Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Tâm Hồn Việt

Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Tâm Hồn Việt

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

1 Quyết định 15/2006/QĐ-BTC do Bộ Trưởng Bộ Tài Chính ban hànhngày 20/3/2006

2 Giáo trình kế toán tài chính- Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân HàNội

3 Các tài liệu kế toán do phòng Kế Toán công ty TNHH Tâm Hồn Việtcung cấp bao gồm:

- Báo cáo Tài chính công ty TNHH Tâm Hồn Việt năm 2006, 2007;

- Sổ chi tiết vật tư sản phẩm hàng hoá năm 2007;

- Tờ khai thuế GTGT, sổ chi tiết tài khoản thuế Thu nhập doanh nghiệpnăm 2007;

- Các mẫu bảng biểu được công ty TNHH Tâm Hồn Việt áp dụng;…

- …

4 Các tài liệu khác do công ty cung cấp bao gồm:

- Photo giấy phép đăng kí kinh doanh;

- Các tài liệu nghiên cứu thị trường

- Điều lệ công ty…

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

1 TNHH: Trách nhiệm hữu hạn

2 Thuế GTGT/ VAT: Thuế Giá trị gia tăng

3 Thuế TNDN: Thuế Thu nhập doanh nghiệp

9 PXK: Phiếu xuất kho

10 BHXH: Bảo hiểm xã hội

DANH MỤC BẢNG BIỂU SƠ ĐỒ

1 Sơ đồ 1.1: Quy trình sản xuất của công ty TNHH Tâm Hồn Việt……… 5

2 Sơ đồ 1.2: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí công ty TNHH Tâm Hồn Việt 8

3 Bảng 1.1: Bảng phân tích kết quả sản xuất – kinh doanh Công ty TNHH Tâm Hồn Việt ( 2006-2007)……… 11

4 Sơ dồ 1.3: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán công ty TNHH Tâm hồn Việt 14

5 Sơ đồ 1.4: Quy trình ghi sổ……… 19

6 Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức của phân hệ kế toán hàng tồn kho bằng Fast accouting 2006 27

7 Biểu 2.1: Hoá đơn GTGT……… ……….………… 28

8 Biểu 2.2: Biên bản kiểm nghiệm vật tư……….……… 29

9 Biểu 2.3: Phiếu nhập kho theo hoá đơn ……… 30

10 Biểu 2.4: Phiếu nhập kho nội bộ……….………… 32

11 Biểu 2.5: Phiếu xuất kho……… ……… ……… 34

12 Biểu 2.6: Thẻ kho……….……… 37

13 Biểu 2.7: Sổ chi tiết ……… ………… 38

14 Biểu 2.8: Bảng kê phiếu nhập……… ……… 39

15 Biểu 2.9: Bảng tổng hợp nhập……… 40

16 Biểu 2.10: Bảng kê phiếu xuất……… 41

17 Biểu 2.11: Bảng tổng hợp xuất kho……… 42

18 Biểu 2.12: Bảng kê luỹ kế nhập xuất tồn……… 43

19 Biểu 2.13: Sổ số dư……… 44

20 Biểu 2.14: Nhật kí chứng từ số 1……… 48

21 Biểu 2.15: Nhật kí chứng từ số 2……… 50

22 Biểu 2.16: Sổ chi tiết thanh toán với người bán……… 52

23 Biểu 2.17: Sổ chi tiết tài khoản……… 54

24 Biểu 2.18: Nhật kí chứng từ số 10……… 55

25 Biểu 2.19: Nhật kí chứng từ số 7……… 56

26 Biểu 2.20: Bảng phân bổ vật liệu công cụ dụng cụ……… …… 58

27 Biểu 2.21: Sổ cái tài khoản 152……… 59

28 Biểu 2.22: Biên bản kiểm kê kho vải thêu……… 61

29 Biểu 2.23: Mẫu sổ chi tiết tài khoản……… 76

LỜI MỞ ĐẦU

Trong nền kinh tế thị trường hiện nay môi trường cạnh tranh gay gắt đãđặt ra cho các doanh nghiệp những thử thách khó khăn để tồn tại và pháttriển Bên cạnh các khu công nghiệp lớn đang thu hút được những luồng vốndồi dào từ đầu tư nước ngoài thì việc phát triển các ngành nghề truyền thốngcũng không vì thế mà mai một, trong đó có ngành nghề thêu ren

Là một công ty đã ra đời và hoạt động được 5 năm trong lĩnh vực tranhthêu tay và thêu ren công nghiệp, công ty TNHH Tâm Hồn Việt đã phát triểnđược hàng chục mặt hàng với các mẫu mã khác nhau có uy tín trên thị trường

Để có được điều đó, hạ giá thành luôn được coi là bài toán hữu hiệu đối vớidoanh nghiệp trong tương quan cạnh tranh với các đối thủ khác Việc nghiêncứu các biện pháp hạ giá thành luôn là một trong những vấn đề quan tâm hàngđầu của doanh nghiệp

Khi đứng trước bài toán hạ giá thành sản phẩm, các doanh nghiệpthường áp dụng tổng thể các biện pháp, một trong những biện pháp hiệu quả

là nâng cao quản lý và tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu Vì nguyênvật liệu là một trong ba yếu tố đầu vào cơ bản không thể thiếu của quá trìnhsản xuất, đặc biệt đối với các doanh nghiệp sản xuất thì nguyên vật liệu chiếmmột tỷ trọng lớn trong tổng giá thành sản phẩm Bất kì một sự biến động nàoliên quan đến nguyên vật liệu cũng sẽ làm biến động giá thành của sản phẩm

và ảnh hưởng đến lợi nhuận của doanh nghiệp đó Do vậy cần có biện pháp đểquản lý tốt nguyên vật liệu

Là một sinh viên khoa Kế toán trường ĐH Kinh tế Quốc dân, sau 7 học

kì học tập tại trường, em có cơ hội được thực tập và tìm hiểu về công tác hạchtoán kế toán các phần hành cụ thể tại công ty TNHH Tâm Hồn Việt Từ đó

em có cơ hội vận dụng những kiến thức lý thuyết chuyên ngành vào việc quansát, tổng hợp đánh giá thực tế, và quan trọng hơn cả là được trực tiếp tham gia

vào thực hiện một số bước công việc của một kế toán viên để nắm được cụthể các quy trình kế toán.

Nhận thức được tầm quan trọng của thời gian thực tập tại doanh nghiệp

và qua thời gian đầu thực tập tại công ty TNHH Tâm Hồn Việt, được sựhướng dẫn của thầy giáo PGS.TS Nguyễn Năng Phúc và sự giúp đỡ của cácphòng ban, đặc biệt là các anh chị trong phòng kế toán, em đã đi sâu vào phầnhành kế toán nguyên vật liệu cụ thể tại công ty Sau đây là chuyên đề của em

về kết quả thu được qua thời gian thực tập tại công ty TNHH Tâm Hồn Việt.Nội dung chuyên đề về công ty TNHH Tâm Hồn Việt bao gồm 3 phần:

- Phần I: Tổng quan về công ty TNHH Tâm Hồn Việt

- Phần II: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH Tâm HồnViệt

- Phần III: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công

ty TNHH Tâm Hồn Việt

Em rất mong thầy giáo góp ý cho em để hoàn thiện hơn chuyên đề của mình!

Em xin chân thành cảm ơn!

PHẦN I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH TÂM HỒN VIỆT

1.1 Lịch sử hình thành và phát triển

1.1.1 Loại hình doanh nghiệp

Tên công ty: CÔNG TY TNHH TÂM HỒN VIỆT

Tên giao dịch: VIET’S SOUL COMPANY LIMITED

Tên viết tắt: V’SS CO.,LTD

Địa chỉ trụ sở chính: Số 105 S1, ngõ 165, phố Thái Hà, phường Láng

Hạ, Quận Đống Đa, Thành phố Hà Nội

Điện thoại: 04 514 7003 Fax: 04 514 8287

Email: vietsoulcraft@yahoo.com Website: www.vietssoul.com

1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển

Công ty TNHH Tâm Hồn Việt là công ty TNHH hai thành viên trở lên,thành lập ngày 04 tháng 07 năm 2003, giấy phép kinh doanh số : 0102011203

do Sở Kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội cấp

Vốn điều lệ: 12.000.000.000 đồng (Mười hai tỷ đồng VN)

trường thông qua những người quen, chưa có bộ phận kinh doanh riêng nênsản lượng bán ra của công ty không cao Sau hơn 2 năm hoạt động mọi hoạtđộng của công ty đã có sự thay đổi, có một phòng kinh doanh riêng và mởmột Cửa hàng giới thiệu sản phẩm và nó cũng phù hợp với điều kiện ban đầucủa công ty

Năm 2005, với sự mạnh dạn của Ban Giám đốc công ty trong việc đầu

tư dây chuyền công nghệ, công ty TNHH Tâm Hồn Việt đã nhập khẩu dâychuyền công nghệ tiên tiến từ Nhật gồm 4 máy thêu ren tự động Đây là loạimáy dệt kiểu mới có thể cho ra nhiều sản phẩm thêu ren độc đáo phù hợp vớiyêu cầu của thị trường trong và ngoài nước Song song với việc đổi mới dâychuyền công nghệ, công ty cũng chú trọng đào tạo tay nghề của cán bộ côngnhân viên với sự giúp đỡ của các chuyên gia từ Nhật Bản Tháng 5/2005 dâychuyền mới đã đi vào hoạt động và đem lại sự thay đổi đáng kể trong việcnâng cao năng suất lao động và sản lượng

Bên cạnh các sản phẩm ren thêu công nghiệp phục vụ cho xuất khẩu thìsản phẩm thế mạnh của công ty vẫn là các sản phẩm thêu tay truyền thống vớikiểu dáng kích cỡ đa dạng, thiết kế độc đáo đậm nét truyền thống dân tộc

Các sản phẩm thêu của công ty đã và đang ngày càng chiếm một thịphần lớn trên thương trường, khẳng định thương hiệu bằng chất lượng

1.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và quy trình sản xuất của Công ty TNHH Tâm Hồn Việt

1.2.1 Đặc điểm hoạt động kinh doanh

Ngành nghề kinh doanh hợp pháp và chủ yếu của Công ty bao gồm cácngành nghề sau:

- Sản xuất các mặt hàng may mặc;

- Sản xuất, mua bán hàng thủ công mỹ nghệ, tranh thêu, mây tre đan;

- Đại lý mua, đại lý bán, ký gửi hàng hoá

- Giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu, môi giới vận tải quốc tế; khaithuê hải quan, dịch vụ thương mại, môi giới thương mại;

Các ngành nghề khác theo quy định của pháp luật

1.2.2 Đặc diểm tổ chức sản xuất

Quy trình hoạt động để tạo ra sản phẩm trải qua 6 giai đoạn

Sơ đồ 1.1: Quy trình sản xuất của công ty TNHH Tâm Hồn Việt

Mối quan hệ giữa các bộ phận và công việc trong từng giai đoạn:

* Giai đoạn 1: Bộ phận kinh doanh và bộ phận thiết kế: Trong quá

trình tìm kiếm khách hàng, nếu phát sinh đơn đặt hàng thì sau khi trình duyệtgiám đốc, nếu GĐ đồng ý thì bộ phận kinh doanh truyền đạt ý tưởng củakhách cho bộ phận thiết kế thông qua hồ sơ khách hàng, hợp đồng kinh tế, cáctiêu chuẩn kích cỡ kiểu dáng do khách hàng đặt hàng Trong điều kiện chophép, bộ phận Thiết kế đi cùng với bộ phận Kinh doanh đến gặp trực tiếpkhách hàng hoặc trao đổi qua mail để nắm rõ hơn yêu cầu của khách

* Giai đoạn 2: Bộ phận thiết kế trực thuộc phòng kĩ thuật có nhiệm vụ

soạn thảo phác họa mẫu mã sản phẩm theo yêu cầu của khách hàng Sau khi

4 2

Bộ phận thiết kế

Xưởng thêu tay, máy

Bé phËnGiám sát chất lượng

Bộ phận hoàn thiện SP

thuật

đối chiếu với bộ phận kĩ thuật nhằm thiết kế kĩ thuật thêu phù hợp cho từngloại sản phẩm.

* Giai đoạn 3: Bộ phận thiết kế và xưởng thêu: Sau khi thiết kế đưa ra

được mẫu phù hợp sẽ viết phiếu giao việc cho xưởng

+Nếu là xưởng thêu tay: trong phiếu nội dung gồm: số lượng sản phẩm,màu chỉ như thế nào, thêu ở đâu, thêu như thế nào, trong thời gian bao lâu sẽlấy sản phẩm…

+Nếu là xưởng thêu ren bằng máy thì trong phiếu nội dung gồm: sốlượng sản phẩm, kích cỡ, kiểu dáng, phối màu theo bản thiết kế, định mứcthời gian, định mức tiêu hao

* Giai đoạn 4: Xưởng thêu và bộ phận Giám sát chất lượng: Sau khi

thêu xong, sản phẩm thêu sẽ được bộ phận giám sát chất lượng kiểm tra:

- Nếu sản phẩm không đạt tiêu chuẩn:

+ Do thợ thêu: Thợ thêu sẽ phải thêu lại và chi phí cho lần sửa đó thợhoàn toàn phải chịu

+ Do công nhân đứng máy: công nhân sẽ phải thực hiện lại phần hànhcủa mình và chịu toàn bộ chi phí kể cả chi phí do liên đới ảnh hưởng đến cáccông đoạn khác

+ Nếu do bộ phận thiết kế và bộ phận kinh doanh không hiểu rõ ý củakhách tạo ra sản phẩm không phù hợp, bộ phận kinh doanh và thiết kế phảichịu trách nhiệm (nhẹ thì khiển trách, nặng sẽ bị trừ lương)

-Nếu sản phẩm đạt tiêu chuẩn: Bộ phận thiết kế sẽ nhận sản phẩm và kývào bản xác nhận sản phẩm đạt tiêu chuẩn Đưa sản phẩm đến bộ phận hoànthiện sản phẩm để hoàn tất: công đoạn bo tranh và lên khung đối với sảnphẩm tranh thêu, công đoạn chuốt sợi và đóng gói đối với sản phẩm áo thêuren và ga đệm

* Giai đoạn 5: Bộ phận kế toán và bộ phận hoàn thiện sản phẩm: Sau

khi sản phẩm hoàn thiện, sản phẩm sẽ được bộ phận kế toán định giá thành vàgiá bán

* Giai đoạn 6: Bộ phận kế toán và kinh doanh: 2 bộ phận sẽ bàn bạc

với nhau, đưa ra một mức giá cho phù hợp với thị trường và nguyện vọng củaBan giám đốc Sau khi GĐ đồng ý với mức giá đưa ra, bộ phận kinh doanhmang sản phẩm trả khách và chào bán trên thị trường

1.2.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lí

Cơ cấu tổ chức của Công ty theo mô hình trực tuyến, quan hệ về mặtquản lý được thực hiện theo đường thẳng, người thừa hành chỉ nhận và thihành mệnh lệnh của một người quản lý cấp trên trực tiếp của mình

Ưu điểm: Công ty xây dựng cho mình một mô hình tổ chức đơn giản,gọn nhẹ, thông tin nhanh, ít sai lệch, chi phí quản lý ít nhưng rất hiệu quả

và đảm bảo sự thống nhất từ trên xuống làm tăng NSLĐ trong quá trìnhkinh doanh

Sơ đồ 1.2: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí công ty TNHH Tâm Hồn Việt

Trong đó:

Giám đốc: Là người trực tiếp điều hành công việc, chịu trách nhiệm về

việc xác định nhiệm vụ và định hướng chiến lược chung của Công ty, thiết lậpmối quan hệ đối nội và đối ngoại, chịu trách nhiệm trước Pháp luật về hoạtđộng của Công ty

Các phó giám đốc:

- Phó giám đốc sản xuất: là người tham mưu cho giám đốc, chịu trách

nhiệm chung về mảng kĩ thuật, tổ chức sản xuất theo kế hoạch

Phòng kĩ thuật

Bộ phận thiếtkế

Bộ phận sản xuất

Xưởng thêu tay

Bộ phận thiết kế

Bộ phận giám sát kĩ thuật

- Phó giám đốc kinh doanh: là người có chức vụ tương đương phó giám

đốc sản xuất, chuyên về mảng xây dựng chiến lược phát triển kinh doanh củacông ty, về đường lối đối ngoại và mở rộng thị trường

- Phó giám đốc Nhân sự: là người tham mưu cho Giám đốc về toàn bộ

công tác tuyển dụng, đào tạo lao động trong công ty, tổ chức thực hiện cácchế độ lao động theo đúng quy định của Nhà nước

Phòng kinh doanh: Tổ chức và tiến hành các hoạt động nghiên cứu thị

trường trong nước và quốc tế, phân tích thị trường, tiến hành các hoạt độngtuyên truyền quảng cáo, thu hút khách đến Công ty Duy trì các mối quan hệcủa Công ty với khách, xây dựng các phương án mở rộng thị trường, đảm bảohoạt động thông tin giữa khách hàng với doanh nghiệp, là chiếc cầu nối giữathị trường với doanh nghiệp

Tham mưu cho phó Giám đốc kinh doanh về công tác tiêu thụ sảnphẩm của Công ty, lập kế hoạch tiêu thụ sản phẩm từng tháng, quý, năm chotừng vùng, từng điểm ký gửi, tổng hợp báo cáo kết quả tiêu thụ về số lượng,chủng loại theo quy định để Giám đốc đánh giá và có quyết định về phươnghướng sản xuất kinh doanh của Công ty trong thời gian tới

Phòng thiết kế sản xuất: Sáng tác và tìm kiếm tài liệu tạo ra bản mẫu

phù hợp với thị trường, giao việc cho xưởng và trực tiếp kiểm tra chất lượngsản phẩm

Xưởng thêu: Từ phiếu giao việc của bộ phận thiết kế, thợ thêu tạo ra

các sản phẩm theo sự chỉ đạo của thiết kế, góp ý cho thiết kế cách thêu để tạo

ra các sản phẩm phù hợp nhất

Bộ phận hoàn thiện sản phẩm: Bo tranh và lên khung sản phẩm cho

phù hợp với yêu cầu của bộ phận thiết kế Đưa sản phẩm đến tận nhà nếukhách hàng yêu cầu

Bộ phận kế toán, hành chính: Tổ chức thực hiện các công việc tài

chính kế toán của công ty như: theo dõi ghi chép chi tiêu của doanh nghiệptheo đúng hệ thống tài khoản và chế độ kế toán của nhà nước, theo dõi vàphản ánh tình hình sử dụng vốn, tài sản của doanh nghiệp…

Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ, kịp thời phản ánh những thay đổi đểlãnh đạo có biện pháp xử lý kịp thời, thực hiện chức năng tham mưu, giúpviệc Giám đốc về công tác kế hoạch sản xuất kinh doanh và mua sắm nguyênvật liệu theo yêu cầu sản xuất kinh doanh của Công ty Ngoài ra quản lý vềvăn thư, lưu trữ tài liệu, bảo mật, đối nội, đối ngoại, quản lý về công tácXDCB và hành chính quản trị, đời sống, y tế, quản trị

1.2.4 Tình hình tài chính và kết quả hoạt động kinh doanh của công ty

Công ty được thành lập từ năm 2003, hoạt động sản xuất mới được hơn

5 năm trở lại đây, nhưng hoạt động của công ty bước đầu đã đem lại nhữnghiệu quả nhất định và có những bước phát triển vững chắc Các chỉ tiêu phảnánh kết quả của năm sau cao hơn năm trước Đặc biệt trong 2 năm trở lại đâychỉ tiêu doanh thu và lợi nhuận đã có bước thay đổi đáng kể Uy tín của công tyđược củng cố, góp phần vào việc ổn định và đáp ứng thị hiếu khách hàng.Dưới đây là một số chỉ tiêu phản ánh kết quả sản xuất kinh doanh củaCông ty trong thời gian qua

Bảng 1.1: Bảng phân tích kết quả sản xuất – kinh doanh

Công ty TNHH Tâm Hồn Việt ( 2006- 2007)

Chỉ tiêu Đơn vị tính Năm 2006 Năm 2007 Chênh

Tổng số vốn, doanh thu của Công ty năm 2007 đều tăng so với năm

2.097 triệu đồng, về tương đối tăng 12,08% Điều này là do trong năm 2007công ty TNHH Tâm Hồn Việt đã hoàn thành đợt 1 lô hàng xuất khẩu theo hợpđồng xuất khẩu tranh thêu tay truyền thống sang Singapore, bên cạnh đó thịtrường trong nước ngày càng mở rộng, sức tiêu thụ mặt hàng tranh thêu taycũng gia tăng đáng kể Đây là một dấu hiệu đáng mừng của công ty trong nămvừa qua.

Lợi nhuận năm 2007 tăng cao hơn năm 2006 là 573 triệu đồng Cóđược điều này là do trong năm vừa qua mặc dù tổng chi phí tăng so với năm

2006 tuy nhiên sự gia tăng này là tương ứng với sự gia tăng của quy mô sảnxuất Tỷ suất CP/DT năm 2007 nhỏ hơn năm 2006 dẫn đến tỷ suất LNST/DTnăm 2007 lớn hơn năm 2006 điều đó chứng tỏ công ty ngày càng phát triển

Công ty đã tích cực mua sắm trang thiết bị phục vụ tốt cho nhân viêntrong quá trình làm việc Công ty luôn tìm tòi các biện pháp để làm cho sảnphẩm của mình hoàn thiện hơn, tìm các biện pháp để giảm được giá thành sảnphẩm cho phù hợp hơn với nhu cầu của khách hàng Số liệu thực tế cho thấytrong năm vừa qua chi phí giảm tương đối so với tốc độ tăng doanh thu Điềunày cho thấy những biện pháp của ban lãnh đạo công ty đưa ra đã tiết kiệmđáng kể chi phí cho doanh nghiệp, mặt khác vẫn đảm bảo chất lượng sảnphẩm

Chế độ lương và phụ cấp cho cán bộ công nhân viên trong năm 2007 đã

có cải thiện so với năm 2006 Thu nhập bình quân 1 người 1 thàng đều đạtmức trên 1 triệu đồng Năm 2007 thu nhập bình quân 1 người 1 tháng tăng sovới năm 2006 về tuyệt đối là 130.000Đ, về tương đối đạt 10,21% Điều nàycho thấy ban giám đốc doanh nghiệp đã quan tâm hơn đến đời sống cán bộcông nhân viên, nhất là khi tình hình lạm phát đang ngày càng gia tăng

1.3 Đặc điểm kế toán tại công ty TNHH Tâm Hồn Việt

1.3.1 Bộ máy kế toán

Với chức năng tham mưu giúp việc cho Tổng Giám đốc trong việc mởrộng quy mô của công ty, đầu tư cải tạo máy móc thiết bị nhằm nâng cao sốlượng và chất lượng sản phẩm, Phòng kế toán có 5 cán bộ công nhân viênđảm nhiệm các mảng kế toán tài sản cố định và tiền lương, kế toán thanh toán

và kế toán ngân hàng, kế toán nguyên vật liệu công cụ dụng cụ và chi phí giáthành, kế toán tổng hợp và thủ quỹ chịu trách nhiệm về các phần hành cụ thể

và chịu quản lý trực tiếp của kế toán trưởng và phó phòng

Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức kế toán tập trung

Sơ dồ 1.3:Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán công ty TNHH Tâm hồn Việt

Kế toán trưởng

Chức năng: Tham mưu cho tổng Giám đốc trong công tác kế toán tài

chính của công ty nhằm sử dụng đồng vốn hợp lí đúng mục đích, đúng chế độcủa nhà nước, đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh của công ty diễn rathuận lợi, duy trì liên tục va đạt hiệu quả cao

Nhiệm vụ:

Kế toán trưởng

Phó phòng kế toán

Kế toán tiền mặt

Kế toán TSCĐ

Kế toán thanh toán công nợ

Kế toán NVL

Thủ quỹ

Kế toán tiêu thụ

Kế toán chi phí

- giá thành

Kế toán tiền lương, BHXH

Điều hành toàn bộ hoạt động của phòng kế toán tài chính; phụ tráchcông tác tài chính; phụ trách công tác tổ chức lao động, tiền lương, khenthưởng kỉ luật của Phòng

Quyền hạn:

Có quyền phân công nhiệm vụ cho các cán bộ công nhân viên trongđơn vị; đề xuất khen thưởng hoặc kỉ luật đối với các nhân viên trong lĩnh vựcquản lí; kí các văn bản được giám đốc ủy quyền

Là thành viên của ban chỉ đạo công tác khoán chi phí của công ty, có tráchnhiệm cùng với các phòng ban chức năng khác trong công ty ban hành quychế khoán chi phí và khiểm tra việc thực hiện quy chế khoán chi phí của cácđơn vị, nhà máy thành viên trong công ty nhằm tiết kiệm chi phí trong sảnxuất kinh doanh

Tham gia hội đồng sáng kiến, duyệt mẫu, kiểm tra và kí duyệt giá gia công

in, gia công sản phẩm thêu, sản phẩm khác

Kiểm tra và duyệt các chứng từ mua sắm đột xuất của các phân xưởng

Quyền hạn:

Điều hành phòng kế toán tài chính khi có ủy quyền của kế toán trưởng khi

kế toán trưởng đi vắng

Trách nhiệm:

Chịu trách nhiệm trước ban giám đốc và kế toán trưởng về lĩnh vực màmình phụ trách

Các kế toán viên cho từng phần hành

Kế toán chi phí và tính giá thành sản phẩm

Căn cứ vào các hoá đơn, chứng từ, các phiếu xuất và nhập kho, các hợpđồng kinh tế, tính toán kiểm tra các số liệu do các bộ phận liên quan cung cấp,tập hợp, kết chuyển hoặc phân bổ chi phí sản xuất theo đúng đối tượng tínhgiá thành

Kiểm kê và đánh giá khoa học khối lượng sản phẩm dở dang Từ đó xácđịnh giá thành sản phẩm trong kỳ một cách đầy đủ, chính xác Định kỳ, tổchức, phân tích chi phí và tính giá thành sản phẩm ở công ty

Kế toán vật liệu, công cụ, dụng cụ

Theo dõi các hoạt động nghiệp vụ liên quan đến việc sử dụng công cụ,dụng cụ, tình hình nhập - xuất - tồn kho nguyên vật liệu và tiến hành hạchtoán ghi sổ

Kế toán tiền lương

Theo dõi việc tính lương, các khoản trích theo lương, các khoản bảo hiểm

xã hội và phụ cấp khác của công ty

Kế toán thanh toán

Phụ trách và theo dõi thanh toán với khách hàng, thanh toán với nhà cungcấp và hoạt động sử dụng vốn của công ty

Giao dịch với Ngân Hàng về các khoản thanh toán với Ngân hàng củacông ty và làm các thủ tục vay Ngân hàng, theo dõi trả nợ tiền vay

1.3.2 Hệ thống sổ sách kế toán

Công ty TNHH Tâm Hồn Việt là đơn vị hạch toán độc lập, có hệ thống

sổ sách đầy đủ và tuân theo quy định của pháp luật

Do đặc điểm của công ty là doanh nghiệp có chu kỳ sản xuất ngắn, sốlượng các nghiệp vụ nhiều và phức tạp, để giảm bớt khối lượng công việc ghichép và cung cấp thông tin kịp thời, thuận tiện cho việc quản lý, công ty lựachọn hình thức kế toán nhật ký chứng từ kết hợp đồng thời với kế toán máy.Theo đó, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi chép theo thứ tự thời gian

và ghi theo hệ thống, kết hợp giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết Cuốitháng căn cứ vào mục tiêu quản lí in ra sổ cái và lập báo cáo tài chính

Phương pháp kế toán là phương pháp kê khai nộp thuế VAT khấu trừ kếthợp với việc kiểm tra cuối kỳ

1.3.2.1 Về chế độ chứng từ

Để thu thập thông tin đầy đủ, có độ chính xác cao về tình hình tiếp nhận và

sử dụng kinh phí, phục vụ kịp thời cho kiểm tra, kiểm soát việc chi tiêu, sửdụng tài chính của doanh nghiệp và làm căn cứ để ghi sổ kế toán, cần thiếtphải sử dụng chứng từ kế toán Chứng từ kế toán là chứng minh bằng giấy tờ

về nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh và thực sự hoàn thành, làm cơ sởghi sổ kế toán

Cũng theo chế độ kế toán doanh nghiệp sử dụng hai hệ thống chứng từ kếtoán là chứng từ kế toán thống nhất, bắt buộc và hệ thống chứng từ hướngdẫn

1.3.2.2 Về chế độ tài khoản

Theo đăng ký các tài khoản sử dụng, doanh nghiệp sử dụng hết tất cả cáctài khoản nhưng trên thực tế có một số tài khoản không sử dụng đến Dodoanh nghiệp quản lý theo từng xí nghiệp nên các tài khoản chi tiết được mởthêm cho phù hợp với đặc điểm quản lý của công ty giúp cho việc hạch toánđược dễ dàng và đơn giản hơn

Sơ đồ 1.4: Quy trình ghi sổ

1.3.2.4 Về chế độ báo cáo tài chính

Hiện nay doanh nghiệp thực hiện chế độ báo cáo tài chính theo đúng chế

độ của nhà nước “Chế độ báo cáo tài chính doanh nghiệp” ban hành theoquyết định 15/2006/QĐ - BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính ápdụng cho tất cả các doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực, mọi thành phần kinh tếtrong cả nước Theo đó các báo cáo kế toán công ty lập gồm: bảng cân đối kếtoán, báo cáo kết quả kinh doanh, thuyết minh báo cáo tài chính và báo cáolưu chuyển tiền tệ Ngoài ra để phục vụ yêu cầu quản lý kinh tế tài chính, yêucầu điều hành công ty còn lập thêm một số báo cáo chi tiết như: báo cáokiểm kê quỹ tiền mặt, báo cáo kiểm kê chi tiết của một số tài khoản, báo cáotăng giảm tài sản cố định

- Sổ chi tiết

PHẦN II: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU

TẠI CÔNG TY TNHH TÂM HỒN VIỆT 2.1 Đặc điểm kế toán nguyên vật liệu

2.1.1 Đặc điểm nguyên vật liệu tại công ty TNHH Tâm Hồn Việt

Công ty TNHH Tâm Hồn Việt là một doanh nghiệp chuyên về sản xuất cácmặt hàng thêu có uy tín trong thị trường thêu Việt nam với sản phẩm đầu ranhiều về số lượng, đa dạng về chủng loại và mặt hàng Do vậy, vật liệu dùng

để sản xuất sản phẩm của Công ty cũng rất đa dạng và phong phú tồn tại dướinhiều hình thức khác nhau, chẳng hạn như: sợi, chỉ, thuốc nhuộm, kim thêu,xăng, dầu, bao bì Mỗi loại nguyên vật liệu đều có đặc điểm riêng nên nhucầu bảo quản rất phức tạp Tính phức tạp của công việc bảo quản nguyên vậtliệu của Công ty không chỉ do số lượng lớn của từng loại vật liệu mà còn dotính chất lý hoá của chúng Cụ thể NVL của Công ty được chia thành các loạinhư sau:

Trong tương lai, ngành dệt may Việt Nam tiến tới tạo được nguồn vải thêutrong nước để có thể đáp ứng phần nào nhu cầu Hy vọng rằng, nguồn nguyên

liệu này sẽ giúp cho công ty và những doanh nghiệp thêu ren nói chung có thểgiảm được chi phí thu mua nguyên vật liệu của mình.

Bên cạnh vải thêu thì chỉ thêu cũng đóng một vai trò hết sức quan trọng.Chỉ thêu đa dạng về kích cỡ và màu sắc như chỉ thêu F1 là loại chỉ thêu có độdày 5pc và có độ bền lớn thích hợp với chạy máy thêu

+ Nguyên vật liệu phụ:

Là những vật liệu không cấu thành thực thể của sản phẩm nhưng lại có tácdụng nhất định và cần thiết cho quá trình sản xuất bao gồm nhiều loại như:Nhãn mác, thuốc nhuộm, hoá chất, xăng dầu

+ Ngoài ra để giúp cho quá trình sản xuất được hoàn thiện phải kể đến cácloại vật liệu gián tiếp như:

Hoá chất: Các loại thuốc nhuộm ( Drimarece, terasin, Solophenyl ), cácloại thuốc in

Nhiên liệu: Là loại vật liệu có tác dụng cung cấp năng lượng cho quá trìnhsản xuất như: điện, dầu công nghiệp

Vật tư bao gói: vành chống bẹp, hòm carton, khuyên paraffin, bao tải dứa,băng dính, dây buộc

Phụ tùng thay thế: Là những chi tiết mà công ty dự trữ phục vụ cho việcsửa chữa máy móc trang thiết bị như: Vòng bi, bu lông, suốt, kim, xích, bánhxe

Phế liệu: Phế liệu được nhập từ sản xuất là loại hư hỏng, kém phẩm chấtkhông sử dụng được như: chỉ tụt lõi, chỉ rối các loại, đầu vải thừa, sắt vụn Xuất chủ yếu là xuất bán, và xuất cho các nhà máy làm giẻ lau máy, vệ sinhmáy

Mỗi loại vật liệu đều có đặc điểm riêng, quyết định đến mức dự trữ và bảoquản Ví dụ như hoá chất được mua dự trữ trong một khoảng thời gian xác

định để tránh việc mất mát, tránh ánh sáng trực tiếp Hoặc xăng dầu chỉ được

dự trữ đủ để sản xuất và có sự kết hợp chặt chẽ các phương tiện phòng cháychữa cháy

Do đặc điểm khác biệt cụ thể của từng loại nguyên vật liệu như đã nói ởtrên, công ty có kế hoạch thu mua nguyên vật liệu một cách hợp lý để dự trữcho sản xuất và vừa để hạn chế ứ đọng vốn, giảm tiền vay ngân hàng Côngtác quản lý nguyên vật liệu được đặt ra là phải bảo quản và sử dụng tiết kiệmđạt hiệu quả tối đa đặc biệt là nguyên vật liệu chính Hiểu rõ được điều nàycông ty đã tổ chức hệ thống kho tàng trữ nguyên vật liệu hợp lý và gần cácphân xưởng sản xuất để tạo điều kiện thuật lợi cho việc vận chuyển và cungứng vật liệu cho sản xuất một cách nhanh nhất

Hệ thống kho đều được trang bị khá đầy đủ: phương tiện cân đo, đongđếm để tạo điều kiện tiến hành chính xác các nghiệp vụ quản lý bảo quảnhạch toán chặt chẽ vật liệu Trong điều kiện hiện nay cùng với việc sản xuất,công ty tổ chức quy hoạch thành 6 kho:

Kho vải thêu và chỉ thêu

Các kho được giao cho kế toán quản lý với chức năng và nhiệm vụ rõ ràng

2.1.2 Đánh giá nguyên vật liệu

Nguyên vật liệu là một trong những yếu tố cấu thành nên sản phẩm Giá trịNVL chiếm tỷ trọng lớn (Khoảng 40%) giá thành sản phẩm Vì vậy, việcđánh giá NVL một cách hợp lí, chính xác có vai trò đặc biệt quan trọng, góp

phần thúc đẩy quá trình thực hiện mục tiêu sử dụng hiệu quả NVL, hạ giáthành, hoàn thành kế hoạch sản xuất kinh doanh, nâng cao lợi nhuận chodoanh nghiệp.

Tính giá vật liệu là dùng tiền để biểu hiện giá trị của chúng Muốn việctính toán được chính xác thì mỗi một doanh nghiệp phải tìm cho mình mộtcách tính toán hợp lí nhất Hiện nay ở Công ty TNHH Tâm hồn Việt, để phảnánh đúng giá trị NVL kế toán sử dụng phương pháp tính giá thực tế đối vớiNVL nhập kho và giá FIFO đối với NVL xuất kho

2.1.2.1 Tính giá nguyên vật liệu nhập kho

Vật liệu của Công ty chủ yếu được mua từ bên ngoài và từ nhiều nguồnkhác nhau Do vậy, giá thực tế của vệt liệu nhập kho được xác định theo từngnguồn nhập

* Đối với nguyên vật liệu mua ngoài nhập kho

Trong đó:

Giá mua ghi trên hoá đơn là giá chưa có thuế GTGT (Do Công ty tính thuếGTGT theo phương pháp khấu trừ nên giá mua theo hoá đơn là giá đã táchthuế GTGT được khấu trừ)

Chi phí thu mua phát sinh bao gồm: Chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo hiểmhàng hoá

Thuế nhập khẩu: Đối với NVL nhập từ nước ngoài Do NVL của Công typhải nhập từ các nước với khối lượng lớn, nên thuế nhập khẩu cũng ảnhhưởng đáng kể tới giá thành sản phẩm của doanh nghiệp Hi vọng rằng với sự

Giá thực

tế NVL

Giá mua ghi trên

Chi phí thu mua

Thuế nhập

-CKTM, giảm giá hàng bán

phát triển của nền kinh tế thị trường thì thị trường trong nước sẽ sớm đáp ứngđược nhiều hơn nguồn NVL cho ngành thêu ren Việt Nam.

* Đối với phế liệu thu hồi nhập kho Là NVL dùng thừa hoặc sản phẩmhỏng không sửa chữa được Giá NVL nhập kho chính là giá NVL xuất kho,

do vậy Công ty chỉ theo dõi số lượng NVL nhập vào mà không theo dõi giátrị Giá trị này được hạch toán ghi giảm cho TK 154- Chi phí sản xuất kinhdoanh dở dang

2.1.2.2 Tính giá nguyên vật liệu xuất kho

Nguyên vật liệu xuất kho chủ yếu được dùng cho mục đích sản xuất sảnphẩm của Công ty, việc xuất bán ra ngoài hoặc cho vay là rất hữu hạn NVLđược bán đa phần là phế liệu thu hồi còn cho vay thì rất ít xảy ra Để phản ánhgiá vật liệu xuất kho được chính xác, Công ty đã sử dụng phương pháp giánhập trước xuất trước Đây là phương pháp đơn giản, dễ làm, dễ hiểu Lý doCông ty sử dụng phương pháp này vì nguyên vật liệu chính và một số vật liệuphụ khác chủ yếu nhập từ nước ngoài và luôn có sự biến động về giá cả, dophụ thuộc vào yếu tố chủ quan và khách quan (mùa vụ, thuế nhập khẩu, tìnhhình kinh tế trong và ngoài nước ) Nhờ áp dụng phần mềm kế toán đã đượclập trình sẵn việc tính toán được thực hiện nhanh gọn hơn Hàng ngày khinhận được các chứng từ xuất kho kế toán chỉ việc cập nhật số liệu về số lượngcủa từng loại NVL thực xuất, phần mềm kế toán sẽ tự động áp mức giá củavật liệu nhập kho trước cho vật liệu xuất kho trước

Giá thực

tế NVL nhập kho

=

Đơn giá TT NVL xuất kho

X

Khối lượng

TT NVL nhập lại kho

2.2 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu

Một trong những yêu cầu của công tác hạch toán nguyên vật liệu là đòihỏi phải theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu theotừng loại về số lượng, giá trị, nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình hình vềvật tư và yêu cầu quản lý nguyên vât liệu

Có thể nói nguyên vật liệu của Công ty biến động lớn liên tục hàng ngày,

và gồm nhiều chủng loại vật liệu khác nhau Vì vậy, để phù hợp với đặc điểmvật liệu, kho tàng của Công ty và để công tác kế toán đạt hiệu quả cao, Công

ty đã sử dụng phương pháp sổ số dư để hạch toán nguyên vật liệu

2.2.1 Chứng từ và thủ tục nhập, xuất kho tại Công ty TNHH Tâm Hồn Việt

2.2.1.1 Chứng từ và thủ tục nhập kho:

* Đối với nguyên vật liệu mua ngoài nhập kho

Phòng kinh doanh là bộ phận đảm nhiệm cung ứng vật tư, có nhiệm vụ

mở sổ theo dõi tình hình thực hiện cung ứng, thực hiện hoạt động Phòng căn

cứ vào tình hình thực hiện sản xuất và dự trữ để lập kế hoạch mua nguyên vậtliệu và trực tiếp mua vật tư theo kế hoạch cung cấp Phòng kinh doanh sẽ kýkết hợp đồng với bên bán vật tư

Khi nhận được hoá đơn GTGT của bên bán hoặc giấy báo nhập hàng

do người bán gửi đến, phòng kinh doanh tiến hành kiểm tra đối chiếu với cácbản hợp đồng Khi hàng được chuyển đến Công ty, cán bộ tiếp liệu phòngkinh doanh kết hợp với thủ kho tiến hành đánh giá kiểm tra về mặt số lượng,chất lượng quy cách vật tư, rồi lập biên bản kiểm nghiệm vật tư Nếu vật tưđạt yêu cầu thì tiến hành thủ tục nhập kho theo số thực nhập

Trên cở sở hoá đơn, giấy báo nhận hàng và biên bản kiểm nghiệmphòng kinh doanh lập phiếu nhập kho Đối với vật liệu nhập khẩu, phòng kinh

doanh cũng lập biên bản kiểm nhận và lập phiếu nhập kho theo số thực nhập.Phiếu nhập kho vật tư được lập thành 3 liên:

 Một liên: Lưu ở tập hồ sơ chứng từ gốc tại Bộ phận sản xuất

 Một liên: Giao cho người giao hàng để làm thủ tục thanh toán

 Một liên: Giao cho thủ kho để ghi thẻ kho và định kỳ chuyển cho kế toánNVL

Thủ kho kiểm nhận hàng, ghi số thực nhập vào Phiếu nhập kho và ký,đồng thời ghi thẻ kho Định kỳ 1 tuần 1 lần thủ kho chuyển Phiếu nhập kho vềcho kế toán NVL Kế toán NVL thực hiện kiểm tra phiếu nhập kho do thủ khochuyển liên và ghi sổ chi tiết NVL Giá NVL nhập kho được ghi theo giá thực

tế Chứng từ nhập kho NVL được bảo quản lưu trữ tại phòng kế toán từ theoqui định của Bộ Tài Chính

Ví dụ:

Ngày 23/12/2007, Công ty TNHH Tâm Hồn Việt mua vải thêu của Công

ty TNHH Việt Á, Hoá đơn GTGT số 55574

Khi hàng được chuyển đến kho, cán bộ tiếp liệu phòng kinhdoanh kết hợp với thủ kho tiến hành đánh giá kiểm tra về mặt số lượng, chấtlượng quy cách vật tư, rồi lập biên bản kiểm nghiệm vật tư Nếu vật tư đạt

yêu cầu thì tiến hành thủ tục nhập kho theo số thực nhập

Biểu 2.1:

HÓA ĐƠN Mẫu số: 01/ GTKT-3LL

Ngày 23 tháng 12 năm 2007

Đơn vị bán: Công ty TNHH Việt Á Địa chỉ: 29 Ngõ 203- Trường Chinh - Hà Nội Điện thoại: 04.599 8566 Mã số thuế: 0101632955

Họ tên người mua hàng: Công ty TNHH Tâm Hồn Việt Địa chỉ: Số 105 S1-ngõ 165-Thái Hà-Láng Hạ - Đống Đa-Hà Nội Điện thoại: 04.514 7003 Mã số thuế: 0101425725

13.5071.52716.815

23.18230.45536.123

313.119.27446.504.785607.408.245

Cộng tiền hàng: 967.032.304Thuế GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 96.703.230 Tổng cộng tiền thanh toán: 1.063.735.534

Số tiền viết bằng chữ: Một tỉ không trăm sáu mươi ba triệu bẩy trăm ba mươilăm nghìn năm trăm ba mươi tư nghìn đồng

Biểu 2.2:

CÔNG TY TNHH TÂM HỒN VIỆT Mẫu số 03-VT

(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTCngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)

BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ

Ngày 25 tháng 12 năm 2007

Số: 59Đơn vị: Công ty TNHH Tâm Hồn Việt

Căn cứ hoá đơn số: 55574 ngày 23/12/2007 của Công ty TNHH Việt Á

Ban kiểm nghiệm gồm:

1 Ông: Hoàng Văn Khởi

2 Ông: Mai Quang Hiệp

3 Ông: Bùi Đức Vinh

KTTHKCSThủ Kho

Số lượng theo chứng từ

Kết quả kiểm nghiệm

Số lượng thực tế kiểm nghiệm

Số lượng đúng quy cách

Số lượng không đúng quy cách

Toàn bộ

13.5071.52716.815

13.5071.52716.815

13.5071.52716.815

0 0 0

Kết luận của ban kiểm nghiệm vật tư: Đạt tiêu chuẩn nhập kho

Trưởng ban Uỷ viên Uỷ viên(Kí, họ tên) (Kí, họ tên) (Kí, họ tên)Trên cơ sở Hoá đơn và Biên bản kiểm nghiệm vật tư, lập Phiếu nhậpkho

Biểu 2.3:

CÔNG TY TNHH TÂM HỒN VIỆT

Kho: Vải thêu

Mẫu số 01-VT(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTCngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)

Biên bản kiểm nghiệm số 59 Ngày 25 tháng 12 năm 2007

Nhập vào kho: Vải thêu

Ghi chú Theo

chứng từ

Theo thực nhập 1

13.507

1.52716.815

13.507

1.52716.815

23.182

30.45536.123

313.119.274

46.504.785607.408.245

Cộng thành tiền (Viết bằng chữ): Chín trăm sáu mươi bảy triệu không trăm

ba hai nghìn ba trăm linh tư đồng

Ngày 25 tháng12 năm2007

Thủ kho Người giao hàng Thủ trưởng đơn vị

(Kí, họ tên) (Kí, họ tên) (Kí, họ tên, đóng dấu)

* Nguyên vật liệu nhập kho do gia công chế biến

Trường hợp này Phiếu nhập kho cũng tương tự như nguyên vật liệu muangoài nhập kho Nhưng cột đơn giá là ghi theo đơn giá của hợp đồng đã thoảthuận giữa Công ty và khách hàng.

* Phế liệu thu hồi nhập kho

Trường hợp nhập kho vật liệu do sử dụng không hết hoặc phế liệu thuhồi, phòng kinh doanh lập phiếu nhập kho thành 2 liên (1 liên giao cho phòngkinh doanh, 1 liên giao cho thủ kho làm căn cứ nhập kho)

Ví dụ: Ngày 28/12/2007, Công ty phải nhập lại kho một số vải thêukém chất lượng không sử dụng được: Phiếu nhập kho

Biểu 2.4:

CÔNG TY TNHH TÂM HỒN VIỆT

Kho: Vải thêu

Mẫu số 01-VT(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTCngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)

PHIẾU NHẬP KHO

Ngày 28 tháng 12 năm 2007 Nợ: 152

Số 54 Có: 154Tên đơn vị sản xuất: Phân xưởng thêu ren

Nhập tại kho: Vải thêu

* Đối với vật liệu xuất cho sản xuất:

Khi có nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu, các Nhà máy, các bộ phận,đơn vị sẽ trực tiếp làm phiếu xin lĩnh vật tư và gửi lên phòng kinh doanh Xétthấy nhu cầu là hợp lý và tại kho còn loại vật tư đó, phòng kinh doanh sẽ lậpphiếu xuất kho hoặc phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ cho phép lĩnh vật

tư Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên:

- Một liên lưu ở phòng kinh doanh

- Một liên giao cho người lĩnh NVL mang xuống kho để lĩnh NVL

- Một liên giao cho thủ kho làm căn cứ xuất kho và ghi thẻ kho

Trên các phiếu này phòng kinh doanh chỉ ghi số lượng xuất kho, cộtđơn giá, thành tiền do kế toán tính và ghi

Ví dụ: Ngày 28/12/2007, Phân xưởng thêu máy làm đơn xin lĩnh vảithêu IQF để phục vụ cho sản xuất Sau xét thấy nhu cầu đó là hợp lý phòngKinh doanh lập Phiếu xuất kho

Biểu 2.5:

CÔNG TY TNHH TÂM HỒN VIỆT

Kho: Vải thêu

Mẫu số 02-VT

(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTCngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)

PHIẾU XUẤT KHO

Ngày 28 tháng 12 năm 2007

Số: 215/VT

Bộ phận sử dụng: Phân xưởng thêu máy

Lí do xuất kho: Phục vụ sản xuất

Xuất tại kho: Vải thêu

STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đvt

Mãvật tư

Số lượng

Đơngiá

GhichúYêu cầu Thực xuất

Phụ trách đơn vị sử dụng Thủ trưởng đơn vị Người nhận Thủ kho

(Đã ký, họ tên) (Đã ký, họ tên) (Đã ký, họ tên) (Đã ký)

2.2.2 Tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Tâm

Hồn Việt

Do áp dụng phương pháp Sổ số dư để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu

Việc hạch toán tại Công ty TNHH Tâm Hồn Việt diễn ra như sau:

* Tại kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để theo dõi tình hình nhập xuất tồn

kho theo từng danh điểm vật liệu Nghĩa là mỗi loại vật liệu phải được theo

dõi trên một thẻ kho riêng để tiện cho việc ghi chép, kiểm tra đối chiếu Trên

cơ sở các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, thủ kho kiểm tra tính hợp lý chính

xác của các chứng từ, rồi tiến hành ghi số thực nhập thực xuất lên thẻ kho Do

vậy, thẻ kho sẽ được dùng làm căn cứ để đối chiếu số liệu thực tế của kế toán

chi tiết tại phòng kế toán Chẳng hạn Thẻ kho vật tư –Vải thêu IQF cấp 1

Định kỳ sau 1 tuần thủ kho có nhiệm vụ chuyển hoá đơn chứng từ lênphòng kế toán Giữa thủ kho và kế toán tại phòng kế toán lập phiếu giao nhận

chứng từ và có chữ ký xác nhận của cả hai bên khi kế toán nhận được các

chứng từ này

Biểu 2.6: CÔNG TY TNHH TÂM HỒN VIỆT

Kho: Vải thêu

(Kg)

SL xuất (Kg)

SL tồn kho (Kg)

31/12 PX 04/12 Phân xưởng thêu máy 1 Xuất vải thêu 28 333 153 432 31/12 PX 04/12 Phân xưởng thêu máy 2 Xuất vải thêu 34 946 118 486 31/12 PX 05/12 Phân xưởng thêu máy 2 Xuất vải thêu 3 562 114 924

* Tại phòng kế toán: Sau khi nhận được các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho

do thủ kho gửi lên, kế toán tiến hành kiểm tra tính chính xác hợp lý của cácchứng từ Sau đó, nếu thấy đạt yêu cầu kế toán nhận và ký xác nhận vào phiếugiao nhận chứng từ Kế toán vật liệu sẽ phân loại chứng từ nhập xuất do thủkho gửi lên theo từng loại vật liệu (nếu là chứng từ nhập) hoặc phân loại theođối tượng sử dụng (nếu là chứng từ xuất)

Đối với vật liệu mua ngoài căn cứ vào Hoá đơn GTGT và Phiếu nhậpkho kế toán vào số liệu trong phân hệ kế toán “ Mua hàng / Cập nhật số liệu /Phiếu nhập mua hàng ” Khi nhập một Hoá đơn mua hàng chương trình sẽ tựsinh ra Phiếu nhập kho Còn Phiếu nhập kho của vật liệu nhập lại từ sản xuất(Phế liệu thu hồi) thì kế toán sẽ cập nhật số liệu trên phân hệ “ Kế toán hàngtồn kho / Cập nhật số liệu / Phiếu nhập kho” Khi lên báo cáo chương trình sẽ

tự động nhặt số liệu ở cả phân hệ “ Kế toán mua hàng” và “ kế toán hàng tồnkho”

Theo cơ chế xử lý tự động của phần mềm kế toán máy các chứng từ củacác nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến NVL được kế toán NVL củacông ty cập nhật khi có nghiệp vụ phát sinh và tất cả các dữ liệu đó được quản

lý bằng phần mềm Dữ liệu sau khi được cập nhật này sẽ được lưu trên đĩadưới dạng tệp tin Từ tệp tin này phần mềm kế toán sẽ thực hiện chuyển sổvào các “tệp sổ cái” Định kỳ vào cuối kỳ kế toán, phần mềm sẽ sử lý “tệp sổcái” này để lên BCTC Kế toán NVL sẽ in các sổ cần thiết từ các file đã đượchình thành và quản lý bởi phần mềm Một số sổ chi tiết không được thiết kếsẵn trong phần mềm, kế toán NVL sẽ tự tổng hợp sổ chi tiết đó với sự trợ giúpcủa phần mềm Excel

Việc quản lý NVL được thực hiện bởi phân hệ kế toán Hàng tồn khonhưng luôn có mối liên hệ về mặt giữ liệu giữa phân hệ kế toán này với cácphân hệ kế toán khác có liên quan đến hàng tồn kho như phân hệ kế toán Mua

hàng và công nợ phải trả, phân hệ kế toán chi phí và tính giá thành sản phẩm,phân hệ kế toán tổng hợp…

Sau đó, số liệu sẽ tự động được đưa vào Sổ chi tiết vật liệu , Bảng kêphiếu nhập, Bảng tổng hợp nhập, Bảng tổng hợp nhập xuất tồn

Sơ đồ 2.1: SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CỦA PHÂN HỆ KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO

BẰNG FAST ACCOUTING 2006

PHÂN HỆ KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO

CHUYỂN SỐ LIỆU SANG PHÂN HỆ KHÁC

BÁO CÁO (các sổ KT chi tiết và tổng hợp)

SỐ LIỆU TỪ PHÂN HỆ KHÁC CHUYỂN SANG

CHỨNG TỪ

Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho

Phân hệ kế toán bán hàng

và công nợ phải thuPhân hệ kế toán mua hàng và công nợ phải trả

- Kế toán tổng hợp

- Kế toán chi phí và giá thành

Báo cáo hàng nhập, báo cáo hàng xuất,

sổ chi tiết vật tổng