Tìm hiểu về công tác văn thư, lưu trữ ở Văn phòng Uỷ ban dân tộc

Tìm hiểu về công tác văn thư, lưu trữ ở Văn phòng Uỷ ban dân tộc

Đề tài: Tìm hiểu về công tác văn thư, lưu trữ ở Văn phòng Uỷ ban dân tộc.

LỜI MỞ ĐẦU

Lý do chọn đề tài

Trong thời gian thực tập (từ 2/3/2009 đến 3/5/2009) ở UBDT được tiếp xúcvới công việc như một công chức em đã có điều kiện để tìm hiểu hoạt động củaUBDT, với sự hướng dẫn của các thầy, cô cùng với sự nghiên cứu và thu thập tài

liệu em đã quyết định chọn đề tài: “Tìm hiểu về công tác văn thư lưu trữ ở văn phòng Uỷ ban dân tộc”.

Công văn giấy tờ là một trong những phương tiện cần thiết trong hoạt độngquản lý của Nhà nước Hồ sơ tài liệu ghi lại các hoạt động của cơ quan vì vậy cầnphải được giữ gìn để tra cứu và sử dụng khi cần thiết Mặt khác, công việc của một

cơ quan, tổ chức được tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu do côngvăn giấy tờ có làm tốt hay không, do việc giữ gìn hồ sơ tài liệu có cẩn thận haykhông, điều đó có tác dụng trực tiếp đến hiệu lực, hiệu quả của công tác quản lý vàlãnh đạo Mặt khác những thông tin tài liệu chứa đựng những thông tin bí mật vềchính trị, quốc phòng, an ninh quốc gia nên việc bảo quản tài liệu lưu trữ không chỉchú ý đến góc độ vật lý của tài liệu mà còn phải sử dụng biện pháp ngăn chặn việcđánh cắp thông tin trong tài liệu và sự phá hoại tài liệu lưu trữ Đây là nhiệm vụ rấtquan trọng của các cơ quan tổ chức Đó cũng là những lý do để em chọn đề tài này

Mặc dù cố gắng hết sức và được sự giúp đỡ tận tình của cô hướng dẫn song

do điều kiện về thời gian, trình độ của người viết còn hạn chế, đề tài nghiên cứurộng nên bài viết của em không tránh khỏi những hạn chế Rất mong sự đóng góp ýkiến của các thầy, cô nhằm cho bài viết của em được hoàn thiện hơn

Thông qua đợt thực tập em xin chân thành cảm ơn văn phòng Uỷ ban dântộc, phòng tổng hợp cùng các thầy, cô và bè bạn

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 23 tháng04 năm 2009

Sinh viên AnouKeo Phouthakayalath

Chương I: Giới thiệu chung về Văn phòng Uỷ ban dân tộc

1 Giới thiệu khái quát về Uỷ ban dân tộc

1.1 Chức năng, nhiệm vụ

Uỷ ban Dân tộc là cơ quan ngang Bộ của chính phủ, thực hiện chức năng quản

lý nhà nước về công tác dân tộc trong phạm vi cả nước, quản lý nhà nước các dịch

vụ công thuộc phạm vi quản lý của Uỷ ban Dân tộc theo quy định của pháp luật

Uỷ ban dân tộc thực hiện các nhiệm vụ quyền hạn quy định tại Nghị định số178/2007/NĐ – CP ngày 03 tháng 12 năm 2007 của Chính phủ quy định chứcnăng, nhiệm vụ,quyền hạn và cơ cấu tổ chức tổ chức của Bộ, cơ quan ngang Bộ vànhững nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể sau đây:

1 Trình Chính phủ dự án luật dự thảo nghị quyết của Quốc hội, dự án pháplệnh, dự thảo nghị quyết của Uỷ ban thường vụ Quốc hội, dự thảo nghị quyết, nghịđịnh của Chính phủ theo chương trình, kế hoạch xây dựng pháp luật hàng năm của

Uỷ ban dân tộc đã được phê duyệt và các dự án, đề án theo sự phân công của Chínhphủ, Thủ tướng chính phủ

2 Trình Thủ tướng Chính phủ chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, chương trình,

dự án, đề án và công tác dân tộc, các dự thảo quyết định, chỉ thị và công tác dân tộcthuộc thẩm quyền chỉ đạo, điều hành của Thủ tướng Chính phủ

3 Ban hành các quyết định, chỉ thị, thông tư thuộc phạm vi quản lý nhà nướccủa Uỷ ban dân tộc hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các văn bản đó

4 Chủ trì hoặc phối hợp với các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chínhphủ và các cơ quan, tổ chức liên quan xây dựng chiến lược, chính sách, đề án, dự

án, chương trình mục tiêu quốc gia, chương trình hành động, quy hoạch, kế hoạchtổng thể, kế hoạch vùng về phát triển kinh tế - xã hội, củng cố an ninh quốc phòngvùng dân tộc để trình Chính phủ, thủ tướng Chính phủ phê duyệt hoặc ban hành,

chỉ đạo, kiểm tra và hướng dẫn thực hiện chiến lược, chính sách, đề án, chươngtrình, quy hoạch, kế hoạch đó.

5 Chủ trì hoặc phối hợp với các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chínhphủ và các tổ chức chính trị - xã hội sơ kết, tổng kết, đánh giá việc tổ chức thựchiện chủ trương đường lối, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước liên quanđến công tác dân tộc, báo cáo Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ định kỳ và đột xuấttheo quy định

6 Chủ trì xây dựng ban hành theo thẩm quyền hoặc trình cấp có thẩm quyềnban hành và tổ chức thực hiện các chính sách đặc thù, các chương trình, dự án, đề

án phát triển vùng có điều kiện kinh tế - xã hội đặc biệt khó khăn, chính sách đốivới đồng bào dân tộc thiểu số sinh sống ở vùng biên giới, vùng sâu, vùng xa, vùngnúi cao, vùng đầu nguồn các sông, suối thường xuyên phải chịu ảnh hưởng củathiên tai

7 Chủ trì xây dựng, ban hành theo thẩm quyền hoặc trình cấp có thẩm quyềnban hành tiêu chí xác định thành phần các dân tộc thiểu số, tiêu chí phân định cáckhu vực vùng dân tộc theo trình độ phát triển, quy định việc xác định lại thànhphần dân tộc theo yêu cầu của công dân và theo quy định của pháp luật

8 Điều tra, nghiên cứu, xây dựng bộ dữ liệu về các dân tộc thiểu số Việt Nam

9 Chủ trì xây dựng, ban hành theo thẩm quyền hoặc trình cấp có thẩm quyềnban hành các chính sách đặc thù đối với cán bộ, công chức trong hệ thống cơ quanlàm công tác dân tộc, chính sách thu hút, tăng cường cán bộ, công chức, viên chứccông tác tại vùng dân tộc

10 Phối hợp với các Bộ, cơ quan ngagn Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và cơquan, tổ chức có liên quan xây dựng, ban hành theo thẩm quyền hoặc trình cấp cóthẩm quyền ban hành chính sách đào tạo nguồn nhân lực, đào tạo nghề, nâng caodân trí ở vùng dân tộc, tiêu chí đói, nghèo vùng đồng bào dân tộc, chính sách vềbảo tồn và phát huy bản sắc, văn hoá truyền thống của các dân tộc, đảm bảo việcthực hiện quyền dùng tiếng nói, chữ viết của đồng bào các dân tộc

11 Tham gia ý kiến đối với các dự thảo văn bản quy phạm pháp luật của Bộtrưởng, thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân tỉnh,thành phố trực thuộc Trung ương liên quan đến công tác dân tộc, kiểm tra việc thựchiện chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng và pháp luật của Nhà nước liênquan đến công tác dân tộc ở các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc chính phủ và

ở các địa phương

12 Chỉ đạo, hướng dẫn và kiểm tra việc tổ chức thực hiện các chương trình,chính sách phát triển kinh tế - xã hội vùng dân tộc, các chính sách đầu tư, hỗ trợ ổnđịnh cuộc sống cho đồng bào dân tộc thiểu số, các chính sách, dự án bảo tồn vàphát triển các dân tộc ít người

13 Chủ trì, phối hợp với Bộ tư pháp, các cơ quan thông tin đại chúng và các địaphương tuyên truyền, phổ biến giáo dục pháp luật thuộc phạm vi quản lý nhà nướccủa Uỷ ban dân tộc cho đồng bào dân tộc thiểu số, vận động đồng bào dân tộc thiểu

số thực hiện chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước

14 Tham gia thẩm định các dự án, đề án, chương trình do các Bộ, cơ quanngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và cơ quan, tổ chức có liên quan chủ trì xâydựng liên quan đến đồng bào dân tộc thiểu số; tham gia quản lý, chỉ đạo việc thựchiện các chương trình, dự án do nước ngoài, tổ chức quốc tế tài trợ, đầu tư vàovùng dân tộc thiểu số theo quy định của pháp luật

15 Tiếp đón, thăm hỏi và phối hợp với các Bộ, ngành, địa phương giải quyếtcác nguyện vọng của đồng bào dân tộc thiểu số theo chế độ, chính sách và quy địnhcủa pháp luật

16 Định kỳ tổ chức các hội nghị, đại hội đại biểu toàn quốc các dân tộc thiểu sốViệt Nam có thành tích xuất sắc trong phong trào thi đua ở địa phương, tổ chứccáchoạt động giao lưu, trao đổi kinh nghiệm giữa đại biểu dân tộc thiểu số cácvùng nhằm tăng cường khối đại đoàn kết các dân tộc Việt Nam

17 Chủ trì, phối hợp với các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc chính phủtrong việc xây dựng, ban hành theo thẩm quyền hoặc trình cấp có thẩm quyền ban

hành và tổ chức thực hiện các chính sách đối với người có uy tín trong đồng bàodân tộc thiểu số, khen thưởng theo thẩm quyền hoặc đề nghị cấp có thẩm quyềnkhen thưởng các tập thể và cá nhân tiêu biểu người dân tộc thiểu số có thành tíchxuất sắc trong lao động, sản xuất và xây dựng phát triển kinh tế - xã hội, giữ gìn anninh, trật tự và gương mẫu thực hiện chủ trương, chính sách của Đảng và pháp luậtcủa Nhà nước.

18 Chỉ đạo và tổ chức thực hiện kế hoạch cải cách hành chính của uỷ ban dântộc theo chương trình cải cách hành chính nhà nước đã được Thủ tướng chính phủphê duyệt

19 Tổ chức, chỉ đạo thực hiện các hoạt động nghiên cứu khoa học, công nghệ,môi trường trong lĩnh vực công tác dân tộc và địa bàn vùng dân tộc

20 Hợp tác quốc tế trong các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Uỷban dân tộc theo quy định của pháp luật

21 Thanh tra, kiểm tra việc thực hiện chính sách dân tộc, giải quyết khiếu nại,

tố cáo, kiến nghị của công dân,thực hiện phòng, chống tham nhũng, lãng phí, tiêucực và xử lý các vi phạm pháp luật theo thẩm quyền của Uỷ ban dân tộc

22 Quản lý và tổ chức bộ máy, biên chế, thực hiện chế độ tiền lương và các chế

độ, chính sách đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật đối với cán bộ, công chức, viên chứcnhà nước thuộc phạm vi quản lý của uỷ ban dân tộc, đào tạo bồi dưỡng về chuyênmôn, nghiệp vụ đối với cán bộ, công chức, viên chức và những người làm công tácdân tộc, xây dựng tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ của ngạch công chức thuộcngành, lĩnh vực do Uỷ ban dân tộc được phân công phân cấp quản lý để Bộ Nội vụban hành; ban hành tiêu chuẩn chức danh của người đứng đầu cơ quan làm công tácdân tộc thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương

23 Xây dựng dự toán ngân sách hàng năm, phối hợp với Bộ tài chính lập, tổnghợp dự toán thu, chi ngân sách theo ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi để trình Chínhphủ, quản lý, tổ chức thực hiện và quyết toán ngân sách nhà nước thực hiện cácnhiệm vụ về ngân sách nhà nước, tài chính, tài sản theo quy định của pháp luật

24 Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác do Chính phủ, Thủ tướng Chínhphủ giao và theo quy định của pháp luật.

1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy

2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng Uỷ ban dân tộc.

2.1 Chức năng, nhiệm vụ

Văn phòng là đơn vị của Uỷ ban dân tộc (sau đây gọi tắt là uỷ ban) có chức nănggiúp Bộ trưởng, Chủ nhiệm Uỷ ban dân tộc (sau đây gọi tắt là Bộ trưởng, chủnhiệm) theo dõi, đôn đốc các Vụ, đơn vị trực thuộc thực hiện chương trình, kếhoạch công tác của Uỷ ban Tổ chức thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưutrữ; quản lý cơ sở vật chất kỹ thuật, tài sản, kinh phí hoạt động, bảo đảm phươngtiện làm việc, điều kiện làm việc, phục vụ chung cho các hoạt động của Uỷ ban

Văn phòng có con dấu riêng để giao dịch và được mở tài khoản theo quy định củapháp luật

CHỦ NHIỆM UBDT

Vụ pháp chế

Vụ hợp tác quốc tế

Thanh tra

Văn phòng

Vụ tổng hợp.

Vụ

tuyên

truyền

Vụ địa phương I

Vụ địa phương

II

Vụ địa phương III

Viện dân tộc

Trường cán bộ dân tộc

Trung tâm thông tin

Tạp chí dân tộc

Báo dân tộc và phát triển

Vụ chính sách dân tộc

1 Tổng hợp, tham mưu xây dựng chương trình, kế hoạch công tác tuần, tháng củalãnh đạo Uỷ ban; đôn đốc, theo dõi, đánh giá và báo cáo kết quả thực hiện chươngtrình, kế hoạch công tác đã được lãnh đạo Uỷ ban phê duyệt.

2 Thực hiện công tác thư ký, giúp việc lãnh đạo Uỷ ban, kiểm tra thể thức và thủtục trong việc trình lãnh đạo Uỷ ban duyệt, ký và ban hành văn bản quy phạm phápluật, văn bản hành chính theo quy định Ban hành các thông báo, ghi chép biên bảncác hội nghị, cuộc họp của lãnh đạo Uỷ ban, theo dõi, đôn đốc việc thực hiện cácquyết định, ý kiến kết luận và các nhiệm vụ được lãnh đạo Uỷ ban giao cho các Vụ,đơn vị trực thuộc Uỷ ban

Chủ trì, phối hợp với các Vụ, đơn vị trực thuộc, Uỷ ban chuẩn bị nội dung các cuộchọp của lãnh đạo, Ban cán sự Đảng và của các thành viên Uỷ ban

3 Là đầu mối giúp lãnh đạo Uỷ ban quan hệ công tác và thực hiện các quy c hếphối hợp với văn phòng Trung ương Đảng, Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chủtịch nước, Văn phòng chính phủ, các Bộ, ban ngành Trung ương, các đoàn thể, tỏochức chính trị - xã hội và địa phương

4 Là đầu mối cung cấp thông tin và thực hiện nhiệm vụ Người phát ngôn của Uỷban theo quy định

5 Xây dựng báo cáo kết quả chỉ đạo, điều hành định kỳ tháng, quý, năm của lãnhđạo Uỷ ban theo quy định, là đầu mối tổng hợp ý kiến, kiến nghị của cử tri và đạibiểu Quốc hội đối với Uỷ ban

6 Tổ chức thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ và cung cấp thông tin,tài liệu của Uỷ ban, thực hiện các quy định về bảo vệ bí mật nhà nước trong cơquan Uỷ ban

Là đầu mối tiếp nhận, xử lý, phân loại và chuyển phát các văn bản đến, đi của Uỷban, thực hiện in ấn, sao chụp, đánh máy tài liệu và phát hành các văn bản của Uỷban, quản lý, sử dụng con dấu của Uỷ ban và văn phòng theo quy định

7 Thường trực tham gia giúp lãnh đạo Uỷ ban về thực hiện nhiệm vụ cải cách thủtục hành chính, chủ trì việc rà soát, đơn giản hóa thủ tục hành chính, theo dõi việc

chấp hành của cán bộ, công chức, viên chức các Vụ, đơn vị trực thuộc Uỷ ban đốivới nội quy, quy chế làm việc, quy chế văn thư và các quy chế khác của Uỷ ban;chủ trì nghiên cứu xây dựng và tổ chức thực hiện việc áp dụng hệ thống tiêu chuẩnISO trong hoạt động của cơ quan Uỷ ban.

8 Quản lý các nguồn kinh phí hành chính, sự nghiệp được phân bổ cho văn phòng

và các nguồn kinh phí khác do lãnh đạo Uỷ ban giao, lập dự toán và tổ chức thựchiện dự toán, quyết toán thu chi ngân sách được giao; giải quyết các thủ tục cấpphát kinh phí phục vụ cho các hoạt động thường xuyên, đột xuất của Uỷ ban theoquy định

Chủ trì, phối hợp với các Vụ, đơn vị trực thuộc Uỷ ban xây dựng quy định, quy chếquản lý tài chính theo chức năng, nhiệm vụ được giao và theo phân công của lãnhđạo Uỷ ban

9 Quản lý và đảm bảo cơ sở vật chất, tài sản, phương tiện đi lại, trang thiết bị vàđiều kiện làm việc của cơ quan Uỷ ban Lập kế hoạch hằng năm và tổ chức thựchiện việc mua sắm, sửa chữa các phương tiện, vật tư kỹ thuật và các trang thiết bịkhác phục vụ cho hoạt động của Uỷ ban

10 Thực hiện nhiệm vụ xây dựng cơ bản và sửa chữa, tu bổ trụ sở làm việc của Uỷban theo chủ trương hiện đại hoá công sở cơ quan hành chính

11 Tổ chức thực hiện công tác thường trực, bảo vệ, phòng cháy và chữa cháy, côngtác quân sự địa phương dân quân tự vệ, thực hiện nhiệm vụ chỉ huy trưởng ban chỉhuy quân sự cơ quan uỷ ban Uỷ ban theo quy định, công tác y tế, vệ sinh môitrường và bảo đảm cảnh quan trong cơ quan ủy ban

12 Thực hiện nhiệm vụ Thường trực Hội đồng thi đua – khen thưởng của uỷ ban.Chủ trì, phối hợp với các Vụ, đơn vị trực thuộc Uỷ ban, cơ quan làm công tác dântộc địa phương và các cơ quan có liên quan tổ chức thực hiện công tác thi đua,khen thưởng theo quy chế thi đua, khen thưởng của Uỷ ban và quy định của phápluật

13 Chủ trì, phối hợp với các Vụ, đơn vị tổ chức, phục vụ:

a) Các hội nghị, đại hội đại biểu toàn quốc các dân tộc thiểu số Việt Nam có thànhtích xuất sắc trong phong trào thi đua ở địa phương;

b) Đón tiếp các đoàn đại biểu đồng bào dân tộc thiểu số đến thăm và làm việc với

Ủy ban

c) Các hội nghị, cuộc họp, lễ kỷ niệm của Uỷ ban theo quy định Thưc hiện nhiệm

vụ hậu cần, đón, đưa các đoàn khách trong nước và ngoài nước, các đoàn công táccủa lãnh đạo Uỷ ban;

d) Lễ tang của cán bộ, công chức, viên chức, người lao động của Ủy ban; tổ chứcthăm viếng gia đình thân nhân cán bộ, công chức, viên chức, người lao động của

Uỷ ban khi từ trần theo quy định của Nhà nước và Quy chế của Uỷ ban

14 Phối hợp với công đoàn Uỷ ban chăm lo đời sống, vật chất, tinh thần cho cán

bộ, công chức, viên chức, người lao động của Uỷ ban theo chế độ, chính sách củanhà nước và của Uỷ ban

15 Quản lý, phân công, nhận xét, đánh giá, theo dõi việc chấp hành nội quy, quychế và hiệu quả công tác của cán bộ, công chức, người lao động thuộc văn phòng

Đề xuất việc thực hiện các chế độ, chính sách đối với cán bộ, công chức thuộc biênchế của văn phòng trình Bộ trưởng, chủ nhiệm quyết định; ký kết các hợp đồng laođộng thuộc văn phòng theo quy định

16 Quản lý nhà khách dân tộc cho đến khi Bộ trưởng, chủ nhiệm phê duyệt Đề án

tổ chức và hoạt động của nhà khách theo quy định đối với tổ chức sự nghiệp cônglập

17 Thực hiện các nhiệm vụ khác do Bộ trưởng, chủ nhiệm giao

2.2 Cơ cấu, tổ chức bộ máy

1 Văn phòng có Chánh văn phòng, các phó chánh văn phòng và cán bộ, công chức,viên chức, người lao động, làm việc theo chế độ thủ trưởng kết hợp với chế độ trựctuyến

Chánh văn phòng là chủ tài khoản của văn phòng, do Bộ trưởng, chủ nhiệm bổnhiệm và miễn nhiệm, chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng, chủ nhiệm về toàn bộhoạt động của Văn phòng

Các Phó chánh văn phòng do Bộ trưởng, chủ nhiệm bổ nhiệm và miễn nhiệm theo

đề nghị của Chánh văn phòng Phó chánh văn phòng giúp chánh văn phòng phụtrách một số mặt công tác của văn phòng và chịu trách nhiệm trước Chánh vănphòng về nhiệm vụ được phân công

2 Các phòng chức năng:

Lãnh đạo phòng gồm có Trưởng phòng và các phó trưởng phòng (đối với Đội xe làđội trưởng, đội phó), do Bộ trưởng Chủ nhiệm bổ nhiệm và miễn nhiệm theo đềnghị của Chánh văn phòng, chịu trách nhiệm trước Chánh văn phòng về tổ chứcthực hiện các nhiệm vụ của phòng theo quy định và theo phân công của lãnh đạovăn phòng

Phòng quản trị

Phòng

kế toán tài vụ

Phòng thi đua khen

thưởng

Đôi xe

3 Chánh văn phòng có trách nhiệm quy định chức năng, nhiệm vụ của các phòng,đơn vị trực thuộc, xây dựng quy chế làm việc của văn phòng, đề án về tổ chức vàhoạt động của nhà khách dân tộc theo quy định đối với tổ chức sự nghiệp công lập,trình Bộ trưởng, chủ nhiệm phê duyệt.

3 Tổ chức cơ cấu, nhân sự về công tác văn thư

Tổ chức cơ cấu, nhân sự về công tác văn thư gồm có:

- Phó chủ nhiệm TT, Chánh văn phòng, phó chánh văn phòng, Trưởng phòng hànhchính - Quản trị chỉ đạo chung

- Bộ phận văn thư nằm trong Phòng hành chính - Quản trị văn phòng Uỷ ban dântộc

- Bộ phận này có 02 cán bộ chuyên trách: 01 cán bộ vừa làm công tác quản lý condấu, chuyển giao văn bản đi và vừa làm công tác phó phòng Hành chính - Quản trị,

01 cán bộ chuyên viên, quản lý văn bản đến của cơ quan và phân báo cho cơ quan.+ Trình độ chuyên môn của 02 đồng chí làm văn thư cơ quan: có 01 cán bộ học đạihọc chuyên ngành văn thư, lưu trữ; 01 cán bộ học đại học chuyên ngành khác(được bồi dưỡng 3 tháng hệ trung cấp văn thư, lưu trữ) Độ tuổi: Từ 46 đến 55, là

Chương 2: Thực trạng công tác văn thư lưu trữ

ở Văn phòng Uỷ ban dân tộc

1 Cơ sở lý luận của công tác văn thư lưu trữ.

1.1 Công tác văn thư, ý nghĩa của công tác văn thư

Quy định tại Nghị định 110/2004/CP về công tác văn thư:

- Công tác văn thư quy định tại Nghị định này bao gồm các công việc vềsoạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản tài liệu khác hình thảnh trong quátrình hoạt động của các cơ quan tổ chức, quản lý và sử dụng con dấu trong công tácvăn thư

Công tác văn thư hay còn gọi là công tác văn thư giấy tờ là một trong nhữngphương tiện cần thiết trong hoạt động của Đảng và Nhà nước các đoàn thể, tổ chức

xã hội, kinh tế, đơn vị lực lượng vũ trang dùng để lãnh đạo, chỉ đạo thực hiện chứcnăng nhiệm vụ của mình (giáo trình công tác hành chính văn phòng trong cơ quanNhà nước)

Công văn giấy tờ của một cơ quan, tổ chức, đơn vị xí nghiệp của nhà nướcdùng để công bố truyền đạt đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luậtcủa nhà nước để liên hệ giữa các cơ quan, các ngành, các cấp để ghi chép kinhnghiệm đã được đúc kết và ghi chép các tài liệu cần thiết Là cánh tay giúp đỡ cholãnh đạo vì công văn, giấy tờ, tài liệu phản ánh đầy đủ tình hình một cơ quan, tổchức, nhiệm vụ và ưu điểm, khuyết điểm của cơ quan đó

Việc tổ chức công tác văn thư theo nội dung nêu trên trong một cơ quan, tổchức do nhiều bộ phận cùng tham gia theo chức trách do thủ trưởng cơ quan quyđịnh như cán bộ chuyên viên làm công tác nghiên cứu có trách nhiệm xem xét,nghiên cứu khởi thảo công văn, tài liệu cần thiết và lập hồ sơ công việc của mình

để cuối năm nộp cho bộ phận lưu trữ cơ quan Thủ trưởng cơ quan có trách nhiệmsửa chữa công văn, duyệt ký công văn, nhân viên văn thư có trách nhiệm tiếp nhận

công văn, tài liệu đến cơ quan đăng ký, phân loại, phân phối công văn đến người cótrách nhiệm giải quyết, làm các thủ tục đánh máy, sao, in, nhân bản và gửi côngvăn đi theo dõi giải quyết công văn, quản lý con dấu, lưu trữ văn bản, để nộp cholưu trữ cơ quan.

Ý nghĩa công tác văn thư

Làm tốt công tác văn thư có tác dụng tốt đối với toàn bộ hoạt động của một

cơ quan, một tổ chức và đối với toàn xã hội

Là sợi dây liên hệ giữa Đảng – Nhà nước với quần chúng nhân dân và giữacác cơ quan tổ chức với nhau Góp phần tích cực trong việc nâng cao chất lượng vàhiệu quả công tác, bảo đảm hiệu lực pháp lý của văn bản hạn chế giấy tờ vô dụng

và bệnh quan liêu giấy tờ Giữ gìn an toàn tài liệu và bảo vệ bí mật quốc gia nguồn

bổ sung chủ yếu vô tận những tài liệu có ý nghĩa trong công tác quản lý nhà nước

Làm tốt công tác công văn giấy tờ là giữ gìn hồ sơ tài liệu lưu trữ có tácdụng trực tiếp đến hiệu lực, hiệu quả của công tác quản lý lãnh đạo

1.2 Công tác lưu trữ, ý nghĩa của công tác lưu trữ

Quy định tại Điều 1 pháp lệnh lưu trữ quốc gia 4/4/2001

Tài liệu lưu trữ quốc gia là tài liệu có giá trị về chính trị, kinh tế, quốc phòng,

an ninh, ngoại giao, văn hoá, giáo dục – khoa học và công nghệ được hình thànhtrong các thời kỳ lịch sử của dân tộc Việt Nam trong quá trình hoạt động của các cơquan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức

xã hội nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung là

cơ quan), tổ chức và các nhân vật lịch sử tiêu biểu phục vụ việc nghiên cứu lịch sửkhoa học và hoạt động thực tiễn

Tài liệu lưu trữ quốc gia phải là bản chính, bản gốc của tài liệu được ghi trêngiấy phim, ảnh, băng hình, đĩa hình, băng âm thanh, đĩa âm thanh, các vật mang tinkhác trong trường hợp không còn bản chính, bản gốc thì được thay thế bằng bảnsao cho hợp pháp

“ Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam” là toàn bộ tài liệu lưu trữ của nước Cộnghoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam, không phân biệt thời gian, xuất xứ, chế độ xã hội,nơi bảo quản, kỹ thuật làm ra tài liệu đó.

Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam bao gồm phông lưu trữ Đảng Cộng sảnViệt Nam và phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam

“Phông lữu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam”: là toàn bộ tài liệu lưu trữ đượchình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức của Đảng Cộng sảnViệt Nam, tổ chức tiền thân của Đảng, tổ chức chính trị xã hội, tài liệu về thân thế,

sự nghiệp và hoạt động của Chủ tịch Hồ Chí Minh, của các nhân vật lịch sử tiêubiểu của Đảng, đồng thời là cán bộ lãnh đạo chủ chốt của nhà nước, của các tổ chứcchính trị xã hội

“Phông lưu trữ nhà nước Việt Nam” là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hìnhthành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức

xã hội nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân, các nhân vật lịch sửtiêu biểu và tài liệu khác có giá trị

“ Lưu trữ hiện hành”: Là bộ phận lưu trữ của cơ quan, tổ chức có nhiệm vụthu thập bảo quản và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ đựơc tiếp nhận từ các đơn vịthuộc cơ quan tổ chức

“Lưu trữ lịch sử”: là cơ quan lưu trữ có nhiệm vụ thu thập, bảo quản lâu dài

và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ được tiếp nhận từ lưu trữ hiện hành và cácnguồn tài liệu khác

“Bảo hiểm tài liệu lưu trữ”: là việc thực hiện các biện pháp sao chụp, bảoquản tài liệu lưu trữ tại kho lưu trữ chuyên dụng riêng biệt tách rời bản chính, bảngốc đối với tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm nhằm bảo vệ an toàn tài liệu đó

Công tác lưu trữ là quá trình hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản

an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ (Theo cuốn Công tác Hành chínhvăn phòng trong cơ quan nhà nước)

Thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ: bao gồm giai đoạn thu thập tài liệu đã giảiquyết xong từ văn thư vào lưu trữ hiện hành của cơ quan và thu thập tài liệu lưu trữhiện hành vào lưu trữ lịch sử Trong quá trình thu thập bổ sung tài liệu lưu trữngười ta đặc biệt chú ý đến những tài liệu được hình thành ở các đơn vị, cơ quan lànguồn nộp lưu vào các lưu trữ Ngoài ra n gười ta còn chú ý sưu tâm những tài liệu

có xuất xứ cá nhân, tài liệu còn nằm rải rác ở bảo tàng, thư viện hay trong nhândân, vì nhiều khi những tài liệu này rất có giá trị mà không lưu giữ được trong các

tổ chức lưu trữ của nhà nước

Bảo quản bảo vệ tài liệu lưu trữ: là quá trình áp dụng các biện pháp xử lý kỹthuật nhằm kéo dài tuổi thọ, chống hư hại đối với tài liệu lưu trữ

Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ: là quá trình phục vụ khai thác thông tin tàiliệu phục vụ các yêu cầu nghiên cứu Đây là nhiệm vụ rất quan trọng của các cơquan - tổ chức lưu trữ Về nguyên tắc tài liệu lưu trữ không phải chỉ bảo quản đóngkín mà chúng chỉ bảo quản đóng kín mà chúng chỉ có ý nghĩa đươc khai thác phục

vụ cho toàn xã hội, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là tổ chức phòng đọc phục vụđộc giả, làm công tác tra cứu, công bố, giới thiệu trưng bày, triển lãm tài liệu lưutrữ

Ý nghĩa của công tác lưu trữ.

Ý nghĩa lịch sử: Tài liệu lưu trữ bao giờ cũng gắn liền và phản ánh một cáchtrung thực quá trình hoạt động của một con người, một cơ quan và các sự kiện lịch

sử của các quốc gia trong suốt tiến trình lịch sử

Ý nghĩa thực tiễn: Nó phục vụ đắc lực cho việc thực hiện chủ trương, chínhsách, kế hoạch phát triển kinh tế, văn hoá, xã hội, phục vụ công tác nghiên cứu vàgiải quyết công việc hàng ngày của mỗi cán bộ, công chức nói riêng và toàn cơquan nói chung

Về mặt khoa học: Tài liệu lưu trữ phản ánh sự thật khách quan hoạt độngsáng tạo của xã hội đương thời nên nó mang tính khoa học cao tài liệu lưu trữ ghilại và phản ánh mọi hoạt động khoa học của cá nhân, cơ quan, quốc gia trên các