Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH Hanesbrands Việt Nam

Cơ chế thị trường và quy luật khắt khe của nó buộc các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh muốn tồn tại và phát triển phải không ngừng đổi mới và hoàn thiện công tác kế toán. Trong đó việc xác định các yếu tố đầu vào hợp lý sao cho kết quả đầu ra cao nhất với giá cả và chất lượng sản phẩm có sức hút đối với người tiêu dùng là vấn đề quan tâm hàng đầu của các nhà quản lý.Đối với một doanh nghiệp, chi phí nguyên vật liệu có ảnh hưởng lớn đến giá thành sản phẩm. Do đó một trong những mối quan tâm của doanh nghiệp sản xuất là công tác tổ chức ghi chép, phản ánh chi tiết, tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, nhập, xuất và tồn kho vật liệu, tính toán giá thành thực tế của vật liệu thu mua tình hình thực hiện kế hoạch cung ứng vật liệu cả về số lượng, chất lượng về mặt hàng. Với sự phát triển của xã hội, nhu cầu của con người ngày càng tăng, chủng loại hàng hoá phong phú và đa dạng thì vai trò của nguyên vật liệu là rất lớn trong việc đáp ứng nhu cầu của thị tr¬ường. Do vậy, Kế toán nguyên vật liệu là điều kiện quan trọng trong việc quản lý vật tư nói riêng và quản lý sản xuất nói chung.Với những kiến thức cơ bản đã được học ở nhà trường cùng với những trải nghiệm thực tế làm việc tại công ty TNHH Hanesbrands Việt Nam và sự hướng dẫn của thầy Trần Đức Vinh em đã hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp của mình với đề tài:“ Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH Hanesbrands Việt Nam”.

MỤC LỤC DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT

DANH MỤC SƠ ĐỒ BẢNG BIỂU

LỜI MỞ ĐẦU 1 CHƯƠNG I: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH HANESBRANDS VIỆT NAM 3

1.1 ĐẶC ĐIỂM NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH HANESBRANDS VIỆT NAM 3 1.1.1 Đặc điểm nguyên vật liệu tại công ty TNHH Hanesbrands Việt Nam 3 1.1.2 Vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH Hanesbrands Việt Nam 5 1.1.3 Phân loại nguyên vật liệu tại công ty TNHH Hanesbrands Việt Nam 6 1.1.4 Tính giá nguyên vật liệu tại công ty TNHH Hanesbrands Việt Nam 7 1.2 ĐẶC ĐIỂM LUÂN CHUYỂN NGUYÊN VẬT LIỆU CỦA CÔNG TY TNHH HANESBRANDS VIỆT NAM 9 1.2.1 Tổ chức công tác thu mua nguyên vật liệu tại công ty TNHH Hanesbrands Việt Nam 9 1.2.2 Tổ chức hệ thống kho tàng tại công ty TNHH Hanesbrands Việt Nam11 1.2.3 Sử dụng nguyên vật liệu tại công ty TNHH Hanesbrands Việt Nam 12 1.3 TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH HANESBRANDS VIỆT NAM 13 1.3.1 Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Hanesbrands Việt Nam 13 1.3.2 Các bộ phận trong Công ty TNHH Hanesbrands Việt Nam và công tác quản lý nguyên vật liệu 14 1.4 ĐẶC ĐIỂM HỆ THỐNG TÀI KHOẢN VÀ SỔ KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY TNHH HANESBRANDS VIỆT NAM 17 1.4.1 Đặc điểm hệ thống tài khoản kế toán của Công ty 17 1.4.2 Đặc điểm hệ thống sổ kế toán tại Công ty 18

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG

TY TNHH HANESBRANDS VIỆT NAM 19

2.1 KHÁI QUÁT HỆ THỐNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH HANESBRANDS VIỆT NAM 19

2.2 KẾ TOÁN CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH HANESBRANDS VIỆT NAM 21

2.2.1 Thủ tục Nhập-Xuất kho nguyên vật liệu 21

2.2.2.Kế toán chi tiết nguyên vật liệu 34

2.3 KẾ TOÁN TỔNG HỢP NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH HANESBRANDS VIỆT NAM 39

2.3.1 Phương pháp hạch toán và hình thức ghi sổ tổng hợp 39

2.3.2 Tài khản kế toán sử dụng 39

2.3.3 Kế toán các nghiệp vụ nhập nguyên vật liệu: 40

2.3.4 Kế toán các nghiệp vụ xuất kho nguyên vật liệu: 45

2.3 KIỂM KÊ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH HANESBRANDS VIỆT NAM 46

2.3.1 Thời điểm kiểm kê 46

2.3.2 Ban kiểm kê 46

2.3.3 Biên bản kiểm kê 47

2.3.4 Xử lý kiểm kê 48

CHƯƠNG III: HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH HANESBRANDS VIỆT NAM 50

3.1 NHẬN XÉT CHUNG VỀ TÔT CHỨC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU.50 3.1.1 Ưu điểm: 51

3.1.2 Nhược điểm: 53

3.2 MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH HANESBRANDS VIỆT NAM.55 3.2.1 Hoàn thiện về thủ tục nhập xuất kho nguyên vật liệu 55

3.2.2 Lập sổ danh điểm Vật liệu 56

3.2.3 Hoàn thiện công tác kế toán chi tiết nguyên vật liệu 57

3.2.4 Hoàn thiện công tác kế toán tổng hợp nguyên vật liệu 57

3.2.5 Theo dõi, quản lý chặt chẽ về phế liệu thu hồi 57

3.2.3 Trong khâu bảo quản và dự trữ 58

KẾT LUẬN 59

TÀI LIỆU THAM KHẢO: 61

DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT

DANH MỤC SƠ ĐỒ BẢNG BIỂU

Sơ đồ 2.1: Sơ đồ sản xuất và đóng gói theo hệ thống Apparnel 20

Sơ đồ 2.2:Thủ tục nhập nguyên vật liệu tại Công ty HanesBrands Việt Nam(theo hệ thống Apparnel) 23

Biểu 2.1 : Hóa đơn thương mại 24

Biểu 2.2 : Phiếu nhập hàng nguyên vật liệu chính 25

Biểu 2.3 : Phiếu nhập kho nguyên vật liệu chính 26

Biểu 2.4: Hóa đơn GTGT 27

Biểu 2.5 :Phiếu nhập kho 28

Biểu 2.6: Kế hoạch sản xuất 31

Biểu 2.7: Phiếu xuất kho 32

Biểu 2.8 : Phiếu xuất kho 33

Biểu 2.9: Mẫu sổ nhật ký chung 36

Biểu 2.10: Mẫu sổ chi tiết nguyên vật liệu 37

Biểu 2.11: Mẫu bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn kho nguyên vật liệu 38

Biểu 2.12: Sổ nhật ký mua hàng 43

Biểu 2.13: Sổ chi tiết thanh toán với người bán: 44

Biểu 2.14: Biên bản kiểm kê vật tư 47

Bảng 3.1: Sổ danh điểm NVL 56

LỜI MỞ ĐẦU

Cơ chế thị trường và quy luật khắt khe của nó buộc các doanh nghiệpsản xuất kinh doanh muốn tồn tại và phát triển phải không ngừng đổi mới vàhoàn thiện công tác kế toán Trong đó việc xác định các yếu tố đầu vào hợp lýsao cho kết quả đầu ra cao nhất với giá cả và chất lượng sản phẩm có sức hútđối với người tiêu dùng là vấn đề quan tâm hàng đầu của các nhà quản lý

Đối với một doanh nghiệp, chi phí nguyên vật liệu có ảnh hưởng lớnđến giá thành sản phẩm Do đó một trong những mối quan tâm của doanhnghiệp sản xuất là công tác tổ chức ghi chép, phản ánh chi tiết, tổng hợp sốliệu về tình hình thu mua, vận chuyển, nhập, xuất và tồn kho vật liệu, tínhtoán giá thành thực tế của vật liệu thu mua tình hình thực hiện kế hoạch cungứng vật liệu cả về số lượng, chất lượng về mặt hàng Với sự phát triển của xãhội, nhu cầu của con người ngày càng tăng, chủng loại hàng hoá phong phú

và đa dạng thì vai trò của nguyên vật liệu là rất lớn trong việc đáp ứng nhucầu của thị trường Do vậy, Kế toán nguyên vật liệu là điều kiện quan trọngtrong việc quản lý vật tư nói riêng và quản lý sản xuất nói chung

Với những kiến thức cơ bản đã được học ở nhà trường cùng với nhữngtrải nghiệm thực tế làm việc tại công ty TNHH Hanesbrands Việt Nam và sựhướng dẫn của thầy Trần Đức Vinh em đã hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp

của mình với đề tài:“ Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH Hanesbrands Việt Nam”.

Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ nhiệt tình của thầy Trần Đức Vinh

và các anh, chị trong phòng kế toán của Công ty đã giúp em hoàn thànhchuyên đề này Do kiến thức tích lũy còn hạn chế nên chuyên đề không tránhkhỏi những sai sót nhất định, em rất mong nhận được ý kiến đóng góp của cácanh, chị và của quý thầy cô

Em xin chân thành cảm ơn! Hưng Yên, ngày 21 tháng 10 năm 2013

Sinh Viên Đào Thị Thu Thủy

CHƯƠNG I ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG

TY TNHH HANESBRANDS VIỆT NAM

1.1 Đặc điểm nguyên vật liệu tại công ty TNHH Hanesbarands Việt Nam 1.1.1 Đặc điểm nguyên vật liệu tại công ty TNHH Hanesbrands Việt Nam

Hiện nay, dệt may là một trong những ngành có kim ngạch xuất khẩu lớncủa Việt Nam Khi Việt Nam gia nhập Tổ chức thương mại thế giới WTO đãtạo điều kiện cho các doanh nghiệp mở rộng thị trường tiêu thụ, nhưng đôngthời tạo sự cạnh tranh gay gắt hơn Chính vì vậy mỗi doanh nghiệp cần cónhững biện pháp nhằm thúc đẩy phát triển và khẳng định vị thế của mình trênthị trường trong nước và thế giới

Công ty TNHH Hanesbrands Việt Nam là một doanh nghiệp có quy mô sảnxuất lớn trong ngành dệt may xuất khẩu của Việt Nam Sản phẩm của công ty làcác loại sản phẩm gia công phục vụ xuất khẩu như quần lót nam, nữ, trẻ em…

Do đặc điểm sản xuất theo đơn đặt hàng đã được lên kế hoạc trước từ tập đoànHBI nên nguyên vật liệu để sản xuất cũng rất đa dạng về mẫu mã, chủng loại,kích thước,màu sắc Nguyên vật liệu để sản xuất ra sản phẩm bao gồm: vải(cutpart), viền, chun, chỉ, nhãn mác, túi bóng, thùng carton

Cũng như bất kỳ doanh nghiệp sản xuất khác, nguyên vật liệu tại Công tycũng mang những đặc điểm chung là: là tài sản sự trữ thuộc tài sản ngắn hạn, làđối tượng lao động-một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinhdoanh, là cơ sở vật chất hình thành nên sản phẩm mới

Trong tổng chi phí để sản xuất ra cá loại sản phẩm của Công ty TNHHHanesbrands Việt Nam thì chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn nhất(65%-75% tổng giá thành), đặc biệt là nguyên liệu chính Do vậy, khi có biến

động nhỏ về chi phí nguyên vật liệu thì sẽ ảnh hưởng lớn đến giá thành sảnphẩm của công ty.

Đặc điểm nguyên vật liệu của Công ty TNHH Hanesbrands Việt Nam nóiriêng và của ngành may mặc nói chung là không gây khó khăn cho quá trình vậnchuyển, bốc dỡ và bảo quản nhưng nếu việc vận chuyển và bảo quản không tốtcũng gây ảnh hưởng đến chất lượng nguyên vật liệu không đảm bảo các yêu cầu

kỹ thuật sẽ gây ảnh hưởng trực tiếp chất lượng sản phẩm đầu ra của Công ty Do

đó Công ty cần có các biện pháp quản lý, vận chuyển và dự trữ phù hợp với từngloại nguyên vật liệu, tránh hư hỏng, mất mát làm ảnh hưởng đến quá trình sảnxuất của Công ty Ví dụ như vải, chỉ khi vận chuyển và bảo quản cần đảm bảo

độ ẩm phù hợp, tránh để quá lâu nếu không chúng sẽ dễ bị mốc, ố, bục,mủn không đảm bảo yêu cầu chất lượng cho công tác sản xuất sản phẩm

Bên cạnh đó, do đặc thù mỗi loại sản phẩm là khác nhau nên việc sử dụngcác nguyên phụ liệu, các loại vải là khác nhau Với mỗi một đợt sản xuất, Công

ty sử dụng nguyên vật liệu với chất lượng, màu sắc, kích cỡ khác nhau nên việccung ứng vật tư được công ty rất coi trọng Để vừa đảm bảo cung ứng đầy đủnguyên vật liệu đầy đủ, kịp thời cho sản xuất vừa tránh tình trạng tồn kho gậy ứđọng hay thiếu hụt gây gián đoạn sản xuất Do đó việc tính toán định mức và kếhoạch thu mua sao cho phù hợp là một yếu tố rất quan trọng đảm bảo quá trìnhsản xuất diễn ra liên tục

Từ những đặc điểm trên cho thấy việc quản lý nguyên vật liệu của Công ty

có những nét rất riêng biệt Việc sử dụng tiết kiệm trong sản xuất là biện pháptích cực nhằm hạ giá thành sản phẩm, góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất Vìvậy cần phải quản lý chặt chẽ và hạch toán chi tiết chi phí nguyên vật liệu ở tất

cả các khâu thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng vật liệu đặc biệt là nguyên vậtliệu chính

1.1.2 Vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH Hanesbrands Việt Nam

Tại công ty TNHH Hanesbands Việt Nam cũng như tất cả các doanh nghiệpsản xuất khác, vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất là vô cùngquan trọng Trong quá trình tạo ra sản phẩm thì nguyên vật liệu đóng vao trò lànhân tố chủ yếu không thể thiếu trong bất kỳ doanh nghiệp sản xuất nào Vì quátrình sản xuất là quá trình kế hợp giữa tư liệu lao động và sức lao động để tạo racác sản phẩm phục vụ nhu cầu và thị yếu của khách hàng Giai đoạn này mộtmặt doanh nghiệp bỏ ra các chi phí về nguyên vật liệu và các yếu tố liên quan đểtiến hành sản xuất, mặt khác doanh nghiệp lại thu về được một lượng kết quảsản xuất là thành phẩm

Nguyên vật liệu đóng vai trò chủ yếu trong quá trình tạo ra sản phẩm, không

có nguyên vật liệu đồng nghĩa với việc doanh nghiệp phải ngừng sản xuất Màtrong doanh nghiệp sản xuất như Công ty TNHH Hanesbrands Việt Nam thìgián đoạn sản xuất là điều tối kị Và hơn nữa chất lượng nguyên vật liệu cũngảnh hưởng lớn tới chất lượng sản phẩm đầu ra Vì thế công tác thu mua, bảoquản và giám sát chất lượng nguyên vật liệu đầu vào luôn được chú trọng tạidoanh nghiệp để đảm bảo làm sao đủ vật liệu đúng tiêu chuẩn chất lượng đưavào sản xuất Từ đó ta thấy nguyên vật liệu của công ty là một trong những yếu

tố góp phần giúp cho hoạt động sản xuất diễn ra bình thường

Mục đích cuối cùng của các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh đó là lợi nhuận Tuynhiên để đảm bảo bù đắp được chi phí và có lãi đòi hỏi doanh nghiệp phải ápdụng mọi biến pháp để tăng lượng kết quả thu được, giảm lượng chi phí chi ra

mà trong đó chi phí nguyên vật liệu chiếm tỉ trọng cao nhất Vì thế giảm đượcchi phí nguyên vật liệu đông nghĩa với việc đem lại lợi nhuận cao hơn cho doanhnghiệp Song để đạt được yêu cầu này không phải đơn giản mà điều kiện tiênquyết của doanh nghiệp là phải hạch toán nguyên vật liệu một cách rõ ràng, hợp

lý, phù hợp với từng điều kiện cụ thể mà doanh nghiệp đang sản xuất Nừu côngtác kế toán nguyên vật liệu đáp ứng được các yêu cầu cần thiết trong quá trìnhsản xuất sẽ giúp cho các nhà quản lý doanh nghiệp đưa ra được các chiến lượckinh doanh hiệu quả hơn.

1.1.3 Phân loại nguyên vật liệu tại công ty TNHH Hanesbrands Việt Nam

Là một công ty may nên đưa ra thị trường một sản phẩm nào đó phải đảmbảo yêu cầu là phù hợp với thị hiếu thời trang của khách hàng và phải nêu bậtđước tính tiện ích của sản phẩm như kiểu dáng đẹp, vải không nhàu, khôngnóng, màu sắc trang nhã Đặc biệt đối với công ty xuất khẩu ra nước ngoài thìyêu cầu này càng khắt khe hơn Chính vì vậy Công ty đã nhận đơn đặt hàng vớichất liệu vải đã được lựa chọn và xác định từ trước theo kế hoạch chung của tậpđoàn HBI

Tại Công ty nguyên vật liệu rất đa dạng, nhiều chủng loại khác nhau.Chúngkhác nhau về công dụng, tính năng lý hóa, quy cách, phẩm chất, chất lượng.Hơnnữa nguyên vật liệu là loại tài sản thường xuyên biến động.Do đó, để phục vụ tốtcho việc quản lý và hạch toán nguyên vật liệu của Công ty cần thiết phải tiếnhành phân loại nguyên vật liệu

Căn cứ vào vai trò và tác dụng của nguyên vật liệ trong quá trình sản xuấtkinh doanh, toàn bộ nguyên vật liệu của Công ty được chia thành cá loại sau:

- Nguyên vật liệu chính: là vải Cutpart,đây là loại vải may đã được định

hình và cắt sẵn, khi đưa vào sản xuất chỉ cần may mà không phải qua côngđoạn nào khác Với mỗi loại vải lại có màu sắc, kích cỡ và chất lượng khácnhau Ví dụ như vải cotton gồm vải 100% cotton, vải 60% cotton…Một bộCutpart đầy đủ bao gồm: thân trước, thân sau và đũng

- Nguyên vật liệu phụ: được gọi là Supplies, đây là những nguyên phụ liệu

phục vụ may, đóng gói, đóng thùng bao gồm: miếng chèn, miếng đóng gói,

túi nilon, chun, chỉ, nhãn dán…Tương tự như nguyên vật liệu chính, nguyênvật liệu phụ cũng đa dạng về màu sắc, kích cỡ Ví dụ như chỉ rất nhiều loạinhư chỉ WE, chỉ AY, chỉ UC…

- Phụ tùng thay thế: là những các chi tiết, phụ tùng được sử dụng để thay

thế, sửa chữa máy móc, thiết bị sản xuất trong công ty như: kim may,vít bắtchân vịt máy khâu, trụ tự động máy, ác quy, răng cưa mặt nguyệt, thoi, suốt…

- Nguyên vật liệu khác:

+ Nhiên liệu: là những loại vật liệu khi sử dụng có tác dụng cung cấp nhiệt

lượng cho quá trình sản xuất kinh doanh, tạo điều kiện cho quá trình chế tạosản phẩm diễn ra liên hoàn Gồm có dầu máy khâu, xăng, dầu Diezen…

+ Phế liệu: là các loại vật liệu loại ra trong quá trình sản xuất như vải vụn,

chun, bìa…

1.1.4 Tính giá nguyên vật liệu tại công ty TNHH Hanesbrands Việt Nam

Tính giá nguyên vật liệu là việc dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trịcủa NVL theo những nguyên tắc nhất định, đảm bảo yêu cầu chân thực vàthống nhất

Tại công ty TNHH Hanesbrands Việt Nam, các nghiệp vụ nhập xuấtnguyên vật liệu được diễn ra một cách thường xuyên, do đó việc xác địnhđúng đắn giá trị nguyên vật liệu xuất dùng là rất cần thiết Công ty sử dụnggiá kế hoạch (giá được hạch toán ban đầu) để hạch toán chi tiết tình hìnhNhập-Xuất-Tồn hàng ngày của vật liệu

Tính giá nguyên vật liệu nhập kho:

Đối với giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho của Công ty được xây dựngdựa trên đơn giá kế hoạch (Standard Cost) của hệ thống tập đoàn HBI

Đơn giá kế hoạch được xây dựng theo loại hình sản xuất sản phẩmcủa tập đoàn HBI là: nhóm hàng tiêu dùng nhanh (Fast Moving ConsumerGoods- FMCG)

Chính vì mô hình sản xuất sản phẩm của Công ty nên Công ty khôngsản xuất theo chu kỳ của một sản phẩm Toàn bộ dây chuyền sản xuất sảnphẩm sản xuất theo kế hoạch đưa yêu cầu cho một mã hàng, thời gian kết thúc

mã hàng rất ngắn, toàn bộ thành phẩm được chuyển về kho và đóng hàng vàocontainer và xuất khẩu hàng theo yêu cầu, do vậy hầu như công ty không cóthành phẩm tồn kho, hàng được sản xuất trong tuần và xuất khẩu luôn Trongkhi đó để tập hợp được chi phí giá thành cho nguyên vật liệu đầu vào là vấn

đề rất khó vì liên quan đến rất nhiều các chi phí: chi phí nguyên vật liệu, chiphí vận chuyển, chi phí thuê bốc xếp, chi phí thuế NK, thuế GTGT, thuế MT,chí điều hành, bến bãi, lưu kho… Nhìn chung các loại chi phí này thường trễnhiều tuần, hoặc cuối tháng mới có số liệu, thậm chí hàng mua về đã xuấtkhẩu nhưng chưa tập hợp hết chi phí, do vậy Công ty không thể xác định chiphí cho nguyên vật liệu ngay tại thời điểm mua hàng về nhập kho Do vậy màtập đoàn xây dựng giá thành kế hoạch và được áp đụng cho hệ thống của tậpđoàn HBI

Theo phương pháp này, giá thành của một đơn vị nguyên vật liệu đượctập hợp từ các chi phí thu mua dựa trên giá kế hoạch (dịch vụ vận chuyển,dịch vụ làm hàng, bốc xếp, bến bãi, thuế…) cho nguyên vật liệu đó Do đókhi nguyên vật liệu mua về nhập kho thì giá trị thực tế của nguyên vật liệunhập kho được tính theo giá kế hoạch Còn lại tất cả các chi phí khác nhưthuế nhập khẩu, chi phí vẫn chuyển, bốc dỡ được hạch toán vào chi phíkhác có liên quan

Tính giá nguyên vật liệu xuất kho:

Do đặc điểm kinh doanh và yêu cầu quản lý của công ty nên để phảnánh kịp thời phân bổ chính xác giá trị của nguyên vật liệu xuất dùng phù hợpvới điều kiện thực tại của Công ty là rất quan trọng Hơn nữa nguyên vật liệu

để lâu trong kho sẽ không đảm bảo được chất lượng Cho nên Công ty đánhgiá vật liệu xuất kho theo phương pháp “Nhập trước -Xuất trước”(FIFO).Theo phương pháp này toàn bộ nguyên vật liệu nhập trước thì được xuất

ra trước và trị giá thực tế vật liệu xuất kho là đơn giá kế hoạch

1.2 Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu của côn gty TNHH Hanesbrands Việt Nam

1.2.1 Tổ chức công tác thu mua nguyên vật liệu tại công ty TNHH Hanesbrands Việt Nam

Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất của công ty TNHHHanesbrands Việt Nam là một công ty con trong hệ thống Tập Đoàn HBI, nêntoàn bộ kế hoạch sản xuất hàng trong năm đã được lên kế hoạch sản xuất theomức đáp ứng của từng nhà máy Toàn bộ nguyên vật liệu chính và phần lớnnguyên vật liệu phụ do Bộ phận mua hàng của Tập đoàn làm việc trực tiếpvới nhà cung cấp và đặt hàng rồi cập nhập đơn hàng vào hệ thống Lawson vàAparanet Từ đó Bộ phận kế hoạch của Công ty tiến hành lập kế hoạch sảnxuất cụ thể cho từng ngày, từng tuần, từng tháng của Nhà máy Xác định dựtrù hàng hóa và điều phối nhận hàng để đáp ứng nhu cầu sản xuất về chủngloại, mẫu mã, mầu sắc…

- Tổ chức công tác thu mua:Sau khi lên kế hoạch, Bộ phận mua hàng sẽ thực

hiện và chịu trách nhiệm quá trình thu mua

- Phương thức thu mua:Hiện nay Công ty mua nguyên vật liệu theo hai

phương thức là nhập khẩu NVL từ nước ngoài và nhập NVL từ các nhà cungcấp trong nước Với phương thức mua nhập khẩu thường tốn nhiều thời gian

và chi phí, các thủ tục hải quan, công tác vận chuyển khó khăn hơn Còn vớiphương thức thu mua trong nước thì tiết kiệm được thời gian, các thủ tuc, vậnchuyển dễ dàng hơn

- Nguồn cung cấp vật tư:Thông thường nơi thu mua sẽ ảnh hưởng đến nhau.

Ngoài những chi phí chung như nhà kho, bên bãi, Công ty còn phải trả khoảnchi phí vận chuyển, bốc dỡ…Như vậy sẽ ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm

Do đó vấn đề mua nguyên vật liệu ở đâu và như thế nào cũng là vấn đề cầnquan tâm ở công ty

Đối với cutpart, viền , chun , chỉ được nhập khẩu trực tiếp ở Nhà máyNanJing-Trung Quốc nên công ty phải chú ý đến công tác vận chuyển , bốc

dỡ

Đối với nguyên vật liệu phụ còn lại được cung cấp bởi các nhà cung cấp trongnước Các khách hàng thường xuyên cung cấp vật liệu cho công ty như:

- Công ty TNHH Toàn Phát (bìa, carton).

- Công ty CP nhựa Tiến Đạt (túi nilon).

- Công ty TNHH Spica Elastic Việt Nam (chun, cạp).

- Công ty TNHH Bao Bì Chung Gia (tấm bìa chữ J).

Nhìn chung, công tác thu mua nguyên vât liệu của Công ty khá thuận lợi vì sảnxuất theo đơn đặt hàng và xây dựng định mức hợp lý Mặt khác các loại nguyênphụ liệu thu mua đều có sẵn trên thị trường, không khan hiếm và vẫn đảm bảođược chất lượng

1.2.2 Tổ chức hệ thống kho tàng tại công ty TNHH Hanesbrands Việt Nam

Để nguyên vật liệu đảm bảo chất lượng cho quá trình sản xuất khôngnhững cần thu mua nguyên vật liệu chất lượng tốt mà còn có sự bảo quản hợp

lý, tránh hư hỏng, mất mát trong quá trình sử dụng tại công ty

Hiện nay hệ thống kho chứa nguyên vật liệu của Công gồm có 3 khophục vụ trực tiếp cho sản xuất sản phẩm là:

- Kho Cutpart: chứa nguyên vật liệu chính

- Kho Supplies: chứa nguyên vật liệu phụ

- Kho Spare part: kho linh kiện máy, đồ bảo hộ lao động, vật tư bảodưỡng

Nguyên vật liệu khi mua về được ban kiểm nghiệm kiểm tra chất lượngsau đó được đưa vào nhập kho để quản lý Kho là điểm xuất phát và cũng làđiểm cuối cùng trong quá trình sản xuất, do đó việc bảo quản nguyên vật liệucủa Công ty được tuân theo quy định trong quy chế quản lý kho chung Vớidiện tích kho nguyên vật liệu của Công ty là 500m², được trang bị đầy đủ cácthiết bị phòng cháy chữa cháy, đảm bảo độ thông thoáng Nguyên vật liệuđược sắp xếp khoa học theo ngăn, theo thứ tự và đúng vị trí trên hệ thốngquản lý, đảm bảo cách nền và tường tương ứng là 25-30cm để chống ẩm thấp,đảm bảo độ thông thoáng tránh tình trạng ẩm gây nên mốc và gỉ sét lẫn không

bị ố vải

Trong quy trình luân chuyển nguyên vật liệu tại công, hầu hết các vậtliệu được lưu chuyển qua kho sau đó mới tới các phân xưởng sản xuất, chỉ cómột ít được đưa thẳng vào sử dụng, sản xuất không qua kho Chính vì vậy,công tác quản lý và bảo quản tại kho là rất quan trọng Để tránh hiện tượngmất mát thì yêu cầu đặt ra với người quản lý kho của công ty như sau:

+ Đảm bảo toàn vẹn về số lượng và chất lượng, chủng loại vật tư

+ Nắm vững số lượng vật tư trong kho tại một thời điểm Sẵn sàng cấpphát vật tư theo yêu cầu sản xuất

+ Đảm bảo thuận tiện việc nhập, xuất kho, nghiêm chỉnh chấp hành chế

độ và thủ tục quy định

Các kho dự trữ của Công ty được sắp xếp hợp lý, gần các phân xưởng sảnxuất do đó thuận tiện nhằm đáp ứng kịp thời vật tư cho yêu cầu sản xuất màchi phí nhỏ nhất từ kho đến nơi sản xuất Các kho đều được trang bị các thiết

bị cần thiết cho việc bảo quản, do đó mà chất lượng vật tư luôn được đảm bảotốt Thủ kho thường xuyên theo dõi tình hình trong kho tàng và chất lượnghàng hoá, đảm bảo an toàn tuyệt đối, chống mất mát, hư hỏng Nếu phát hiệncác dấu hiệu suy giảm chất lượng vật liệu thì báo cáo ngay cho phòng XuấtNhập Khẩu và Kế Hoạch để có biện pháp xử lý kịp thời

1.2.3 Sử dụng nguyên vật liệu tại công ty TNHH Hanesbrands Việt Nam

Trong quá trình hoạt động các phòng ban, phân xưởng sản xuất phátsinh các nhu cầu về nguyên vật liệu Các cá nhân có trách nhiệm tại mỗi bộphận dựa trên tình hình thực tế tại bộ phận mình xác định nguyên vật liệu cầndùng về chủng loại, số lượng Từ đó lập giấy đề nghị cấp vật tư gửi lên Bộphận kho của phòng Xuất nhập khẩu và kế hoạch Sau khi được duyệt các bộphận sẽ tiến hành nhận nguyên vật liệu từ kho của Công ty

Việc sử dụng nguyên vật liệu tại các phân xưởng, các bộ phận phải luôn chú ýđến mục tiêu tiết kiệm, hiệu quả Quá trình sử dụng nguyên vật liệu được ghichép đầy đủ tránh mất mát khi sử dụng Trong các phân xưởng sản xuất việc

sử dụng nguyên vật liệu dựa trên các định mức tiêu hao nguyên vật liệu màphòng kế hoạch đề ra Mỗi cá nhân, thành viên trong Công ty khi sử dụngnguyên vật liệu đều phải dùng đúng mục đích sao cho tiết kiệm và đạt hiệuquả trên sự giám sát và quản lý của từng bộ phận

1.3 Tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại công ty TNHH Hanesbrands Việt Nam

1.3.1 Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Hanesbrands Việt Nam

Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, lợi nhuận đã trở thành mục đíchcuối cùng của sản xuất kinh doanh Mối quan hệ tỷ lệ nghịch giữa chi phí vàlợi nhuận ngày càng được quan tâm Vì thế các doanh nghiệp đều ra sức tìmcon đường giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm Tại Công ty TNHHHanesbrands Việt Nam cũng vậy, với tỷ trọng NVL chiếm 65-75% trong tổnggiá thành sản xuất sản phẩm, do đó NVL cần được quản lý tốt để đem lại hiệuquả kinh doanh tốt nhất cho doanh nghiệp Nếu doanh nghiệp biết sử dụngNVL một cách tiết kiệm, hợp lý và sản phẩm làm ra có chất lượng tốt mà giáthành lại hạ sẽ tạo mối tương quan có lợi cho doanh nghiệp trên thị trường.Quản lý NVL càng khoa học thì cơ hội đạt hiệu quả kinh tế càng cao Với vaitrò như vậy nên trong Công ty yêu cầu quản lý NVL được đặt ra trong tất cảcác khâu từ khâu thu mua, dự trữ và bảo quản đến khâu sử dụng

+ Trong khâu thu mua: Do Công ty phải thường xuyên tiến hành thu

mua NVL để đáp ứng kịp thời cho quá trình sản xuất sản phẩm và các nhu cầukhác của doanh nghiệp Vì vậy, trong khâu thu mua phải quản lý chặt chẽ vềkhối lượng, quy cách, chủng loại và giá cả hơn nữa là phải kịp thời cho hoạtđộng sản xuất doanh nghiệp tránh tình trạng thiếu NVL gây gián đoạn hoạtđộng trong doanh nghiệp

+ Trong khâu dự trữ và bảo quản: Để quá trình sản xuất được liên tục,

phải dự trữ NVL đầy đủ, không gây gián đoạn sản xuất nhưng cũng khôngđược dự trứ quá lượng cần thiết gây ứ đọng vốn, tốn diện tích Đồng thời phảithực hiện đầy đủ chế độ bảo quản theo tính chất lý hóa học của vật liệu giảmthiểu tình trạng NVL bị hư hỏng, mất mát, giảm chất lượng

+ Trong khâu sử dụng: Doanh nghiệp cần tính toán đầy đủ, chính xác, kịp

thời giá NVL có trong giá vốn của thành phẩm Do vậy trong quá trình sử dụngphải tổ chức tốt việc ghi chép phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng NVLtrong sản xuất kinh doanh phải đảm bảo sử dụng sao cho tiết kiệm, hiệu quả

1.3.2 Các bộ phận trong Công ty TNHH Hanesbrands Việt Nam và công tác quản lý nguyên vật liệu

1.3.2.1 Phòng kỹ thuật (IE) với công tác xây dựng định mức tiêu dùng nguyên vật liệu

Định mức tiêu dùng NVL có ý nghĩa hết sức quan trọng trong quá trình sửdụng và quản lý NVL Vì vậy Công ty rất chú trọng đến việc xây dựng địnhmức tiêu dùng NVL

Dựa trên định mức đã được tính toán sẵn trên hệ thống quản lý NVL của tậpđoàn Khi NVL về nhập kho và đưa vào sản xuất, Phòng kỹ thuật sẽ tínhtoán , xây dựng lại hệ thống định mức tiêu hao vật liệu thực tế Công tác xâydựng định mức tiêu dùng NVL được tiến hành dựa trên các căn cứ sau:

+ Căn cứ vào định mức đã được tính toán trên hệ thống

+ Căn cứ vào thành phần, quy cách, chất lượng sản phẩm

+ Căn cứ vào việc thực hiện định mức ở các kỳ trước

+ Tham khảo kinh nghiệm của công nhân sản xuất

Trên cơ sở đó phòng kỹ thuật sẽ tính toán rồi đối chiếu định mức thực tếvới định mức trên hệ thống nhằm tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu nhưng vẫnđảm bảo chất lượng sản phẩm

1.3.2.2 Phòng xuất nhập khẩu và kế hoạch với công tác quản lý nguyên vật liệu

Bộ phận kế hoạch với công tác lập kế hoạch thu mua, cung ứng nguyên vật liệu cho sản xuất

Khi có kế hoạch thông báo từ tập đoàn, Bộ phận kế hoạch sẽ nghiên cứu,xây dựng định mức, chiến lược sản xuất hàng ngày, hàng tuần, hàngtháng,hàng quý và hàng năm Sau đó tham khảo ý kiến của các phòng ban cóliên quan để phân bổ lập kế hoạch sản xuất kinh doanh, phân lịch sản xuất chotừng phân xưởng Ngoài ra Bộ phận kế hoạch còn cân đối, điều tiết kế hoạchsản xuất sao cho phù hợp với khả năng của lao động trong từng thời điểm saocho phù hợp với định mức đã đề ra.

Bộ phận xuất nhập khẩu và mua hàng với công tác thu mua, nhập xuất nguyên vật liệu

Với một doanh nghiệp sản xuất như Công ty TNHH Hanesbrands ViệtNam NVL có vai trò rất quan trọng Thiếu NVL sẽ dẫn tới hoạt động sản xuất

bị gián đoạn, do vậy công tác thu mua NVL đáp ứng cho quá trình sản xuấtrất được Công ty chú trọng Đảm nhiệm công việc này là Bộ phận xuất nhậpkhẩu và mua hàng của phòng Xuất nhập khẩu và kế hoạch

Do kế hoạch sản xuất và thu muađều được lên kế hoạch trước nên hầu hếtNVL đều được Bộ phận xuất nhập khẩu và mua hàng của Tập đoàn lên kếhoạch với nhà cung cấp và đặt hàng rồi cập nhật đơn hàng vào hệ thống quản

lý của Tập đoàn Vì vậy Bộ phận xuất nhập khẩu và mua hàng của Công tychỉ việc hoàn thanh đơn hàng và các thủ tục giấy tờ nhập khẩu với hải quan.Với những nguyên phụ liệu được mua từ các nhà cung cấp trong nước thì chủđộng tìm kiếm bạn hàng, trực tiếp ký kết các hợp đồng

Với nhiệm vụ của mình, Bộ phận xuất nhập khẩu và mua hàng thường gồmcác công việc sau:

+Từ các đơn đặt hàng, hợp đồng sản xuất mà Công ty ký kết tổ tiếnhành xác định các NVL cần dùng, tính toán số lượng NVL cần sử dụng

+ Sau khi xác định các loại nguyên liệu và số lượng cũng như yêu cầu

về chất lượng vật liệu của Phòng kế hoạch, bộ phận mua hàng tiến hành thựchiện các giao dịch về giá cả, số lượng, thời gian và phương thứ giao hàng

+ Theo dõi và kiểm tra chất lượng vật tư mua vào sao cho đầy đủ đảmbảo số lượng và chất lượng

Bộ phận kho với công tác bảo quản và kiểm tra nguyên vật liệu

Tại Công ty TNHH Hanesbrands Việt Nam, kho là nơi chứa đựng, bảoquản tất cả các nguyên vật liệu cho hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị

Do vậy, cần tổ chức tốt công tác quản lý tại kho Hiện nay, bộ phận kho NVLbao gồm thủ kho, kế toán kho, nhân viên kho, người nhận hàng và quản lýkho Chức năng và nhiệm vụ đặt ra của bộ phận này là:

+ Chịu trách nhiệm về toàn bộ số vật liệu, công cụ dụng cụ, máy mócthiết bị, tài sản cố định và hàng hóa kho mình quản lý

+ Theo dõi tình hình nhập-xuất kho nguyên vật hàng ngày, hàng tuần,hàng tháng, hàng quý, hàng năm

+ Cùng với bộ phận Kế toán kiểm kê kho định kỳ

Thực hiện tốt công tác quản lý tại kho sẽ giúp Công ty giảm thiểu tìnhtrạng hao hụt, hư hỏng NVL đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh củaCông ty

1.3.2.3 Các phân xưởng với việc sử dụng nguyên vật liệu

Tại các phân xưởng sản xuất, hàng tháng theo kế hoạch sản xuất hay cónhu cầu sử dụng vật liệu, các bộ phận cần lập giấy đề nghị xuất vật tư Giấy

đề nghị xuất vật tư được lập dựa trên kế hoạch sản xuất kinh doanh và nhucầu sản xuất của từng bộ phận

Dựa trên giấy đề nghị xuất kho đã được duyệt, Bộ phận kho lập phiếuxuất kho và ghi số lượng yêu cầu Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho sẽ tiếnhành xuất NVL Sau khi nhận vật liệu về sử dụng tại các phân xưởng sản

xuất, NVL đều được giám sát tránh tình trạng mất mát trong sản xuất, đảmbảo quá trình sử dụng NVL được tiết kiệm.

Từ quy trình sử dụng như trên, có thể thấy công tác quản lý NVL trongquá trình sử sụng tại các phân xưởng sản xuất là khá chặt chẽ Việc này giúpđem lại hiệu quả cao trong quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty

1.3.2.4 Kế toán và công tác hạch toán nguyên vật liệu

Với vị trí quan trọng của NVL trong quá trình sản xuất, việc hạch toánNVL cần dung cấp đầy đủ, kịp thời và chính xác cho công tác quản lý thôngtin NVL tại Công ty

Công tác quản lý NVL tại công ty hiện nay do kế toán chi phí sản xuất

và giá thành( phó phòng) đảm nhiệm bao gồm hai kế toán viên và đội kiểmđếm ( Cycle-counters) tại kho Với công việc của mình kế toán nguyên vậtliệu có các nhiệm vụ sau:

+ Điểu chỉnh NTS trên hệ thống, quản lý đội kiểm đếm, so sánh giữ số liệuthực tế và trên hệ thống để điều chỉnh

+ Thực hiện các công việc liên quan đến bán phế liệu, tổng hợp doanh thu+ Khóa sổ sách cuối tháng

Thực hiện tốt công tác kế toán nguyên vật liệu sẽ góp phần giúp quá trìnhquản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty nói chung hay quản lýNVL nói riêng được thực hiện tốt hơn, tạo điều kiện nâng cao hiệu quả kinhdoanh cho Công ty

1.4.Đặc điểm hệ thống tài khoản và sổ kế toán của công ty TNHH Hanesbrands Việt Nam

1.4.1 Đặc điểm hệ thống tài khoản kế toán của công ty

- Hệ thống tài khoản loại 1 áp dụng chung cho các doanh nghiệp Nhà nướcban hành theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC

- Hệ thống tài TK cấp 2, cấp 3 được thiết kế phù hợp với đặc điểm sản xuấtkinh doanh của Công ty và các chỉ tiêu để quản lý và hạch toán cho thuậntiện.

Cụ thể các tài khoản mà Công ty hay sử dụng:

1.4.2 Đặc điểm hệ thống sổ kế toán tại Công ty

Để hạch toán chi tiết NVL, kế toán sử dụng các sổ kế toán sau theo “Chế

độ Kế toán doanh nghiệp” ban hành trong Quyết định 15/2006/QĐ-BTC baogồm sổ chi tiết và sổ tổng hợp

 Sổ kế toán chi tiết bao gồm:

 Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa (S10-DN)

Với đặc điểm ngành nghề của công ty có các loại nguyên vật liệu đa dạng đểquản lý tốt thì công ty đã xây dựng sổ chi tiết để cung cấp thông tin chính xác

và nhanh nhất để cấp trên ra quyết định chính xác và kịp thời

Sổ chi tiết được mở chi tiết cho từng NVL gồm:

Hiện nay Công ty đang vận dụng hình thức kế toán Nhật ký chung Đặctrưng cơ bản của hình thức này là tất cả nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinhđều được ghi vào sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian phát sinh và địnhkhoản kế toán của nghiệp vụ phát sinh đó, sau đó lấy sổ liệu trên sổ Nhật kýchung để ghi sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh Cuối tháng (hoặc bất kỳvào thời điểm nào cần thiết), kế toán thực hiện các thao tác cộng sổ, lập và incác Báo cáo tài chính theo quy định Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp và

số liệu chi tiết thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theothông tin đã được nhập trong kỳ

Sơ đồ 2.2: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung

Ghi chú: Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng

Chứng từ gốcPNK, PXK

Đối chiếu kiểm traTrình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung:

- Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất (Phiếu nhập kho, phiếuxuất kho…) kế toán ghi các nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung đồngthời ghi vào các sổ kế toán chi tiết liên quan Sau đó căn cứ vào sổ Nhật kýchung đế ghi vào sổ Cái TK 152, TK 331

- Trường hợp đơn vị mở sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vàocác chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ kinh tế phát sinhvào sổ Nhật ký đặc biệt có liên quan Định kỳ, hoặc cuối tháng tổng hợp từng

sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ cái

- Cuối tháng, cuối quý, cuối năm , cộng số liệu trên sổ, lập bảng cân đối

số phát sinh Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên sổ cái

và bảng tổng hợp chi tiết lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết được dùng để lậpbáo cáo tài chính

CHƯƠNG II THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY

TNHH HANESBRANDS VIỆT NAM

2.1 Khái quát hệ thống phần mềm quản lý nguyên vật liệu tại công ty TNHH Hanesbrands Việt Nam

Hiện nay, nguyên vật liệu và nguyên phụ liệu được quản lý qua 3 hệthống của Tập đoàn:

+ Hệ thống Apparnel: quản lý về rất chặt chẽ về nguyên vật liệu chính

(cutpart): từ khâu mua hàng đến khâu tính toán số liệu sản xuất theo địnhmức, chuyển hàng về nhà máy, hàng tồn kho, đưa ra ngoài xưởng sản xuất,nhập kho thành phẩm, đóng hàng thành phẩm vào container đến chuyển hàng

ra khỏi nhà máy và quản lý hàng tồn kho, mọi thông tin về số lượng đượcchuyển tới hệ thống ACI để cập nhập giá trị và chuyển vào Lawson

+ Hệ thống ACI: là hệ thống quản lý về mặt giá thành nguyên vật liệuchính (theo giá kế hoạch của tập đoàn)

+ Hệ thống Lawson (chuỗi cung ứng toàn cầu): quản lý nguyên phụliệu(supplies): Đây là một phần nhỏ trong các chức năng từ khâu mua hàngtạo đơn hàng trên hệ thống, chuyển về nhà máy, nhận hàng, đưa hàng ra sảnxuất, quản lý hàng tồn kho và một điều rất quan trọng là toàn bộ bút toán hạchtoán kế toán, các nghiệp vụ kinh tế Kế toán phát sinh đều được hạch toán qua

hệ thống Lawson

Việc hạch toán tổng hợp và chi tiết Nguyên vật liệu, chủ yếu thực hiệntrên máy tính Kế toán hàng ngày có nhiệm vụ thu nhập, kiểm tra chứng từ:Phiếu xuất kho, phiếu nhập kho sau đó định khoản đối chiếu với sổ sách của

nhân viên kho Dữ liệu đựơc xuất nhập hàng ngày được nhân viên kho cậpnhập vào hệ thống Lawson và Aparanet, lúc này hệ thống sẽ tự động tính cácchỉ tiêu còn lại như: tính giá trị, tình hình Nhập -Xuất-Tồn nguyên vật liệu,bảng tổng hợp Nhập- Xuất- Tồn, các báo cáo theo yêu cầu của kế toán đểphục vụ cho công tác hạch toán

Sơ đồ 2.1: Sơ đồ sản xuất và đóng gói theo hệ thống Apparnel

2.2 Kế toán chi tiết nguyên vạt liệu tại công ty TNHH Hanesbrands Việt Nam

2.2.1 Thủ tục Nhập-Xuất kho nguyên vật liệu

2.2.1.1 Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu

Nguyên vật liệu ở Công ty TNHH Hanesbrands Việt Nam được nhậpkho chủ yếu từ các nguồn: mua ngoài theo đơn đặt hàng, vật liệu xuất dùngkhông hết nhập lại kho, vật liệu thừa qua kiểm kê, phế liệu thu hồi

Việc nhập nguyên vật liệu ở công ty TNHH HanesBrands Việt Namchủ yếu được thực hiện trực tiếp bởi phòng kế hoạch vật tư thông qua việc kýkết hợp đồng hoặc mua bán trực tiếp Khối lượng, chất lượng và chủng loạivật tư mua về phải căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh, định mức tiêuhao vật liệu và giá cả thị trường

 Chứng từ và trình tự luân chuyển chứng từ:

+ Chứng từ sử dụng khi nhập kho nguyên vật liệu:

- Biên bản giao hàng, giấy thông báo hàng đến (nếu có)

- Bảng kê chi tiết

- Biên bản kiểm nhận vật tư (nếu có)

Khi có nhu cầu sản xuất theo kế hoạc của Tập đoàn sẽ cấp hàng theođơn đơn đặt hàng và gửi thông báo về phòng Xuất nhập khẩu và phòng Kếtoán Tại phòng Xuất nhập khẩu sẽ lập tờ khai hải quan và hóa đơn rồi chuyểnlên phòng Kế toán Lúc này trên hệ thống hàng ở trạng thái đang đi đường.Khi hàng về đến kho của Công ty, sau khi kiểm nghiệm, căn cứ vào giấy báonhận hàng và bảng kê chi tiết hàng hóa kế toán kho sẽ nhập vào hệ thống vàlập phiếu nhập kho Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên Một liên lưu tạikho Một liên giao cho phòng Xuất nhập khẩu và một liên chuyển lên phòng

kế toán để thanh toán và làm căn cứ ghi sổ kế toán

Thủ tục nhập kho : Bộ phận Xuất nhập khẩu sẽ thông báo các lô hàng

dự kiến về trước một tuần và cung cấp thông tin chính xác về các lô hàng sẽ

về trước một ngày Tại kho khi nhận được thông tin từ phòng Xuất nhập khẩu,

kế toán kho căn cứ vào Hóa đơn và Packinglist (bảng danh sách chi tiết) xácđịnh số lượng cụ thể của từng loại hàng và lập Form (biểu mẫu) nhận hàng

Kế toán kho sẽ kiểm tra, phân loại và sắp xếp vào các vị trí trong kho.Trongquá trình kiểm tra xảy ra các trường hợp sau đây:

 Nếu số lượng thực tế bằng với số lượng trên Hóa đơn thì tiến hànhnhập kho bình thường và ký nhận vào sau hóa đơn khi hàng nhập đủ,đúng yêu cầu

 Nếu số lượng thực tế nhỏ hơn số lượng ghi trên Hóa đơn thì gửi báocáo thiếu hàng đến các bộ phận kho, kế hoạch, phòng kế toán để yêucầu nhà cung cấp cấp thêm hàng

 Nếu số lượng thực tế lớn hơn số lượng trên hóa đơn thì phải thông báotới các bộ phận liên quan để trả lại hàng hoặc chuyển sang lần nhậpsau

Cụ thể thủ tục nhập nguyên vật liệu được môtả chi tiết như sau:

Sơ đồ 2.2:Thủ tục nhập nguyên vật liệu tại Công ty HanesBrands Việt

Nam(theo hệ thống Apparnel)

Hồ sơ nhận hàng

Kiểm tra niêm

phong

Để hiểu rõ quy trình ta xét một ví dụ cụ thể như sau:

Ngày 18 tháng 3 năm 2013 Công ty mua 37.544 Dozen vải cắt thànhhình của Hanesbrands NanJing (Trung Quốc), chi tiết chứng từ như sau:

Biểu 2.1 : Hóa đơn thương mại

Căn cứ vào Packing list (bảng kê chi tiết) đi kèm hàng, nhân viên kho làm thủtục phiếu nhập hàng cutpart:

Biểu 2.2 : Phiếu nhập hàng nguyên vật liệu chính

Căn cứ vào phiếu nhận hàng, nhân viên kho làm phiếu nhập kho và ký nhậnhàng chuyển vào kho, sử dụng máy quét mã vạch (máy scan) để nhận hàng,máy quét mã vạch tự động cập nhập vào hệ thống Apparnel

Sau đó lập phiếu nhập kho:

Biểu 2.3 : Phiếu nhập kho nguyên vật liệu chính

Đối với các nguyên vật liệu phụ mua trong nước: Tương tự như đối vớinguyên vật liệu nhập khẩu Khi có nhu cầu sản xuất, Bộ phận mua hàng sẽ làmviệc với các nhà cung cấp và thỏa thuận Khi hàng về căn cứ vào hóa đơn, vàchứng từ nhận hàng, kế toán kho sẽ nhập kho trên hệ thống quản lý là Lawson

Ví dụ cụ thể: Ngày 18/3, công ty mua nguyên phụ liệu (chun cạp): 378.000

Yd của công ty TNHH Spica Việt Nam:

Biểu 2.4: Hóa đơn GTGT

Nhân viên kho căn cứ vào chứng từ và chứng từ nhận hàng, làm phiếu nhậpkho và nhận vào hệ thống Lawson

Biểu 2.5 :Phiếu nhập kho

Đối với vật liệu xuất dùng không hết nhập lại kho do cần đổi chủng loại vật tưhoặc do khi xuất thừa, trả lại do hàng lỗi, thủ kho phiếu nhập kho thành 2 liên.Vật liệu trả lại từ sản xuất chủ yếu là Supplies Khi sản xuất trả hàng về khokèm theo biểu mẫu, công nhân kho sẽ kiểm tra các thông tin với sản xuất, yêucầu ghi đúng mã, chủng loại, số lượng, kiểm tra lại và đóng gói Công nhânkho ghi các thông tin lên phiếu nhận hàng trả lại Kế toán kho sẽ kiểm tratrên hệ thống, xác định vị trí cần đưa hàng vào và sau khi chuyển hàng vàokho, kế toán kho sẽ nhận hàng vào hệ thống Lawson, ký xác nhận vào phiếuyêu cầu.

Đối với phế liệu thu hồi: sau mỗi chu kỳ sản xuất, phế liệu được lấy ra từphân xưởng sản xuất được phân loại và chuyển đến kho phế liệu, thủ kho phếliệu nhập kho qua hình thức cân, đo, đong, đếm và ký phiếu nhập kho Phiếunhập kho được lập thành 2 bản, một bản thủ kho giữ và lưu chứng từ, một bảnđược gắn vào bao, thùng phế liệu để làm căn cứ khi xuất bán phế liệu trong kỳ

2.2.1.2 Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu

 Chứng từ xuất kho nguyên vật liệu:

+ Phiếu yêu cầu xuất nguyên vật liệu chính: HUN-QF-WH-006

+ Phiếu giao nhận nguyên vật liệu chính: HUN-QF-WH-007

+ Phiếu xuất kho Nguyên vật liệu chính: HUN-QF-WH-016

+ Phiếu yêu cầu cấp vật tư: HUN-QF-WH-008

+ Xác nhận xuất Supplies & cutpart: HUN-QF-WH-025

+ Phiếu nhận hàng trả lại: HUN-QF-WH-009

 Trình tự luân chuyển chứng từ:

Căn cứ vào kế hoạch sản xuất hàng từ bộ phận Kế hoạch và yêu cầuxuất hàng từ phân xưởng sản xuất được duyệt bởi trưởng bộ phận, Quản đốc

và Tổ trưởng, nhân viên kho kiểm tra tính hợp lệ của phiếu yêu cầu cấp vật tư

và tiến hành kiểm tra tong bước các thủ tực theo quy trình:

- Liên 1: Kẹp chung phiếu yêu cầu cấp vật tư, lưu giữ chứng từ

- Liên 2: Chuyển cho công nhân cấp hàng đến vị trí trên phiếu xuấtkho, lấy vật tư, vật tư được chuyển ra Sau khi lấy hết Công nhân kho gắn vàophiếu xuất kho thùng hàng giao cho phân xưởng - tổ sản xuất yêu cầu vật tư

Tại kho: Căn cứ vào phiếu xuất kho thủ kho làm nghiệp vụ xuất hàngtrên hệ thống, lúc này tự động hệ thống hạch toán ghi giảm hàng tồn kho vàtăng chi phí

Ví dụ: Ngày 20/3 xuất 9.361 DZ vải cắt sẵn thành hình cho - tổ 2 đểphục vụ sản xuất, phòng vật tư lập phiếu xuất kho như sau: Căn cứ vào kếhoach sản xuất

Biểu 2.6: Kế hoạch sản xuất

Biểu 2.7: Phiếu xuất kho

Căn cứ vào kế hoạch sản xuất nhân viên kho nguyên phụ liệu làm phiếu xuấtkho xuất hàng trên Apparnel.

Biểu 2.8 : Phiếu xuất kho