thực tập tại công ty cổ phần đầu tư xây dựng thương mại sông hồng về lĩnh vực quản trị hành chính văn phòng

MỤC LỤCLỜI MỞ ĐẦU...1 PHẦN THỨ NHẤT: THỰC HÀNH CÁC NGHIỆP VỤ VỀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG, VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ...4 PHẦN THỨ HAI: KHẢO SÁT TÌNH HÌNH CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG, VĂN TH

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

-BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

Tên đề tài: CÔNG TÁC QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

VỀ VĂN THƯ LƯU TRỮ Tại Công ty CP Đầu tư Xây dựng Thương mại Sông Hồng

Họ và tên học viên: Phạm Minh Đức

Lớp: Đại học Hành chính KH10 - TC80 Niên khoá: 2010-2014

Nơi đến thực tập: Công ty CP Đầu tư Xây dựng Thương mại Sông Hồng Thời gian thực tập: từ ngày 25/3/2014 đến ngày 25/4/2014

Giảng viên hướng dẫn: PGS.TS Đinh Thị Minh Tuyết

Hà Nội, năm 2014

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

PHẦN THỨ NHẤT: THỰC HÀNH CÁC NGHIỆP VỤ VỀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG, VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ 4

PHẦN THỨ HAI: KHẢO SÁT TÌNH HÌNH CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG, VĂN THƯ VÀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG THƯƠNG MẠI SÔNG HỒNG 7

I KHÁI QUÁT CHUNG 7

1 Giới thiệu về Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Thương mại Sông Hồng 7

2 Ngành nghề sản xuất kinh doanh chính 7

II NGHIÊN CỨU, KHẢO SÁT TÌNH HÌNH CÔNG TÁC QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG, VĂN THƯ VÀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CÔNG TY CP ĐẦU TƯ XÂY DỰNG THƯƠNG MẠI SÔNG HỒNG 8

1 CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 8

PHẦN THỨ BA: NHẬN XÉT VỀ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG, VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG THƯƠNG MẠI SÔNG HỒNG 25

1 Ưu điểm 25

2 Hạn chế 25

3 Nguyên nhân 25

4 Kiến nghị 26

KẾT LUẬN 27

TÀI LIỆU THAM KHẢO 28

LỜI MỞ ĐẦU

Chúng ta đã biết hoạt động quản lí nói chung, là một hoạt động đòi hỏinhiều năng lực và tư duy trong đó chủ thể quản lý luôn có bộ phận trợ giúptùy theo quy mô tổ chức mà đó là một bộ phận hay là một cá nhân

Quản lý hành chính nhà nước là một hoạt động đặc biệt trong đời sống

xã hội Nó đặc trưng bởi hoạt động chấp hành và điều hành giữa cơ quan cấptrên với cơ quan cấp dưới, giữa cá nhân với lãnh đạo trong nội bộ cơ quan.Mỗi cơ quan quản lí hành chính nhà nước thực hiện chức năng trong khuônkhổ nhiệm vụ quyền hạn thông qua các quyết định trong hệ thống hành chínhnhà nước là yếu tố được quan tâm như một điểm trọng tâm trong việc nângcao hiệu quả hoạt động của cơ quan

Quản trị hành chính văn phòng là một công tác quan trọng đối với bất kỳmột cơ quan nào, nó ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động của cơ quan Công tácnày nếu thực hiện tốt sẽ thúc đẩy sự tiến bộ trên nhiều mặt của tổ chức và ngượclại, nếu thực hiện không hiệu quả có thể tác động tiêu cực đến quá trình pháttriển

Quản trị hành chính văn phòng là một ngành rất rộng nó đáp ứng nhucầu thực tiễn của từng cơ quan, đơn vị Nhằm trang bị cho sinh viên nhữngkiến thức cơ bản trong quá trình tổ chức hoạt động của cơ quan, đơn vị

Ngoài ra nhìn vào toàn bộ quá trình quản lý, từ việc ra quyết định quản

lý và tổ chức thực hiện quyết định, cho đến kiểm tra, điều hành các quyết địnhcho phù hợp với mục tiêu đề ra Chúng ta thấy trong các hoạt động, không cókhâu nào không cần đến văn bản Vì thế, việc nắm rõ hệ thống văn bản, phânloại văn bản và qui định của nhà nước, qui định của nhà nước về thể thức mộtvăn bản sẽ giúp cho người soạn thảo có thể lựa chọn loại hình văn bản phùhợp với mục tiêu của việc ban hành và đảm bảo văn bản được thực thi Ngoài

ra một nhà quản trị còn phải am hiểu nhiều lĩnh vực về kinh tế, văn hóa, xãhội và phải am hiểu pháp luật và cách thức sắp xếp, tổ chức và các cuộc hội

họp và điều hành hoạt động trong văn phòng các khâu nghiệp vụ khác từ đó

nó giúp cho sinh viên hiểu được tổng quan ngành học trang thiết bị cho mìnhmột kiến thức cơ bản về các nghiệp vụ công tác văn thư, soạn thảo và banhành văn bản, công tác lưu trữ của một người quản trị

Thực tập tốt nghiệp có vị trí rất quan trọng trong chương trình đào tạotrình độ của học viện Hành Chính Đây là đợt thực tập của cả khóa học, đượcthực hiện sau khi đã xong chương trình lý thuyết tại trường

Để gắn liền nhà trường với xã hội, lý luận với thực tiễn Thông quanghiên cứu khảo sát và thực hành về công tác văn thư, soạn thảo và ban hànhvăn bản, công tác lưu trữ tại cơ quan, doanh nghiệp để củng cố kiến thức đãhọc, nâng cao năng lực, vận dụng lý luận vào thực tiễn, rèn luyện kỹ năngnghề nghiệp, xây dựng phong cách làm việc của một cán bộ Văn thư lưu trữ

và Quản trị văn phòng

Được sự đồng ý của Ban lãnh đạo Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựngThương mại Sông Hồng; Được sự đồng ý của Trường Học Viện Hành chính,tôi được về thực tập tại Phòng Hành chính Nhân sự Công ty Cổ phần Đầu tưXây dựng Thương mại Sông Hồng từ ngày 25/3/2014 đến 25/4/2014 Việcthực tập tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Thương mại Sông Hồng về

lĩnh vực Quản trị hành chính văn phòng giúp người thực tập nắm và hiểu

được hoạt động của cơ quan, tích lũy thêm kiến thức thực tế đồng thời đâychính là tư liệu, tài liệu phục vụ đắc lực cho kỳ thi tốt nghiệp cuối khóa Báocáo sau đây là kết quả của quá trình khảo sát thực tế cùng sự kết hợp lý luận

đã được thu nhận từ nhà trường Bố cục bài báo cáo gồm 3 phần:

Phần thứ nhất: Kết quả thực hành nghiệp vụ Quản trị hành chính văn

phòng, công tác văn thư và lưu trữ của Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựngThương mại Sông Hồng

Phần thứ hai: Khảo sát Tình hình công tác Quản trị hành chính, công tác

Văn thư và Lưu trữ của Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Thương mại SôngHồng

Phần thứ ba: Nhận xét về công tác Quản trị hành chính văn phòng,

văn thư lưu trữ của Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Thương mại SôngHồng

Quá trình thực tập không tránh khỏi thiếu sót, rất mong nhận được sựquan tâm và góp ý của Ban lãnh đạo Công ty, của Quý thầy cô và đồngnghiệp đã giúp tôi thực hiện thành công chương trình thực tập của mình

Xin trân trọng cám ơn !

PHẦN THỨ NHẤT THỰC HÀNH CÁC NGHIỆP VỤ VỀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH

VĂN PHÒNG, VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ

Về văn thư và quản trị văn phòng:

Trong quá trình thực tập tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Thươngmại Sông Hồng, tôi đã được thực hiện một số nghiệp vụ về công tác văn thưnhư:

Làm một số công việc thuộc nhiệm vụ của một cán bộ văn thư chuyêntrách: đánh máy văn bản, tiếp nhận, chuyển giao công văn đi đến, đăng kývăn bản đến, chuyển giao văn bản tới các bộ phận được phân công Trực điệnthoại và chuyển thông tin tới cán bộ có chức trách

Việc thực hiện các nghiệp vụ trong công tác văn thư tại Công ty đã chothấy công tác quản lý nội dung này tại Công ty thực hiện nghiêm túc và chokết quả tốt Tuyệt đối không có sai phạm xảy ra trong quá trình thực hiệnnghiệp vụ Việc chuyển giao thông tin nhanh chóng, chính xác, kịp thời

Do khối tài liệu của Công ty đã được thu thập, sắp xếp biên mục và bảoquản tốt nên không phải tiến hành chỉnh lý Đây là tiền đề rất tốt trong khâuquản lý khối tài liệu này của đơn vị

Thực tập các nghiệp vụ văn thư:

Tiếp nhận, chuyển giao, vào sổ công văn đi đến

Vận dụng các kiến thức đã học về nghiệp vụ công tác văn thư, trong quátrình thực tập tại Phòng Hành chính Nhân sự - Công ty CP Đầu tư Xây dựngThương mại Sông Hồng, tôi đã nắm bắt được nội dung công việc, tôi đã làmthành thạo các công việc như tiếp nhận, chuyển giao, vào sổ công văn đi

Lập hồ sơ hiện hành

Đối với tài liệu đã giải quyết xong ở các phòng thuộc Công ty, tôi đãthực hành việc lập hồ sơ hiện hành với các công đoạn như: Phân định hồ sơ,sắp xếp văn bản trong hồ sơ, đánh số tờ, biên mục bên trong và biên mục bên

ngoài và cuối cùng là viết chứng từ kết thúc.

Lập sơ đồ mô hình tối ưu hóa nơi làm việc của Phòng Hành chính Nhân sự của Công ty

Căn cứ vào số lượng biên chế và địa điểm nơi làm việc của Công ty, tôi

đã lập sơ đồ tối ưu hóa nơi làm việc của văn thư Công ty

Sử dụng trang thiết bị văn phòng

Qua quá trình thực tập, hàng ngày được tiếp xúc nhiều với các trang thiết

bị văn phòng và tôi đã sử dụng thành thạo máy vi tính, máy photocopy, máyfax, máy scan,…

Thực tập về lưu trữ

Tiến hành thực tập về lập hồ sơ đối với tài liệu hành chính

Căn cứ bản hướng dẫn phân loại và hướng dẫn xác định giá trị tài liệu docán bộ hướng dẫn cung cấp, lập hồ sơ kết hợp với việc xác định giá trị và địnhthời hạn bảo quản cho hồ sơ

Trong quá trình sắp xếp văn bản đã kết hợp xem xét loại ra khỏi hồ sơnhững văn bản trùng lặp hay văn bản hết giá trị để sau này lập danh mục tàiliệu hết giá trị Tài liệu trùng thừa hoặc tài liệu bị bao hàm thuộc hồ sơ nào thìđược loại ra khỏi hồ sơ đó Các hồ sơ gồm nhiều văn bản, tài liệu quá dày đãđược phân chia thành các đơn vị bảo quản nhỏ hơn cho hợp lý

Đối với tài liệu đã được lập hồ sơ, đã căn cứ vào bảng hướng dẫn phânloại, bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu tiến hành kiểm tra toàn bộ hồ sơ,chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ kết hợp xác định giá trị tài liệu và định thời hạnbảo quản đối với những hồ sơ chưa đạt yêu cầu về nghiệp vụ

Làm tờ bìa tạm cho hồ sơ chỉnh sửa

Biên mục phiếu tin hồ sơ và chuyển qua phòng Tổ chức Hành chính đểnhập vào hệ thống tiến hành tra tìm

Trong công việc biên mục hồ sơ, đã tiến hành đánh số tờ bằng bút chìđen, mềm

Viết mục lục văn bản ghi về các nội dung thông tin về từng văn bản có

trong hồ sơ vào tờ mục lục văn bản đã được in sẵn

Viết bìa hồ sơ: căn cứ vào phiếu tin tiến hành ghi các thông tin tênphông, tiêu đề hồ sơ, thời hạn bảo quản

Xây dựng phương án phân loại tài liệu của phông Công ty Cổ phần Đầu

tư Xây dựng Thương mại Sông Hồng

Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức củaCông ty, tôi nhận thấy việc chọn phương án phân loại tài liệu theo mặt hoạt

động - thời gian là hợp lý vì các phòng chức năng thường có sự thay đổi theo

thời gian để phù hợp với hoạt động của cơ quan

PHẦN THỨ HAI:

KHẢO SÁT TÌNH HÌNH CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG, VĂN THƯ VÀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ

XÂY DỰNG THƯƠNG MẠI SÔNG HỒNG

I KHÁI QUÁT CHUNG

1 Giới thiệu về Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Thương mại Sông Hồng

Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG THƯƠNGMẠI SÔNG HỒNG

Tên giao dịch: SONGHONG INVESTMENT CONSTRUCTIONTRADING JONT STOCK COMPANY

Tên viết tắt: SHC.,JSC

Địa chỉ trụ sở chính: Số 51, phố Lạc Trung, phường Vĩnh Tuy, quận Hai

Bà Trưng, thành phố Hà Nội

Điện thoại: 04 36368150 Fax: 0436368151

Email: songhongict@vnn.vn Website:

2 Ngành nghề sản xuất kinh doanh chính

- Tư vấn và chuyển giao công nghệ trong lĩnh vực xây dựng, côngnghiệp, chế biến và khai thác lâm sản, khoáng sản (trừ loại nhà nước cấm);

- Kinh doanh các loại hình dịch vụ ăn uống, du lịch, vui chơi giải trí (trừkinh doanh loại hình vui chơi giải trí Nhà nước cấm, kinh doanh quán bar,phòng hát karaoke, vũ trường);

- Xây dựng nhà ở, căn hộ, văn phòng, nhà xưởng, kho bãi, khách sạn;

- Xây dựng nhà máy thuỷ điện, nhiệt điện;

- Kinh doanh vật liệu xây dựng;

- Xuất nhập khẩu và kinh doanh vật tư, máy móc, thiết bị công nghiệp,nông nghiệp, đồ gia dụng, văn phòng phẩm, hàng tiêu dùng;

- Kinh doanh vận tải hành khách bằng ô tô;

- Kinh doanh bất động sản;

- Xuất nhập khẩu và mua bán ô tô;

- Tư vấn thiết kế;

- Tư vấn đấu thầu;

- Lập hồ sơ mời thầu, xét thầu và dịch vụ tổ chức quản lý các dự án đầu

1 CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

a Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty

Cổ phần Đầu tư Xây dựng Thương mại Sông Hồng

Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Thương mại Sông Hồng là doanhnghiệp hoạt động theo mô hình cổ phần Cũng theo điều lệ, chức năng, nhiệm

vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty được quy định cụ thể như sau:

 Về chức năng : Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Thương mại Sông

Hồng là Công ty chuyên về kinh doanh nên nhiệm vụ chính của Công ty là lợinhuận kinh doanh Nhưng vấn đề về công tác văn thư vẫn được chú trọng

 Về nhiêm vụ : Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Thương mại Sông

Hồng không ngừng sáng tạo và đổi mới trong các hoạt động sản xuất kinhdoanh để đáp ứng tốt hơn những yêu cầu bằng những sản phẩm, dịch vụ cóchất lượng và uy tín, sự tăng trưởng và phát triển của doanh nghiệp luôn

đồng hành với những giá trị đích thực của toàn xã hội "Phát triển bền vững, thỏa mãn tối đa nhu cầu khách hàng và đóng góp nhiều nhất cho cộng đồng" là kim chỉ nam cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Cổ

phần Đầu tư Xây dựng Thương mại Sông Hồng trên bước đường hội nhậpnền kinh tế thế giới.

 Về quyền hạn :

Công ty có quyền quản lý vốn, tài sản và các nguồn lực khác của mình

Có quyền tổ chức hoạt động, tổ chức kinh doanh dịch vụ

 Về cơ cấu tổ chức :

Phòng Hành chính Nhân sự

Phòng Tài chính

Kế toán

Phòng Quản

lý Dự án

HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊTỔNG GIÁM ĐỐCCÁC PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC

Chủ tịch hội đồng quản trị: Chủ tịch Hội đồng quản trị Công ty Cổ

phần Đầu tư Xây dựng Thương mại Sông Hồng có quyền và nghĩa vụ giámsát hoạt động của Tổng Giám đốc và những cán bộ quản lý khác trongCông ty

Tổng Giám đốc: Tổng Giám đốc Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng

Thương mại Sông Hồng là đại diện theo pháp luật của Công ty, là người cóquyền điều hành trong Công ty, trực tiếp chịu trách nhiệm trước Pháp luật.Tổng Giám đốc Công ty do Chủ tịch Hội đồng quản trị bổ nhiệm

Phó Tổng Giám đốc: Phó Tổng Giám đốc Công ty do Tổng Giám đốc

Công ty bổ nhiệm Phó Tổng Giám đốc Công ty là người giúp Tổng Giám đốcCông ty điều hành một số công việc theo sự phân công hoặc ủy quyền của

Giám đốc Công ty Phó Tổng Giám đốc Công ty chịu trách nhiệm trước TổngGiám đốc Công ty và Pháp luật về việc thực hiện nhiệm vụ của mình.

Công ty có các phòng ban chuyên môn đó là:

mô hình tổ chức hoạt động của Công ty là rất chặt chẽ, khoa học Đây là tiền

đề mang lại hiệu quả cao trong mọi hoạt động của Công ty

Trách nhiệm của lãnh đạo Công ty đối với công tác quản trị hành chính văn phòng, văn thư.

Trách nhiệm của lãnh đạo các cơ quan:

- Trong việc quản lý công tác văn thư, lãnh đạo Công ty đã luôn có tráchnhiệm quản lý công tác văn thư tại đơn vị mình:

+ Tổng Giám đốc Công ty là người đầu tiên có quyền xem xét và cho ýkiến về việc phân phối, giải quyết văn bản đến của cơ quan, tham gia vào việcsoạn thảo văn bản, kiểm tra việc chấp hành các chế độ quy định về công tácvăn thư ở cơ quan Tổng Giám đốc Công ty có quyền quyết định việc tổ chứchuấn luyện, hướng dẫn việc thực hiện nghiệp vụ công tác văn thư của đơn vị + Phó Tổng Giám đốc Công ty chịu trách nhiệm về những phần việcthuộc lĩnh vực quản lý công tác văn thư do Tổng Giám đốc Công ty đã ủyquyền

+ Trưởng phòng Hành chính Nhân sự chịu trách nhiệm xem xét toàn bộvăn bản đến và chỉ đạo phân phối tới từng cá nhân, phòng, ban trong đơn vịđồng thời tổng hợp kết quả thực hiện để báo cáo với Tổng Giám đốc trong cáclĩnh vực đã được Tổng Giám đốc ủy quyền Ngoài ra, Trưởng Phòng Hànhchính Nhân sự là người chịu trách nhiệm tham gia xây dựng các văn bản theo

yêu cầu của Tổng Giám đốc và ký thừa lệnh, ký thừa ủy quyền các văn bản doPhòng Hành chính Nhân sự ban hành, phối hợp với Trưởng/phó các Phòngchức năng thuộc Công ty nhằm đảm bảo thống nhất nguyên tắc cung cấpthông tin kịp thời, chính xác cho giải quyết công việc.

- Ngoài trách nhiệm của lãnh đạo Công ty, Trưởng phòng Hành chínhNhân sự được Ban lãnh đạo Công ty ủy quyền tham mưu giúp lãnh đạo Công

ty về công tác văn thư, lưu trữ, quản trị văn phòng Xây dựng các chươngtrình, kế hoạch, đề án, hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện công tácvăn thư nói riêng và công tác quản trị văn phòng nói chung của đơn vị Nhờ

có bộ phận Hành chính Nhân sự mà công tác quản trị văn phòng của Công tyđược diễn ra thông suốt, đảm bảo yêu cầu về tiếp nhận cung cấp thông tintrong hoạt động của cơ quan

b Chức năng của phòng ban chuyên môn

Phòng Tài chính Kế toán:

Phòng Tài chính Kế toán Công ty là phòng nghiệp vụ có chức năng thammưu, giúp việc cho Tổng Giám đốc Công ty trong việc tổ chức, thực hiệncông tác Tài chính - Kế toán - Thống kê trong toàn công ty theo các quy định

về quản lý tài chính hiện hành Nhà nước

Phòng Hành chính Nhân sự

Phòng Hành chính Nhân sự là phòng tham mưu về công tác Tổ chứcnhân sự, lao động tiền lương, đào tạo, thực hiện chế độ chính sách của Nhànước đối với người lao động, công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật và côngtác hành chính quản trị của Công ty

Phòng Quản lý Dự án:

- Thực hiện các hoạt động liên quan đến công tác đấu thầu dự án

- Thực hiện các hoạt động duy trì và phát triển kinh doanh

Trách nhiệm và quyền lợi của Cán bộ nhân viên:

Trách nhiệm Cán bộ nhân viên:

- Chấp hành đầy đủ các khoản cam kết trong hợp đồng lao động, nội quylao động và các quy chế quy định của Công ty

- Tuân thủ các quyết định điều động, biệt phái của công ty

- Luôn hoàn thành công việc được giao

- Tuân thủ đầy đủ các qui định, nội quy về an toàn lao động, vệ sinh laođộng có liên quan đến công việc nhiệm vụ được giao

- Bảo quản trang thiết bị, công cụ dụng, văn phòng phẩm được giao đểphục vụ cho công việc được tốt

Quyền lợi của cán bộ nhân viên:

- Hàng năm cán bộ nhân viên Công ty được hưởng chế độ phép tùy theođiều kiện làm việc và thâm niên của cán bộ nhân viên công ty

- Người lao động được trả lương đầy đủ khi làm thêm giờ theo đúng quyđịnh của nhà nước và quy chế trả lương trả thưởng của Công ty

- Được hưởng đầy đủ chế độ tiền lương thưởng, phúc lợi, điều kiện làmviệc, bảo hộ lao động và các chế độ theo qui định của Công ty và của Phápluật

- Được hưởng các chế độ về đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độchuyên môn, nghiệp vụ tay nghề

- Được hưởng các chế độ nghỉ ngơi, điều dưỡng theo quy định của phápluật và Công ty

- Có quyền khiếu nại và yêu cầu Công ty hoặc các cơ quan có thẩmquyền những vi phạm về cam kết hoặc pháp luật của bên sử dụng lao độnglàm ảnh hưởng đến quyền lợi chính đáng của bản thân Việc khiếu nại phảithực hiện đúng trình tự quy định của pháp luật

- Môi trường làm việc tại công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Thương mạiSông Hồng: Quan hệ giữa đồng nghiệp thân thiện hòa đồng, không khí làmviệc vui vẻ

c Cách bố trí nơi làm việc, tổ chức lao động và trang thiết bị của Văn phòng cơ quan

Cách sắp xếp nơi làm việc và trang thiết bị văn phòng

Văn phòng là bộ mặt của một cơ quan, là không gian làm việc của nhân

viên Một không gian nội thất văn phòng vừa sang trọng, hiện đại đồng thờicũng là nơi tạo không khí thoải mái, hứng khởi cho nhân viên là điều màdoanh nghiệp, công ty nào cũng mong muốn có được.

Phòng Hành chính Nhân sự sử dụng bàn ghế màu ghi sáng Việc chọnmàu sắc này giúp không gian làm việc có sự phản chiếu ánh sáng cao Đặcbiệt việc sử dụng hệ thống vách ngăn là các tấm kính trong suốt rất thích hợpvới môi trường làm việc giao tiếp mở và đem lại cảm giác thông thoáng liênkết giữa các bộ phận

Khu vực văn thư Công ty và góc thư giãn của nhân viên được bố trí kháhợp lý Có nhiều “góc thở” được trang trí cây xanh mang lại sự mềm mại chonội thất văn phòng tại đây Phòng lãnh đạo được kết hợp với bàn là nhữngchiếc ghế được làm từ chất liệu da cao cấp, lưng tựa rộng, cao và mềm mại.Ghế được thiết kế 5 bánh xoay tròn, có tính năng nâng lên, hạ xuống tạo tưthế ngồi thoải mái và có thể thư giãn mỗi khi căng thẳng Việc sử dụng nộithất văn phòng này còn tạo nên nét đặc trưng cho Công ty, vừa có tính thẩm

mỹ, vừa thuận tiện tối đa cho người dùng và ảnh hưởng tốt tới khách bênngoài khi tới giao dịch

Mặt khác, với việc sử dụng nội thất văn phòng hiện đại này đã mang lạicho Công ty phong cách đặc trưng riêng đó là tính nhất quán, tính thẩm mỹ vàtạo cảm giác thuận tiện tối đa với người dùng Ngoài cách bài trí bàn ghế, tủvăn phòng, sự nghiêm túc, chuyên nghiệp, nhất quán, thuận tiện còn thể hiện

ở cách bài trí các vật dụng như: Thiết bị phòng cháy chữa cháy, tủ hồ sơ, máyfax, Máy scan…

Ngày nay, vai trò của máy scan trong văn phòng càng trở nên tất yếu.Khi có một khối tài liệu lớn trước mắt, người văn thư phải gửi chúng ngay lậptức tới lãnh đạo đang đi công tác rất xa, khi tài liệu có những bảng biểu minhhọa phức tạp, người văn thư buộc phải sao từ tập tài liệu có sẵn…tất nhiêntrong trường hợp này máy scan là một trợ thủ rất đắc lực Hiểu được tầm quantrọng của loại thiết bị này, Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Thương mại

Sông Hồng đã trang bị cho bộ phận văn thư một máy scan khá hiện đại Đểscan một tập tài liệu dày, người văn thư chỉ cần tháo bỏ hết ghim kẹp để đảmbảo các trang tài liệu không dính với nhau Máy có thể tự động hút lần lượtcác trang giấy theo thứ tự mà không cần sự hỗ trợ từ con người Tốc độ máylớn, có thể scan 100 trang/phút mà vẫn cho hình ảnh sắc nét, đảm bảo tài liệuđược scan lại không bị vỡ hình Với việc sử dụng máy scan vào công tác vănthư nói riêng và công tác văn phòng nói chung đã thể hiện rõ tính năng khôngthể bỏ qua của loại máy này trong việc hỗ trợ con người tại các văn phònghiện đại Đối với những tài liệu có khổ giấy lớn hơn khổ giấy A4, Công tycũng đã trang bị máy scan A0 để có thể scan được loại tài liệu này.

Ngoài máy scan phục vụ cho công tác sao chụp công văn, giấy tờ, một sốloại máy đã được dân văn phòng sử dụng rất thành thạo trong đó là máy in,máy photocopy Các thiết bị này tuy không còn mới mẻ đối với người làmcông tác văn phòng nhưng vai trò của nó cho tới nay vẫn có vị trí quan trọng

Để nâng cao tính năng của các thiết bị này, con người đã nghiên cứu và cho rađời các phần mềm bổ trợ có thể cài thêm Đối với Công ty Cổ phần Đầu tưXây dựng Thương mại Sông Hồng, việc nâng cấp tính cho các thiết bị này đãđược thực hiện và cho hiệu quả sử dụng tốt Ví dụ một máy photocopy có thểnối với máy tính để biến máy photocopy trở thành một máy in khổ A3 hay A0khi không có máy in A3 và A0

Sự phân công lao động với các chức danh cán bộ trong Phòng Hành chính Nhân sự của Công ty

Phòng Hành chính Nhân sự có 7 người trong đó có 01 trưởng phòng,một phó phòng, một cán bộ nhân sự, một cán bộ hành chính văn thư, mộtnhân viên IT, 2 nhân viên lái xe

Các cán bộ thuộc Phòng Hành chính Nhân sự đều có trình độ chuyênmôn vững vàng Với sự phân công trách nhiệm rõ ràng, Phòng Hành chínhNhân sự có vai trò quan trọng cao trong mọi hoạt động của Công ty

Hàng năm, các cán bộ thuộc của Công ty cũng như của Phòng Hành