NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ

LUẬN VĂN VỀ NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ

MỤC LỤC

CHƯƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ

I Khái niệm, yêu cầu, vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư 4

II Yêu cầu đối với cán bộ làm công tác văn thư cơ quan, tổ chức Đảng 7

3 Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức Đảng 13

V Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư 14

VI Trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư trong cơ quan, tổ chức Đảng 14

CHƯƠNG 2 VĂN BẢN CỦA ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM

VÀ VĂN BẢN CỦA CÁC TỔ CHỨC CHÍNH TRỊ-XÃ HỘI

A THỂ LOẠI VĂN BẢN CỦA ĐẢNG

I- Khái niệm văn bản, thể loại và hệ thống văn bản của Đảng 18

B THẨM QUYỀN BAN HÀNH VĂN BẢN CỦA ĐẢNG

V Các tổ chức đảng được lập ra theo

quy định của Điều lệ Đảng hoặc theo quy định của Trung ương 23

VI Các cơ quan tham mưu giúp việc và

các ban chỉ đạo, tiểu ban, hội đồng hoạt động có thời hạn của cấp ủy các cấp 23

3 Bản sao và cách trình bày các thành phần thể thức bản sao 45

CHƯƠNG 3 QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI ĐẾN VÀ QUẢN LÝ, SỬ DỤNG CON DẤU

I Quản lý văn bản

CHƯƠNG 4 LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ HIỆN HÀNH CỦA CƠ QUAN

II NỘP LƯU HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ HIỆN HÀNH

1 Chuẩn bị hồ sơ để giao nộp vào lưu trữ hiện hành của cơ quan

80

2 Thời hạn giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành của cơ quan 80

TÀI LIỆU THAM KHẢO 82

Lời giới thiệu

Công tác văn thư gắn liền với hoạt động chỉ đạo điều hành công việc của các cơ quan, tổ chức Hiệu quả hoạt động, điều hành của các cơ quan, tổ chức một phần phụ thuộc vào công tác văn thư làm tốt hay không tốt

Các cơ quan Đảng, Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội dù lớn hay nhỏ, muốn thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ đều phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày Như vậy, công tác văn thư gắn liền với hoạt động của các cơ quan, đặc biệt, đối với văn phòng cấp ủy, văn phòng các tổ chức chính trị - xã hội là các cơ quan trực tiếp giúp các cấp ủy, tổ chức chính trị - xã hội tổ chức điều hành bộ máy, có chức năng thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo thì công tác văn thư lại càng quan trọng, nó giữ vị trí trọng yếu trong công tác văn phòng

Cũng chính vì điều đó mà công tác văn thư trong các cơ quan, tổ chức Đảng và các

tổ chức chính trị xã hội ngày càng được quan tâm nhiều hơn, đặc biệt trong công cuộc cải cách hành chính nhà nước hiện nay, công tác văn thư là một trong những trọng tâm được tập trung đổi mới.

Với mục tiêu là đào tạo ra những người tốt nghiệp cao đẳng về hành chính văn thư lưu trữ có khả năng tìm việc làm tại các cơ quan, tổ chức Đảng và các tổ chức chính trị xã hội, giáo trình trang bị cho học sinh, sinh viên những kiến thức cơ bản về phương pháp luận

và nghiệp vụ công tác văn thư Đảng

- Về kiến thức: Trang bị các khái niệm, đặc điểm, nội dung công tác văn thư trong các cơ quan, tổ chức Đảng; chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của các cơ quan Đảng; cũng như mục đích của việc thực hiện các nghiệp vụ cơ bản của công tác văn thư

- Về kỹ năng: Biết vận dụng kiến thức và thực hiện được các thao tác nghiệp vụ của công tác văn thư trong các cơ quan đảng

Với thời lượng 60 tiết, nội dung giáo trình được biên soạn thành 4 chương:

Chương I Công tác văn thư trong các cơ quan, tổ chức Đảng và các tổ chức chính trị-xã hội - 12 tiết

Chương II Văn bản của Đảng cộng sản Việt Nam và các tổ chức chính trịxã hội

-18 tiết

Chương III Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản - 15 tiết

Chương IV Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ - 15 tiết

Trong qúa trình biên soạn, tác giả chú trọng đến phương châm khoa học, hiện đại, thiết thực, đầy đủ, chính xác, ngắn gọn Mặc dù đã cố gắng, song có thể không tránh khỏi những thiếu sót, rất mong nhận được những ý kiến đóng góp của bạn đọc.

Xin chân thành cám ơn.

TRƯỜNG CAO ĐẲNG NỘI VỤ HÀ NỘI

Tác giả TS Nguyễn Lệ Nhung

CHƯƠNG 1

NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ

I Khái niệm, yêu cầu, vị trí, tác dụng của công tác văn thư

1 Khái niệm

Văn thư là từ gốc Hán, dùng để chỉ các loại văn bản, giấy tờ “Văn” cónghĩa là văn tự, “thư” có nghĩa là thư tịch Theo quan niệm của các triều đạiphong kiến trước đây, công tác văn thư tức là những công việc có liên quanđến văn tự, thư tịch

Ngày nay, khái niệm văn thư không còn xa lạ trong các cơ quan, tổchức bởi tất cả các cơ quan đều sử dụng văn bản, giấy tờ làm phương tiệngiao tiếp chính thức với nhau Làm các công việc như soạn thảo văn bản,quản lý văn bản… tức là làm công tác văn thư Văn bản đã và đang được các

cơ quan Đảng, Nhà nước, các tổ chức chính trị - xã hội, các tổ chức kinh tế,

…, dùng để ghi chép và truyền đạt thông tin phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo vàđiều hành các mặt công tác

Những công việc như soạn thảo, duyệt ký ban hành văn bản, chuyểngiao, tiếp nhận, đăng ký vào sổ, lập hồ sơ,… được gọi chung là công tác vănthư và đã trở thành một thuật ngữ quen thuộc đối với cán bộ, viên chức mọi

cơ quan, tổ chức Có thể định nghĩa công tác văn thư trong các cơ quan, tổchức Đảng và các tổ chức chính trị-xã hội (sau đây gọi là công tác văn thư

trong các cơ quan, tổ chức Đảng) như sau:

Công tác văn thư trong các cơ quan, tổ chức Đảng bao gồm toàn bộ các

công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý và sử dụng con dấu, quản

lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơquan, tổ chức Đảng

2 Yêu cầu

Trong quá trình thực hiện nội dung của công tác văn thư ở cơ quan, tổchức Đảng phải đảm bảo các yêu cầu dưới dây:

a Nhanh chóng là yêu cầu đối với công tác văn thư Quá trình giải

quyết công việc của cơ quan, tổ chức Đảng phụ thuộc nhiều vào việc xâydựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản Khi thực hiện yêu cầu

này phải xem xét mức độ quan trọng, mức độ khẩn của văn bản để xây dựng

và ban hành văn bản nhanh chóng, chuyển văn bản kịp thời, đúng người, đúng

bộ phận chịu trách nhiệm giải quyết, không để sót việc, chậm việc và phảiquy định rõ thời hạn giải quyết và đơn giản hóa thủ tục giải quyết văn bản

b Chính xác

- Về nội dung: nội dung văn bản phải đáp ứng yêu cầu giải quyết côngviệc và không trái với các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước, các quyđịnh của Đảng, dẫn chứng phải trung thực, số liệu phải đầy đủ, chứng cứ phải

rõ ràng Văn bản ban hành phải đúng về thể loại, chính xác về thẩm quyềnban hành, đầy đủ các thành phần thể thức do Đảng và các tổ chức chính trị -

xã hội quy định

- Về nghiệp vụ văn thư: thực hiện đúng chế độ công tác văn thư và cáckhâu nghiệp vụ cụ thể như đánh máy văn bản, đăng ký, chuyển giao và quản

lý văn bản

c Bí mật là yêu cầu quản lý đối với công tác văn thư, là biểu hiện tập trung

mang tính chính trị của công tác văn thư Trong nội dung văn bản đến, văn bản đicủa cơ quan, tổ chức Đảng có nhiều vấn đề thuộc phạm vi bí mật của Đảng vàNhà nước Để bảo đảm yêu cầu này cần thực hiện đúng các văn bản chỉ đạo củaĐảng, Nhà nước về bảo vệ bí mật nhà nước, như việc sử dụng mạng máy tính, bốtrí phòng làm việc, lựa chọn cán bộ văn thư đúng tiêu chuẩn,

d Hiện đại: Việc thực hiện công tác văn thư gắn liền với việc sử dụng

các phương tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại Hiện đại hóa công tác văn thư

là một trong những tiền đề nhằm nâng cao năng suất, chất lượng công tác và ngàycàng trở thành nhu cầu cấp bách của mỗi cơ quan, tổ chức Đảng Tuy nhiên, quátrình hiện đại hóa công tác văn thư phải được tiến hành từng bước, phù hợp với tổchức, trình độ cán bộ và điều kiện của từng cơ quan, tổ chức Nói đến hiện đại hóacông tác văn thư là nói đến việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác vănthư và sử dụng trang thiết bị văn phòng hiện đại

3 Vị trí

Công tác văn thư không thể thiếu được trong hoạt động của tất cả các

cơ quan, tổ chức Các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị - xã hội dù lớnhay nhỏ, muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều phải sử dụng vănbản, tài liệu để phổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánh tình hình lêncấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiệntượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày Đặc biệt, đối với văn phòng cấp ủy,văn phòng các tổ chức chính trị - xã hội là các cơ quan trực tiếp giúp các cấp ủy,

tổ chức chính trị - xã hội tổ chức điều hành bộ máy, có chức năng thông tin tổnghợp phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo thì công tác văn thư lại càng quan trọng, nó giữ vịtrí trọng yếu trong công tác văn phòng.

4 Ý nghĩa

- Làm tốt công tác văn thư bảo đảm cung cấp đầy đủ thông tin, gópphần nâng cao năng suất, chất lượng công tác của cơ quan, tổ chức Đảng vàphòng chống tệ quan liêu giấy tờ Trong hoạt động của cơ quan, từ việc đề racác chủ trương, chính sách, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác chođến phản ánh tình hình, nêu đề xuất, kiến nghị với cơ quan cấp trên, chỉ đạo

cơ quan cấp dưới hoặc triển khai, giải quyết công việc đều phải dựa vào cácnguồn thông tin có liên quan Thông tin càng đầy đủ, chính xác và kịp thời thìhoạt động của cơ quan càng đạt hiệu quả cao, bởi lẽ thông tin phục vụ quản lýđược cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếunhất, chính xác nhất là thông tin từ văn bản vì văn bản là phương tiện chứađựng, truyền đạt, phổ biến thông tin mang tính pháp lý

Công tác văn thư bao gồm nhiều việc, liên quan đến nhiều người, nhiều

bộ phận, do đó kết quả của công tác văn thư không chỉ ảnh hưởng đến một cơquan mà còn có thể ảnh hưởng đến các cơ quan khác Vì vậy làm tốt công tácvăn thư sẽ:

- giúp lãnh đạo cơ quan chỉ đạo công việc chính xác, hiệu quả, không đểchậm việc, sót việc, tránh tệ quan liêu, giấy tờ, mệnh lệnh hành chính

- góp phần giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan Mọi chủtrương, đường lối của Đảng và Nhà nước kể cả chủ trương tuyệt mật đềuđược phản ánh trong văn bản Việc giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơquan là rất quan trọng; tổ chức tốt công tác văn thư, quản lý văn bản chặt chẽ,gửi văn bản đúng đối tượng, không để mất mát, thất lạc là góp phần giữ gìntốt bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan

- đảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng cớ về hoạt động của cơ quan, tổ chứcĐảng Nội dung tài liệu phản ảnh hoạt động của cơ quan, tổ chức Đảng cũngnhư của các cá nhân giữ trọng trách trong cơ quan, tổ chức Nếu trong quytrình hoạt động của cơ quan, tài liệu giữ lại đầy đủ, nội dung văn bản chínhxác, phản ảnh trung thực hoạt động của cơ quan thì khi cần thiết, tài liệu sẽ làbằng chứng pháp lý phản ảnh trung thực hoạt động của cơ quan

- tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ Tài liệu hình thành trong hoạtđộng của cơ quan là nguồn bổ sung thường xuyên, chủ yếu cho lưu trữ hiện hành

và lưu trữ cấp ủy Vì vậy, nếu làm tốt công tác văn thư, mọi công việc của cơ

quan, tổ chức đều được văn bản hoá; giải quyết xong công việc, tài liệu được lập

hồ sơ đầy đủ, nộp lưu vào lưu trữ cơ quan đúng quy định sẽ tạo thuận lợi cho côngtác lưu trữ tiến hành các khâu nghiệp vụ tiếp theo như phân loại, xác định giá trị,thống kê, bảo quản và phục vụ tốt cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu hàngngày và lâu dài về sau

II Yêu cầu đối với cán bộ làm công tác văn thư cơ quan, tổ chức Đảng

Tính chất, nội dung công việc và quan hệ tiếp xúc hàng ngày đòi hỏicán bộ được bố trí làm cán bộ văn thư phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ củangạch công chức văn thư theo quy định của pháp luật Trong thực tế, ngườicán bộ văn thư cơ quan, tổ chức Đảng phải đáp ứng các yêu cầu cơ bản sau:

- Yêu cầu về phẩm chất chính trị

- Yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ

- Những yêu cầu khác về đạo đức công vụ

1 Yêu cầu về phẩm chất chính trị

Người cán bộ văn thư hàng ngày tiếp xúc với văn bản, có thể nắm đượcnhững hoạt động quan trọng của cơ quan, tổ chức Đảng, trong đó có cả nhữngvấn đề có tính chất cơ mật Vì vậy, đòi hỏi đầu tiên với người cán bộ văn thư

là yêu cầu về phẩm chất chính trị, cụ thể là:

- Người cán bộ văn thư phải có lòng trung thành Lòng trung thành ấyphải được thể hiện bằng sự trung thành với chế độ xã hội chủ nghĩa, trungthành với cơ quan, tổ chức Đảng

- Người cán bộ văn thư phải tuyệt đối tin tưởng vào đường lối, chínhsách của Đảng và Nhà nước, giữ vững lập trường của giai cấp vô sản trongbất cứ tình huống nào

- Người cán bộ văn thư phải luôn có ý thức chấp hành nghiêm chỉnhpháp luật của Nhà nước, coi việc chấp hành pháp luật là nghĩa vụ của mình

- Người cán bộ văn thư phải luôn rèn luyện bản thân, coi việc học tậpchính trị, nâng cao trình độ hiểu biết về Đảng, về Nhà nước, về giai cấp vôsản là nhiệm vụ thường xuyên

2 Yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ

Yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ văn thư phải được thểhiện trên hai mặt là lý luận nghiệp vụ và kỹ năng thực hành

Về lý luận nghiệp vụ: Người cán bộ văn thư phải nắm vững lý luậnnghiệp vụ về công tác văn thư, trong đó phải hiểu nội dung nghiệp vụ, cơ sởkhoa học và điều kiện thực tiễn để thực hiện nghiệp vụ đó Bên cạnh sự hiểubiết về chuyên môn nghiệp vụ phải có sự hiểu biết về một số nghiệp vụ cơbản khác có liên quan để hỗ trợ cho nghiệp vụ chuyên môn của mình Yêu cầuquan trọng đặt ra đối với người cán bộ văn thư là không chỉ học tập về lý luậnnghiệp vụ ở trường, mà còn phải có ý thức học tập nâng cao trình độ lý luậnnghiệp vụ trong suốt quá trình công tác, từng bước rèn luyện, hoàn thiện bảnthân mình cùng với sự hoàn thiện về lý luận nghiệp vụ.

Về kỹ năng thực hành: Người cán bộ văn thư không chỉ nắm vững lýluận nghiệp vụ mà còn phải có kỹ năng thực hành Chính kỹ năng thực hành

sẽ là thước đo năng lực thực tế của người cán bộ văn thư một cách trung thực,chính xác nhất Quá trình thực hiện các nhiệm vụ cụ thể của công tác văn thưkhông những giúp cán bộ văn thư từng bước nâng cao tay nghề mà còn giúpnâng cao trình độ lý luận nghiệp vụ

3 Những yêu cầu khác

Tính chất nội dung công việc đòi hỏi người cán bộ văn thư của cơ quan,

tổ chức Đảng không những phải có các yêu cầu cơ bản của bất cứ lao độngnào như tính trung thực thẳng thắn, chân thành, nhanh nhẹn, kịp thời, bền bỉ,cởi mở, kỷ luật, kiên quyết, công bằng mà còn đòi hỏi phải có những yêucầu dưới đây:

3.1 Tính bí mật

Tính bí mật ở người cán bộ văn thư phải được thể hiện cụ thể:

- Có sự kín đáo

- Có ý thức giữ gìn bí mật

- Bất cứ trong trường hợp nào khi ra khỏi phòng làm việc không được

để văn bản, tài liệu trên bàn; những ghi chép có nội dung quan trọng khôngđược vứt vào sọt rác

- Luôn luôn cảnh giác, không để kẻ gian lợi dụng sơ hở để nắm bí mậtcủa Đảng, bí mật của cơ quan, tổ chức Đảng

3.2 Tính tỉ mỉ

Nội dung công việc hằng ngày đòi hỏi phải cụ thể đến từng chi tiết Vì vậycán bộ văn thư phải có tính tỉ mỉ Tính tỉ mỉ phải được thể hiện trên các nội dung:

- Bất cứ công việc nào đều phải thực hiện hoàn chỉnh đến từng chi tiết nhỏ,không được bỏ qua bất cứ một chi tiết nào dù là nhỏ nhất, đặc biệt đối với việcthống kê và kiểm tra các nhiệm vụ, ghi chép và chuyển những lời nhắn v.v

- Không được bỏ sót bất cứ công việc nào trong nhiệm vụ thường ngàycũng như đối với công việc đột xuất mới nảy sinh

3.3 Tính thận trọng

Trước khi làm một việc gì hoặc đề xuất một việc gì đều phải suy xétmột cách thận trọng Đặc biệt đối với việc phát hiện những sai sót của cán bộtrong cơ quan, tổ chức Đảng về công tác văn thư; những trường hợp nghi ngờvăn bản giấy tờ giả mạo, những nghi vấn về việc sử dụng con dấu không đúngquy định Tính thận trọng sẽ giúp cán bộ văn thư có được những ý kiến chắcchắn, tránh phạm phải sai lầm

3.4 Tính ngăn nắp, gọn gàng

Sự ngăn nắp gọn gàng phải luôn luôn thường trực đối với người cán bộvăn thư Người cán bộ văn thư luôn tiếp xúc với văn bản giấy tờ, nội dungcông việc lại phức tạp, nếu không gọn gàng ngăn nắp thì sẽ ảnh hưởng khôngnhỏ đến công việc

Mặt khác, phòng làm việc của văn thư không chỉ một mình người vănthư làm việc mà còn là nơi có nhiều người đến liên hệ công tác như xin cấpgiấy giới thiệu, tra tìm văn bản, đóng dấu giấy tờ v.v Nếu không trật tự ngănnắp sẽ gây ấn tượng không tốt đối với cán bộ văn thư

Mặt khác người cán bộ văn thư phải được đào tạo về nghiệp vụ chuyênmôn và luôn luôn bảo đảm nghiệp vụ không sai sót Điều đó làm cho cán bộlãnh đạo yên tâm và tin cậy cán bộ văn thư

3.6 Tính nguyên tắc

Nội dung nghiệp vụ văn thư phải được thực hiện theo chế độ quy địnhcủa Đảng, Nhà nước và của cơ quan, trước hết là các quy định của cơ quan, tổchức Đảng như chế độ bảo vệ bí mật, quy định về công tác văn thư, lưu trữ

v.v Dù bất cứ lúc nào và hoàn cảnh nào người cán bộ văn thư phải giữ đúngchế độ đã được quy định không được phép thay đổi quy định Đặc biệt ngườicán bộ văn thư phải có ý thức được rằng không có bất cứ một ngoại lệ nàotrong các quy định.

Trong trường hợp các vấn đề đặt ra có những chi tiết khác với quy địnhcủa Đảng, Nhà nước và của cơ quan, tốt nhất phải xin ý kiến người phụ trách

có thẩm quyền, không được tự ý giải quyết bất cứ việc gì ngoài quy định

3.7 Tính tế nhị

Công việc của người cán bộ văn thư tạo ra môi trường tiếp xúc vớinhiều đối tượng khác nhau Vì vậy người cán bộ văn thư phải luôn luôn thểhiện sự lễ độ, thân mật với người khác, đồng thời phải chiến thắng tâm trạngkhông hài lòng, sự phân tán thiếu kiên trì, sự mệt mỏi, quá xúc cảm, kể cả thái

độ suồng sã kiểu bạn bè đối với đồng nghiệp và những người quen biết Đặcbiệt phải tránh nóng vội khi có việc khẩn cấp hoặc phải trả lời những yêu cầucủa người khác hoặc khi nghi ngờ một điều gì đó trong công việc

Tính tế nhị sẽ giúp cho cán bộ văn thư ngày càng chiếm được lòng tin

và sự yêu mến của bạn bè đồng nghiệp và mọi người trong cơ quan, tổ chứcĐảng Điều đó giúp cho người cán bộ văn thư tạo được bầu không khí thoảimái trong phòng làm việc của mình Đó cũng là một trong những điều kiện đểnâng cao hiệu quả trong công việc

III Quản lý nhà nước về công tác văn thư

1 Nội dung quản lý nhà nước về công tác văn thư

- Xây dựng, ban hành và chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện các văn bản quyphạm pháp luật về công tác văn thư;

- Quản lý thống nhất về nghiệp vụ công tác văn thư;

- Quản lý nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ trongcông tác văn thư;

- Quản lý đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức văn thư;quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong công tác văn thư;

- Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm phápluật về công tác văn thư;

- Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư;

- Hợp tác quốc tế trong lĩnh vực văn thư

2 Trách nhiệm quản lý nhà nước về công tác văn thư

2.1 Đối với công tác văn thư các cơ quan, tổ chức Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội, Cục Lưu trữ Văn phòng trung ương Đảng có trách nhiệm giúp Chánh văn phòng Trung ương Đảng thực hiện quản lý nhà nước về công tác văn thư các cơ quan, tổ chức Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội Nội

dung cụ thể gồm:

- Ban hành và hướng dẫn thực hiện quy định về công tác văn thư ápdụng trong hệ thống các cơ quan, tổ chức của Đảng và các tổ chức chính trị -

xã hội;

- Kiểm tra việc thực hiện quy định về công tác văn thư trong hệ thống các

cơ quan, tổ chức của Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội; giải quyết khiếu nại,

tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư theo thẩm quyền;

- Tổ chức, chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệvào công tác văn thư trong hệ thống các cơ quan, tổ chức của Đảng và các tổchức chính trị - xã hội;

- Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức văn thư;quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong công tác văn thư trong hệ thốngcác cơ quan, tổ chức của Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội;

- Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư trong hệ thống các cơ quan,

tổ chức của Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội

- Các tỉnh, thành uỷ, các huyện, quận, thị uỷ thực hiện quản lý nhànước về công tác văn thư các cơ quan, tổ chức Đảng, các tổ chức chính trị - xãhội trong phạm vi địa phương mình

- Mỗi cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị - xã hội có trách nhiệmquản lý công tác văn thư trong phạm vi cơ quan, tổ chức mình

2.2 Đối với công tác văn thư các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, các đơn vị vũ trang

Bộ Nội vụ chịu trách nhiệm trước Chính phủ thực hiện quản lý nhànước về công tác văn thư Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước có trách nhiệmgiúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ thực hiện quản lý nhà nước về công tác văn thư

Các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dâncác cấp có trách nhiệm thực hiện quản lý nhà nước về công tác văn thư đốivới cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý

2.3 Tổ chức, nhiệm vụ của văn thư cơ quan Đảng, tổ chức chính trị - xã hội

- Mỗi cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị - xã hội phải thành lập

bộ phận (phòng) văn thư hoặc bố trí cán bộ làm văn thư

- Nhiệm vụ của văn thư cơ quan:

+ Tiếp nhận, đăng ký, trình, chuyển giao văn bản đến.

+ Giúp Chánh văn phòng, trưởng phòng hành chính theo dõi, đôn đốcviệc giải quyết văn bản đến

+ Tiếp nhận các dự thảo văn bản trình người có thẩm quyền duyệt,

+ Bảo quản, sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức và các loại con dấu khác.+ Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan theo định kỳ hàng năm

IV Nội dung công tác văn thư: Các cơ quan, tổ chức Đảng hoạt động

theo nhiệm kỳ nên trong từng phần việc có đặc thù riêng (sẽ được trình bày cụthể ở các chương sau)

1 Soạn thảo và ban hành văn bản

1.1 Thể thức văn bản:

- Khác với các cơ quan nhà nước và các cơ quan, tổ chức khác, thể thứcvăn bản của Đảng thực hiện theo Hướng dẫn số 11-HD/VPTW, ngày28/5/2004 của Văn phòng Trung ương Đảng

- Thể thức văn bản của các tổ chức chính trị - xã hội do người đứng đầu

của tổ chức chính trị - xã hội ở Trung ương quy định Thể thức văn bản của tổ

chức công đoàn thực hiện theo Quyết định số 1219-QĐ-TLĐ, ngày 22/8/2001của Đoàn chủ tịch Tổng liên đoàn lao động Việt Nam; thể thức văn bản củaTrung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam thực hiện theo Hướng dẫn số 20-HD/ĐCT ngày 29 tháng 9 năm 2003 của Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữViệt Nam về thẩm quyền ký văn bản và thể thức văn bản trong hệ thống HộiLHPN Việt Nam; thể thức văn bản của tổ chức Đoàn thanh niên thực hiệntheo Hướng dẫn số 49-HD/VP, ngày 04/7/2006 của Văn phòng trung ươngĐoàn

1.2 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản

- Soạn thảo văn bản

+ Xác định mục đích, giới hạn của văn bản,

+ Đối tượng giải quyết và thực hiện văn bản;

+ Chọn thể loại văn bản;

+ Thu thập và xử lý thông tin có liên quan;

+ Xây dựng đề cương văn bản và viết bản thảo;

- Duyệt bản thảo, chỉnh sửa bản thảo;

- Đánh máy, nhân bản văn bản;

- Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành;

- Ký văn bản

- Ban hành văn bản

2 Quản lý văn bản:

2.1 Quản lý văn bản đến

- Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến;

- Trình, chuyển giao văn bản đến;

- Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

2.2 Quản lý văn bản đi

- Kiểm tra thể thức, thể loại, thẩm quyền banh hành văn bản và kỹ thuậttrình bày; ghi số, ký hiệu và ngày, tháng, năm của văn bản;

- Đóng dấu cơ quan; dấu chỉ mức độ khẩn, mật (nếu có);

- Đăng ký văn bản đi;

- Làm thủ tục phát hành và theo dõi việc phát hành văn bản đi;

- Lưu văn bản đi

3 Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức Đảng

3.1 Lập hồ sơ hiện hành

- Xác định trách nhiệm của lãnh đạo, cán bộ, công chức trong cơ quan,

tổ chức Đảng đối với việc lập hồ sơ hiện hành

- Nội dung việc lập hồ sơ hiện hành gồm:

+ Mở hồ sơ;

+ Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theodõi, giải quyết công việc vào hồ sơ;

+ Phân định đơn vị bảo quản;

+ Sắp xếp văn bản, tài liệu trong đơn vị bảo quản;

+ Biên mục hồ sơ

3.2 Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành

- Xác định trách nhiệm của các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chứctrong việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức;

- Xác định thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của

2 Nội dung ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư

- Ứng dụng công nghệ thông tin để soạn thảo, in ấn, nhân sao văn bản;

- Ứng dụng công nghệ thông tin để xử lý, quản lý, tra tìm văn bản đi,đến, văn bản nội bộ;

- Ứng dụng công nghệ thông tin để quản lý, xử lý, tra tìm đơn thư khiếu tố;

- Ứng dụng công nghệ thông tin để chuyển giao văn bản

3 Các phần mềm ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư của Đảng

VI Trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư trong cơ quan, tổ chức Đảng

Công tác văn thư bao gồm nhiều nội dung với những mức độ phức tạpkhác nhau Tuỳ thuộc với cương vị công tác và khả năng, mỗi người trong cơquan, tổ chức Đảng có thể tham gia vào những nội dung nhất định Để chocông việc được thực hiện thuận lợi, cần phải có sự phân công, phân nhiệm rõràng, cụ thể cho từng người, từng bộ phận trong cơ quan, tổ chức Đảng

1 Trách nhiệm của lãnh đạo cơ quan, tổ chức Đảng

Lãnh đạo cơ quan, tổ chức Đảng có trách nhiệm quản lý công tác vănthư trong cơ quan, tổ chức mình và chỉ đạo nghiệp vụ công tác văn thư cho cơquan cấp dưới và đơn vị trực thuộc

Công tác văn thư của cơ quan, tổ chức Đảng làm tốt hay không tốt,trách nhiệm trước hết thuộc về lãnh đạo cơ quan, tổ chức Để thực hiện đượcnhiệm vụ này, lãnh đạo cơ quan, tổ chức Đảng có thể giao cho chánh vănphòng hoặc trưởng phòng hành chính (ở cơ quan không có văn phòng) tổchức quản lý công tác văn thư trong phạm vi trách nhiệm của mình

Lãnh đạo cơ quan, tổ chức Đảng có trách nhiệm giải quyết kịp thời vàchính xác các văn bản đến của cơ quan, tổ chức Lãnh đạo cơ quan, tổ chứcĐảng có thể giao cho cán bộ cấp dưới giải quyết những văn bản cần thiết,nhưng vẫn phải chịu trách nhiệm chung về việc giải quyết những văn bản đó.Lãnh đạo cơ quan, tổ chức Đảng phải ký những văn bản quan trọng của cơquan, tổ chức Đảng theo quy định của Đảng, của Nhà nước và theo quy chếlàm việc của cơ quan, tổ chức mình Ngoài ra, tuỳ theo điều kiện cụ thể củamỗi cơ quan, tổ chức mà lãnh đạo cơ quan, tổ chức Đảng có thể làm một sốcông việc cụ thể như xem xét và cho ý kiến về việc phân phối, giải quyết vănbản đến của cơ quan, tham gia vào việc soạn thảo văn bản, kiểm tra việc chấphành các chế độ quy định về công tác văn thư ở cơ quan, ở cơ quan cấp dướihoặc ở các đơn vị trực thuộc

2 Trách nhiệm của chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính)

Chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) là người trực tiếpgiúp lãnh đạo cơ quan, tổ chức Đảng thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư của

cơ quan, tổ chức mình và trực tiếp chỉ đạo nghiệp vụ công tác văn thư ở các

cơ quan, tổ chức cấp dưới và đơn vị trực thuộc

Chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) phải trực tiếp làmcác công việc sau:

- Xem xét toàn bộ văn bản đến để phân phối cho các đơn vị, cá nhân vàbáo cáo với lãnh đạo cơ quan, tổ chức Đảng về những công việc quan trọng

- Ký thừa lệnh lãnh đạo cơ quan, tổ chức Đảng một số văn bản đượclãnh đạo giao và ký những văn bản do văn phòng trực tiếp ban hành.

- Tham gia xây dựng văn bản theo yêu cầu của lãnh đạo cơ quan, tổchức Đảng

- Xem xét thể thức văn bản trước khi trình lãnh đạo ký ban hành

- Tổ chức đánh máy, nhân sao văn bản đi

- Trong những điều kiện cụ thể, có thể được lãnh đạo cơ quan, tổ chứcĐảng giao trách nhiệm thực hiện một số việc thuộc nhiệm vụ của văn thưchuyên trách

- Chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) có thể giao cho cấpphó hoặc cấp dưới của mình thực hiện một số nhiệm vụ cụ thể trong phạm viquyền hạn của mình

3 Trách nhiệm của cán bộ, công chức trong cơ quan, tổ chứcĐảng

Tất cả cán bộ, công chức trong cơ quan, tổ chức Đảng nói chung phảithực hiện đầy đủ những nội dung công tác văn thư có liên quan đến phần việccủa mình, cụ thể là:

+ Giải quyết kịp thời những văn bản đến theo yêu cầu của lãnh đạo cơquan, tổ chức Đảng

+ Soạn thảo văn bản thuộc phạm vi trách nhiệm của mình

+ Lập hồ sơ công việc của mình và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ theo quy định.+ Bảo đảm giữ gìn bí mật, an toàn văn bản

+ Thực hiện nghiêm túc mọi quy định cụ thể theo quy chế công tác vănthư của cơ quan, tổ chức Đảng

4 Trách nhiệm của cán bộ văn thư chuyên trách

4.1 Đối với việc quản lý và giải quyết văn bản đến

+ Nhận văn bản đến

+ Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến

+ Trình văn bản đến

+ Đăng ký văn bản đến

+ Chuyển giao văn bản đến

+ Giúp chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) theo dõi thời hạn giải quyết văn bản đến

4.2 Đối với việc quản lý văn bản đi

+ Xem lại thể thức văn bản, ghi số, ngày tháng, đóng dấu văn bản đi.+ Viết bì và làm thủ tục phát hành văn bản đi.

+ Sắp xếp, bảo quản và phục vụ khai thác, sử dụng văn bản lưu

+ Quản lý và cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường

+ Lập và bảo quản sổ đăng ký văn bản đi, sổ đăng ký văn bản đến, sổchuyển giao văn bản

4.3 Đối với việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

+ Giúp chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) xây dựngdanh mục hồ sơ và hướng dẫn việc lập hồ sơ theo danh mục

+ Giúp chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) kiểm tra, đônđốc việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

+ Hoàn chỉnh và nộp lưu hồ sơ văn bản đi vào lưu trữ cơ quan

4.4 Đối với việc quản lý và sử dụng con dấu

+ Bảo đảm bảo quản an toàn con dấu của cơ quan (bao gồm dấu cơquan, tổ chức Đảng, dấu văn phòng, dấu chức danh)

+ Trực tiếp đóng dấu vào văn bản đi và các văn bản, giấy tờ khác của

cơ quan, tổ chức Đảng

4.5 Ngoài những nhiệm vụ chính nói trên, tuỳ theo năng lực và yêu cầu cụ

thể của cơ quan, tổ chức Đảng mà văn thư chuyên trách có thể được giao kiêmnhiệm thêm một số công việc như đánh máy văn bản, trực điện thoại, kiểm tra và

hướng dẫn nghiệp vụ văn thư ở các cơ quan, đơn vị trực thuộc

Tóm lại: Công tác văn thư là một nhiệm vụ quan trọng không thể thiếu

được đối với một cơ quan, tổ chức Đảng Vì vậy, các cơ quan, tổ chức Đảngcần quan tâm làm tốt công tác văn thư để góp phần đẩy mạnh hoạt động của

cơ quan, tổ chức mình, giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước

CHƯƠNG 2

VĂN BẢN CỦA ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM

VÀ VĂN BẢN CỦA CÁC TỔ CHỨC CHÍNH TRỊ-XÃ HỘI

A THỂ LOẠI VĂN BẢN CỦA ĐẢNG

I- Khái niệm văn bản, thể loại và hệ thống văn bản của Đảng

1 Văn bản của Đảng

Văn bản của Đảng là loại hình tài liệu được thể hiện bằng ngôn ngữ viết đểghi lại hoạt động của các tổ chức Đảng do các cấp ủy, tổ chức, cơ quan có thẩmquyền của Đảng ban hành theo quy định của Điều lệ Đảng và của Trung ương

2 Thể loại văn bản của Đảng

Thể loại văn bản là tên gọi của từng loại văn bản, phù hợp với tínhchất, nội dung và mục đích ban hành văn bản của Đảng

2 Điều lệ Đảng

Điều lệ Đảng là văn bản xác định tôn chỉ, mục đích, hệ tư tưởng, cácnguyên tắc về tổ chức và hoạt động, cơ cấu tổ chức bộ máy của Đảng, quyđịnh trách nhiệm, nghĩa vụ, quyền hạn của đảng viên và các tổ chức Đảng

3 Chiến lược

Chiến lược là văn bản trình bày quan điểm, phương châm, mục tiêu chủyếu và các giải pháp có tính toàn cục về phát triển một hoặc một số lĩnh vựctrong một giai đoạn nhất định

4 Nghị quyết

Nghị quyết là văn bản ghi lại các quyết định được thông qua ở đại hội,hội nghị cơ quan lãnh đạo Đảng các cấp, hội nghị đảng viên về đường lối, chủtrương, chính sách, kế hoạch hoặc các vấn đề cụ thể

5 Quyết định

Quyết định là văn bản dùng để ban hành hoặc bãi bỏ các quy chế, quyđịnh, quyết định cụ thể về chủ trương, chính sách, tổ chức bộ máy, nhân sựthuộc phạm vi quyền hạn của cấp ủy, tổ chức, cơ quan Đảng

8 Quy chế

Quy chế là văn bản xác định nguyên tắc, trách nhiệm, quyền hạn, chế

độ và lề lối làm việc của cấp ủy, tổ chức, cơ quan Đảng

9 Quy định

Quy định là văn bản xác định các nguyên tắc, tiêu chuẩn, thủ tục và chế

độ cụ thể về một lĩnh vực công tác nhất định của cấp ủy, tổ chức, cơ quan Đảnghoặc trong hệ thống các cơ quan chuyên môn có cùng chức năng, nhiệm vụ

10 Thông tri

Thông tri là văn bản chỉ đạo, giải thích, hướng dẫn các cấp ủy, tổchức, cơ quan Đảng cấp dưới thực hiện nghị quyết, quyết định, chỉ thị củacấp ủy, hoặc thực hiện một nhiệm vụ cụ thể

15 Lời kêu gọi

Lời kêu gọi là văn bản dùng để yêu cầu hoặc động viên mọi người thựchiện một nhiệm vụ hoặc hưởng ứng một chủ trương có ý nghĩa chính trị

16 Báo cáo

Báo cáo là văn bản dùng để tường trình về tình hình hoạt động của một cấp

ủy, tổ chức, cơ quan Đảng hoặc về một đề án, một vấn đề, sự việc nhất định

1- Giấy giới thiệu là loại giấy tờ dùng để cấp cho cán bộ, nhân viên liên hệ

công tác hoặc giải quyết các công việc cần thiết cho bản thân cán bộ, nhân viên

của cơ quan

2- Giấy chứng nhận (hoặc giấy xác nhận, thẻ chứng nhận) là loại giấy

tờ dùng để xác nhận về một sự việc hoặc về nhân sự

3- Giấy đi đường là loại giấy tờ cấp cho cán bộ, nhân viên đi công tác

Giấy có giá trị thanh toán công tác phí theo chế độ Nhà nước quy định,

4- Giấy nghỉ phép là giấy tờ cấp cho cán bộ, nhân viên nghỉ phép ở địaphương khác Giấy nghỉ phép làm căn cứ thanh toán tiền tầu xe theo chế độ Nhànước quy định

5- Phiếu gửi là loại giấy tờ dùng để gửi kèm theo tài liệu Cơ quan hayngười nhận tài liệu cần ghi đủ các yêu cầu ghi trên phiếu và gửi trả lại cho cơquan gửi tài liệu

B THẨM QUYỀN BAN HÀNH VĂN BẢN CỦA ĐẢNG

Theo Quy định ban hành kèm theo Quyết định của Bộ Chính trị số QĐ/TW, ngày 01-10-1997 và Quyết định của Ban Bí thư số 91-QĐ/TW ngày16-02-2004, cơ quan lãnh đạo Đảng các cấp (đại hội Đảng và cấp ủy các cấp),các tổ chức, cơ quan Đảng từ Trung ương đến chi bộ có quyền ban hành cácloại văn bản như sau:

31-I Các cơ quan lãnh đạo Đảng cấp trung ương

1- Đại hội đại biểu toàn quốc của Đảng ban hành:

- Đại hội: Cương lĩnh chính trị, Điều lệ Đảng, chiến lược, nghị quyết,quy chế, thông báo, thông cáo, tuyên bố, lời kêu gọi

- Đoàn Chủ tich: Thông báo, báo cáo

- Đoàn thư ký: Báo cáo

- Ban Thẩm tra tư cách đại biểu: Báo cáo

- Ban Kiểm phiếu: Báo cáo

2- Ban Chấp hành Trung ương Đảng ban hành: Chiến lược, nghị

quyết, quyết định, kết luận, quy chế, quy định, thông báo, thông cáo, tuyên

bố, lời kêu gọi, báo cáo

3- Bộ Chính trị ban hành: Nghị quyết, quyết định, chỉ thị, kết luận, quy

chế, quy định, thông báo, báo cáo

4- Ban Bí thư ban hành: Quyết định, chỉ thị, kết luận, quy chế, quy

định, thông tri, thông báo, báo cáo

II Các cơ quan lãnh đạo Đảng cấp tỉnh (tỉnh, thành phố trực thuộc

Trung ương gọi chung là cấp tỉnh)

1- Đại hội đại biểu đảng bộ cấp tỉnh, thành phố ban hành:

- Đại hội: Nghị quyết, quy chế, thông báo

- Đoàn Chủ tịch: Thông báo, báo cáo

- Đoàn Thư ký: Báo cáo

- Ban Thẩm tra tư cách đại biểu: Báo cáo

- Ban Kiểm phiếu: Báo cáo

2- Ban chấp hành đảng bộ tỉnh, thành phố (gọi tắt là tỉnh ủy, thành ủy) ban

hành: Nghị quyết, quyết định, kết luận, quy chế, quy định, thông báo, báo cáo

3- Ban thường vụ tỉnh ủy, thành ủy ban hành: Nghị quyết, quyết định,

chỉ thị, kết luận, quy chế, quy định, thông tri, hướng dẫn, thông báo, báo cáo

III Các cơ quan lãnh đạo Đảng cấp huyện

(huyện, quận, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh gọi chung là cấp huyện)

1- Đại hội đại biểu đảng bộ cấp huyện ban hành:

- Đại hội: Nghị quyết, quy chế, thông báo

- Đoàn Chủ tịch: Thông báo, báo cáo

- Đoàn Thư ký: Báo cáo

- Ban Thẩm tra tư cách đại biểu: Báo cáo

- Ban Kiểm phiếu: Báo cáo

2- Ban chấp hành đảng bộ huyện (gọi tắt là huyện ủy) ban hành: Nghị

quyết, quyết định, kết luận, quy chế, quy định, thông báo, báo cáo

3- Ban thường vụ huyện ủy ban hành: Nghị quyết, quyết định, chỉ thị,

kết luận, quy chế, quy định, thông tri, hướng dẫn, thông báo, báo cáo

IV Các cơ quan lãnh đạo Đảng cấp cơ sở và chi bộ

1- Đại hội đảng bộ (đại hội đại biểu hoặc đại hội toàn thể đảng

viên) ban hành:

- Đại hội: Nghị quyết

- Đoàn Chủ tịch: Thông báo, báo cáo

- Đoàn Thư ký: Báo cáo

- Ban Thẩm tra tư cách đại biểu (đối với đại hội đại biểu): Báo cáo

- Ban Kiểm phiếu: Báo cáo

2- Ban chấp hành đảng bộ cơ sở (gọi tắt là đảng ủy) ban hành: Nghị

quyết, quyết định, kết luận, quy chế, quy định, thông báo, báo cáo

3- Ban thường vụ đảng ủy cơ sở ban hành: Nghị quyết, quyết định, kết

luận, quy định, thông báo, báo cáo

4- Chi bộ cơ sở và chi bộ, đảng ủy bộ phận trực thuộc đảng ủy cơ sở

ban hành:

- Đại hội: Nghị quyết

- Chi bộ, đảng ủy bộ phận: Nghị quyết, báo cáo

V Các tổ chức đảng được lập ra theo quy định của Điều lệ Đảng hoặc theo quy định của Trung ương

1- Đảng ủy Quân sự Trung ương, Đảng ủy Công an Trung ương, các

đảng ủy khối các cơ quan trung ương và các đảng bộ trực thuộc Trung ươngđược ban hành các loại văn bản tương ứng với các cơ quan lãnh đạo Đảng cấptỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương

2- Các đảng ủy trực thuộc tỉnh, thành ủy được ban hành các loại văn

bản tương ứng với các cơ quan lãnh đạo Đảng cấp huyện

3- Các đảng ủy trực thuộc huyện ủy, quận ủy, thị ủy, thành ủy (trực

thuộc tỉnh) được ban hành các loại văn bản tương ứng với các cơ quan lãnhđạo Đảng cấp cơ sở

VI Các cơ quan tham mưu giúp việc và các ban chỉ đạo, tiểu ban, hội đồng hoạt động có thời hạn của cấp ủy các cấp (gọi chung cơ quan đảng).

1- Các cơ quan đảng (và liên cơ quan) các cấp ban hành: Quyết định,

kết luận, quy chế, quy định, hướng dẫn, thông báo, báo cáo

2- Ban Cán sự Đảng ngoài nước khi thực hiện nhiệm vụ của cấp ủy cấp

trên đối với các đảng bộ, chi bộ hoạt động ở nước ngoài được ban hành vănbản như một cấp ủy cấp trên cơ sở

VII Các đảng đoàn, ban cán sự Đảng các cấp ban hành: Nghị quyết,

quyết định, chỉ thị, kết luận, quy chế, quy định, hướng dẫn thông báo, báo cáo

Ngoài thẩm quyền ban hành các thể loại văn bản được quy định trên,đại hội đảng bộ các cấp (đại hội, đoàn chủ tịch, đoàn thư ký) được ban hànhcác thể loại văn bản như: chương trình, công văn, biên bản; các cấp ủy, tổchức, cơ quan Đảng tùy tình hình được quyền ban hành các loại văn bản như:

kế hoạch, quy hoạch, chương trình, đề án, tờ trình, công văn, biên bản vàđược sử dụng các loại giấy tờ hành chính nêu trên

So sánh với các thể loại văn bản của các cơ quan nhà nước, cơ quan

Đảng có thể loại thông tri tương tự như thể loại thông tư, hoặc kết luận mà các

cơ quan nhà nước không có thể loại văn bản này

C THỂ THỨC VĂN BẢN CỦA ĐẢNG

I Khái niệm và các thành phần thể thức

1 Khái niệm

Thể thức văn bản của Đảng bao gồm các thành phần cần thiết của văn

bản được trình bày đúng quy định để bảo đảm giá trị pháp lý và giá trị thực

tiễn của văn bản

2 Các thành phần thể thức

a Các thành phần thể thức bắt buộc

Mỗi văn bản chính thức của Đảng bắt buộc phải có đủ 8 thành phần thểthức sau đây:

- Tiêu đề "Đảng Cộng sản Việt Nam",

- Tên cơ quan ban hành văn bản (tác giả),

- Số và ký hiệu văn bản,

- Địa điểm và ngày tháng năm ban hành văn bản,

- Tên loại văn bản và trích yếu nội dung văn bản,

- Phần nội dung văn bản,

- Chữ ký, thể thức đề ký và dấu cơ quan ban hành văn bản,

- Nơi nhận văn bản

b Các thành phần thể thức bổ sung

Ngoài các thành phần thể thức bắt buộc, đối với từng văn bản cụ thể, tùy

theo nội dung và tính chất, có thể bổ sung các thành phần thể thức sau đây:

- Dấu chỉ mức độ mật (mật, tối mật, tuyệt mật),

- Dấu chỉ mức độ khẩn (khẩn, thượng khẩn, hoả tốc, hoả tốc có hẹn giờ),

- Các chỉ dẫn về phạm vi phổ biến, bản thảo và tài liệu hội nghị,

Các thành phần thể thức bổ sung do người ký văn bản quyết định.

c Bản chính, bản sao và các thành phần thể thức bản sao

- Bản chính là bản hoàn chỉnh, đúng thể thức, có chữ ký trực tiếp của

người có thẩm quyền và dấu của cơ quan ban hành

- Bản sao là bản sao lại nguyên văn hoặc trích sao một phần nội dung từ

bản chính Văn bản sao có giá trị pháp lý như bản chính đều phải đảm bảo đủ

các thành phần thể thức bản sao sau đây:

+ Tên cơ quan sao văn bản,

a Tiêu đề "Đảng Cộng sản Việt Nam"

Tiêu đề trên văn bản của Đảng là "Đảng Cộng sản Việt Nam"

Vị trí trình bày: Tiêu đề được trình bày góc phải, dòng đầu, trang đầu,

bằng chữ in hoa đứng, chân phương, phía dưới có đường kẻ ngang để phâncách với địa điểm và ngày, tháng, năm ban hành văn bản Đường kẻ có độ dàibằng độ dài dòng tiêu đề (ô số 1 - mẫu 1)

Ví dụ: ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM

Tác dụng: Tiêu đề "Đảng Cộng sản Việt Nam" trên văn bản là thành

phần thể thức xác định văn bản đó là của Đảng

b Tên cơ quan ban hành văn bản

- Văn bản của Đại hội Đảng toàn quốc, đại hội đảng bộ các cấp (đạihội, đoàn chủ tịch, đoàn thư ký, ban thẩm tra tư cách đại biểu, ban kiểmphiếu) ghi tên cơ quan ban hành văn bản như sau:

+ Văn bản của Đại hội đại biểu toàn quốc của Đảng

Ví dụ:

ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU ĐẢNG BỘ TỈNH HÀ TĨNH LẦN THỨ .

*ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU ĐẢNG BỘ TỈNH HÀ TĨNH LẦN THỨ

BAN THẨM TRA TƯ CÁCH ĐẠI BIỂU

*+ Đại hội Đảng bộ trực thuộc Trung ương

LẦN THỨ

ĐOÀN THƯ KÝ

*+ Đại hội Đảng bộ cấp huyện (huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh)

+ Đại hội Đảng bộ cơ sở

Ví dụ 1: Đại hội toàn thể đảng viên của Đảng bộ cơ sở:

ĐẠI HỘI ĐẢNG BỘ XÃ SƠN CẨM NHIỆM KỲ

*

ĐẠI HỘIĐẢNG BỘ THỊ TRẤN PHÚ HOÀ NHIỆM KỲ

BAN KIỂM PHIẾU

*

Ví dụ 2: Đại hội đại biểu đảng viên

ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU ĐẢNG BỘ XÃ TÙNG ẢNH NHIỆM KỲ

*ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂUĐẢNG BỘ THỊ TRẤN ĐÔ LƯƠNG NHIỆM KỲ

BAN THẨM TRA TƯ CÁCH ĐẠI BIỂU

*

- Văn bản của cấp ủy từ Trung ương đến chi bộ ghi tên cơ quan banhành văn bản như sau:

+ Văn bản của Ban Chấp hành Trung ương Đảng, Bộ Chính trị, Ban Bí

thư ghi chung là:

BAN CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG

*

+ Văn bản của ban chấp hành đảng bộ tỉnh và ban thường vụ tỉnh ủy,

thành ủy và các đảng ủy trực thuộc Trung ương ghi chung là TỈNH ỦY,THÀNH ỦY, ĐẢNG ỦY

+ Văn bản của ban chấp hành đảng bộ và ban thường vụ huyện ủy,

quận ủy, thị ủy, thành ủy, đảng ủy thuộc tỉnh ghi chung là HUYỆN ỦY,

QUẬN ỦY, THỊ ỦY, ĐẢNG ỦY và tên đảng bộ cấp trên trực tiếp

Ví dụ:

ĐẢNG BỘ THÀNH PHỐ HÀ NỘI

QUẬN UỶ BA ĐÌNH

*ĐẢNG BỘ TỈNH ĐỒNG NAI

ĐẢNG ỦY KHỐI CƠ QUAN DÂN - CHÍNH - ĐẢNG

*

+ Văn bản của ban chấp hành đảng bộ cơ sở và ban thường vụ đảng ủy

cơ sở ghi chung là ĐẢNG ỦY và tên đảng bộ cấp trên trực tiếp

Ví dụ:

ĐẢNG BỘ HUYỆN QUỲNH LƯU

ĐẢNG ỦY XÃ QUỲNH ĐÔI

*

+ Văn bản của đảng ủy bộ phận trực thuộc đảng ủy cơ sở ghi tên đảng

ủy bộ phận đó và tên của đảng ủy cơ sở cấp trên trực tiếp.

Ví dụ:

ĐẢNG BỘ VĂN PHÒNG CHÍNH PHỦ

ĐẢNG ỦY NHÀ KHÁCH 37 HÙNG VƯƠNG

*

+ Văn bản của chi bộ cơ sở, chi bộ trực thuộc đảng ủy cơ sở và chi bộ trực

thuộc đảng ủy bộ phận ghi chung là CHI BỘ và tên đảng bộ cấp trên trực tiếp.

Ví dụ:

ĐẢNG BỘ HUYỆN HÀM THUẬN BẮC

CHI BỘ XÃ ĐA MY

*ĐẢNG BỘ XÃ TIẾN THỦY

CHI BỘ XÓM PHONG THẮNG

*ĐẢNG BỘ TỔNG CÔNG TY HÀNG HẢI VIỆT NAM

CHI BỘ VĂN PHÒNG

*

- Văn bản của các tổ chức, cơ quan Đảng được lập theo quyết định của

cấp ủy (ban tham mưu, đảng đoàn, ban cán sự đảng, các ban chỉ đạo, tiểu ban,

hội đồng hoạt động có thời hạn của cấp ủy) ghi tên cơ quan ban hành văn bản

và tên cấp ủy mà cơ quan đó trực thuộc.

+ Văn bản của các ban tham mưu, giúp việc Trung ương Đảng

Ví dụ : BAN CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG

BAN TỔ CHỨC

*

+ Văn bản của các đảng đoàn trực thuộc Trung ương Đảng

Ví dụ: BAN CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG

ĐẢNG ĐOÀN HỘI NÔNG DÂN VIỆT NAM

*

+ Văn bản của các ban cán sự đảng trực thuộc Trung ương Đảng

Ví dụ: BAN CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG

BAN CÁN SỰ ĐẢNG BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

*

+ Văn bản của các ban chỉ đạo trực thuộc Trung ương Đảng

Ví dụ: BAN CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG

BAN CHỈ ĐẠO TRUNG ƯƠNG 6 (2)

+ Văn bản của các ban cán sự đảng trực thuộc tỉnh, thành ủy

Ví dụ: TỈNH ỦY KIÊN GIANG

BAN CÁN SỰ ĐẢNG VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN

*

+ Văn bản của các ban chi đạo trực thuộc tỉnh, thành ủy

Ví dụ:

Vị trí trình bày: Tên cơ quan ban hành văn bản và tên cơ quan cấp trên

(nếu có) được trình bày ở trang đầu, bên trái, phía trên ngang với dòng tiêu đề(ô số 2 - mẫu 1) Tên cơ quan ban hành văn bản viết bằng chữ in hoa đứng,đậm Tên cơ quan cấp trên viết bằng chữ in hoa đứng Dưới tên cơ quan banhành văn bản có dấu sao (*) để phân cách với số và ký hiệu

Tác dụng: Giúp cho nơi nhận biết tên và vị trí của tác giả văn bản trong

hệ thống tổ chức Đảng, thuận tiện cho việc liên hệ, trao đổi với cơ quan banhành văn bản, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác văn thư - lưu trữ, công tácnghiên cứu, khai thác tài liệu

c Số và ký hiệu văn bản

- Số văn bản là số thứ tự được ghi liên tục từ 01 của mỗi loại văn bản

của cấp ủy, ủy ban kiểm tra, các ban tham mưu giúp việc, các đảng đoàn, ban

cán sự đảng của cấp ủy ban hành trong một nhiệm kỳ cấp ủy Nhiệm kỳ cấp ủy

được tính từ ngày liền kề sau ngày bế mạc đại hội đảng bộ bầu ban chấp hành lần này đến hết ngày bế mạc đại hội đảng bộ bầu ban chấp hành lần sau Số văn

bản viết bằng số Ảrập (1, 2, 3 )

Văn bản của liên cơ quan ban hành thì số văn bản được ghi theo thểloại văn bản của cơ quan chủ trì trong việc soạn thảo văn bản đó

- Ký hiệu văn bản gồm hai nhóm chữ viết tắt của tên thể loại văn bản

và tên cơ quan (hoặc liên cơ quan) ban hành văn bản Ghi đủ tên tắt của cơ

quan hoặc liên cơ quan ban hành; riêng cụm từ "Trung ương" viết tắt là "TW"

* Chương trình: CTr

* Thông tri: TT

* Tờ trình: TTr

+ Văn bản của Ủy ban kiểm tra các cấp:

* Văn bản của Ủy ban kiểm tra trung ương: UBKTTW

* Văn bản của Ủy ban kiểm tra tỉnh ủy: UBKTTU

+ Văn bản của các đảng ủy, đảng đoàn, ban cán sự đảng viết tắt ký hiệutên cơ quan ban hành văn bản như sau:

* Đảng ủy quân sự các cấp: ĐUQS

* Đảng ủy công an các cấp: ĐUCA

* Đảng ủy bộ đội biên phòng tỉnh, huyện: ĐUBP

* Các đảng ủy khối cơ quan trung ương: ĐUK

* Các đảng ủy khác: ĐU

* Các chi bộ (chi bộ cơ sở và chi bộ trực thuộc đảng ủy cơ sở): CB

* Văn bản của các đảng đoàn: ĐĐ

* Văn bản của các ban cán sự đảng: BCSĐ

+ Số và ký hiệu văn bản của đại hội đảng bộ các cấp (đoàn chủ tịch,

đoàn thư ký, ban thẩm tra tư cách đại biểu và ban kiểm phiếu) được đánh liên

tục từ số 01 cho tất cả các loại văn bản kể từ ngày khai mạc đến hết ngày đại

hội với ký hiệu là: Số /ĐH

+ Số và ký hiệu văn bản của các ban chỉ đạo, tiểu ban, hội đồng, đoàn

kiểm tra, tổ công tác của cấp ủy được đánh liên tục từ số 01 cho tất cả các

loại văn bản của từng ban chỉ đạo, tiểu ban, hội đồng theo nhiệm kỳ cấp ủy,

ký hiệu là tên viết tắt của ban chỉ đạo, tiểu ban, hội đồng (BCĐ, TB, HĐ)

Ký hiệu văn bản được viết bằng chữ in hoa, giữa số và ký hiệu có dấu

ngang nối (-), giữa tên loại và tên cơ quan trong ký hiệu có dấu gạch chéo (/)

Vị trí trình bày: Số và ký hiệu được trình bày cân đối dưới tên cơ quan

ban hành văn bản (ô số 3 - mẫu 1)

Ví dụ: Số và ký hiệu thể loại công văn của Văn phòng Trung ương

BAN CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG

VĂN PHÒNG

*

Số và ký hiệu thể loại tờ trình của Văn phòng Huyện ủy Trạm Tấu

HUYỆN ỦY TRẠM TẤU

d Địa điểm và ngày, tháng, năm ban hành văn bản

- Địa điểm ban hành văn bản:

+ Văn bản của các cơ quan Đảng cấp Trung ương và của cấp tỉnh,

thành phố trực thuộc Trung ương ghi địa điểm ban hành văn bản là tên thành

phố hoặc thị xã tỉnh lỵ mà cơ quan ban hành văn bản có trụ sở

+ Văn bản của các cơ quan Đảng cấp huyện, quận, thị xã, thành phố

thuộc tỉnh và của xã, phường, thị trấn thì địa điểm ban hành văn bản là tên

riêng của huyện, quận, thị xã, thành phố, xã, phường, thị trấn đó.

+ Những địa danh hành chính mang tên người, địa danh một âm tiết, số

thứ tự ghi thêm cấp hành chính của địa điểm ban hành văn bản là thành phố,

huyện, quận, thị xã, xã, phường, thị trấn

Ví dụ:

* Địa danh hành chính mang tên người:

Văn bản của Quận ủy Lê Chân (Hải Phòng)

Quận Lê Chân, ngày

* Địa danh hành chính một âm tiết:

Văn bản của Đảng ủy Phường Bưởi (Quận Ba Đình, Hà Nội)

Phường Bưởi, ngày

* Địa danh hành chính theo số thứ tự:

Văn bản của Quận ủy quận 12 (Thành phố Hồ Chí Minh)

Quận 12, ngày

- Ngày, tháng, năm ban hành văn bản:

Ngày, tháng, năm ban hành văn bản là ngày ký chính thức văn bản đó.

Những ngày dưới 10 và tháng dưới 3 phải thêm số không (0) đứng trước và

phải ghi đầy đủ ngày… tháng… năm… Không dùng các dấu chấm (.), hoặc

dấu ngang nối (-), hoặc dấu gạch cho (/) để thay các từ ngày, tháng năm trongthành phần thể thức văn bản

Vị trí trình bày: Địa điểm, ngày tháng năm ban hành văn bản được trình

bày ở trang đầu, phía phải, dưới tiêu đề văn bản (ô số 4 - mẫu 1) Giữa địađiểm và ngày tháng năm ban hành có dấu phẩy (,)

Ví dụ:

* Văn bản của các cơ quan đảng cấp trung ương:

Văn bản của Ban Tuyên giáo Trung ương:

Hà Nội, ngày 09 tháng 02 năm 2004

* Văn bản của các cơ quan đảng cấp tỉnh thành phố trực thuộc Trung ương:Văn bản của Ban Tổ chức Tỉnh ủy Hà Nam:

Phủ Lý, ngày 12 tháng 4 năm 2004

*Văn bản của cấp ủy đảng cấp huyện :

Văn bản Huyện ủy Thanh Oai (Hà Tây):

Thanh Oai, ngày 19 tháng 3 năm 2004

* Văn bản của cấp ủy cơ sở:

Văn bản Đảng ủy xã Tân Cương (Đồng Hỷ, Thái Nguyên):

Tân Cương, ngày 11 tháng 8 năm 2007 Tác dụng: Địa điểm ban hành văn bản tạo điều kiện thuận lợi cho việc

liên hệ trực tiếp khi cần Ngày, tháng, năm ban hành bảo đảm giá trị pháp lý

về thời gian của văn bản, thuận tiện cho việc phân loại, lập hồ sơ, tra tìmnghiên cứu, v.v

đ Tên loại văn bản và trích yếu nội dung văn bản

- Tên loại văn bản là tên gọi của thể loại văn bản đó, như nghị quyết,

chỉ thị, quyết định, v.v

- Trích yếu nội dung văn bản là phần tóm tắt ngắn gọn, chính xác chủ

đề của nội dung văn bản Cùng một thể loại văn bản mà cấp ủy hoặc ban

thường vụ cấp ủy ban hành theo thẩm quyền thì trong trích yếu nội dung cóthể ghi tên tác giả của văn bản đó

Ví dụ: Trường hợp không ghi tên tác giả văn bản

QUYẾT ĐỊNH

ban hành quy định về một số chế độ công tác văn phòng

cấp ủy các huyện, thị, các ban đảng, đảng ủy trực thuộc tỉnh ủy

Trường hợp ghi tên tác giả văn bản

QUYẾT ĐỊNH

CỦA BAN THƯỜNG VỤ TỈNH ỦY

về

Riêng công văn, trích yếu nội dung được trình bày dưới số và ký hiệu bằng

chữ in thường, nghiêng cỡ chữ nhỏ hơn chữ trình bày nội dung (ô số 5b - mẫu 1).

Ví dụ: Số 124- CV/VPTU

Về chế độ bồi dưỡng độc hại đối với cán bộ lưu trữ

Vị trí trình bày : Tên loại văn bản và trích yếu nội dung được trình

bày chính giữa trang giấy, phía dưới ngày, tháng, năm ban hành và số - kýhiệu văn bản bằng chữ in hoa đứng và là chữ lớn nhất trong văn bản.Trích yếu nội dung văn bản được trình bày dưới tên loại bằng chữ in

thường đậm, đứng (ô số 5a - mẫu 1).

Tác dụng: Tên loại thể hiện tầm quan trọng của văn bản Trích yếu nội

dung văn bản giúp nơi nhận nhanh chóng hiểu đúng chủ đề của nội dung vănbản Tên loại văn bản và trích yếu nội dung văn bản tạo điều kiện rất thuận tiệncho cán bộ nghiệp vụ đăng ký văn bản, lập hồ sơ, tra tìm, nghiên cứu v.v

e Phần nội dung văn bản

Phần nội dung văn bản là phần thể hiện toàn bộ nội dung cụ thể của vănbản Nội dung văn bản phải phù hợp với thể loại văn bản

Vị trí trình bày: Phần nội dung văn bản được trình bày dưới phần tên

loại và trích yếu nội dung (ô số 6 - mẫu 1)

Tác dụng: Phần nội dung văn bản là phần chính, quan trọng nhất vì

chứa nội dung của văn bản

g Chữ ký, thể thức đề ký và dấu cơ quan ban hành

- Chữ ký, thể thức đề ký:

Chữ ký thể hiện trách nhiệm và thẩm quyền của người ký đối với văn

bản được ban hành Trong thể thức đề ký văn bản phải ghi đúng, đủ chức vụ

được bầu hoặc được bổ nhiệm và họ tên người ký Người ký không được

dùng bút chì, bút mực đỏ, mực dễ phai nhạt để ký văn bản

+ Đối với văn bản của các cơ quan lãnh đạo của Đảng: Đại hội đảng (đại hội,đoàn chủ tịch, đoàn thư ký, ban thẩm tra tư cách đại biểu, ban kiểm phiếu), cấp ủy, ủyban kiểm tra, đảng đoàn, ban cán sự các cấp ghi thể thức đề ký là T/M (thay mặt).

* Văn bản của đại hội đảng:

Ví dụ: T/M ĐOÀN CHỦ TỊCH

(chữ ký)

Họ và tên T/M ĐOÀN THƯ KÝ

TRƯỞNG ĐOÀN(chữ ký)

Họ và tên T/M BAN THẨM TRA TƯ CÁCH ĐẠI BIỂU

TRƯỞNG BAN(chữ ký)

Họ và tên T/M BAN KIỂM PHIẾU

TRƯỞNG BAN(chữ ký)

Họ và tên

* Văn bản của Trung ương và cấp ủy các cấp

** Văn bản của Trung ương Đảng

T/M BAN CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG

TỔNG BÍ THƯ (chữ ký)

Họ và tên T/M BỘ CHÍNH TRỊ

TỔNG BÍ THƯ (chữ ký)

Họ và tên T/M BAN BÍ THƯ

Trường hợp ủy viên thường vụ được phân công ký văn bản của ban

thường vụ tỉnh ủy theo quy chế hoạt đông của cấp ủy, ban thường vụ cấp ủy

thì ủy viên thường vụ đó ký trực tiếp, không ghi chức vụ được bầu

BÍ THƯ

(hoặc PHÓ BÍ THƯ)

(chữ ký)

Họ và tên

T/M ĐẢNG ỦY

BÍ THƯ

(chữ ký)

Họ và tên T/M BAN THƯỜNG VỤ

* Văn bản của ủy ban kiểm tra các cấp

T/M ỦY BAN KIỂM TRA

CHỦ NHIỆM

(chữ ký)

Họ và tên

+ Văn bản của các ban tham mưu giúp việc cấp ủy ghi thể thức đề ký

cấp trưởng hoặc quyền cấp trưởng ký trực tiếp Cấp phó ký thay cấp trưởngghi thể thức đề ký K/T (ký thay)

PHÓ CHÁNH VĂN PHONG

(chữ ký)

Họ và tên

* Trường hợp chưa bổ nhiệm cấp trưởng, quyền cấp trưởng, thì không

đề ký K/T (ký thay cấp trưởng) mà ghi đúng chức vụ người ký

Ví dụ: Khi cấp trên có thẩm quyền chưa bổ nhiệm chánh văn phònghoặc quyền chánh văn phòng huyện ủy mà văn bản của văn phòng huyện ủy

do một phó văn phòng phụ trách ký thì thể thức đề ký là:

PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG

(chữ ký)

Họ và tên

+ Đối với một số văn bản được ban thường vụ cấp ủy hoặc thủ trưởng

cơ quan đảng ủy quyền ký thì ghi thể thức đề ký là T/L (thừa lệnh) Người

được ủy quyền trực tiếp ký thừa lệnh không ủy quyền lại cho người khác ký

(chữ ký)

Họ và tên

- Dấu cơ quan ban hành:

Dấu cơ quan ban hành văn bản xác nhận pháp nhân, thẩm quyền của cơquan ban hành văn bản Dấu đóng trên văn bản phải đúng chiều, rõ ràng, ngayngắn và trùm lên khoảng 1/3 chữ ký ở phía bên trái Mực dấu có mầu đỏ tươitheo quy định của Bộ Công an

Vị trí trình bày: Thể thức đề ký, chữ ký, và dấu cơ quan ban hành được

trình bày bên phải, dưới phần nội dung văn bản (các ô số 7a, 7b, 7c - mẫu 1).

Tác dụng: Chữ ký, thể thức đề ký và dấu cơ quan là thành phần thể

thức rất quan trọng thể hiện trách nhiệm, chế độ làm việc của cơ quan, thẩmquyền ban hành văn bản của cơ quan và thẩm quyền của người có tráchnhiệm ký văn bản, bảo đảm giá trị pháp lý và hiệu lực thi hành văn bản

- Ký và sử dụng dấu đối với văn bản đại hội và biên bản

+ Văn bản đại hội đảng bộ:

* Trường hợp có dấu đại hội:

Văn bản của đại hội và đoàn chủ tịch đại hội đảng bộ các cấp ban hành dođoàn chủ tịch phân công người ký; văn bản của đoàn thư ký do trưởng đoàn thư

ký ký; văn bản của ban thẩm tra tư cách đại biểu do trưởng ban thẩm tra tư cáchđại biểu ký; văn bản của ban kiểm phiếu do trưởng ban kiểm phiếu ký

Văn bản của đại hội, đoàn chủ tịch, đoàn thư ký đại hội đóng dấu tươngứng Văn bản của ban thẩm tra tư cách đại biểu, ban kiểm phiếu dùng dấu đại hội

Ví dụ: Văn bản của đoàn chủ tịch đại hội

T/M ĐOÀN CHỦ TỊCH

(chữ ký(đóng dấu đoàn chủ tịch)

Họ và tên

* Trường hợp không có có dấu đại hội:

Trong trường hợp không có dấu đại hội thì cấp ủy nhiệm kỳ mới xác

nhận chữ ký của người thay mặt đoàn chủ tịch, đoàn thư ký, ban thẩm tra tư

cách đại biểu, ban kiểm phiếu ký trên các văn bản đại hội để lưu.

T/M ĐOÀN CHỦ TỊCH

(chữ ký)

Họ và tên Xác nhận

chữ ký của đồng chí

T/M TỈNH ỦY (hoặc HUYỆN ỦY, ĐẢNG ỦY)

(ghi rõ chức vụ)

ký và đóng dấu cấp ủy

Họ và tên

+ Biên bản đại hội, hội nghị:

Đại hội, hội nghị của cấp ủy, tổ chức, cơ quan đảng và hội nghị

cán bộ đều phải ghi biên bản Biên bản phải được người chủ trì đại hội,

hội nghị và người ghi biên bản ký Chữ ký của người chủ trì được trình

bày ở góc phải và chữ ký của người ghi biên bản được trình bày ở góctrái trang cuối biên bản