Giáo trình hệ thống thông tin quản trị

Tại sao các dự án phát triển công nghệ thông tin thành công hay thất bại Phần 2: TẠI SAO CÁC DOANH NGHIỆP CẦN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Các vai trò cơ bản của HTTT HTTT thực hiện ba vai trò qu

Phần 1:

TẠI SAO PHẢI NGHIÊN CỨU

HỆ THỐNG THÔNG TIN?

Tại sao HTTT là quan trọng?

Các hệ thống và công nghệ thông tin đã trở thành một thành phần sống cònquyết định sự thành công của các doanh nghiệp và các tổ chức Có thể bạnsẽ trở thành một nhà quản lý, hay một doanh nhân chuyên nghiệp trongtương lai Cho nên có sự hiểu biết căn bản về HTTT là quan trọng dối vớinhà quản lý

Bạn cần biết điều gì?

Bạn cần học cách ứng dụng hệ thống thông tin và công nghệ thông tin vàotình huống kinh doanh cụ thể của đơn vị mình

Doanh nghiệp

Doanh nghiệp cần nổ lực vào năm lĩnh vực kiến thức sau đây:

• Khái niệm căn bản

• Công nghệ

• Ứng dụng

Chương 1: Giới thiệu HTTT trong kinh doanh

• Phát triển

• Quản lý

Khái niệm căn bản

Các khái niệm có tính chất hành vi và kỹ thuật Chương 1, 2 và các chươngkhác sẽ cung cấp các kiến thức này

Công nghệ

Đó là phần cứng, phần mềm, mạng, quản lý cơ sở dữ liệu, và các kỹ thuật xửlý thông tin khác Chương 4 đến 7 và các chương khác sẽ cung cấp lĩnh vựckiến thức về HTTT này

Ứng dụng

Là việc sử dụng các HTTT chính cho nghiệp vụ, cho quản lý, và lợi thế cạnhtranh của xí nghiệp, bao gồm thương mại điện tử, hợp tác sử dụng Internet,Intranet, và Extranet được đề cập trong chương 8 đến chương 10

Phát triển/Xây dựng

Người dùng cuối hay các chuyên viên tin học sử dụng các phương pháp cănbản xây dựng các giải pháp HTTT để giải quyết bài toán kinh doanh.Chương 3 giúp bạn có được những kiến thức này

Quản lý

Là thách thức về mặt hiệu quả và đạo đức của việc quản lý các nguồn tàinguyên và chiến lược kinh doanh gắn liền với việc sử dụng công nghệ thôngtin ở người dùng cuối, và xí nghiệp

Tài nguyên thông tin và công nghệ

Là con người, phần cứng, phần mềm, mạng thông tin và dữ liệu

Tương lai của người dùng cuối

Bất cứ người nào sử dụng HTTT hay thông tin nó sản xuất ra là người dùng cuối Người dùng cuối thuộc loại quản lý là các nhà quản lý, hay các nhà

chuyên môn cấp độ quản lý sử dụng HTTT

Tương lai của xí nghiệp

Hệ thống thông tin có nối mạng ngày nay giữ vai trò quan trọng trong sựthành công của xí nghiệp trong kinh doanh Mạng Internet và tương tựInternet, hay Intranet, và các mạng nối giữa các tổ chức bên ngoài, gọi làExtranet

Xã hội thông tin toàn cầu

Người lao động có kiến thức, nghĩa là những người dành hầu hết thời gian

cho việc giao tiếp và hợp tác thành các đội và các nhóm làm việc và tạo ra,sử dụng, và phân phối thông tin

Bốn làn sóng công nghệ thông tin

Khía cạnh đạo đức của IT

Bạn nên hiểu biết về trách nhiệm đạo đức trong việc sử dụng công nghệ

thông tin: sự không thích hợp, vô trách nhiệm, gây hại cho các cá nhân kháchay cho xã hội

Biện pháp có thể

Chương 1: Giới thiệu HTTT trong kinh doanh

Thách thức lớn của xã hội thông tin toàn cầu là quản lý các nguồn tàinguyên thông tin sao cho mọi thành viên trong xã hội đều có lợi trong khiđáp ứng được mục tiêu chiến lược của các tổ chức và quốc gia

Thành công và thất bại với IT

Năm lý do chính để thành công Năm lý do chính dẫn tới thất bại

• Gắn liền với người sử dụng • Không gắn liền với người sử dụng

• Sự hỗ trợ của Ban giám đốc • Các yêu cầu và đặc tả không đầy đủ

• Bảng kê yêu cầu rõ ràng • Thay đổi các yêu cầu và đặc tả

• Lập kế hoạch thích hợp • Thiếu sự hỗ trợ của ban giám đốc

• Mong đợi thực tế • Thiếu khả năng về kỹ thuật

Tại sao các dự án phát triển công nghệ thông tin thành công hay thất bại Phần 2:

TẠI SAO CÁC DOANH NGHIỆP

CẦN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

Các vai trò cơ bản của HTTT

HTTT thực hiện ba vai trò quan trọng trong bất kỳ một tổ chức nào:

• Hỗ trợ nghiệp vụ kinh doanh

• Hỗ trợ việc ra quyết định của nhà quản lý

• Hỗ trợ cho lợi thế cạnh tranh chiến lược

Hệ thống thông tin xử lý bán hàng

Sự gia tăng giá trị của công nghệ thông tin

Tốc độ thay đổi nhanh chóng của môi trường kinh doanh ngày nay đã làmcho HTTT là thành phần quan trọng giúp xí nghiệp duy trì đích nhắm để đạtđược mục tiêu kinh doanh

Chương 1: Giới thiệu HTTT trong kinh doanh

Nối mạng các máy tính

Nối mạng các máy tính là một trong các khuynh hướng quan trọng nhất trongcông nghệ thông tin Trong vài hệ thống client/server, máy tính cỡ trung hay

máy lớn (Mainframe) có thể hoạt động như các siêu server Chúng ta sẽ thảo

luận mạng client/server thêm ở chương 6

Nối mạng các xí nghiệp

Các doanh nghiệp đang trở thành các xí nghiệp nối mạng với nhau Internet

hay mạng tương tự Internet-trong xí nghiệp (intranet), giữa một xí nghiệp vàđối tác buôn bán của nó (extranet), và các mạng khác

Thương mại điện tử là việc mua, bán, tiếp thị, và dịch vụ của các sản phẩm, dịch vụ, và thông tin nhờ vào nhiều mạng máy tính khác nhau Các hệ thống hợp tác xí nghiệp gắn liền với các công cụ phần mềm nhóm để hỗ trợ giao

tiếp, điều phối, và hợp tác giữa các thành viên của các đội, nhóm làm việccó nối kết mạng với nhau

Toàn cầu hóa và công nghệ thông tin

Nhiều công ty đang trong quá trình toàn cầu hóa nhờ sự phát triển của côngnghệ thông tin

Tổ chức lại quá trình kinh doanh

Tổ chức lại (reengineering) là suy nghĩ lại về căn bản và thiết kế lại tận gốcrễ quá trình xử lý kinh doanh để đạt được sự cải thiện có ấn tượng, như chiphí, chất lượng, dịch vụ, và tốc độ Do đó, reengineering đặt lại vấn đề

“cách mà chúng ta làm kinh doanh”

Ưu thế cạnh tranh bằng công nghệ thông tin

Các hệ thống thông tin chiến lược sử dụng công nghệ thông tin để phát triển

sản phẩm, dịch vụ, quá trình xử lý, và các khả năng cho công ty một lợi thế

chiến lược so với các thế lực cạnh tranh mà nó phải đối đầu trong kinh

doanh

• Chiến lược về giá

• Chiến lược sự khác biệt

• Chiến lược đổi mới

Tóm tắt chương 1

1) Tại sao HTTT là quan trọng?

Một sự hiểu biết việc sử dụng có hiệu quả và có trách nhiệm các Hệ Thốngvà công nghệ thông tin là quan trọng đối với nhà quản lý và các công nhâncó kiến thức kinh doanh khác trong xã hội thông tin toàn cầu ngày nay CácHTTT giữ vai trò quan trọng trong hỗ trợ nghiệp vụ kinh doanh, quản lý hiệuquả, và thành công chiến lược của các doanh nghiệp và các tổ chức khácbuộc phải hoạt động trong môi trường kinh doanh toàn cầu Do đó, lĩnh vựcHTTT đã trở thành lĩnh vực chức năng chủ yếu của quản trị kinh doanh

2) Tại sao các doanh nghiệp cần công nghệ thông tin?

Các HTTT thực hiện ba vai trò quan trọng trong các công ty kinh doanh: hỗ trợ nghiệp vụ cho các tổ chức, ra quyết định về quản lý, và tạo ra lợi thế chiến lược CNTT cũng đã trở thành một thành phần không thể thiếu trong nhiều chiến lược chính mà các doanh nghiệp đang thực hiện để đáp ứng lại các thách thức trong một môi trường kinh doanh đang thay đổi nhanh chóng Tất cả bao gồm nối mạng xí nghiệp, toàn cầu hóa, tổ chức lại quá trình kinh doanh, và sử dụng công nghệ thông tin để đạt được lợi thế cạnh tranh chiến lược.

Chương 2: Khái niệm căn bản về các HTTT

Khái niệm căn bản về các Hệ thống

thông tin

Phần 1:

Khái niệm HTTT căn bản

Các khái niệm hệ thống

Hệ thống là gì? Hệ thống có thể được định nghĩa đơn giản là một nhóm các

phần tử tạo thành một thể thống nhất Hệ thống là một nhóm các thành phần

có liên quan cùng làm việc với nhau hướng về mục tiêu chung bằng cáchtiếp nhận đầu vào (Input) và sản xuất đầu ra (Output) trong một quá trìnhbiến đổi có tổ chức Hệ thống như thế (đôi khi gọi là hệ thống động) có 3thành phần hay 3 chức năng tương tác cơ bản:

• Đầu vào (Input) gắn liền với việc thu thập dữ liệu đưa vào hệ thống

xử lý

• Xử lý (Processing) gắn liền với quá trình biến đổi đầu vào thành đầu

ra

• Đầu ra (Output) gắn liền với việc chuyển các phần tử đã được tạo ra

bởi quá trình biến đổi tới đích cuối cùngThí dụ: Hệ thống chế tạo tiếp nhận nguyên vật liệu (input) và sản xuất ra thành phẩm (output) Hệ thống thông tin cũng là một hệ thống tiếp nhận tài nguyên (dữ liệu) và xử lý chúng thành sản phẩm (thông tin)

Hệ thống chế tạo này minh họa nhiều thành phần của nhiều kiểu hệ thống

Phản hồi và điều khiển

• Phản hồi là dữ liệu về kết quả thực hiện của hệ thống Chẳng hạn dữ

liệu về kết quả bán hàng là Feedback đối với người quản lý bán hàng

• Điều khiển nói đến việc giám sát và đánh giá phản hồi để xác định xem

hệ thống có hoạt động hướng tới hoàn thành mục tiêu hay không

Các đặc trưng hệ thống khác

Hệ thống con

Hệ thống mở

Hệ thống thích nghi

Chương 2: Khái niệm căn bản về các HTTT

Các thành phần của một hệ thống thông tin

• Con người, phần cứng, phần mềm, dữ liệu, và mạng là năm tàinguyên căn bản của HTTT

• Tài nguyên con người bao gồm người dùng cuối và chuyên gia IS, tàinguyên phần cứng gồm máy móc và phương tiện, tài nguyên phầnmềm gồm cả chương trình và thủ tục, tài nguyên dữ liệu có thể baogồm dữ liệu và cơ sở kiến thức, và tài nguyên mạng bao gồm phươngtiện truyền thông và mạng

• Tài nguyên dữ liệu được biến đổi bởi quá trình xử lý thông tin thànhnhiều dạng sản phẩm thông tin khác nhau cho người dùng cuốiQuátrình xử lý thông tin bao gồm việc nhập, xử lý, xuất, lưu trữ, và cáchoạt động điều khiển

Tài nguyên HTTT

Tài nguyên con người

Các chuyên gia—Nhà phân tích hệ thống, lập trình viên,

nhân viên điều hành máy tính

Người dùng cuối—Những người còn lại sử dụng HTTT

Tài nguyên phần cứng

Máy móc—máy tính, màn hình, ổ đĩa từ, máy in, máy

quét

Phương tiện—Đĩa mềm, băng từ, đĩa quang, thẻ từ, mẫu

tài liệu

Tài nguyên phần mềm

Chương trình—Chương trình hệ điều hành, bảng tính, xử

lý văn bản, chương trình tính lương

Thủ tục—thủ tục nhập dữ liệu, sửa chữa lỗi, phân phối

hóa đơn thanh toán

Tài nguyên dữ liệu

Các mô tả sản phẩm, bản ghi khách hàng, hồ sơ nhân

viên, cơ sở dữ liệu tồn kho

Tài nguyên mạng

Phương tiện truyền thông, bộ xử lý truyền thông, phần

mềm truy xuất và điều khiển mạng

Sản phẩm thông tin

Các báo cáo và tài liệu kinh doanh sử dụng kết xuất dạng

text và đồ họa, đáp ứng âm thanh và mẫu biểu

Tài nguyên phần cứng

Phần cứng gồm:

• Hệ thống máy tính, gồm bộ xử lý trung tâm chứa bộ vi xử lý, và

nhiều thiếât bị ngoại vi được nối kết Chẳng hạn như hệ thống máy vitính, máy tính cỡ vừa, và hệ thống máy tính lớn-mainframe

• Thiết bị ngoại vi, như bàn phím, con chuột để nhập dữ liệu và ra

lệnh, màn hình, máy in, đĩa từ hay đĩa quang để lưu trữ các tài nguyênthông tin

Tài nguyên phần mềm

• Phần mềm hệ thống, như chương trình hệ điều hành, điều khiển và hỗtrợ các hoạt động của hệ thống máy tính

• Phần mềm ứng dụng, là các chương trình điều khiển việc xử lý chocách dùng máy tính cụ thể của người dùng cuối Thí dụ, chương trìnhphân tích bán hàng, chương trình trả lương, và chương trình xử lý vănbản

• Thủ tục, vận hành các hướng dẫn cho con người sử dụng HTTT

Tài nguyên dữ liệu

Dữ liệu có thể ở nhiều dạng, kiểu chữ và số truyền thống và các kí tự khácmô tả các giao dịch kinh doanh và các biến cố hay thực thể khác Dữ liệudạng văn bản gồm các câu và đoạn văn được dùng trong tài liệu viết; dữ liệu

Chương 2: Khái niệm căn bản về các HTTT

hình ảnh, như các hình đồ họa; và dữ liệu âm thanh, tiếng nói con người vàcác âm thanh khác, cũng là những dạng dữ liệu quan trọng

Phân biệt dữ liệu và thông tin Từ dữ liệu dạng số nhiều của datum, nhìn

chung từ data (dữ liệu) dùng cho cả dạng số ít lẫn số nhiều Dữ liệu là sựkiện còn thô sơ hay chỉ là các quan sát, các hiện tượng vật lý hay giao dịch

kinh doanh Dữ liệu là sự đo lường khách quan các thuộc tính (đặc điểm) của thực thể như con người, nơi chốn, sự vật, và biến cố.

Thông tin là dữ liệu đã được đổi thành cái có ích và có ý nghĩa đối với người

dùng cuối Do đó, dữ liệu thường chịu thêm quá trình xử lý cộng thêm giá trị

(data processing hay information processing):

Sự biến đổi dữ liệu thành thông tin

Tài nguyên mạng

Tài nguyên mạng gồm có:

• Phương tiện truyền thông, gồm cáp xoắn đôi, cáp đồng trục, cáp

quang, hệ thống vi ba, hệ thống vệ tinh viễn thông

• Hỗ trợ mạng, gồm con người, phần cứng, phần mềm, và dữ liệu trưc

tiếp hỗ trợ hoạt động và sử dụng mạng truyền thông Bộ xử lý truyềnthông gồm modem và bộ xử lý nối kết, và các phần mềm điều khiểntruyền thông như hệ điều hành mạng và bộ trình duyệt Internet

Các hoạt động HTTT

147 đv = 147 000 VNĐ

Các hoạt động cơ bản của HTTT trong kinh doanh.

Nhập vào Quét mã vạch trên hàng hóa

Xử lý Tính lương, thuế, và các khấu trừ lương khác

Xuất Tạo ra bảng báo cáo và kết quả bán hàng

Lưu trữ Chứa các bản ghi về khách hàng, nhân viên, và sản phẩm

Điều khiển Tạo ra tín hiệu âm thanh biểu thị việc nhập đúng dữ liệu

bán hàng

Đánh giá chất lượng thông tin

Nhận diện hệ thống thông tin

Để nhận diện HTTT bạn phải xác định được:

• Tài nguyên con người, phần cứng, phần mềm, dữ liệu, và mạng màHTTT sử dụng

• Loại sản phẩm thông tin do chúng tạo ra

• Cách chúng nhập dữ liệu, xử lý, xuất kết quả, lưu trữ, và các hoạtđộng điều khiển

• Chúng hỗ trợ nghiệp vụ kinh doanh, ra quyết định về quản lý, đạtđược lợi thế cạnh tranh như thế nào

của sản phẩm

thông tin chất

lượng cao

Chương 2: Khái niệm căn bản về các HTTT

Hệ hỗ trợ hoạt động/nghiệp vụ

Vai trò của hệ hỗ trợ hoạt động của công ty kinh doanh nhằm xử lý có hiệuquả các giao dịch kinh doanh, điều khiển các quá trình kỹ thuật, hỗ trợtruyền thông và hợp tác xí nghiệp, và cập nhật cơ sở dữ liệu công ty

Hệ thống xử lý giao dịch

Hệ thống xử lý giao dịch xử lý các giao dịch theo hai cách cơ bản Theo cách xử lý bó, dữ liệu giao dịch được tích lũy trong một khoảng thời gian và được xử lý định kỳ Theo cách xử lý tức thời, dữ liệu được xử lý tức thì sau khi

giao dịch xảy ra

Hệ thống kiểm soát quá trình

Hệ thống hợp tác xí nghiệp

Hệ thống hợp tác xí nghiệp là HTTT sử dụng nhiều công nghệ thông tin đểgiúp con người cùng làm việc với nhau Hệ thống hợp tác xí nghiệp giúpchúng ta hợp tác—để giao tiếp ý tưởng, chia sẻ tài nguyên, và điều phối cácnỗ lực công việc có tính phối hợp giữa các thành viên trong các nhóm dự án,và các nhóm làm việc khác

Hệ hỗ trợ quản lý

Cung cấp thông tin và hỗ trợ việc ra quyết định cho các cấp và các kiểu nhàquản lý khác nhau là nhiệm vụ phức tạp Tùy theo trách nhiệm của ngườidùng cuối là nhà quản lý, trong thực tế có các loại hệ thống thông tin khácnhau: (1) HTTTQL (MIS), (2) Hệ hỗ trợ quyết định, (3) Hệ thông tin chogiám đốc

Hệ quản lý kiến thức Kiến thức-từ người lao động có kiến

thức Hệ chuyên gia Kiến thức-từ các chuyên gia

Hệ hỗ trợ quyết định Các quyết định-hỗ trợ tương tác

Hệ thông tin giám đốc Thông tin-cho giám đốc và những

người khác

Hệ thống thông tin quản

lý Thông tin-cho người dùng cuối là nhàquản lý

Hệ xử lý giao dịch Dữ liệu-từ các hoạt động kinh doanh

Đặc điểm của các loại HTTT khác nhau Hệ hỗ trợ giám đốc cung cấp thông tin cho lãnh đạo

với hình thức dễ sử dụng

Các loại HTTT khác

Đó là các hệ chuyên gia, hệ quản lý kiến thức, hệ thông tin chiến lược, và hệthống thông tin kinh doanh

Hệ chuyên gia

Hệ chuyên gia là HTTT dựa trên cơ sở tri thức; nghĩa là nó sử dụng kiến thức

về một lãnh vực cụ thể để hoạt động như một nhà tư vấn chuyên nghiệp đốivới người sử dụng Các thành phần của hệ chuyên gia là cơ sở kiến thức vàphần mềm thực hiện kết luận dựa trên kiến thức và cho các câu trả lời đốivới các câu hỏi của người sử dụng

Hệ quản lý kiến thức

Hệ quản lý kiến thức giúp người lao động có kiến thức tạo ra, tổ chức, vàchia sẻ kiến thức kinh doanh quan trọng bất cứ chỗ nào và bất cứ khi nào cầnđến

Hệ thông tin chiến lược

Là HTTT hỗ trợ và quyết dịnh vị trí cạnh tranh và chiến lược của xí nghiệp

Hệ thông tin kinh doanh

Hệ thông tin kinh doanh cần thiết cho tất cả các hoạt động kế toán, tài chính,quản lý nguồn nhân lực, tiếp thị, và quản lý kinh doanh

HTTT tích hợp

Là hệ thống thông tin chức năng đan chéo cung cấp nhiều chức năng Hệ hỗ trợ nghiệp vụ xử lý dữ liệu tạo ra từ các nghiệp vụ

Chương 2: Khái niệm căn bản về các HTTT

kinh doanh

Các loại chính:

• Hệ xử lý giao dịch xử lý dữ liệu là kết quả của các giao

dịch kinh doanh, cập nhật CSDL, và tạo ra các chứng từnghiệp vụ

• Hệ kiểm soát quá trình giám sát và kiểm tra các quá

trình kỹ thuật

• Hệ hợp tác xí nghiệp hỗ trợ giao tiếp, và hợp tác đội,

nhóm làm việc và xí nghiệp

Hệ hỗ trợ quản lý cung cấp thông tin và hỗ trợ cần thiết cho

việc ra quyết định hiệu quả của nhà quản lý Các loại chính:

• Hệ thống thông tin quản lý (MIS) cung cấp thông tin theo

dạng báo cáo qui định trước và kết xuất cho nhà quản lý

• Hệ hỗ trợ quyết định cung cấp sự hỗ trợ tương tác cho

nhà quản lý ra quyết định

• Hệ thông tin giám đốc cung cấp các thông tin quan trọng

được thay đổi theo nhu cầu thông tin của lãnh đạo

Các loại HTTT khác có thể hỗ trợ hoặc nghiệp vụ, quản lý,

hoặc các ứng dụng chiến lược Các loại chính:

• Hệ chuyên gia là hệ dựa trên cơ sở tri thức cung cấp lời

khuyên hợp lý và hoạt động như nhà tư vấn đối với ngườisử dụng

• Hệ quản lý tri thức là hệ dựa trên kiến thức hỗ trợ việc

tạo ra, tổ chức, và phổ biến kiến thức kinh doanh trong xínghiệp

• Hệ thông tin chiến lược cung cấp cho công ty các sản

phẩm chiến lược, dịch vụ, và các tiện ích cho ưu thế cạnhtranh

• Hệ thông tin kinh doanh hỗ trợ các ứng dụng nghiệp vụ

hay quản lý về các chức năng kinh doanh của xí nghiệp.

Tóm tắt các loại HTTT

Tóm tắt chương 2

1) Các khái niệm hệ thống

Hệ thống là một nhóm các thành phần có liên quan với nhau hoạt động đểđạt được mục tiêu chung bằng cách chấp nhận đầu vào và tạo được đầu ratrong một quá trình biến đổi có tổ chức Dữ liệu phản hồi (Feedback) là dữliệu về kết quả thực hiện của hệ thống Kiểm soát (Control) là thành phầngiám sát, đánh giá dữ liệu phản hồi và thực hiện những điều chỉnh cần thiếtđối với đầu vào (Input) và các thành phần xử lý nhằm đảm bảo đầu ra thíchhợp

2) Các khái niệm hệ thống thông tin

Một HTTT sử dụng các tài nguyên con người, phần cứng, phần mềm, dữliệu, và mạng để thực hiện nhập dữ liệu, xử lý, xuất kết quả, lưu trữ, và cáchoạt động điều khiển biến tài nguyên là dữ liệu thành sản phẩm thông tin.Trước tiên dữ liệu được thu thập và chuyển thành dạng phù hợp cho quátrình xử lý (Input) Kế tiếp, dữ liệu được xử lý và biến thành thông tin (quátrình xử lý-processing), được lưu trữ để dùng sau này (lưu trữ-storage), haytruyền thông với người sử dụng cuối cùng (output) tùy thuộc vào các thủ tụcxử lý thích hợp (kiểm soát-control)

3) Các tài nguyên và sản phẩm HTTT

Tài nguyên phần cứng bao gồm máy móc và phương tiện được sử dụng trongquá trình xử lý thông tin Tài nguyên phần mềm bao gồm các lệnh chươngtrình (program) và các lệnh dành cho con người (thủ tục-procedure).Tàinguyên con người gồm các chuyên gia và người sử dụng HTTT Tài nguyêndữ liệu bao gồm các dạng dữ liệu khác nhau như chữ và số, văn bản, hìnhảnh, video, âm thanh và các dạng khác Tài nguyên mạng bao gồm cácphương tiện truyền thông, và hỗ trợ mạng Sản phẩm thông tin do HTTT tạo

Chương 2: Khái niệm căn bản về các HTTT

ra có thể có nhiều dạng khác nhau, bao gồm các báo cáo giấy, hiển thị trênmàn hình, tài liệu đa phương tiện, thông báo điện tử, hình đồ họa, và các trảlời bằng tiếng nói

4) Các loại HTTT

Các loại HTTT chính bao gồm hệ hỗ trợ tác vụ, như Hệ xử lý giao dịch, Hệkiểm soát quá trình, Hệ hợp tác giữa các xí nghiệp, và Hệ hỗ trợ quản lý,như Hệ thống thông tin quản lý, Hệ hỗ trợ quyết định, và Hệ thống thông tinthực hiện Các loại chính khác là Hệ chuyên gia, Hệ quản lý kiến thức, Hệthống thông tin chiến lược, và Hệ thống thông tin kinh doanh

Tuy nhiên, trong thực tế, sự phân loại có tính chất khái niệm này được kếthợp thành các HTTT chức năng đan chéo nhau, cung cấp thông tin và hỗ trợquyết định cho Ban giám đốc và cũng thực hiện các hoạt động xử lý thôngtin tác vụ

Giải quyết bài toán kinh doanh

bằng HTTT

Chương 3: Giải quyết bài toán kinh doanh bằng HTTT

Mục tiêu:

1 Mô tả và cho các ví dụ minh họa từng bướcphương pháp hệ thống để giải quyết vấn đềvà chu kỳ phát triển hệ thống thông tin

2 Giải thích vấn đề kỹ thuật hệ thống nhờ máytính hỗ trợ ảnh hưởng tới quá trình phát triểncác HTTT đối với người dùng cuối và chuyêngia HTTT như thế nào

3 Sử dụng phương pháp hệ thống, quá trình pháttriển HTTT, mô hình các thành phần HTTT từchương hai (các bước cơ bản giải quyết vấnđề) để đề ra các giải pháp HTTT đối với bàitoán kinh doanh đơn giản

Phần 1:

Tiếp cận hệ thống để giải quyết vấn

đề Tiếp cận hệ thống

Là sử dụng phương pháp hệ thống để xác định vấn đề và các

cơ hội và phát triển các giải pháp Việc nghiên cứu một bàitoán và hình thành giải pháp gắn liền với các hoạt động cóliên quan với nhau sau đây:

1 Nhận dạng và xác định vấn đề hay cơ hội bằng cách sửdụng cách suy nghĩ hệ thống

2 Phát triển và đánh giá các giải pháp hệ thống có thể thaythế cho nhau

3 Chọn giải pháp hệ thống đáp ứng tốt nhất các yêu cầucủa bạn

4 Thiết kế giải pháp hệ thống đã chọn

5 Thực hiện và đánh giá thành công của hệ thống đã thiếtkế

Chương 3: Giải quyết bài toán kinh doanh bằng HTTT

Phương pháp hệ thống để giải quyết vấn đề

Các vấn đề và cơ hội được xác định ở bước 1 của phương

pháp/tiếp cận hệ thống Một vấn đề có thể được xác định

như là một điều kiện căn bản gây ra kết quả không mong

muốn Một cơ hội là một điều kiện căn bản thể hiện tiềm

năng đạt được kết quả mong muốn

Cách suy nghĩ hệ thống

Cái cốt lỏi của cách suy nghĩ hệ thống là “seeing the forestand the trees” (nhìn thấy cả rừng và cây) trong bất cứ tìnhhuống nào bằng cách:

• Nhìn thấy rõ các mối liên hệ lẫn nhau trong các hệ thốngchứ không phải chỉ nhìn thấy các chuỗi mắc xích nguyênnhân và hậu qủa mỗi khi các biến cố xảy ra

• Thấy rõ các quá trình xử lý thay đổi trong các hệ thốngchứ không phải chỉ nhìn thấy các “snapshots” cụ thể mỗikhi các thay đổi xảy ra

Một minh họa về cách suy nghĩ hệ thống

Phát triển các giải pháp có thể thay thế cho nhau

Chương 3: Giải quyết bài toán kinh doanh bằng HTTT

Các giải pháp xuất phát từ đâu? Kinh nghiệm là một nguồntốt Những giải pháp đã thực hiện, hoặc ít nhất đã được xemxét trong quá khứ cần được xem xét lại Một nguồn khác củacác giải pháp nữa là các lời chỉ bảo của những người khác,bao gồm lời khuyên của các nhà tư vấn và đề nghị của cáchệ chuyên gia Bạn cũng nên sử dụng trực giác và óc sángtạo để thực hiện các giải pháp sáng tạo Cuối cùng, đừngquên rằng “doing nothing” (không làm gì cả) về một vấn đềhoặc cơ hội là một giải pháp hợp lý, với những ưu và nhượcđiểm của nó

Đánh giá các giải pháp

Để có thể xác định được giải pháp tốt nhất

Đầu tiên cần xây dựng tiêu chuẩn đánh giá và xác định xem

mỗi giải pháp đáp ứng các tiêu chuẩn này như thế nào Tiêu

chuẩn có thể được xếp hạng hoặc cho trọng số, dựa trên sựquan trọng của nó khi đáp ứng các yêu cầu của bạn Chẳnghạn, bạn có thể xếp tiêu chuẩn liên quan đến chi phí hoạtđộng cao hơn tiêu chuẩn dễ sử dụng Cuối cùng, mỗi giảipháp thay đổi phải được đánh giá dựa trên cách nó đáp ứngtiêu chuẩn đánh giá của bạn tốt như thế nào Hình dưới đâyminh họa việc đánh giá hai giải pháp bằng cách sử dụng mộtvài tiêu chuẩn

Ví dụ về việc đánh giá các giải pháp.

Chọn giải pháp tốt nhất

Một khi tất cả các giải pháp đã được đánh giá, bạn có thểbắt đầu quá trình chọn ra giải pháp tốt nhất Các giải phápcó thể được so sánh với nhau bởi vì chúng đã được đánh giávới cùng tiêu chuẩn Chẳng hạn, hai giải pháp ở hình trên cóthể được xem, xếp hạng và được chọn hay loại bỏ dựa trêncác tiêu chuẩn riêng rẻ hoặc tổng số điểm

Thiết kế và thực hiện giải pháp

Chương 3: Giải quyết bài toán kinh doanh bằng HTTT

Một khi giải pháp đã được chọn, nó phải được thiết kế và

thực hiện Đặc tả thiết kế có thể miêu tả chi tiết các đặc tính

và các năng lực của con người, phần cứng, phần mềm, vànguồn dữ liệu và hoạt động của hệ thống thông tin mà hệ

thống mới cần Một kế hoạch thực hiện qui định nguồn lực,

hoạt động và thời gian cần thiết để thực hiện thích hợp

Kiểm tra sau khi thực hiện

Kết quả của việc thực hiện một giải pháp sẽ được giám sát

và đánh giá Đây được gọi là quá trình kiểm tra sau khi thực hiện.

Phần 2:

Phát triển các giải pháp HTTT

Phần này được xây dựng dựa trên các quan niệm giải quyếtvấn đề trong phần trước để chỉ ra các giải pháp HTTT đápứng nhu cầu kinh doanh của người dùng cuối và các tổ chứccủa họ có thể được phát triển như thế nào

Chu kỳ phát triển hệ thống

Giải pháp phát triển HTTT là một quá trình gồm nhiều bước

Việc sử dụng phương pháp hệ thống để phát triển các giảipháp HTTT gắn liền với một quá trình nhiều bước được gọilà chu kỳ phát triển HTTT, cũng được biết đến như chu kỳsống phát triển hệ thống (SDLC) gồm các bước (1) Điều tra,(2) Phân tích, (3) Thiết kế, (4) Thực hiện, và (5) Bảo trì

Chương 3: Giải quyết bài toán kinh doanh bằng HTTT

Chu kỳ phát triển HTTT truyền thống

Điều tra Hệ thống Sản phẩm:

Nghiên cứu khả thi

Phân tích Hệ thống Sản phẩm:

Yêu cầu chức năng

Thiết kế Hệ thống Sản phẩm:

Đặc tả hệ thống

Thực hiện Hệ thống Sản phẩm:

Hệ thống tác vụ

Bảo trì Hệ thống Sản phẩm:

Hệ thống đã cải tiến

Xác định xem vấn đề hay cơ hội kinh doanh có tồn tại không.

Tiến hành nghiên cứu khả thi để xác định xem HTTT mới hay đã cải tiến có là giải pháp không.

Thực hiện kế hoạch quản lý dự án và nhận được sự đồng ý của ban giám đốc

Trình bày các đặc tả đối với tài nguyên phần cứng, phần mềm, con người, mạng, và dữ liệu, và các sản phẩm thông tin thỏa mãn yêu cầu chức năng của hệ thống đã đề nghị.

Trang bị phần cứng và phần mềm Kiểm tra hệ thống, và huấn luyện người vận hành và sử dụng nó.

Đổi thành hệ thống mới

Sử dụng quá trình xem lại sau thực hiện để giám sát, đánh giá, và điều chỉnh hệ thống khi cần.

Nghiên cứu khả thi

Nghiên cứu sơ bộ gọi là nghiên cứu khả thi, điều tra nhu

cầu thông tin của người sử dụng tương lai và xác định các

yêu cầu tài nguyên, chi phí, lợi ích, và sự khả thi của dự án

đã đề nghị Phương pháp thu thập thông tin được tóm tắt

trong bảng để thu thập dữ liệu cho nghiên cứu khả thi

• Phỏng vấn nhân viên, khách

hàng và nhà quản lý

• Bảng câu hỏi cho người dùng

cuối thích hợp trong tổ chức

• Quan sát cá nhân, xem băng

video, hay những thứ liên

quan đến hoạt động công việc

của người dùng cuối

• Xem xét tài liệu, báo cáo, tàiliệu thủ tục, và các tài liệukhác

• Trình bày, mô phỏng, và quansát mô hình các hoạt độngcông việc

Cách thu thập thông tin để phát triển hệ thống

Tính khả thi của hệ thống đề nghị có thể đuợc đánh giá theo

bốn loại chính là:

Tính khả thi về tổ chức Tính khả thi về kinh tế

• HTTT được đề nghị hỗ trợ

các mục tiêu chiến lược của

tổ chức như thế nào

• Tiết kiệm chi phí

• Tăng doanh thu

• Giảm đầu tư

• Tăng lợi nhuận

Tính khả thi kỹ thuật Tính khả thi vận hành

• Khả năng, độ tin cậy, tính sẵn

sàng của phần cứng, phần

mềm và mạng

• Người dùng cuối chấp nhận

• Hỗ trợ ban giám đốc

• Các yêu cầu khách hàng, nhàcung cấp, và chính phủ

Chương 3: Giải quyết bài toán kinh doanh bằng HTTT

Nghiên cứu khả thi gắn liền với phân tích lợi ích/chi phí.

Nếu chi phí và lợi ích có thể được định lượng, chúng được

gọi là hữu hình; nếu không, gọi làø vô hình Chi phí vô hình

thì khó định lượng; chúng gồm việc đánh mất thiện ý kháchhàng hay nhuệ khí nhân viên gây ra bởi các sai lầm và tìnhtrạng xâu xé, chia rẽ do cài đặt hệ thống mới

Các lợi ích hữu hình Ví dụ

Tăng doanh số hay lợi nhuận Phát triển các sản phẩm và dịch vụ dựa trên máy

tính Giảm các khoản chi phí xử lý

thông tin Loại bỏ các thủ tục và tài liệu không cần thiếtGiảm các khoản chi phí hoạt

động Cắt giảm chi phí vận chuyển hàng tồn khoGiảm các khoản yêu cầu đầu tư Giảm các yêu cầu đầu tư hàng tồn kho

Tăng hiệu quả và khả năng hoạt

động

Cải tiến hiệu quả và khả năng trong sản xuất; ví dụ, ít hư hỏng, lãng phí và thời gian chết

Các lợi ích vô hình Ví dụ

Thông tin mới hay thông tin đã

cải thiện luôn sẵn sàng

Thông tin và nhiều loại thông tin mới chính xác và kịp thời hơn

Cải thiện các khả năng tính toán

và phân tích

Mô hình phân tích

Cải thiện dịch vụ khách hàng Đáp ứng dịch vụ kịp thời hơn

Cải thiện tinh thần nhân viên Loại bỏ các công tác, công việc tẻ nhạt và phiền

toái Cải thiện ra quyết định quản lý Phân tích các quyết định và thông tin tốt hơn Cải thiện vị trí cạnh tranh Các hệ thống duy trì khách hàng và nhà cung cấp Cải thiện hình ảnh trong kinh

doanh và cộng đồng

Làm tăng hình ảnh được nhận thức bởi các khách hàng, nhà cung cấp, và những người đầu tư

Các lợi ích có thể của các HTTT dựa trên máy tính

Phân tích hệ thống

Phân tích hệ thống là một nghiên cứu chi tiết:

• Các nhu cầu thông tin của tổ chức và những ngườidùng cuối như chính bạn

• Các hoạt động, tài nguyên, và sản phẩm của bất kỳhệ thống thông tin hiện tại

• Các khả năng hệ thống thông tin được yêu cầu đểđáp ứng nhu cầu thông tin của bạn và những ngườidùng cuối khác

Phân tích tổ chức

Phân tích tổ chức là một bước khởi đầu quan trọng trong

phân tích hệ thống

Phân tích hệ thống hiện tại

Bạn cần phải phân tích hệ thống này sử dụng các tài nguyênphần cứng, phần mềm, mạng, và con người như thế nào đểbiến đổi các tài nguyên dữ liệu, như dữ liệu giao dịch thànhcác sản phẩm thông tin, như các báo cáo và kết xuất

Phân tích các yêu cầu chức năng

Chương 3: Giải quyết bài toán kinh doanh bằng HTTT

Bạn phải cố xác định các khả năng xử lý thông tin được yêucầu cho mỗi hoạt động của hệ thống (nhập, quá trình xử lý,xuất, lưu trữ, kiểm soát) để đáp ứng các nhu cầu thông tincủa người dùng cuối

 Các yêu cầu giao diện người sử dụng Các nhu cầu nhập/xuất của

người dùng cuối phải được hỗ trợ bởi hệ thống thông tin, bao gồm các nguồn, định dạng, nội dung, dung lượng, và tính thường xuyên của mỗi loại nhập xuất.

 Các yêu cầu xử lý Các hoạt động yêu cầu biến đổi đầu vào thành đầu

ra Bao gồm các tính toán, nguyên tắc quyết định, và hoạt động xử lý khác, và khả năng, số lượng vật liệu đưa vào một quá trình, thời gian quay vòng, và thời gian đáp ứng cần cho các hoạt động xử lý

 Các yêu cầu lưu trữ Tổ chức, nội dung, và kích thước của các cơ sở dữ

liệu, các loại và tần số việc cập nhật và hỏi đáp, độ dài và cơ sở hợp lý cho việc lưu trữ bản ghi.

 Các yêu cầu kiểm soát Chính xác, hợp lệ, an toàn, bảo mật, và khả

năng đáp ứng các yêu cầu đối với các chức năng nhập, quá trình, xử lý, xuất, và lưu trữ hệ thống.

Các yêu cầu chức năng định rõ các khả năng HTTT được yêu cầu

để đáp ứng nhu cầu thông tin của người sử dụng

Thiết kế hệ thống

Giao diện người sử dụng, dữ liệu, và thiết kế quá

trình

Bao gồm 3 hoạt động: giao diện người dùng, dữ liệu và thiết kế quá trình.

Thiết kế giao diện người sử dụng: thường sử dụng dạng Web

Thiết kế hệ thống có thể được xem như thiết kế giao diện người dùng, dữ liệu, và quá trình

• Màn hình, Mẫu

biểu, Báo cáo, và

thiết kế hộp đối

Chương 3: Giải quyết bài toán kinh doanh bằng HTTT

Phong cách Các yếu tố thiết kế

• Đoàn thể Nền đá hoa cương và đồ họa chạm nổi hay khắc

• Mạnh mẽ Hình ảnh có tính hành động—người di chuyển,

nhân viên bán hàng tương tác khách hàng; hợp đồng đang được ký

Vị trí tốt nhất trên trang Web dành để nhấn mạnh hợp đồng gần nhất được ký kết; việc mua sắm mới nhất được thực hiện; sự kiện quan trọng nhất vừa đạt được

• Định hướng gia

đình

Hình ảnh gia đình

Các yếu tố thiết kế giao diện người sử dụng

trong thiết kế trang Web đa phương tiện trên Internet hay Intranet

Thiết kế dữ liệu Sản phẩm của thiết kế dữ liệu là mô tả chi tiết

về:

• Thuộc tính hay tính chất của thực thể (đối tượng, con người,

nơi chốn, sự kiện) mà HTTT cần để duy trì thông tin

• Mối quan hệ giữa các thực thể

• Các yếu tố dữ liệu cụ thể (CSDL, Bảng, Mẫu tin, …) cần được lưu trữ cho từng thực thể

• Luật toàn vẹn quản lý mỗi phần tử dữ liệu được qui định và sử

dụng trong HTTT như thế nào

Thiết kế quá trình Hoạt động thiết kế quá trình tập trung

vào thiết kế các tài nguyên phần mềm, nghĩa là chương trìnhvà thủ tục mà HTTT được đề nghị cần đến

• Dịch vụ người sử dụng—giao diện người sử dụng kiểu

đồ họa được sử dụng trong phần mềm

• Dịch vụ ứng dụng—các đơn thể phần mềm thi hành luật

kinh doanh, xử lý thông tin, quản lý giao dịch Các dịchvụ ứng dụng có thể nằm trên client hay server

• Dịch vụ dữ liệu—dữ liệu được chuẩn bị sẵn cho các

phần mềm dịch vụ ứng dụng trong quá trình xử lý Hệthống quản lý CSDL sẽ đảm nhiệm chức năng này

Đặc tả hệ thống

Chương 3: Giải quyết bài toán kinh doanh bằng HTTT

nhà thiết kế hệ thống thường sẽ trình bày các đặc tả phần cứng, phần mềm, mạng, dữ liệu, và con người cho một hệ thống được đề nghị Thiết kế hệ thống cuối cùng phải qui định loại tài nguyên phần cứng nào (máy móc và phương tiện), tài nguyên phần mềm nào (chương trình và thủ tục), tài nguyên mạng nào (phương tiện truyền thông và mạng), và tài nguyên con người nào (người dùng cuối và các nhân viên HTTT) sẽ cần đến Nó phải qui định tài nguyên dữ liệu (chứa trong các Bảng và CSDL họ thiết kế) sẽ được biến đổi thành sản phẩm thông tin (kết xuất, đáp ứng, báo cáo, và tài liệu) như thế nào Những đặc tả này là sản phẩm cuối cùng của giai đoạn thiết kế hệ thống.

Lấy mẫu thử (prototyping)

Lấy mẫu thử là sự phát triển và thử nghiệm nhanh các mô hình

đang làm việc (prototype) của các ứng dụng mới trong quá trình

lặp và tương tác.

• Nhóm Một vài người dùng cuối và nhà phát triển hệ thống thông

tin thành lập một nhóm phát triển ứng dụng kinh doanh

• Sơ đồ hóa Phát triển thiết kế mẫu thử ban đầu dưới dạng sơ đồ

• Mẫu thử Chuyển sơ đồ thành mẫu thử “trỏ và nhấp” đơn giản

bằng cách sử dụng công cụ lấy mẫu thử.

• Trình bày Một vài màn hình và liên kết thông thường được trình

bày cho người sử dụng.

• Phản hồi Sau khi nhóm nhận được phản hồi từ người sử dụng, mẫu

thử sẽ được lặp lại.

• Lặp lại Sự trình bày và lặp lại được thực hiện thêm.

• Tư vấn/Tham khảo Những cuộc hội thảo được tổ chức với các

nhà phát triển/tư vấn IT để xác định các cải tiến và sự phù hợp với tiêu chuẩn hiện có của tổ chức.

• Hoàn tất Mẫu thử được chuyển thành một ứng dụng hoàn tất.

• Chấp nhận Người sử dụng xem xét lại và kết thúc hợp đồng nếu

họ chấp nhận hệ thống mới.

• Cài đặt Cái đặt phần mềm ứng dụng mới vào mạng máy chủ.

Ví dụ về quá trình phát triển hệ thống dựa vào việc lấy mẫu thử trong kinh doanh

Thực hiện một hệ thống thông tin mới

Giai đoạn thực hiện hệ thống liên quan đến việc mua sắm phần

cứng và phần mềm, phát triển phần mềm, thử nghiệm chương trình và thủ tục, phát triển tài liệu, và nhiều hoạt động cài đặt khác Nó cũng bao gồm việc đào tạo và huấn luyện người dùng cuối và các chuyên gia vận hành hệ thống mới.

Chương 4: Phần cứng máy tính

Phần cứng máy tính

Mục tiêu:

4 Xác định các loại phần cứng chủ yếu, xuhướng, và cách sử dụng hệ thống máy vi tính,máy cỡ trung, và máy lớn (Mainframe)

5 Sơ lược về các công nghệ chính và sử dụngcác thiết bị ngoại vi để nhập dữ liệu, xuất dữliệu, và lưu trữ

6 Xác định và cho ví dụ về các thành phần vàchức năng của một hệ thống máy tính

7 Xác định hệ thống máy tính và thiết bị ngoại

vi bạn cần trang bị hay tư vấn cho một doanhnghiệp, và giải thích lý do của sự chọn lựa đó

Phần 1:

Hệ thống máy tính:

Người dùng cuối và máy tính xí nghiệp

Thảo luận các xu hướng, ứng dụng, và một vài khái niệmcăn bản của nhiều loại máy tính đang được sử dụng hiệnnay

Xu hướng của hệ thống máy tính

Hệ thống máy tính ngày nay rất đa dạng về kích thước, kiểudáng, và khả năng tính toán Phần cứng và phần mềm cũngnhư nhu cầu của người dùng cuối phát triển nhanh tiếp tụclàm xuất hiện các kiểu máy tính mới, từ thiết bị hỗ trợ kỹthuật số xách tay cho người dùng cuối (personal digitalassistant), cho đến mainframe nhiều CPU lớn nhất dành cho

xí nghiệp

Sự bùng nổ của mạng máy tính cho các ứng dụng Internet vàintranet sẽ thay thế chỗ cuả máy tính cá nhân, đặc biệt trongnhững tổ chức lớn và thị trường máy tính gia đình

Các thế hệ máy tính

Chương 4: Phần cứng máy tính

Thế hệ thứ nhất cuả những máy tính hình thành trong giaiđoạn những năm đầu thập kỷ 50, giai đoạn thứ hai bùng nổtrong suốt những năm cuối thập kỷ 60s, giai đoạn thứ ba vàothập kỷ 70, và giai đoạn thứ tư là công nghệ máy tính củanhững năm 1980-1990 Thế hệ thứ năm gia tốc các thế hệtrước đó để đưa chúng ta bước vào thế kỷ 21

Máy tính thế hệ thứ nhất gắn liền với máy tính thể tích lớn

sử dụng hàng trăm hay hàng ngàn đèn chân không cho việc

xử lý và các mạch nhớ của nó

Các xu hướng chính theo khả năng của máy tính

Máy tính thế hệ thứ hai sử dụng transistor và các thiết bị

bán dẫn khác được nối thành các bo mạch trong các máytính