NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TRONG CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC

Tài liệu lưu trữ là bản chính, bản gốc của tài liệu được in trên giấy, phim, ảnh, băng hình, đĩa hình, băng âm thanh, đĩa âm thanh hoặc các vật mang tin khác, trong trường hợp không còn bản chính, bản gốc thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp

NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC

LƯU TRỮ TRONG CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC

CHƯƠNG 1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ

I KHÁI NIỆM TÀI LIỆU LƯU TRỮ, CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ LƯU TRỮ HỌC

1 Tài liệu lưu trữ

Ngay từ thời nguyên thuỷ, con người đã biết sử dụng những phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin một cách thô sơ nhất như: ghi ký hiệu trên các vỏ cây, vách đá, đất sét… Xã hội loài người càng phát triển, con người càng chế tạo ra những phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin tiện lợi hơn Một trong những phương tiện đó là tài liệu bằng giấy (theo nghĩa riêng có thể gọi là văn bản)

Khi xã hội phát triển, đặc biệt là từ khi nhà nước ra đời, yêu cầu của việc cung cấp thông tin để phục vụ cho lao động, sản xuất và công tác quản lý đất nước đòi hỏi con người phải lưu giữ những thông tin cần thiết để truyền đạt lại cho nhiều người khác hoặc cho thế hệ sau hoặc để ghi chép lại những kinh nghiệm và các hoạt động sáng tạo của con người Đáp ứng nhu cầu đó, con người đã chế tạo ra các vật liệu, phương tiện có khả năng ghi tin và truyền đạt thông tin có độ bền cao, lưu giữ được thông tin trong thời gian dài Trong việc ghi tin và trao đổi thông tin, con người có nhiều phương tiện và nhiều cách thể hiện khác nhau, trong đó văn bản được coi là phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin quan trọng nhất Ngay từ khi ra đời, văn bản đã trở thành phương tiện không thể thiếu trong hoạt động quản lý nhà nước Văn bản được sử dụng để ghi chép các sự kiện, hiện tượng, truyền đạt các chỉ thị, mệnh lệnh, là căn cứ cơ sở để điều hành và quản lý xã hộ Vì vậy, càng ngày con người càng nhận thức được vai trò của tài liệu nói chung và văn bản nói riêng Con người luôn có ý thức gìn giữ tài liệu để phục vụ nhu cầu sử dụng

và coi nó như một loại tài sản quý giá

Theo cách hiểu thông thường tài liệu lưu trữ là những tài liệu có giá trị được lưu lại, giữ lại để đáp ứng nhu cầu khai thác thông tin quá khứ, phục vụ đời sống xã hội Như vậy, tài liệu lưu trữ cũng có nhiều loại và văn bản chỉ là một dạng tài liệu lưu trữ Quan điểm về tài liệu lưu trữ càng ngày càng có sự biến đổi nhất định phù hợp với sự phát triển của xã hội con người Ngày nay, theo nghĩa chuyên ngành tài liệu lưu trữ được định nghĩa như sau:

Tài liệu lưu trữ là bản chính, bản gốc của những tài liệu có giá trị được lựa chọn từ trong toàn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân, được bảo quản trong các kho lưu trữ để khai thác phục vụ cho các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử… của toàn xã hội

Tài liệu lưu trữ là bản chính, bản gốc của tài liệu được in trên giấy, phim, ảnh, băng hình, đĩa hình, băng âm thanh, đĩa âm thanh hoặc các vật mang tin khác, trong trường hợp không còn bản chính, bản gốc thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp

1.1 Tài liệu lưu trữ có những đặc điểm sau:

- Nội dung của tài liệu lưu trữ chứa đựng những thông tin quá khứ, phản ánh hoạt động và thành tựu lao động sáng tạo của con người qua các thời kỳ lịch sử khác nhau, ghi lại những sự kiện hiện tượng, biến cố lịch sử, những hoạt động của các cơ quan, tổ chức, những cống hiến to lớn của các anh hùng dân tộc, các nhà khoa học và văn hóa nổi tiếng

- Tài liệu lưu trữ có tính chính xác cao Tài liệu lưu trữ gần như được sinh ra đồng thời với các sự kiện, hiện tượng, nên thông tin phản ánh trong đó

có tính chân thực cao Tài liệu lưu trữ là bản chính, bản gốc của tài liệu Trường hợp không có bản chính, bản gốc thì có thể dùng bản sao có giá trị như bản chính thay thế Tài liệu lưu trữ là văn bản thì phải có đầy đủ các yếu

tố thuộc thể thức của văn bản theo những quy định hiện hành của nhà nước Trong tài liệu lưu trữ có những bằng chứng thể hiện, đảm bảo độ chân thực cao của thông tin như: bút tích của tác giả, chữ ký của người có thẩm quyền, dấu xác nhận của cơ quan, tổ chức, thời gian sản sinh ra tài liệu… Chính vì vậy tài liệu lưu trữ luôn luôn được con người khai thác và sử dụng

- Tài liệu lưu trữ thông thường chỉ có một đến hai bản Đặc điểm này khác với các xuất bản phẩm như sách, báo, tạp chí Vì thế tài liệu lưu trữ phải được bảo quản chặt chẽ, nếu để hư hỏng, mất mát thì không gì có thể thay thế được

- Tài liệu lưu trữ do Nhà nước thống nhất quản lý Nó được đăng ký, bảo quản và nghiên cứu, sử dụng theo những quy định của pháp luật

1.2 Các loại tài liệu lưu trữ

Tài liệu lưu trữ phản ánh hoạt động của hầu hết các ngành, lĩnh vực trong xã hội, nên nó bao gồm nhiều loại hình phong phú và đa dạng Để quản

lý một cách khoa học các loại hình tài liệu lưu trữ, các nhà lưu trữ học phải nghiên cứu đặc điểm của mỗi loại hình tài liệu trên cơ sở đó đề ra những biện pháp thích ứng để quản lý tốt từng loại tài liệu lưu trữ Ngày nay, căn cứ vào các vật mang tin và ghi tin, các nhà lưu trữ học đã phân chia tài liệu lưu trữ ra một số loại hình cơ bản như: tài liệu hành chính, tài liệu khoa học - kỹ thuật, tài liệu nghe nhìn, tài liệu điện tử…

Những vấn đề cơ bản về công tác lưu trữ

Tài liệu hành chính: là những văn bản có nội dung phản ánh những hoạt động về quản lý nhà nước trên các mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, quân sự… Tài liệu hành chính có nhiều thể loại phụ thuộc vào từng giai đoạn lịch sử của mỗi quốc gia, dân tộc Ở Việt Nam, dưới thời Phong kiến tài liệu hành chính là các loại: luật, lệ, lệnh, sắc, chiếu, chỉ, dụ, cáo, sách, biểu, sớ… dưới thời Pháp thuộc là sắc luật, sắc lệnh, nghị định, công văn… và ngày nay tài liệu hành chính là hệ thống các văn bảo quản lý nhà nước như: hiến pháp, luật, pháp lệnh, nghị định, nghị quyết, quyết định, thông tư, tờ trình, kế hoạch, báo cáo, công văn… Đây là loại hình tài liệu chiếm tỷ lệ lớn trong các lưu trữ hiện nay

Tài liệu khoa học - kỹ thuât: là loại tài liệu có nội dung phản ánh các hoạt động về nghiên cứu khoa học; phát minh sáng chế; thiết kế, xây dựng các công trình xây dựng cơ bản; thiết kế và chế tạo các loại sản phẩm công nghiệp; điều tra, khảo sát tài nguyên thiên nhiên như địa chất, khoáng sản, khí tượng, thuỷ văn và trắc địa, bản đồ… Tài liệu khoa học kỹ thuật có nhiều loại như: tài liệu pháp lý, thuyết minh công trình, báo khảo sát, báo cáo nghiên cứu khả thi, dự toán, quyết toán, các hồ sơ thầu, các bản vẽ thiết kế kỹ thuật, bản vẽ thiết kế thi công, hoàn công; bản vẽ tổng thể công trình, bản vẽ các chi tiết trong công trình; các loại sơ

đồ, biểu đồ tính toán; các loại bản đồ, trắc địa…

Tài liệu nghe nhìn: là tài liệu phản ánh các hoạt động chính trị, kinh tế, văn hóa xã hội và các hoạt động phong phú khác bằng cách ghi và tái hiện lại các sự kiện, hiện tượng bằng âm thanh và hình ảnh Loại tài liệu này chuyển tải, tái hiện

sự kiện, hiện tượng một cách hấp dẫn sinh động, thu hút được sự chú ý của con người Hiện nay, khối tài liệu này chiếm vị trí quan trọng trong Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam Tài liệu nghe nhìn bao gồm các loại: băng, đĩa ghi âm, ghi hình; các bức ảnh, cuộn phim (âm bản và dương bản) ở các thể loại khác nhau như: phim hoạt hình, phim truyện, phim tư liệu, phim thời sự…

Tài liệu điện tử: là loại tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các

cơ quan, tổ chức, cá nhân khi sử dụng máy vi tính trong quá trình sản sinh và lưu trữ tài liệu Tài liệu điện tử hay còn gọi là tài liệu đọc bằng máy, là những dữ liệu

ở dạng đặc biệt chỉ có thể đọc và sử dụng nó bằng máy vi tính Như vậy, tài liệu lưu trữ điện tử có thể bao gồm các file dữ liệu và các cơ sở dữ liệu, các thư điện

tử, điện tín ở dạng văn bản hoặc ở dạng mã hóa bằng số thông tin

Ngoài bốn loại hình tài liệu chủ yếu trên, tài liệu lưu trữ còn có những tài liệu phản ánh các hoạt động sáng tác văn học, nghệ thuật của các nhà văn, nhà thơ, nghệ sĩ, các hoạt động chính trị, khoa học… Loại tài liệu này chủ yếu

là bản thảo của chính tác phẩm văn học- nghệ thuật, khoa học; thư từ trao đổi

và tài liệu về tiểu sử của các nhà văn, nhà thơ, nghệ sĩ nổi tiếng, của các nhà hoạt động chính trị, hoạt động khoa học; các phác thảo của các hoạ sĩ…

Tài liệu lưu trữ dù ở loại hình nào cũng đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin phục vụ hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức,

Những vấn đề cơ bản về công tác lưu trữ

cá nhân đồng thời góp phần phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học lịch sử… trong quá trình xây dựng và phát triển đất nước

2 Công tác lưu trữ

Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của nhà nước bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục

vụ công tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác của các cơ quan, tổ chức, cá nhân

Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội Vì vậy, công tác lưu trữ được tổ chức ở tất cả các quốc gia trên thế giới và là một trong những hoạt động được các nhà nước quan tâm

Công tác lưu trữ bao gồm những vấn đề cơ bản sau:

- Nghiên cứu, triển khai và thực hiện các biện pháp quản lý nhà nước

về lưu trữ;

- Thực hiện các nghiệp vụ về lưu trữ;

- Nghiên cứu khoa học về lưu trữ

3 Lưu trữ học

Lưu trữ học là bộ môn khoa học nghiên cứu những vấn đề lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ, những vấn đề về pháp lý và phương pháp nghiệp

vụ của công tác lưu trữ, lịch sử và tổ chức công tác lưu trữ ở Việt Nam và trên thế giới Đối tượng của lưu trữ học là nghiên cứu tổng kết các vấn đề lý luận, pháp lý và phương pháp thực hiện các quy trình nghiệp vụ để bảo quản

an toàn, tổ chức khoa học và khai thác có hiệu quả tài liệu Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam

Lưu trữ học thuộc phạm trù của khoa học xã hội Lưu trữ học được dựa trên cơ sở phương pháp luận của chủ nghĩa Mác-Lênin, có nghĩa là vận dụng sáng tạo các quan điểm của chủ nghĩa duy vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử

để giải quyết những vấn đề lý luận và thực tiễn đặt ra của công tác lưu trữ

Hiện nay, lưu trữ học đã và đang được triển khai nghiên cứu và giảng dạy ở hầu hết các quốc gia trên thế giới

Mối quan hệ giữa lưu trữ học với các khoa học khác

Mỗi ngành khoa học đều có những mối quan hệ mật thiết với các khoa học khác Lưu trữ học cũng không nằm ngoài thông lệ đó, nó cũng có những mối quan hệ với các khoa học khác chứ không tồn tại và phát triển riêng lẻ Khi nghiên cứu những vấn đề của lưu trữ học cần phải nghiên cứu mối liên hệ của nó với những khoa học khác để hiểu sâu và rõ hơn nhiều khía cạnh

Những vấn đề cơ bản về công tác lưu trữ

Lưu trữ học có mối quan hệ chặt chẽ với sử học Đối tượng nghiên cứu

của sử học là các sự kiện lịch sử Một trong những mục đích của lưu trữ học

là xác định và lựa chọn được những tài liệu có giá trị, phản ánh đúng đắn và chân thực những sự kiện lịch sử để lưu lại, giữ lại làm tư liệu nghiên cứu cho các nhà sử học

Lưu trữ học có mối quan hệ mật thiết với sử liệu học Đối tượng nghiên

cứu chính của lưu trữ học là tài liệu lưu trữ - một nguồn sử liệu đáng tin cậy nhất Sử liệu học nghiên cứu sử liệu để dựng lại các sự kiện lịch sử Tài liệu lưu trữ là nguồn sử liệu trực tiếp có tính chính xác cao để dựng lại các sự kiện lịch sử Giá trị của tài liệu lưu trữ được xác định dựa vào độ chân thực của tài liệu so với các sự kiện, hiện tượng lịch sử Sử liệu học thực hiện nhiệm vụ phê phán sử liệu có nghĩa là dùng các phương pháp để xác định độ chân thực của tài liệu Sử liệu học cung cấp cho các nhà lưu trữ học phương pháp phân tích sử liệu để giải quyết đúng đắn các vấn đề đặt ra trong xác định giá trị tài liệu Như vậy lưu trữ học và sử liệu học có mối quan hệ logic và mật thiết trong việc xác định độ chính xác và độ chân thực của tài liệu lưu trữ

Lưu trữ học liên quan chặt chẽ tới văn bản học Văn bản học là một

ngành khoa học nghiên cứu quy luật hình thành, phương pháp tạo lập văn kiện, các nguyên tắc chu chuyển, truyền đạt và sử dụng văn bản - một trong những loại hình tài liệu lưu trữ cơ bản Như vậy, văn bản học đã cung cấp cho lưu trữ học các thông tin và phương pháp để tiến hành phân loại tài liệu và xác định giá trị tài liệu

Lưu trữ học còn có quan hệ chặt chẽ với thông tin học Vì lưu trữ học

nghiên cứu các phương pháp để lựa chọn và bảo quản các tài liệu chứa đựng những thông tin quá khứ có giá trị cao và tổ chức việc khai thác các thông tin trong tài liệu lưu trữ để phục vụ nhu cầu xã hội

Như vậy, lưu trữ học liên quan chặt chẽ với các ngành khoa học khác Nhà lưu trữ học muốn nghiên cứu lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ để đề ra những nguyên tắc, phương pháp, quy trình thực hiện tốt các nghiệp vụ lưu trữ cần nắm được những kiến thức cơ bản của các ngành khoa học có liên quan Cán bộ làm công tác lưu trữ muốn thực hiện tốt các nghiệp vụ lưu trữ cũng cần có những kiến thức cơ bản của các ngành mà nội dung tài liệu có liên quan

II NHIỆM VỤ CỦA CÔNG TÁC LƯU TRỮ

1 Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ

Tổ chức khoa học tài liệu là tổng hợp các khâu nghiệp vụ cơ bản của công tác lưu trữ liên quan đến việc phân loại, xác định giá trị, chỉnh lý và sắp xếp tài liệu một cách khoa học phục vụ thuận lợi, nhanh chóng, chính xác cho công tác tra tìm tài liệu

Những vấn đề cơ bản về công tác lưu trữ

Nội dung của tổ chức khoa học tài liệu gồm: thu thập, bổ sung tài liệu; phân loại tài liệu; xác định giá trị tài liệu; chỉnh lý tài liệu; tổ chức các công

cụ tra tìm tài liệu và một số công tác bổ trợ khác của các ngành khoa học, kỹ thuật, tin học có liên quan

Tổ chức khoa học tài liệu cần thực hiện trong các lưu trữ quốc gia, lưu trữ cơ quan và lưu trữ cá nhân, gia đình, dòng họ

Để tổ chức khoa học tài liệu đòi hỏi phải có cán bộ có trình độ chuyên môn cao, điều kiện làm việc tốt và trang thiết bị phục vụ cho việc thực hiện các quy trình nghiệp vụ phải đầy đủ, khoa học và hiện đại

Tổ chức khoa học tài liệu được căn cứ vào các quy định, hướng dẫn cụ thể của nhà nước trong công tác lưu trữ Từ đó việc tổ chức khoa học tài liệu mới được thống nhất trong các lưu trữ hiện hành và đó là nền tảng để tổ chức khoa học tài liệu trong toàn bộ Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam

2 Bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ

Một trong những nội dung cơ bản của công tác lưu trữ là bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ Đây là điều kiện cơ bản để thực hiện các mục đích của công tác lưu trữ, bởi lẽ nếu tài liệu lưu trữ không được bảo quản an toàn thì sẽ không thể tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả

Bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ bao gồm hai nội dung chính: Bảo quản không hư hỏng, mất mát tài liệu lưu trữ và bảo quản an toàn thông tin trong tài liệu lưu trữ

Bảo quản an toàn không hư hỏng, mất mát tài liệu lưu trữ cần chú ý đến kho tàng, các trang thiết bị, điều kiện ổn định, đáp ứng đúng yêu cầu của công tác bảo quản cho từng loại hình tài liệu khác nhau và thực hiện các biện pháp

tu bổ, phục chế, bảo hiểm nhằm kéo dài tuổi thọ tài liệu

Bảo quản an toàn thông tin trong tài liệu cần chú ý đến ý thức, trách nhiệm và trình độ của các bộ làm công tác lưu trữ; chú ý đến từng loại đối tượng độc giả đến khai thác, sử dụng tài liệu và các hình thức công bố, giới thiệu và khai thác, sử dụng tài liệu

Trong thời đại toàn cầu hoá hiện nay, chúng ta cần nhìn nhận công tác lưu trữ dưới khía cạnh phục vụ nhu cầu thông tin của xã hội, song việc bảo quản an toàn thông tin trong tài liệu lưu trữ cần chú ý đến tính cơ mật của tài liệu lưu trữ

3 Tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ

Mục đích cuối cùng của công tác lưu trữ là đưa tài liệu lưu trữ và các thông tin trong tài liệu lưu trữ phục vụ các nhu cầu hoạt động của xã hội Vì vậy, tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu có hiệu quả là một trong những nội

Những vấn đề cơ bản về công tác lưu trữ

dung cơ bản của công tác lưu trữ Dựa vào kết quả của công tác khai thác, sử dụng tài liệu phục vụ thực tiễn người ta mới có thể đánh giá một cách khách quan, chính xác những đóng góp của ngành lưu trữ và vai trò, vị trí, ý nghĩa của công tác lưu trữ

Để đảm bảo công tác khai thác, sử dụng tài liệu có hiệu quả cao cần nghiên cứu nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của xã hội; phân loại đối tượng độc giả; nghiên cứu xây dựng các công cụ tra cứu khoa học tài liệu

và áp dụng các biện pháp, tổ chức nhiều hình thức khai thác, sử dụng tài liệu đạt hiệu quả cao Điều đó đòi hỏi nhà nước cần có những quy định cụ thể về khai thác, sử dụng tài liệu; trình độ của cán bộ lưu trữ và việc ứng dụng các khoa học hiện đại vào công tác lưu trữ

III NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA CÔNG TÁC LƯU TRỮ

Nhiệm vụ của công tác lưu trữ là tổ chức khoa học tài liệu; bảo quản an toàn tài liệu và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ

Để thực hiện mục đích và nhiệm vụ của công tác lưu trữ đặt ra, nội dung cụ thể của công tác lưu trữ như sau:

1 Tổ chức bộ máy và nhân sự làm công tác lưu trữ

1.1 Tổ chức bộ phận làm công tác lưu trữ trong cơ quan, tổ chức

Trong một quốc gia, một cơ quan, tổ chức, để thực hiện hiệu quả một nhiệm vụ nào đó có tính dài hạn cần phải có bộ phân chuyên trách làm công tác đó Bộ phận chuyên trách có nhiệm vụ tham mưu tư vấn cho lãnh đạo thực hiện các công việc như: xây dựng kế hoạch phát triển ngắn hạn, dài hạn về lĩnh vực chuyên môn; thực hiện các nghiệp chuyên môn; đề xuất các giải pháp phát triển trong thời gian tới

Công tác lưu trữ là một mặt hoạt động cơ bản, là nhiệm vụ quan trọng của tất cả các cơ quan, tổ chức Vì vậy, để thực hiện tốt công tác lưu trữ, trong mỗi cơ quan, tổ chức cần có bộ phận chuyên trách làm công tác lưu trữ

Bộ phận lưu trữ trong cơ quan có trách nhiệm tư vấn, tham mưu cho lãnh đạo cơ quan trong việc:

- Xây dựng kế hoạch phát triển ngắn hạn, dài hạn công tác lưu trữ;

- Soạn thảo những văn bản chỉ đạo nghiệp vụ lưu trữ trong cơ quan;

- Thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ cụ thể như: thu thập tài liệu, phân loại tài liệu, xác định giá trị tài liệu, ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ, tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu của cơ quan; tư vấn cho lãnh đạo về việc đầu tư trang thiết bị, kho tàng cho việc bảo quản tài liệu lưu trữ; làm các báo cáo tổng kết về công tác lưu trữ của cơ quan và những đóng góp của công tác lưu trữ đối với sự phát triển của cơ quan, của ngành…

Những vấn đề cơ bản về công tác lưu trữ

Ở Việt Nam trong những năm qua, nhà nước ta đã đầu tư xây dựng hệ thống tổ chức các cơ quan lưu trữ từ trung ương đến địa phương và các lưu trữ chuyên ngành

Đối với các cơ quan cụ thể, việc tổ chức bộ phận làm công tác lưu trữ tuỳ thuộc vào tầm cỡ, vị trí của từng cơ quan

Tại các cơ quan trung ương: Bộ phận phụ trách công tác lưu trữ thường

là một phòng, ban riêng biệt, độc lập với các phòng, ban khác, chịu sự quản lý trực tiếp của lãnh đạo cơ quan hoặc văn phòng, như Phòng Lưu trữ Bộ, Phòng Lưu trữ của các Tổng công ty

Đối với cơ quan có quy mô nhỏ hoặc các cơ quan ở cấp địa phương thì

bộ phận làm công tác lưu trữ thường được bố trí trực thuộc văn phòng của cơ quan, tổ chức Ví dụ ở các tỉnh có Trung tâm lưu trữ tỉnh trực thuộc văn phòng Uỷ ban nhân dân

Dù ở cơ quan nào thì công tác lưu trữ cũng gắn bó mật thiết với công tác văn thư, công tác văn phòng của cơ quan Bởi lẽ văn phòng là đầu mối thu thập thông tin của cơ quan, nơi tập trung toàn bộ công văn giấy tờ đi đến của

cơ quan, nên một trong những nhiệm vụ của văn phòng là phải tổ chức công tác lưu trữ để lưu trữ và tổ chức khoa học khối lượng công văn giấy tờ đó Hơn nữa, văn phòng có chức năng xử lý thông tin tổng hợp để phục vụ cho công tác quản lý của lãnh đạo Lưu trữ là bộ phận gìn giữ và xử lý các thông tin quá khứ, một trong những nguồn tin quan trọng trong công tác quản lý của lãnh đạo Vì vậy, công tác lưu trữ là một trong những nội dung cơ bản của công tác văn phòng Nếu trong các cơ quan có tổ chức bộ phận làm công tác lưu trữ độc lập với công tác văn phòng thì trong quá trình hoạt động giữa bộ phận làm công tác lưu trữ và văn phòng cần có sự phối hợp chặt chẽ

1.2 Bố trí nhân sự làm công tác lưu trữ

Cán bộ làm công tác lưu trữ trong các cơ quan cần có nghiệp vụ chuyên môn nhất định về công tác lưu trữ Ở các cơ quan có bộ phận làm công tác lưu trữ độc lập thì cán bộ làm nghiệp vụ lưu trữ chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Trưởng phòng Lưu trữ, ở các cơ quan bộ phận lưu trữ thuộc văn phòng thì cán

bộ lưu trữ chịu sự chỉ đạo trực tiếp của tránh văn phòng cơ quan

Tuy nhiên công tác lưu trữ có quan hệ mật thiết với công tác văn thư Công tác văn thư là nơi đăng ký, lưu trữ và phục vụ tra tìm tài liệu khi công việc phản ánh trong tài liệu chưa kết thúc hoặc kết thúc chưa được một năm, sau

đó tài liệu mới được chuyển vào lưu trữ Công tác văn thư làm tốt sẽ góp phần thúc đẩy công tác lưu trữ làm tốt và ngược lại Vì vậy trong một số cơ quan nhỏ người ta thường bố trí cán bộ văn thư - lưu trữ kiêm nhiệm Tuy nhiên, cán bộ văn thư - lưu trữ kiêm nhiệm không thể đầu tư nhiều thời gian cho công tác lưu trữ

Những vấn đề cơ bản về công tác lưu trữ

Tổ chức bộ phận chuyên trách công tác lưu trữ và biên chế cán bộ làm công tác lưu trữ trong các cơ quan nhà nước được thực hiện theo hướng dẫn của các văn bản pháp luật, phần này sẽ được trình bày kỹ hơn ở bài 2

Các cơ quan, tổ chức tùy thuộc vào mức độ công việc của cơ quan để

bố trí nhân sự phù hợp Tuy nhiên, cần lưu ý công tác lưu trữ chỉ thực hiện tốt, đảm bảo việc cung cấp thông tin quá khứ chất lượng cho hoạt động quản

lý của lãnh đạo khi cán bộ chuyên trách công tác lưu trữ có trình độ chuyên môn phù hợp, tức là được đào tạo trong các trường trung cấp, cao đẳng hoặc đại học đúng chuyên ngành

2 Ban hành những văn bản quy phạm pháp luật và những văn bản hướng dẫn về công tác lưu trữ

Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước Để thực hiện tốt công tác lưu trữ cần có hệ thống văn bản quy phạm pháp luật quy định những vấn đề quản lý về công tác lưu trữ trong phạm vi toàn quốc gia

Hệ thống những văn bản quy phạm pháp luật của ngành góp phần tạo một hành lang pháp lý cho việc triển khai thực hiện các chủ trương của Đảng và chính sách của nhà nước về việc quản lý và phát triển ngành lưu trữ đồng thời

hệ thống văn bản đó cũng góp phần thực hiện thống nhất về nghiệp vụ lưu trữ trong phạm vi toàn quốc

Cho đến nay ngành lưu trữ đã xây dựng và ban hành một hệ thống văn bản khá đầy đủ, quy định những điều cơ bản liên quan đến quản lý nhà nước

về công tác lưu trữ

- Văn bản có giá trị cao nhất trong ngành lưu trữ là Pháp lệnh Lưu trữ

Quốc gia 2001 được Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam

thông qua ngày 04 tháng 4 năm 2001 và được Chủ tịch nước công bố bằng Lệnh số: 03/2001/L/CTN ngày 15 tháng 4 năm 2001 Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia 2001 ra đời có sự kế thừa nội dung của những văn bản được ban hành

trước đó có hiệu lực pháp lý trong thời gian dài như: Nghị định 142-CP của

Hội đồng Chính phủ ngày 28 tháng 9 năm 1963 ban hành Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ Pháp lệnh ra đời trên cơ sở sửa đổi, bổ

sung Pháp lệnh Bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia do Hội đồng Bộ trưởng ban

hành năm 1982 Pháp lệnh đã làm rõ các khái niệm, thuật ngữ chuyên ngành

như: tài liệu lưu trữ quốc gia; Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam; Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam; Phông Lưu trữ Đảng cộng sản Việt Nam; Lưu trữ lịch sử; lưu trữ hiện hành; bản gốc; bản chính; bản sao văn bản… và quy định tương đối đầy đủ những vấn đề về quản lý và sử dụng tài liệu lưu trữ; quản lý nhà nước về công tác lưu trữ; khen thưởng và xử lý vi phạm trong hoạt động lưu trữ

Những vấn đề cơ bản về công tác lưu trữ

- Tiếp theo là các nghị định: nghị định số 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ ngày 08 tháng 4 năm 2004 về công tác văn thư và nghị định số 111/2004/ NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia Đây là hai văn bản quan trọng trong công tác văn thư lưu trữ mới được ban hành

- Để thực hiện các điều quy định trong Pháp lệnh và các Nghị định trên Nhà nước, cụ thể là Bộ Nội vụ và Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã biên soạn và ban hành các Thông tư, Quyết định, Công văn hướng dẫn thi hành một số điều, mục, khoản trong Pháp lệnh và Nghị định Những văn bản đó góp phần thống nhất việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ trong các cơ quan,

tổ chức từ trung ương tới địa phương

3 Thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ

Một trong những nội dung quan trọng của công tác lưu trữ là việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ như:

- Thu thập, bổ sung tài liệu;

- Phân loại tài liệu;

- Xác định giá trị tài liệu;

- Thống kê và kiểm tra trong lưu trữ;

- Xây dựng công cụ tra cứu khoa học tài liệu;

- Chỉnh lý tài liệu;

- Tổ chức bảo quản tài liệu;

- Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu;

- Ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ

- Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000 trong công tác lưu trữ

Việc thực hiện thống nhất các nghiệp vụ lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức đã được quy định trong các văn bản quy phạm pháp luật và những văn bản hướng dẫn về công tác lưu trữ

4 Kiểm tra, đánh giá về công tác lưu trữ

Kiểm tra, đánh giá là khâu then chốt giúp các cơ quan, tổ chức nắm được tình hình thực hiện các quy định của nhà nước về một ngành, một lĩnh vực nhất định Kiểm tra, đánh giá là bước cuối cùng của một quy trình công việc được xem xét trong một thời gian hoàn thành nhất định Kiểm tra, đánh giá có thể được thực hiện sau khi kết thúc một công việc, một sự vật hiện tượng vừa xảy ra để chúng ta có được những kết luận chuẩn xác hoặc sau khi

đã có kết luận về một công việc, một sự vật, hiện tượng chúng ta tiến hành

Những vấn đề cơ bản về công tác lưu trữ