Câu 1: Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác văn phòng.(Chương 1) Câu 2: Chức năng và nhiệm vụ của văn phòng doanh nghiệp (Chương 2) Câu 3: Chức năng và nhiệm vụ của thư ký văn phòng (Chương 3) Câu 4: Vai trò của thông tin trong tổ chức, doanh nghiệp (Chương 4) Câu 5: Hãy nêu các nguyên nhân làm lãng phí thời gian trong công tác văn phòng (Chương 5) Câu 6: Những nguyên tắc cơ bản của hoạt động lễ tân cơ quan doanh nghiệp (Chương 6) Câu 8: Các hoạt động hoạch định sắp xếp chuyến công tác xa cho thủ trưởng (Chương 8) Câu 9: Nguyên tắc đóng dấu lên văn bản (Chương 9) Câu 10: Ý nghĩa của công tác văn thư (Chương 9) Câu 11: Tiếp nhận,đăng ký văn bản đến các cơ quan doanh nghiệp (Chương 9) Câu 12: Các yêu cầu của công tác lưu trữ (Chương 10) Câu 13: Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ (Chương 10) Câu 14: Đặc điểm của văn bản quản lý nhà nước (Chương 11) Câu 15: Các chức năng của văn bản quản lý (Chương 11) Câu 16: Ý nghĩa, tác dụng của thể thức văn bản quản lý nhà nước (Chương 11) Câu 17: Nêu các yêu cầu trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý (Chương 11) Câu 18: Nêu các bước khi soạn thảo văn bản hành chính (Chương 11) Câu 19: Các yêu cầu khi soạn thảo một báo cáo (Chương 12)
Trang 1QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
Câu 1: Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác văn phòng.(Chương 1)
Hoạt động của văn phòng chịu ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố bên trong và bên ngoài:
- Yếu tố bên ngoài
+ Điều kiện tự nhiên: gồm các yếu tố địa lý, khí hậu, thủy văn, các nguồn tài nguyên thiên nhiên
của mỗi quốc gia, mỗi vùng, mỗi địa phương… Điều kiện ảnh hưởng ở các phương diện: lựa chọn địa điểm, xác định ngành, lĩnh vực hoạt động, các chi phí khắc phục rủi ro Yếu tố này giúp cho công việc văn phòng có hiệu quả, phát huy tác dụng và ngược lại
+ Điều kiện chính trị, pháp lý: nhà nước quản lý vĩ mô thông qua các công cụ định hướng, chính
sách, chế độ Nếu định hướng đúng công cụ hữu hiệu sẽ làm thúc đẩy công tác văn phòng Những công cụ mang tính chất pháp lý vừa bảo vệ, giúp cho hoạt động của các cơ quan, là căn
cứ văn phòng xây dựng nội quy, quy chế nhằm thống nhất mọi hoạt động của cơ quan
+ Điều kiện kinh tế: Sự tăng trưởng kinh tế có thể tạo ra thuận lợi, khó khăn cho văn phòng Sự
phát triển kinh tế theo hướng hội nhậpđã tác động to lớn đến cơ cấu tổ chức, nội dung, phương pháp thực hiện công tác văn phòng
+ Điều kiện xã hội: gồm trình độ dân trí, tập quán, truyền thống văn hóa, quan niệm đạo đức,
tình hình bảo đảm trật tự, an ninh xã hội Những yếu tố đó ảnh hưởng đến nội dung nhiệm vụ
và những yêu cầu khi thực hiện nhiệm vụ của quản trị viên văn phòng
+ Khoa học kĩ thuật: Sự phát triển mạnh mẽ của KH-KT ảnh hưởng rõ rệt đến công tác văn
phòng Đặc biệt, sự phát triển công nghệ thông tin làm thay đổi nội dung, hình thức và phương pháp nghiệp vụ thông tin cơ bản của văn phòng
- Yếu tố bên trong: ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động của văn phòng
+ Quy mô và cơ cấu tổ chức của cơ quan đơn vị: ảnh hưởng đến nội dung, nhiệm vụ cụ thể của
văn phòng Vì cơ quan có quy mô càng lớn thì càng có nhiều bộ phận hoạt động văn phòng, thì công việc văn phòng ngày càng phức tạp
+ Yếu tố con người: mọi hoạt động của văn phòng đều trực tiếp, gián tiếp liên quan đến yếu tố
con người Mọi người trong cơ quan đều có sự hiểu biết thì văn phòng sẽ thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình
+ Quy chế hoạt động của cơ quan đơn vị: là quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, trách
nhiệm của từng bộ phận, cá nhân với nhau Quy chế hoạt động ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức
và nhiệm vụ
+ Cơ sở vật chất kỹ thuật: hiện đại đầy đủ sẽ góp phần bảo vệ sức khỏe cho cán bộ văn phòng.
Câu 2: Chức năng và nhiệm vụ của văn phòng doanh nghiệp (Chương 2)
- Chức năng: xử lý thông tin yểm trợ hành chính giúp cho hội đồng quản trị và tổng giám đốc
(TGĐ) (giám đốc (GDD)) quản lý điều hành mọi hoạt động doanh nghiệp
+ Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác thường kỳ của doanh nghiệp Xây dựng kế hoạch, lịch công tác của HĐQT, TGĐ (GĐ) Theo dõi, đôn đốc đơn vị thực hiện chương trình kế hoạch công tác
+ Thu nhập , tổng hợp, cung cấp thông tin chính xác, kịp thời cho công tác quản lý, điều hành của HĐQT và TGĐ (GĐ)
+ Truyền đạt nghị quyết của HĐQT, các QĐ, chỉ thị của TGĐ (GĐ) cho mọi người, bộ phận doanh nghiệp
+ Biên tập báo cáo thường kỳ và các văn bản khác của doanh nghiệp được HĐQT và TGĐ (GĐ) giao
+ Thực hiện công tác hành chính văn thư, lưu giữ
+ Chuẩn bị tổ chức các cuộc họp của HĐQT, lãnh đạo DN, và chuyến đi công tác của lãnh đạo
Trang 2+ Thực hiện công tác bảo vệ
+ Bảo đảm các yếu tố vật chất cho HĐQT, lãnh đạo DN, cơ quan DN làm việc
+ Phối hợp công đoàn chăm lo đời sống vật chất cho cán bộ nhân viên
Câu 3: Chức năng và nhiệm vụ của thư ký văn phòng (Chương 3)
- Chức năng:
+ Liên quan đến văn bản đi, đến, đăng ký văn bản, dự thảo các văn bản kiểm tra việc thi hành các chỉ thị, quyết định của thủ trưởng
+ Liên quan đến tổ chức tiếp khách, hội họp, đàm thoại, chuẩn bị các công tác của thủ trưởng và đảm bảo các điều kiện vật chất cho đơn vị, tổ chức
+ Vào sổ và gửi văn bản đến – đi
+ Soạn thảo, đánh máy, in các văn bản trao đổi của thủ trưởng
+ Kiểm tra thể thức văn bản và trình ký
+ Lập công tác hàng ngày, tuần, tháng của thủ trưởng
+ Kiểm tra, báo cáo việc thực hiện chỉ thị, quyết định của thủ trưởng
+ Chuẩn bị các chuyến đi công tác và tiếp khách của thủ trưởng
+ Chuẩn bị, triệu tập và ghi chép biên bản cuộc họp trao đổi của thủ trưởng
+ Sắp xếp, bảo quản các văn bản, hồ sơ, giải quyết các thủ tục hành chính, đảm bảo điều kiện cơ
sở vật chất cho hoạt động của thủ trưởng
Câu 4: Vai trò của thông tin trong tổ chức, doanh nghiệp (Chương 4)
- Thông tin là phương tiện để thống nhất mọi hoạt động tổ chức
- Thông tin là cơ sở để các nhà quản trị ban hành các quyết định một cách đúng đắn
- Thông tin là phương tiện để gắn hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị với môi trường bên ngoài
- Thông tin là phương tiện đặc trưng cho hoạt động quản lý
Câu 5: Hãy nêu các nguyên nhân làm lãng phí thời gian trong công tác văn phòng (Chương 5)
- Thiếu kỹ năng gọi điện thoại: nói dài, thiếu sự chuẩn bị
- Thiếu kỹ năng hội họp: kéo dài, không có kế hoạch, kỹ năng điều hành kém
- Thiếu kỹ năng ủy nhiệm: không chặt chẽ, không chu đáo dẫn đến thiếu trách nhiệm khi có sự vụ
- Công việc bị ngắt quãng: các cuộc thăm viếng, xã giao, tiếp khách; các câu hỏi của nhân viên
- Trì hoãn một công việc đến khi cần
- Vùi đầu vào giấy tờ
- Không biết từ chối một việc không mấy can hệ
- Lựa chọn biện pháp truyền thông không phù hợp
- Cầu toàn, làm lấy được, bất chấp thời gian
- Tổ chức, công việc văn phòng kém: bàn giấy ngổn ngang, bừa bộn; đọc tài liệu quá chậm, không biết cách đọc nhanh
Câu 6: Những nguyên tắc cơ bản của hoạt động lễ tân cơ quan doanh nghiệp (Chương 6)
- Tuân thủ các quy định, tập quán, thông lệ quốc tế
- Tôn trọng những quy định, tập quán, tập tục của từng quốc gia
- Tôn trọng những tập quán, phong tục của từng địa phương, vùng
- Thực hiện nguyên tắc bình đẳng, hợp tác cùng có lợi
- Lịch sự, nghiêm túc trong mọi khâu, tạo điều kiện thuận lợi cho khách
Câu 8: Các hoạt động hoạch định sắp xếp chuyến công tác xa cho thủ trưởng (Chương 8)
- Xây dựng chương trình cho chuyến đi công tác: xác định mục đích, nọi dung, số người tham gia, địa điểm đến, ngày tháng bắt đầu kết thúc, phương tiện…
Trang 3- Giải quyết các thủ tục giấy tờ: quyết định cử đi công tác,giấy giới thiêu, giấy đi đường, giấy phép xuất cảnh hộ chiếu bảo hiểm, chứng minh nhân dân, các giấy tờ về chức danh khoa học chính trị
- Chuẩn bị phiên tiện đi lại cho đoàn: chế độ tiêu chuẩn của các thành viên, bảng giờ đi đến, giá
vé, độ dài quảng đường,
- Liên hệ với nơi đoàn kết để chuẩn bị điều kiện ăn, nghỉ và làm việc
- Chuẩn bị giấy tờ, tài liệu
- Chuẩn bị kinh phí
- Lên kế hoạch đảm nhận trách nhiệm ở nhà
- Kiểm tra chuyến đi phút chót
Câu 9: Nguyên tắc đóng dấu lên văn bản (Chương 9)
- Chỉ đóng lên VB, giấy tờ khi có chữ ký của cấp có thẩm quyền
- Đóng rõ ràng, ngay ngắn từ 1/3 đến ¼ chữ ký về phía bên trái Đóng dấu ngược mờ, phải hủy
VB làm lại VB khác
- Chỉ người được giao giữ dấu mới được phép trực tiếp đóng dấu vào VB
- Dấu của cơ quan chỉ được đóng vào VB do cơ quan xây dựng và ban hành
- Đối với cơ quan nhà nước, không đóng dấu vào ngoài giờ hành chính Trường hợp đặc biệt do thủ trưởng cơ quan cho phép
Câu 10: Ý nghĩa của công tác văn thư (Chương 9)
- Đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ những thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý, điều hành
- Đảm bảo thông tin cho hoạt động của tổ chức vừa có chức năng truyền đạt, phổ biến thông tin bằng văn bản
- Giải quyết công việc của tổ chức một cách nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, chế độ, giữ gìn bí mật quốc gia, hạn chế quan liêu giấy tờ
- Đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của tổ chức Nội dung của tài liệu hình thành và được nhận trong quá trình giải quyết công việc phản ánh chính xác, chân thực
- Đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ tài liệu tạo điều kiện tốt cho công tác lưu trữ
Câu 11: Tiếp nhận,đăng ký văn bản đến các cơ quan doanh nghiệp (Chương 9)
- Tiếp nhận văn bản đến
- Phân loại hồ sơ, bóc bì văn bản đến
- Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến
- Đăng kí văn bản đến
Lưu ý: Phân tích sau vào mỗi ý, tự hiểu
Câu 12: Các yêu cầu của công tác lưu trữ (Chương 10)
- Tính khoa học: đảm bảo an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả các tài liệu lưu trữ các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ cần phải tiến hành theo phương pháp khoa học Phải thường xuyên nghiên cứu lý luận và thực tiễn, ứng dụng những thành quả của KH-KT vào hoàn cảnh thực tế của đât nước
- Tính cơ mật: tài liệu lưu trữ chứa đựng những bí mật nhà nước, kẻ thù dung nhiều thủ đoạn để đánh cấp, đánh tráo khai thác những tài liệu này để phục vụ cho mưu đồ phá hoại chúng Công tác lưu trữ luôn cảnh giác giữ đúng nguyên tắc để đảm bảo bí mật quốc gia
Câu 13: Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ (Chương 10)
- Nhân tố phá hoại tài liệu lưu trữ
+ Nhân tố tự nhiên: độ ẩm, nhiệt độ, ánh sáng, trực tiếp phá hoại đến tài liệu Nước ta khí hậu nóng ẩm, nhiệt độ và độ ẩm cao, côn trùng sản sinh nhanh Nó là những khó khan cho việc bảo quản
Trang 4+ Nhân tố con người: kẻ địch phá hoại, kẻ gian lấy cắp, sự cẩu thả thiếu trách nhiệm của nhân viên,sử dụng tài liệu chấp hành không đúng về cách bảo quản
+ Các nhân tố thuộc về hóa học: Các hóa chất trong quá trình bảo quản, các chất xâm nhập từ môi trường ô nhiễm bên ngoài vào tài liệu
- Thiết bị và chế độ bảo quản tài liệu lưu trữ
+ Phòng lưu trữ phải khô ráo, sạch sẽ, xa ao hồ, cống rãnh, mạch nước ngầm Nơi để tài liệu cách biệt các phòng khác Kho phải đầy đủ các thiết bị cho công tác bảo quản
+ Phải để tài liệu trong hộp kín và xếp lên giá tủ
+ Phải có ghi biên bản khi giao nhận tài liệu
+ Nội quy thực hiện phòng cháy chữa cháy nghiêm ngặt
Câu 14: Đặc điểm của văn bản quản lý nhà nước (Chương 11)
- Được ban hành bởi cơ quan nhà nước, dưới danh nghĩa cơ quan hoặc người đứng đầu cơ quan
- Là phương tiện phục vụ hoạt động quản lý nhà nước của các cơ quan thể hiện ý chí của giai cấp nắm quyền lãnh đạo và mang tính quyền lực đơn phương
- Việc ban hành văn bản quản lý nhà nước phải tuân thủ đúng thể thức, thủ tục, trình tự do pháp luật quy định
- Việc ban hành văn bản quản lý nhà nước được cơ quan nhà nước đặt ra và áp dụng các biện pháp đảm bảo thực hiện theo quy định của pháp luật
Câu 15: Các chức năng của văn bản quản lý (Chương 11)
- Chức năng thông tin
+ Ghi lại các thông tin quản lý
+ Giúp cho cơ quan thu nhận thông tin cần cho hoạt động quản lý
+ Giúp các cơ quan xử lý, đánh giá các thông tin thu được thông qua hệ thống truyền đạt thông tin khác
- Chức năng pháp lý:
+ Các văn bản quy phạm pháp luật ghi lại các quy phạm pháp luật, các quan hệ về mặt pháp luật tồn tại trong xã hội ở mỗi kỳ Là cơ sở pháp lý để điều chỉnh quan hệ xã hội
+ Là cơ sở pháp lý cho hoạt động của các cơ quan, tổ chức Văn bản là cơ sở xây dựng hệ thống pháp luật, tạo ra hành lang pháp lý cho hoạt động của các cơ quan tổ chức
- Chức năng quản lý:
+ Thu nhập và truyền đạt thông tin
+ truyền đạt các quyết định quản lý tới đối tượng thực hiện, tham gia vào tổ chức thực hiện quyết định
+ Là phương tiện hữu hiệu để phối hợp, kiểm tra, đánh giá hiệu quả hoạt động quản lý
- Chức năng văn hóa:
+ Là sản phẩm sáng tạo của con người được hình thành trong quá trình lao động
+ Giúp con người ghi chép, lưu trữ và truyền bá các truyền thống văn hóa qua các thời kỳ, thế hệ + Văn bản quản lý những định chế cơ bản của nếp sống, nền văn hóa trong từng thời kỳ khác
nhau
- Chức năng xã hội:
+ Thể hiện cách thức đề cập, giải quyết những vấn đề xã hội khác nhau
+ Có tác dụng tích cực trong việc xây dựng, giữ gìn các định chế xã hội, phù hợp nhu cầu của sự tiến bộ chung
+ Góp phần thúc đẩy hoặc kìm hãm sự phát triển của xã hội ở mỗi giai đoạn khác nhau
Câu 16: Ý nghĩa, tác dụng của thể thức văn bản quản lý nhà nước (Chương 11)
- Đảm bảo kỷ cương và sự thống nhất trong việc soạn thảo và ban hành văn bản
- Đảm bảo tính chân thực và hiệu lực pháp lí của văn bản
- Thể hiện quyền uy và trách nhiệm của cơ quan ban hành và người ký văn bản
Trang 5- Nâng cao hiệu suất, chất lượng văn bản và tính thẩm mĩ của văn bản ban hành
- Tạo điều kiện cho việc quản lí, giải quyết văn bản và lập hồ sơ, giao nộp vào lưu trữ cơ quan
Câu 17: Nêu các yêu cầu trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý (Chương 11)
- Bảo đảm tính mục đích:
+ Nội dung phù hợp với đường lối của Đảng
+ Đáp ứng nhiệm vụ chính trị của đất nước, từng địa phương trong từng giai đoạn cách mạng + Phản ánh đúng đắn đầy đủ lợi ích nguyện vọng của nhân dân lao động, được nhân dân ủng hộ
và thực hiện
- Bảo đảm tính khoa học:
+ Về nội dung:
• Đủ lượng thông tin quy phạm và thông tin thực tế cần thiết
• Các dữ kiện, số liệu phải chính xác và có giá trị hiện thời, không sử dụng thông tin cũ
• Nội dung phải phù hợp với sự vận động các quy luật khách quan và xu thể thời đại
• Các vẫn đề phải rõ rang tránh bị hiểu nhần + Về hình thức:
• Logic về nội dung: nhất quán về chủ đề, bố cục chặt chẽ
• Thể thức văn bản theo quy định
• Thống nhất với các văn bản khác
- Đảm bảo tính quy phạm:
+ Những điều kiện , hoàn cảnh và chủ thể mà nhà nước cần tác động
+ Khách quan, phi cá tính: không tự ý đưa quan điểm riêng
- Đảm bảo tính đại chúng:
+ Chính xác, rõ rang dễ hiểu dễ nhớ, phù hợp với trình độ dân trí, bảo đảm đến mức tối đa tính phổ cập
+ Sử dụng ngôn ngữ phổ thông quen thuộc đều có thể hiểu và thực hiện đúng, cần hạn chế việc sử dụng các từ ngữ nước ngoài
- Bảo đảm tính khả thi:
+ Có khả năng thực hiện trên thực tế
lập nhiệm vụ của họ
Câu 18: Nêu các bước khi soạn thảo văn bản hành chính (Chương 11)
- Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo
+ Phân công soạn thảo
+ Đơn vị cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo
- Bước 2:Xây dựng dự thảo văn bản phù hợp với hình thức, thể thức văn bản theo quy định Nhà nước
+ Viết bản thảo
+ Xin ý kiến góp ý cho bản thảo
+ Tổng hợp ý kiến góp ý(nếu có) và hoàn thành chỉnh thảo
- Bước 3: Duyệt văn bản
- Bước 4: Hoàn thiện thể thức và làm thủ tục ban hành
Lưu ý: Các bước nói nội dung tự hiểu
Câu 19: Các yêu cầu khi soạn thảo một báo cáo (Chương 12)
Phải bảo đảm trung thực, chính xác:
- Phản ánh đúng sự thật khách quan, nêu đúng ưu điểm, khuyết điểm, thuận lợi, khó khăn, việc
đã giải quyết, việc còn tồn đọng, không được hư cấu hoặc chủ quan duy ý chí
- Người soạn thảo không được thêm bớt ,bóp méo sự thật
Trang 6Bảo đảm tính kịp thời: Báo cáo chậm trễ làm cho lãnh đạo không nắm được thông tin từ
cấp dưới, dẫn đến hậu quả không thể ứng phó kịp thời, nhanh nhạy với tình hình để có những quyết định và mệnh lệnh chính xác
Cụ thể có trọng tâm ,trọng điểm: phải đầu tư thời gian, chọn lọc các số liệu và sự kiện về
các vấn đề thuộc chức năng nhiệm vụ chính yếu của tổ chức mình để đưa vào báo cáo; Một bản báo cáo chỉ thuần túy thống kê sự việc mà không rút ra được những kinh nghiệm, bài học gì thì
đó là báo cáo kém chất lượng, hiệu quả; Cần xuất phát từ mục đích, yêu cầu của từng loại báo cáo, xuất phát từ đối tượng đọc báo cáo mà có phương pháp viết báo cáo cho cụ thể, mạch lạc