BÀI GIẢNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN TRỊ

1.1 Thông tin và thông tin quản trị 1.1.1- Thông tin và vai trò của thông tin trong kinh tế 1.1.1.1-. Thông tin (ở nhiều góc độ khác nhau có nhiều định nghĩa thông tin khác nhau ) *Hằng ngày con người sử dụng các giác quan để nhận biết thông tin. Thông tin giúp cho con người hiểu biết hơn, nhận thức tốt hơn về những gì xảy ra trong xã hội, trong thiên nhiên. Thông tin làm tăng thêm hiểu biết của con người, là nguồn gốc của nhận thức. Khái niệm thông tin ( information ) được sử dụng hàng ngày. Có thể hiểu thông tin là những gì cung cấp cho con người các hiểu biết. Thông tin làm cho con người tăng thêm hiểu biết về các lĩnh vực, đối tượng mình quan tâm. Con người có nhu cầu đọc báo điện tử, báo viết, báo ảnh, nghe đài, xem Tivi, xem phim, học tập… để nhận thêm thông tin mới. Thông tin mang lại cho con người sự hiểu biết, nhận thức tốt hơn, đúng hơn về những đối tượng trong thiên nhiên, trong đời sống xã hội… giúp cho họ phải làm các công việc để đạt được mục đích một cách tốt nhất, hợp lý nhất, đem lại hiệu quả cao nhất.

Bộ giáo dục và đào tạo

Trường DHTM

Khoa tin học Thương Mại

BÀI GIẢNG

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN TRỊ

( MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM )

Chương 1ĐẠI CƯƠNG VỀ

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN TRỊ

1.1 Thông tin và thông tin quản trị

1.1.1- Thông tin và vai trò của thông tin trong kinh tế

1.1.1.1- Thông tin (ở nhiều góc độ khác nhau có nhiều định nghĩa thông tin khác nhau )

*Hằng ngày con người sử dụng các giác quan để nhận biết thông tin Thông tingiúp cho con người hiểu biết hơn, nhận thức tốt hơn về những gì xảy ra trong xãhội, trong thiên nhiên Thông tin làm tăng thêm hiểu biết của con người, là nguồngốc của nhận thức

Khái niệm thông tin ( information ) được sử dụng hàng ngày Có thể hiểuthông tin là những gì cung cấp cho con người các hiểu biết Thông tin làm cho conngười tăng thêm hiểu biết về các lĩnh vực, đối tượng mình quan tâm Con người cónhu cầu đọc báo điện tử, báo viết, báo ảnh, nghe đài, xem Tivi, xem phim, họctập… để nhận thêm thông tin mới Thông tin mang lại cho con người sự hiểu biết,nhận thức tốt hơn, đúng hơn về những đối tượng trong thiên nhiên, trong đời sống

xã hội… giúp cho họ phải làm các công việc để đạt được mục đích một cách tốtnhất, hợp lý nhất, đem lại hiệu quả cao nhất

Thông tin trong lĩnh vực tin học có thể hiểu là các bản tin hay thông báo nhằm mang lại sự hiểu biết nào đó cho đối tượng nhận tin

Thông tin có thể được phát sinh, được tìm kiếm, được truyền, được lưu trữ,được xử lý, được nhân bản, được sao chép Như vậy thông tin có thể bị phá hủyhoặc sai lệch,biến dạng

Thông tin được lưu trữ dưới nhiều dạng khác nhau như các kí hiệu chữ viếttrên các vật mang tin như giấy, gỗ, đá, kim loại… Như sóng điện từ, sóng âm,sóng ánh sáng Tóm lại bất kỳ dòng năng lượng nào, bất kỳ cấu trúc vật chất nào

cũng có thể mang thông tin Chúng được gọi là vật mang tin Ví dụ tờ báo, quyển

sách, bảng viết, đĩa mềm, đĩa cứng, USB… đều là vật mang tin

Dữ liệu ( DATA ) là sự biểu diễn của thông tin và được thể hiện bằng các tínhiệu vật lý Thông tin chứa đựng ý nghĩa còn dữ liệu là các dữ kiện không có cấutrúc và không có ý nghĩa rõ ràng nếu nó không được tổ chức và xử lý

Có nhiều cách phân loại thông tin Song về cơ bản người ta phân thông tinthành hai loại : Thông tin liên tục và thông tin rời rạc Thông tin liên tục đặc trưngcho các đại lượng thông tin mà số lượng các giá trị có thể tiếp nhận được là vô hạn.Thông tin lên tục có thể được thể hiện bằng các đại lượng vật lý như dòng điện, sựchuyển dịch cơ học Thông tin rời rạc đặc trưng cho các đại lượng mà số lượng cácgiá trị có thể tiếp nhận được là hữu hạn Thông tin rời rạc có thể được thể hiện bằngtên gọi, ký hiệu, công thức và mọi thông tin rời rạc có thể mã hóa được.

Các công việc : Thu thập, lưu trữ, sao chép, hủy bỏ, truyền … thông tin được gọi là

xử lý thông tin

Các hiểu biết, nhận thức về đối tượng nào đó do một thông tin nào đó cungcấp có thể chính xác, có thể không để lượng hóa một thông tin người ta đó dùngxác suất đo khả năng có thể xảy ra của sự kiện ( biến cố ) Nếu một biến cố khôngbao giờ xảy ra, xác suất của nó có giá trị bằng 0

Nếu một biến cố chắc chắn xảy ra, xác suất của nó có giá trị bằng 1.Một thông tinchưa biết đúng hay sai thì xác suất tin cậy của thông tin này là số p nằm trongkhoảng ( 0, 1 ) Giả sử sự kiện có thể xẩy ra ở một trong n trạng thái và pi là xác suấtxuất hiện sự sự kiện ở trạng thái thứ i Năm 1948, C.Shannon đó đề nghị công thứctính lượng thông tin ( độ chính xác của nhận thức do thông tin cung cấp ), còn gọi làEntropi như sau:

) ( log2

n

p p

*Thông tin có thể được phát sinh, được lưu trữ, được truyền, được tìm kiếm, được

xử lý, được sao chép Thông tin cũng có thể biến dạng, sai lệch hoặc phá huỷ

*Thông tin được thể hiện dưới nhiều dạng như các loại sóng, hình ảnh, âm thanh,chữ viết Về nguyên tắc bất kỳ một cấu trúc vật lý nào hoặc bất kỳ dòng nănglượng nào cũng có thể mang thông tin Chúng được gọi là vật mang tin

*Dữ liệu là sự biểu diễn của thông tin và được thể hiện bằng các tín hiệu vật lý.Thông tin được trình bày ở trên được gọi là thông tin tự nhiên Dữ liệu là các thôngtin được chắt lọc từ các thông tin tự nhiên, bằng cách cấu trúc hoá lại, làm cho côđọng hơn, chặt chẽ hơn Ví dụ thông tin trong các loại sổ sách, báo chí, trong cáctệp tin trong máy tính Dữ liệu – nói chung là các dãy giá trị ( số, chữ, ) được bốtrí theo quy cách nào đấy ( cú pháp ) và được hiểu theo một cách giải thích nào đấy( ngữ nghĩa )

*Thông tin chứa đựng ý nghĩa, còn dữ liệu không có ý nghĩa nếu nó không được

* Thông tin quản trị là các thông tin tồn tại và vận động trong các thiết chế

quản trị , các tổ chức và doanh nghiệp nhằm phản ánh tình trạng quản trị của các chủ thể đó

1.1.1.2 Vai trò của thông tin trong kinh tế

a) Khái niệm Thông tin kinh tế là thông tin trong lĩnh vực kinh tế Nó phản

ánh tình trạng hiện thời và hoạt động kinh doanh hiện thời của một tổ chức kinh tế

b) Vai trò của thông tin trong kinh tế

Thông tin kinh tế có thể coi là huyết mạch của một doanh nghiệp Nó cần thiếtcho sự quản lý, điều hành của một doanh nghiệp hay nói rộng hơn là của một tổchức Thông qua việc nghiên cứu thông tin kinh tế ta có thể đánh giá được về nhịpsống và quy mô phát triển của doanh nghiệp, triển vọng và nguy cơ tiềm ẩn củadoanh nghiệp Thông tin kinh tế quyết định thành bại của một doanh nghiệp, củamột tổ chức kinh tế

1.1.2- Các phương pháp mã hoá thông tin kinh tế

1.1.2.1 Khái niệm Mã hoá thông tin nói chung và mã hoá thông tin kinh tế nói

riêng có vai trò đặc biệt trong lưu trữ, xử lý, tìm kiếm và quản lý thông tin Thôngtin kinh tế rất phong phú, đa dạng Nếu không mã hoá thì việc lưu trữ, xử lý, tìmkiếm và quản lý thông tin gặp nhiều khó khăn

Mã hoá là gì? Mã hoá được xem là việc xây dựng một tập hợp những hàm thức

mang tính quy ước và gán cho tập hợp này một ý nghĩa bằng cách cho liên hệ với tập hợp những đối tương cần biểu diễn Nói cách khác, mã hoá là xây dựng bí

danh cho đối tượng Bí danh phải đảm bảo ngắn gọn và duy nhất, đảm bảo tính 1-1đối với đối tượng được mã hoá

Tóm lại :Mã hoá thông tin quản trị là quá trình biểu diễn theo qui ước ngắn gọn một thuộc tính của một thực thể hoặc một tập hợp thực thể nhằm tạo điều kiện thuận tiện nhất cho việc xử lý thông tin quản trị

1.1.2.2 Mục tiêu của mã hoá thông tin

 Mã hoá giúp cho việc tìm kiếm, xử lý thông tin dễ dàng, nhanh chóng vàchính xác

 Mã hoá giúp cho việc tiết kiệm không gian lưu trữ thông tin

 Mã hoá giúp cho việc bảo mật thông tin

1.1.2.3 Các phương pháp mã hoá của thông tin Có rất nhiều phương pháp mã

hoá Sau đây là một số phương pháp mã hoá thông dụng nhất :

 Mã số liên tiếp : Dùng dãy số liên tiếp để mã hoá đối tượng theo một thứ tựnào đó ( trang 126 [ 3 ] )

 Mã hoá phân cấp : Phân cấp đối tượng từ trên xuống,từ trái qua phải cácchữ số được kéo dài về phía bên phải thể hiên chi tiết hơn ( trang 126 [ 3 ] )

 Mã gợi nhớ : Căn cứ vào đặc tính của đối tượng để xây dựng.( trang 127 [ 3 ] )

 Mã ghép nối : có dạng : phần chữ phần số trong đó phần chữ thường là

viết tắt gợi nhớ một nhóm đối tượng nào đó, phần số là trình tự của đối tượng trongnhóm đó ( trang 127 [ 3 ] )

1.1.3- Qui trình xử lý thông tin quản trị

1.13.1 Khái niệm

- Quy trình xử lý thông tin quản trị là sử dụng các phương pháp, các công cụ

để xử lý thông tin quản trị tế nhằm biến đổi thông tin nguyên liệu thành thông tinkết quả Như vậy, thông tin là đầu vào và cũng là đầu ra của hệ thống xử lý Quytrình xử lý thông tin kinh tế bao gồm 4 bước sau :

 Thu thập thông tin quản trị

 Xử lý thông tin quản trị

 Lưu trữ thông tin quản trị

 Truyền đạt thông tin quản trị

- Xử lý thông tin quản trị có vai trò cực kỳ quan trọng trong công tác quản lýkinh tế và quản trị kinh doanh Nó cung cấp thông tin cần thiết, kịp thời và chínhxác cho cán bộ lãnh đạo trong guồng máy quản lý, để họ có thể đưa ra được cácquyết sách kinh tế hiệu quả cao

1.1.3.2 Các bước trong quy trình xử lý thông tin kinh tế

a) Thu thập thông tin kinh tế

Bước này rất quan trọng Bởi vì thông tin được thu thập phải đảm bảo tính đầy đủ,tính chính xác Mục tiêu thu thập thông tin phải được đặt ra rõ ràng và cụ thể, nhưbao nhiêu chỉ tiêu cần thu thập, phải thu thập thông tin loại nào, khối lượng thu thậplà bao nhiêu, thông tin phản ánh trong thời gian bao lâu ( bao nhiêu ngày, bao nhiêutháng, bao nhiêu năm )

b) Xử lý thông tin kinh tế

Bước này có thể được coi là quan trọng nhất Quy trình xử lý thông tin bao gồmtất cả các công việc như tập hợp các thông tin, sắp xếp các thông tin, phân loạithông tin và tiến hành tính toán các chỉ tiêu kinh tế Kết quả của xử lý thông tinkinh tế là các con số, các biểu đồ, các bảng biểu phản ánh hiện trạng và quá trìnhkinh tế

c) Lưu trữ thông tin kinh tế

Các thông tin kinh tế nói chung và kết quả xử lý thông tin kinh tế nói riêng phảiđược lưu trữ để có thể sử dụng lâu dài Có thể lưu trữ thông tin trên đĩa từ, trên đĩa

CD, DVD và trên giấy

d) Truyền đạt thông tin kinh tế

Các kết quả xử lý thông tin kinh tế được truyền đạt đến các tổ chức có nhu cầu sửdụng thông tin Thông tin kết quả được truyền đạt nội bộ đến các bộ phận bên trongcủa hệ thống kinh tế và quản lý để hướng dẫn thực hiện Thông tin kết quả của quitrình xử lý thông tin kinh tế cũng được gửi đến các cơ quan và tổ chức bên ngoài hệthống thông tin quản trị để thông báo

1.1.4- Các giai đoạn phát triển của quá trình xử lý thông tin kinh tế

1.1.4.1 Khái niệm

Lịch sử phát triển của quá trình xử lý thông tin kinh tế đã trải qua 3 giai đoạn từmức độ thấp đến mức độ cao, từ xử lý thủ công đến xử lý cơ giới bằng các loại máytính cơ học và cuối cùng là xử lý tự động trên cơ sở các công cụ của công nghệthông tin hiện đại

1.1.4.2 Các giai đoạn phát triển của quá trình xử lý thông tin kinh tế

a) Giai đoạn 1 Hệ thống thông tin kinh tế thủ công.

Đây là giai đoạn xử lý thông tin trong các hệ thống thông tin kinh tế truyền thốngquy mô nhỏ, trình độ sản xuất và quản lý còn chưa phát triển Trong giai đoạn này,người ta sử dụng các công cụ tính toán thô sơ như bàn tính gảy, thước tính, máytính cơ Hệ thống biểu mẫu trong hệ thống quản lý trong giai đoạn này theophương pháp truyền thống

b) Giai đoạn 2 Hệ thống thông tin kinh tế được tin học hoá từng phần.

Đối với giai đoạn này, cơ sở vật chất và nhân lực trong lĩnh vực công nghệ thôngtin còn hạn chế Bởi vậy, người ta chỉ có thể xây dựng các hệ thống xử lý thông tinkinh tế được tin học hoá từng phần Thông thường bộ phận nào có khối lượng thôngtin lớn, khối lượng xử lý tính toán nhiều sẽ được ưu tiên thực hiện trên máy tính.Như vậy, đối với giai đoạn này việc ứng dụng tin học đã làm tăng đáng kể tốc độ xử

lý thông tin, rút ngắn thời gian xử lý thông tin Tuy nhiên, giai đoạn này chưa đảmbảo được sự đồng bộ về thông tin trong hệ thống quản lý

c) Giai đoạn 3 Hệ thống thông tin kinh tế được tin học hoá đồng bộ.

Đây là giai đoạn phát triển cao nhất của quá trình xử lý thông tin kinh tế Tronggiai đoạn này, người ta xây dựng một hệ thống xử lý thông tin được tin học hoáđồng bộ Trong hệ thống xử lý thông tin được tin học hoá đồng bộ, người ta xâydựng mạng máy tính cục bộ ( mạng LAN ) làm cơ sở kỹ thuật và công nghệ cho cácquy trình xử lý thông tin kinh tế Ở giai đoạn này, người ta đã xây dựng được một

cơ sở dữ liệu thống nhất cho toàn bộ hệ thống quản lý, đảm bảo không có sự trùnglặp thông tin như thường thấy trong hai giai đoạn trước

1.2 Hệ thống thông tin quản trị

1.2.1- Khái niệm chung về hệ thống

- Hệ thống là một khái niệm thường được sử dụng trong đời sống hàng ngày Hệthống là một tập hợp các thành phần phối hợp nhau để cùng thực hiện mục tiêu nào

đó Một hệ thống có 3 đặc điểm : Có các thành phần bộ phận hoặc đặc điểm hữuhình; Cách thức hay phương pháp xử lý; Mục tiêu của hệ thống

-Hệ thống là một tập hợp nhiều phần tử có những mối ràng buộc lẫn nhau để cùngthực hiện một mục tiêu nhất định nào đó Quan điểm hệ thống là cách nhìn thực tếphức tạp, xem sự vật như là một tổng thể bao gồm nhiều phần tử như người,phương tiện, phương pháp Giữa các phần tử có ràng buộc lẫn nhau

- Các phần tử của hệ thống được hiểu là các thành phần hợp thành của nó và đượchiểu theo nghĩa rất rộng Các phần tử đó có thể rất đa dạng, ví dụ hệ mặt trời thì cácphần tử là mặt trời, trái đất, mặt trăng, ; hệ thần kinh thì các phần tử là bộ óc, dâythần kinh, tuỷ sống, Các phần tử của hệ thống có thể là rất đơn giản, nhưng có thểlà rất phức tạp, thậm chí có thể là một hệ thống con, ví dụ hệ thống giao thông baogồm các hệ thống đường bộ, đường thuỷ, đường hàng không,

- Quan hệ giữa các phần tử của hệ thống : hệ thống là một tập hợp nhiều phần tử cónhững mối ràng buộc lẫn nhau hay nói cách khác là chúng có quan hệ với nhau.Trong các quan hệ đang tồn tại ta chỉ quan tâm tới các quan hệ ổn định và lâu dài.Khi nói ổn định, không có nghĩa là bất biến Nó có thể biến động, song vẫn giữ sự

ổn định trong quan hệ giữa các phần tử, điều này có nghiã là bản chất là không thayđổi

- Quá trình hoạt động của hệ thống : sự biến động của hệ thống thể hiện trên haimặt, đó là sự tiến triển và sự hoạt động Sự tiến triển là các thành phần của nó ( cácphần tử và các quan hệ ) có thể phát sinh, có tăng trưởng, có suy thoái, có đào thải

Sự hoạt động là các phần tử của hệ thống trong những mối ràng buộc cùng cộng tácvới nhau để thực hiện mục tiêu chung nào đó

1.2.2 Hệ thống kinh doanh

1.2.2.1 Khái niệm

Hệ thống kinh doanh là một hệ thống mang lại lợi nhuận, lợi ích

1.2.2.2 Phân loại hệ thống kinh doanh

Hệ thống kinh doanh được chia thành ba hệ thống con là hệ thống tác nghiệp, hệthống quản lý, hệ thống thông tin

* Hệ thống tác nghiệp bao gồm người, phương tiện, phương pháp, quy trình tham

gia trực tiếp vào việc thực hiện mục tiêu kinh doanh Trong nhà máy, xí nghiệp thìđây chính là hệ thống trực tiếp sản xuất

* Hệ thống quản lý còn gọi là hệ quyết định, bao gồm người, phương tiện, phương

pháp, quy trình tham gia vào việc đề xuất các quyết định trong kinh doanh

* Hệ thống thông tin gồm người, phương tiện, phương pháp, quy trình tham gia vào

việc xử lý các thông tin kinh doanh

1.2.3- Hệ thống thông tin quản lý

1.2.3.1 Khái niệm Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống nhằm cung cấp các

thông tin cần thiết cho sự quản lý, điều hành của một doanh nghiệp ( hay nói rộng

ra là của một tổ chức ) Hạt nhân của hệ thống thông tin quản lý là một cơ sở dữ liệuchứa các thông tin phản ánh tình trạng hiện thời và hoạt động kinh doanh hiện thờicủa doanh nghiệp Hệ thống thông tin thu thập các thông tin đến từ môi trường củadoanh nghiệp, phối hợp với các thông tin có trong cơ sở dữ liệu để kết xuất cácthông tin mà nhà quản lý cần, đồng thời thường xuyên cập nhật cơ sở dữ liệu để giữcho các thông tin ở đó luôn phản ánh đúng thực trạng hiện thời của doanh nghiệp

1.2.3 2 Các phương pháp xử lý thông tin Người ta có thể xử lý thông tin trên

MTĐT theo nhiều phương pháp Tuỳ từng trường hợp cụ thể mà ta chọn cácphương pháp sau sao cho phù hợp :

a) Xử lý tương tác và xử lý giao dịch

* Xử lý tương tác là xử lý thực hiện từng phần, xen kẽ giữa phần thực hiện bởingười và phần thực hiện bởi MTĐT; hai bên trao đổi qua lại với nhau dưới hìnhthức đối thoại ở đây, con người không những đưa ra yêu cầu xử lý và cung cấpthông tin bổ sung khi cần, mà còn đưa ra các quyết định dẫn dắt quá trình để đi tớikết quả cuối cùng

* Xử lý giao dịch là xuất phát từ yêu cầu của con người, MTĐT thực hiện mộtmạch không ngừng cho tới khi đạt kết quả cuối cùng

b) Xử lý theo lô và xử lý trực tuyến

* Xử lý theo lô là thông tin được gom lại cho đủ một số lượng nhất định ( một lôhay một mẻ ) mới được đem ra xử lý một thể Xử lý theo lô thường được áp dụngcho các xử lý có tính định kỳ ( hằng tuần, hằng tháng ), cho các thống kê, các kếtxuất, các báo cáo và cho việc in các chứng từ với khối lượng lớn ( ví dụ in hoá đơntiền điện thoại hàng tháng của sở bưu chính viễn thông )

* Xử lý trực tuyến ( hay còn gọi là xử lý trên dòng ) là thông tin đến được đem xử

lý ngay lập tức, một cách cá thể bất kể vào lúc nào Xử lý trực tuyến thường đượcáp dụng cho việc hiển thị, sửa chữa nội dung các tệp dữ liệu, cho việc phục vụ cácgiao dịch với khối lượng không nhiều, lại cần thực hiện tại chỗ và cần có trả lờingay ( ví dụ bán vé máy bay )

c) Xử lý thời gian thực

Là hành vi của một hệ thốngphải thoả mãn một số điều kiện ràng buộc rất ngặtnghèo về thời gian Thông thường thì ở đây MTĐT lệ thuộc vào một hệ thống bênngoài ( ví dụ một tên lửa, một lò nung, ), hệ thống này hoạt động theo một tiến độriêng của nó và máy tính, với mục đích điều khiển sự hoạt động của hệ thống bên

ngoài này, cần phải phản ứng một cách kịp thời đối với mọi biến động trạng tháicủa nó.

d) Xử lý phân tán

Việc xử lý thực hiện trên mạng mà các nút là những MTĐT Thông tin xuất hiện,

có thể được xử lý một phần ở một MTĐT, rồi được chuyển đi xử lý tiếp ở MTĐTkhác Ở đây, các cơ sở dữ liệu cũng có thể dặt rải rác ở các nút của mạng

1.2.4- Phân loại hệ thống thông tin quản trị

1.2.4.1 Khái niệm Có nhiều phương pháp phân loại thông tin kinh tế khác

nhau Trong đó, có hai phương pháp phân loại khá thông dụng Phương pháp thứnhất là phân loại theo lĩnh vực hoạt động của thông tin như thông tin kinh tế trongsản xuất và thông tin kinh tế trong lĩnh vực quản lý Phương pháp thứ hai là phânloại theo nội dung mà nó phản ánh chẳng hạn như thông tin kế hoạch, thông tin đầu

tư, thông tin về lao động tiền lương, thông tin về lợi nhuận của doanh nghiệp Mỗidòng thông tin kinh tế này phản ánh một lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp haymột tổ chức kinh tế

Phương pháp phân loại thứ nhất có ưu điểm là phân định miền hoạt động của các

hệ thống thông tin, nhưng chưa đề cập đến nội dung của các quy trình mà thông tinhướng tới phục vụ

Phương pháp phân loại thứ hai dựa trên cơ sở nội dung mà thông tin phục vụ.Theo phương pháp phân loại này, người ta phân chia thành bốn hệ thống thông tin : + Hệ thống thông tin dự báo

+ Hệ thống thông tin kế hoạch

+ Hệ thống thông tin khoa học và kỹ thuật

+ Hệ thống thông tin thực hiện

Phương pháp phân loại theo nội dung phục vụ của thông tin, giúp chúng ta địnhhướng rõ ràng mục đích của các dòng thông tin trong hệ thống thông tin quản trị.Trên cơ sở đó tiến hành phát triển, hoàn thiện một nội dung nào đó trong hệ thốngthông tin quản trị

1.2.4.2 Các hệ thống thông tin quản trị

a) Hệ thống thông tin dự báo.

Vấn đề dự báo có vai trò rất quan trọng trong các hoạt động kinh tế, nhất là các dựbáo chiến lược dài hạn và trung hạn Dự báo là giai đoạn đi trước quy trình lập kếhoạch Công tác dự báo cung cấp các thông tin chính xác cho các nhà phân tíchkinh tế và vạch ra các định hướng trong tương lai

Hệ thống thông tin dự báo bao gồm các thông tin liên quan đến sản xuất kinhdoanh đến tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian tươnglai

Nội dung của hệ thống thông tin dư báo gồm dự báo dài hạn, dự báo trung hạn, dựbáo ngắn hạn về các vấn đề liên quan tới doanh nghiệp như dự báo các tiến bộ khoa

học và công nghệ, dự báo về quy mô sản xuất, dự báo về nhu cầu của thị trường, dựbáo về mức độ cạnh tranh trên thị trường

b) Hệ thống thông tin kế hoạch

Hệ thống thông tin kế hoạch bao gồm toàn bộ các thống tin về công tác kế hoạchhoá của doanh nghiệp Các kế hoạch được đề cập đến ở ba mức độ : kế hoạch chiếnlược, kế hoạch trung hạn, kế hoạch tác nghiệp Hệ thống thông tin kế hoạch baoquát tất cả các lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp, bao gồm cả trong lĩnh vực sảnxuất và trong lĩnh vực quản lý

c) Hệ thống thông tin khoa học và kỹ thuật.

Bao gồm các thông tin khoa học cơ bản, khoa học kỹ thuật, khoa học kinh tế vàkhoa học nhân văn

Từ môi trường rộng lớn khoa học kỹ thuật, hệ thống thông tin khoa học kỹ thuậtthu thập các thông tin liên quan đến sản xuất kinh doanh, ứng dụng các thành quảmới nhất của khoa học và kỹ thuật để phục vụ cho việc nâng cao hiệu quả hoạt độngcủa doanh nghiệp

d) Hệ thống thông tin thực hiện.

Hệ thống thông tin thực hiện sử dụng các công cụ thống kê và kế toán để kiểm tra,đánh giá, phân tích các quá trình thực hiện kế hoạch, tiến độ thực hiện kế hoạch.Trên cơ sở các dữ liệu của hệ thống thông tin thực hiện, lãnh đạo của bộ máy quản

lý có thể điều chỉnh, bổ sung các kế hoạch sản xuất và kinh doanh của doanhnghiệp

1.2.5- Các tài nguyên phần mềm, nhân lực, dữ liệu và phần cứng

* Phần mềm ứng dụng đa năng :

- Hệ soạn thảo ( WORD, NOTPAD, …); Bảng tính điện tử ( LOTUS,EXCEL, …); Các hệ quản trị cơ sở dữ liệu ( FOXPRO, ACCESS, SQL, ORACLE, )

1.2.5.2 Tài nguyên về nhân lực

Tài nguyên về nhân lực là chủ thể điều hành và sử dụng hệ thống thông tin quảntrị

Tài nguyên về nhân lực bao gồm hai nhóm : Nhóm sử dụng hệ thống và Nhómbảo trì hệ thống

Nhóm thứ nhất là những người sử dụng hệ thống thông tin trong công việchằng ngày của mình như các nhà quản lý, kế toán, nhân viên các phòng ban ( Lãnhđạo; Kế toán tài vụ; Kế hoạch, Tài chính, …)

Nhóm thứ hai là các phân tích viên hệ thống, lập trình viên, kỹ sư bảo hànhmáy, tức là những người xây dựng và bảo trì hệ thống thông tin quản trị Yếu tố conngười là yếu tố quan trọng bậc nhất Nếu tài nguyên về nhân lực không đảm bảo thì

dù hệ thống có tốt đến đâu cũng không thể mang lại hiệu quả cao Trong đó cán bộlãnh đạo và phân tích viên hệ thống là những người có vai trò đặc biệt quan trọng,quyết định sự thành bại của hệ thống Cán bộ lãnh đạo là người có quyền cao nhất,quyết định mọi vấn đề Phân tích viên hệ thống là người có trách nhiệm từ các phácthảo đầu tiên, thực hiện các phân tích toàn diện mọi mặt, đến việc xây dựng môhình thực thể, mô hình vật lý, thiết kế kỹ thuật cho hệ thống

Các phân tích viên hệ thống phải có các năng lực sau :

- Có khả năng kỹ thuật : Hiểu biết về phần cứng và phần mềm; hiểu biết vai tròcủa lập trình viên, các công cụ và ngôn ngữ lập trình; hiểu biết về vai trò và tầmquan trọng của các thao tác viên; khả năng đánh giá các phần mềm cho một ứngdụng đặc thù; có khả năng lựa chọn và thực hiện các giải pháp kỹ thuật tối ưu chocác bài toán thực tế

- Có năng lực giao tiếp : Hiểu biết các vấn đề của người sử dụng và tác độngcủa chúng đối với các bộ phận khác của doanh nghiệp; hiểu rõ các đặc thù củadoanh nghiệp; hiểu biết nhu cầu thông tin trong doanh nghiệp và cơ chế vận hànhcủa các dòng thông tin đó; có khả năng giao tiếp với mọi người ở các cương vị khácnhau Đề cập được một phạm vi rộng lớn về các chủ đề

- Có kỹ năng quản lý : có khả năng quản lý nhóm các phân tích viên hệ thống vàcác chuyên viên kỹ thuật khác; có khả năng lập và điều hành kế hoạch phát triển các

đề án

1.2.5.3 Tài nguyên về dữ liệu

Tài nguyên về dữ liệu gồm các cơ sở dữ liệu Cơ sở dữ liệu phải được thu thập,lựa chọn và tổ chức một cách khoa học theo một mô hình có cấu trúc xác định, tạođiều kiện cho người sử dụng có thể truy cập một cách dễ dàng, thuận tiện và nhanhchóng

Cơ sở dữ liệu trong kinh tế và quản lý bao gồm :

- Cơ sở dữ liệu nhân lực

- Cơ sở dữ liệu tài chính

- Cơ sở dữ liệu kế toán

- Cơ sở dữ liệu công nghệ

- Cơ sở dữ liệu kinh doanh

Các hệ quản trị cơ sở dữ liệu thông dụng nhất hiện nay là :

FOXPRO, ACCESS, SQL, ORACLE,

1.2.5.4 Tài nguyên về phần cứng

Tài nguyên về phần cứng bao gồm toàn bộ các công cụ kỹ thuật thu thập, xử lý,truyền đạt thông tin các thành phần quan trọng nhất của tài nguyên về phần cứng làMáy tính điện tử ( MTĐT vạn năng và MTĐT chuyên dụng ) và Mạng máy tính( Mạng LAN; INTERNET )

a MTĐT và MVT

Máy tính điện tử là một thiết bị điện tử có khả năng tổ chức và lưu trữ thôngtin với khối lượng lớn, xử lý dữ liệu với tốc độ nhanh, chính xác, tự động thànhthông tin có ích cho người dùng

Máy tính điện tử đó trải qua nhiều thế hệ; Luôn cải tiến để đạt mức độ hoànthiện Dựa vào chức năng hoạt động chia máy tính điện tử thành 5 bộ phận chínhlà : Bộ vào; Bộ ra; Bộ nhớ; Bộ làm tính; Bộ điều khiển

Bộ vào : Dùng để đưa dữ liệu và chương trình vào bộ nhớ trong của máytính thường là bàn phím, máy quét, micro, máy đọc mã số, mã vạch,…

Bộ ra : Dùng để đưa thông tin từ bộ nhớ trong ra ngoài thường là màn hình,máy in, máy vẽ,…

Bộ nhớ : Dùng để lưu trữ thông tin là các chương trình, dữ liệu Bộ nhớ gồm

2 phần, một phần gọi là bộ nhớ trong ( Internal Storage )và phần kia là bộ nhớ ngoài( External Storage )

Bộ nhớ trong lại được chia ra làm hai là ROM ( Read Only Memory ) bộ nhớnày chỉ đọc chứ không ghi nghĩa là thông tin trong ROM do các nhà thiết kế ghi takhông ghi được nhưng khi không dùng ( mất điện hoặc tắt máy ) thông tin trongROM không mất bộ nhớ trong thứ hai là RAM ( Ramdom Access Mermory ) chứachương trình, dữ liệu và kết quả giải các bài toán Ngưới sử dụng có thể ghi thôngtin vào RAM hay đọc thông tin từ RAM ra Nhưng khi không dùng ( mất điện hoặctắt máy ) thông tin trong RAM sẽ mất

Bộ số học : Bộ số học gồm các thanh ghi để khi thực hiện chương trình dữliệu chuyển từ bộ nhớ trong sang bộ làm tính thực hiện các phép tính số học hoặclôgíc và kết quả chuyển lại bộ nhớ trong để lưu trữ

Bộ điều khiển : Có chức năng điều khiển và phối hợp sự hoạt động của các bộ phậncủa máy tính nhằm thực hiện các lệnh trong chương trình

Người ta gọi thiết bị xử lý trung tâm CPU ( Central Processing Unit ) để chỉ 3 bộphận là bộ nhớ trong, bộ số học và bộ điều khiển Cỏc bộ phận còn lại của máy tínhgọi là các thiết bị ngoại vi

Máy vi tính :

Một dàn máy vi tính thường gồm : Bản mạch chính : gồm bộ xử lý trung tâmvà các bộ phận khác như : Bộ vi xử lý, bộ nhớ trong, cổng ghép nối tiếp, song song,card điều khiển ổ đĩa, các Bus truyền số liệu

Hộp ổ đĩa mềm, hộp ổ đĩa cứng

Để trong một hộp sắt hình chữ nhật để đứng hoặc để ngang gọi là CASE;

Các thiết bị ngoại vi như : Bàn phím; con chuột; màn hình; máy in …

- Bộ vi xử lý : Là bộ não của máy vi tính, các dữ liệu vào ra điều do CPU xử lý

- Đồng hồ nhịp thời gian ; Dùng để tạo ra các xung nhịp theo thời gian để đồng bộ hóaquá trình làm việc

- Bộ số học : Là nơi thực hiện các phép toán số học hoặc lôgíc

- Bộ nhớ trong : Bao gồm ROM và RAM làm nhiệm vụ lưu trữ thông tin ( chươngtrình , dữ liệu ) phục vụ cho quá trình xử lý

- BUS : Là toàn bộ mạch điều khiển bên trong được kết nối với nhau

b Mạng máy tính

Khái niệm

Mạng máy tính là một tập hợp các máy tính được nối với nhau bằng các đườngtruyền vật lý theo một kiến trúc nào đó nằm chia sẻ các tiềm năng của mạng

Các ưu điểm của mạng máy tính so với máy tính riêng lẻ

 Cho phép chia sẻ tài nguyên với mục đích làm cho toàn bộ các chương trình,thiết bị và dữ liệu có thể được bất kỳ người nào trong tổ chức sử dụng và người sửdụng không cần quan tâm dến vị trí vật lý của các tài nguyên đó ở đâu khi họ dùngmạng

 Làm tăng độ tin cậy của các hệ thống thông tin bằng cách sử dụng nhiều thiết

bị dự phòng trong mạng, các thiết bị này có khả năng thay thế thiết bị đang vậnhành khi gặp sự cố

 Tiết kiệm chi phí Vì các xử lý sẽ được thực hiện trên máy chủ và nhìn chunggiá thành của toàn bộ hệ thống có thể rẻ hơn hoặc có thể dùng chung các thiết bị dắttiền

 Mạng máy tính còn tạo ra khả năng làm việc theo nhóm của các nhân viên Cáctài liệu, các chương trình, các dữ liệu được dùng chung cho cả nhóm Điều đó tạocho năng suất và hiệu quả làm việc cao

 Mạng máy tính còn cung cấp một số dịch vụ như truy nhập tới các thông tintrên mọi lĩnh vực, truyền thông giữa người với người ( thư tín điện tử, hội nghị trênmạng, đàm thoại, ), các trò giả trí có tương tác trên mạng

Phân loại mạng máy tính

Có nhiều cách để phân loại mạng máy tính theo khoảng cách địa lý, kiến trúcmạng, kỹ thuật chuyển mạch Cụ thể là :

- Mạng LAN

- Mạng WAN

- Mạng INTERNET

* Mạng LAN ( Mạng máy tính cục bộ – Local Area Network ) Là mạng được cài

dặt trong phạm vi tương đối hẹp như trong một phòng, một toà nhà, một khuônviên, với khoảng cách xa nhất của hai nút trên mạng vào khoảng 10 km

Mỗi mạng LAN có một máy chủ ( Server ) và một số máy tính cá nhân ( được gọilà các trạm làm việc – Work Station ) Các máy tính được nối vào mạng nhờ mộttấm cart mạng Mỗi một mạng LAN cần có một hệ điều hành mạng Các hệ điềuhành mạng thông dụng hiện nay là Novel NetWare, Lantastic

* Mạng WAN ( Mạng diện rộng – Wide Area Network ) là mạng mà phạm vi của

nó có thể trong một hoặc nhiều quốc gia, trong lục địa Trong mạng WAN có nhiềumạng LAN

* Mạng INTERNET ( Mạng toàn cầu – International Network ) đó là mạng toàn

cầu, là mạng của các mạng Internet có các ứng dụng sau :

- Dịch vụ thư điện tử

- Hội thảo trên Internet

- Dịch vụ WWW ( Word Wide Web ) : Internet là một kho tài liệu khổng lồ, mộtbách khoa toàn thư đồ sộ nhất thế giới Người sử dụng có thể tham khảo nhiềuthông tin đa dạng, phong phú thuộc tất cả các lĩnh vực Bằng ngôn ngữ siêu văn bảnHTML người sử dụng có thể tạo ra các trang WEB trên mạng riêng cho mình.Thông qua Internet, có thể tiến hành quảng cáo, mua bán hàng qua mạng, tìm đốitác kinh doanh ( Thương mại điện tử )

1.3- Các giai đoạn phân tích và thiết kế hệ thống thông tin

Để triển khai việc phát triển một hệ thống thông tin, cách tốt nhất là nên phân chiaquá trình này thành các giai đoạn khác nhau Mỗi giai đoạn trong quy trình đó phảiđược xác định và phân biệt một cách rõ ràng bởi :

- Những điểm mốc chính ( các thời điểm và sự kiện)

- Các sản phẩm phải được hoàn thành trong giai đoạn đó

Có như vậy, mới có cơ sở để xác định được một giai đoạn đã hoàn thành hay chưa.Điều này rất cần thiết cho việc theo dõi đánh giá tiến độ thực hiện dự án sau này

Giai đoạn 1 : Phân tích hệ thống ( sẽ trình bày sau )

Giai đoạn 2 : Thiết kế hệ thống ( sẽ trình bày sau )

Giai đoạn 3 : Lập trình, chạy thử và cài đặt

- Lập trình

- Chạy thử và cài đặt

- Lập các tài liệu hướng dẫn và huấn luyện

Giai đoạn 4 : Khai thác và bảo trì

Chương 2PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ VÀ CÀI ĐẶT

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN TRỊ

2.1 Phân tích hệ thống thông tin quản trị

2.1.1 Phương pháp luận phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản trị

Trong quá trình phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý, người ta phải vậndụng một số phương pháp luận cơ bản, nhằm đảm bảo cho hệ thống tương lai hoạtđộng ổn định và mang lại hiệu quả kinh tế thiết thực

2.1.1.1- Phương pháp tiếp cận hệ thống

Yêu cầu chủ yếu nhất của phương pháp này là phải xem xét hệ thống trong tổngthể vốn có của nó, cùng với các mối liên hệ của các phân hệ nội tại cũng như mốiliên hệ với các hệ thống bên ngoài

Hệ thống thông tin là nền tảng của mỗi hệ thống quản lý dù ở cấp vĩ mô hay vi

mô Do đó khi phân tích hệ thống thông tin, ta phải có cách tiếp cận hệ thống, tức làphải xem xét một cách toàn diện các vấn đề kinh tế, kỹ thuật và tổ chức của hệthống quản lý Ưng dụng phương pháp tiếp cận hệ thống trong phân tích hệ thốngthông tin đòi hỏi trước hết phải xem xét doanh nghiệp như là một hệ thống thốngnhất về mặt kinh tế, kỹ thuật và tổ chức Sau đó mới đi vào các vấn đề cụ thể trongtừng lĩnh vực Trong mỗi lĩnh vực lại chia thành các vấn đề cụ thể ngày càng chitiết hơn Đây chính là phương pháp tiếp cận đi từ tổng quát tới chi tiết theo sơ đồcấu trúc hình cây

2.1.1 2 - Đi từ phân tích chức năng đến mô hình hoá

Trước hêt phải có kế hoạch phân tích tỉ mỉ, chu đáo đến từng khâu công việc Sau

đó tiến hành từng bước phân tích chức năng của hệ thống thông tin, phân tích dòngthông tin kinh doanh và sau đó tiến hành mô hình hoá hệ thống thông tin kinh tếbằng các mô hình DFD ( sơ đồ dòng dữ liệu ), mô hình thông tin ma trận Cuốicùng là bản báo cáo chi tiết toàn bộ những kết quả của quá trình phân tích hệ thốngthông tin Kết quả của giai đoạn phân tích hệ thống thông tin là cơ sở rất quan trọng

để người ta đưa ra quyết định có nên thiết kế hệ thống thông tin quản trị hay không.Và nếu có thì tài liệu phân tích sẽ là nền tảng cơ bản để thiết kế hệ thống

2.1.1 3 - Phân tích hệ thông có cấu trúc

Phân tích hệ thống có cấu trúc phát sinh từ quan niệm cho rằng các nguyên lý củalập trình có cấu trúc cũng có thể áp dụng cho các giai đoạn phân tích và thiết kế hệthống thông tin

Một khái niệm được sử dụng rất rộng rãi trong xử lý dữ liệu là quá trình phát triểncác hệ thống mới có sử dụng máy tính có thể được xem như bao gồm một số giaiđoạn phân biệt Tất cả những giai đoạn này tạo thành vòng phát triển hệ thống baogồm :

- Xác định vấn đề

- Nghiên cứu tính khả thi

- Phân tích

- Vòng phát triển hệ thống làm giảm bớt các nguy cơ.

- Nhường quyền kiểm soát tối hậu dự án cho người sử dụng

- Mọi chi tiết về hệ thống mới, mọi nhân tố và giả thiết về những quyết địnhnào đã được chọn đều được ghi lại một cách có hệ thống trong tài liệu đưa ra

ở từng giai đoạn

Khi phân tích hệ thống có cấu trúc, có sử dụng các mô hình sau :

- Sơ đồ chức năng kinh doanh ( BFD )

- Các sơ đồ dòng dữ liệu ( DFD )

- Các mô hình dữ liệu ( DM )

- Ngôn ngữ có cấu trúc ( SL )

2.1.1.4 - Nguyên tắc đảm bảo độ tin cậy

Các thông tin phải được phân cấp theo vai trò và chức năng của chúng Thông tin cung cấp cho các cán bộ lãnh đạo phải là các thông tin có tầm tổng hợp,bao quát cao và có tính chiến lược

Thông tin cung cấp cho các cán bộ điều hành tác nghiệp trong các bộ phận của hệthống kinh tế và quản lý phải chi tiết, chính xác và kịp thời

Phải bảo mật thông tin trong hệ thống quản lý Việc truy nhập vào hệ thống phảiđược sự đồng ý của người có trách nhiệm trong hệ thống

2 1.1.5- Nguyên tắc thiết kế theo chu trình

Quá trình xây dựng hệ thống thông tin quản lý bao gồm nhiều công đoạn, mỗimột công đoạn đảm nhận một nhiệm vụ cụ thể Sau mỗi giai đoạn, trên cơ sở phântích đánh giá bổ sung phương án được thiết kế, người ta có thể quay lại giai đoạntrước đó để hoàn thiện thêm rồi mới chuyển sang thiết kế giai đoạn tiếp theo, theocấu trúc chu trình

Tầm quan trọng của phân tích hệ thống :

Giai đoạn phân tích hệ thống có vai trò quan trọng trong toàn bộ quá trình pháttriển hệ thống thông tin quản lý Phân tích hệ thống giúp thu thập thông tin và đánhgiá về hệ thống hiện tại, đồng thời xác định chi tiết các khó khăn cần giải quyết của

hệ thống hiện tại Việc phát triển hệ thống mới phải dựa trên nền tảng của hệ thống

cũ, phải giải quyết các khó khăn và phát huy được các ưu điểm của hệ thống cũ

Một hệ thống mới phải xử lý và cung cấp thông tin có ích và phù hợp cho ngườidùng Ngoài ra, hệ thống mới phải có tính khả thi.

Phân tích hệ thống thông tin là một vấn đề có ý nghĩa lý thuyết và thực hành quantrọng Đây là công đoạn đầu tiên của quy trình thiết kế một hệ thống thông tin quản

lý Trong phần này, ta sẽ nghiên cứu các bước phân tích hệ thống từ khi đặt kếhoạch phân tích cho đến khi lập báo cáo tổng kết về phân tích hệ thống thông tin

2.1.2 - Một số phương pháp thu thập thông tin

* Khái niệm : Thu thập thông tin về hệ thống quản lý là công đoạn đầu tiên

trong quá trình phân tích hệ thống Làm sao có được các thông tin liên quan tới mụctiêu đã được đặt ra với độ tin cậy cao và chuẩn xác nhất Có một số phương phápkhảo sát thu thập thông tin : phỏng vấn, phiếu điều tra, quan sát, mẫu bản ghi Mỗimột phương pháp đều có ưu điểm, nhược điểm riêng và được áp dụng sao cho phùhợp với thực tế Nhưng dù áp dụng phương pháp nào thì cũng phải thấy rằng : biếtcàng nhiều thông tin càng tốt Thông tin có thể được chia thành ba nhóm :

 Các thông tin chung về ngành của tổ chức

 Các thông tin về bản thân tổ chức

 Các thông tin về các bộ phận có liên quan trực tiếp tới vấn đề

Có 4 phương pháp cơ bản sau đây để thu thập thông tin :

- Nghiên cứu tài liệu về hệ thống

- Phương pháp quan sát hệ thống

- Phương pháp phỏng vấn

- Phương pháp sử dụng phiếu điều tra

2.1.2.1- Nghiên cứu tài liệu về hệ thống

a) Khái niệm : Nghiên cứu tài liệu về hệ thống là bước đầu tiên của quá trình

phân tích hệ thống và cũng là phương pháp thu thập thông tin đầu tiên thường ápdụng Mục đích của nghiên cứu tài liệu về hệ thống là thu nhận các thông tin tổngquát về cấu trúc tổ chức, cơ chế hoạt động và quy trình vận hành thông tin trong hệthống

b) Nghiên cứu môi trường của hệ thống Bao gồm :

 Môi trường bên ngoài

 Môi trường kỹ thuật

 Môi trường vật lý

 Môi trường tổ chức

Trong đó :

 Môi trường bên ngoài gồm các yếu tố sau đây :

- Điều kiện cạnh tranh trên thị trường

- Xu hướng phát triển công nghệ trong lĩnh vực này

 Môi trường kỹ thuật bao gồm các thành phần sau đây :

- Phần cứng và phần mềm hiện cố để xử lý thông tin

- Các trang thiết bị kỹ thuật khác.

- Các cơ sở dữ liệu hiện đang sử dụng

- Đội ngũ phát triển hệ thống hiện có ( Phân tích viên hệ thống, kỹ sư, các lậptrình viên, kỹ thuật viên tin học, )

 Môi trường vật lý bao gồm :

- Quy trình tổ chức xử lý dữ liệu trong quản lý

- Độ tin cậy trong hoạt động của hệ thống

 Môi trường tổ chức bao gồm các yếu tố sau :

- Chức năng của hệ thống ( sản xuất hoặc dịch vụ )

- Lịch sử hình thành và phát triển

- Quy mô hệ thống

- Yếu tố khách hàng ( số lượng, mức độ ổn định, thị hiếu )

- Chính sách dài hạn và ngắn hạn của cơ sở

- Chương trình hành động của cơ sở

- Đặc trưng về nhân sự trong hệ thống quản lý

- Tình trạng tài chính của cơ sở

- Các dự án đầu tư hiện tại và tương lai

c) Nhiệm vụ chính của nghiên cứu tài liệu về hệ thống là thu thập các thông

tin về các thành phần của hệ thống hiện tại và sự hoạt động của chúng Để có mộthình ảnh đầy đủ về các thành phần của hệ thống người ta phải nghiên cứu các dữliệu về các mặt sau :

- Hoạt động của hệ thống

- Thông tin vào của hệ thống

- Thông tin ra của hệ thống

- Quá trình xử lý

- Cơ sở dữ liệu của hệ thống

Chú ý : Cần phải lập kế hoạch nghiên cứu, sắp xếp, phân công công việc, vạchthời gian biểu cho từng công việc, cho từng người

d) Khảo sát hệ thống thông tin đang tồn tại

Cần phải khảo sát :

- Các nguồn thông tin sẵn có

- Phần cứng và phần mềm

- Các quy trình xử lý

- Các biểu mẫu báo cáo đang dùng

- Đội ngũ cán bộ hệ thống

- Các khoản chi phí

- Chu kỳ và tần số hoạt động

2.1.2.2 - Phương pháp quan sát hệ thống

a) Khái niệm : Phương pháp quan sát hệ thống là phương pháp thường được

sử dụng Có những thông tin mà phân tích viên hệ thống rất muốn biết, nhưngkhông thể thu thập được bằng các phương pháp khác, mà trong các tài liệu lưu trữcủa hệ thống cũng không có Khi đó, người ta phải tiến hành quan sát hệ thống.Quan sát có thể có hai cách : quan sát trực tiếp, quan sát qua phương tiện Trong đó,quan sát từ xa, qua phương tiện sẽ chủ động hơn, đặc biệt có thể sử dụng cácphương tiện ghi lại để xem nhiều lần khi cần thiết Quan sat giúp ta bổ sung vàchính xác hoá các thông tin đã thu được

b) Nội dung quan sát

Trước hết phải quan sát được bức tranh toàn cảnh của tổ chức cần tìm hiểu vàcách quản lý các hoạt động của tổ chức này

Sau đó tiết hành quan sát chi tiết Nhằm tìm ra những giải pháp tối ưu về kỹthuật, tài chính, thời gian và những ràng buộc khác

c) Một số hạn chế của phương pháp quan sát hệ thống

 Một hệ thống mới thường làm thay đổi phương pháp và các chi tiết thao táckhiến cho phương pháp cũ không còn mấy ý nghĩa

 Người bị quan sát sẽ cảm thấy khó chịu và họ thường thay đổi cách hànhđộng khi bị quan sát – thay đổi theo chiều hướng không tốt

 Việc quan sát thường đòi hỏi mất khá nhiều thời gian

 Đây không phải là phương pháp hữu hiệu để thu thập thông tin cần thiết choviệc xây dựng hệ thông tin Bởi vậy nên kết hợp phương pháp này với phương phápphỏng vấn trực tiếp

2.1.2.3 - Phương pháp phỏng vấn

a) Khái niệm : Phương pháp phỏng vấn là một phương pháp thu thập thông tin

rất hiệu quả và rất thông dụng Các cuộc phỏng vấn thất bại thường vì hai lý do

- Không hiểu những điều người ta nói ra

- Không có mối quan hệ tốt giữa người phỏng vấn và người được phỏng vấn

b) Những điều cần lưu ý khi phỏng vấn

- Chú ý lắng nghe khi phỏng vấn

- Thiết lập mối quan hệ thân thiện, tin cậy, tốt đẹp trong quá trình phỏng vấn.Với mục tiêu là thu thập thông tin và tạo ra mối quan hệ hợp tác cho côngviệc sau này

- Tình huống phỏng vấn : Nhập gia tuỳ tục, phải hoà mình vào quần chúng và

xử sự như là một thành viên của tổ chức

- Phạm vi liên quan tới phỏng vấn : Phải cố gắng tìm hiểu về công việc củangười được phỏng vấn và đặt các câu hỏi trong phạm vi công việc của họ

- Các dấu hiệu : Cuối cùng phải quan sát các dấu hiệu Chú ý lắng nghe vàquan sát người được hỏi, để có thể thích ứng với tình thế khi cần thiết : thayđổi câu hỏi, cách hỏi, chuyển sang chủ đề khác hoặc im lặng

- Nên cân nhắc kỹ loại câu hỏi sẽ dùng, mỗi loại phù hợp với một hoàn cảnhriêng của nó Việc lựa chọn câu hỏi phỏng vấn sẽ quyết định chất lượng củacác thông tin thu thập được Câu hỏi mở luôn tạo ra nhiều khả năng trả lời,nhưng đừng hy vọng rằng mọi câu trả lời đều sáng sủa.

Cần lưu ý một số kỹ năng cần thiết để nghe và nói hiệu quả :

+ Kỹ năng nghe : nghe xong hãy nói Gác tất cả các việc khác lại Kiểm soát cảmxúc bản thân ( thể hiện nét mặt phù hợp với hoàn cảnh ) Nhìn vào người nói.Không ngắt lời khi chưa thật cần Không vội vàng tranh cãi hay phán xét Với cácvấn đề tranh luận phải để ngỏ khả năng tranh luận về cả hai phía Hỏi để hiểu rõ vấn

đề Nhắc lại nội dung Diễn giải nội dung Tìm ra ý chính Không võ đoán Ghichép thông tin cơ bản

+ Kỹ năng hồi đáp, thu nhận thông tin : Chú ý lắng nghe, ủng hộ bằng cử chỉ,tiếng đế Hỏi để làm rõ người khác muốn gì ở ta Hãy hỏi cụ thể, đừng chungchung Không so sánh hoặc dẫn lời người khác Hãy nói cái tốt trước, đề xuất thayđổi sau Cần có thời gian im lặng để người được phỏng vấn suy nghĩ, sắp xếp thôngtin Tuy nghiên đôi khi cũng cần có một vài lời gợi ý

+ Kỹ năng thuyết trình : Không tìm điểm yếu hãy chú tâm vào điểm mạnh Khônggiải thích dài dòng ( như cho một người ngu ) Lời chưa nói ra, ta là chủ nó, lời nói

ra rồi, nó là chủ ta Dừng lại một chút trước khi hồi đáp Hãy mô tả, đừng đánh giá,cáo buộc Hãy tính đến nhu cầu của hai bên Đưa hồi đáp rõ ràng và kiểm tra lại.Đừng đưa quá nhiều ý kiến Tin tưởng người nhận sẽ tiếp thu và thay đổi Phê bìnhchung chung, khen người cụ thể

c) Tổ chức phỏng vấn

Bước 1 : Chuẩn bị phỏng vấn :

- Lập danh sách và lịch phỏng vấn Lựa chọn số lượng và loại cán bộ đẻ phỏngvấn theo cách thức từ trên xuống

- Cần biết một số thông tin về người được phỏng vấn

- Lập đề cương nội dung chi tiết cho phỏng vấn

- Xác định cách thức phỏng vấn

- Gửi trước những vấn đề yêu cầu

- Đặt lịch làm việc Tốt nhất là vào buổi sáng, thời gian không nên kéo dài quá

- Phương tiện ghi chép

Bước 2 : Tiến hành phỏng vấn :

- Nhóm phỏng vấn gồm hai người Người phỏng vấn chính dẫn dắt phỏng vấn,lược ghi Người phỏng vấn phụ thu thập mẫu vật mang tin, bổ sung hoặc làm

rõ ý

- Thái độ lịch sự, đúng giờ Không được tạo ra cảm giác “thanh tra”

- Nhẫn nại, chăm chú lắng nghe Mềm dẻo và cởi mở Có thể dùng máy ghi âmnhưng phải được phép của người được phỏng vấn

- Nên kết thúc phỏng vấn sớm nếu có thể.

- Cuối buổi phỏng vấn cần nhắc lại nội dung chính để khẳng định kết quả, thoảthuận lần làm việc tiếp theo nếu cần

2.1.2.4 - Phương pháp sử dụng phiếu điều tra

a) Giới thiệu : Khi cần phải lấy thông tin từ một số lượng lớn các đối tượng

và trên một phạm vi địa lý rộng thì dùng phiếu điều tra Yêu cầu các câu hỏi trênphiếu điều tra phải rõ ràng, cùng hiểu như nhau, không đa nghĩa

b) Đối tượng gửi phiếu điều tra thuộc các lĩnh vực sau :

- Cán bộ lãnh đạo trong hệ thống

- Các chuyên gia quản lý

- Các nhân viên trong bộ máy quản lý

- Những người sử dụng thông tin trong hệ thống

- Các cán bộ tin học trong hệ thống

c) Thiết kế một phiếu điều tra bao gồm bốn phần sau :

- Phần tiêu đề : gồm tên tiêu đề ghi rõ mục đích của phiếu điều tra.

- Phần định danh đối tượng điều tra : Họ tên, tuổi, giới tính, nghề nghiệp, chức

vụ, thâm niên công tác

- Phần nội dung các câu hỏi : gồm các câu hỏi khác nhau được sắp xếp và bố trí

theo một trình tự nhất định theo yêu cầu và mục tiêu dự kiến Các câu hỏi thăm dòthường ở dạng cho sẵn các khả năng lựa chọn, người được hỏi chỉ cần trả lời bằngcách đánh dấu vào những mục mà họ chọn

- Phần kết thúc : Có thể có một số giải thích cho những vấn đề cần làm rõ trong

câu hỏi hoặc các chú thích khác

2.1.3 - Phân tích chức năng

2.1.3.1 Mục đích : Mục đích của phân tích chức năng là xác định một cách

chính xác và cụ thể các chức năng chính của hệ thống thông tin Trong giai đoạnphân tích chức năng, người ta phải xác định một cách rõ ràng những gì hệ thốngphải thực hiện, mà chưa quan tâm tới phương pháp thực hiện các chức năng ấy.Như vậy, việc phân tích phải đề cập đến những mô tả cơ sở ban đầu Các mô tả này

sẽ được trình bày rõ ràng trong tài liệu gửi cho người sử dụng phê chuẩn trước khitiến hành các công việc tiếp theo

Để thuận lợi ta dùng sơ đồ chức năng kinh doanh ( sơ đồ chức năng nghiệp vụ ) –BFD trong quá trình phân tích chức năng

2.1.3.2 S ơ đồ chức năng kinh doanh BFD ( Business Function Diagram ):

a) Khái niệm BFD là việc phân rã có thứ bậc các chức năng của hệ thống.

Mỗi một chức năng có thể gồm nhiều chức năng con và thể hiện trong một khungcủa sơ đồ Như vậy BFD có cấu trúc hình cây Sơ đồ chức năng kinh doanh của hệthống thông tin chỉ ra cho chúng ta biết hệ thống cần phải làm gì, chứ không chỉ ra

là phải làm như thế nào Ơ đây chúng ta chưa cần lưu ý tới các các phương tiện đểthực hiện các chức năng ấy Chúng ta cũng chưa cần phân biệt chức năng hànhchính với chức năng quản lý Tất cả các chức năng đó đều quan trọng và cần được

xử lý như nhau như một phần của cùng một cấu trúc trong hệ thống thông tin quảntrị

b) Phân cấp của BFD

Hệ thống thông tin là thực thể khá phức tạp, bao gồm nhiều thành phần, nhiềuchức năng, nhiều cấp hệ Do đó, người ta phải phân cấp sơ đồ chức năng của hệthống thông tin theo cấu trúc hình cây Việc phân cấp sơ đồ chức năng kinh doanhcho phép phân tích viên hệ thống có thể đi từ tổng hợp đến cụ thể, từ tổng quát đếnchi tiết Có như vậy, phân tích viên hệ thống mới có thể tiến hành theo một trình tựkhoa học, mới có thể phân công mỗi một nhóm phụ trách một nhánh nào đó Điềunày giúp cho việc phân công công việc được rõ ràng, không trùng lặp, không nhầmlẫn

c) Quy tắc xây dựng BFD

* Một sơ đồ chức năng đầy đủ bao gồm các thành phần sau :

- Tên chức năng

- Đầu ra của chức năng

- Mô tả các chức năng

- Đầu vào của các chức năng

Ví dụ :

* Ta cần xác định mức nào là mức thấp nhất, tức là ở đó việc phân tích tiếp khôngcần thiết nữa Một chức năng cấp thấp nhất chỉ nên có một nhiệm vụ hoặc mộtnhóm các nhiệm vụ nhỏ do các cá nhân đảm nhiệm BFD toàn bộ hệ thống có trìnhbày trong nhiều trang Trang 1 thể hiện BFD mức cao nhất, sau đó ứng với mỗichức năng ở trang này sẽ thể hiện trong các trang tiếp theo cho đến chức năng thấpnhất

Quản lý doanh nghiệp

Quản lý tài chính

Quản lý vật tư

Quản lý khách hàng

Kế toán tổng hợp

Quản lý thiết bị

Quản lý vật liệu

Giải quyết đơn hàng

Tiếp thị

Ví dụ :

* Chú ý : Cần phân biệt sơ đồ chức năng với sơ đồ tổ chức của cơ quan Trong sơ

đồ chức năng mỗi một khối thể hiện một chức năng Trong sơ đồ tổ chức của cơquan mỗi một khối thể hiện một bộ phận của cơ quan

2.1.3 3- Sơ đồ dòng dữ liệu DFD ( Data Flow Diagram )

2.1.3.3.1 Giới thiệu : Trong các mục trước đây, ta đã xem xét hệ thống thông

tin theo quan điểm “chức năng” thuần tuý Bước tiếp theo trong quá trình phân tíchlà xem xét chi tiết hơn về các thông tin cần cho việc thực hiện các chức năng đãđược nêu và những thông tin cần cung cấp để hoàn thiện chúng Công cụ mô hìnhđược sử dụng cho mục đích này là sơ đồ dòng dữ liệu, được viết tắt là DFD DFD làmột trong những công cụ quan trong nhất trong việc phân tích hệ thông thông tin

Nó đưa ra một phương pháp thiết lập mối quan hệ giữa chức năng hoặc quá trìnhcủa hệ thống với thông tin mà chúng sử dụng

2.1.3.3.2 Định nghĩa DFD :

Sơ đồ dòng dữ liệu là một công cụ dùng để trợ giúp bốn hoạt động chính của cácphân tích viên hệ thống :

- Phân tích : DFD được dùng để xác định yêu cầu của người sử dụng

- Thiết kế : DFD được dùng để vạch kế hoạch và minh hoạ các phương án chophân tích viên hệ thống và người dùng khi thiết kế hệ thống mới

- Biểu đạt : DFD là công cụ đơn giản, dễ hiểu đối với phân tích viên hệ thốngvà người dùng

- Tài liệu : DFD cho phép biểu diễn tài liệu phân tích hệ thống một cách đầy

đủ, súc tích, ngắn gọn Nó còn cung cấp cho người sử dụng một cái nhìn tổngthể về hệ thống và cơ chế lưu chuyển thông tin trong hệ thống đó

Xử lý đơn hàng

2.Quản lý kho

3.Mua hàng 4.Sản xuất 1.Bán hàng

1.Bán hàng

1.2 Nhận k.hàng mới

1.3 Xử lý theo yêu cầu 1.1 Nhận

đơn hàng