HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ KHÁCH SẠN

Nội dung Text: Tiểu luận: Hệ thống thông tin quản lý khách sạn TRƯ ỜN G ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH KHOA Q UẢN TRỊ KINH DOANH  BÁO CÁO TIỂU LUẬN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ KHÁCH SẠN GVHD : THS. NGUYỄN VĂN NĂM Lớp : QTKD.VB2 SVTH : 1. Lê Thành Vinh MSSV: 33101020596 2. Nguyễn Thị Vui MSSV: 33101026678 3. Nguyễn Thanh Vũ MSSV: 33101026308 4. Trương Anh Vũ MSSV: 33101024462 5. Nguyễn Nguyên Đan Vy MSSV: 33101024195 6. Hồ Công Xuân MSSV: 33101026898 7. Đặng Như Ý MSSV: 1068210440 8. Phan Vũ Thuận Yến MSSV: 33101024989 9. Vũ Lê Hải Yến MSSV: 33101024194 10. Nguyễn Hoàng Zico MSSV: 33101020807 11. Hoàng Thương Vũ MSSV: 33101026073 TP Hoà Chí Minh, 082010Hệ thống thông tin quản lý khách sạn HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ KHÁCH SẠN G15 1. Mô tả hệ thống: G15 là một khách sạn cỡ lớn nhiều phòng, một nhà hàng bán đồ ăn thức uống, một sàn nhảy và một phòng giải trí. Doanh số đạt được nhờ cho thuê phòng và bán đồ ăn, thức uống. Ban giám đốc đặc biệt quan tâm công việc của Phòng Tiếp tân. Chính khâu này mà khách hàng liên hệ đặt phòng, tìm phòng thuê, nhận chìa khá phòng, đặt tiệc, yêu cầu dịch vụ ( giặt ủi, dọn phòng, tham quan, ..) và thanh toán tiền lúc rời khách sạn. Khách đặt phòng phải liên hệ với nhân viên của phòng tiếp tân, nhân viên này phải phân tích yêu cầu của khách và tham khảo hồ sơ dành chỗ và hiện trạng của khách sạn để giải quyết yêu cầu của khách. Cần phải biết khách có bao nhiêu người, từ ngày nào đến ngày nào, khách cần phòng hạng nào ( phòng hạng sang hay phòng bình dân), có yêu cầu gì đặc biệc không? Để dành phòng cho khách nếu đến thời điểm khách đến phòng còn trống ( phòng chưa ai đặt hoặc không còn khách ở). Khi khách hàng đến Đa số khách đến khách sạn đã có đặt phòng trước. Số còn lại đến thuê ngay với hy vọng còn thuê được phòng để thuê. Khi khách hàng đến, nhân viên tiếp nhận sẽ hỏi xem vị khách đó có đặt phòng trước hay không và đặt trước với tên nào. Như vậy phải cần tham khảo đến hồ sơ đặt phòng trước. Đôi khi khách cứ khăn khăng đã có đặt phòng, trong khi thật ra không có. Khi khách đến không đặt phòng trước, nhân viên tiếp nhận phải xem còn phòng trống hay không. Nếu không, nhân viên phải thông báo tên cho khách tên một số khách sạn có khả năng còn phòng. Nếu có phòng đáp ứng yêu cầu của khách nhân viên tiếp tân yê cầu khách xuất trình giấy tờ và giữ lại giấy chứng minh nhân dân hay giấy tờ tùy thân khác( nếu khách không có CMND). Giấy tờ này sẽ trả lại khi khách hoàn tất thủ tục rời khách sạn. Mỗi căn phòng tùy theo kiểu, vị trí và những tiện nghi bố trí bên trong mà có một biểu giá riêng. Khi khách đến thuê, nhân viên tiếp tân phải ghi nhận phiếu thuê phòng. Mỗi phiếu thuê phòng chỉ lập cho một người khách, thường là người chịu trách nhiệm thanh toán sau này. Trên phiếu thuê phòng cần phải ghi rõ khách được bố trí ở phòng nào, vào khoản thời gian nào ( ngày nào) để thuận tiện trong việc khai báo tạm trú, tạm vắng khi nhà chức trách đến kiểm tra. Nhân viên tiếp tân cho biết giá phòng của từng người hoặc cả nhóm ( nhóm đi chung, mướn nhiều phòng và trả tiền chung). 1 Nhóm 15

TRƯ ỜN G ĐẠI HỌC KINH TẾ TP HỒ CHÍ MIN H

KHOA Q UẢN TRỊ KINH DOANH

- -

B ÁO CÁO TIỂU LUẬN

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

KHÁCH SẠN

GVHD : THS NGUYỄN VĂN NĂM

Lớp : QTK D.VB2

SVTH :

1 Lê Thành Vinh MSSV: 33101020596

2 Nguyễn Thị Vui MSSV: 33101026678

3 Nguyễn Thanh Vũ MSSV: 33101026308

4 Trương Anh Vũ MSSV: 33101024462

5 Nguyễn Nguyên Đan Vy MSSV: 33101024195

6 Hồ Công Xuân MSSV: 33101026898

7 Đặng Như Ý MSSV: 1068210440

8 Phan Vũ Thuận Yến MSSV: 33101024989

9 Vũ Lê Hải Yến MSSV: 33101024194

10 Nguyễn Hoàng Zico MSSV: 33101020807

11 Hoàng Thương Vũ MSSV: 33101026073

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ KHÁCH SẠN G15

1 Mô tả hệ thống:

G15 là một khách sạn cỡ lớn nhiều phòng, một nhà hàng bán đồ ăn thức uống, một sàn nhảy và một phòng giải trí Doanh số đạt được nhờ cho thuê phòng và bán đồ ăn, thức uống

Ban giám đốc đặc biệt quan tâm công việc của Phòng Tiếp tân Chính khâu này mà khách hàng liên hệ đặt phòng, tìm phòng thuê, nhận chìa khá phòng, đặt tiệc, yêu cầu dịch vụ ( giặt ủi, dọn phòng, tham quan, ) và thanh toán tiền lúc rời khách sạn

Khách đặt phòng phải liên hệ với nhân viên của phòng tiếp tân, nhân viên này phải phân tích yêu cầu của khách và tham khảo hồ sơ dành chỗ và hiện trạng của khách sạn để giải quyết yêu cầu của khách Cần phải biết khách có bao nhiêu người, từ ngày nào đến ngày nào, khách cần phòng hạng nào ( phòng hạng sang hay phòng bình dân), có yêu cầu gì đặc biệc không? Để dành phòng cho khách nếu đến thời điểm khách đến phòng còn trống ( phòng chưa ai đặt hoặc không còn khách ở)

Khi khách hàng đến

Đa số khách đến khách sạn đã có đặt phòng trước Số còn lại đến thuê ngay với hy vọng còn thuê được phòng để thuê

Khi khách hàng đến, nhân viên tiếp nhận sẽ hỏi xem vị khách đó có đặt phòng trước hay không và đặt trước với tên nào Như vậy phải cần tham khảo đến hồ sơ đặt phòng trước Đôi khi khách cứ khăn khăng đã có đặt phòng, trong khi thật ra không có Khi khách đến không đặt phòng trước, nhân viên tiếp nhận phải xem còn phòng trống hay không Nếu không, nhân viên phải thông báo tên cho khách tên một số khách sạn có khả năng còn phòng Nếu có phòng đáp ứng yêu cầu của khách nhân viên tiếp tân yê cầu khách xuất trình giấy tờ và giữ lại giấy chứng minh nhân dân hay giấy tờ tùy thân khác( nếu khách không có CMND) Giấy tờ này sẽ trả lại khi khách hoàn tất thủ tục rời khách sạn

Mỗi căn phòng tùy theo kiểu, vị trí và những tiện nghi bố trí bên trong mà có một biểu giá riêng Khi khách đến thuê, nhân viên tiếp tân phải ghi nhận phiếu thuê phòng Mỗi phiếu thuê phòng chỉ lập cho một người khách, thường là người chịu trách nhiệm thanh toán sau này Trên phiếu thuê phòng cần phải ghi rõ khách được bố trí ở phòng nào, vào khoản thời gian nào ( ngày nào) để thuận tiện trong việc khai báo tạm trú, tạm vắng khi nhà chức trách đến kiểm tra Nhân viên tiếp tân cho biết giá phòng của từng người hoặc cả nhóm ( nhóm

đi chung, mướn nhiều phòng và trả tiền chung)

Nếu khách có yêu cầu dịch vụ ( giặt ủi, gọi điện thoại, karaoke…), nhân viên tiếp tân phải lập một bản kê Mỗi bản kê có một số thứ tự và lập cho một khách, ghi tất cả những dịch

vụ mà khách yêu cầu trong suốt quá trình lưu trú tại khách sạn Trong đó phải ghi chi tiết khách yêu cầu dịch vụ gì vào thời điểm nào, chi phí tương ứng là bao nhiêu Bảng kê chi phí này nhân viên tiếp tân giữ lại và sẽ yêu cầu khách thanh toán khi rời khỏi khách sạn sau đợt nghỉ

Nếu khách có yêu cầu đặt tiệc, nhân viên tiếp tân phải lập một hóa đơn Trên hóa đơn ghi nhận những món mà khách yêu cầu Qua hóa đơn đó thể hiệncác yêu cầu của khách (số lượng, thẩm mỹ, cách và thời gian bay trí, ) và từ đó nhân viên tiếp tân thỏa thuận với khách hàng đơn giá cho từng món Một bản sao hóa đơn được giao cho nhà hàng để bộ phận phục vụ chuẩn bị Mỗi hóa đơn có một số thứ tự và ghi cho chỉ một khách hàng Khách hàng có thể thanh toán hóa đơn ngay hoặc tiếp tân giữ lại yêu cầu khách trả sau này

Mọi thủ tục cũng diễn ra ở Phòng tiếp tân Lúc đó phiếu thuê phòng, bảng kê dịch vụ và hóa đơn tiệc tùng chưa thanh toán là cơ sở yêu cầu khách phải trả Bộ phận phục vụ kiểm tra các phòng mà khách đã ở xem có hư hao gì không và xác nhận vào phiếu thuê phòng Nếu khách làm hư hại đồ đạc trong phòng thì khách phải đền bù họăc trả thêm tiền để khách sạn sắm sửa lại Khi khách hàng trả tiền thì một phiếu thu sẽ được lập Mỗi phiếu thu

có số thứ tự, thu tiền của chỉ một khách hàng, ngày thu, lý do ( thu của phiếu thuê phòng, bản kê, các hóa đơn nào) với số tiền thu được là bao nhiêu Nhân viên tiếp tân lập hóa đơn chịu trách nhiệm nhận tiền khách, ký xác nhận vào phiếu thu, và lập thành 2 liên một liên

dữ lại còn một liên giao cho khách hàng

Ban Giám đốc muốn tin học hóa các công việc: đặt phòng trước, theo dõi sự lưu trứu, yêu cầu dịch vụ, đặt tiệc và thanh toán của khách hàng

2 Sơ đồ dòng dữ liệu bằng sơ đồ ngữ cảnh

Hình 2.1: Sơ đồ ngữ cảnh hệ thống thông tin quản lý khách sạn

Yêu cầu cập nhật danh mục

dịch vụ Yêu cầu cập nhật phiếu đặt tiệc Yêu cầu cập nhật danh mục Yêu cầu cập nhật danh mục thức

Hệ thống thông tin quản lý khách sạn

Yêu cầu thuê phòng Trả lời yêu cầu thuê

Yêu cầu đặt phòng

Trả lời yêu cầu đặt

Khách

Yêu cầu dịch vụ Trả lời yêu cầu dịch Yêu cầu đặt tiệc

Trả lời yêu cầu đặt Yêu cầu trả

Yêu cầu báo Báo cáo Yêu cầu thông tin khách

Thông tin khách lưu

Yêu cầu cập nhật danh mục Yêu cầu cập nhật danh mục loại

Ban quản lý

Lập phiếu thu

3 Sơ đồ chức năng nghiệp vụ quản lý khách sạn (BFD)

Hình 3.1: Sơ đồ chức năng hệ thống thông tin quản lý khách sạn 3.1 Sơ đồ chức năng nghiệp vụ quản lý đặt phòng

Quản lý tài nguyên hệ

thống

Quản lý khách sạn

Quản lý phòng Quản lý dịch vụ

Quản lý đặt phòng

Quản lý thuê phòng

Quản lý khách lưu trú

Quản lý trả phòng

Quản lý đặt tiệc

Quản lý đặt phòng

1 Tra cức thông tin phòng

còn trống

2 Cập nhật phiếu đặt

phòng

3 Cập nhật danh mục khách hàng

Hình 3.1: Sơ đồ chức năng quản lý phòng

3.2 Sơ đồ chức năng nghiệp vụ thuê phòng

Hình 3.2: Sơ đồ chức năng quản lý thuê phòng 3.3 Sơ đồ chức năng nghiệp vụ quản lý khách lưu trú

Hình 3.3: Sơ đồ chức năng quản lý khách lưu trú

1 Tra cứu thông tin khách hàng

2 Đổi phòng cho khách (Nếu khách có yêu cầu)

Quản lý khách lưu trú

Quản lý thuê phòng

1 Tra cứu thông tin khách đặt phòng

2 Tra cứu thông tin phòng còn trống

3 Cập nhật phiếu thuê phòng

4 Cập nhật danh mục khách hàng

3.4 Sơ đồ chức năng trả phòng

Hình 3.4: Sơ đồ chức năng quản lý trả phòng 3.5 Sơ đồ chức năng quản lý tài nguyên hệ thống

Hình 3.5: Sơ đồ chức năn quản lý tài nguyên hệ thống

Quản lý tài nguyên hệ thống

Cập nhật danh mục dịch vụ

Cập nhật danh mục món ăn Cập nhật danh mục thức uống

Cập nhật danh mục Phòng

Cập nhật danh mục loại phòng

Quản lý trả phòng

1 Kiểm tra phòng và xác nhận phiếu thuê phòng

2 Cập nhật phiếu thu

3.6 Sơ đồ chức năng quản lý dịch vụ

Hình 3.6: Sơ đồ chức năng quản lý dịch vụ 3.7 Sơ đồ chức năng quản lý đặt tiệc:

Hình 3.7: Sơ đồ chức năng quản lý đặt tiệc

Quản lý dịch vụ

1 Cập nhật bản kê dịch vụ

2 Cập nhật danh mục dịch vụ

Quản lý đặt tiệc

1 Cập nhật phiếu đặt tiệc

2 Cập nhật danh mục khách hàng

3 Cập nhật danh mục món ăn

4 Cập nhật danh mục thức uống

4 Sơ đồ dòng dữ liệu logic (DFD)

Các ký hiệu:

Quá trình xử lý dữ liệu

Tác nhân bên ngoài

Tác nhân bên trong

Lưu trữ dữ liệu Dòng dữ liệu

4.1 Quản lý đặt tiệc:

Khách hàng

1 Cập nhật phiếu đặt tiệc

Phiếu đặt

2 Cập nhật danh

mục khách hàng 3 Cập nhật danh

mục món ăn

3 Cập nhật danh mục thức uống

Ban quản lý

A1

A31

A32

A2

A33

A331 B1

B2

A1: Cập nhật phiếu đặt tiệc khi có khách hàng đặt tiệc

A2: Lưu phiếu đặt tiệc

A31: Cập nhật danh mục khách hàng ( nếu là khách hàng mới)

A311: Lưu thông tin khách hàng mới

A32: Cập nhật danh mục món ăn (nếu là món ăn mới)

A321: Lưu thông tin món ăn mới

A33: Cập nhật danh mục thức uống (nếu là thức uống mới)

A331: Lưu thông tin thức uống mới

Điều chỉnh phiếu đặt tiệc

B1: Ban quản lý yêu cầu điều chỉnh phiếu đặt tiệc ( do sai sót trên phiếu đặc tiệc)

B2: Lấy phiếu đặt tiệc từ cơ sở dữ liệu lên cập nhật rồi lưu lại

4.2 Quản lý đặt phòng:

Khách hàng

1 Tra cứu thông tin phòng còn trống

Ban quản lý

2 Cập nhật phiếu đặt

phòng

Phiếu đặt phòng

3 Cập nhật danh mục khách hàng

Danh mục khách hàng

A1

A2

A3

A4 A5

A6

B1

B2