội dung của công tác văn thư bao gồm 3 nhóm công việc:
1-xây dựng và ban hành các văn bản:
-soạn thảo văn bản
-duyệt văn bản
-đánh máy, nhân bản
-ký, ban hành văn bản
2-tổ chức quản lý và giải quyết văn bản trong hoạt động của cơ quan:
-tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến
-tổ chức chuyển giao văn bản đi
-tổ chức giải quyết và quản lý văn bản nội bộ
-tổ chức giải quyết và quản lý văn bản mật
-tổ chức công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ
3-tổ chức quản lý và sử dụng con dấu:
-đóng dấu văn bản
-quản lý và bảo quản con dấu
7 Tài liệu lưu trữ là gì? Vai trò của tài liệu, lưu trữ trong quản lí nhà nước.
- Tài liệu lữu trữ là những vật mang tin dưới dạng giấy vải, vỏ cây, da thú hoặc dưới dạng hình ảnh, âm thanh được hình thành trong qúa trình hoạt động của cơ quan, cá nhân tiêu biểu có ý nghĩâ chính trị kinh tế, văn hoá, khoa học, lịch sử và các ý nghĩa khác được bảo quản trong các kho lưu trữ nhằm phục vụ cho những mục đích nhất định
Theo những mục đích và giáp độ tiếp cận khác nhau chúng ta có những tài liệu lưu trữ không giống nhau Cách tiếp cận chung những tài liệu lưu trữ có thể chia thành các loại: tài liệu hành chính là loại tài liệu phổ biến nhất
Tài liệu kỹ thuật là tài liệu được hình thành trong quá trình nghiên cứu khoa học, sản xuất của các cơ quan hoạt động khoa học, kinh doanh sản xuất gồm: tài liệu thiết kế, chế tạo máy, thiết kế xây dựng, tài liệu khí tượng thuỷ văn, trắc địa, thăm dò mỏ, địa chính
tài liệu phim ảnh, ghi âm: loại tài liệu này gồm âm bản dương bản của các cuốn phim của các cuốn phim, băng ghi hình, băng ghi âm có giá trị được bảo quản thống kê bằng phương pháp riêng, vì tài liệu này được chế tác bằng vật liệu riêng biệt
Tài liệu văn hoá, nghệ thuật: loài tài liệu này bao gồm các bản thảo, các bản nháp, các tác phẩm văn học nghệ thuật và các tài liệu khác về văn hoá nghệ thuật có giá trị
Tài liệu của cá nhân, gia đình dòng họ có giá trị như tài liệu lưu trữ quốc gia đó là tài liệu của các cá nhân, gia đình, dòng họ hình thành nên hoặc thu thập hoặc do cá nhân, gia đình, dòng họ đã tặng hoặc bán cho các cơ quan lưu trữ
tài liệu lưu trữ có vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý nhà nước
-tài liệu lưu trữ là nguồn cung cấp các thông tin, kinh nghiệm quản lý đã hình thành qua các giai đoạn cho quản lý nhà nước khắc phục những sai lầm trong quản lý
-tài liệu lưu trữ là căn cứ khoa học cho việc ban hành quyết định quản lý, giải quyết các
Trang 9công việc hàng ngày trong hoạt động quản lý.
-tài liệu lữu trưc là bằng chứng xác thực để đánh giá hoạt động của các cơ quan, các cá nhân trong thực tiễn quản lý nhà nước
8 Trình bày khái niệm và cách phân loại văn bản.
1 Khái niệm:
- Vb là phương tiện ghi lại và truyền đạt thông tin bằng 1 ngôn ngữ hay một kí hiệu nhất định Vb còn có thể gọi là vật mang tin, đc ghi âm bằng kí hiệu ngôn ngữ
- VB quản lí nhà nước là những quyết định quản lí của nhà nước bằng văn viết do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo đúng thể thức, trình tự nhất định, mang tính quyền lực đơn phương làm phát sinh các hệ quả quản lí
2 Phân loại:
- Vb qui phạm pháp luật: là các vb có tính pháp lí quan trọng nhất do cơ quan quyền lực nhà nước ban hành, áp dụng trong toàn dân Đó là các cơ sở pháp lí để ban hành các vb khác Vb này đc chia thành vb pháp luật và vb dưới luật mang tính chất luật
+ vb pháp luật: hiến pháp, luật
+ vb dưới luật mang tính chất luật: nghị quyết của quốc hội và pháp lệnh Nghị quyết của ủy ban thường vụ quốc hội, là quyết định của chủ tịch nước
- Vb pháp qui: nghị quyết, nghị định cảu chính phủ, quyết định, chỉ thị của thủ tướng chính phủ, quyết định, chỉ thị, thong tư của ngành Nghị quyết của HĐND các cấp, quyết định, chỉ thị của UBND các cấp
- Vb hành chính thong thường: công văn, báo cáo, thong báo, tờ trình, diễn văn, giấy
tờ, đơn thư, sổ sách,
- Vb chuyên môn kĩ thuật, là nhiều vb mang tính chuyên môn chỉ áp dụng trong một
số cơ quan và lĩnh vực
- Vb chuyển đổi: là những vb đi kèm với vb pháp qui > ko mang tính chất pháp qui Vd: các qui chế, nội qui, điều lệ, đc ban hành kèm theo 1 vb pháp qui như quyết định
- Vb cá biệt: là những qui định quản lí thành văn mang tính áp dụng pl do cơ quan công chức nhà nước có thẩm quyền ban hành nhằm đưa ra qui tắc xử sự riêng đối với 1 hay
1 nhóm cụ thể Vd lệnh, quyết định, chỉ thị,
9 Thư kí văn phòng là gì, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của người thư kí văn phòng.
- Kn: Thư kí vp là người thực hiện các công việc liêp quan đến công tác hỗ trợ quản lí, điều hành trong vp
- Chức năng:
Dựa trên cở sở chực năng vp, chức năng của người thư kí đc chia thành 2 nhóm
Trang 10- Các chức năng liên quan đến tổ chức thông tin: bao gồm việc xây dựng và ban hành
vb, tổ chức quản lí và giải quyết vb, kiểm tra việc thực hiện các qui định, chỉ thị của thủ trưởng,…
- Chức năng thuộc về công tác tổ chức hành chính: bao gồm việc tổ chức tiếp khách,
tổ chức hội nghị, chuẩn bị cho tổ trưởng đi công tác, tổ chức nhân sự
- Quyền hạn và nhiệm vụ của người thưu kí vp:
Dựa vào 2 nhóm cơ bản, nhiệm vụ có 2 dạng sau:
- Những nhiệm vụ thuộc về quan hệ cá nhân:
-tiếp khách đến liên hệ công tác với thủ trưởng và chuẩn bị các chuyến đi công tác của thủ trưởng
-giữ lien lạc vs thủ trưởng khi thủ trưởng đi công tác, hướng dẫn một cách khái quát công việc cho các cán bộ tham gia chuyến đi công tác Thu nhập và xử lí thong tin của chuyến đi công tác sau khi họ trở về
-làm khâu trung gian trong khâu quan hệ đói thoại vs thủ trưởng
-chuẩn bị triệu tập và ghi biên bản các cuộc họp, thảo luận do thủ trưởng triệu tập
- Nhiệm vụ thuộc về quan hệ vb:
-phân chia các bưu phẩm nhận đc cho các bộ phận thuộc quyền thủ trưởng
-chăm lo việc giao và vận chuyển vb giữa các bộ phận
-giải quyết việc trao đổi vb theo chỉ thị của thủ trưởng
-kiểm tra thể thức và tính hợp pháp đối vs những vb trình thủ trưởng
- Nhiệm vụ thuộc về tổ chức công việc:
-việc lập trình ngày, tháng, tuần của thủ trưởng
-thống kê và kiểm tra việc thực hiện các chỉ thị của thủ trưởng
-sắp xếp và tổ chức phòng làm việc của thủ trưởng
- Những nhiệm vụ khác:
Sắp xếp bảo quản vb, hồ sơ, báo cáo tổng quát các cuộc hội ý và hội thảo trong cơ quan, đơn vị tổ chức 1 số công việc, sự vụ có tính chất cá nhân có liên quan đến thủ
trưởng như phương tiện đi lại, trang phục, trang thiết bị vp,
10 Để người thư kí vp hoạt động có hiệu quả cần đòi hỏi những yếu tố gì?
Người thư kí đòi hỏi cần có những yếu tố sau:
- Phải có trình độ chuyên môn: người thư kí phải đc đào tạo phù hợp với lĩnh vực công tác Cũng cần có sự phân biệt giữa trình độ chuyên môn và học vấn 1 cán bộ có trình
độ học vấn cao chưa hẳn là người có trình độ chuyên môn phù hợp với công việc do đặc thù và yêu cầu nghề nghiệp, bên cạnh trình độ chuyên môn thì người thư kí đòi hỏi phải có khả năng đánh máy và tốc kí