phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự của Ngân hàng VIBank chi nhánh Quang Trung, Hà Nội

Trong thời đại ngày nay, không thể phủ nhận máy móc, thiết bị hữu hình, thông tin được đánh giá như những nguồn tài nguyên quan trọng.

LỜI MỞ ĐẦU

Sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật và công nghệ hiện đại,kéo theo đó là sự phát triển không ngừng của công nghệ thông tin, đã làmcho máy vi tính, tinhọc hóa …đã trở thành những cụm từ phổ biến không chỉriêng đối với những chuyên viên trong lĩnh vực lập trình hay những ngườihiểu biết về máy tính; mà có thể khẳng định hầu hết mọi người đều biết đến.Công nghệ thông tin đã trở thành một ngành công nghiệp hàng đầu đối vớinhững quốc gia phát triển trên thế giới Và ở Việt Nam công nghệ thông tinthực sự đã và đang ngày càng khẳng định vai trò quan trọng trong quá trìnhhội nhập, phát triển

Trong thời đại ngày nay, không thể phủ nhận máy móc, thiết bị hữuhình, thông tin được đánh giá như những nguồn tài nguyên quan trọng.Nhưng con người luôn là yếu tố trung tâm và sử dụng các tài nguyên kháccho quá trình phát triển Có được nguồn nhân lực vững mạnh, tay nghề cao

là sự đảm bảo thành công cho tất cả mọi tổ chức Vì thế việc quản lý nguồnnhân lực là việc làm rất cần thiết và tất yếu

Do tầm quan trọng của vấn đề quản lý nhân sự nên qua quá trình thựctập tốt nghiệp tại Ngân hàng VIBank chi nhánh Quang Trung, Hà Nội, đượctìm hiểu về công tác quản lý nhân sự tại Ngân hàng VIBank chi nhánh

Quang Trung, Hà Nội em quyết định lựa chọn đề tài: “ phân tích và thiết kế

hệ thống thông tin quản lý nhân sự của Ngân hàng VIBank chi nhánh Quang Trung, Hà Nội” để làm chuyên đề tốt nghiệp Chuyên đề nhằm mục

đích đi sâu tìm hiểu quá trình quản lý nhân sự, cũng như phân tích nhữngmặt mạnh và điểm yếu còn tồn tại để khắc phục, bổ sung, giúp cho tàinguyên con người càng được nâng cao

Quản lý nhân sự không chỉ đơn giản là đo đếm số lượng lao động rồitính toán những mức lương của họ Trái lại một hệ thống thông tin quản lýnhân sự phải giải quyết được những điều cơ bản như: các yêu cầu thu thập,

lưu trữ những thông tin về hồ sơ nhân sự bao gồm như lập mới hồ sơ,chuyển giao hồ sơ, chỉnh sửa hồ sơ Bên cạnh đó là phục vụ cho quá trìnhtìm kiếm hồ sơ nhân sự một cách dễ dàng và nhanh chóng khi cần thiết Đặcbiệt là phải kết xuất ra được các báo cáo cung cấp cho quá trình quản lý

 Giới thiệu đề tài

Chương 2 Lý luận chung về phân tích thiết kế Hệ thống thông tin

Nội dung:

Chương này trình bày các vấn đề về phương pháp luận được sử dụng

để nghiên cứu đề tài

Chương 3 Phân tích, thiết kế Hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại

ngân hàng VIBank chi nhánh Quang Trung, Hà Nội

Nội dung:

Chương này trình bày quá trình thiết kế chương trình quản lý nhân sựVIBank theo tài liệu khảo sát thu thập được về quản lý nhân sự tại Ngânhàng VIBank

Kết luận

Em rất mong nhận được sự giúp đỡ, quan tâm, phê bình của các thầy

cô, các bạn để đề tài này được hoàn thiện hơn và có thể ứng dụng rộng rãitrong thực tế

Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo TS Trương Văn Tú đã tận tìnhhướng dẫn giúp em hoàn thành chuyên đề này Em cũng xin cảm ơn các côchú tại ngân hàng VIBank đã cung cấp tư liệu để em hoàn thành chuyên đề

Chương I Tổng quan về Ngân hàng VIBANK và chuyên

đề thực tập tốt nghiệp

1.1 Giới thiệu chung về ngân hàng VIBank

Ngân hàng TMCP Quốc Tế Việt Nam (tên gọi tắt là Ngân hàng Quốc Tế

- VIB Bank) được thành lập theo Quyết định số 22/QĐ/NH5 ngày25/01/1996 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam

 Tên Ngân hàng: Ngân hàng VIB( ngân hàng quốc tế)

 Địa chỉ: 64-68 Lý Thường Kiệt, Quận Hoàn Kiếm,

Ngân hàng Quốc Tế là một ngân hàng bán lẻ, chủ yếu cung cấp các sảnphẩm, dịch vụ tài chính trọn gói cho khách hàng mà phần lớn là nhữngdoanh nghiệp vừa và nhỏ hoạt động lành mạnh và những cá nhân, gia đình

có thu nhập ổn định

Ngân hàng Quốc Tế luôn được Ngân hàng Nhà nước Việt Nam xếp loạitốt nhất theo các tiêu chí đánh giá hệ thống Ngân hàng Việt Nam trong nhiềunăm liên tiếp.

Ngân hàng Quốc Tế đang tiếp tục củng cố vị trí của mình trên thị trườngtài chính tiền tệ Việt Nam Từ khi bắt đầu hoạt động ngày 18/09/1996 với sốvốn điều lệ ban đầu là 50 tỷ đồng Việt Nam, Ngân hàng Quốc Tế đang pháttriển thành một trong những tổ chức tài chính trong nước dẫn đầu thị trườngViệt Nam

Đến cuối tháng 9 năm 2007, vốn điều lệ của Ngân hàng Quốc Tế là 1.500

tỷ đồng Tổng tài sản đạt trên 22.000 tỷ đồng Ngoài Hội sở tại Hà Nội,Ngân hàng Quốc Tế có gần 80 Chi nhánh tại Hà Nội, thành phố Hồ ChíMinh, Hải Phòng, Quảng Ninh, Hải Dương, Vĩnh Phúc, Nghệ An, QuảngNgãi, Thanh Hóa, Nha Trang, Huế, Đà Nẵng, Vũng Tàu, Đồng Nai, BìnhDương, Cần Thơ, An Giang, Kiên Giang và mạng lưới 37 Tổ công tác tại 35tỉnh, thành phố trên toàn quốc

Với phương châm “Luôn gia tăng giá trị cho bạn!”, Ngân hàng Quốc Tế

không ngừng gia tăng giá trị của khách hàng, của đối tác, của cán bộ nhânviên ngân hàng và của các cổ đông

1.2 Giới thiệu về ngân hàng VIBank chi nhánh Quang Trung, Hà nội

 Tên đơn vị: Ngân hàng Quốc Tế - VIB Bank

 Địa chỉ: 59-Quang Trung-Hai Bà Trưng-Hà Nội

 Điện thoại: (84-4) 9445289

 Fax: (84-4) 944529

1.2.1 Quá trình hình thành và phát triển

 Ngân hàng Quốc Tế là một trong những ngân hàng cổ phần đầutiên tham gia Liên minh thẻ Vietcombank, và đã đạt được nhữngthành công đáng kể trong hoạt động phát hành và thanh toán thẻ

 Ngày 18/09/2004, Ngân hàng Quốc Tế đã ra mắt thẻ ghi nợ nộiđịa Values Connect 24 liên kết phát hành với Vietcombank, đánhdấu sự tham gia thị trường thẻ của VIB Bank

 Tháng 12/2005, Ngân hàng Quốc Tế là ngân hàng đầu tiên trongliên minh thẻ hợp tác với Vietcombank phát hành thẻ tín dụngquốc tế Mastercard

 Với những thành công trên, tháng 01/2006, Trung tâm thẻ VIBBank chính thức được thành lập Với mô hình tổ chức hiện đại,chuyên nghiệp, Trung tâm thẻ VIB Bank đã có những thành côngbước đầu

 Triển khai thành công Hệ thống quản lý thẻ và chuyển mạch tàichính hiện đại với nhà cung cấp giải pháp thẻ hàng đầu Card TechLimited

 Tháng 5/2006, khai trương trụ sở mới Trung tâm Thẻ tại 59Quang Trung, Hai Bà Trưng, Hà Nội

 Tháng 6/2006, trở thành thành viên chính thức của các Tổ chứcthẻ quốc tế Visa và Mastercard

 Tháng 7/2006, độc lập phát hành thẻ ghi nợ nội địa VIB Valuesvới những tính năng bảo mật vượt trội cho phép chủ thẻ có thể sửdụng thẻ tại hệ thống ATM và các điểm thanh toán thẻ củaVietcombank và 16 ngân hàng khác trong Liên minh

 Tháng 10/2006, VIB Bank chính thức giới thiệu và đưa vào sửdụng hệ thống VIB ATM trên toàn quốc.

 Hiện nay, Trung tâm thẻ Ngân hàng Quốc tế đang tích cực hợp tácvới các tổ chức thẻ Quốc tế Visa và Mastercard để phát hành vàthanh toán thẻ Visa, Mastercard trên nền tảng hệ thống công nghệhiện đại của VIB Bank

1.2.2 Sứ mệnh

 Phát triển bền vững cho doanh nghiệp vừa và nhỏ đang vươn lên,

 Sáng tạo và đa dạng sản phẩm dịch vụ cho cá nhân có thu nhập

 Dịch vụ tài chính ngân hàng toàn diện cho doanh nghiệp lớn,

 Liên minh, đối tác chiến lược với các định chế tài chính

1.2.3 Giá trị cốt lõi

 Hướng tới Khách hàng,

 Năng động - Sáng tạo,

 Hợp tác - Chia sẻ,

 Trung thực - Tin cậy,

 Tuân thủ tuyệt đối

1.2.4 Tầm nhìn

“…VIB Bank trở thành một trong những ngân hàng thương mại cổ phần

dẫn đầu trên thị trường, cung cấp các dịch vụ tài chính ngân hàng đa năng, trọn gói cho các nhóm khách hàng trọng tâm tại các vùng kinh tế trọng điểm của Việt Nam ”

1.2.5 Sơ đồ tổ chức

 Giám đốc:

 Giám đốc là người nhận quyết định từ tổng Ngân hàng Quốc

Tế VIBank, sau đó ra quyết định và quản lý chung các côngviệc tại Hội sở chính cũng như các chi nhánh ngân hàngVIBank

 Phòng phát triển đại lý

 Phát triển hoạt động kinh doanh

 Quản lý hệ thống Đại lý kinh doanh thẻ( đại lý tổ chức làdoanh nghiệp, tổ chức)

Phòng thẻ tín

dụng

Phòng phát triển thanh toán thẻ

Phòng phát triển đại lý

soát rủi ro

 Phòng marketing:

 Phát triển thông tin

 Tổ chức nghiên cứu thông tin

 Quảng bá và truyền thông sản phẩm

 Thực hiện các hình thức xúc tiến bán hàng (như khuyến mãi,

 Hoạt động thanh toán liên ngân hàng

 Hoạt động thanh toán với các tổ chức thẻ (như VISA, MasterCard…)

 Phòng kinh doanh thẻ:

 Kinh doanh bán sản phẩm thẻ( thẻ nội địa và thẻ tín dụng)

 Phát hành thẻ liên kết giữa VIBank với các tổ chức khác

 Hỗ trợ hoạt động phát hành trên toàn hệ thống

 Phòng phái triển thanh toán thẻ:

 Phát triển các dịch vụ thanh toán bằng thẻ

 Xử lý các nghiệp vụ phát sinh gia trong quá trình thanh toán

 Phối hợp thực hiện các chương trình gia tăng doanh số thanhtoán thẻ

 Quản lý giao dịch mạng ATM trên toàn hệ thống

 Quản lý dịch vụ thanh toán điện tử

 Phòng phát triển sản phẩm

 Nghiên cứu và đưa ra sản phẩm mới về thẻ

 Phát triển các dịch vụ giá trị gia tăng trên nền tảng sản phẩmthẻ

 Phát triển các dịch vụ thanh toán trên nền công nghệ (mobilebanking, ebanking…)

 Làm mới sản phẩm hiện có của ngân hàng

 Xem xét và thống kê tất cả các giao dịch thẻ liên quan đến ngânhàng VIBank.

 Phòng ngừa và kiểm soát các giao dịch thẻ giả, thẻ không hợplệ

 Giải quyết các thắc mắc của khách hàng liên quan đến giaodịch thẻ

 Phòng dịch vụ khách hàng

 Làm việc trực tiếp với khách hàng tại trung tâm thẻ

 Phối hợp thực hiện và giải quyết các giao dịch trực tiếp với khách hàng

 Phát triển hoạt động kinh doanh gồm:

 Kinh doanh bán sản phẩm thẻ( thẻ nội địa và thẻ tín dụng)

 Phát hành thẻ liên kết giữa VIBank với các tổ chức khác

 Hỗ trợ hoạt động phát hành trên toàn hệ thống

 Phát triển dịch vụ thanh toán bằng thẻ

 Quản lý hệ thống Đại lý kinh doanh thẻ:

 Đại lý tổ chức: là doanh nghiệp, tổ chức tài chính,…

 Đại lý cá nhân: cộng tác viên làm việc full time, half time

 Phát triển mạng lưới khách hàng, cùng các cộng tác viên làm việctrực triếp dưới sự quản lý của ngân hàng

 Mở rộng hoạt động liên kết bán chéo với các đối tác khác( doanhnghiệp hoạt động tài chính và doanh nghiệp không hoạt động tàichính)

 Phát triển các điểm bán sản phẩm bên ngoai hệ thống ngân hàngnhư tại siêu thị, cửa hàng bản lẻ, …

 Hỗ trợ phát triển hình ảnh, sản phẩm thẻ bên ngoài ngân hàng

Thẻ quôc tế: Master Card

Dịch vụ thanh toán: phát triển điểm thanh toán thẻ

Thẻ liên kết: liên kết nội địa

1.3.3 Nhân sự

 Trưởng phòng: Nguyễn Chí Ánh Hoạt có nhiệm vụ quản lý chunghoạt động của phòng

 10 nhân viên chính thức, chia làm 4 nhóm quản lý:

2 nhân viên phụ trách thẻ nội địa

2 nhân viên phụ trách thẻ quốc tế

2 nhân viên phụ trách thẻ thanh toán

4 nhân viên phụ trách thẻ liên kết

 7 đại lý tổ chức

 75 đại lý cá nhân

1.4 Giới thiệu đề tài:

Việc tin học hoá Tổ chức quản lý nhân sự mang lại nhiều lợi ích hơn

so với quản lý thủ công Quản lý thông tin về cán bộ, công nhân viên là mộtbài toán quan trọng và có nhiều ứng dụng trong việc quản lý nguồn nhânlực, chính sách cán bộ nhằm đưa ra các quyết định trong lĩnh vực xâydựng đội ngũ lao động đủ khả năng và trình độ đáp ứng các nhu cầu tronggiai đoạn mới

Mục tiêu cơ bản của các dự án Tin học hoá quản lý hành chính Nhànước trong các giai đoạn 1996-1997, 1998-1999 và 2001-2005 là tạo đượcmột hệ thống thông tin thống nhất phục vụ điều hành và quản lý Nhà nước.Việc tin học hóa Tổ chức quản lý nhân sự mang lại nhiều lợi ích:

 Bộ máy quản lý nhân sự gọn nhẹ, chỉ cần số ít nhân viên với hệthống máy vi tính

 Tổ chức quản lý, lưu trữ trên hệ thống máy vi tính làm tăng tính

an toàn, bảo mật cao hơn

 Phù hợp với các ứng dụng triển khai trên diện rộng

 Chi phí ban đầu ít vì chỉ phải triển khai trên máy chủ

 Dễ dàng phát triển ứng dụng, tất cả các dịch vụ chỉ phải triểnkhai trên máy chủ, do vậy dễ dàng bảo trì, phát triển hệ thống

 Không phụ thuộc vào phạm vi ứng dụng Việc mở rộng ít tốnkém

 Đào tạo sử dụng chương trình ít tốn kém

 Dễ dàng tích hợp với các ứng dụng khác trong một website

Có thể thấy rõ vấn đề quản lý nguồn nhân lực là vấn đề sống còn củamỗi doanh nghiệp tổ chức Nhưng để quản lý tốt không phải là một việc đơngiản, ngược lại nó lại rất phức tạp và khó khăn Buộc người thiết kế phải đisâu tìm hiểu cặn cẽ từng yếu tố liên quan Do tầm quan trọng ấy của vấn đềquản lý nhân sự nên em đã chon đề tài “ phân tích và thiết kế hệ thống thông

tin quản lý nhân sự của Ngân hàng VIBank chi nhánh Quang Trung, HàNội.”

Chương 2 Lý luận chung về phân tích thiết kế

Các HTTT có thể là hoàn toàn thủ công hay dựa trên máy tính Ngoàimáy tính điện tử, HTTT còn có con người, các phương tiện thông tin liênlạc các quy tắc, thủ tục, phương pháp và mô hình toán học để xử lý dữliệu, quản lý, phân phát và sử dụng thông tin Hầu hết các HTTT đều đượcgọi là HTTT quản lý vì nó phục vụ cho công tác quản lý

Đầu vào (Input) của HTTT được lấy ra từ các nguồn (Sources) vàđược xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã được lưu trữ từtrước Kết quả xử lý (Output) được chuyển đến các đích (Destination) hoặccập nhật vào các kho dữ liệu (Storage)

Xem hình 2.1 Mô hình biểu diễn HTTT (trang sau)

Hình 2.1 Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin

(Nguồn: Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý Tác giả: TS Trương Văn Tú - TS Trần Thị Song Minh)

Như hình trên minh họa, mọi HTTT có bốn bộ phận: bộ phận đưa dữliệu vào, bộ phận xử lý, kho dữ liệu và bộ phận đưa dữ liệu ra Với mộtHTTT quản lý nhân sự thì:

 Nguồn của hệ thống đó là các thông tin cá nhân của cán bộ baogồm những thông tin cơ bản nhất về gia đình, xã hội, quá trìnhcông tác,…

 Nguồn này được thu thập thông qua các giấy tờ chứng nhận,khai báo của cán bộ, nhân viên và được xử lý lưu trữ

 Quá trình lưu trữ sẽ lưu trữ cả những dữ liệu ban đầu như hồ sơ

lý lịch cán bộ và những thông tin qua xử lý như các báo cáothống kê lao động

 Sau đó thông tin, dữ liệu sẽ được phân phối cho người dùng vớinhững mức độ chi tiết, tổng hợp khác nhau tùy thuộc vào quyềnhạn vị trí người dùng trong tổ chức

Nguồn

(Source)

Xử lý (Processing)

Thu thập

(Input)

Lưu trữ (Storage)

Phân phát (Output) Đích (Destination)

2.1.1 Phân loại Hệ thống thông tin trong tổ chức

 Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra

Các HTTT thường sử dụng các công nghệ khác nhau nhưngchúng phân biệt bởi loại hoạt động mà chúng trợ giúp Có 5 loại:HTTT xử lý giao dịch TPS, HTTT quản lý MSI, HTTT trợ giúp raquyết định DSS, Hệ thống chuyên gia ES và Hệ thống tăng cườngkhả năng cạnh tranh ISCA

 Hệ thống thông tin xử lý giao dịch TPS (Transaction ProcessingSystem): chính tên của chúng đã nói rõ các HTTT xử lý giao dịch xử

lý các dữ liệu đến từ các giao dịch mà tổ chức thực hiện với kháchhàng, nhà cung cấp, những người cho vay hoặc với nhân viên của

họ Các hệ thống xử lý giao dịch có nhiệm vụ tập hợp tất cả các dữliệu cho phép theo dõi các hoạt động của tổ chức Chúng trợ giúpcác hoạt động ở mức tác nghiệp (là một HTTT nghiệp vụ) Có thể kể

ra các hệ thống thuộc loại này như: hệ thống trả lương, lập đơn đặthàng, lập hóa đơn, theo dõi khách hàng,…

 Hệ thống thông tin quản lý MIS (Management Information System):

đó là những hệ thống trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức, cáchoạt động này nằm ở mức tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kếhoạch chiến lược Chúng dựa chủ yếu vào các cơ sở dữ liệu được tạo

ra bởi hệ thống xử lý giao dịch cũng như những nguồn dữ liệu ngoài

tổ chức Nói chung chúng cung cấp các thông tin cho các nhà quản

lý một cách định kỳ hoặc theo yêu cầu để trợ giúp cho các hoạt độngquản lý của tổ chức như lập kế hoạch, kiểm tra thực hiện, tổnghợp…Các báo cáo này tóm lược tình hình về một mặt đặc biệt nào

đó của tổ chức và thường có tính so sánh, chúng làm tương phảntình hình hiện tại với một dự báo, các dữ liệu hiện thời của cácdoanh nghiệp trong cùng một ngành công nghiệp, dữ liệu hiện thời

chỉ tiêu, theo dõi năng suất hoặc sự vắng mặt của nhân viên, nghiêncứu về thị trường…là các ví dụ cho HTTT quản lý.

 Hệ thống chuyên gia ES (Expert System): là những hệ thống cơ sởtrí tuệ, có nguồn gốc từ nghiên cứu về trí tuệ nhân tạo, trong đó có

sự biểu diễn bằng các công cụ tin học những tri thức của một chuyêngia về một lĩnh vực nào đó Có thể xem lĩnh vực hệ thống chuyêngia như là mở rộng của những hệ thống đối thoại trợ giúp ra quyếtđịnh có tính chuyên gia hoặc như một sự tiếp nối của lĩnh vực hệthống trợ giúp lao động trí tuệ Tuy nhiên, đặc trưng riêng của nónằm ở việc sử dụng một số kỹ thuật của trí tuệ nhân tạo chủ yếu là

kỹ thuật chuyên gia trong cơ sở trí tuệ bao gồm các sự kiện và cácquy tắc được chuyên gia sử dụng

 Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh ISCA(Information System for Competitive Advantage): là HTTT được sửdụng như một trợ giúp chiến lược HTTT loại này được thiết lập chongười sử dụng là những người ngoài tổ chức, có thể là một kháchhàng, một nhà cung cấp và cũng có thể là một tổ chức khác của cùngngành công nghiệp…(trong khi ở 4 loại hệ thống trên người sử dụngchủ yếu là các bộ phận trong tổ chức) Hệ thống là công thực hiệncác ý đồ chiến lược Chúng cho phép tổ chức thành công trong việcđối đầu với các lực lượng cạnh tranh thể hiện qua khách hàng, cácnhà cung cấp, các doanh nghiệp cạnh tranh mới xuất hiện, các sảnphẩm thay thế và các tổ chức khác trong cùng ngành

 Phân loại theo nghiệp vụ phục vụ trong tổ chức doanh nghiệp

Theo cách phân loại này, thông tin trong tổ chức được phânchia theo cấp quản lý và trong mỗi cấp quản lý chúng lại được chiatheo nghiệp vụ mà chúng phục vụ Theo cách phân chia này có 3loại HTTT đó là: HTTT chiến lược, HTTT chiến thuật và HTTT

Xem hình 2.2 Phân loại HTTT theo lĩnh vực và mức ra quyếtđịnh (trang sau)

Tài chính

chiến lược

Marketingchiến lược

Nhân lựcchiến lược

Kinh doanh

và sản xuấtchiến lược

Hệ thốngthông tinvăn phòng

Tài chính

chiến thuật

Marketingchiến thuật

Nhân lựcchiếnthuật

Kinh doanh

và sản xuấtchiến thuậtTài chính

tác nghiệp

Marketingtác nghiệp

Nhân lựctác nghiệp

Kinh doanh

và sản xuấttác nghiệp

Hình 2.2 Phân loại hệ thống thông tin theo lĩnh vực và mức ra quyết định

(Nguồn: Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý Tác giả: TS Trương Văn Tú

- TS Trần Thị Song Minh)

2.1.2 Mô hình biểu diễn Hệ thống thông tin

Với cùng một HTTT có thể được mô tả khác nhau tùy theo quanđiểm của người mô tả Có ba mô hình đã được đề cập tới để mô tảcùng một HTTT, đó là: mô hình logic, mô hình vật lý ngoài và môhình vật lý trong

Xem hình 2.3 Ba mô hình của một HTTT

Hình 2.3 Ba mô hình của một hệ thống thông tin

(Nguồn: Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý Tác giả: TS Trương Văn Tú - TS Trần Thị Song Minh)

 Mô hình logic mô tả hệ thống làm gì: dữ liệu mà nó thu thập, xử lý

mà nó phải thực hiện, các kho chứa kết quả hoặc dữ liệu để lấy racho các xử lý và thông tin mà hệ thống sản sinh ra Mô hình này trảlời cho câu hỏi “Cái gì?” và “Để làm gì?” Nó không quan tâm tớiphương tiện được sử dụng cũng như địa điểm hoặc thời điểm mà dữliệu được xử lý

 Mô hình vật lý ngoài chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy được của

hệ thống như là các vật mang dữ liệu và vật mang kết quả cũng nhưhình thức của đầu vào và của đầu ra, phương tiện để thao tác với hệthống, những dịch vụ, bộ phận, con người và vị trí công tác tronghoạt động xử lý, các thủ tục công cũng như yếu tố về địa điểm thựchiện xử lý dữ liệu, loại màn hình hoặc bàn phím được sử dụng Mô

Mô hình vật lý ngoài (Góc nhìn sử dụng)

Mô hình logic (Góc nhìn quản lý)

Mô hình vật lý trong (Góc nhìn kỹ thuật)

hình này cũng chú ý tới mặt thời gian của hệ thống, nghĩa là vềnhững thời điểm mà các hoạt động xử lý dữ liệu khác nhau xảy ra.

Nó trả lời cho câu hỏi: “Cái gì?”,”Ở đâu?”,”Khi nào?”

 Mô hình vật lý trong liên quan tới những khía cạnh vật lý của hệthống, tuy nhiên không phải là cái nhìn của người sử dụng mà làcủa nhân viên kỷ thuật Chẳng hạn đó là những thông tin liên quantới loại trang thiết bị được sử dụng để thực hiện hệ thống, dunglượng kho lưu trữ và tốc độ xử lý của thiết bị, tính chất vật lý củakho dữ liệu trong kho chứa, cấu trúc của các chương trình và ngônngữ thể hiện Mô hình này giải đáp câu hỏi “Như thế nào?”

Ba mô hình trên có độ ổn định khác nhau, mô hình logic là ổn địnhnhất và mô hình vật lý trong là biến động nhất

2.2 Tầm quan trọng của một hệ thống thông tin hoạt động tốt

Sự hiệu quả trong công tác quản lý của một tổ chức dựa phần lớn vàochất lượng thông tin do các HTT chính thức sản sinh ra (những HTTT có tậphợp quy tắc làm việc có văn bản, quy trình rõ ràng) Dễ thấy rằng từ sự hoạtđộng kém của một HTTT sẽ là nguồn gốc gây ra những hậu quả xấu nghiêmtrọng Hoạt động tốt hay xấu của một HTTT được đánh giá thông qua chấtlượng của thông tin mà nó cung cấp Gồm 5 tiêu chuẩn sau:

2.2.5 Tính kịp thời

Thông tin có thể là tin cậy, dễ hiểu, thích ứng và được bảo vệ antoàn nhưng vẫn không có ích khi không được gửi tới người sử dụngvào đúng lúc cần thiết

B Phân tích, thiết kế Hệ thống thông tin

2.1 Phương pháp phát triển một Hệ thống thông tin

2.1.1 Nguyên nhân dẫn tới việc phát triển một hệ thống thông tin

Mục đích cuối cùng của dự án phát triển một HTTT là trang bị cho tổchức những công cụ quản lý tốt nhất và phù hợp nhất Phát triển một HTTTbao gồm việc phân tích hệ thống đang tồn tại, thiết kế một hệ thống mới,thực hiện và tiến hành cài đặt nó Phân tích một hệ thống bắt đầu từ việc thuthập dữ liệu và chỉnh đốn chúng để đưa ra được chẩn đoán về tình hình thực

tế Thiết kế là nhằm xác định các bộ phận của một hệ thống mới có khả năngcải thiện tình trạng hiện tại và xây dựng các mô hình logic và mô hình vật lýngoài của hệ thống đó Cài đặt một hệ thống là tích hợp nó vào hoạt độngcủa tổ chức

Có rất nhiều nguyên nhân buộc một tổ chức phải tiến hành phát triểnmột HTTT mới Có thể tóm lược như sau:

 Giải quyết vấn đề quản lý: những yêu cầu mới của quản lý cũng

có thể dẫn đến sự cần thiết của một dự án phát triển HTTT mới.Nhằm nâng cao năng lực cạnh tranh, nâng cao chất lượng sảnphẩm, giảm chi phí sản xuất, cung cấp thông tin tôt hơn chongười có yêu cầu, nâng cao năng lực và hiệu quả quản lý, hiệnđại hóa phương pháp và phương thức quản lý của tổ chức

 Tận dụng những cơ hội mới: như cơ hội mở rộng kinh doanh,hội nhập; sự xuất hiện của những công nghệ mới

 Áp lực cạnh tranh đối với tổ chức: đó là sự mở rộng quy mô vàloại hình của các tổ chức cùng ngành

 Yêu cầu quản lý của cấp trên: đó là các nghị quyết, chỉ thị, quyếtđịnh không chỉ của cấp trên mà còn của các cơ quan pháp luật,Nhà nước

2.1.2 Phương pháp phát triển một Hệ thống thông tin

Tất cả các phương pháp phát triển một HTTT đều phải đảm bảo được

sự phù hợp đối với tổ chức, chính xác về mặt kỹ thuật, tuân thủ các giới hạn

về tài chính và thời gian định trước Không nhất thiết phải theo đuổi mộtphương pháp để phát triển một HTTT, tuy nhiên không có phương pháp sẽ

có nguy cơ không đạt được những mục tiêu định trước Đó là do HTTT làmột đối tượng phức tạp, vận động trong môi trường cũng rất phức tạp Đểlàm chủ sự phức tạp đó, phân tích viên cần phải có một cách tiến hànhnghiêm túc, một phương pháp cụ thể

Một phương pháp là một tập hợp các bước và các công cụ cho phéptiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ nhưng dễ quản lý hơn.Phưong pháp được đề nghị ở đây dựa vào ba nguyên tắc cơ sở chung của

nhiều phương pháp hiện đại có cấu trúc để phát triển HTTT Ba nguyên tắc

đó là:

 Nguyên tắc 1: sử dụng các mô hình: mỗi HTTT bao gồm ba môhình: mô hình logic, mô hình vật lý ngoài và mô hình vật lý trong.Bằng cách cùng mô tả về một đối tượng chúng ta đã thấy ba môhình này được xem xét từ những góc độ khác nhau Phương phápphát triển HTTT được thể hiện cũng dùng tới khái niệm của những

mô hình này và do đó cần luôn luôn phân định rõ ràng ba mức trongtâm trí chúng ta

 Nguyên tắc 2: chuyển từ cái chung sang cái riêng: nguyên tắc đi từcái chung đến cái riêng là một nguyên tắc của sự đơn giản hóa Đểhiểu tốt một hệ thống thì trước hết phải hiểu các mặt chung trướckhi xem xét chi tiết Sự cần thiết áp dụng nguyên tắc này là hiểnnhiên Tuy nhiên những công cụ đầu tiên được sử dụng để phát triểnứng dụng tin học cho phép tiến hành mô hình hóa một hệ thốngbằng các khía cạnh chi tiết hơn Nhiệm vụ lúc đó sẽ khó khăn hơn

 Nguyên tắc 3: chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic khiphân tích và từ mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế.Nhiệm vụ phát triển cũng sẽ đơn giản hơn khi sử dụng nguyên tắcchuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi phân tích và từ môhình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế

2.2 Phân tích Hệ thống thông tin

2.2.1 Mục tiêu của giai đoạn phân tích chi tiết

Đây là giai đoạn cực kì quan trọng không thể thiếu khi tiến hành phântích, thiết kế một Hệ thống thông tin, James Mckeen đã làm rõ tính sống còncủa giai đoạn này bằng nhận xét: “Những người thành công nhất, nghĩa lànhững người tôn trọng nhất các ràng buộc về tài chính, về thời gian và được

người sử dụng hài lòng nhất, cũng là những người đã dành nhiều thời giannhất cho những hoạt động phân tích chi tiết và thiết kế logic.”

Mục đích chính của giai đoạn phân tích chi tiết là đưa ra được cácchẩn đoán về hệ thống đang tồn tại, nghĩa là xác định được những vấn đềchính cũng như các nguyên nhân chính của chúng, xác định được mục tiêucần đạt của hệ thống mới và đề xuất ra các yếu tố giải phápcho phép đạtđược mục tiêu trên Để làm rõ điều đó phân tích viên phải có một hiểu biếtsâu sắc về môi trường trong đó hệ thống phát triển và hiểu thấu đáo hoạtđọng của chính hệ thống

2.2.2 Các phương pháp thu thập thông tin

Có rất nhiều phương pháp khác nhau để tiến hành thu thập thông tin,tiêu biểu trong số đó là các phương pháp như: phỏng vấn, nghiên cứu tàiliệu, sử dụng phiếu điều tra và quan sát Phỏng vấn và nghiên cứu tài liệu làhai công việc thu thập thông tin đắc lực nhất dùng cho hầu hết các dự án vềHTTT Phỏng vấn cho phép thu được những xử lý theo cách khác với mô tảtrong tài liệu, gặp được những người chịu trách nhiệm trên thực tế, thu đượcnhững nội dung cơ bản khái quát về hệ thống mà nội dung đó khó có thểnắm bắt được khi tài liệu quá nhiều, đặc biệt là mục tiêu của tổ chức

a Quá trình phỏng vấn thường được thực hiện qua các bước sau:

 Chuẩn bị phỏng vấn: trong quá trình này cần lập danh sách vàlịch phỏng vấn, cần biết một số thông tin về người được phỏngvấn, lập đề cương nội dung chi tiết cho phỏng vấn theo mẫu, xácđịnh cách thức phỏng vấn, gửi trước những vấn đề yêu cầu, đặtlịch làm việc, phương tiện ghi chép

 Tiến hành phỏng vấn: nhóm phỏng vấn gồm 2 người, Cán bộphỏng vấn chính dẫn dắt phỏng vấn, lược ghi trên giấy mẫu, cán

bộ phỏng vấn phụ thu thập mẫu thông tin, bổ sung hoặc lảm rõ ý

Thái độ lịch sự, đúng giờ, tinh thấn khách quan, không được tạocảm giác thanh tra Nhẫn nại, chăm chú nghe, mềm dẻo và cởi

mở Tổng hợp kết quả phỏng vấn, lập bảng tổng hợp tài liệu,tổng hợp các thông tin thu được

b Nghiên cứu tài liệu: cho phép chúng ta nghiên cứu và tỷ mỉ về nhiều

khía cạnh của tổ chức như lịch sử hình thành và phát triển của tổ chức,tình trạng tài chính, các tiêu chuẩn và định mức, cấu trúc thứ bậc, vai trò

và các nhiệm vụ của các thành viên, nội dung và hình dạng của cácthông tin vào/ra Thông tin trên giấy tờ phản ánh quá khứ, hiện tại vàtương lai của tổ chức Khi nghiên cứu tài liệu cần nghiên cứu kỹ các vănbản sau: các văn bản về thủ tục và quy trình làm việc của cá nhân hoặcmột nhóm công tác, các phiếu mẫu sử dụng trong hoạt động của tổ chức,các loại báo cáo, bảng biểu do HTTT hiện có sinh ra

c Sử dụng phiếu điều tra: khi cấn phải lấy thông tin từ một lượng lớn

các đối tượng và trên một phạm vi địa lý rộng thì người ta dùng tớiphiếu điều tra Yêu cầu các câu hỏi trên phiếu phải rõ ràng, cùng hiểunhư nhau Phiếu ghi theo cách thức dễ tổng hợp Thường thì phiếu điềutra được thiết kế trên giấy, tuy nhiên cũng có thể dùng qua điện thoại,đĩa từ, màn hình nối mạng, trang Web động…Phiếu điều tra cần đượcphát thử sau đó hiệu chỉnh lại nội dung và hình thức câu hỏi Trên phiếunên chứa chủ yếu câu hỏi đóng và có một số câu hỏi mở

d Quan sát: khi phân tích viên muốn nhìn thấy những gì không thể hiện

trên tài liệu hoặc qua phỏng vấn như tài liệu để đâu, đưa cho ai,…Quansát có khi bị khó khăn vì người bị quan sát không thực hiện giống nhưngày thường Ngoài việc lựa chọn công cụ, phân tích viên phải xác địnhcác nguồn thông tin Cần lưu ý đến vai trò quan trọng của người sử dụng

và lợi thế khi có họ tham gia vào trong đội ngũ phân tích

2.2.3 Mã hóa dữ liệu

Mã hóa được xem là việc xây dựng một tập hợp những hàm thức mangtính quy ước và gán cho tập hợp này một ý nghĩa bằng cách cho liên hệ vớitập hợp những đối tượng cần biểu diễn

Mã hóa là một công việc của thiết kế viên HTTT Có thể coi đây là việcthay thế thông tin ở dạng “tự nhiên” thành một dãy ký hiệu thích ứng vớimục tiêu của người sử dụng Mục tiêu đó có thể là nhận diện nhanh chóng,không nhầm lẫn, tiết kiệm không gian lưu trữ và thời gian xử lý, thực hiệnnhững phép kiểm tra logic hình thức hoặc thể hiện vài đặc tính của đốitượng

2.2.4 Công cụ mô hình hóa

Có một số công cụ tương đối chuẩn cho việc mô hình hóa và xây dựngtài năng cho HTTT Đó là sơ đồ luồng thông tin, sơ đồ luồng dữ liệu và từđiển hệ thống

 Sơ đồ luồng thông tin được dùng để mô tả lại HTTT theo cáchthức động Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việclưu trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ

Các ký pháp của sơ đồ luồng thông tin được thể hiện như sau:

 Xử lý

 Kho dư trữ dữ liệu

 Dòng thông tin Điều khiển

 Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mô tả cũng chính HTTT như sơ đồluồng thông tin nhưng trên góc độ trừu tượng Trên sơ đồ chỉ baogồm các luồng dữ liệu, các xử lý, các lưu trữ dữ liệu, nguồn vàđích nhưng không hề quan tâm tới nơi, thời điểm và đối tượngchịu trách nhiệm xử lý Sơ đồ luồng dữ liệu chỉ mô tả đơn thuần

Thủ công

Giao tác người máy Tin học hóa toàn phần

Tài liệu

Thủ công

Tin học hóa

 HTTT làm gì và để làm gì Ký pháp dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu(DFD): ngôn ngữ sơ đồ luồng dữ liệu sử dụng 4 loại ký pháp cơbản: thực thể, tiến trình, kho dữ liệu và dòng dữ liệu.

Các mức của DFD:

 Sơ đồ ngữ cảnh: thể hiện rất khái quát nội dung chính của HTTT

Sơ đồ này không chi tiết mà mô tả sao cho chỉ cần một lần nhìn lànhận ra nội dung chính cảu hệ thống Để cho sơ đồ ngữ cảnh sángsủa, dễ nhìn có thể bỏ qua cacs kho dữ liệu, bỏ qua các xử lý cậpnhật Sơ đồ khung ngữ cảnh còn được gọi là sơ đồ mức 0

 Phân rã sơ đồ: để mô tả hệ thống chi tiết hơn người ta dùng kỹthuật phân rã sơ đồ Bắt đầu từ sơ đồ khung ngữ cảnh, người taphân rã ra thành sơ đồ mức 0, tiếp sau mức 0 là mức 1, mức 2…

Tên người/ bộ phận phát/ nhận tin

Tên tiến trình xử lý

Tên dòng dữ liệu

2.2.5 Lập kế hoạch phân tích chi tiết

 Thành lập đội ngũ: kết cấu cuối cùng của đội ngũ phân tích phụthuộc vào nhiều yếu tố: tầm quy mô của hệ thống, kích cỡ của tổchức, cách thức quản lý dự án trong tổ chức, sự sẵn sàng và kinhnghiệm của các thành viên tham gia Một điều tất nhiên là người

sử dụng hệ thống sẽ đóng vai trò quan trọng trong dự án, bởi vìchính họ sẽ sử dụng hệ thống trong tương lai, họ có trách nhiệmbảo đảm rằng hệ thống đó sẽ đáp ứng yêu cầu của họ Một số tổchức nhận ra sự cần thiết này và giải phóng cho một số người sửdụng khỏi nhiệm vụ hàng ngày để cho họ trở thành thành viên củađội ngũ phát triển hệ thống Tùy theo nguồn lực sẵn có và quy môcủa hệ thống đội ngũ phân tích có thể có một phân tích viên thựchiện toàn bộ các khâu công việc phát triển hệ thống, với quy mô

và bản chất phức tạp đòi hỏi đội ngũ nhiều thành viên hơn vàthường là đa chuyên ngành

 Lựa chọn phương pháp và công cụ phân tích chi tiết bao gồm cáccông việc chủ yếu là thu thập thông tin, chỉnh đốn thông tin, xâydựng nên các mô hình của hệ thống nghiên cứu, chuẩn bị tài liệu

về các mô hình đó và sử dụng các mô hình và tài liệu này để đua

ra chẩn đoán các yếu tố giải pháp Như chúng ta đã biết theo trìnhbày ở trên thì có 4 công cụ thu thập thông tin chính là: phỏng vấn,phiếu điều tra, quan sát và nghiên cứu tài liệu của tổ chức Tùythuộc vào từng hệ thống và điều kiện tác động mà chúng ta phảibiết sử dụng từng loại công cụ cho hợp lý để thu thập được nhữngthông tin có hiệu quả cao nhất

2.2.6 Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại

Một HTTT chịu sự ảnh hưởng bởi rất nhiều nhân tố bên ngoài và

gọi là các ràng buộc hệ thống Khi đưa ra chẩn đoán về hệ thống hiện tại,phân tích viên phải cố gắng để có được sự hiểu biết sâu sắc về môi trường hệthống nghiên cứu để đánh giá mức độ phù hợp giữa các đặc trưng hệ thốngvới các ràng buộc của môi trường Thông tin về môi trường được chia làm

ba lĩnh vực: tổ chức, kỹ thuật và tài chính Môi trường của hệ thống hiện tạigồm có môi trường bên ngoài, môi trường của tổ chức, môi trường vật lý vàmôi trường kỹ thuật

2.2.7 Nghiên cứu hệ thống hiện tại

Khi việc nghiên cứu hệ thống đang tồn tại kết thúc, đội ngũ phân tíchphải có sự hiểu biết đầy đủ về HTTT đang nghiên cứu Có nghĩa là hiểu lý

do tồn tại của nó, các mối liên hệ của nó với các hệ thống khác trong tổchức, những người sử dụng, bộ phận cấu thành, các phương thức xử lý,thông tin mà nó sản sinh ra, những dữ liệu mà nó thu nhận, khối lượng dữliệu mà nó xử lý, xử lý và phân phát thông tin, hiệu quả xử lý dữ liệu Trongcông đoạn này bao gồm ba nhiệm vụ chính là: thu thập thông tin về hệ thốngđang tồn tại, xây dựng mô hình vật lý ngoài và xây dựng mô hình logic

2.2.8 Chẩn đoán và xác định các yếu tố giải quyết vấn đề

Công việc này bao gồm chủ yếu ba nhiệm vụ có liên quan chặt chẽ cái

nọ với cái kia Đó là việc đưa ra chẩn đoán, xác định các mục tiêu mà hệthống được sửa chữa hoặc hệ thống mới cần đạt được và xác định các yếu tốcủa giải pháp Các nhiệm vụ đó được trình bày cái nọ nối tiếp cái kia, còntrong thực tế chúng cùng xảy ra đồng thời

Sau đó đội ngũ phân tích viên tiến hành đánh giá lại một lần nữa tínhkhả thi của dự án Phần cuối của giai đoạn đánh giá khả thi, nhóm phân tích

đã phác họa một đề xuất của dự án và đã được người sử dụng chấp thuận.Dưới ánh sáng của những thông tin vừa mới thu thập và việc đánh giá tínhkhả thi lại vừa rồi chúng ta cần xem xét và sửa đổi lại đề xuất của dự án,phải cố gắng cung cấp cho những người ra quyết định một bức tranh rõ nhất

có thể được về dự án, về các nhiệm vụ phải thực hiện, về chi phí và các ràngbuộc về thời gian thực hiện HTTT mới Cuối cùng là việc chuẩn bị và trìnhbày báo cáo chi tiết.

2.3 Thiết kế Hệ thống thông tin

2.3.1 Thiết kế logic

Mục đích của giai đoạn này là xác định một cách chi tiết và chính xácnhững cái gì mà hệ thống mới phải làm để đạt được những mục tiêu đã đượcthiết lập từ giai đoạn phân tích chi tiết mà vẫn luôn tuân thủ những ràngbuộc của môi trường Sản phẩm của giai đoạn thiết kế logic là mô hình hệthống mới bằng các sơ đồ luồng dữ liệu DFD( Data flow diagram ), các sơ

đồ cấu trúc dữ liệu DSD( Data structure diagram), các sơ đồ phân tích tracứu và các phích logic của từ điển hệ thống Mô hình này phải được nhữngngười sử dụng xem xét và thông qua đảm bảo rằng chúng đáp ứng tốt cácyêu cầu của họ Việc thiết kế logic nên bắt đầu từ việc thiết kế cơ sở dữ liệu(CSDL) cho HTTT mới Phương pháp thiết kế các bộ phận của HTTT mớinên theo những trật tự sau: thiết kế cơ sở dữ liệu,thiết kế xử lý và thiết kếcác dòng vào

a Thiết kế CSDL và tính nhu cầu bộ nhớ:

Thiết kế CSDL là xác định yêu cầu thông tin của người sử dụngHTTT mới Công việc này đôi khi là rất phức tạp Đó không chỉ làviệc phân tích viên gặp gỡ những người sử dụng và hỏi họ danh sách

dữ liệu mà họ cần để hoàn thành có hiệu quả công việc đang làm Cóhai phương pháp dùng để thiết kế CSDL

 Thiết kế CSDL logic đi từ các thông tin đầu ra: xác định các tệpCSDL trên cơ sở các thông tin đầu ra của hệ thống là phươngpháp cổ điển và cơ bản của việc thiết kế CSDL Các bước chi tiết

 Xác định các đầu ra: liệt kê toàn bộ các thông tin đầu ra, nội dụng,khối lượng, tần suất và nơi nhận của chúng.

 Xác định các tệp cần thiết cung cấp đủ dữ liệu cho việc tạo ra từngđầu ra

 Liệt kê các phần tử thông tin trên đầu ra: trên mỗi thông tin đầu rabao gồm các phần tử thông tin được gọi là các thuộc tính, phân tíchviên liệt kê toàn bộ các thuộc tính thành một danh sách Đánh dấucác thuộc tính lặp là những thuộc tính có thể nhận nhiều giá trị dữliệu; đánh dấu các thuộc tính thứ sinh là những thuộc tính đượctính toán ra hoặc suy ra từ các thuộc tính khác Những thuộc tínhkhông phải là thuộc tính thứ sinh thì được gọi là thuộc tính cơ sở;gạch chân các thuộc tính khóa cho thông tin đầu ra; loại bỏ cácthuộc tính thứ sinh khỏi danh sách, chỉ để lại các thuộc tính cơ sở.Xem xét loại bỏ các thuộc tính không có ý nghĩa trong quản lý

 Thực hiện việc chuẩn hóa mức 1(1NF): trong mỗi danh sách khôngđược phép chứa những thuộc tính lặp, nếu có thuộc tính lặp thìphải tách chúng ra thành các danh sách con có một ý nghĩa dướigóc độ quản lý; cần gắn thêm cho nó một tên, tìm cho nó mộtthuộc tính định danh riêng và thêm thuộc tính định danh của danhsách gốc

 Thực hiện việc chuẩn hóa mức 1(2 NF): mỗi thuộc tính phải phụthuộc hàm vào toàn bộ khóa chứ không chỉ phụ thuộc vào mộtphần của khóa; lấy bộ phận khóa đó làm khóa cho danh sách mới

 Thực hiện việc chuẩn hóa mức 1(3 NF):trong một danh sách không

có sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính, xác định khóa và têncho mỗi danh sách mới

 Mô tả các tệp: mỗi danh sách xác định được sau bước chuẩn hóamức 3 sẽ là một tệp CSDL

 Tích hợp các tệp để chỉ tạo ra một CSDL: từ mỗi đầu ra sẽ tạo rarất nhiều danh sách và mỗi danh sách liên quan tới một đối tượngquản lý, có sự tồn tại riêng tương đối độc lập Những danh sáchnào cũng mô tả về một thực thể thì phải tích hợp chúng lại, nghĩa

là phải tạo thành một danh sách chung bằng cách tập hợp tất cả cácthuộc tính chung và riêng của những danh sách đó

 Xác định khối lượng dữ liệu cho từng tệp và cho toàn bộ sơ đồ

 Xác định liên hệ logic giữa các tệp và thiết lập sơ đồ cấu trúc dữliệu

 Thiết kế CSDL bằng phương pháp mô hình hóa: để thiết kế CSDLbằng phương pháp này người ta sử dụng một số định nghĩa sau:

 Thực thể (Entity): thực thể trong mô hình logic dữ liệu được dùng

để biểu diễn những đối tượng cụ thể hoặc trừu tượng trong thế giớithực mà ta muốn lưu trữ thông tin về chúng

 Liên kết (asociation): một thực thể trong thực tế không tồn tại độclập với các thực thể khác Có sự liên hệ qua lại giữa các thực thểkhác nhau Cũng có thể gọi là có quan hệ với nhau Khái niệm liênkết hay quan hệ được dùng để trình bày, thể hiện những mối liên

hệ tồn tại giữa các thực thể

 Số mức độ của liên kết: để thiết kế tốt các sự trợ giúp quản lý củaHTTT, ngoài việc biết thực thể này liên kết với thực thể khác rasao, còn phải biết có bao nhiêu lần xuất của thực thể A tương tácvới thực thể B và ngược lại Sau đây là một số loại liên kết thườnggặp:

 1@1 Liên kết loại Một – Một: một lần xuất của thực thể Ađược liên kết chỉ với một lần xuất của thực thể B và ngượclại

 1@ N Liên kết loại Một – Nhiều: mỗi lần xuất của thực thể

lần xuất của thực thể B chỉ liên kết với một lần xuất duynhất của thực thể A.

 N @ M Liên kết Nhiều – Nhiều: một lần xuất của thực thể Ađược liên kết với một hoặc nhiều của thực thể B và mỗi lầnxuất của thực thể B được liên kết với một hoặc nhiều lầnxuất của thực thể A

b Thiết kế logic và tính khối lượng xử lý

Các sơ đồ logic của xử lý chỉ làm rõ những quan hệ có tính chất ngữnghĩa của các dữ liệu và không quan tâm tới những yếu tố mang tính tổchức Quá trình thiết kế và xử lý này được trình bày qua phân tích tra cứu

và phân tích cập nhật

 Phân tích tra cứu: là tìm hiểu xem bằng cách nào để có đượcnhững thông tin đầu ra từ các tệp đã được thiết kế trong phầnthiết kế CSDL Phân tích tra cứu, một mặt giúp cho việc xemxét lại khâu thiết kế CSDL đã hoàn tất chưa, nghĩa là CSDL đã

đủ để sản sinh các đầu ra hay không, mặt khác nó phát triểnmột phần logic xử lý để tạo các thông tin ra

 Phân tích cập nhật: thông tin trong CSDL phải được cập nhậtthường xuyên, đảm bảo CSDL phản ánh tình trạng mới nhấtcủa các đối tượng mà nó quản lý

Tính toán khối lượng xử lý tra cứu và cập nhật: một xử lý trên sơ đồcon logic được phân rã thành các thao tác xử lý cơ sở hoặc tra cứu hoặccập nhật Để tính khối lượng cho chúng, ta tìm cách quy đổi khối lượnghoạt động của các thao tác xử lý cơ sở đó về theo khối lượng xử lý củamột thao tác cơ sở được chọn làm đơn vị

2.3.2 Thiết kế vật lý ngoài

a Mục đích

Thiết kế vật lý là mô tả chi tiết phương án của giải pháp đã được chọn

ở giai đoạn trước đây Đây là một giai đoạn rất quan trọng, vì những mô tảchính xác ở đây có ảnh hưởng và tác động trực tiếp tới công việc thườngngày của những người sử dụng Các nhiệm vụ chính của thiết kế vật lý baogồm: lập kế hoạch, thiết kế chi tiết các giao diện vào ra, thiết kế cách thứcvới phần tin học hóa, thiết kế các thủ tục thủ công, chuẩn bị và trình bàybáo cáo Thiết kế các giao diện là xác định HTTT trình bày thông tin nhưthế nào cho người sử dụng khi nhập dữ liệu vào hệ thống hoặc đưa ra kếtquả Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hóa là xác định cáchthức mà người sử dụng hội thoại với HTTT và thiết kế các thủ tục thủ côngcần phải đặc trưng hóa mọi tiến trình thủ công quanh việc sử dụng HTTTtin học hóa

b Thiết kế chi tiết vào/ra

Là thiết kế khuôn dạng trình bày của các đầu ra và thể thức nhập tincho người sử dụng

Thiết kế vật lý các đầu ra: trong giai đoạn phân tích, cán bộ thiết kế đãxác định các phần tử thông tin trên các đầu ra, nơi đến, tần suất và khốilượng của chúng Thiết kế vật lý đầu ra có hai nhiệm vụ phải làm là lựachọn vật mang tin và sắp đặt các thông tin trên đầu ra

 Lựa chọn vật mang tin: để truyền tải và lưu trữ thông tin cần phải cóvật mang tin Vật mang tin phải được chọn đầu tiên vì nó sẽ xác địnhhình dạng thực tế của đầu ra Có 4 vật mang tin chính được sử dụng

để trình bày thông tin là giấy, màn hình, tiếng nói và vật mang tin từtính hoặc quang tính

 Giấy: là vật mang tin được ưa chuộng Người sử dụng đã quá quenthuộc với việc đọc thông tin trên giấy do vậy không cần phải hướngdẫn cách sử dụng thông tin trên giấy

 Màn hình là phương tiện thể hiện thông tin có diện tích hạn hẹp hơn

Thông tin hiện trên màn hình máy tính có thể tương tác được vớingười sử dụng Màn hình được coi là phù hợp cho các thông tin đầu

ra cần có những đặc điểm như thông tin đầu ra ngắn và không cầnlưu trữ lại đầu ra có thể dễ dàng chia cắt thành các phần nhỏ hơn độclập với nhau hoặc là những đầu ra rất phức tạp

 Tiếng nói được dung làm vật mang tin, tuy nhiên chỉ nên dùng chonhững đầu ra đơn giản và ngắn, tiếng nói thì không lưu trữ được,không mang tính pháp lý và khó thiết kế

 Các vật mang tin từ tính và quang tính được dùng để lưu trữ dữ liệuhoặc là để chuyển chúng từ nơi này đến nơi khác Ưu điểm chínhcủa vật mang này là máy tính có thể đọc trực tiếp dữ liệu chứa trên

nó

 Bố trí thông tin trên vật mang: sau khi xác định được vật mang, thiết

kế viên phải lựa chọn cách bố trí thông tin sao cho nó thể hiện tốtnhất nội dung của thông tin vì khuôn dạng của thông tin phụ thuộcvào vật mang Việc tạo ra một đầu ra vừa ý và giúp đỡ người sử dụnghoàn thành công việc của họ một cách có hiệu quả là một công việcmang tính nghệ thuật nhiều hơn là khoa học Tuy nhiên vẫn có nhữngquy tắc cơ bản cho việc phân bố thông tin trên các đầu ra

c Thiết kế trang in ra

Phân tích viên phải tìm cách tốt nhất sắp xếp thông tin trên trang giấy.Mọi việc in ra giấy đều có những thông tin cơ sở cố định, không thayđổi trên tất cả trang in ra Khi thiết kế trang in, phân tích viên phải chỉ

rõ những thông tin không thay đổi, đúng như nó hiện trên trang in và sửdụng các ký hiệu đặc biệt để thể hiện quy cách thể hiện cho các thôngtin thay đổi

 Thiết kế vào: là thiết kế các thủ tục nhập dữ liệu có hiệu quả vàgiảm thiểu các sai sót Thiết kế vào bao gồm lựa chọn phương

 Thiết kế cách thức giao tác với phần tin học hoá: một HTTTthường phải thực hiện nhiều công việc khác nhau như: cập nhật, in

ấn báo cáo, tra cứu CSDL…thao tác viên hay người sử dụngHTTT phải có khả năng chỉ thị cho hệ thống công việc cần phảilàm thông qua các giao tác người – máy Có 4 cách thức chính đểthực hiện việc tương tác với hệ thống tin học hoá là giao tác bằngtập hợp lệnh , giao tác bằng các phím trên bàn phím, giao tác quathực đơn và thao tác dựa vào các biểu tượng Thiết kế viên phảibiết kết hợp tốt cả 4 cách thức trên để tạo ra những giao tác chuẩncho HTTT tin học hoá

2.3 Cài đặt hệ thống thông tin mới

Cài đặt là quá trình chuyển đổi từ hệ thống cũ sang hệ thống mới Mụctiêu của giai đoạn này là tích hợp hệ thống được phát triển vào các hoạt độngcủa tổ chức một cách ít va vấp nhất và đáp ứng với những thay đổi có thểxảy ra trong suốt quá trình sử dụng Giai đoạn này có hai khối công việc:chuyển đổi về mặt kỹ thuật và chuyển đổi về mặt con người

2.3.1 Các phương pháp cài đặt hệ thống

Có bốn kiểu cài đặt cơ bản: trực tiếp, song song, cục bộ từng bộ phận

và phân giai đoạn Việc lựa chọn phương pháp cài đặt tùy thuộc vào quy mô

và độ phức tạp của những thay đổi liên quan tới hệ thống mới

 Cài đặt trực tiếp: theo phương pháp này, người ta dừng hoạt động của

hệ thống cũ và đưa hệ thống mới vào sử dụng Với phương pháp nàythì với bất cứ lỗi nào do hệ thống mới gây ra đều ảnh hưởng trực tiếptới những người sử dụng Phương pháp này tương đối mạo hiểm vàđòi hỏi cài đặt đồng bộ toàn hệ thống Đối với hệ thống lớn thì cầnphải có một thời gian tương đối dài để có thể cài đặt xong hệ thốngmới Nhưng phương pháp này cũng có những ưu thế của nó như ít tốn

kém nhất, là phương pháp lựa chọn duy nhất trong một số trườnghợp.

 Cài đặt song song: với phương pháp này thì cả hai hệ thống mới và cũđều cùng hoạt động, cho tới khi có thể quyết định dừng hệ thống cũlại, tức là khi người sử dụng và bộ phận quản lý nhận thấy hệ thốngmới đã đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ Kết quả của hệ thống được

so sánh với nhau để xác định xem hệ thống mới có hoạt động tốt như

hệ thống cũ hay không Lỗi của hệ thống mới nếu có sẽ không ảnhhưởng lắm tới tổ chức, vì chúng sẽ được khoanh vùng và hoạt độngnghiệp vụ sẽ được hỗ trợ bởi hệ thống cũ Phương pháp này sẽ tốnkém vì phải duy trì một lúc các nguồn lực cho cả hai hệ thống cũ vàmới Ngoài ra nó cũng gây ra sự phân tán đối với người sử dụng cảhai hệ thống Mặt khác, theo phương pháp này thì cần một thời gianđáng kể để có thể cài đặt hệ thống được hoàn chỉnh

 Cài đặt thí điểm cục bộ: đây là phương pháp dung hòa giữa cài đặttrực tiếp và cài đặt song song Cài đặt cục bộ chỉ thực hiện chuyểnđổi từ hệ thống cũ sang hệ thống mới cục bộ tại một hoặc một vài bộphận Lợi thế của cài đặt thí điểm cục bộ là hạn chế tối đa chi phí vàcác sự cố khác vì chỉ giới hạn ảnh hưởng trong một hoặc một vài bộphận mà thôi, thêm vào đó là bộ phận quản lý HTTT có thể ưu tiêntập trung nỗ lực của mình vì sự thành công tại bộ phận chuyển đổithử nghiệm Phương pháp này tỏ ra đơn giản với người sử dụng vì họchỉ làm việc với một hệ thống, nhưng vẫn là gánh nặng đối với bộphận quản lý HTTT khi phải quản trị hai HTTT cùng một lúc

Hệ thống cũ

Cài đặt

hệ thống mới

Hệ thống mới Thờigian