PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ

Xã hội ngày càng phát triển, thông tin ngày càng trở nên phong phú, đa dạng và phức tạp. Sự bùng nổ thông tin đã thực sự trở nên một vấn đề cấp thiết cần giải quyết. Công nghệ thông tin ra đời và phát triển nhằm sử lý những vấn đề trọng đại đó. Cùng với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ thông tin con người đã nghĩ ra rất nhiều các ứng dụng phục vụ cho nhu cầu và lợi ích của cong người. Trong đó xây dựng phần mềm phục vụ công việc và một trong những vấn đề mà các nhà lập trình viên luôn quân tâm hàng đầu. Hệ thống thông tin về “PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ” cũng là một trong những ứng dụng mà con người quan tâm nhiều nhất.

Lời mở đầu:

Xã hội ngày càng phát triển, thông tin ngày càng trở nên phong phú, đa dạng vàphức tạp Sự bùng nổ thông tin đã thực sự trở nên một vấn đề cấp thiết cần giải quyết.Công nghệ thông tin ra đời và phát triển nhằm sử lý những vấn đề trọng đại đó

Cùng với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ thông tin con người đã nghĩ

ra rất nhiều các ứng dụng phục vụ cho nhu cầu và lợi ích của cong người Trong đóxây dựng phần mềm phục vụ công việc và một trong những vấn đề mà các nhà lập

trình viên luôn quân tâm hàng đầu Hệ thống thông tin về “PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ” cũng là một trong những ứng dụng mà con

người quan tâm nhiều nhất

Nhân sự là một yếu tố quan trọng quyết định đến sự họat động tồn tại của bất kìmột cơ quan hành chính nào Vì thế quản lí nhân sự là một đề tài quan trọng mà tất cảcác công ty đều đề cập đến bởi nó quyết định đến sự họat động có hiệu quả haykhông của cơ quan, quản lý nhân sự có tối ưu không đến sự hoạt động của cơ quan

Và sự ra đời của một hệ thống thông tin về “PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ” phục vụ cho công tác nghiệp vụ của con người làm giảm

thiểu tối đa những vất vả trong công việc ví dụ như hồ sơ trước đây phải lưu trữ rấtnhiều trong các kho chứa thì bây giờ chỉ cần một chiếc máy tính nhỏ gọn cũng có thểlưu trữ cả kho hồ sơ của công ty

Với mong muốn tìm hiểu một phần nhỏ trong kho tàng phát triển của công nghệthông tin, em đã đi vào tìm hiểu về cách thức tổ chức và hoạt động của ngân hàng

ACB để từ đó xây dựng phần phân tích hệ thống thông tin về “Quản lý nhân sự”

nhằm phục vụ cho lợi ích của các công ty nói chung và của ngân hàng ACB nói

- Cung cấp hệ thống thông tin phản ánh có hệ thống, khái quát và chi tiết vấn

đề có liên quan đến đội ngũ nhân sự trong các phòng ban của ngân hàng

Trên cơ sở thông tin của từng nhân sự trong từng phòng ban, cán bộ quản lý thựchiện các công việc sau:

- Xây dựng hệ thống chương trình lưu trữ, tra cứu nhanh các thông tin với độchính xác, tin cậy cao trong thời gian nhanh nhất

- Cung cấp nhanh chóng, đầy đủ chính xác thông tin theo yêu cầu của cán bộquản lý, các cấp lãnh đạo có liên quan

- Xem trên màn hình các biểu mẫu báo cáo tổng quát hay chi tiết theo từngchức vụ

- Các đơn vị gửi báo cáo lên không phải thông qua nhiều công văn giấy tờ màchỉ cần một đĩa mềm do hệ thống lưu trữ của các số liệu sau đó gửi lên trên,

hệ thống sẽ tự động xử lý và in ra báo cáo

Do đó mục đích của đề tài này là xây dựng cơ sở dữ liệu thống nhất cho việcquản lý và lưu trữ những thông tin về cán bộ của Ngân hàng ACB giúp cho việc tracứu thông tin một cách nhanh chóng chính xác Chương trình cho phép lưu trữ, thống

kê, tra cứu, in các báo cáo theo yêu cầu của cán bộ quản lý

Mỗi đề tài có những điểm mạnh và điểm yếu riêng, vấn đề mà chúng tôi ưu tiênkhi chọn lựa đề tài phân tích thiết kế hệ thống quản lý nhân sự là đưa ra được cácmẫu quản lý nhân sự: dễ sử dụng, có thể mô hình hóa một cỏch tổng quỏt nhất cỏcvấn đề đặt ra trong thực tế, có khả năng áp dụng cho lớp các bài toán phục vụ quản lý

và có khả năng chuyển thành chương trình sử dụng trong thực tế nhanh nhất

1.2 Thực trạng lĩnh vực đề tài nghiên cứu

Trong thực tế ta có thể thấy rằng một số hệ thống hiện tại nếu làm thủ công thì dù cán bộ tổ chức có cố gắng và cải tiến phương pháp làm việc đến đâu đi chăng nữa thì vẫn tồn tại những vấn đề sau:

- Thời gian tìm kiếm ghi chép quá lớn, khi có thông tin cần thiết thì thời gian tổng hợp thông tin rất nhiều không đáp ứng được yêu cầu.

- Công việc tổng hợp hết sức khó khăn, dễ bị nhầm lẫn.

- Nhiều khoản mục thông tin và ghi chép không thống nhất.

- Nhiều người làm một công việc thông tin sẽ không nhất quán và dễ xảy ra sai sót.

- Khi có sự thay đổi điều chỉnh tốn nhiều thời gian.

Từ vấn đề trên và điều kiện cụ thể của cơ quan cho phép việc đưa tin học vào quản lý nó sẽ làm giảm được rất nhiều về thời gian ít sai sót, giúp cho người làm công tác quản lý có thời gian nghiên cứu hoặc nghiên cứu học tập vào những công tác khác

1.3 Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu

Một số lĩnh vực về quản lý như quản lý tiền lương của nhân viờn, quản lý phảicực kỳ chính xác Khi có sự thay đổi về hợp đông ký được, cấp bậc, khen thưởng, kỷluật, chức danh thì cán bộ tổ chức phải qua từng bước tìm từng người để bổ xungsửa đổi cho phù hợp với thực tế Sau đó lại phải lưu vào hồ sơ Vì vậy số lượng hồ sơngày một tăng, người quản lý hồ sơ cũng phải tăng theo dẫn đến quản lý cán bộ cũnggặp nhiều khó khăn

Khi lấy ra một hồ sơ cán bộ nhân viên do cấp trên yêu cầu thì việc tìm kiếm gặpnhiều khó khăn tốn nhiều công sức thời gian Điều này không những gây nhiều trởngại, ách tắc cho công việc mà còn có thể xảy ra sai sót nhầm lẫn Vì vậy một chươngtrình quản lý tự động trên máy tính dễ sử dụng là cực kỳ cần thiết

Nghiên cứu khoa học lần này, được sự hướng dẫn của thầy Lê Văn Hùng chúngtôi mạnh dạn xây dựng chương trình “Quản lý nhân sự trong ngân hàng” để được ápdụng sau khi xây dựng xong chương trình

1.4 Xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự

1.4.1 Các thành phần của một hệ thống thông tin quản lý

Việc liên kết giữa các thiết bị trong một hệ thống thông tin bằng các dây dẫn lànhững mối liên hệ của hệ thống có thể nhìn thấy được Ngược lại, các mối liên kết phần lớn các yếu tố trên lại không thể nhìn thấy được, vì chúng được hình thành và diễn ra khi hệ thống hoạt động Chẳng hạn, như việc lấy dữ liệu từ các cơ

sở dữ liệu, và việc truyền dữ liệu đi xa hàng trăm cây số, việc lưu trữ dữ liệu trên các thiết bị từ

Ta có mô hình liên kết như sau:

1.4.2 Các bước phát triển của một hệ thống thông tin quản lý

- Khảo sát: Tìm hiểu về hệ thống cần xây dựng

- Phân tích hệ thống: Phát hiện vấn đề, tìm ra nguyên nhân, đề xuất các giải

pháp và đặt ra yêu cầu cho hệ thống thông tin cần giải quyết

- Thiết kế hệ thống: Lên phương án tổng thể hay một mô hình đầy đủ của hệ

- thống thông tin Bao gồm cả hình thức và cấu trúc của hệ thống.

- Xây dựng hệ thống thông tin: Bao gồm việc lựa chọn phần mền hạ tầng, các

phần mền hạ tầng, các phần mền đóng gói, các ngôn ngữ sử dụng và

chuyển tải các đặc tả thiết kế thành các phần mền cho máy tính

- Cài đặt và bảo trì: Khi thời gian trôi qua, phải thực hiện những thay đổi cho

các chương trình để tìm ra lỗi trong thiết kế gốc và để đưa thêm vào các yêu cầu mới phù hợp với các yêu cầu của người sử dụng tại thời điểm đó

Ta có chu trình phát triển của một hệ thống thông tin như sau:

Bài nghiên cứu khoa học của chúng em mới chỉ dừng lại ở bước phân tích cácchức năng và yêu cầu sử dụng của một hệ thống thông tin về quản lý nhân sự

CHƯƠNG 2 KHẢO SÁT VÀ MÔ TẢ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ

2.1 Bài toán quản lý nhân sự tại Ngân hàng ACB

Công việc quản lý nhân sự do phòng Tài chính lao động tiền lương đảm nhiệm Công việc quản lý nhân sự của Ngân hàng hiện nay vẫn chưa có phần mềnquản lý hỗ trợ mà vẫn thực hiện bằng tay với các sổ sách giấy tờ kèm theo Công việc quản lý nhân sự của một hành chính sự nghiệp mà cụ thể tại Ngân hàng ACB phải quản lý những vấn đề sau:

- Quản lý về công tác tuyển dụng

- Quản lý về hồ sơ nhân viên

- Quản lý về khen thưởng, kỷ luật

- Quản lý về đào tạo

- Quản lý về quá trình công tác

- Quản lý lương

- Quản lý về chế độ BHXH

- Quản lý về giải quyết chính sách cho người lao động

- Quản lý về nghỉ việc, nghỉ hưu, nghỉ phép

Bài toán mô tả nghiệp vụ quản lý nhân sự của Ngân hàng ACBnhư sau:

Khi có nhu cầu bổ sung nhân lực, các phòng ban, trung tâm, bộ phận kỹ thuật, cửa hàng lên danh sách những vị trí thiếu gửi lên phòng tổ chức lao động cho Ban lãnh đạo duyệt Nếu được duyệt, Ban lãnh đạo sẽ ra quyết định tuyển

dụng và phòng tổ chức lao động sẽ đưa ra thông báo tuyển dụng tới người lao động.

Sau khi đọc thông báo, người lao động sẽ nộp hồ sơ lao động vào Ngân hàng để xin thi tuyển Hồ sơ thi tuyển phải đầy đủ các thông tin về bản thân, trình độ chuyên môn, trình độ học vấn …

Sau khi tiếp nhận hồ sơ lao động, bộ phòng tổ chức lao động cùng với nhân viên phòng ban cần bổ sung lao động sẽ trực tiếp duyệt hồ sơ và phỏng vấn người lao động

Nếu đạt, Ngân hàng sẽ kí hợp đồng thử việc với người lao động Thời gian thử việc tùy thuộc vào trình độ của người lao động như đối với thợ hoặc trung cấp thời gian thử việc là 1 tháng, còn trình độ Cao đẳng, Đại học là 3 tháng Trong thời gian thử việc, người lao động sẽ được hưởng mức lương và chế độ

ưu đãi của chế độ thử việc

Sau thời gian thử việc, nếu đạt Ngân hàng sẽ kí hợp đồng lao động với người lao động theo thời hạn là 3 năm Và sau 3 năm hợp đồng sẽ được kí lại Sau khi đã kí hợp đồng lao động với người lao động, Ngân hàng có trách nhiệm đóngBHXH cho người lao động để đảo bảo lợi ích chính đáng cho người lao động trong thời gian làm việc tại công ty

Tùy vào từng khả năng trình độ chuyên môn của người lao động và nhu cầu,

vị trí của đơn vị có nhu cầu bổ sung lao động mà người lao động sẽ được phân công lao động vào từng vị trí khác nhau.Việc phân công lao động sẽ được ghi trong quyết định bổ nhiệm lao động.

Trong quá trình làm việc tại công ty, người lao động sẽ chịu sự giám sát vàquản lý trực tiếp của đơn vị đó Và người lao động có thể làm đơn yêu cầu

chuyển công tác sang đơn vị khác trong công ty Đơn yêu cầu này sẽ được chuyển đến

Phòng tổ chức lao động để gửi lên Ban lãnh đạo duyệt Nếu được duyệt thì phòng tổ chức lao động sẽ ra quyết định chuyển công tác đến người lao động Hoặc người lao động có thể chuyển công tác theo nhu cầu làm việc của công ty

Và tại một đơn vị mới người lao động sẽ được xếp vào vị trí, chức vụ và có các mức phụ cấp chức vụ có thể giống hoặc khác khi ở đơn vị cũ

Khi làm trong công ty, tùy vào từng chức vụ đảm nhiệm mà người lao động

có thể đi công tác ở đơn vị bạn Và phòng lao động tiền lương sẽ theo dõi quá trình công tác để thực hiện tính lương và các phụ cấp(nếu có) cho người lao độngTrong khi làm việc, Hội đồng kỉ luật của Ngân hàng có trách nhiệm khen thưởng, kỉ luật những cá nhân, tập thể có thành tích tốt cũng như vi phạm lao động, vi phạm an toàn lao động Những thành tích hay kỉ luật này sẽ được lưu trong quyết định khen thưởng hay quyết định kỉ luật của công ty

Khi mới vào công ty, tùy từng trình độ mà người lao động sẽ có mức lương

và bậc lương khởi đầu Trong thời gian làm việc, nếu người lao động hoàn

thành tốt nhiệm vụ được giao, không có vi phạm kỉ luật lao động, không có vi phạm an toàn lao động thì sau 3 năm sẽ nâng bậc lương một lần Việc nâng bậc lưong tùy vào trình độ học vấn của người lao động Nếu người lao động với trình độ là thợ hoặc trung cấp, thì phải thi nâng bậc Còn người lao động với trình độ là Cao đẳng, Đại học thì không phải thi nâng bậc mà được xếp vào hệ chuyên viên Bậc lương hiện thời sẽ được lưu vào quyết định nâng bậc lương.

Hàng ngày, quá trình công tác của người lao động được theo dõi qua bảng chấm công và hàng tháng xét lương cho người lao động

Giải quyết chế độ nghỉ hưu: đối với người lao động có 20 năm công tác,

55 tuổi đối với nữ và 60 tuổi đối với nam Những người lao động đủ tuổi nghỉ hưu được lưu trong quyết định nghỉ hưu và được theo dõi trong sổ theo dõi nghỉ hưu và được hưởng lương từ sở LĐTBXH

Giải quyết các trường hợp nghỉ chế độ: như ốm, nghỉ đẻ, đi học để nâng caotrình độ tay nghề … thì họ được xét lương và hưởng các mức phụ cấp để đảm bảolợi ích cho họ và họ được Ngân hàng theo dõi trong Sổ theo dõi nghỉ chế độ

Phòng tổ chức hành chính lao động tiền lương hàng tháng sẽ phải báo cáothống kê cho Ban lãnh đạo và sở LĐTBXH theo tháng, hoặc theo từng quý hoặcnhững khi đột xuất

2.2 Thực trạng quản lý nhân sự tại Ngân hàng.

2.2.1 Bôô phâôn quản lý nhân sự có nhiêôm vụ:

- Tuyển lao động mới cho Ngân hàng khi có nhu cầu từ các phòng ban, các

bộ phận…

- Quản lý, lưu trữ thông tin của tất cả cán bộ, công nhân viên trong công ty

- Sắp xếp, phân công lao động, chấm công, xét hệ số lương, quản lý diễn biếnlương

- Theo dõi và quản lý quá trình công tác của lao động

- Chịu trách nhiệm về việc đảm bảo lợi ích cho người lao động: Đóng

BHXH, giải quyết các chính sách

- Thống kê, báo cáo về tình hình nhân sự và quá trình công tác của cán bộ công nhân viên trong Ngân hàng với Ban lãnh đạo và Sở LĐTBXH

2.2.2 Yêu cầu của hêô thống

 Tin học hoá những khâu:

- Lưu trữ hồ sơ nhân viên

- Lưu trữ quá trình công tác của nhân viên

- Lưu trữ khen thưởng kỷ luật của nhân viên

- Lưu trữ quá trình diễn biến lương của người nhân viên

- Lưu trữ các thông tin về bảo hiểm xã hội của từng nhân viên cụ thể

- Các thông tin mới nhất sẽ dễ dàng được cập nhật và sửa

Các thông tin về lao động được lưu trữ trong kho dữ liệu hồ sơ.

- Các thông tin phát sinh trong quá trình công tác sẽ liên tục được cập nhật nhanh chóng, chính xác và kịp thời

- Đối với các trường hợp đặc biệt như: điều động, thuyên chuyển công tác, nghỉ hưu hay nghỉ chế độ thì các dữ liệu liên quan sẽ được xử lý tuỳ theo yêu cầu cụ thể của người quản lý

- Công tác theo dõi diễn biến lương của người nhân viên sẽ lấy các dữ liệu liênquan từ kho dữ liệu hồ sơ cùng các quy định về lương của nhà nước để áp dụng cho người lao động cụ thể sau đó tất cả dữ liệu sẽ được đẩy vào kho

dữ liệu lương

- Quá trình đóng bảo hiểm xã hội cho nhân viên sẽ căn cứ vào các dữ liệu từkho dữ liệu lương để trích ra số tiền mà lao động đó phải trích để đóng choBHXH

- Chức năng quản lý quá trình công tác: cập nhật các thông tin phát sinh trong quá trình công tác như thông tin đi công tác, thông tin về khen

thưởng kỷ luật, thông tin về thuyên chuyển công tác…Thống kê báo cáo về quá trình công tác.

- Chức năng quản lý lương: xét phụ cấp và diễn biến lương của từng nhân viên

cụ thể

- Chức năng quản lý quá trình đóng BHXH: cập nhật các thông tin riêng củatừng nhân viên về chế độ BHXH, đóng BHXH, xem các thông tin liên quanđến BHXH

2.2.3 Đánh giá thực trạng quản lý và phương hướng giải quyết

Trên thực tế, trong công ty số lượng công nhân viên rất nhiều Việc quản lý nhân sự không chỉ đơn thuần quản lý về số lượng mà còn quản lý về mọi thông tin của công nhân viên làm việc tại công ty như lý lịch gia đình, trình độ cá nhân

… để công ty có thể quan tâm hơn đến lợi ích vật chất cũng như lợi ích tinh thần của từng công nhân viên một Thêm vào đó, việc tính toán thống kê và quản lý nhân sự của công ty có liên quan đến các cơ quan pháp luật Vì vậy, việc lưu trữ

xử lý thông tin công nhân viên thế nào cho tiện nhất đáp ứng các yêu cầu của công việc quản lý nhân sự

Hiện tại, mọi thông tin, hồ sơ nhân viên và sổ BHXH được lưu trữ trên giấy

tờ và được thực hiện bằng tay Việc quản lý, tìm kiếm đòi hỏi thời gian và thao tácthủ công quá nhiều gây khó khăn cho việc thống kê, tổng hợp, quản lý, tham mưu đề xuất, các báo cáo định kỳ và các báo cáo đột xuất của Ban lãnh đạo

 Giải pháp đặt ra ở đây là đưa ra một phương pháp quản lý mới, dựa trên nền

tảng khoa học công nghệ của xã hội phù hợp cho việc quản lý, đó là phần mền tin học giúp cho việc cập nhật, tìm kiếm, thống kê, báo cáo được quản lí trên một giao diện thống nhất, đáp ứng được các yêu cầu công tác nghiệp vụ một cách nhanh gọn, đầy đủ và chính xác, tiện lợi cho người sử dụng.

CHƯƠNG 3 PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ

3.1 Phân tích các chức năng và tác nhân của quá trình quản lý

3.1.1 Các chức năng của hêô thống như sau:

 Tuyển lao động gồm có các chức năng con sau:

- Thông báo tuyển dụng

- Tiếp nhận hồ sơ

- Phỏng vấn và duyệt hồ sơ

- Ký hợp đồng thử việc

- Ký hợp đồng lao động

 Theo dõi quá trình công tác gồm có các chức năng con như sau:

- Phân công lao động

- Theo dõi quá trình công tác

• Đi công tác

• Chuyển công tác

- Theo dõi quá trình chấm công