Hệ thống thông tin quản lý kho

Nội dung Text: Tiểu luận: Hệ thống thông tin quản lý kho BGIÁO D C VÀ ĐÀO T O TRÝ NG Đ I H C KINH T TP HCM Đ TÀI: T CH C H TH NG THÔNG TIN QU N LÝ KHO Gi ng viên hý ng d n : THS. NGUY N VĂN NĂM Nhóm SVTH : Nhóm 13 L p : K13VB2QT02 TP – HCM tháng 092010 1B NG PHÂN CÔNG MÃ SV L P SV H VÀ TÊN NGÀY SINH MÔ T CÔNG VI C ĐI M KÝ TÊN phân tích, thi t k h th ng thông tin c a 33101024522 VB13QT002 Võ Minh Tri t 20101982 module Qu n Lý Nh p 10 tri t phân tích, thi t k h th ng thông tin c a 33101020040 VB13QT002 Nguy n Thanh Trí 881984 module Qu n Lý Nh p 10 trí phân tích, thi t k h th ng thông tin c a 1088210558 VB13QT004 Tr n Minh Trí 22111983 module Qu n Lý Nh p 10 trí phân tích, thi t k h th ng thông tin c a 33101022382 VB13QT002 Nguy n Văn Trung 23101985 module Qu n Lý Xu t 10 trung phân tích, thi t k h th ng thông tin c a 1088210270 VB13QT002 Đ ng Th Thanh Trúc 27101976 module Qu n Lý Xu t 10 trúc vi t mô tà, v sõ ð ch c năng, t ng h p bài làm c a m i ngý i trong 33101021332 VB13QT002 Nguy n Lê Trý ng 25011984 nhóm 10 tru ng phân tích, thi t k h th ng thông tin c a 33101020591 VB13QT002 Châu Anh T u n 9101976 module Qu n Lý Xu t 10 tu n phân tích, thi t k h th ng thông tin c a 33101027859 VB13QT002 Nguy n Anh Tu n 27081987 module Báo Cáo 10 tu n phân tích, thi t k h th ng thông tin c a 33101021887 VB13QT002 Phi Đình T u n 8121982 module Báo Cáo 10 tu n phân tích, thi t k h th ng thông tin c a 33101021982 VB13QT002 Tr n Qu c Tu n 15071985 module Báo Cáo 10 tu n 2L IM Đ U Qu n lý kho trong doanh nghi p là m t vi c r t quan tr ng đòi h i b ph n qu n lý ph i ti n hành nhi u nghi p v ph c t p, các doanh nghi p không ch có mô hình t p trung mà còn t ch c mô hình kho phân tán trên nhi u đ a đi m trong ph m vi vùng, qu c gia, qu c t . Qu n lý th ng nh t mô hình này trong kho không ph i là vi c đõn gi n n u ch s d ng phýõng pháp kho truy n th ng. Ph n m m qu n lý v t tý là m t gi i pháp tiên ti n. Nó là m t h th ng qu n lý đ y đ các thông tin v kho, v t tý hàng hoá cung nhý các nhi m v nh p kho, xu t kho n i b , ki m kê kho v t tý và ði u ch nh v t tý sau khi ki m kê. Đ x lý thông tin m t cách nhanh chóng, chính xác và có hi u qu thì ngành công ngh thông tin đã phát tri n týõng ð i ph bi n trên th gi i nói chung và Vi t Nam nói riêng, nó ðã cung c p cho chúng ta nh ng bi n pháp c n thi t đó. Đã qua đi th i tính toán, lýu tr d li u b ng các phýõng pháp th công truy n th n mang n ng tính ch t l c h u, l i th i. Công ngh thông tin đã ði vào các nghành v i m t phýõng th c ho t đ ng hoàn toàn m i m , sáng t o và nhanh chóng mà không m t đi s chính xác. Vi c ng d ng công ngh thông tin đã mang l i bý c đ t phá m i cho công tác qu n lý kho, giúp doanh nghi p n m b t đý c thông tin v hàng hoá,v t tý, nguyên v t li u và s n ph m m t cách chính xác k p th i. T đó, ngý i qu n lý doanh nghi p có th đýa ra các k ho ch và quy t đ nh đúng đ n, gi m chi phí và tăng kh năng c nh tranh, nâng cao k t qu ho t đ ng s n xu t kinh doanh. Lí do ch n đ tài Do nhu c u đòi h i ngày càng cao c a xã h i cung nhý c a con ngý i ngày càng cao, do đó đ đáp ng đý c yêu c u c a khách hàng thì ph i luôn đ i m i và hoàn thi n hõn. Hi n nay do xã h i phát tri n không ng ng và kéo theo là s l n m nh c a các doanh nghi p, c a các t ch c, chính vì v y mà vi c qu n lý sao cho ch t 3

B GIÁO D C VÀ ĐÀO T O TRÝ NG Đ I H C KINH T TP HCM

L I M Đ U

Qu n lý kho trong doanh nghi p là m t vi c r t quan tr ng đòi h i b ph n

qu n lý ph i ti n hành nhi u nghi p v ph c t p, các doanh nghi p không ch có

mô hình t p trung mà còn t ch c mô hình kho phân tán trên nhi u đ a đi m trong

ph m vi vùng, qu c gia, qu c t Qu n lý th ng nh t mô hình này trong kho không

ph i là vi c đõn gi n n u ch s d ng phýõng pháp kho truy n th ng

Ph n m m qu n lý v t tý là m t gi i pháp tiên ti n Nó là m t h th ng qu n

lý đ y đ các thông tin v kho, v t tý hàng hoá cung nhý các nhi m v nh p kho,

xu t kho n i b , ki m kê kho v t tý và đi u ch nh v t tý sau khi ki m kê

Đ x lý thông tin m t cách nhanh chóng, chắnh xác và có hi u qu thì ngành công ngh thông tin đã phát tri n týõng đ i ph bi n trên th gi i nói chung và Vi t Nam nói riêng, nó đã cung c p cho chúng ta nh ng bi n pháp c n thi t đó Đã qua

đi th i tắnh toán, lýu tr d li u b ng các phýõng pháp th công truy n th n mang

n ng tắnh ch t l c h u, l i th i Công ngh thông tin đã đi vào các nghành v i m t phýõng th c ho t đ ng hoàn toàn m i m , sáng t o và nhanh chóng mà không m t

đi s chắnh xác

Vi c ng d ng công ngh thông tin đã mang l i bý c đ t phá m i cho công tác qu n lý kho, giúp doanh nghi p n m b t đý c thông tin v hàng hoá,v t tý, nguyên v t li u và s n ph m m t cách chắnh xác k p th i T đó, ngý i qu n lý doanh nghi p có th đýa ra các k ho ch và quy t đ nh đúng đ n, gi m chi phắ và

ch là nhu c u c p thi t các doanh nghi p Linh v c qu n lý v t tý trong các doanh nghi p hi n nay đang có nhu c u r t l n vì s lý ng hàng hoá đý c nh p và xu t trong m t th i đi m là r t l n và đòi h i chắnh xác, đ ng th i th i gian cung là y u

t quan tr ng

Th c t hi n nay có r t nhi u doanh nghi p l n qu n lý hàng hoá b ng phýõng pháp th công và bán th công Nhý v y chúng em nh n th y n u có m t ph n

m m qu n lý v t tý đáp ng đý c các yêu c u c a nghi p v cung nhý đòi h i c a

c a công vi c thì đây s là m t th trý ng l n cho ph n m m qu n lý v t tý

M c đắch nghiên c u

Khi nghiên c u đ án này nh m m c đắch là t ch c l i m t s b ph n c a doanh nghi p cung nhý c a t ch c Đ ng th i nâng cao hi u qu c a công vi c cung nhý làm cho b máy ho t đ ng t t hõn.Vi c qu n lý cung tr nên t t hõn không m t nhi u th i gian và vi c qu n lý theo m t th th ng nh t

Sau m i l n xu t hàng b ph n qu n lý kho s ghi l i chi ti t hàng xu t vào

s chi ti t hàng hoá, đ ti n theo dõi hàng hoá trong kho Khi m t hàng nào đó trong kho s p h t ho c đã h t thì b ph n qu n lý kho s ti n hành báo cho ban

qu n lý Ban qu n lý s l nh cho b ph n mua hàng tìm ki m nhà cung c p và ti n hành mua hàng Khi hàng đý c mua v kho, b ph n kho s nh n phi u giao hàng

và ki m tra s lý ng và ch t lý ng c a hàng v có đúng v i yêu c u mua hàng không Sau khi ki m tra xong s lý ng và ch t lý ng c a hàng đã đ m b o thì b

ph n qu n lý kho l p phi u nh p kho Nh ng hàng hoá không đáp ng đý c yêu

c u ch t lý ng và s lý ng s đý c b ph n qu n lý kho giao cho b ph n mua hàng tr l i nhà cung c p cùng v i biên b n ki m nghi m hàng hoá M t s hàng hoá khi xu t bán cho khách hàng vì m t lắ do nào đó không đáp ng đý c yêu c u

c a khách hàng cung đý c đýa v nh p kho ch x lắ Vi c theo dõi hàng nh p kho

đý c di n ra liên t c và thông tin v hàng trong kho đý c b ph n kho theo dõi theo ngày, tháng, quý th m chắ c tu n

b n sao hoá đõn bán hàng Khách hàng s nh n và g i l i cho b ph n qu n lý kho

B ph n qu n lí kho s ti n hành ki m tra ki m tra và l p phi u xu t kho Phi u

xu t kho s đý c g i cho khách hàng và m t phi u đý c gi l i lýu vào kho phi u

xu t Khi xu t hàng thông tin v hàng xu t cung đý c lýu vào trong s chi ti t hàng hoá đ ti n đ i chi u ki m tra

3.Qu n lý t n

Vi c qu n lý hàng t n di n ra ngay trong quá trình nh p và xu t hàng Hàng hoá ðý c th c hi n qua máy tính m i khi phát sinh nh p hay xu t hàng

CHÝ ạNG II

PHÂN TÍCH THI T K H TH NG THÔNG TIN QU N LÝ KHO

HÀNG

I P HÂN TÍCH H TH NG THÔNG TIN

1 Sõ đ ch c năng kinh doanh

Qu n lý kho

Qu n lý nh p kho

Nh n và ki m tra hoá đõn bán hàng

2 Mô t ho t đ ng qu n lý kho b ng sõ ð lu ng thông tin (IFD)

Nh n và ki m tra hàng nh p

L p phi u nh p kho

Vào s chi ti t

Phi u nh p kho

S chi

ti t hàng hoá Phi u giao

hàng

Nh n và ki m tra hoá đõn

Phi u xu t kho

L p phi u xu t kho

S chi ti t hàng hoá Hoá đõn bán

hàng

2.3 Quá trình báo cáo, ki m kê hàng hoá

Ki m tra l i quá trình nh p, xu t

Báo cáo v hàng hoá

Phi?u nh?p hàng

Báo cáo ki?m kê

Yêu c?u ki?m kê

Hóa don bán hàng

3.2 Sõ đ DFD m c 0

Ban qu?n lý Nhà cung c?p

Khách hàng

1.0 Qu?n lý nh?p kho

3.0 Báo cáo ki?m kê

2.0 Qu?n lý xu?t kho

Phi?u nh?p kho

S? chi ti?t hàng hóa

Phi?u giao hàng

Phi?u

nh?p

Thông tin Hàng nh?p

Yêu c?u báo cáo

Hóa don bán hàng

Thông tin Hàng xu?t

Báo cáo Ki?m kê T?n kho

Thông tin hàng hóa

3.3 Sõ đ DFD m c 1

3.3.1 Sõ đ DFD qu n lý nh p kho

1.2Vào s? chi ti?thàng hóa

1.1L?p phi?u nh?pkho

Nhà cung c?p

S? chi ti?t hàng hóa

Phi?u nh?p kho

Thông tinhàng nh?p

Thông tinhàng nh?pPhi?u giao hàng

3.3.2 Sõ đ DFD qu n lý xu t hàng

2.3Vào s? chi ti?t

2.2L?p phi?uxu?t kho

2.1Nh?n và ki?m tra hóadon bán hàng

Khách hàng

Hóa don bán hàng

Thông tin hàng xu?t

Thông tin phi?u xu?t

Thông tinphi?u xu?t

S? chi ti?t hàng hóa

Phi?u xu?t khoThông tin xu?t

3.3.3 Sõ ð DFD c a quá trình ki m kê, báo cáo

II THI T K CÕ S D LI U

3.1L?p báo cáoB? ph?n qu?n lý

Báo cáoS? chi ti?t hàng hóaPhi?u nh?p, phi?u xu?t

Yêu c?u báo cáo

Ngý i nh n hàng (kí, h tên)

Th kho (kí, h tên)

……

Ngày…tháng…nãm…

c a b tài chính

Theo nguyên t c chu n hoá 1NF: các thu c tính l p nhi u l n trong cùng m t

th c th thì lo i k t qu Các thu c tính b lo i ra cùng v i thu c tính khóa c a t p

th ban đ u s t o thành m t t p th m i Các thu c tính phát sinh s đý c xóa b

Đ a ch

S đi n tho i

Mã kho Tên kho

S phi u

Mã hàng

Tên hàng Ðõn v tính

S lý ng

Chu n hoá 2F quy đ nh r ng: các thu c tính trong t p th c th ph i ph thu c

hàm vào toàn b khoá ch không ph i ph thu c hàm vào m t b ph n c a khoá

N u có nh ng thu c tính ch ph thu c hàm vào m t b ph n c a khóa thì ta s ðýa

nó vào m t t p th m i v i khóa là m t b ph n khóa c a t p th m i ban đ u

Đ a ch

S đi n tho i

Mã kho Tên kho

S phi u

Mã hàng

Tên hàng Ðõn v tính

S lý ng Ðõn giá

S phi u

Ngày nh p kho

Mã nhà cung c p Tên nhà cung c p

Đ a ch

S đi n tho i

Mã kho Tên kho

S phi u

Mã hàng

S lý ng Ðõn giá

Mã hàng

Tên hàng Ðõn v tính

Chu n hoá 3NF: t t c các thu c tính không ch ph thu c hàm vào khóa mà còn

không ph thu c hàm vào b t k thu c tính nào không ph i là khoá

Đ a ch

S đi n tho i

Mã kho Tên kho

S phi u

Mã hàng

Tên hàng Ðõn v tính

S lý ng

th c nh p Ðõn giá

S phi u

Ngày nh p kho

Mã nhà cung c p Tên nhà cung c p

Đ a ch

S đi n tho i

Mã kho Tên kho

S phi u

Mã hàng

S lý ng Ðõn giá

Xác đ nh các m i quan h :

a) sau quá trình chu n hóa chúng ta xác đ nh đý c các t p th sau:

Danh m c nhà cung c p (MaNCC, TenNCC, Đ a ch , Đi n tho i)

Phi u nh p (S phi u, Ngày nh p, MaNCC, MaKho)

Danh m c kho (MaKho, Tên kho, Đ a ch , Đi n tho i)

Danh m c hàng hóa (MaHang, Tên hàng, Ðõn v tính)

Chi ti t phi u nh p (S phi u, Mã hàng, S lý ng, Đõn giá)

b) Ma tr n th c th /khóa:

Danh m c nhà cung

c p

Phi u nh p Danh m c

kho

Danh m c hàng hóa

Chi ti t phi u nh p

Danh m c nhà cung c p Phi u nh p

Phi u nh p Chi ti t phi u nh p

Danh m c kho Phi u nh p

Danh m c hang hóa Chi ti t phi u nh p

Ngý i nh n hang (ký, đóng d u)

Th kho (ký, đóng d u)

Theo nguyên t c chu n hoá 1NF: các thu c tính l p nhi u l n trong cùng m t

th c th thì lo i k t qu Các thu c tính b lo i ra cùng v i thu c tính khóa c a t p

th ban đ u s t o thành m t t p th m i Các thu c tính phát sinh s đý c xóa b

Mã Ngý i nh n Tên ngý i nh n

Lý do xu t

Mã Khách hàng Tên Khách hang

S phi u

Mã hàng

Tên hàng Ðõn v tính

S lý ng

Chu n hoá 2F quy đ nh r ng: các thu c tính trong t p th c th ph i ph thu c

hàm vào toàn b khoá ch không ph i ph thu c hàm vào m t b ph n c a khoá

N u có nh ng thu c tính ch ph thu c hàm vào m t b ph n c a khóa thì ta s đýa

nó vào m t t p th m i v i khóa là m t b ph n khóa c a t p th m i ban đ u

Mã Ngý i nh n Tên ngý i nh n

Lý do xu t

Mã Khách hàng Tên Khách hang

S phi u

Mã hàng

Tên hàng Ðõn v tính

S lý ng Ðõn giá

S phi u

Ngày xu t

Mã kho Tên kho

Mã Ngý i nh n Tên ngý i nh n

Lý do xu t

Mã Khách hàng Tên Khách hang

S phi u

Mã hàng

S lý ng Ðõn giá

Mã hàng

Tên hang Ðõn v tính

Chu n hoá 3NF: t t c các thu c tính không ch ph thu c hàm vào khóa mà còn

Mã Ngý i nh n Tên ngý i nh n

Lý do xu t

Mã Khách hàng Tên Khách hang

S phi u

Mã hàng

Tên hàng Ðõn v tính

S lý ng Ðõn giá

S phi u

Ngày xu t

Mã kho Tên kho

Mã Ngý i nh n Tên ngý i nh n

Lý do xu t

Mã Khách hàng Tên Khách hàng

S phi u

Mã hàng

S lý ng Ðõn giá

Mã hàng

Tên hang Ðõn v tính

Xác đ nh các m i quan h :

a) Sau quá trình chu n hóa chúng ta xác đ nh đý c các t p th sau:

Phi u xu t (S phi u, Ngày xu t, MaKho, MaNguoiNhan, Lý do xu t,

MaKhachHang)

Danh m c khách hàng (MaKhachHang, Tên khách hàng, Đ a ch , Đi n tho i) Danh m c kho (MaKho, Tên kho, Đ a ch , Đi n tho i)

Danh m c hàng hóa (MaHang, Tên hàng, Ðõn v tính)

Danh m c ngý i nh n (MaNguoiNhan, Tên ngý i nh n, Đ a ch , S đi n tho i) Chi ti t phi u xu t (S phi u, MaHang, S lý ng, Đõn giá)

Danh

m c kho

Danh

m c hàng hóa

Danh

m c ngý i

nh n

Chi ti t phi u

c) Thi t l p các m i quan h :

Phi u xu t Chi ti t phi u xu t

Danh m c khách hàng Phi u xu t

Danh m c kho Phi u xu t

Danh m c hàng hóa Chi ti t phi u xu t

1.3 Mô hình quan h c a toàn b h th ng kho

B ng DMHang: Danh m c hàng hoá

Tên c t Ki u d li u Đ r ng Mô t Khoá

B ng DMKho: Danh m c kho

Tên c t Ki u d li u Đ r ng Mô t Khoá

DienThoai Text 9 S đi n tho i

có c mã vùngg

B ng DMNCC: Danh m c nhà cung c p

Tên c t Ki u d li u Đ r ng Mô t Khoá

Tên c t Ki u d li u Đ r ng Mô t Khoá

nh p

C

c p

B ng ChiTietPhieuNhap: Chi ti t phi u nh p

Tên c t Ki u d li u Đ r ng Mô t Khoá

Tên c t Ki u d li u Đ r ng Mô t Khoá

B ng ChiTietPhieuXuat: Chi ti t phi u xu t

Tên c t Ki u d li u Đ r ng Mô t Khoá

K T LU N

V i s phát tri n c a công ngh thông tin, thì tin h c ngày càng đý c áp

d ng trong th c t và mang l i nh ng hi u qu to l n Khi áp d ng tin h c vào bài toán qu n lý kho đã gi m nh đý c r t nhi u công vi c tắnh toán cho các k toán viên Đ m b o thông tin đý c k p th i, chắnh xác và doanh nghi p ch đ ng trong

vi c mua bán hàng hoá

Bài toán qu n lý kho là m t bài toán không h m i m , trên th trý ng có r t nhi u công ty đã xây d ng và nghiên c u, đáp ng yêu c u qu n lý khác nhau S l a

ch n đ tài này làm đè án chuyên nghành cung không gì mong mu n góp m t ph n

nh v bài toán qu n lý kho

Chýõng trình qu n lý kho tuy đã đ t đý c m t s yêu c u đ ra nhý t o báo cáo theo ngày, theo tháng, theo quý, theo năm, theo dõi đ oc quá trình xu t nh p

và t n Bài toán m i ch đáp nh ng đý c yêu c u xu t ra Microft Exel đõn gi n

Do trình đ kinh nghi m th c t và trình đ còn h n ch nên chýõng trình chýa th t hoàn ch nh c n ph i có th i gian đ chýõng trình hoàn thi n hõn Em r t mong đý c s ch b o hý ng d n c a th y, em xin chân thành c m õn th y