BÁO cáo CHUYÊN đề 2 kỹ NĂNG văn PHÒNG

Khoa kế toán trường Đại học Tôn Đức Thắng đã tổ chức cho chúng em một đợt kiến tập về chuyên đề 2 “ Kỹ năng văn phòng ”.. Trong thời gian kiến tập 6 buổi tại trường THPT Tôn Đức Thắng, e

TỔNG LIÊN ĐOÀN LAO ĐỘNG VIỆT NAM TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÔN ĐỨC THẮNG

KHOA KẾ TOÁN

BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ 2

KỸ NĂNG VĂN PHÒNG

Giảng viên hướng dẫn: ThS Cao Thị Thanh Hiền Sinh viên thực hiện : Phạm Thị Quỳnh Phương MSSV : 21800635

Lớp : 18020161

Nha Trang, tháng 11, năm 2019

LỜI NÓI ĐẦU

Như chúng ta đã biết hành chính văn phòng là một bộ phận không thể thiếu trong các công

ty Công tác văn phòng càng tốt sẽ giúp cho công ty phát triển, một công ty vững chắc thì hành chính văn phòng là nền tảng chính cho sự vững chắc đó Kỹ năng văn phòng là kỹ năng mềm cần thiết đối với các sinh viên khi ngồi trong ghế nhà trường

Nhằm trang bị cho sinh viên có được những kiến thức và kỹ năng văn phòng tốt hơn Khoa

kế toán trường Đại học Tôn Đức Thắng đã tổ chức cho chúng em một đợt kiến tập về chuyên đề

2 “ Kỹ năng văn phòng ” Với mục đích là giúp cho sinh viên có cơ hội làm quen với doanh nghiệp, tìm hiểu về những tác phong, văn hóa khi làm tại doanh nghiệp Đây cũng là cơ hội để chúng em trau dồi thêm kiến thức và kỹ năng mềm cho mình

Được sự đồng ý của trường THPT Tôn Đức Thắng, em đã được tiếp nhận vào bộ phận văn thư và kế toán của trường

Trong thời gian kiến tập 6 buổi tại trường THPT Tôn Đức Thắng, em đã nhận được sự giúp

đỡ nhiệt tình từ các anh chị trong bộ phận văn thư để hoàn thành bài báo cáo này

Nội dung báo cáo gồm 3 phần:

Phần 1: Thông tin đơn vị kế toán

Phần 2: Những công việc thực hiện trong quá trình kiến tập

Phần 3: Những bài học kinh nghiệm nhận được và cảm nghĩ về quá trình kiến tập

Báo cáo này đã được hoàn thành dưới sự hướng dẫn của giáo viên bộ môn, ban lãnh đạo cùng các nhân viên trong bộ phần của trường

LỜI CẢM ƠN

Đầu tiên em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến trường THPT Tôn Đức Thắng, phòng ban Kế Toán, phòng Văn thư, các anh chị đã trực tiếp hướng dẫn, giúp đỡ em trong sáu buổi kiến tập vừa qua

Đồng thời, em xin chân thành cảm ơn tới Khoa Kế Toán trường Đại dọc Tôn Đức Thắng đã tạo điều kiện cho em và các bạn sinh viên của Khoa có cơ hội được tiếp cận thực tế doanh nghiệp Đặc biệt em xin cảm ơn cô Cao Thị Thanh Hiền đã hướng dẫn tận tình những kiến thức

và kinh nghiệm để em hoàn thành bài báo cáo này

Trong quá trình kiến tập tại trường đã giúp em mở mang tầm nhìn và giúp em có thêm nhiều kiến thức và kỹ năng văn phòng, tạo tiền đề cho sự phát triển công việc trong tương lai

Vì thời gian kiến tập không nhiều và cũng là lần đầu tiên tiếp xúc với doanh nghiệp nên trong quá trình làm bài báo cáo có nhiều sai sót, rất mong thầy cô bỏ qua Đồng thời do kinh nghiệm viết bài còn hạn chế nên bài báo cáo không tránh khỏi những thiếu sót Em rất mong nhận được

sự đóng góp ý kiến của thầy cô để em có thể học thêm nhiều kinh nghiệm và sẽ hoàn thành tốt bài báo cáo vào các dịp sắp tới

Em xin chân thành cảm ơn!

MỤC LỤC

CHƯƠNG 1: THÔNG TIN VỀ ĐƠN VỊ KIẾN TẬP 1

1.1 Giới thiệu về đơn vị kiến tập 1

1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển 1

1.1.2 Sơ đồ tổ chức 2

1.2 Giới thiệu về bộ phận kiến tập 2

CHƯƠNG 2: NHỮNG CÔNG VIỆC THỰC HIỆN TRONG QUÁ TRÌNH KIẾN TẬP 3

2.1 Tác phong văn phòng 3

2.1.1 Quy định của trường về trang phục và thời gian làm việc 3

2.1.2 Các quy định khác của trường 3

2.2 Thực trạng công tác hành chính 3

2.2.1 Ngày 11/11/2019 3

2.2.2 Ngày 12/11/2019 5

CHƯƠNG 3: NHỮNG BÀI HỌC KINH NGHIỆM NHẬN ĐƯỢC VÀ NÊU CẢM NGHĨ VỀ QUÁ TRÌNH KIẾN TẬP 8

3.1 Bài học kinh nghiệm 8

3.2 Cảm nghĩ về quá trình kiến tập 8

CHƯƠNG 1: THÔNG TIN VỀ ĐƠN VỊ KIẾN TẬP

1.1 Giới thiệu về đơn vị kiến tập

1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển

- Trường THPT Tôn Đức Thắng được thành lập vào ngày 26 tháng 6 năm 2012, trên cơ sở tách

ra từ trường THPT Lê Hoàn

- Địa điểm trụ sở nhà trường: Thôn Thống nhất, xã IaDin, huyện Đức cơ, tỉnh Gia Lai

- Những đặc điểm chính vủa đơn vị:

+ Nhà trường nằm cách xa trung tâm huyện, có điều kiện kinh tế văn hóa xã hội còn nhiều khó khăn nên công tác giáo dục còn nhiều hạn chế Mặc dù còn nhiều khó khăn về kinh tế nhưng nhà trường vẫn luôn quan tâm và tạo điều kiện đảm bảo cho con em tại địa phương học tâp trong bậc trung học phổ thông Góp phần nâng cao trí thức cho con em địa phương nói chung và góp phần phát triển nền giáo dục tại địa phương nói riêng

+ Nhà trường có diện tích 2,4 ha Hiện tại thì cơ sở vật chất còn nhiều khó khăn nhưng nó đang từng bước phát triển và được cải tiến hơn Nhà trường luôn được sự quan tâm về đầu tư của Tỉnh và Bộ Giáo dục và Đào tạo trong việc xây dựng cơ sở vật chất, tăng cường trang thiết bị dạy học để đảm bảo cho các hoạt động phục vụ cho học sinh

- Cơ cấu tổ chức nhà trường:

+ Nhà trường chia làm 3 bộ phận: chuyên môn, thi đua nề nếp – an ninh học đường, bộ phận CSVC-TBDH

+ Có 3 tổ chuyên môn chính: Tổ tự nhiên, tổ xã hội, tổ văn phòng

+ Tổng số cán bộ giáo viên của trường hiện có 28 giáo viên với 2 cán bộ quản lý, 20 giáo viên, 6 nhân viên Trong đó có 100% cán bộ quản lý và giáo viên có trình độ Đại học, trong đó

có 04 thạc sĩ Trong 06 nhân viên có 01 trình độ Đại học, 02 Cao đẳng

+ Chi bộ nhà trường thành lập từ tháng 8 năm 2012 trực thuộc Huyện ủy Đức Cơ , hiện nay

có 11 Đảng viên Công đoàn cơ sở và Đoàn TNCS HCM nhà trường đã được thành lập vào tháng

8 năm 2012 và hoạt động theo đúng quy định

- Chức năng và nhiệm vụ:

Nhà trường được giao thực hiện nhiệm vụ giáo dục trung học đối với học sinh cư trú trên địa bàn xã IaDin, xã IaLang và xã IaKrel nằm dọc trên quốc lộ 19

1

1.1.2 Sơ đồ tổ chức

- Ban Giám hiệu

+ Hiệu trưởng: Trần Văn Lượng

+ Phó hiệu trưởng: Võ Minh Trí

- BCH Công Đoàn

- Tổ văn phòng

- Ban thường trực hội phụ huynh học sinh

- Chi bộ Đảng

- Đoàn thanh niên

- Tổ chuyên môn

1.2 Giới thiệu về bộ phận kiến tập

- Tên văn phòng: Phòng kế toán và phòng văn thư

- Kế toán trưởng: Phạm Thị Hằng

- Trưởng phòng văn thư: Nguyễn Thị Hương

- Nhiệm vụ của phòng kế toán:

+ Lưu trữ và xử lý dữ liệu

+ Hoạch toán các nhiệm vụ kinh tế để đảm bảo phục vụ tốt cho hoạt động kinh tế của trường

+ Tham gia trực tiếp việc quản lý tài chính, các khoản vay của đơn vị

- Nhiệm vụ của phòng Văn thư:

+ Lưu trữ hồ sơ

+ Quản lý công văn đến và công văn đi, lập hồ sơ và lưu trữ theo đúng quy định

+ Quản lý và sử dụng con dấu theo đúng quy định

+ Thực hiện các chế độ báo cáo, báo cáo thống kê về công tác lưu trữ tài liệu

+ Bảo đảm bí mật, an toàn hồ sơ, tài liệu.

2

CHƯƠNG 2: NHỮNG CÔNG VIỆC THỰC HIỆN TRONG QUÁ TRÌNH KIẾN TẬP

2.1 Tác phong văn phòng

2.1.1 Quy định của trường về trang phục và thời gian làm việc

- Trang phục:

+ Vào thứ 2 và thứ 6 giáo viên nữ mặc đồng phục là áo dài truyền thống, các ngày còn lại trong tuần mặc áo sơ mi quần tây hoặc chân váy công sở

+ Đối với giáo viên nam, mặc áo sơ mi quần tây đóng thùng

+ Không được mặc áo thun quần jean khi đi làm

+ Đeo thẻ nhân viên

- Thời gian làm việc: Từ thứ 2 đến thứ 7

+ Sáng: từ 7h - 11h

+ Chiều: từ 13h - 17h

2.1.2 Các quy định khác của trường

- Đi làm đúng giờ, không tụ tập nói chuyện, làm việc nghiêm túc

- Chấp hành các nội quy và kỷ luật, trung thực và có tinh thần trách nhiệm cao

- Không gian lận và phải luôn minh bạch trong mọi trường hợp

- Hết giờ làm việc phải tắt các thiết bị và kiểm tra để đảm bảo an toàn

- Không được để lộ thông tin ra bên ngoài

2.2 Thực trạng công tác hành chính

2.2.1 Ngày 11/11/2019

- Xem hóa đơn chứng từ:

3

Hình 1.1: Hóa đơn bán hàng Hình 1.2: Giấy rút dự toán ngân sách

- Sắp xếp tài liệu theo các tháng và theo các năm, phân loại tài liệu

4

- Xem phần mềm kế toán MISA Những ưu việt của phần mềm kế toán Misa:

+ Tức thời nắm bắt tình hình tài chính kế toán

+ Nhận hóa đơn điện tử Tự động hạch toán vào sổ sách, tiết kiệm tới 80% thời nhập dữ liệu + Tự động hóa viêc lập báo cáo tài chính, tự kiểm tra, đối chiếu sổ sách, báo cáo

+ Xuất hóa đơn chứng từ điện tử ngay trên phần mềm kế toán

+ Giao dịch ngân hàng trực tuyến trên phần mềm kế toán

+ Đáp ứng đầy đủ các mẫu báo cáo và tự động tổng hợp số liệu

2.2.2 Ngày 12/11/2019

- Học cách tính bảng lương

Hình 1.4: Bảng lương tháng 03 năm 2019

Tiền lương tháng = (Hệ số lương + hệ số chức vụ + hệ số phụ cấp khác) × 1490000

5

- Cách sử dụng máy photo:

Hình 1.5: Máy Photocoppy SHARP

+ Bước 1: Đặt giấy A4 vào vào khay đựng giấy theo chiều ngang

+ Bước 2: Đặt tài liệu vào khay ( mặt chữ đặt ngửa lên)

+ Bước 3: Chọn số bản muốn photo

+ Bước 4: Nhấn phím 2-SIDED COPY sau đó dùng phím ARROW ( mũi tên bốn chiều để chọn)

 Copy 2 tờ 1 mặt -> 1 tờ 2 mặt

 Copy 1 tờ 2 mặt -> 2 tờ 2 mặt

 Copy 1 tờ 2 mặt -> 2 tờ 1 mặt

6

+Bước 5: Nhấn phím OK.

+ Bước 6: Nhấn phím START

- Cách sử dụng máy in

Hình 1.4: Máy in Canon

+ Bước 1: Cài đặt máy in với máy chủ

+ Bước 2: Thiết lập quyền chia sẻ máy in với các máy còn lại

 Star -> Control Panlel -> Printers and Device or Printers and Faxes

 Chọn thiết bị máy in -> bấm chuột phải chọn Sharing -> tích vào ô Share this Printer -> Apply -> OK

+ Bước 3: Kết nối hệ thống máy tính với máy in

 Kết nối mạng nội bộ -> Control panel -> Printer and davices -> And a netword + Bước 4: Tiến hành in tài liệu

 Mở file -> nhấn Ctrl + P -> OK

7

CHƯƠNG 3: NHỮNG BÀI HỌC KINH NGHIỆM NHẬN ĐƯỢC VÀ NÊU CẢM NGHĨ VỀ QUÁ TRÌNH KIẾN TẬP

3.1 Bài học kinh nghiệm

Kiến tập là quá trình chuyển giao giữa môi trường học tập với môi trường xã hội thực tiễn, tạo điều kiện cho em được cọ xát với thực tế Đợt kiến tập tại trường THPT Tôn Đức Thắng vừa qua em đã học được những kinh nghiệm như sau:

- Được làm việc trong một môi trường năng động, thân thiện và chuyên nghiệp

- Được sự hướng dẫn nhiệt tình và chia sẻ kinh nghiệm từ chị Phạm Thị Hằng, em đã học được nhiều kiến thức về kỹ năng văn phòng cũng như kiến thức về kế toán

- Biết được tác phong, văn hóa làm việc tại trường, biết được cách sử dụng của một số máy móc trang thiết bị văn phòng

3.2 Cảm nghĩ về quá trình kiến tập

Trong quá trình kiến tập tại trường THPT Tôn đức thắng vừa qua, tuy thời gian hạn hẹp nhưng em đã học được rất nhiều về các kỹ năng và nghiệp vụ văn phòng Trong thời gian kiến tập em đã biết cách chủ động về thời gian làm việc và chủ động làm quen với mọi người

đã giúp em hòa nhập nhanh hơn với môi trường mới Là một sinh viên chỉ được trau dồi kiến thức trên mặt lý thuyết nay có điều kiện được cọ xát với môi trường thực tế đã giúp em có thể

áp dụng những kiến thức đã học trong ghế nhà trường Đặc biệt được kiến tập trong môi trường năng động và chuyên nghiệp như trường THPT Tôn Đức Thắng, em đã nhận thấy rất nhiều điều mới lạ và bổ ích, đã trau dồi và rèn luyện thêm nhiều kỹ năng mềm cho bản thân Trong quá trình làm việc đã giúp em nhìn thấy những khuyết điểm của bản thân để có thể tiếp tục hoàn thiện tốt hơn

Đồng thời với sự giúp của những anh chị trong trường, em đã có được những bài học quý giá và kinh nghiệm làm việc Có thể làm việc trong một môi trường chuyên nghiệp như vậy, bản thân em cảm thấy có rất nhiều khó khăn cũng như những lo lắng Nhưng với sự giúp đỡ nhiệt tình và sự thân thiện của nhân viên trong trường như đã tiếp thêm động lực để em có thể vượt qua những áp lực trong công việc Trong sáu buổi kiến tập tại tường, em cảm thấy mình có nhiều khuyết điểm mà em cần khắc phục sau chuyến kiến tập này Em cần phải học cách sắp xếp thời gian làm việc sao cho hiệu quả, cần phải bổ sung thêm nhiều kiến thức về văn phòng Bên cạnh đó em cũng đã có thêm hiểu biết về tác phong văn hóa, nề nếp, phong cách làm việc của một nhân viên văn phòng sẽ cần làm những gì

Hoàn thành đợt kiên tập là một hành trang quý báu để em vững bước trên con đường tương lai của chính mình Bước ngoặc này sẽ giúp em cảm thấy tự tin hơn về các chuyến thực tập sau này

8

Một lần nữa em xin cảm ơn tới trường THPT Tôn Đức Thắng đã tạo điều kiện để em được trải nghiệm thực tế Em xin chân thành cảm ơn tới cô Cao THị Thanh Hiền, chị Phạm Thị Hằng đã tận tình hướng dẫn em để em hoàn thành thời gian kiến tập này.

9