Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Việt Úc

Trong những năm vừa qua, chúng ta đang được chứng kiến sự chuyển mình phát triển đi lên của nền kinh tế thế giới, và thực tế đã cho thấy một xu thế khách quan đang diễn ra mang tính chất toàn cầu mà không một quốc gia, một tập đoàn, một công ty nào lại không tính đến trong chiến lược kinh doanh của mình. Đó là xu thế quốc tế hoá nền kinh tế thế giới, một xu thế đem lại sức mạnh về tài chính; tận dụng công nghệ nhằm làm giảm chi phí, nâng cao chất lượng sản phẩm cho tất cả những doanh nghiệp tham gia vào guồng máy đó. Việt Nam cũng không ngừng đổi mới để hoà nhập với nền kinh tế thị trường thế giới, có nhiều doanh nghiệp đã ra đời và không ngừng lớn mạnh. Để đứng vững và phát triển trong điều kiện cạnh tranh khốc liệt hiện nay, thì yêu cầu đặt ra đối với tất cả các doanh nghiệp là phải làm sao nâng cao hiệu quả và uy tín, không những cạnh tranh về chất lượng mà còn cạnh tranh về giá cả. Do vậy, vấn đề giảm chi phí, hạ giá thành sản phẩm luôn được đặt lên hàng đầu với mỗi doanh nghiệp. Như chúng ta đã biết, nguyên vật liệu là một yếu tố cơ bản tạo ra thực thể sản phẩm và nó chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng chi phí, có tác động trực tiếp đến hiệu quả hoạt động của quá trình sản xuất kinh doanh. Nếu có sự biến động về chi phí nguyên vật liệu tất yếu sẽ ảnh hưởng đến giá thành cũng như lợi nhuận của doanh nghiệp. Chính vì vậy, quản lý tốt vật liệu là điều kiện cơ bản làm giảm chi phí, hạ giá thành sản phẩm, từ đó tạo ra sức cạnh tranh trên thị trường, làm tăng lợi nhuận của doanh nghiệp. Vì vậy, kế toán nguyên vật liệu có vai trò đặc biệt quan trọng trong công tác quản lý của doanh nghiệp nói riêng cũng như quản lý vĩ mô của nhà nước nói chung. Trong quá trình thực tập tại Công ty TNHH Việt Úc, em đã nhận thức được vai trò và tầm quan trọng của nguyên vật liệu đối với quá trình sản xuất, sự cần thiết phải tăng cường công tác quản lý nguyên vật liệu. Em đã mạnh dạn tập trung nghiên cứu, tìm hiểu công tác kế toán nguyên vật liệu và hoàn thành chuyên đề với đề tài: “Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Việt Úc” làm chuyên đề thực tập tốt nghiệp.

ĐỀ TÀI: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU

TẠI CÔNG TY TNHH VIỆT ÚC

Họ và tên sinh viên : L¬ng ThÞ Hång Th¸i

Lớp: Kế toán – K11B Hưng Yên

Giáo viên hướng dẫn: ThS Nguyễn Thị Mai Chi

Hưng Yên – Tháng 08 năm 2012

MỤC LỤC

SL 31 PHIẾU XUẤT KHO 36

Ngày 18/05/2012 Số: 110 36

Số lượng 37

Chứng từ 37

Diễn giải 37

Số lượng 37

38

Cộng tháng 38

Chứng từ 38

Diễn giải 38

Số lượng 38

39

Cộng tháng 39

Chứng từ 39

Diễn giải 39

Số lượng 39

40

Cộng tháng 40

Chứng từ 41

Chứng từ 42

Chứng từ 43

DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT

Sản xuất chungQuản lý doanh nghiệp

Số lượng

Số hiệuNgày thángTrách nhiệm hữu hạnTài khoản

Tài khoản sử dụng

Số thứ tựĐơn vị tínhThương mại cổ phầnPhiếu nhập khoPhiếu xuất khoPhiếu chi

CK Chuyển khoản

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Bảng 1.1: Bảng danh mục NVL

Sổ chi tiết nguyên vật liệu

Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch

vụ mua vào không có hóa đơn 30

Sổ chi tiết nguyên vật liệu

Biên bản kiểm tra vật tư, hàng

Bảng tổng hợp nhập xuất

Hóa đơn GTGT số 0005040 34 Sổ chi tiết phải trả cho

Phiếu nhập kho số 128 35 Sổ chi tiết phải trả cho

DANH MỤC SƠ ĐỒ

HIỆU

1.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức quản lý NVL tại Công ty TNHH Việt

2.3 Sơ đồ kế toán NL, VL theo phương pháp kê khai thường

LỜI NÓI ĐẦU

Trong những năm vừa qua, chúng ta đang được chứng kiến sự chuyểnmình phát triển đi lên của nền kinh tế thế giới, và thực tế đã cho thấy một xu

thế khách quan đang diễn ra mang tính chất toàn cầu mà không một quốc gia,một tập đoàn, một công ty nào lại không tính đến trong chiến lược kinh doanhcủa mình Đó là xu thế quốc tế hoá nền kinh tế thế giới, một xu thế đem lạisức mạnh về tài chính; tận dụng công nghệ nhằm làm giảm chi phí, nâng caochất lượng sản phẩm cho tất cả những doanh nghiệp tham gia vào guồng máyđó.

Việt Nam cũng không ngừng đổi mới để hoà nhập với nền kinh tế thịtrường thế giới, có nhiều doanh nghiệp đã ra đời và không ngừng lớn mạnh

Để đứng vững và phát triển trong điều kiện cạnh tranh khốc liệt hiện nay, thìyêu cầu đặt ra đối với tất cả các doanh nghiệp là phải làm sao nâng cao hiệuquả và uy tín, không những cạnh tranh về chất lượng mà còn cạnh tranh vềgiá cả Do vậy, vấn đề giảm chi phí, hạ giá thành sản phẩm luôn được đặt lênhàng đầu với mỗi doanh nghiệp

Như chúng ta đã biết, nguyên vật liệu là một yếu tố cơ bản tạo ra thựcthể sản phẩm và nó chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng chi phí, có tác độngtrực tiếp đến hiệu quả hoạt động của quá trình sản xuất kinh doanh Nếu có sựbiến động về chi phí nguyên vật liệu tất yếu sẽ ảnh hưởng đến giá thành cũngnhư lợi nhuận của doanh nghiệp Chính vì vậy, quản lý tốt vật liệu là điềukiện cơ bản làm giảm chi phí, hạ giá thành sản phẩm, từ đó tạo ra sức cạnhtranh trên thị trường, làm tăng lợi nhuận của doanh nghiệp Vì vậy, kế toánnguyên vật liệu có vai trò đặc biệt quan trọng trong công tác quản lý củadoanh nghiệp nói riêng cũng như quản lý vĩ mô của nhà nước nói chung Trong quá trình thực tập tại Công ty TNHH Việt Úc, em đã nhận thứcđược vai trò và tầm quan trọng của nguyên vật liệu đối với quá trình sản xuất,

sự cần thiết phải tăng cường công tác quản lý nguyên vật liệu Em đã mạnhdạn tập trung nghiên cứu, tìm hiểu công tác kế toán nguyên vật liệu và hoàn

thành chuyên đề với đề tài: “Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty

TNHH Việt Úc” làm chuyên đề thực tập tốt nghiệp Chuyên đề của em gồm

và hạn chế , em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến chỉ bảo của các thầy,

cô giáo, cùng các anh chị trong phòng kế toán công ty TNHH Việt Úc đểchuyên đề của em được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn !

CHƯƠNG 1ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI

CÔNG TY TNHH VIỆT ÚC.

1.1 - Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Việt Úc.

1.1.1 - Danh mục nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Việt Úc.

Một trong những điều kiện thiết yếu để tiến hành sản xuất là đối tượnglao động Theo Mác, tất cả mọi vật thể thiên nhiên xung quanh con người màlao động có ích có thể tác động vào để tạo ra của cải vật chất cho xã hội, phục

vụ con người đều là đối tượng lao động Nguyên vật liệu như lọ thuỷ tinh, nắpsắt, nguyên liệu dưa bao tử, cà chua, dứa để sản xuất hàng nông sản xuấtkhẩu, nguyên liệu hạt nhựa Pet, nhựa HD, nhựa 2L để sản xuất các mặt hàngchai nhựa phục vụ cho ngành thực phẩm, nông dược, y tế,…

Trong doanh nghiệp, sản xuất nguyên vật liệu là đối tượng lao độngtham gia một chu kỳ sản xuất nhất định Dưới tác động của lao động, chúng bịtiêu hao toàn bộ và chuyển dịch giá trị một lần vào chi phí sản xuất kinhdoanh trong kỳ Mỗi loại có một nội dung kinh tế, chức năng, công dụng vàtính năng lý hoá khác nhau trong quá trình sản xuất Sau đây là bảng danhmục nguyên vật liệu sử dụng trong quá trình sản xuất sản phẩm:

Bảng 1.1:

BẢNG DANH MỤC NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH VIỆT ÚC

13 Lọ thủy tinh 1500ml 50 Nhãn cà chua bi loại 720ml

14 Lọ thuỷ tinh 480ml 51 Nhãn cà chua trung loại 720ml

15 Lọ thuỷ tinh 370ml 52 Nhãn hỗn hợp dưa cà loại 720ml

23 A Xít chanh (Axitcitic) 60 Nhựa làm nút trong 1L

37 Mì chính

1.1.2 - Phân loại và mã hóa nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Việt Úc.

- Nguyên vật liệu chính (NVLC): Là nguyên liệu khi tham gia vào quá trình

sản xuất và là thành phần chủ yếu cấu thành lên sản phẩm gồm:

+ Nguyên vật liệu chính để sản xuất rau quả xuất khẩu: Dưa bao tử, dưa trung

tử, dưa 6-9, cà chua bi, cà chua trung, dứa quả, hộp sắt, lọ thuỷ tinh, nắp sắt,thùng Carton, tem nhãn…

+ Nguyên vật liệu chính để sản xuất bao bì nhựa: Hạt nhựa Pet, nhựa HD,nhựa PE, nhựa 2L…

- Nguyên vật liệu phụ (NVLP): Là nguyên liệu khi tham gia vào quá trình sản

xuất không cấu thành thực thể sản phẩm mà chúng chỉ có tác dụng phụ trongquá trình sản xuất kinh doanh, được sử dụng kết hợp với nguyên vật liệuchính để hoàn thiện nâng cao tính năng, chất lượng của sản phẩm gồm:

+ Nguyên vật liệu phụ để sản xuất rau quả: Đường, muối, axit, cần tây, tỏi, thì

- Phế liệu thu hồi xưởng sản xuất rau quả: Do đặc thù riêng của xưởng SX

rau quả trong quá trình SX chỉ có tỷ lệ hao hụt, không có phế liệu thu hồi

- Phế liệu thu hồi xưởng sản xuất bao bì: Nhựa phế phẩm.

Để tránh nhầm lẫn trong công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệudoanh nghiệp đã xây dựng được hệ thống danh mục nguyên vật liệu và phânloại, mã hoá cho từng loại nguyên vật liệu một cách rõ ràng chính xác tươngứng với quy cách, chủng loại của từng loại nguyên vật liệu cụ thể như sau:

41 HOP480 Hộp carton loại 480ml VLC 152.1 Cái

51 NCCT Nhãn cà chua trung loại 720ml VLC 152.1 Cái

52 NDC Nhãn hỗn hợp dưa cà loại 720ml VLC 152.1 Cái

II Danh mục nguyên liệu để sản xuất Bao bì nhựa

1.2 - Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu của Công ty TNHH Việt Úc.

1.2.1 - Các phương thức hình thành nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Việt Úc.

Nguyên vật liệu là một yếu tố không thể thiếu được của quá trình sảnxuất kinh doanh ở các đơn vị sản xuất Giá trị nguyên vật liệu chiếm một tỷtrọng lớn trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh, vì vậy quản lý tốt khâu thumua, dự trữ và sử dụng vật liệu là điều kiện cần thiết để bảo đảm chất lượngsản phẩm, tiết kiệm chi phí, giảm giá thành, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp

Do đặc thù của Công ty chuyên sản xuất mặt hàng nông sản xuất khẩunên nguyên liệu chủ yếu là nguồn mua ngoài và thu mua của bà con nông dân.Sau khi xác định được kế hoạch sản xuất trong tháng, quý, năm, phòng kếhoạch sẽ lập kế hoạch tổ chức thu mua số nguyên vật liệu cần thiết phục vụcho sản xuất của Công ty

Nguyên vật liệu phục vụ cho quá trình sản xuất bao bì nhựa rất đadạng, nguyên liệu nhựa phế PET, nhựa HD phế được dùng để sản xuất cácloại chai phế nhập mua từ các cơ sở tái chế nhựa ở địa phương và các vùnglân cận Nguyên liệu hạt nhựa PET rin chủ yếu được nhập khẩu từ thị trườngcác nước như: Thái Lan, Hồng Kông, Indonesia,… Hiện nay Công ty TNHHViệt Úc sử dụng hai nguồn hình thành nguyên vật liệu chủ yếu là nguồn muangoài trong nước và nhập khẩu

1.2.2 - Các phương thức sử dụng nguyên vật liệu

Sau khi nhập mua nguyên vật liệu về đến kho Thủ kho sẽ là ngườiquản lý trực tiếp về số lượng nguyên vật liệu nhập mua về Các nguyên vậtliệu này được phân loại và được quản lý theo nhóm Các bộ phận trong công

ty khi có nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu đều phải có tờ trình lên ban lãnhđạo công ty ký duyệt Sau khi ban lãnh đạo đã ký duyệt, bộ phận kế toán vật

tư căn cứ vào giấy đề nghị cấp vật tư đã được lãnh đạo ký duyệt, kế toán tiến

hành làm thủ tục xuất kho nguyên vật liệu sau đó chuyển xuống cho thủ khoxuất Nguyên vật liệu của Công ty mua về nhập kho chủ yếu là để xuất phục

vụ cho quá trình sản xuất ra sản phẩm

Để tránh nhầm lẫn trong công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệutrước hết các đơn vị phải xây dựng được hệ thống danh điểm và đánh số danhđiểm cho nguyên vật liệu Hệ thống danh điểm và số danh điểm của NVLphải rõ ràng, chính xác tương ứng với quy cách chủng loại của từng loạiNVL

Để quá trình sản xuất kinh doanh liên tục và sử dụng vốn tiết kiệm thìđơn vị phải có kế hoạch dự trữ NVL ở mức độ hợp lý Do vậy đơn vị phải xâydựng định mức tồn kho tối đa và tối thiểu cho từng danh điểm NVL, tránhviệc dự trữ quá nhiều hoặc quá ít một loại nguyên liệu nào đó Định mức tồnkho của NVL còn là cơ sở để xây dựng kế hoạch thu mua NVL và kế hoạchtài chính của đơn vị

1.2.3 - Hệ thống kho tàng, bến bãi của Công ty TNHH Việt Úc.

Để bảo quản tốt NVL dự trữ, giảm thiểu hư hao, mất mát, đơn vị đãxây dựng hệ thống kho tàng bến bãi đủ tiêu chuẩn kỹ thuật, bố trí nhân viênthủ kho có đủ phẩm chất đạo đức và trình độ chuyên môn để quản lý NVL tồnkho và thực hiện các nghiệp vụ nhập, xuất kho, tránh bố trí kiêm nhiệm chứcdanh thủ kho với người phụ trách tiếp liệu và kế toán vật tư

Hệ thống kho tàng của Công ty được tổ chức và bố chí một cách hợp

lý, khoa học nhằm hạn chế tối đa hao hụt, mất mát nguyên vật liệu Công tyrất chú trọng tới công tác xây dựng và củng cố hệ thống kho tàng, nhà xưởng.Các kho được bố trí thoáng mát rộng rãi thuận tiện cho việc xuất nhập vàkiểm kê nguyên vật liệu Hệ thống kho nguyên vật liệu tại Công ty hiện có 03kho chính là kho A1, A2, A3 với tổng diện tích khoảng 1.350m2 Mỗi kho cómột thủ kho riêng

1.3 - Tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Việt Úc.

1.3.1 - Cơ cấu tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Việt Úc.

Nắm bắt được tầm quan trọng của nguyên vật liệu đầu vào, công ty đã

tổ chức quản lý nguyên vật liệu tương đối chặt chẽ và có hiệu quả Cụ thể,công ty đã thực hiện quản lý và sử dụng tiết kiệm từ khâu thu mua tới quátrình bảo quản sử dụng Trong khâu thu mua vật liệu được quản lý về khốilượng, quy cách, chủng loại, giá mua và chi phí thu mua, thực hiện kế hoạchmua theo đúng tiến độ thời gian phù hợp với kế hoạch sản xuất của công ty.Trong quá trình sử dụng nguyên vật liệu công ty đang từng bước củng cốhoàn thiện định mức nhằm tiết kiệm chi phí trong quá trình sản xuất, nâng caohiệu quả sản xuất kinh doanh cho đơn vị

Sơ đồ 1.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức quản lý Nguyên vật liệu tại công ty TNHH Việt Úc:

1.3.2 - Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận trong công tác quản lý nguyên vật liệu.

- Giám đốc: Là người chịu trách nhiệm trước pháp luật về chất lượng của sản

phẩm hàng hoá, mẫu mã mà đơn vị sản xuất ra, cam kết không vi phạm bản

Phânxưởngsảnxuất 1

Phânxưởngsảnxuất 2

Giám đốc

Phòng

kỹ thuật

quyền Thực hiện lãnh đạo và điều hành trực tiếp các phòng ban phân xưởng.Đồng thời giám đốc cũng là người chịu trách nhiệm ký xác nhận vào các loạigiấy tờ liên quan tới quá trình thu mua, nhập, xuất nguyên vật liệu.

- Phó giám đốc kỹ thuật: Giám sát hoạt động sản xuất, cung cấp các tài liệu

kỹ thuật cần thiết như định mức về nguyên vật liệu, các loại nguyên vật liệuđược sử dụng cho các bộ phận liên quan Nghiên cứu, kiểm tra chất lượngcủa các loại nguyên vật liệu

- Phòng kế toán: Quản lý toàn bộ lượng nguyên vật liệu về mặt giá trị và hiện

vật trên sổ sách giấy tờ theo hệ thống

+ Tổ chức ghi chép phản ánh chính xác kịp thời số lượng, khối lượng,phẩm chất quy cách và giá trị thực tế của từng loại, từng thứ nguyên vật liệuxuất và tồn kho

+ Vận dụng đúng đắn các phương pháp hạch toán, phương pháp tínhgiá nguyên vật liệu nhập kho, xuất kho Hướng dẫn và kiểm tra các phòngban, bộ phận chấp hành các nguyên tắc, thủ tục nhập xuất và thực hiệnnghiêm chỉnh chế độ chứng từ kế toán

+ Mở các loại sổ (thẻ) kế toán chi tiết theo từng thứ nguyên vật liệutheo đúng chế độ, phương pháp quy định

+ Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch mua hàng, tình hình dự trữ và sửdụng nguyên vật liệu theo dự toán, và phát hiện các trường hợp ứ đọng hoặc

bị thiếu hụt, tham ô, lãng phí, xác định nguyên nhân và các biện pháp xử lý

+ Tham gia kiểm kê và đánh giá nguyên vật liệu theo chế độ quy địnhcủa Nhà nước Cung cấp thông tin về tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vậtliệu phục vụ công tác quản lý Định kỳ tiến hành phân tích tình hình muahàng, bảo quản và sử dụng nguyên vật liệu

+ Kế toán nguyên vật liệu theo dõi tình hình nhập xuất các loại nguyênvật liệu trong kỳ thông qua việc lập sổ kế toán chi tiết cho từng thứ vật tư theo

2 chỉ tiêu giá trị và số lượng Cuối tháng kế toán lập bảng kê nhập xuất tồnsau đó đối chiếu số liệu do thủ kho gửi lên phòng và lập báo cáo về tình hìnhnhập- xuất- tồn.

+ Thủ kho vật tư: thực hiện theo dõi nhập xuất vật tư hàng ngày ghi sổ,thẻ kho của từng thứ vật tư theo chỉ tiêu số lượng để đối chiếu với kế toánnguyên vật liệu

- Phòng kế hoạch: Có nhiệm vụ quản lý theo dõi việc mua bán vật tư theo

đúng thời điểm, chủng loại, số lượng giá thành hợp lý, trực tiếp quản lý khovật tư, định mức vật tư nguyên liệu

+ Tham mưu cho giám đốc về công tác kế hoạch hoá và điều độ sảnxuất, tìm người và thị trường mua các yếu tố đầu vào

+ Trên cơ sở mục tiêu trên đưa ra các chiến lược và các kế hoạch ngắnhạn, trung hạn, dài hạn phù hợp với nguồn lực của doanh nghiệp Phân bổ kếhoạch tháng, quý cho các phân xưởng Khai thác, tiếp cận, quản lý, cấp phátvật tư một cách chính xác, kịp thời phục vụ sản xuất Thanh quyết toán hợpđồng vật tư với các khách hàng và đơn vị nội bộ Lập báo cáo thống kê kếhoạch quy định

- Phòng kỹ thuật: Có nhiệm vụ xây dựng định mức sử dụng vật tư, định mức

hao hụt vật tư trong quá trình sản xuất Kiểm tra đánh giá chất lượng sảnphẩm, trước khi nhập kho đem đi tiêu thụ để phát hiện ra những hạn chế củasản phẩm và tiến hành khắc phục ngay trong kỳ sản xuất để có biện pháp xử

lý kịp thời

- Các phân xưởng sản xuất: Chịu trách nhiệm từ khâu đưa nguyên vật liệu

vào máy cho đến khi tạo ra thành phẩm Đồng thời có trách nhiệm bảo quảnnguyên vật liệu không để xảy ra tình trạng lãng phí, mất mát hay hư hỏngnguyên vật liệu

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY

TNHH VIỆT ÚC.

2.1 - Kế toán chi tiết nguyên vật liệu (NVL) tại Công ty TNHH Việt Úc.

Nguyên vật liệu sử dụng tại công ty TNHH Việt Úc rất đa dạng về

chủng loại và số lượng Để phục vụ cho công tác quản lý và đảm bảo cho quátrình sản xuất kinh doanh được diễn ra theo đúng tiến độ thì kế toán phải theodõi chi tiết về giá trị cũng như hiện vật theo từng kho, từng loại, nhóm nguyênvật liệu Kế toán đã tổ chức hệ thống chứng từ kế toán, mở sổ kế toán chi tiếtphù hợp với tình hình thực tế của Công ty

2.1.1 - Chứng từ sử dụng

Theo chế độ chứng từ kế toán, ban hành theo quyết định số15/2006/QĐ-BTC của Bộ trưởng Bộ tài chính, các chứng từ kế toán về vậtliệu, công cụ, dụng cụ hàng hóa bao gồm:

+ Hóa đơn GTGT

+ Phiếu nhập kho (Mẫu 01 – VT)

+ Phiếu xuất kho (Mẫu 02 – VT)

+ Biên bản kiểm nghiệm vật tư (Mẫu 03 – VT)…

Các sổ sử dụng:

+ Thẻ kho

+ Sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu

+ Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn NVL…

2.1.2 - Quy trình luân chuyển chứng từ tại Công ty TNHH Việt Úc.

Sơ đồ 2.1: Quy trình luân chuyển phiếu nhập kho, phiếu xuất kho.

- Hoá đơn

- Phiếu nhập kho

- Yêu cầu xuất kho

- Phiếu xuất kho

Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, quý, năm.

Nguyên vật liệu trong doanh nghiệp bao gồm rất nhiều loại, để quản lý tốt

kế toán cần sử dụng chứng từ là Phiếu nhập kho và Phiếu xuất kho để hạchtoán

Thẻ kho, Sổ chitiết vật tư

Bảng tổng hợp chứng

từ gốc cùng loại

Chứng từ ghi sổ

Đồng thời, để theo dõi từng loại nguyên vật liệu tồn kho Tại kho, thủ kho

mở thẻ kho để theo dõi về mặt số lượng cho từng loại hàng, còn tại phòng kếtoán, kế toán mở sổ chi tiết để theo dõi cho cả về mặt số lượng và giá trị củatừng loại, từng thứ nguyên vật liệu tồn kho tương ứng với thẻ kho đã mở

Quy trình luân chuyển phiếu nhập kho:

Trong kế toán, phiếu nhập kho được gọi là chứng từ thực hiện, vì nóchứng minh nghiệp vụ về nhập kho một loại hàng tồn kho nào đó Phiếu nhậpkho là do kế toán hoặc người phụ trách viết Để nhập kho, phải có chứng từ

thể hiện rõ nguồn gốc của việc nhập kho mà ghi sổ cho phù hợp (chứng từ nguồn) Chứng từ nguồn gồm: hóa đơn mua hàng, hóa đơn GTGT, biên bản

bàn giao, Vậy làm thế nào để người quản lý kiểm soát được hàng nhập kho?Sau đây là quy trình luân chuyển phiếu nhập kho:

Bước 1: Người giao hàng (có thể là nhân viên phụ trách thu mua, hoặc

người bán) đề nghị giao hàng nhập kho.

Bước 2: Ban kiểm nhận lập biên bản nhận nhập kho vật tư Ban kiểm

nhận bao gồm thủ kho, kế toán vật tư, cán bộ phụ trách bộ phận, người đềnghị giao hàng

Bước 3: Kế toán vật tư hoặc phụ trách bộ phận sẽ tiến hành lập phiếu

nhập kho theo hóa đơn mua hàng, phiếu giao nhận sản phẩm với ban kiểmnhận

Bước 4: Người lập phiếu, người giao hàng và phụ trách bộ phận ký vào

Phiếu nhập kho

Bước 5: Chuyển Phiếu nhập kho cho thủ kho tiến hành việc kiểm nhận,

nhập hàng, ghi sổ và ký phiếu nhập kho

Bước 6: Chuyển Phiếu nhập kho cho kế toán vật tư để ghi sổ kế toán Bước 7: Kế toán vật tư tổ chức bảo quản và lưu trữ phiếu nhập.

Các bước trong quá trình nhập kho không có sự can dự của chủ doanh

nghiệp trong quá trình nhập hàng Bởi vì, hàng nhập vào có thể kéo dài trongnhiều ngày và việc kiểm nhận hàng đòi hỏi người có chuyên môn trong việcxem xét hàng nhập nên thường giao cho cán bộ phụ trách làm, sau này chỉviệc kiểm tra lại chứng từ và đối chiếu thẻ kho với sổ chi tiết theo định kỳ làđược.

Tuy nhiên đối với phiếu xuất kho, do liên quan đến tài sản được tiêu dùng

nên phải có ký duyệt của chủ doanh nghiệp (Giám đốc).

Quy trình luân chuyển phiếu xuất kho:

Phiếu xuất kho được gọi là chứng từ thực hiện, vì nó chứng minh chonghiệp vụ về xuất kho Phiếu xuất kho là do kế toán hoặc người phụ trách viếtkhi xuất kho vật tư Khi xuất kho phải căn cứ vào các nguyên nhân xuất thôngqua các chứng từ nguồn bao gồm: Lệnh xuất kho, phiếu yêu cầu cung cấp vậttư,

Sau đây là quy trình luân chuyển phiếu xuất kho:

Bước 1: Người có nhu cầu về vật tư lập giấy xin xuất hoặc lập yêu cầu

cung cấp vật tư

Bước 2: Chuyển cho chủ doanh nghiệp (Giám đốc) hoặc phụ trách đơn vị

duyệt lệnh xuất

Bước 3: Phụ trách bộ phận hoặc kế toán vật tư căn cứ vào đề nghị xuất

hoặc yêu cầu xuất vật tư tiến hành lập phiếu xuất kho

Bước 4: Chuyển Phiếu xuất kho cho thủ kho tiến hành xuất vật tư sau đó

ký vào phiếu xuất kho rồi giao chứng từ lại cho kế toán vật tư

Bước 5: Khi nhận Phiếu xuất kho, chuyển cho Kế toán trưởng ký duyệt

chứng từ rồi ghi sổ kế toán

Bước 6: Trình Phiếu xuất kho cho thủ trưởng (Giám đốc) ký duyệt chứng

từ, thường là trình ký theo định kỳ, vì chứng từ đã được duyệt xuất ngay từđầu, nên thủ trưởng chỉ kiểm tra lại và ký duyệt

Bước 7: Kế toán vật tư sẽ tiến hành bảo quản và lưu giữ chứng từ.

2.1.3 - Phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu.

- Để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu phải được tiến hành kết hợp giữa

kho và phòng kế toán Như chúng ta đã biết, NVL trong các doanh nghiệpthường có nhiều chủng loại khác biệt nhau, nếu thiếu một loại nào đó có thểgây ra ngừng sản xuất, chính vì vậy hạch toán NVL phải theo dõi cập nhậtthường xuyên tình hình biến động của từng loại nguyên vật liệu

Hiện nay ở công ty hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương phápghi thẻ song song Phương pháp này được tiến hành như sau:

Ở kho: Thủ kho căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu đểghi thẻ kho, thẻ kho được mở theo từng danh mục nguyên vật liệu trong từngkho Thẻ kho được đóng thành quyển và được bảo quản trong tủ nhiều ngăn

Ở phòng kế toán: Kế toán nguyên vật liệu cũng dựa trên chứng từ nhậpxuất NVL để ghi số lượng và tính thành tiền NVL nhập, xuất vào thẻ kế toánchi tiết vật liệu, mở sổ chi tiết cho từng loại nguyên vật liệu tương ứng với thẻkho của từng kho

Cuối kỳ, kế toán tiến hành đối chiếu số liệu trên sổ kế toán chi tiếtnguyên vật liệu với thẻ kho tương ứng do thủ kho chuyển lên Đồng thời từ sổ

kế toán chi tiết nguyên vật liệu kế toán lấy số liệu để ghi vào bảng tổng hợpnhập xuất tồn NVL theo từng danh mục, từng loại NVL để đối chiếu với sốliệu kế toán tổng hợp nhập xuất NVL

Sơ đồ 2.2: Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song:

Thẻ kho

Ghi chú: Ghi hàng ngày

Đối chiếu hàng ngày Ghi cuối tháng

Đối chiếu cuối tháng

• Ưu nhược điểm:

+ Ưu điểm: Ghi chép đơn giản, dễ hiểu, dễ kiểm tra đối chiếu số liệu và phát

hiện sai sót, kết cấu sổ đơn giản, đồng thời cung cấp thông tin nhập xuất vàtồn kho của từng loại NVL kịp thời, chính xác đảm bảo độ tin cậy cao củathông tin và có khả năng cung cấp thông tin nhanh cho các nhà quản trị trongdoanh nghiệp

+ Nhược điểm: Tốn nhiều công sức của kế toán, phương pháp này chỉ sử

dụng được khi doanh nghiệp có ít danh mục nguyên vật liệu Việc ghi chépgiữa thủ kho và phòng kế toán trùng lặp về chỉ tiêu số lượng Ngoài ra, việckiểm tra đối chiếu chủ yếu được tiến hành vào cuối tháng Do vậy hạn chếchức năng kiểm tra kịp thời của kế toán

Sổ kế toán tổng hợp

Bảng kê nhập - xuất - tồn

Sổ kế toán chi tiết

 Tính giá nguyên vật liệu nhập kho:

- Đối với NVL mua ngoài từ các nguồn trong nước nhập kho Công ty

áp dụng phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ giá thực tếNVL mua ngoài nhập kho là giá chưa có thuế GTGT

VD1: Ngày 16/05/2012 Công ty TNHH Việt Úc nhập mua đường kính trắng

của chi nhánh Công ty TNHH Kiến Vương tại Hà Nội, Số 172 Trần DuyHưng - Cầu Giấy – Hà Nội về nhập kho, số lượng như sau: Đường kính trắng

10.500 kg x giá 16.800đ/kg thành tiền 176.400.000đ (Giá bán trên chưa bao gồm VAT 5% ) Chi phí khác bằng 0 Vậy giá thực tế của vật liệu nhập kho là

+

Thuế NK

và thuếGTGT củahàng NK

+

Chi phíthu muathực tế

-Các khoảngiảm giáchiết khấu

T.Mại (Nếu có)

VD2: Ngày 17/5/2012 Công ty TNHH Việt Úc nhập mua lọ thuỷ tinh 720ml

của Công ty GUANGXI PINGXIANG CHUNLEI IMP&EXP TRADING CO.,LTD –Trung Quốc theo tờ khai nhập khẩu số 1186 ngày 17/5/2012 với số lượng là

110.000lọ đơn giá 3.150đ/lọ (được quy đổi ra đồng Việt nam tại thời điểm hạch toán) thành tiền 346.500.000đ, thuế nhập khẩu là 69.300.000đồng.

Vậy giá thực tế của vật liệu nhập kho là:

 Tính giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho: Đối với NVL xuất kho

Công ty áp dụng theo phương pháp bình quân gia quyền Theo phương phápnày căn cứ vào giá thực tế của NVL tồn đầu kỳ và nhập kho trong kỳ, kế toánxác định được giá bình quân của 1 đơn vị NVL, căn cứ vào lượng NVL xuấtkho trong kỳ và giá đơn vị bình quân để xác định giá thực tế xuất trong kỳtheo công thức sau:

Giá thực tế của nguyên

vật liệu xuất kho =

Giá bình quân của 1

Lượng nguyên vậtliệu xuất kho

Trong đó:

Đơn giá bình

quân gia quyền =

Giá trị thực tế củaNVL tồn kho đầu kỳ +

VD1: Nguyên vật liệu Dưa bao tử tồn kho đến thời điểm 31/3/2012 là :

10.500kg, đơn giá 7.500đ/kg thành tiền là: 78.750.000đ

Nhập mua nguyên liệu dưa bao tử trong kỳ nhập kho là: 10.498kg đơngiá là 7.700đ/kg thành tiền là 80.834.600đ

Nhập mua nguyên liệu dưa bao tử nhập kho là 100.468kg, đơn giá là7.600đ/kg thành tiền là 763.556.800đ

Tổng số lượng nguyên liệu dưa bao tử xuất tháng 4 năm 2012 là:110.966kg.

Công thức xác định giá bình quân của 1 kg dưa bao tử xuất kho là:

Giá bình quân 1

kg dưa bao tử =

(78.750.000+80.834.600+763.556.800)

= 7.600đ/kg(10.500+10.498+100.468)

Giá thực tế của nguyên liệu dưa bao tử xuất kho là: 110.966kg đơn giáxuất kho là 7.600đ thành tiền 843.341.600đ

VD2: Nguyên vật liệu Dưa trung tử tồn kho đến thời điểm 31/3/2012 là :

3.250kg, đơn giá 6.400đ/kg thành tiền là: 20.800.000đ

Nhập mua nguyên liệu dưa trung tử trong kỳ nhập kho là: 3.500kg đơngiá là 6.593đ/kg thành tiền là 23.075.500đ

Nhập mua nguyên liệu dưa trung tử nhập kho là 87.500kg, đơn giá là6.500đ/kg thành tiền là 568.750.000đ

Tổng số lượng nguyên liệu dưa trung tử xuất tháng 4 năm 2012 là:91.000kg

Công thức xác định giá bình quân của 1 kg dưa trung tử xuất kho là:

Giá bình quân 1

kg dưa trung tử =

(20.800.000+23.075.500+568.750.000)

= 6.500đ/kg(3.250+3.500+87.500)

Giá thực tế của nguyên liệu dưa trung tử xuất kho là: 91.000kg đơn giáxuất kho là 6.500đ thành tiền 591.500.000đ

Phương pháp giá bình quân cả kỳ dự trữ có ưu điểm là giảm nhẹ đượccông việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu so với phương pháp nhập trướcxuất trước và nhập sau xuất trước, không phụ thuộc vào số lần nhập xuất củatừng loại nguyên vật liệu

Nhược điểm của phương pháp này là dồn công việc tính giá nguyên vậtliệu xuất kho vào cuối kỳ hạch toán nên ảnh hưởng đến tiến độ của các khâu

kế toán khác, đồng thời sử dụng phương pháp này cũng phải tiến hành tínhgiá cho từng loại nguyên vật liệu

 Thủ tục nhập kho Nguyên vật liệu:

Căn cứ vào hoá đơn GTGT, bảng kê thu mua nông sản sau khi kiểmtra, số nguyên vật liệu đạt yêu cầu thì tiến hành làm thủ tục nhập kho và kếtoán nguyên vật liệu sẽ làm phiếu nhập kho để làm cơ sở ghi sổ chi tiếtnguyên vật liệu Phiếu nhập kho được lập làm ba liên:

- Liên 1: Lưu tại quyển

- Liên 2: Giao cho người nhập hàng

- Liên 3: Dùng để luân chuyển và ghi sổ kế toán

Ngày 16/05/2012 nhập thu mua nguyên liệu Dưa của Ông Phạm Văn Minh Ngô Quyền - Tiên Lữ - Hưng Yên về nhập kho số lượng cụ thể như sau: Dưabao tử 5.200 kg x giá 7.600đ/kg thành tiền 39.520.000đ, Dưa trung tử 3.500

-kg x giá 6.500đ/-kg thành tiền 22.750.000đ

BẢNG KÊ THU MUA HÀNG HOÁ, DỊCH VỤ MUA VÀO KHÔNG CÓ HOÁ ĐƠN

(Tháng 05 năm 2012)

Tên cơ sở kinh doanh: CÔNG TY TNHH VIỆT ÚC Mã số thuế: 0900221562

Địa chỉ: Đại Lại - Ngô Quyền - Tiên Lữ - Hưng Yên

Nơi tổ chức thu mua: Ngô Quyền - Tiên Lữ - Hưng Yên.

Người phụ trách thu mua: Phạm Văn Minh

người

bán

Địa chỉ

Tên mặt hàng

Đơn vị tính

Số lượn g

Đơn giá (đồng)

Tổng giá thanh toán

16/5 Lương Thị

Hoà

Ngô Quyền Tiên Lữ Hưng Yên

Dưa Bao tử

Kg 5.200 7.600 39.520.000

16/5 Lương Thị

Hoà

Ngô Quyền Tiên Lữ Hưng Yên

Dưa Trung tử

Kg 3.500 6.500 22.750.000

18/5 Mai Văn

Hoà

Ngô Quyền Tiên Lữ Hưng Yên

Dưa Bao tử

Kg 6.800 7.600 51.680.000

18/5 Mai Văn

Hoà

Ngô Quyền Tiên Lữ Hưng Yên

Dưa Trung tử

Dưa Bao tử

Kg 3.800 7.600 28.880.000

Dưa Trung tử

Kg 1.850 6.500 12.025.000

0 Tổng giá trị hàng hoá mua vào: 1.552.190.000 đồng

Hưng Yên, ngày 31 tháng 5 năm 2012

Người lập bảng kê Giám đốc Công ty

( ký, họ tên) (ký, đóng dấu)

Đơn vị: Công ty TNHH Việt Úc (Mẫu số: 03-VT)

BIÊN BẢN KIỂM TRA VẬT TƯ, HÀNG HOÁ TRƯỚC KHI NHẬP KHO

Ngày 16 tháng 05 năm 2012

Hôm nay ngày 16/05/2012 Tại Công ty TNHH Việt Úc chúng tôi gồmcó:

I- Đại diện Công ty TNHH Việt Úc (Bên mua hàng)

1- Ông: Trần Văn Tám Chức vụ: Phó giám đốc phụ trách SX

2- Bà: Nguyễn Thị Hà Chức vụ: Kế toán NVL

3- Bà: Nguyễn Thị Thu Hương Chức vụ: Phòng kỹ thuật (KCS)

4- Bà: Hoàng Thị Liên Chức vụ: Thủ kho

II- Đại diện bên bán hàng.

1- Ông : Phạm Văn Minh Chức vụ: Tổ chức thu mua

Đã cùng nhau kiểm tra và nghiệm thu số nguyên liệu dưới đây do bàHoàng Thị Liên trực tiếp nhận hàng

Phương thức nghiệm thu

Kết quả kiểm nghiệm

SL đúng quy cách

SL sai quy cách

* Ý kiến ban kiểm tra: Hàng đủ tiêu chuẩn cho nhập kho

Đại diện bên giao hàng Đại diện bên nhận hàng

(ký, họ tên) (ký, họ tên)

(Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ Tài Chính)

PHIẾU NHẬP KHO

Ngày 16 tháng 05 năm 2012 Số: 125

Nợ TK: 152

Có TK: 331

Họ tên người giao: Phạm Văn Minh

Lý do nhập: Nhập thu mua nguyên liệu Dưa của Ông Phạm Văn Minh - Ngô

Quyền - Tiên Lữ - Hưng Yên

Nhập tại kho: NVL Công ty TNHH Việt Úc.

STT Tên nhãn hiệu

hàng hoá Mã hàng

Đơn vị tính

Số lượng

Đơn giá

(Đồng )

HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG

(Liên 2: Giao cho khách hàng)

Ngày 16 tháng 05 năm 2012

Mẫu số: 01GTKT- 3LL

Ký hiệu: KV/12P Số: 0005040

Đơn vị bán hàng: Chi nhánh Công ty TNHH Kiến Vương tại Hà Nội

Địa chỉ : Số 172 Trần Duy Hưng - Cầu Giấy - Hà Nội.

Mã số thuế: 0304355389-001

Họ tên người mua hàng: Công ty TNHH Việt Úc

Địa chỉ: Đại Lại - Ngô Quyền - Tiên Lữ -Hưng Yên.

Số tài khoản: 102010000354501 Tại ngân hàng TMCP Công thương Hưng Yên Hình thức thanh toán: Chuyển khoản Mã số thuế: 0900221562

dịch vụ

Đơn vịtính

Sốlượng Đơn giá Thành tiền

Cộng tiền hàng: 264.150.000Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 13.207.500 Tổng cộng tiền thanh toán: 277.357.500

Số tiền viết bằng chữ: (Hai trăm bẩy mươi bẩy triệu ba trăm năm mươi bẩy ngàn năm trăm đồng chẵn)

Lý do nhập: Nhập mua nguyên liệu Đường, Axit theo hoá đơn số : 0005040 ngày 16/05/2012 của Chi nhánh Công ty TNHH Kiến Vương tại Hà Nội

Nhập tại kho: NVL Công ty TNHH Việt Úc.

STT Tên nhãn hiệu

hàng hoá

Mã hàng

Đơn vị tính

Số lượng

- Thủ tục xuất kho Nguyên vật liệu:

+ Kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH Việt Úc: các nghiệp vụphát sinh diễn ra thường xuyên, liên tục và công ty đã sử dụng phương pháptính giá bình quân gia quyền để xác định giá trị vật liệu xuất kho

+ Công ty xuất kho nguyên vật liệu chủ yếu phục vụ cho sản xuất sảnphẩm làm căn cứ vào định mức sử dụng vật tư, kế hoạch và yêu cầu thực lĩnhvật tư của bộ phận sản xuất đã được giám đốc duyệt, phòng kế toán lập phiếuxuất kho nguyên vật liệu, thủ kho và người nhận nguyên vật liệu phải làm thủ

tục kiểm nhận lượng nguyên vật liệu xuất kho theo từng phiếu Phiếu xuấtkho được lập thành ba liên:

- Liên 1: Lưu tại quyển

- Liên 2: Giao cho người nhận hàng

- Liên 3: Dùng để luân chuyển và ghi sổ kế toán

VD: Ngày 18/5/2012 xuất vật tư cho ông Phạm Quốc Đạt xưởng sản xuất rau

quả xuất khẩu, xuất vật tư đi sản xuất: Dưa bao tử 4.500kg x giá 7.600đ/kgthành tiền 34.200.000đ, Dưa trung tử 2.800kg x giá 6.500đ/kg thành tiền18.200.000đ, Đường kính trắng 1.050kg x giá 16.800đ/kg thành tiền17.640.000đ, Muối tinh 850kg x giá 2.200đ/kg thành tiền 1.870.000đ, Axitacetic 550kg x giá 19.500đ/kg thành tiền 10.725.000đ

Công ty TNHH Việt Úc

PHIẾU ĐỀ NGHỊ CẤP VẬT TƯ

Ngày 18 tháng 05 năm 2012

- Họ và tên người nhận hàng: Phạm Quốc Đạt

- Phân xưởng sản xuất rau quả xuất khẩu

- Lý do xuất kho: Xuất đi sản xuất sản phẩm

STT Tên nhãn hiệu quy cách Mã số Đơn vị Số lượng yêu cầu

2 Dưa trung tử DTT Kg 2.800

Người lập Tổ trưởng Thủ kho Giám đốc

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

 Căn cứ vào kế hoạch sản xuất sản phẩm và yêu cầu cung cấp vật tư phòng

kế toán lập phiếu xuất kho:

Đơn vị : CÔNG TY TNHH VIỆT ÚC Mẫu số:

02-VT

PHIẾU XUẤT KHO

Ngày 18/05/2012 Số: 110

Nợ TK: 621

Họ và tên người nhận hàng: Phạm Quốc Đạt Có TK: 152

Lý do xuất: Xuất nguyên liệu đi sản xuất Dưa xuất khẩu