QUÁ TRÌNH ỨNG DỤNG, PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG QUẢN LÝ NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP (ERP – Enterprise Resource Planning) Ở VIỆT NAM

Tôi cũng đã có thời gian dài tiếp cận với một sản phẩm tin học của tậpđoàn Microsoft phát triển đã được áp dụng ở các tập đoàn thị trường Việt Nam dùng để quản lý nguồn lực doanh nghiệp,

Mục lục

Lời mở đầu 2

I TƯ DUY SÁNG TẠO VÀ PHƯƠNG PHÁP SCAMPER 3

1. Tư duy sáng tạo là gì? 3

2. SCAMPER 4

3. Phương pháp thay thế (SUBSTITUTE): 4

4. Phương pháp kết hợp (COMBINE): 5

5. Phương pháp thích ứng (ADAPT): 6

6. Phương pháp điều chỉnh (MODIFY): 7

7. Phương pháp thêm vào (PUT): 8

8. Phương pháp loại bỏ (ELIMINATE): 8

9. Phương pháp đảo ngược (REVERSE): 9

II HỆ THỐNG QUẢN LÝ NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP Ở CÁC TẬP ĐOÀN VIỆT NAM 10

1 Tìm hiểu ERP software 10

2 Ứng dụng ERP tại các tập đoàn chuyên phân phối ở Việt Nam 11

3 ERP Unilever Việt Nam 13

4 ERP P&G, Vinamilk, Tân Hiệp Phát, Trung Nguyên 15

5 ERP Việt Nam trong những năm sắp tới 16

III PHÂN TÍCH SÁNG TẠO ỨNG DỤNG HỆ THỐNG ERP Ở VIỆT NAM 18

1 Thay thế - SUBSTITUTE 18

2 Thích ứng - ADAPT 19

3 Điều chỉnh – MODIFY 20

4 Thêm vào – PUT 21

5 Loại bỏ - ELIMINATE 22

6 Đảo ngược - REVERSE 23

7 Kết hợp - COMBINE 24

IV KẾT LUẬN 25

V LỜI CẢM ƠN 26

VI TÀI LIỆU THAM KHẢO 27

Lời mở đầu

Ngày nay với tốc độ cuộc sống ngày càng tăng, có vô số những người, công

ty, tập đoàn, … thành công trong công việc Trong số đó một số thành công từ sựnâng đỡ của người thân, từ sự hậu thuẩn tài chính để lại, số khác thành công nhờtài năng, cơ hội, và sự sáng tạo của họ Ở đây, nội dung trong bài thu hoạch này chỉ

đề cập đến khía cạnh thứ hai Những người thành công luôn biết cách thay đổi, biếtvận dụng những phương pháp sáng tạo để biến cái không thể thành cái có thể Vậycác phương pháp sáng tạo ở đây là gì, chúng ta đã có vận dụng chúng trong hoạtđộng làm việc, học tập hằng ngày hay chưa? Có, chắc chắn là chúng đã thực hiệnchúng rồi, tuy nhiên chúng ta không nhận dạng được chúng và hiểu rỏ bản chất củanhững phương pháp ấy

Điều này theo tôi thì hoàn toàn đúng cho đến khi được học tập, nghiên cứumôn “Phương pháp nghiên cứu khoa học”, thì tôi nhận biết được những công việc,những giải pháp đã vận hành trong công việc là gì, tên gọi cũng như hiểu rỏ bảnchất của công việc

Với bài thu hoạch này tôi xin trình bày lại một trong số các phương pháp sángtạo, và phương pháp tôi chọn có tên gọi là SCAMPER do giáo sư Michael Mikalkophát triển Tôi cũng đã có thời gian dài tiếp cận với một sản phẩm tin học của tậpđoàn Microsoft phát triển đã được áp dụng ở các tập đoàn thị trường Việt Nam dùng

để quản lý nguồn lực doanh nghiệp, chúng ta sẽ cùng nhau xem xét lại sản phẩmnày có vận dụng phương pháp sáng tạo hay không?

I TƯ DUY SÁNG TẠO VÀ PHƯƠNG PHÁP SCAMPER

1 Tư duy sáng tạo là gì?

Có một câu chuyện kể về một người cha già có 3 đứa con trai và đếnlúc già ông này muốn trao lại tài sản cho người thông minh nhất trong số bangười con của ông Thế là ông nghĩ ra 1 cách: đưa cho mỗi người con mộtkhoản tiền nhỏ và bảo những người con hãy mua một cái gì đó có thể làmđầy nhà kho, càng đầy càng tốt

Ba người con cầm tiền và đi tìm thứ vừa rẻ vừa dễ làm đầy kho Ngườicon cả nhìn thấy một cái cây rất to trên đường đi và nghĩ rằng cành và lácây rất cồng kềnh, sẽ tỏa ra được mọi ngóc ngách của kho Thế là anh taquyết định mua hết cành cây và thuê người mang về nhà

Người con thứ hai thì mừng húm khi nhìn thấy đống cỏ khô Cỏ vừa rẻvừa nhẹ, lại nhỏ, dễ dàng làm đầy kho Thế là anh ta mua hết cỏ và thuêngười mang về nhà

Người con út nghĩ đi nghĩ lại về cách làm đầy kho sao cho vừa hiệu quả

và ít tốn kém Cuối cùng anh ta chỉ mua một ngọn nến khi thắp ngọn nếnlên, cả kho tràn đầy ánh sáng Người cha rất hài lòng và để lại tài sản chongười con út

Hàm ý của câu chuyện là gì? Để thắp sáng được ngọn nến sáng tạobên trong mỗi người, trước hết đầu óc chúng ta phải đầy đã

Vậy tư duy sáng tạo là nhằm tìm ra các phương án, biện pháp thích hợp

để kích hoạt khả năng sáng tạo và để tăng cường khả năng tư duy của một

cá nhân hay một tập thể cộng đồng làm việc chung về một vấn đề hay lĩnhvực Ứng dụng chính là giúp cá nhân hay tập thể thực hành nó tìm ra cácphương án, các lời giải từ một phần đến toàn bộ cho các vấn đề nan giải.Các vấn đề này không chỉ giới hạn trong các ngành nghiên cứu về khoahọc kỹ thuật mà nó có thể thuộc lĩnh vực khác như chính trị, kinh tế, xã hội,nghệ thuật hoặc trong các phát minh, sáng chế

2 SCAMPER

SCAMPER là tên gọi một phương pháp sáng tạo được phát triển bởi giáo

sư Mikalko, tên của nó được thành lập bằng cách ghép nối chữ cái đầu tiêncủa các từ:

 Reverse : Đảo ngược

Ảnh: Sự thành lập của thuật ngữ SCAMPER

3 Phương pháp thay thế (SUBSTITUTE):

Một số câu hỏi gợi mở phép thay thế:

 Có thể thay thế hay hoán đổi bộ phận nào trong hệ thống?

 Có thể thay thế nhân sự nào?

SCAMPERSUBSTITUTE

 Qui tắc nào có thể được thay đổi?

 Có thể dùng nguyên liệu, vật liệu nào khác?

Một số câu hỏi gợi mở phép thay thế:

 Ý tưởng, thành phần nào có thể kết hợp được?

 Tôi có thể kết hợp, tái kết hợp mục đích của các đối tượng?

 Tôi có thể kết hợp hoặc hòa trộn yếu tố này với các yếu tố khác?

 Cái gì có thể kết hợp để gia tăng tính hữu dụng?

 Những vật liệu gì có thể kết hợp được với nhau?

 Tôi có thể kết hợp những năng lực khác nhau để cải thiện vấn đề?

Một số câu hỏi gợi mở phép thay thế:

 Đối tượng ta đang xem xét giống với cái gì khác?

 Có gì tương tự đối với đối tượng ta đang xem xét nhưng trong tìnhhuống khác?

 Ý tưởng nào khác có thể đề xuất?

 Cái gì tôi có thể sao chép, mượn hay đánh cắp?

 Tôi có thể tương tác với ai?

 Ý tưởng nào tôi có thể hợp nhất?

 Quá trình nào có thể được thích ứng?

 Ý tưởng nào ngoài lĩnh vực của tôi có thể hợp nhất?

Ví dụ:

 Dùng xẻng chiên trứng khi hành quân

 Động vật có tính năng chuyển màu phù hợp với môi trường xung quanh

để tránh kẻ thù

 Dùng 3 viên gạch làm bếp

Ví dụ hài hước:

(Ảnh nguồn internet)

6 Phương pháp điều chỉnh (MODIFY):

Một số câu hỏi gợi mở phép thay thế:

 Yếu tố nào có thể điều chỉnh lớn hơn?

 Yếu tố nào có thể cường điệu hoặc cực đoan?

 Yếu tố nào có thể cao hơn, to hơn hoặc mạnh hơn?

 Tôi có thể gia tăng tần số của hệ thống?

 Yếu tố nào có thể lặp lại? Tôi có thể tạo ra nhiều bản sao?

 Tôi có thể bổ sung thêm những đặc trưng mới hoặc giá trị mới?

Ví dụ:

 Nhãn hàng tiêu dùng Unilever luôn thay đổi mẫu mã cho cùng một sảnphẩm

 Cây kẹo khổng lồ cho trẻ em bên trong là những cây kẹo nhỏ

 Quạt máy có nút, công tắc để gia tăng tốc độ quạt

Ví dụ hài hước:

(Ảnh nguồn internet)

7 Phương pháp thêm vào (PUT):

Một số câu hỏi gợi mở phép thay thế:

 Tôi có thể lấn sân sang thị trường nào?

 Thị trường nào có thể tiêu thụ hàng của tôi?

Ví dụ:

 Lốp xe có thể dùng làm hàng rào

 Lon bia được dùng làm ly uống nước

 Bút chì có chứa đựng nhiều mẫu chì nhỏ bên trong dễ thay thế

 Máy tắm nước nóng bán chạy ở khu vực miền Bắc hơn ở miền Nam

Ví dụ hài hước:

(Ảnh nguồn internet)

8 Phương pháp loại bỏ (ELIMINATE):

Một số câu hỏi gợi mở phép thay thế:

 Tôi có thể đơn giản hóa đối tượng như thế nào?

 Bộ phận nào có thể loại bỏ mà không làm thay đổi tính năng hệ thống?

 Bộ phận nào không mang tính cốt lõi hay không cần thiết?

 Qui tắc nào có thể hạn chế hoặc loại bỏ?

 Tôi thực hiện với qui mô nhỏ hơn sẽ ra sao?

 Tính chất nào của hệ thống có thể giảm thiểu hoặc loại bỏ?

 Tôi có thể chia tách hệ thống thành các bộ phận khác nhau?

 Tôi có thể làm cho đối tượng tin gọn hơn?

Ví dụ:

 Thiết bị điện thoại cố định có dây được thay bằng điện thoại không dây

 Tàu vũ trụ loại bỏ các tầng khi phóng lên không gian

 Nút bấm cơ được thay thế bằng nút bấm cảm ứng

Ví dụ hài hước:

(Ảnh nguồn internet)

9 Phương pháp đảo ngược (REVERSE):

Một số câu hỏi gợi mở phép thay thế:

 Có phương án, cấu trúc khác tốt hơn phương án hiện hành?

 Có thể hoán đổi bộ phận này với bộ phận khác trong hệ thống?

 Có thể bố trí theo lớp hay theo chuỗi?

 Có thể hoán đổi tác nhân với hệ quả?

 Có thể thay đổi nhịp điệu hay lịch trình của kế hoạch?

 Có thể hoán đổi yếu tố tích cực với yếu tố tiêu cực?

 Có thể tác động ngoại vi thay vì chính diện? Tác động bên trên thay vìbên dưới? Tác động bên dưới thay vì bên trên?

 Thực hiện ngược lại với dự định ban đầu?

1 Tìm hiểu ERP software

Thuật ngữ ERP xuất phát từ cụm từ Enterprise ResourcePlanning, được hiểu là một thống ứng dụng đa phân hệ - Multi ModuleSoftware Applition giúp tổ chức, doanh nghiệp quản lý các nguồn lực vàđiều hành tác nghiệp Bản chất của ERP là một hệ thống tích hợp cácphần mềm ứng dụng rời rạc trước đây như quản lý kho, quản lý bánhàng, quản lý sản xuất, kế toán, …

Giải pháp ERP cung cấp cho các nhà quản lý doanh nghiệp khảnăng quản lý và điều hành tài chính – kế toán, quản lý vật tư, quản lýsản xuất, quản lý kinh doanh và phân phối sản phẩm, quản lý dự án,dịch vụ, các công cụ báo cáo, lập biểu… Thêm vào đó, giải pháp ERPcung cấp cho các doanh nghiệp là một thống quản lý với qui trình chuẩn

của quốc tế, nhầm nâng cao khả năng quản lý điều hành doanh nghiệpcho lãnh đạo cũng như tác nghiệp của các nhân viên.

Ảnh: Các module thiết yếu của ERP (nguồn internet)

2 Ứng dụng ERP tại các tập đoàn chuyên phân phối ở Việt Nam

Hệ thống ERP tích hợp rất nhiều module từ phân hệ sản xuất,bán hàng, đến kế toán, … tuy nhiên ứng dụng ở các doanh nghiệp trựcthuộc các tập đoàn chỉ tạm dừng lại ở các phân hệ có tính chất thenchốt có thể phục vụ được các yêu cầu thiết yếu về kho bãi, công nợ,bán hàng, mua hàng và kế toán tài chính Tuy nhiên hệ thống được tíchhợp các công cụ hỗ trợ để giao tiếp với máy bán hàng, máy quét mãvạch, …

Hiện tại hệ thống ERP được dùng ở các đại lý, nhà phân phối chocác tập đoàn này hiện đang dùng gói sản phẩm Microsoft DynamicSolomon, và các phân hệ hiện đang được dùng là:

 Order Processing – OP/Order Management – OM

 General Ledge – GL Bên cạnh đó, hệ thống cũng phát triển hệ thống bán hàng trênthiết bị di động (Palm - PDA, Máy tính bảng, thiết bị di động với hệ điềuhành Android), hệ thống đặt hàng tự động, tích hợp số liệu, ….

Ảnh: Các chức năng hiện đang áp dụng ở các tập đoàn mãng phân phối

Việt Nam

MICROSOFT DYNAMIC SL

ORDER PROCESSING - ORDER MANAGEMENT

ACCOUNT RECEIVABLE

PURCHASE ORDER

ACCOUNT PAYABLE INVENTORY

GENERAL LEDGE

3 ERP Unilever Việt Nam

Được nhìn nhận là người dẫn đường cho ERP Việt Nam, bắt đầu

từ năm 2000 Unilever mạnh dạng ứng dụng hệ thống ERP cho hơn 200doanh nghiệp vừa và nhỏ thuộc hệ thống bán hàng và phân phối sảnphẩm của mình

 Giai đoạn sơ khai và thí điểm hệ thống (năm 2000 – 2002)

Bước đầu dòng sản phẩm Microsoft Business Solomon v4.0 đượcứng dụng để làm nền móng cốt lõi cho hệ thống Các module được triểnkhai là: OP – Order Processing (một module được công ty cung cấpSolomon vùng SWSoft phát triển thay thế cho module OM – OrderManagement chuẩn của Solomon), AR – Account Receivable, PO –Purchasing Order, AP – Account Payable, GL – General Ledge, IN -Inventory

Unilever cùng với các đối tác là công ty Magnus, SWSoft, công tyFPT tiến hành:

 Tìm hiểu, mapping nghiệp vụ

 Khảo sát nhu cầu các đại lý phân phối của mình

 Hiệu chỉnh, Việt hóa lại hệ thống cho phù hợp với kinh tế, ngườidùng cuối và cơ sở hạ tầng lúc bấy giờ ở Việt Nam

Cuối năm 2002 tiến hàng triển khai thí điểm với qui mô nhỏ ở 2nhà phân phối lớn trong thời gian 3 tháng và mang lại kết quả khả quanlớn

2003)

Sau thành công thí điểm triển khai hệ thống ERP, Unilever cùngvới công ty FPT tiếp tục triển khai hệ thống với diện rộng với trên 200nhà phân phối lúc bấy giờ Hệ thống liên tục được cập nhật, tinh chỉnh,nhân lực được huấn luyện bài bảng và kết quả đạt được là thời gian chỉmất 1 tháng để triển khai cho 1 doanh nghiệp

 Ứng dụng máy bán hàng cho tiếp thị (năm 2004)

Với nền tảng hệ thống ERP đã được ứng dụng đồng bộ trên khắpViệt Nam, Unilever tiếp tục gắn kết công cụ bán hàng trên máy Palm –PDA thay thế đơn đặt hàng của tiếp thị Với công cụ này thì thời gian để

kế toán nhà phân phối có thể rút gắn được thời gian nhập liệu hàngtrăm hóa đơn vào hệ thống, tổng hợp và xuất đơn hàng tổng cho bộphận giao nhận nhanh chóng

Ảnh: Thế hệ máy Palm – PDA đầu tiên ứng dụng ở hệ thống ERP Unilever (nguồn internet)

 Sự lớn mạnh của hệ thống hiện tại

Hiện tại với sự liên tục phát triển hiện tại hệ thống ERP tại mỗidoanh nghiệp là một khối các chức năng gắn kết lại, đáp ứng tất cảnhững nhu cầu quản lý

 Phần mềm cốt lõi Solomon được nâng cấp lên phiên bảnMicrosoft Dynamic Solomon v6.0

 Tích hợp công cụ trích xuất dữ liệu đồng bộ về dữ liệu trungtâm của Unilever (Export Tool)

 Tích hợp công cụ tính toán được độ tồn kho an toàn và đặthàng lên nhà cung cấp chính Unilever (eOrder)

 Phát triển máy bán hàng qua thiết bị di động với hệ điềuhành Android

(Ảnh minh họa hệ thống hiện tại của Unilever Việt Nam)

4 ERP P&G, Vinamilk, Tân Hiệp Phát, Trung Nguyên

Như một hiệu ứng domino, sau thành công vượt bậc trong việc ứngdụng hệ thống ERP ở các doanh nghiệp Việt Nam thuộc kênh phân phốicủa Unilever, lần lượt các tập đoàn lớn như P&G, Vinamilk, Tân HiệpPhát, Café Trung Nguyên cũng ứng dụng ERP vào các phân phối chínhthức của mình Tuy nhiên có vài điểm thay đổi:

 P&G:

 Về phân hệ bán hàng sử dụng module OM

 Sử dụng thêm module CA – Cash Account

 Sử dụng phần mềm FRx – Financial Reporting để lậpbáo cáo tài chính tự động

 Vinamilk:

 Ứng dụng máy bán hàng được Viettel tài trợ pháttriển trên thiết bị máy tính bảng Sự đồng bộ đơnhàng được thực hiện qua Web thay vì thiết bị đồng

bộ cắm dây thông thường

 Ứng dụng máy quét mã vạch để nhập hóa đơn bánhàng

(Ảnh minh họa ứng dụng thiết bị máy quét mã vạch và máy tính bảng

vào hệ thống ERP của Vinamilk)

5 ERP Việt Nam trong những năm sắp tới

Với cơ sở hạ tầng hiện tại ở Việt Nam thì việc nâng cấp, ứngdụng các thiết bị, công nghệ hiện đại vào việc kinh doanh, quản lý làhoàn toàn có thể Bên trên chúng ta đã tìm hiểu được mô hình ERP ởmức các doanh nghiệp thuộc nhà phân phối của các tập đoàn lớn, vậy ởmức tổng công ty thì sao? Chắc chắn là những người quản lý cũngmong muốn có được số liệu dạng tổng hợp với thời gian đáp ứng lànhanh nhất

Cả Unilever Việt Nam và Vinamilk hiện đã xây dựng hệ thốngSAP nhầm tập trung dữ liệu của các chi nhánh, nhà phân phối, số liệuhầu như đã đáp ứng 90% độ đầy đủ giúp cho các nhà chiến lược có thểđưa ra những kế hoạch chính xác hơn trong những thời gian tới

Hiện có một bất cập ở khía cạnh nhà phân phối, một doanhnghiệp chuyên phân phối hàng tiêu dùng, thực phẩm thì không thể chỉphân phối chỉ một ngành hàng cho một công ty, họ hiện đang thực hiệnhoạt động kinh doanh với rất rất nhiều nhãn hàng khác nhau Ví dụ, mộtnhà phân phối hiện đang kinh doanh nhãn hàng Unilever họ hoàn toàn

có thể kinh doanh nhãn hàng các loại sữa, thực phẩm, … Nhưng nếumỗi 1 công ty lại triển khai 1 hệ thống riêng biệt cho riêng họ thì việclãng phí cơ sở vật chất, nhân sự ở doanh nghiệp là không nhỏ Đồngthời có thể giảm thiểu được chi phí triển khai, áp dụng hệ thống củacông ty

Mỗi hệ thống ERP đều có khả năng ứng dụng và phát triển thêmcao Xu hướng ngày nay người tiêu dùng có khuynh hướng chuyểnsang mua sắm trên phương tiện di động tại nhà Các tổng công ty hoàntòan có thể phát triển thêm kênh này, giảm thiểu chi phí cho doanhnghiệp

III PHÂN TÍCH SÁNG TẠO ỨNG DỤNG HỆ THỐNG ERP Ở VIỆT NAM

1 Thay thế - SUBSTITUTE

HỢP NHẤT ERP

E-SHOPPING