THẢO LUẬN-BÀI 2-BẢNG TÍNH VÀ MICROSOFT EXCEL

TÓM TẮT BÀI TRƯỚC Khái quát về ICDL  Phần mềm soạn thảo văn bản  Microsoft Word 2007  Các tính năng mới của Microsoft Word 2007... NỘI DUNG BÀI HỌC HÔM NAY Khái niệm bảng tính  Nhu

Bài 2 BẢNG TÍNH VÀ MICROSOFT EXCEL

TÓM TẮT BÀI TRƯỚC

 Khái quát về ICDL

 Phần mềm soạn thảo văn bản

 Microsoft Word 2007

 Các tính năng mới của Microsoft Word 2007

NỘI DUNG BÀI HỌC HÔM NAY

 Khái niệm bảng tính

 Nhu cầu xử lý thông tin dạng bảng

 Mô tả bảng tính là gì và các ứng dụng của bảng tính

 Liệt kê các phần mềm bảng tính

 Khái niệm chung trong bảng tính: hàng, cột, ô

 Khái niệm về hằng số và biểu thức

 Giới thiệu về Microsoft Excel 2007

 Cách thức tổ chức thông tin trong Excel

 Mô tả địa chỉ của một ô trong excel

 Mô tả các cách thức tham chiếu đến một ô

 Liệt kê các loại định dạng số

CÁCH THỨC TỔ CHỨC THÔNG TIN

 Thông tin sinh viên: Tên

 Thông tin điểm của sinh viên: Thể dục, Hát

 Cách 1:

• Họ tên: Tom, Thể dục: 10,

Hát: 8

• Họ tên: Jerry, Thể dục: 8,

Hát: 10

 Cách 2:

LƯU TRỮ VÀ XỬ LÝ THÔNG TIN DẠNG BẢNG

 Bảng là một trong những cách thức lưu trữ /mô tả thông tin thông dụng:

 Không bị lặp lại

 Dễ theo dõi

 Dễ tính toán

BẢNG TÍNH

 Bảng tính là tên gọi chung cho các phần mềm xử lý thông tin được trình bày dưới dạng bảng

 Chức năng chính:

 Tính toán tự động dựa trên công thức cho người dùng nhập vào

 Biểu diễn số liệu dưới dạng đồ thị, biểu đồ

 Sắp xếp và sàng lọc dữ liệu

 Tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn

ỨNG DỤNG CỦA BẢNG TÍNH

 Bảng tính được ứng dụng rất rộng rãi:

 Các công việc văn phòng, hành chính

 Các công việc kế toán

 Công việc quản lý

 Công việc phân tích và thiết kế

 …

CÁC PHẦN MỀM BẢNG TÍNH THÔNG DỤNG

 Microsoft Excel

 Apple iWorks – Apple Numbers

 Open Office – Calc : phần mềm miễn phí

 Google docs : phần mềm trực tuyến

 …

CÁC KHÁI NIỆM CHUNG TRONG BẢNG TÍNH

 Một trang bảng tính là một tập hợp các ô, các ô này được tạo bởi các hàng và các cột

 Dữ liệu được chứa trong các ô

 Nội dung của ô:

 Hằng số: kiểu số, kiểu chữ, kiểu ngày tháng, …

 Kết quả của biểu thức tương ứng với ô đó: ô 1 + ô 2, …

HẰNG SỐ VÀ BIỂU THỨC TRONG BẢNG TÍNH

 Hằng số là các giá trị cố định, không thay đổi

 Biểu thức:

 Hằng số

 Địa chỉ của một ô

 Các phép tính cơ bản: + / - / x /:

 Các phép so sánh: >, < , =

 Hàm số: MIN, MAX, SUM, …

 Các điều kiện

 Ví dụ: IF(SUM(A1:A6) > 100, “Nhiều hơn 100%",

MICROSOFT EXCEL 2007

 Là phần mềm bảng tính được phát triển bởi Microsoft, phiên bản thứ 12

 Giống như các phần mềm khác trong bộ MS Office 2007,

Excel 2007 cung cấp giao diện mới, đem lại sự tiện lợi cho

người sử dụng

 Giảm kích cỡ tệp tin

TỔ CHỨC THÔNG TIN TRONG EXCEL

 Thông tin trong excel được lưu thành 3 cấp:

 Workbook: Là một tệp tin excel Một workbook có thể bao gồm nhiều Worksheet.

 Worksheet: Là một bảng gồm các ô, được tạo thành bởi các dòng và các cột

 Ô: Là đơn vị lưu thông tin nhỏ nhất trong excel Một ô có thể chứa số hoặc chữ

 Trong Excel 2007, một Worksheet chứa được 16,384 cột và

1,048,576 dòng, thay vì 256 cột và 65,536 dòng của phiên bản cũ.

ĐỊA CHỈ Ô VÀ CÁCH THỨC THAM CHIẾU

 Ô trong một worksheet của excel được phân biệt dựa trên địa chỉ cột và dòng

 Các cột trong excel được đánh số theo A, B, …

 Các dòng trong excel được đánh số từ 0, 1, …

 Ví dụ: A13 là địa chỉ của ô tạo bởi cột A và dòng 13

 Địa chỉ ô: <Địa chỉ cột><Địa chỉ dòng>

 Địa chỉ dòng/cột tương đối: <Tên dòng> /<Tên cột>

 Địa chỉ dòng/cột tuyệt đối: $<Tên dòng>/$<Tên cột>

 Ví dụ: A13, $A$13, A$13, $A13

THAM CHIẾU TƯƠNG ĐỐI VÀ TUYỆT ĐỐI

 Trong Excel, nếu một công thức chưa tham chiếu tương đối, khi copy công thức đó sang các ô khác, Excel sẽ tự động

thay đổi ô tham chiếu tương ứng với ô copy.

 Ví dụ: C1 = A1 + B1 Khi copy ô C1 sang ô C2, Excel sẽ tự

động chuyển C2 = A2 + B2

 Tùy từng trường hợp mà người sử dụng sẽ quyết định dùng tham chiếu tương đối hay tuyệt đối

Nhấn phím F4 để tự động chuyển đổi giữa các loại địa chỉ

MIỀN CÁC Ô (RANGE)

 Là tập hợp các ô trong một hình chữ nhật được giới hạn

bởi 2 tham chiếu ô hoặc tập hợp các miền

 Cách viết:

 <Tham chiếu 1>: <Tham chiếu 2>

 <Tham chiếu 1> <Tham chiếu 2>

 <Miền 1>; <Miền 2>; …

 Ví dụ:

 C2: D8

 B2 B8; E2 E8

 Miền có thể được đặt tên

CÁC LOẠI ĐỊNH DẠNG SỐ TRONG EXCEL

 General: là loại định dạng tổng quát, không yêu cầu cụ thể

 Number: số, ví dụ: 1234.10

 Currency: tiền tệ, ví dụ: $ 100

 Date: ngày tháng, ví dụ: 3/14/2010

 Time: thời gian, ví dụ: 13:30

CÁC LOẠI ĐỊNH DẠNG SỐ TRONG EXCEL

 Percentage: phần trăm, ví dụ: 80%

 Fraction: phân số, ví dụ: 1/2

 Scientific: biểu diễn với số E, ví dụ: 5.00E-01

 Text: ký tự, ví dụ: abc

 Special: các loại ký tự đặc biệt như mã vùng, mã bưu điện

 Custom: do người dùng tự định dạng

 Các thành phần giao diện trên Excel

 Tạo/mở workbook

 Thêm/xóa/đổi tên worksheet

 Chỉnh sửa ô

 Các công thức đơn giản (chưa sử dụng hàm)

 Định dạng ô

TỔNG KẾT BÀI HỌC

 Nhu cầu xử lý thông tin dạng bảng đã có từ lâu

 Tổ chức thông tin dưới dạng bảng là cách thức tổ chức khoa học hơn so với chỉ lưu trữ dưới dạng ký tự

 Các phần mềm bảng tính hỗ trợ việc xử lý thông tin dạng

bảng

 Excel lưu thông tin theo 3 cấp: workbook, worksheet và ô

 Có 2 cách thức tham chiếu ô là: tham chiếu tương đối và

tham chiếu tuyệt đối